КУРС УПРАВЛEНИE ВРEМEНEМ 7 | Библиотека YURII.RU

ЗАЧЕМ ВАМ НУЖНЫ СОВЕЩАНИЯ И НУЖНЫ ЛИ ВЫ НА СОВЕЩАНИИ?
Самые лучшие совещания те,
которые вообще проводить не надо.
Анонимное высказывание
Что нужно учитывать при принятии решений о проведении совещаний?
Вы должны всегда помнить правило, вынесенное в цитату данного раздела, особенно когда оцениваете целесообразность проведения очередного совещания. Непосредственный сбор людей имеет смысл, когда существует реальная необходимость в:
* обмене информацией;
* выявлении мнений;
* анализе трудных ситуаций и проблем;
* принятии решений по комплексным вопросам.
При этом необходимо помнить, что работа в группе может быть в несколько раз эффективнее индивидуальной работы, но затраты времени в любом случае будут в несколько раз больше, чем при работе в одиночку. Поэтому, по возможности, принимайте рутинные решения без соблюдения формальностей. Устраивайте короткие совещания в коридоре, за чашкой кофе или даже на автомобильной стоянке.
Прежде чем принять окончательное решение о проведении совещания, выполните несложное упражнение: попробуйте подсчитать, во что обойдется компании проведение совещания с учетом
* Затрат на подготовку (рабочее время, подготовка и размножение материалов и т.п.);
* Заработной платы участников (имеется в виду время, которое они проведут на совещании);
* Дополнительных индивидуальных расходов;
* Накладных расходов (включая обеспечение участников кофе, чаем, бумагой и т.д.);
* Командировочных расходов;
* Потерянного времени!
Вы будете удивлены, но стоимость минуты совещания с учетом всех вышеперечисленных расходов может доходить до 30 долларов США!

Так нужно ли мне присутствовать на всех совещаниях, на которые меня приглашают?
Раз у Вас возник этот вопрос, значит, и Вам знакомо чувство досады: вернешься с собрания, и думаешь - ради чего отсидел там три или четыре часа?
Поэтому, если Вас пригласили на совещание, прежде чем ответить "Обязательно буду!", подумайте, а стоит ли Вам туда ходить? Ведь очень часто мы посещаем совещания исключительно для того, чтобы встретиться на них с нужным нам человеком или просто, руководствуясь старой поговоркой, на людей посмотреть и себя показать.
Иногда мы ходим на совещания просто в силу инерции, не задумываясь над тем, нужны ли они нам, или нет. Все ходят, и я хожу. Более того! И приглашают нас порой тоже по инерции: ходишь - вот тебя и зовут.
Итак, прежде чем принять решение об участии в совещании, подумайте:
* Можете ли Вы попросту отказаться, ничего при этом не потеряв?
* Можете ли Вы послать своего представителя, который к тому же мог бы таким образом набраться опыта?
Принимайте участие только в тех собраниях и совещаниях, когда необходимо именно Ваше участие! При этом старайтесь по возможности ограничивать продолжительность своего участия временем, которое требуется для Вашего выступления и его обсуждения.

Существуют так называемые плановые совещания. Мне кажется, что они должны дисциплинировать сотрудников. Прав ли я?
Если взглянуть на график работы некоторых фирм, то складывается впечатление, что для них производственные совещания - любимейший способ времяпрепровождения. Оперативки, летучки, планерки - каждый день помногу часов, и вовсе не в силу необходимости, а, как правило, исключительно по привычке.
У Вас запланированы ежемесячные совещания по освоению новой техники? Замечательно! Но кто сказал, что этих совещаний должно быть обязательно двенадцать в год? Вполне возможно, что Вы сумеете успешно обсудить все возникшие проблемы и на десяти совещаниях, а то и на восьми. Поэтому, составляя график проведения тех или иных совещаний, не бойтесь отступать от регламента и руководствуйтесь скорее здравым смыслом, чем традицией.
При этом очень важно планировать работу заранее, ибо в таких случаях всегда можно внести необходимые коррективы и уточнения в существующие графики: какое-то совещание отменить, другое, напротив, запланировать и провести в ближайшее время. Не бойтесь отменять собрания и совещания! Если Вы считаете, что польза от планируемого совещания будет невелика, что оно подготовлено плохо и проводить совещание в таком составе - это пустая трата времени, тогда лучше откажитесь от его проведения, даже если Вам кажется, что уже поздно что-то менять. Лучше это сделать за две минуты до начала, чем заставить людей маяться два часа впустую. Никогда не поддавайтесь соблазну провести совещание только потому, что оно включено в график!
Однако помните, что есть совещания первоочередной важности. Например, еженедельные оперативки. И срыв графика их проведения просто недопустим, ибо всякие переносы, подвижки во времени и т.п. крайне нежелательны для участников таких совещаний, обычно заранее учитывающих в своем расписании время очередной оперативки.

Что может быть альтернативой совещаниям?
Прежде чем назначать проведение совещания, спросите себя: "С какой целью проводится это совещание?". Четко представляйте себе конечный результат, к которому Вы стремитесь. Поняв это, подумайте, какими могут быть альтернативы проведению совещания:
* Решение ответственного должностного лица;
* Несколько телефонных звонков или совещание по селектору;
* Объединение с другим совещанием.
И, наконец, Вам полезно будет узнать, что все более распространенным становится принцип организации совещаний - особенно внутренних - когда люди общаются с помощью видеосвязи или компьютеров, а не лицом к лицу. В ходе таких совещаний участники представляют свои точки зрения через компьютерную сеть, и им нет необходимости находиться в одной комнате или даже в одной стране.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* НИКОГДА НЕ ПРОВОДИТЕ СОВЕЩАНИЕ, ЕСЛИ ВЫ НЕ УБЕЖДЕНЫ В ТОМ, ЧТО ЭТО ЕДИНСТВЕННЫЙ И НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫЙ СПОСОБ РЕШЕНИЯ СУЩЕСТВУЮЩИХ ВОПРОСОВ.
* ПРИНИМАЙТЕ УЧАСТИЕ ТОЛЬКО В ТЕХ СОВЕЩАНИЯХ, НА КОТОРЫХ НЕОБХОДИМО ИМЕННО ВАШЕ ЛИЧНОЕ ПРИСУТСТВИЕ, В ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ ПОСЫЛАЙТЕ СВОЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ.
* РЕГУЛЯРНЫЕ СОВЕЩАНИЯ ПРОВОДИТЕ ТОЛЬКО В ТЕХ СЛУЧАЯХ, КОГДА ОНИ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМЫ.

ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
Даже нетворческий ум в состоянии обнаружить
неправильный ответ, но лишь творческому уму
дано заметить неправильный вопрос.
Энтони Джей
С чего следует начинать подготовку совещания?
Начиная подготовку совещания, прежде всего, спросите себя: "С какой целью проводится это совещание?". Проводится ли оно для того, чтобы:
* Принять решение?
* Проанализировать или решить проблему?
* Ознакомить группу с новой информацией?
* Выяснить состояние дел по конкретному проекту?
Постарайтесь четко представить себе конкретный конечный результат, к которому Вы стремитесь. Сформулируйте конечную цель в виде краткого, желательно в одну строку, предложения, запишите его на листке бумаги, чтобы впоследствии поместить на виду у всех присутствующих на совещании.
Затем подготовьте повестку дня, определите персональный состав участников совещания, назначьте время и место его проведения.

Как повысить эффективность совещаний?
Прежде всего, сведите к минимуму число участников. Приглашайте на совещание только тех, чье присутствие действительно необходимо. Можете также попробовать использовать прием под названием "мячик выступающего". Он заключается в передаче резинового мячика, при этом говорить разрешается только тому, у кого мячик находится в данный момент. Такой прием заметно экономит время, так как выступающего никто не перебивает.
Обязательно установите общую продолжительность совещания и старайтесь строго ее придерживаться. В начале совещания согласуйте с участниками правила совместной работы, например, об ограничении времени выступлений.
Поручите одному из участников ведение протокола совещания.
Регулярно проверяйте общее мнение путем предварительного неофициального голосования. Ведь иногда люди говорят скорее для того, чтобы обнародовать свою точку зрения, чем для решения обсуждаемых вопросов. Пресекайте подобные попытки, проводя время от времени неофициальные голосования для определения общего мнения. Если какой-то образ действий единодушно одобряется, то надо сразу же ставить вопрос на официальное голосование.
Попробуйте также использовать японский прием "ньюмаваши". В Японии принято проводить совещания для подготовки совещаний. Хотя на первый взгляд может показаться, что это способствует росту количества совещаний, на самом деле "ньювамаши" в состоянии помочь Вам значительно сэкономить время.
Данный прием предполагает проведение предшествующих совещанию встреч небольших групп специалистов для кратких обсуждений. После этого один-два человека от каждой группы участвуют в самом совещании. Этот восточный прием в настоящее время достаточно широко практикуется, поскольку позволяет делегатам, представляющим различных специалистов или группы с различными интересами, быстро принимать решения.
Если двое участников совещания сталкиваются друг с другом и начинают обсуждать вопрос между собой, исключая из дискуссии остальных членов группы, немедленно прервите их, предложив им выяснить разногласия после совещания, а затем решительно верните общее внимание к цели настоящего заседания.
В конце совещания подведите его итоги. Обязательно заканчивайте совещание призывом к действию. Воодушевите всех присутствующих на какие-либо конкретные действия, вытекающие из решений совещания. Дайте понять присутствующим, что Вы намерены следовать принятым решениям (и, конечно, сделайте это впоследствии!).

Есть ли какие-либо специальные правила для проведения крупных совещаний?
Когда количество участников больше десяти человек, следуйте всем представленным выше советам, но кроме этого, чтобы избежать скуки и снижения внимания:
* Внесите разнообразие в голоса выступающих. Чередуйте докладчиков-мужчин с докладчиками-женщинами.
* Варьируйте форму, темп и стиль. Держите аудиторию в возбужденном состоянии, не позволяя совещанию стать предсказуемым.
* Больше практикуйте групповые доклады и обсуждения. Не позволяйте часами монотонно бубнить одному-двум докладчикам.
* Равномерно распределите пункты повестки дня. Избегайте, например, чтобы один мотивирующий выступающий следовал за другим, или чтобы два докладчика представляли трудную для усвоения статистику друг за другом.
* Вставляйте менее интересующие неспециалистов вопросы, например, такие, как финансовые отчеты, между темами, привлекающими более широкую аудиторию.
* Чтобы обеспечить участие каждого, разбейте большие группы на маленькие команды.
* Если предполагается наглядный материал, разнообразьте его видеозаписями, наглядными пособиями, слайдами.
* Используйте цветные слайды и заголовки, это увеличивает интерес и повышает внимание.

Каких правил следует придерживаться, если я присутствую на совещании у кого-либо другого?
* Будьте пунктуальны.
* Будьте хорошо подготовлены.
* Будьте там, только если Ваше присутствие действительно необходимо.
* Будьте активны.
* Будьте внимательны.
* Будьте уместны.
* Будьте немногословны.
* Будьте вежливы.
* Будьте сосредоточены. Обращайте внимание на выступления, а не на выступающих.
* Будьте ориентированы на действие - следуйте принятым решениям.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
ПАМЯТКА РУКОВОДИТЕЛЮ, ПРОВОДЯЩЕМУ СОБРАНИЕ:
* УБЕДИТЕСЬ, ЧТО СОБРАНИЕ - ЛУЧШИЙ СПОСОБ ДОСТИЖЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЦЕЛИ.
* ТЩАТЕЛЬНО ГОТОВЬТЕ СОБРАНИЕ, НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О МЕЛОЧАХ.
* ПРИГЛАШАЙТЕ ЛЮДЕЙ НА СОБРАНИЕ ТОЛЬКО В ТОМ СЛУЧАЕ, КОГДА ИХ ПРИСУТСТВИЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМО.
* СОСТАВЬТЕ ТОЧНУЮ ПОВЕСТКУ ДНЯ С РЕГЛАМЕНТОМ.
* НАЧИНАЙТЕ И ЗАКАНЧИВАЙТЕ СОБРАНИЕ СТРОГО В УСТАНОВЛЕННОЕ ВРЕМЯ.
* КОНТРОЛИРУЙТЕ ХОД И РЕГЛАМЕНТ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ - ЭТО ВАША ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КАК ПРЕДСЕДАТЕЛЯ.
* ЗАПИСЫВАЙТЕ УТВЕРЖДЕННЫЕ ДЕЙСТВИЯ.
* ПОДВЕДИТЕ ИТОГИ СОБРАНИЯ, КОНТРОЛИРУЙТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.

ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ
Для корабля, не имеющего пристани,
ни один ветер не бывает попутным.
Луций Сенека
Если совещание небольшое, обязательно ли готовить повестку дня в письменном виде?
Каждое совещание, каким бы коротким оно ни было, должно иметь письменную повестку дня. Ее следует распространить задолго до начала совещания, чтобы у его участников была возможность заранее подготовиться к нему. Совещания без повестки дня очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах.
Спросите себя, что, по Вашему мнению, должны вынести с совещания его участники. Каких перемен в их позициях или поведении Вы добиваетесь? Разъясните повестку дня в самом начале совещания, а затем переходите непосредственно к основной цели.

Нужно ли включать в повестку дня информацию о цели совещания?
Да, обязательно. При этом цель совещания должна быть предельно конкретна. Не просто "как сберечь ресурсы", а "об экономии комплектующих за последние шесть месяцев в пределах 10%". Сразу становится намного понятнее, о чем конкретно пойдет речь, кто должен присутствовать, и какие данные необходимо подготовить к совещанию.

Как правильно подготовить повестку совещания?
Исконный смысл слова "повестка" означает примерно следующее: "то, что должно быть сообщено". Повестка дня служит определенной цели - проинформировать людей о предполагаемом предмете собрания, о присутствующих, о месте и времени его проведения, о предполагаемой продолжительности, о том, какие вопросы будут обсуждаться, и том, как люди должны подготовиться, чтобы участвовать в собрании эффективно.
Руководствуясь этими принципами, сядьте и напишите повестку дня заранее, а потом разошлите для ознакомления всем участникам совещания. То же самое сделайте и с документами, которые будут обсуждаться на совещании. Они должны быть направлены участникам, чтобы была возможность ознакомиться с ними заранее.
Не перегружайте повестку чрезмерно большим количеством вопросов, иначе Ваше совещание никогда не закончится. Но и проводить совещание без повестки также не рекомендуется, ибо ничего путного из такого совещания не получится.
В повестке дня обычно находят отражение следующие моменты:
* тема совещания
* дата, время и место проведения, продолжительность
* соблюдение формальностей (количество присутствующих, отсутствие по уважительным причинам и т.п.)
* рассмотрение вопросов, упущенных на предыдущем совещании
* порядок обсуждения вопросов с учетом их срочности, сложности, производственной необходимости
* возможность высказаться по перечисленным вопросам (заранее оговаривается председательствующий, список выступающих и время на обсуждение каждого вопроса)
* вопросы, не включенные в повестку, на совещании не обсуждаются
Пример повестки дня совещания приведен в соответствующем разделе ПРАКТИКУМА.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* ПОВЕСТКА ДНЯ - ЭТО ВАШ НАДЕЖНЫЙ КОМПАС, ДОКУМЕНТ, ОТ КОТОРОГО НЕЛЬЗЯ ОТСТУПАТЬ НИ НА ШАГ, И ТОЛЬКО В ЭТОМ СЛУЧАЕ ПОСТАВЛЕННАЯ ВАМИ ЦЕЛЬ БУДЕТ ДОСТИГНУТА.
* ГОТОВЯСЬ К СОВЕЩАНИЮ, КРИТИЧЕСКИ ОЦЕНИТЕ ЕГО ПОВЕСТКУ. НЕ СЛИШКОМ ЛИ ОНА ПЕРЕГРУЖЕНА? НЕ УСТАНУТ ЛИ УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ?
* СТАРАЙТЕСЬ НЕ ВКЛЮЧАТЬ В ПОВЕСТКУ ДНЯ РАЗДЕЛ "РАЗНОЕ" - ЭТО ПОЗВОЛИТ ВАМ ДЕРЖАТЬ СИТУАЦИЮ ПОД КОНТРОЛЕМ.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ СОСТАВ ПРИСУТСТВУЮЩИХ
Идеальные собрания те, на которых
присутствуют двое при одном отсутствующем.
Народная мудрость
Я стараюсь проводить совещания с максимальным составом участников, чтобы дать возможность высказаться всем желающим. Я прав?
Нет, не правы. В данном случае в основу должен быть положен принцип "чем меньше, тем лучше". Помните, что, внося в список приглашенных новое лицо, Вы тем самым удлиняете продолжительность совещания. Присутствовать на совещании необходимо либо тем людям, чье выступление запланировано в повестке дня и чье мнение особенно важно для принятия решения, либо тем, кто собирается взять на себя выполнение каких-то действий по итогам совещания.
Не требуйте от людей досиживать все совещание до конца, если они задействованы только в одном или двух пунктах повестки дня. Подумайте о том, что восемь человек, отсидев час на совещании, потеряют целый рабочий день! Спланируйте повестку дня так, чтобы люди присутствовали при решении "своих" вопросов, после чего могли бы уйти.

Так кто же все-таки должен присутствовать на совещании?
Сужайте насколько возможно круг участников! Приглашать надо лишь тех, без кого действительно нельзя обойтись, т. е. работников:
* непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
* располагающих соответствующими специальными знаниями;
* исполняющих решения;
* имеющих опыт решения аналогичных проблем;
* ответственных за надлежащее исполнение;
* а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (или умеющих вести собрания).

Что должно быть включено в приглашения на совещание, и когда их лучше рассылать?
Приглашение на совещание должно содержать:
* ФИО и должность приглашаемого
* основную тему совещания
* дату и время проведения совещания
* место проведения совещания
* основные пункты повестки дня
* состав участников
* ФИО и контактный телефон организатора совещания
Приглашения рассылайте, по крайней мере, за неделю до совещания. Проинформируйте как можно конкретнее участников о темах и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах, если отдельные участники собираются появиться к обсуждению определенных пунктов).
Образец Приглашения на совещание Вы можете найти в соответствующем разделе нашего ПРАКТИКУМА.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* УДЕЛИТЕ ОСОБОЕ ВНИМАНИЕ ПОДГОТОВКЕ СПИСКА ПРИГЛАШЕННЫХ НА СОВЕЩАНИЕ. ПОМНИТЕ, ЧТО, ВНОСЯ В СПИСОК НОВОЕ ЛИЦО, ВЫ НЕ ТОЛЬКО УДЛИНЯЕТЕ СОВЕЩАНИЕ, НО И ОБРЕКАЕТЕ ЧЕЛОВЕКА НА ПОТЕРЮ НЕСКОЛЬКИХ ЧАСОВ СВОЕГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ.
* ЗАРАНЕЕ РАССЫЛАЙТЕ ПРИГЛАШЕНИЯ БУДУЩИМ УЧАСТНИКАМ СОВЕЩАНИЯ. ПРИГЛАШЕНИЯ ДОЛЖНЫ СОДЕРЖАТЬ МИНИМАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ, КОТОРАЯ ПОМОЖЕТ ИМ ПОДГОТОВИТЬСЯ К СОВЕЩАНИЮ.

ВРЕМЯ И МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ
Сначала выслушайте, а потом принимайте решение.
Аллен Шеппард
Как правильно выбрать время для проведения совещания?
Очень важно, когда Вы проводите совещание. Допустим, Вы приурочили планерку к концу рабочего дня. Все пришли уставшие, обсуждение протекало вяло, и результат от такого совещания низкий. Еще хуже назначить совещание перед обедом. Люди начинают нервничать, все время поглядывают на часы. Все торопятся побыстрее "закруглиться", чтобы успеть перекусить; и снова Вы имеете тот же результат. Никогда не устраивайте собрания утром в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Для людей это не самое продуктивное время.
Пожалуй, самое благоприятное время для деловых совещаний - утро, где-нибудь с 9 до 11. Впрочем, многое зависит от режима работы Вашего предприятия, от характера бизнеса, от графика работы участников совещания.

Как "не выпасть" из графика совещания?
Следите за тем, чтобы все совещания начинались строго в назначенное время. Нельзя допускать, чтобы участники совещания десять минут рассаживались по местам, потом еще десять минут ждали опоздавших, потом пять минут выслушивали их объяснения, потом начинали пить кофе и т.д.
Вначале это покажется Вам трудным, почти невозможным, но стоит лишь проявить твердость, не расслабляться, и очень скоро все усвоят, что приходить на совещания следует вовремя.
Начиная совещание, заранее сообщите время его окончания. Ни в коем случае нельзя затягивать обсуждение даже самого важного вопроса сверх установленного срока! По ходу ведения собрания помогают фразы типа: "У нас осталось не более 10 минут до конца дискуссии. Прошу высказываться только по существу вопроса!"

Что нужно учесть при выборе места проведения совещания?
Позаботьтесь о том, чтобы совещание проводилось в максимально удобном для всех участников месте. От аудитории, в которой намечено провести собрание, также зависит многое. При подготовке помещения надо предусмотреть все до мелочей. Например, могут ли во время перерыва люди выйти в фойе, обменяться мнениями, выпить чашечку кофе или стакан воды, зайти в туалет? Все, что может потребовать лишнего времени, должно быть учтено, и, по мере сил, устранено.
Допустим, Вы проводите деловой совещание у себя в кабинете. Можно ли там удобно разместить всех приглашенных людей? Может быть, лучше сразу назначить совещание в конференц-зале, где и места побольше, и столы удобнее? Можно ли курить прямо в помещении? Не задохнетесь ли Вы в таком случае от дыма?
Словом, вопросов возникает много, и все они должны быть учтены при выборе и подготовке помещения.

Каким основным требованиям должно отвечать помещение для проведения совещания?
* Быть удобным, иметь достаточно места, чтобы участник совещания не упирался локтем в бок соседа, а коленями в стоящий впереди стул. Однако положение полулежа в мягком кресле тоже нежелательно - клонит в сон. Удобство предполагает также хорошее освещение, нормальную температуру, свежий воздух, ибо духота способна разморить любую, даже самую стойкую, аудиторию.
* Ничто не должно отвлекать внимание участников: ни телефонные звонки, ни шум городского транспорта, ни слишком зрелищный пейзаж за окном.
Вам необходимо также определиться с тем, должно ли совещание быть выездным. Известно, что работа такого рода, хотя и требует больших затрат, является и более результативной. Ничто не отвлекает людей от обсуждения проблем, они целиком концентрируются на работе, чувствуют себя более раскрепощено и за два дня успевают обсудить и принять решения, для которых в обычных условиях потребовалось бы несколько недель, а то и месяцев. Однако не увлекайтесь и не думайте, что выездное совещание способно решить все накопившиеся в организации проблемы.

Что еще следует учесть при подготовке совещания?
Без необходимых вспомогательных средств хорошее собрание или совещание не организовать. Что нужно в первую очередь?
* Чем писать и на чем писать. Вспомните вопрос, способный нарушить ход любого совещания: "Послушайте, есть у кого-нибудь ручка?", или "листик бумаги" или что-то еще. Не забывайте о графине с водой, стаканах, пепельницах, если разрешено курить.
* Наглядные пособия и другие материалы. Их широко используют сегодня даже на небольших совещаниях. Недаром говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Таблицы, схемы, диаграммы - все должно быть подготовлено заранее и своевременно роздано участникам. Если речь пойдет о слайдах, нужно заранее подготовить и проверить проектор и экран. То же самое касается показа видео.
* Копировальное оборудование. Оно не обязательно должно находиться в данном помещении. Тем не менее, если возникнет необходимость срочно размножить и раздать участникам определенные документы, это должно быть сделано оперативно.
* Прочее оборудование. Для больших залов используют микрофоны, трибуну или специально оборудованное место для выступающего. Для небольшой аудитории все это не существенно. Тем не менее, могут оказаться очень полезными настенная доска и мел, либо большие листы бумаги и фломастеры.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
ПРИ ПОДГОТОВКЕ СОБРАНИЯ НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О МЕЛОЧАХ. ВСЕ ДОЛЖНО БЫТЬ ПРОДУМАНО И ПОДГОТОВЛЕНО ЗАРАНЕЕ.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
Делу - время, а потехе - час.
Русская пословица
Какой должна быть оптимальная продолжительность совещания?
Подсчитано, что только в одной Великобритании более четырех миллионов часов, или примерно 450 лет, каждый рабочий день затрачивается на посещение совещаний. Если некоторые совещания действительно необходимы и неизбежны, другие - просто черные дыры, в которых бесследно исчезает время.
Не существует универсальных правил, позволяющих определить оптимальную продолжительность совещания. Однако в Ваших силах организовать работу максимально эффективно.
При планировании совещания руководствуйтесь принципом: "Чем короче, тем лучше". Однако не переборщите: во всем должен соблюдаться принцип разумной целесообразности! Повестку дня обязательно составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Продолжительность обсуждения каждого пункта повестки дня необходимо определять в соответствии с его значимостью.

Как сделать так, чтобы присутствующие активно участвовали в совещании, но совещание при этом не затянулось надолго?
Чтобы непосредственно воздействовать на позиции и ожидания участников:
* Побудите каждого готовиться к совещанию. Например, задолго до его проведения Вы можете объявить, что каждому придется выступить с пятиминутным сообщением о самой серьезной проблеме, с которой он столкнулся с момента прошлого совещания.
* Во время совещания выбирайте выступающих произвольно.
* Дайте каждому присутствующему почувствовать, что его участием дорожат, и что из данного заседания можно почерпнуть важную информацию.
Для того чтобы добиться сосредоточенности каждого участника совещания, Вы можете в самом начале познакомить присутствующих со своими расчетами стоимости минуты времени на совещании с учетом окладов присутствующих и величины накладных расходов. Еще эффектнее записать эту сумму большими цифрами и повесить на виду у всех присутствующих. Когда участники осознают, сколько стоит каждое неуместное высказывание, даже самые заядлые демагоги будут старательно следить за своей речью!

Иногда краткие совещания в нашей компании превращаются в многочасовые дебаты. Как с этим бороться?
Многие компании в этих целях стали использовать весьма остроумный прием, который сейчас широко практикуется для коротких совещаний. Все стулья убираются из комнаты, и участники в течение всего совещания стоят. Такой подход дает два основных преимущества:
* Стоящие люди более внимательны, чем сидящие, а потому меньше вероятность упустить важные моменты.
* Никто не хочет без нужды затягивать совещание, поэтому повестка дня может быть исчерпана намного быстрее и эффективнее.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* ЗАВЕРШАЙТЕ СОВЕЩАНИЕ ТОЧНО В НАЗНАЧЕННОЕ ВРЕМЯ. ТАКИМ ОБРАЗОМ ВЫ ОБЕСПЕЧИТЕ СЕБЕ РЕПУТАЦИЮ УМЕЛОГО ОРГАНИЗАТОРА.
* ДЕРЖИТЕ ПОД КОНТРОЛЕМ ПЕРЕРЫВЫ - НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ИМ ЗАТЯГИВАТЬСЯ.
* НАЧИНАЙТЕ ТОЧНО ВОВРЕМЯ. ТОТ, КТО ПОДЖИДАЕТ ОПАЗДЫВАЮЩИХ УЧАСТНИКОВ, МОЖЕТ ПРОЖДАТЬ ВЕЧНО!
* ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ ПРЕСЕКАЙТЕ РАЗГОВОРЫ НА ОТВЛЕЧЕННЫЕ ТЕМЫ.

РОЛЬ И ФУНКЦИИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕЩАНИЯ
Добрым словом и револьвером Вы можете добиться
гораздо большего, чем одним только добрым словом.
Аль Капоне
Каковы основные функции председателя собрания?
Председатель, ведущий собрание, должен:
* Заранее подготовиться к своей роли (ознакомиться с повесткой, просмотреть список выступающих и проект постановления)
* Быть пунктуальным
* Начинать собрание в строго назначенное время
* Проследить за тем, чтобы были соблюдены все формальности (ведение протокола и т.д.)
* Контролировать соблюдение порядка в зале
* Работать и вести собрание исключительно по повестке
* Представлять ораторов, если в этом есть необходимость
* Следить за регламентом выступлений
* Вести и направлять ход дискуссии, при необходимости задавать уточняющие вопросы выступающему
* Следить за тем, чтобы могли высказаться все желающие
* Уметь охладить эмоции как ораторов, так и аудитории
* Пресекать посторонние разговоры, лишать слова грубиянов или болтунов, вышедших за рамки регламента
* Выступить с заключительным словом, подводя итоги работы собрания, напомнить дату проведения следующего мероприятия
* Быть внимательным к своим словам или репликам, никого не обидеть и не сделать объектом насмешки

Где же найти хорошего председателя?
Хорошими председателями не рождаются, ими становятся. Воспользовавшись перечисленным выше перечнем основных функций председателя как подсказкой, Вы сможете добиться оптимальных результатов при ведении собрания. Помните, что хороший председательствующий - это половина успеха любого собрания. Если Вы заранее позаботитесь о председателе, то:
* У вас появится надежная гарантия, что все поставленные цели будут достигнуты;
* Дискуссия будет вестись конструктивно и по существу;
* Принятию того или иного решения будет предшествовать обсуждение данного вопроса;
* В постановлении будут отражены все, даже самые полярные, точки зрения;
* Обсуждение вопроса не выльется в оскорбительные выпады, а то и в откровенную перебранку;
* Собрание пройдет в строго установленные по времени сроки, не затянется до бесконечности, не превратится в пустую говорильню.

Практически в любом коллективе найдутся 1-2 человека, которые регулярно нарушают ход любого собрания. Что в этом случае может сделать председатель
При проведении совещаний полезно знать и учитывать, что их участники могут быть условно распределены по нескольким характерным группам, требующим специфического подхода со стороны ведущего. Ниже даны соответствующие рекомендации:
Типы участников совещания Поведение председателя совещания "Спорщик" Сохранять спокойствие и деловитость. Дать участникам возможность отклонить его утверждения "Негативист" Признать, оценить его знания и опыт "Позитивист" Предложить ему подвести итоги, сознательно втянуть в дискуссию "Всезнайка" Призвать участников принять определенную позицию по отношению к его утверждениям "Словоохотливый" Тактично прерывать, напоминать о регламенте "Застенчивый" Ставить нетрудные вопросы, укреплять его уверенность в своих силах "Незаинтересованный, пассивный" Поинтересоваться его работой, привести примеры из его сферы интересов "Склонный к расспросам" Адресовать его вопросы к участникам "Большая шишка" Избегать прямой критики, применить технику "да, но"
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* ПОМНИТЕ, ЧТО ХОРОШИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ - ПОЛОВИНА УСПЕХА ЛЮБОГО СОВЕЩАНИЯ.
* НА ВОЗНИКАЮЩУЮ ОСТРУЮ СИТУАЦИЮ РЕАГИРУЙТЕ НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО. ПРИ РЕЗКОМ ОБОСТРЕНИИ ДИСКУССИИ ОБЪЯВИТЕ НЕЗАПЛАНИРОВАННЫЙ ПЯТИМИНУТНЫЙ ПЕРЕРЫВ.
* СЛЕДИТЕ, ЧТОБЫ АУДИТОРИЯ БЫЛА СОБРАННОЙ И ВНИМАТЕЛЬНОЙ, ЧТОБЫ ЧЕТКО ВЫПОЛНЯЛСЯ УСТАНОВЛЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ.
* НЕ БЕДА, ЕСЛИ ПОНАЧАЛУ ЧТО-ТО ПОЛУЧАЕТСЯ СОВСЕМ НЕ ТАК, КАК ХОТЕЛОСЬ БЫ. ПОМНИТЕ, ЧТО ХОРОШИМИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯМИ НЕ РОЖДАЮТСЯ, А СТАНОВЯТСЯ.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ
Понимаете, чтобы оставаться на том же самом месте,
необходимо бежать так быстро, как только можно.
Если Вы хотите попасть куда-нибудь еще,
то должны бежать по меньшей мере в два раза быстрее.
Льюис Кэролл
Как правильно завершить совещание?
Во время совещания обязательно перепроверяйте, как достигаются поставленные цели. Обязательно повторяйте принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.
В конце заседания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому времени должно быть сделано. Краткий протокол с важнейшими данными и результатами желательно иметь уже к концу заседания и раздать всем участникам его копии. Его примерная форма приведена в ПРАКТИКУМЕ.
Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Постарайтесь воодушевить всех присутствующих на определенные действия, вытекающие из решений совещания, дав им ясно понять, что Вы намерены следовать принятым решениям.

Нужно ли предпринимать какие-либо специальные действия после совещания?
Проанализируйте подготовку, проведение, итоги совещания. Задайтесь такими вопросами:
* Были ли достаточно понятны тема и цель совещания?
* Все ли участники получили вовремя повестку дня и необходимые материалы?
* Вовремя ли началось заседание?
* Соблюдались ли повестка дня и регламент?
* Была ли достигнута цель совещания?
* Были ли распределены задания и установлены сроки?
* Сколько времени было использовано неэффективно?
Для осуществления такого анализа Вы можете, например, провести неформальный опрос участников.
Составьте четкий итоговый протокол - по возможности через 24 часа, но не позже чем через 48 часов после завершения заседания. В некоторых случаях можно ограничиться кратким протоколом с важнейшими данными и результатами, который был распространен среди участников уже к концу заседания или, по крайней мере, в день заседания.
Контролируйте выполнение принятых решений всеми, кого они касаются.
Невыполненные задания и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом повестки дня следующего совещания.

<< Пред. стр. 7 (из 9) След. >>

Список литературы по разделу