КУРС УПРАВЛEНИE ВРEМEНEМ 8 | Библиотека YURII.RU

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
САМАЯ БОЛЬШАЯ ОШИБКА ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ - ОТСУТСТВИЕ ПРОТОКОЛА, СЛЕДУЮЩАЯ ПО РАНГУ ОШИБКА - ПЛОХОЙ ПРОТОКОЛ.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ

Ситуация: "У нас принято назначать совещания на 10 или 11 часов утра. Очень многие сотрудники регулярно опаздывают. Как я только с этим не боролся..."
Ошибка: Возможно, Вы сами приучили сотрудников к тому, что совещание никогда не начинается вовремя. Не исключено, что Вы регулярно предлагаете пришедшим вовремя подождать опоздавших, чтобы потом не прерываться. Попробуйте начинать совещания строго в установленное время, не прерываясь при появлении каждого опоздавшего, а лишь кивком показывая ему, что его извинения приняты. Попробуйте также не назначать начало совещаний на строго конкретный час. Исследования показали, что люди более пунктуальны, если время начала совещания указано часом с минутами. Например, на совещание, запланированное на 10 часов утра, опоздает большее число людей, чем на совещание, начинающееся в 10 часов 10 минут. Чем это объясняется - непонятно, но компании, начинающие совещания в час с минутами, сообщают о росте пунктуальности.

Ситуация: "За период между двумя совещаниями обычно накапливается много мелких вопросов, которые мы включаем в повестку дня как "Разное". Однако иногда обсуждение этого пункта затягивается на несколько часов..."
Ошибка: Никогда не включайте в повестку дня раздел "разное". Люди не будут ставить вас в известность о том, что они захотят обсуждать. Следовательно, вы не будете знать, сколько времени продлится обсуждение таких вопросов.
Если избежать этого невозможно, вынесите "Разное" на обсуждение в первую очередь. Перед тем, как приступить к рассмотрению других пунктов, спросите о наличии соответствующих вопросов и решите сразу, будете ли вы включать их в повестку дня собрания, и если да, то в какую его часть.
Если Вы все-таки включили раздел "Разное" в конец повестки дня, то сразу же установите время, которое Вы выделяете на "разное". Решительно пресекайте тех ораторов, которые взяли слово для различных провокационных заявлений и требований, не имеющих отношение к основной повестке.

Ситуация: "Иногда, бывает, сидишь на совещании и ловишь себя на мысли: что мы здесь обсуждаем?..."
Ошибка: Возможно, причина кроется в плохой подготовке совещания. Люди приходят на него, в действительности не представляя, зачем, и не зная, что от них требуется. Бороться с этим можно путем тщательной подготовки.
Быть может, такие мысли посещают Вас на регулярных совещаниях, проводимых скорее по привычке, чем с какой-либо ясной целью. В этом случае стоит пересмотреть график совещаний.
Ну и, наконец, особое внимание следует уделять эффективному обмену информацией до, во время и после совещания. Иначе - увы! - многие совещания так и будут оставаться пустой тратой времени.

Ситуация: "Иногда на совещаниях возникает всеобщее воодушевление, все горячо поддерживают какую-либо новую идею, но на этом все и заканчивается..."
Ошибка: Причин тому может быть несколько. Одна из основных - отсутствие системы контроля за исполнением решений. Также возможно, что решения совещания не были достаточно конкретными, т.е. не были назначены ответственные, не были определены конкретные мероприятия и т.п.
Кроме того, как показали исследования психолога Дж. А. Стоунера, на совещаниях люди более склонны предлагать рискованную политику и принимать смелые решения, чем каждый из них в отдельности. Одна из причин этого явления - рассеивание ответственности, позволяющее каждому из присутствующих обвинить кого-нибудь другого в допущенных ошибках. Часто участвующие в совещаниях люди также склонны путать обсуждение с принятием решений - это характерная ошибка бюрократов, равнодушных к реалиям бизнеса.
Ну и, наконец, многие принятые на совещаниях решения никогда не выполняются из-за того, что люди с неохотой принимают перемены. После вспышки интереса, следующей непосредственно за совещанием, заинтересованные в том, чтобы все оставалось как прежде, быстро восстанавливают статус-кво.

ОГЛАВЛЕНИЕ
Материалы к разделу "Время - главный ресурс предпринимателя".
Принципы организации времени.
Приемы организации времени.
Тест "Ваше отношение к управлению временем"
Тест "Ваши сильные и слабые стороны в управлении временем".
Мини-тест "Стратегия "бегства"".
Материалы к разделу "Как научиться эффективно планировать время.
Примерная схема журнала рабочих заданий.
Система учета времени А. Любищева.
Карточка ежедневного учета времени А. Гастева.
Ежедневный учет Вашего времени.
Материалы к разделу "Как научиться правильно принимать решения".
Образец формы распределения задач по приоритетам (на основе матрицы Эйзенхауэра).
Тест "Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?"
Материалы к разделу "Пожиратели времени" и как с ними бороться".
Рациональные переговоры по телефону.
Образцы телефонных бланков.
Ваш собственный телефонный формуляр.
Материалы к разделу "Как грамотно организовать личную работу".
Ваши индивидуальные временные зоны - тест Филипа Зимбардо.
Ваш индивидуальный рабочий стиль - анализ матрицы Эйзенхауера.
Ваш естественный рабочий ритм - тест "Жаворонок или сова?" .
Составление Вашего индивидуального рабочего графика.
Материалы к разделу "Как научиться работать с документами".
Как быстрее читать газеты и журналы.
Как быстрее читать служебные записки.
Как быстрее читать служебные отчеты.
Как быстрее читать технические руководства.
Как быстрее читать и разбирать почту.
Как повысить свою обычную скорость чтения.
Материалы к разделу "Как проводить собрания и совещания".
Пример повестки дня.
Образец приглашения на совещание.
Образец протокола совещания.
Контрольный листок для подготовки и проведения совещания.
Задание.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ".
Принципы организации времени.
Время бесконечно для умеющих
его ценить и правильно им распоряжаться.
Гете
Название Содержание Степени свободы необходимо иметь степени свободы, возможность для маневра. Например, оставлять резервы времени. Использование отходов использование "отходов" времени - мелких отрезков, возникающих между большими делами, во время ожидания, итд. Режим совмещения использование возможности параллельно выполнять несколько действий, особенно тех, которые задействуют различные "части" человека. Например, ехать в транспорте и читать, и тд. Вынесение нужнейшего наиболее часто или легко используемая часть выносится в самостоятельный объект (напр, относящийся к текущему дню раздел органайзера+ручка и бумага). При этом желательно учитывать принцип Парето: 20% системы выполняют 80% функций, или требуют 80% затрат, и т.д. Картотечность полная дифференцированность носителей информации: единице информации соответствует один носитель (бумажка, папка, и т.д.). Допущение контролируемого хаоса Не следует пытаться поддерживать порядок постоянно. Структурирование и упорядочение должны быть сконцентрированы в пространстве (не структурируется "отстойник") и во времени, т.е. должны быть регулярными для постоянного процесса (напр, разбор рабочего стола) или привязанными к определенным моментам (напр, разбор папки с мыслями перед созданием объединяющего их продукта, напр. статьи).

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ".
Приемы организации времени.
Название Описание Когда применять Что делать Результат Правило 60:40 При планировании рабочего дня необходимо оставлять 40% времени нерасплани - рованными (20% на собств. спонтанную активность и 20% на непредсказу - емые изменения внешних обстоятельств) При наличии большого числа привязанных к точному времени дел Назначить несколько "зеленых окон" напр. часовой продолжи - тельности после логически единых блоков деятельности (особенно известных непредсказу - емостью продолжи - тельности) Снижается риск опозданий, психологи - ческая напряженность. Повышается устойчивость (в экстренных случаях найдется время на преодоление неблаго - приятных обстоятельств) Маленькая книга При поездках в переполненном транспорте можно читать книгу небольшого формата; степень облегченности содержания - сообразно умению сосредотачивать внимание в неблагоприятных обстоятельствах. Дорога Начать с легкой книги, желательно "дробного" содержания (стихи и т.п.), т.е. состоящей из достаточно самостоятельных элементов (т.о. облегчается переключение внимания на книгу и с книги). Транспортное время используется более эффективно Закладка для выписок При чтении книги на закладку делаются выписки в формате: стр., верх/низ страницы, суть информации. Далее закладки могут обрабатываться: произведением полных выписок (если книга не своя); единообразным складированием закладок; оставлением закладки в книге. Любая, особенно транспорт. Желательно стандартизировать размер закладок. Удобно делать их из листов, сложенных в несколько частей станд. размера, дабы по окончании книги оторвать неиспользованные части (добавлять к закладке новые листы менее удобно - появляется проблема скрепления) Вполне транспорта- бельными средствами создается набор ссылок на нужную информацию в книге, допускающий впоследствии любую обработку менее транспорта- бельными средствами (напр., выписки с помощью компьютера). Отстойники Не нужно структурировать процессы по ходу дела. Напр,в течение недели на рабочем столе или в папке для вырезок из газет накапливается хаос [т.к. он недавний, то ориентироваться в нем легко],в установленный же день упорядочивается - накопившееся раскладывается по полкам или папкам. Или: нет смысла бумажки с записанными мыслями сразу раскладывать упорядоченно - достаточно складывать их в папки с достаточно широким обозначением темы, а в нужный момент (напр, перед написанием статьи на данную тему) извлекать и структурировать. Места накопления поступающей информации (рабочий стол, папка для газетных вырезок, писем, и т.д.). В любом хранилище информации выделить две части: структурированную для длительного хранения, и неструктури - рованную - для вновь поступающих материалов. Установить периодичность разбора второй части. Снижаются затраты времени и нервов на структури- рование информации (тк этот процесс концентрируется в определенных точках времени); разбор отстойника (особенно это касается папок с мыслями) отлично освежает в голове проблематику темы.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ".
Тест "Ваше отношение к управлению временем"
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ Только Вы сами способны изменить свое поведение. Окружающие могут лишь мотивировать Вас при этом (либо удерживать Вас от этого). В то же время Вы можете сами встать у себя на пути. По этой причине мы хотим предложить Вам упражнение, которое хорошо зарекомендовало себя на наших семинарах.
Задание:
Подумайте, какие внутренние причины могут помешать Вам использовать методы управления временем на практике. Ниже следует набор возможных ответов. Отметьте в таблице те пункты, с которыми Вы согласны.
Чтобы оценить Ваше отношение к управлению временем, запишите себе одно очко за каждое из представленных ниже утверждений, если оно соответствует Вашим убеждениям.
Утверждение Да Нет 1. "Мне не дается планирование времени, так как от рождения я неорганизованный человек" 2. "Постоянное планирование времени отнимет у меня слишком много сил" 3. "Управление временем функционирует только в теории" 4. "Планирование времени лишит мою жизнь спонтанности" 5. "Для моей практической работы в качестве __________ самоменеджмент не подойдет" 6 "Это все азбучные истины". 7. "Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда лет". 8. "Реальность не будет соответствовать моим планам" 9. "Мои коллеги (шеф, подчиненные) высмеют меня, если я начну фиксировать затраты времени" 10. "Я и так работаю максимально продуктивно на протяжении всего дня". 11. "Я все равно не успею сделать то, что запланировано". 12. "Если я захочу, чтобы работа была сделана, я сумею ее выполнить, не прибегая к тайм-менеджменту". 13. "Если бы это было так просто, то это бы делал каждый" ВАШ РЕЗУЛЬТАТ Результаты тестирования.
0 - 2: У Вас позитивное отношение к тайм - менеджменту и не должно возникнуть особых трудностей в выполнении практических приемов, описанных в данном модуле.
3 - 5: Хотя Ваш подход к организации времени в целом конструктивен, некоторые отрицательные черты могут помешать Вам.
6 - 8: Вашу способность организовать время подрывают отрицательные представления. Почитайте те разделы модуля, в которых даны рекомендации по каждому из утверждений, принесших Вам очко.
Свыше 8: Большое количество очков, набранное Вами, предполагает, что Вашему умению организовать время, значительно вредят бесполезные и неверные убеждения. Вероятно, в настоящий момент Вы сильно сомневаетесь, что в состоянии сделать свою жизнь более легкой или менее напряженной. Но использование представленных в данном модуле методик поможет Вам выработать положительную позицию в отношении организации времени.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ".
Тест "Ваши сильные и слабые стороны в управлении временем".
Для самоанализа Вашего реального рабочего стиля и выявления его слабых сторон, ведущих к нерациональному использованию рабочего времени, существенную пользу может принести периодическое обращение к следующему тесту. Ответьте на поставленные вопросы и проанализируйте возможные причины Ваших временных потерь:
Потери времени из-за проблем в планировании
* Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?
* Готовлю ли я каждый день план "Что нужно сделать?"
* Обновляю ли я регулярно мои личные и производственные планы?
* Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?
* Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?
* Занимаюсь ли я слишком многими различными делами?
* Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)?
* Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?
* Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?
* Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы?
* Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?
* Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?
Потери времени при выработке решений
* Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)?
* Устанавливаю ли приоритетность дел в зависимости от их важности?
* Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?
* Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?
* Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?
* Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком многими деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах?
* Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?
* Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?
Потери времени из-за плохой организации работы
* Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?
* Начинаю ли каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?
* Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?
* Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача часто становится все меньше?
* Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я мог бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?
* Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?
* Могут ли другие заменить меня на рабочем месте в мое отсутствие?
* Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?
* Кладу ли я каждую вещь на свое место?
* Могу ли я без труда найти необходимые бумаги в моем архиве?
* Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т.п.)?
* Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?
Потери времени из-за "пожирателей"
* Болтаю ли я с коллегами или секретарем, прежде чем приступить к работе?
* Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?
* Просчитываю ли я в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?
* Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?
* Часто ли вовремя работы меня прерывают коллеги и подчиненные?
* Откладываю ли я важные дела из-за неумения отказать руководству и коллегам в срочных просьбах?
* Занимаюсь ли я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?
* Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?
* Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?
* Принимаю ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ".
Мини-тест "Стратегия "бегства"".
В суете рабочих будней Вы, возможно, будете пытаться себя перехитрить, чтобы не работать планомерно и систематически, например, в том случае, если высший приоритет имеет неприятная для Вас работа. Как Вы обычно действуете в такой ситуации? Проверьте:
* Не приступаете ли Вы в таких случаях сначала к чтению газет?
* Не ведете ли Вы отвлекающий разговор с окружающими?
* Не начинаете ли Вы делать другое, менее важное или более простое дело?
* Не затеваете ли Вы уборку на своем письменном столе или в кабинете?
* Не делаете ли Вы один или несколько телефонных звонков?
Или ____________________________________________ (Ваша версия.)
Или Вы сопротивляетесь самоменеджменту как методу?
Может быть. Вы все же попробуете однажды тот или иной инструмент самоменеджмента! Постарайтесь определить, какой метод и какой стиль подходят Вам лично, чтобы постоянно их совершенствовать.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ".
Примерная схема журнала рабочих заданий.
№ Дата поступле - ния Содержа - ние работы Приори - тетность Срок исполне - ния Кому поручено Начато Окончено Приме - чания

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ".
Система учета времени А. Любищева.
В 1974г. издательство "Советская Россия" выпустило небольшую книжку Д.Гранина "Эта странная жизнь". Речь в книжке шла о биологе и математике Александре Александровиче Любищеве. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только "чистое" время - без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта - 10 минут.
Вот что пишет об этой системе Даниил Гранин в своей книге "Эта странная жизнь":
"Деятельное время суток, "нетто", он принял за десять часов; делил его на три части, или шесть половинок, и учитывал с точностью до десяти минут.
Он старался выполнить все намеченное количество работ, кроме работ первой категории, то есть самых творчески насыщенных.
Первая категория состояла из главной работы (над книгой, исследованием) и текущей (чтение литературы, заметки, письма).
Вторая категория включала научные доклады, лекции, симпозиумы, чтение художественной литературы - то есть то, что не являлось прямой научной работой.
Возьмем, к примеру, любую дневниковую запись, летний день 1965 года.
"Сосногорск. 0,5. Осн. Научн. (библиогр.-15м. Добржанский- 1ч. 15м.). Систематич. энтомология, экскурсия - 2ч. 30м., установка двух ловушек - 20 м., разбор - 1 ч. 55 м. Отдых, купался первый раз в Ухте. Извест. 20 м. Мед. газ.- 15 м. Гофман "Золотой горшок" - 1 ч. 30 м. Письмо Андрону - 15 м. Всего 6 ч. 15 м.".
Прослежен, разнесен весь день, вплоть до чтения газет.
Что такое "Всего 6 ч. 15 м."? Это, как видно из записи, сумма работ только первой категории. Остальное учтенное время - работа второй категории и прочее. Каждый день суммировалась работа первой категории. Затем она складывалась за месяц. Например, за этот август 1965 года набралось 136 часов 45 минут рабочего времени первой категории. Из чего состояли эти часы? Пожалуйста, все сведения имеются в месячном отчете.
"Основная научная работа - 59 ч. 45 м.
Систематич. энтомология -20 ч. 55 м.
Дополнит. работы -50 ч. 25 м.
Орг. работы - 5 ч. 40 м.
Итого 136 ч. 45 м.".
А что такое "Основная научная работа", эти 59 ч. 45 м.? На что они были потрачены? Опять же все расшифровано в отчете:
"1. По таксонам - эскиз доклада "Логика системы" - 6 ч. 25 м
2. Разное - 1 ч. 30 м.
3. Корректура "Дадонологии" - 30 м.
4. Математика - 16 ч. 40 м.
5. Текущая литература: Ляпунов - 55 м.
6. - " - биология - 12 ч. 00 м.
7. Научные письма - 11 ч. 55 м.
8. Научные заметки - 3 ч. 25 м.
9. Библиография - 6 ч. 55 м.
Итого 60 ч. 15 м. ".
Можно пойти дальше, взять любой из этих пунктов. Допустим, пункт шестой, текущая литература: биология - 12 часов. Оказывается, известно и записано с точностью до минуты, на что они были израсходованы:
"l. Добржанский "Мейнкайнд Эвольвинг". 372 стр., кончил читать (Всего 16 ч. 55 м.) - 6 ч. 45 м.
2. Анош Карой "Думают ли животные", 91 стр. - 2 ч. 00 м.
3. Рукопись Р. Берг - 2 ч. 00 м.
4. Некоро З., Осверхдо... 17 стр. - 40 м.
5. Рукопись Ратнера - 35 м.
Итого 12 ч. 00 м.".
Большинство научных книг конспектировалось, а некоторые подвергались критическому разбору. Все выписки и комментарии регулярно подшивались в общий том. Эти тома, напечатанные на машинке - как бы итоги чтения, - составили библиотеку освоенного. Достаточно перелистать конспект, чтобы вспомнить нужное из книги.
Кроме работ первой категории, учитывались с той же подробностью и работы второй категории. Скрупулезность эту объяснить было труднее. С какой стати нужно выписывать и подсчитывать, что на чтение художественной литературы затрачено 23 часа 50 минут! Из них: "Гофман, 258 стр.- 6 часов"; "Предисловие о Гофмане Миримского - 1 ч. 30 м." и т. д., и т. п.
Далее восемь английских названий, всего 530 страниц.
Написано семь плановых (!) писем.
Прочитано газет и журналов на столько-то часов, письма родным - столько-то часов.
Можно было считать такие подробности излишеством, тогда спрашивается, к чему из года в год производить анализ времени, от которого никакой пользы, только зря на него тратить время. У Любищева все было продумано. Выясняется, что для Системы нужно было знать все деятельное время, со всеми его закоулками и пробелами. Система не признавала времени, негодного к употреблению. Время ценилось одинаково дорого. Для человека не должно быть времени плохого, пустого, лишнего. И нет времени отдыха: отдых - это смена занятий, это как правильный севооборот на поле".
ЧТО ЭТО ДАЛО?
Прежде всего, такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу, скажем, подготовку статьи. Это позволяет планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа - продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.
Наряду с этими прямыми следствиями системы, были и следствия вторичные. Если учёный имеет чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты во всех ее проявлениях: суеты в карьере, в разработках, в жизни. Вырабатывается умение оценивать чужие работы - видеть истинный труд, заложенный в них; отсюда независимость в суждениях. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т.д. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности.
В книге Гранина обо всём этом говориться подробно. Книгу надо прочитать, в краткой справке её не перескажешь.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ".
Карточка ежедневного учета времени А. Гастева.
На рисунке представлен фрагмент карточки учета личного времени А.Гастева, разработанной им еще в двадцатых годах. Заводится она на один день. В левой части карточки записывается вид деятельности, справа, в масштабе одна клеточка - 30 минут, отмечается время, когда и как долго выполнялся данный вид деятельности. Апробация на большой группе людей показала, что карточки Гастева продолжают оставаться одним из лучших инструментов наблюдений за своим временем.
Код Вид деятельности 8 9 10 11 12 Завтрак, обед Транспорт Просмотр бумаг Совещание ... Процесс учет времени по карточкам А.Гастева делится на несколько этапов.
Первый этап заключается в ведении учета времени в течение одной недели, в это время графа "код" не заполняется. В графе "Вид деятельности" фиксируется вид работы, отдыха и др. Время, в течение которого выполнялся данный вид активности, отмечается в правой части карточки путем закрашивания клеточек. Масштаб времени - 0,5 час/клет. Округлять следует до 15 минут, используя для этого закрашивание половины одной клеточки. В первое время учет желательно вести через каждый час, заполнение карточки как задним числом, так и наперед не допускается.
В конце первой недели для удобства анализа необходимо каждому виду работы и отдыха дать свой код, который каким-то образом отражает их характер. Для кода не следует использовать буквы, они хуже запоминаются. Схожие виды работ объединяйте под одним кодом, но не старайтесь свести все виды деятельности к 3 - 4 кодам. Оптимальное их число - 15-20. Например:
- составление документов (изображены строчки документа), - чтение художественных книг (изображена книга), - просмотр телевизионных программ, - процедуры умывания (изображено стекло - после умывания стал "чистым как стеклышко") и т.п. - потери времени. После того, как выработаны коды, необходимо занести их в соответствующую графу карточек учета. Теперь все готово для анализа.
На рисунке представлен фрагмент анализа времени по карточкам Гастева. Слева в вертикальном столбце написаны коды видов деятельности. (Если Вы имеете компьютер, то можете при желании его использовать для выполнения анализа: построить наглядные гистограммы полученных результатов и др.)

Рис. Фрагмент анализа расходов времени.
Горизонтальная линия дает масштаб времени, в качестве которого также взято 0,5 час/клет. Затем на график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, при этом дни отделяются вертикальными черточками, как показано на рисунке, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность данного вида активности (работы, отдыха), ставится число месяца. Такой порядок облегчает в дальнейшем расшифровку результатов анализа.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ".
Ежедневный учет Вашего времени.
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ Заполните карточку ежедневного учета своего времени, пользуясь приведенными выше формами и рекомендациями. Нецелесообразно вести учет времени сразу круглосуточно, для начала достаточно рабочего дня. Постепенно процедура заполнения карточек станет интересной, но и тогда не следует спешить.
По истечении первой недели наблюдений за своим временем попробуйте сделать некоторые выводы. Для этого слева от кода в третьем вертикальном столбце отметьте время, которое занял каждый вид деятельности за неделю. Второй вертикальный столбец предназначен для планирования.
При заполнении карточек во вторую неделю (и в последующие, если Вы захотите продолжить наблюдение за собой) в графе "Код" карточек учета следует сразу отмечать код вида деятельности, а карточки заполнять не каждый час, а по выполнении какого-либо вида работ. Постоянная работа с карточками учета создает настрой на время.
Начиная со второй недели анализ карточек учета ведите ежедневно, для чего, прежде чем Вы начнете заполнять новую карточку, перенесите результаты учета с предыдущей карточки в график анализа. Это позволит ускорить процедуру анализа в конце исследуемого периода времени (недели, месяца, года) и сделает учет интересным.
Во втором столбце таблицы анализа запланируйте в часах все виды деятельности на следующий период (неделя, месяц) с учетом результатов предыдущего периода. Запланировав на какую-либо работу, которой уделялось мало времени, большее количество часов, Вы должны предусмотреть соответствующее сокращение часов других видов деятельности.
При планировании на месяц виды дел можно разделить на категории. Например, творческая работа - 1-я категория, техническая работа - 2-я категория, домашняя работа - 3-я категория.
Если Вам понравится учитывать время, то в конце 1 года учета времени по форме месячных планов и на их основе легко и удобно проводить анализ и планирование на следующий год.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "КАК НАУЧИТЬСЯ ПРАВИЛЬНО ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ".
Образец формы распределения задач по приоритетам (на основе матрицы Эйзенхауэра).
Распределение ежедневных задач по приоритетам Срочное и важное -
высокий приоритет! Важное, но не срочное -
средний приоритет Наименование Время выполнения Наименование Время выполнения 1 1 2 2 3 3 4 4 Срочное, но не важное -
средний приоритет Не срочное и не важное -
низкий приоритет! Наименование Время выполнения Наименование Время выполнения 1 1 2 2 3 3 4 4

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "КАК НАУЧИТЬСЯ ПРАВИЛЬНО ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ".
Тест "Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?"
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ Задание:
Заполните форму 8.3.1. Распределите Ваши текущие ежедневные работы по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затрачиваемого времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам.
Обработка результатов теста
Квадрант I
те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные и так и кричат о себе: "Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!".
Что Вы получили? Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным Дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши коллеги, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.
Почему? Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рассчитывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты важными проблеми сегодняшнего дня.
Что делать? Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.
Квадрант II
Важно, однако не срочно, прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!
Что Вы получили? Вы прекрасно умеете "отделять зерно от плевел", концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это требуется.
Почему? Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.
Квадрант III
Неважно, однако, срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.
Что Вы получили? Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает остальное? Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.
Почему? В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что- суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.
Что делать? Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы. Для этого необходимо "просто" перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!
Квадрант IV
Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ "ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ" И КАК С НИМИ БОРОТЬСЯ.
Рациональные переговоры по телефону.
В зависимости от того, звоните ли Вы или Вы отвечаете на звонок, техника эффективных телефонных разговоров несколько отличается.
Вы собираетесь позвонить в компанию, чтобы выяснить некоторые вопросы, относящиеся к области Вашей компетентности.
1. Прежде чем взять телефонную трубку, подумайте, так ли это необходимо? Должны ли Вы после телефонного разговора отправить письмо или факс? Не будет ли проще и эффективнее сразу написать письмо или отправить факс? Не быстрее ли связаться с сотрудником по электронной почте? Можете ли Вы получить нужную информацию из других источников? Знаете ли Вы точно номер телефона, имя и фамилию сотрудника, которому Вы собираетесь звонить?
2. Сформулируйте цель Вашего звонка. (Я звоню, чтобы выяснить следующие вопросы: ...). Приготовьте план разговора, запишите все ключевые вопросы, которые Вы собираетесь задать.
3. Подготовьте и упорядочьте на столе все необходимые документы, которые могут Вам понадобиться для аргументации Вашей позиции по обсуждаемому вопросу. Запишите по пунктам положения, которые Вы собираетесь привести в качестве аргументов. Приготовьте бумагу и ручку, чтобы записывать ответы Вашего собеседника.
4. Приготовьте вводную и заключительную фразы телефонного разговора. Сразу после приветствия сообщите о цели Вашего звонка.
"Здравствуйте, Иван Иванович! С Вами говорит Анна Ивановна Петрова из отдела маркетинга компании "Прожектор". Я звоню по вопросу продажи наших изделий (цель звонка)..." и "Спасибо за информацию (помощь и пр.). Всего доброго! До свидания!".
5. Во время разговора делайте пометки на Вашем листе с аргументами, записывайте аргументы Вашего собеседника (цифры, даты, имена сотрудников и компаний). Если Вы не согласны с какими-то доводами, не прерывайте, а запишите Ваши вопросы, чтобы задать их, когда Ваш собеседник закончит говорить.
6. Если во время разговора возникли проблемы, к которым Вы не готовы, постарайтесь максимально прояснить ситуацию - не стесняйтесь спрашивайть, задавайте вопросы, постарайтесь узнать мнение Вашего собеседника.
7. Если Вы уверены, что выяснили все вопросы, которые были целью Вашего звонка, и в разговоре возникла пауза, не стесняйтеся тотчас поблагодарить Вашего собеседника и вежливо закончить разговор. (Спасибо за (цель Вашего звонка), не стану Вас больше задерживать. Всего доброго!" До свидания!)
Вы отвечаете на телефонный звонок.
1. Назовите Ваше имя и название Вашей компании.
2. Если Ваш собеседник не счел нужным представиться, уточните, с кем Вы разговариваете. (Извините, я не расслышал(а) Ваше имя).
3. Спросите о цели звонка. Если Вы можете сами на него ответить, отвечайте конкретно на вопрос, сообщите, какие действия Вы предпримите в ответ на этот звонок, благодарите за интерес к компании и вежливо закончите разговор ("Спасибо за Ваш звонок! Мы пришлем Вам нашу рекламу!/ Мы ждем Вас на следующей неделе в офисе нашей компании с образцами Ваших изделий./ Мы вышлем Вам новый счет завтра по факсу. Всего наилучшего! До свидания")
4. Если вопрос не входит в сферу Вашей компетенции, сообщите номер телефона ответственного за него сотрудника и вежливо закончите разговор.
5. Если к телефону просят сотрудника, который по каким-то причинам в данное время отсутствует, сообщите, когда его можно застать по этому номеру телефона. Если требуется, запишите для него сообщение для передачи. Быстро и вежливо закончите разговор ("Не стану Вас больше задерживать").
Из приведенных выше примеров видно, что эффективно телефонный разговор можно провести тогда и только тогда, если относиться к этому инициативно. Если Вы лидируете в разговоре, то и закончите Вы его тогда, когда сами сочтете это нужным, при этом ни в коей мере не обидев Вашего собеседника. При этом Вы потратите на разговор ровно столько времени, сколько планировали, а не отдадитесь на произвол стихии телефонного многословия.

<< Пред. стр. 8 (из 9) След. >>

Список литературы по разделу