КУРС УПРАВЛEНИE ВРEМEНEМ 6 | Библиотека YURII.RU

И, наконец, последние рекомендации по составлению ежедневного плана дел:
* Все записи должны быть достаточно подробными и понятными (если Вы делаете запись "Р.Б. - ланч", то через 2-3 недели после этого Вы рискуете не вспомнить, по поводу чего устраивался этот ланч, а главное, кто такой Р.Б.!).
* В вашем плане должно найтись место для некоторых важных для Вашего секретаря или коллег пометок, которые можно было бы расшифровать в Ваше отсутствие.
* Записи целесообразно делать карандашом, чтобы при необходимости их можно было бы легко изменить.
* Не перегружайте Ваш план лишними записями.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
БЕРЕГИТЕ СВОЕ ВРЕМЯ, ОБХОДИТЕСЬ СО СВОИМ ВРЕМЕНЕМ ТАК ЖЕ, КАК ВЫ ОБХОДИТЕСЬ СО СВОИМИ ДЕНЬГАМИ!
ПУСТЬ ОСНОВНЫМ ПРИНЦИПОМ ВАШЕЙ РАБОТЫ СТАНЕТ НЕ ЛОЗУНГ "ВСЕ В СВОЕ ВРЕМЯ", А "ВСЕ В МОЕ ВРЕМЯ"!

ВАШ РАБОЧИЙ СТОЛ
Когда решается крупная проблема, кажется,
что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план.
Купер
Так ли уж важно, как выглядит мой рабочий стол?
Кому не знакома такая картина: Вы входите в кабинет и видите перед собой стол, на котором громоздятся горы бумаг, а из-за них еле виден хозяин стола. Спросите у него: "Как можно сидеть в этом хламе?", и получите обезоруживающий ответ: "Зато у меня все под руками".
Вполне возможно, что так оно и есть, но можно с уверенностью сказать, что такой кавардак на рабочем столе редко соседствует с хорошей организацией труда или эффективным контролем времени. Аккуратность и порядок всегда вознаграждаются, и не только потому, что так проще найти нужную бумагу. Аккуратный и исполнительный работник - это еще и лицо фирмы. Ведь Вы не забыли, что трудитесь не на необитаемом острове, а в коллективе, среди людей, и их мнение не безразлично ни Вам, ни той организации, которую Вы представляете.
Незаменимых людей нет. Никто не застрахован от неприятностей. Не дай бог, с Вами что-то случится, и кому-то другому придется сесть за Ваш стол и попытаться найти в оставленном Вами хаосе оборванный нити десятков срочных и важных дел. При такой неразберихе в бумагах даже обычная болезнь сотрудника способна выбить из колеи весь трудовой коллектив, который только и будет целыми дня разыскивать тот или иной документ. А есть и оборотная сторона медали: Вы поправились, вышли на работу, а потом сами неделю не можете найти нужные бумаги после того, как в Вашем столе похозяйничали Ваши же сослуживцы.

Как должен выглядеть "идеальный" рабочий стол?
Держите свой стол в порядке. Порядок предполагает, чтобы каждая вещь, каждый документ находились на своем месте. Заведите отдельную папку для входящих документов и отдельную папку для документов, которые готовите Вы. Все должно быть подписано, везде наклейки, этикетки, указатели. Не помешает и пара дополнительных указателей: того нельзя забыть, с этим надо поторопиться, то надо сделать немедленно.
Ведь как часто бывает: сунешь важнейший документ под ворох бумаг, и начисто забудешь о нем. Как говорится, с глаз долой - из сердца вон. Нужные бумаги постоянно должны быть на виду: план или календарь, какие-то срочные документы, письма, заявления. Для них тоже надо найти постоянное место на столе. Хорошее решение - поставить приставной столик для срочных и важных бумаг. И главный документ на нем - список того, где что лежит, - на самом видном месте. Этот перечень стоит поместить в прозрачную пластиковую папку: и пользоваться удобнее, и сохраняется лучше.
Короче говоря, хоть и хлопотное это дело, содержать свой стол в порядке, но зато весьма полезное. Только заниматься этим надо не от аврала до аврала, а постоянно, каждый день, и тогда Вы будете заслуженно пожинать плоды собственной организованности и аккуратности.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* СОДЕРЖИТЕ СВОЙ СТОЛ В ПОРЯДКЕ - ЭТО ПОЗВОЛИТ ВАМ ЭКОНОМИТЬ КУЧУ ВРЕМЕНИ И НИКОГДА НЕ ЗАБЫВАТЬ О ВАЖНЫХ И СРОЧНЫХ ДЕЛАХ!
* ПОСТАВЬТЕ К СВОЕМУ СТОЛУ ПРИСТАВНОЙ СТОЛИК ДЛЯ НАИБОЛЕЕ ВАЖНЫХ И СРОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ИЛИ УСТАНОВИТЕ НЕСКОЛЬКО СПЕЦИАЛЬНЫХ ЛОТКОВ ДЛЯ БУМАГ). ОДНИМ ИЗ НАИБОЛЕЕ ВАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ БУДЕТ СПИСОК ТОГО, ЧТО ГДЕ ЛЕЖИТ!
* ЗАВЕДИТЕ ОТДЕЛЬНЫЕ ПАПКИ ДЛЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. НЕ ПОЖАЛЕЙТЕ ВРЕМЕНИ НА ТО, ЧТОБЫ СДЕЛАТЬ НЕОБХОДИМЫЕ НАКЛЕЙКИ, ЭТИКЕТКИ, УКАЗАТЕЛИ - ПОТРАЧЕННО ВРЕМЯ ВОСПОЛНИТСЯ СТОРИЦЕЙ!

ВАШ СЕКРЕТАРЬ
Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа.
Плохой секретарь уменьшает ее наполовину.
Томас Конеллан
Что включает понятие "хороший секретарь"?
Существуют десятки определений, и все они дают идеальный образ секретаря. Превосходно печатает на машинке, хорошо знает делопроизводство, уверенно ориентируется в потоке производственных вопросов, умело пользуется офисным оборудованием от простой кофеварки до компьютера; умна, терпелива, обладает выдержкой и интуицией.
Конечно, хороший секретарь должен обладать всеми эти качествами. Но этого недостаточно. Среди этого перечня отсутствует умение беречь время. Хороший секретарь - это Ваш неоценимый помощник в работе, который всегда позволит Вам сэкономить час-другой для важной и нужной работы. Существуют и такие секретари, которые при необходимости с успехом могут заменить собственного шефа. И все же, даже самая разумная и опытная секретарша - не панацея, и не стоит надеяться на нее во всех случаях.

На что необходимо обратить внимание, принимая на работу нового секретаря?
Принимая секретаря на работу, многие руководители зачастую не могут правильно сформулировать свои требования к кандидатам на эту должность. Во время собеседования поинтересуйтесь, приходилось ли Вашей будущей секретарше заниматься оформлением дневниковых записей и графиков работы на прежнем месте? Внимательно изучите рекомендации, там наверняка есть то, что Вас интересует. Обязательно уточните, сможет ли Ваша помощница работать в Вашем режиме, который у Вас уже устоялся, и который Вы не собираетесь менять в ближайшее время. Однако это не исключает возможности поучиться тому хорошему и полезному, что новый секретарь может предложить Вам в сфере организации труда.
Попытайтесь оценить, сможет ли Ваш новый секретарь поставить себя таким образом, чтобы с ней считались и Ваши коллеги, и Ваши подчиненные? Проще говоря, сможет ли она при необходимости сказать от Вашего имени "нет" так, чтобы оно понималось именно как "нет" и никак иначе?
Если Ваш новый секретарь обладает всеми вышеперечисленными качествами, считайте, что Вам не просто повезло, а Вы приобрели самого верного и надежного союзника, который станет работать с Вами в одной связке, помогая справляться с самыми трудными и сложными делами.

Как часто я должен общаться со своим секретарем?
Вам следует регулярно общаться со своим секретарем! Время, потраченное Вами на общение со своим секретарем, она же Вам потом возвратит сторицей. Обычно любой руководитель начинает утро с того, что секретарь приносит ему в кабинет свежую почту. Это первый контакт со своей помощницей, но он не должен оставаться единственным. Старайтесь поддерживать с ней связь даже тогда, когда уезжаете из офиса, благо, современные средства связи всегда помогут Вам в этом.
Ваш секретарь должна быть постоянно в курсе того, где Вы находитесь, над чем работаете в данную минуту, что собираетесь делать в ближайшее время. Она Ваш союзник, она полностью разделяет Вашу точку зрения на приоритетность и важность дел, а потому никогда не позволит оторвать Вас от какого-то действительно важного и срочного дела ненужными звонками и визитами.

Как повысить эффективность работы секретаря?
Свой рабочий график Вы должны обсуждать со своей секретаршей, объяснять ей некоторые подробности того или иного вопроса, чтобы, отвечая на телефонный звонок или письма, она была в курсе того, о чем идет речь. Чем опытнее Ваша секретарша, тем больше полезной инициативы она может проявить. Она может сопровождать Вас на встречи, участвовать в подготовке деловых совещаний и даже решать некоторые вопросы в Ваше отсутствие.
Этого можно добиться, соблюдая одно-единственное условие: постоянно общаться со своим секретарем. В противном случае не на кого будет жаловаться, если, вернувшись из командировки, Вы обнаружите у себя на столе горы документов, а телефон накалится докрасна от желающих немедленно пообщаться с Вами. И кого упрекать, если Вы обнаружите, что в рабочем графике Вашего секретаря полно несовпадений с Вашим собственным расписанием?
Старайтесь не отвлекать своего секретаря понапрасну - помните, что ее время также ценно, как и Ваше собственное, которое она помогает Вам сберечь!

Как правильно построить отношения со своим секретарем?
Обязательно говорите, беседуйте со своей секретаршей, объясняйте ей суть того, что Вы делаете; пусть она будет в курсе всех Ваших рабочих планов и проектов. При этом не забывайте, что общение включает еще и умение слушать! Внимательно прислушивайтесь к тому, что предлагает Ваша помощница. Вполне возможно, что ее советы окажутся для Вас очень полезными.
И, конечно, не забывайте о других сторонах: умейте поощрять хорошую работу своего секретаря, сделайте так, чтобы Ваши отношения с нею стали по-настоящему деловыми и одновременно дружескими и доверительными. Только в этом случае Ваша секретарша действительно станет для Вас панацеей, спасительным средством от всех зол!

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* НЕ ПОЖАЛЕЙТЕ ВРЕМЕНИ И СИЛ, ЧТОБЫ НАЙТИ СЕБЕ ХОРОШЕГО СЕКРЕТАРЯ, УМЕЮЩЕГО ЦЕНИТЬ СВОЕ И ЧУЖОЕ ВРЕМЯ.
* КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ОБЩАЙТЕСЬ СО СВОИМ СЕКРЕТАРЕМ, ОБЪЯСНЯЙТЕ ЕМУ СУТЬ ТОГО, ЧТО ВЫ ДЕЛАЕТЕ.
* ОБЯЗАТЕЛЬНО ПРИСЛУШИВАЙТЕСЬ К СОВЕТАМ СВОЕГО СЕКРЕТАРЯ.
* НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ПООЩРЯТЬ ХОРОШУЮ РАБОТУ СВОЕГО СЕКРЕТАРЯ.
* СТАРАЙТЕСЬ СДЕЛАТЬ ВАШИ СВОИ ОТНОШЕНИЯ С СЕКРЕТАРЕМ ПО-НАСТОЯЩЕМУ ДЕЛОВЫМИ И ОДНОВРЕМЕННО ДРУЖЕСКИМИ И ДОВЕРИТЕЛЬНЫМИ.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ И САМОКОНТРОЛЬ
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
В данной главе были даны основные рекомендации относительно того, как грамотно организовать личную работу. В приведенной ниже таблице систематизированы наиболее типичные ошибки, с которыми Вам придется столкнуться в процессе организации Вашей личной работы, указаны наиболее вероятные причины их возникновения, а также предложены возможные решения.
Типичные проблемы и ошибки Возможные причины, подоплека Рекомендации Отсутствие планов дня Отсутствие системы планирования. Обзаведитесь дневником времени. Успехи достигаются и без планирования. Учитывайте, что запланированная активность намного чаще ведет к хорошим результатам, чем незапланированная. Бытующее мнение о том, что каждый день протекает по-своему и непредвиденное все равно не поддается планированию. Задумайтесь над тем, что многие менеджеры вновь и вновь одинаково растрачивают впустую свое время. Планирование же создает резерв для непредвиденного и для действительно важных дел (управленческих функций). Функциональная ориентация (действия опережают мышление) Признайте, что успех чаще сопутствует тем, кто определенно знает, зачем он что-то делает (или не делает). Постоянная нехватка времени. Затраты времени не планируются. Сформулируйте цели, устанавливайте приоритеты, планируйте свое время. Концентрация усилий на спешных делах. Наряду со срочностью учитывайте важность дел, поручайте другим то, что можно поручить. Слишком широкий круг интересов. Ограничивайтесь самым существенным (лучше меньше, да лучше). Отсутствие плана на день. Накануне вечером надо планировать задачи, которые обязательно должны быть выполнены на следующий день. Стремление сделать слишком много в короткое время. Меньше делайте сами и больше поручайте (правило Эйзенхауэра). Недоведение намеченного до конца. Отсутствие приоритетов. Устанавливайте приоритеты по критериям срочности и важности, в первую очередь выполняйте задачи высшей приоритетности. Отсутствие конечных сроков. Для всех важных задач устанавливайте реалистичный срок (в плане дня) и придерживайтесь его. Нерешительность Вырабатывайте волевые качества своего характера. Нетерпение, забота о деталях. Последовательно и правильно выполняйте все задачи. Экономьте время на том, чтобы не начинать все сначала и не подвергать сделанное переработке. Дезорганизованность, "заваленный" письменный стол Отсутствие системы организации работы. Все важное записывайте в дневнике времени и "подшивайте" отдельные записки. Перенос сроков. Беритесь в первую очередь за действительно самые важные дела. Устанавливайте сами себе конечные сроки. Все "ложится" на стол. Поручите своему секретарю отсортировывать маловажную корреспонденцию и направлять подчиненным те запросы, на которые они могут ответить без Вашей помощи. Боязнь потерять контроль. С дневником времени и листком "обзора событий" Вы будете иметь лучшую базу информации, чем с грудой документов на письменном столе. На нем должны находиться только те документы, которые Вам действительно нужны для текущей работы.

Умение - это правильное выполнение работы.
Эффективность - это выполнение правильной работы.
Питер Друкер
Чтение и написание отчетов, докладных записок, писем, книг, журналов, статей и других деловых документов занимает сегодня значительную часть дня менеджера. Поэтому обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение Ваших профессиональных и жизненных целей.
ОГЛАВЛЕНИЕ
Насколько продуктивна Ваша "бумажная работа"?
Ваша цель - минимум документов.
Краткость - сестра таланта.
Правила "парковки" документов.
Компьютер - друг или враг?
Типичные ошибки в работе с документами.

НАСКОЛЬКО ПРОДУКТИВНА ВАША "БУМАЖНАЯ РАБОТА"?
Нет ничего более легкого, чем быть занятым,
и нет ничего более трудного, чем быть результативным.
Ален Маккензи
"Бумажная работа" отнимает у меня слишком много времени. Можно ли обойтись без бумаг вообще?
К сожалению, пока нет. Хотя еще десять лет тому назад специалисты "Техас Инструментс" всерьез заговорили о том, что в будущем конторская работа вообще сможет обойтись без бумаг. Несмотря на все достижения техники, на столе любого менеджера все еще предостаточно бумаг: письма, факсы, меморандумы, отчеты, деловые предложения. Наверняка поток аналогичных и многих других документов непрерывно идет и в Ваш кабинет.
А если Вы не читаете бумаг, то, скорее всего, заняты тем, что сами их плодите, или, что еще утомительнее, занимаетесь их разборкой и классификацией. Так или иначе, но работа с бумагами поглощает значительную часть Вашего времени. Не позволяйте бумагам взять над Вами власть! Для повышения эффективности труда необходимо свести "бумажную" работу к минимуму.

Существуют ли общие правила "бумажной работы"?
Существует широкий арсенал современных средств и приемов, с помощью которых Вы сумеете взять бумажную работу под свой контроль. Однако не забывайте, что каждому из нас приходится иметь дело с бумагами, адресованными непосредственно нам, то есть, иначе говоря, со своими персональными (индивидуальными) бумагами, а поэтому и подход к работе с ними должен быть у каждого из нас свой, сугубо индивидуальный, что, однако, не исключает общих принципов и правил. Об основных из них и пойдет речь в данной главе.

Как оценить эффективность моей "бумажной работы"?
Прежде всего, окиньте критическим взглядом свой рабочий стол. Задайте себе вопрос: а все ли бумаги, лежащие перед Вами, действительно Вам необходимы?
Умеете ли Вы быть кратким при подготовке документов?
Есть ли в Вашей компании "Доска объявлений" для размещения наиболее важных документов, предназначенных для всеобщего ознакомления?
Как часто Вы освобождаете свой стол от ненужных бумаг?
Умеете ли Вы качественно и быстро писать документы?
Многие ли документы в Вашем офисе дублируются? Проведите небольшую проверку, которая поможет Вам легко установить, где именно хранится нужная Вам информация, а заодно узнать, в скольких местах она продублирована. Удобнее всего это делать с помощью матрицы, которая может выглядеть, например, так:
1 2 3 4 5 А Х Х Х Х Х Б Х Х Х В Х Х Х Г Х Х Х Д Х Х 1, 2, 3, 4, 5 - наименования документов
А, Б, В, Г, Д - места их размещения. На матрице видно, сколько раз продублирован тот или иной документ. Например, документ 1 продублирован во всех пяти местах.
Такой несложный анализ поможет Вам быстро выявить уровень дублирования бумаг в Вашей организации. А это неизбежно повлечет за собой дополнительные вопросы, например: "Зачем одна и та же информация дублируется в двух или трех отделах? Действительно ли это необходимо?", "Не стоило ли поместить документ 1 на доску объявлений?" и т.д.
И, наконец, проведите такой эксперимент: возьмите наугад со своего стола бумаг десять - двенадцать. Пусть это будут письма, служебные распоряжения, заявления - словом, все подряд. Пометьте эти документы вверху красной точкой в знак того, что они уже прошли через Ваши руки, а потом положите их в общую массу и продолжите разбор почты обычным порядком. Когда данный документ попадет к Вам в руки вторично, поставьте рядом еще одну точку, и так - пока документ не отработан окончательно. А потом подсчитайте, сколько красных точек будет стоять на каждой бумаге.
Вот вы берете письмо и просто пробегаете его глазами - одна точка; потом вновь возвращаетесь к нему после обеда, чтобы подумать, какое принять решение для ответа на него, - вторая точка. Если в этот момент Вас отрывают от работы незапланированным визитом, и Вы снова откладываете его, чтобы вернуться к работе над ним чуть позднее, - третья точка. И, наконец, на следующий день утром Вы снова берете письмо, чтобы отдать его секретарю вместе с подготовленным вариантом ответа, - четвертая точка.
Пожалуй, столько раз, если не больше, мы обычно берем в руки любой документ, который поступает к нам. Можете вообразить себе количество точек на бумагах, с которыми Вы работаете месяцами: различные проекты, долгосрочные программы и т.д.
Подобного рода тест шутливо называется "проверка на корь". Количество точек на бумаге безошибочно скажет Вам, больны ли Вы "бумажной корью", растранжиривая время на одну и ту же бумагу, не решаясь дать ей ход. Конечно, есть документы, в работе с которыми без этого не обойтись, но большинство из них могут быть отработаны один раз - сразу же. Наверное, Вы сами будете удивлены, обнаружив, что брали некоторые документы в руки по меньшей мере четыре раза!

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
Чтобы качественно и быстро писать документы, не следует сразу хвататься за перо, необходимо сначала продумать план своей работы над документом. Последовательность этапов работы должна быть следующей:
1. Составление краткого плана-конспекта, включающего последовательность изложения, объем работы, учет всех необходимых материалов.
2. Сортировка материалов: на этой стадии идет уточнение всех имеющихся в Вашем распоряжении данных. Кое-что отбрасывается за ненадобностью, другое, наоборот, включается.
3. Определение последовательности подачи материала, то есть, грубо говоря, что за чем идет. По сути это подготовка оглавления, где Вы перечисляете названия всех глав с краткими пометками о том, что включает каждая из них.
4. Подготовка проекта документа, проще говоря - черновика, в котором уже в законченном виде просматривается готовый результат Вашей работы.
5. Редактирование: окончательная сверка документа с Вашим планом-конспектом. Не расстраивайтесь, если, работая над бумагами в первый раз, Вы получаете на стадии редактирования еще довольно сырой документ. Редактируйте его еще и еще. Чем больше времени Вы потратите на шлифовку документа, тем качественнее и весомее будет результат Вашей работы. Постепенно приходит опыт, и вот уже из-под Вашего пера выходят действительно совершенные документы и по стилю, и по форме, и по содержанию. Не сомневайтесь, эффект от таких документов будет соответствующий: нужные Вам договоры будут заключены, планы утверждены, программы одобрены.
Применение подобной системы работы над документами, несмотря на кажущуюся громоздкость и многочисленность пунктов, позволит существенно сократить время, которое Вы тратите на написание различных служебных бумаг.

ВАША ЦЕЛЬ - МИНИМУМ ДОКУМЕНТОВ
Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полегчают.
Персидская поговорка
Мой кабинет буквально завален бумагами. Как мне с ними разобраться?
Как показывает статистика, из всего того моря бумаг, которые ежедневно подшиваются в сотнях и тысячах контор по всему миру, лишь 10% востребуются вторично. Так что более 90% всех бумаг, хранящихся в Вашей конторе, можно безболезненно уничтожить, и никто не заметит их отсутствия! Это вместо того, чтобы ломать себе голову над тем, где разместить Ваш гигантский архив, требующий "специальной температуры и влажности для хранения документов".
Итак, в работе с бумагами у Вас есть три подхода:
* Выбросить вон, не подшивая, с учетом приведенной выше мрачной статистики;
* Подшить и забыть о них навсегда;
* Подшить и конкретно указать, сколько должен храниться этот документ (или, хотя бы, когда он может быть затребован вторично).
Окиньте внимательным придирчивым взглядом свой стол. Ведь признайтесь, сколько в ящиках Вашего стола скопилось хлама, который Вы собираете так, на всякий случай: "А вдруг пригодится?". От этих уже давно не нужных Вам документов пухнут папки, распираются ящики стола, бумаги не умещаются в Вашем портфеле. Разберитесь с ними, наконец! Принимайтесь за работу немедля, и беспощадной рукой выбрасывайте в корзину все, что Вам не нужно:
* Старые циркуляры, вернувшиеся к Вам повторно;
* Прошлогодние журналы (если Вам нужны одна-две статьи из них, аккуратно вырвите эти страницы и сохраните);
* Так же безжалостно поступите с огромной массой безделушек, безвкусных сувениров и коробочек, которые годами накапливались на Вашем столе. Либо найдите им применения, либо - вон, в мусорную корзину.
Такие генеральные чистки очень помогают в работе, хотя большинство людей неохотно расстаются с вещами, даже ненужными. Лишь немногие могут похвастаться, что в их столе нет ничего такого, что можно без особого ущерба выбросить в корзину немедленно.
О том, что делать с оставшимися 10% документов Вы узнаете в разделе "Правила "парковки" документов".

Как же можно решать служебные вопросы без бумаг?
Всякий раз, когда Вы беретесь за перо или приглашаете к себе секретаршу, чтобы продиктовать ей очередную бумагу, подумайте: а есть ли в нем вообще нужда? Вот Вам и наглядная экономия времени, кстати, не только своего, но и чужого. Ведь кому-то пришлось бы читать Ваше послание, потом отвечать на него или реагировать каким-то иным образом. К сожалению, не все это понимают, а потому бумаги идут к нам неиссякаемой чередой. Вы с тоской смотрите на пухлую папку с документами, забывая о том, что, вполне возможно, кто-то где-то в другом кабинете с таким же чувством взирает на бумагу, присланную Вами. Что же делать? Как остановить, или хотя бы уменьшить этот поток?
Во-первых, постарайтесь в разумных пределах заменить письменное общение телефоном: ведь проще снять трубку и набрать нужный номер, чем написать и отправить письмо. К тому же далеко не все дела нуждаются в их письменном воплощении. Итак, телефон - самый верный способ уменьшить количество бумажной работы.
Таким же незаменимым, как и телефон, стал в наши дни факс. И дело не только в обеспечиваемой им оперативности связи. Факсимильная форма связи породила совершенно новый стиль делового общения, где на первое место выдвигается краткость изложения, четкость мысли, конкретная проработка деталей.
В-третьих, прежде чем дать заявку на копирование какого-либо документа, подумайте, а действительно ли это необходимо? По данным статистики, большая часть потребляемой бумаги тратится на копирование и размножение одних и тех же циркуляров и прочих документов. В большинстве более или менее крупных компаний действует правило: выпускается документ, и тут же к нему прилагается сопроводительное письмо, кому и в какие отделы его следует разослать для ознакомления. Нужно это или нет, станут ли там читать бумагу или, не глядя, подошьют в одну из папок, это редко кого интересует. Таковы правила, так делают все и везде. Попробуйте воспользоваться доской объявлений или разошлите письмо по электронной почте намеченным адресатам. Однако будьте предельно осмотрительны, работая с секретными и конфиденциальными документами. Вашему соседу по комнате или посетителю совсем не обязательно видеть на экране компьютера какие-то данные о конкретной сделке, заключенной Вами на прошлой неделе.
Если Вы получаете от руководства задание провести анализ каких-либо событий, обязательно уточните, в какой форме необходимо представить результат. Может оказаться, что вместо объемистого доклада вполне подойдет краткое устное аналитическое заключение.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* ВАША ЦЕЛЬ - ДОБИТЬСЯ МИНИМУМА ДОКУМЕНТОВ НА СТОЛЕ.
* РЕГУЛЯРНО ПРОВОДИТЕ ГЕНЕРАЛЬНУЮ УБОРКУ СВОЕГО РАБОЧЕГО МЕСТА. МОЖЕТЕ ПОСТАВИТЬ ПЕРЕД СОБОЙ ШУТЛИВУЮ ЗАДАЧУ - ДОБИТЬСЯ ТОГО, ЧТОБЫ К КОНЦУ РАБОЧЕГО ДНЯ КОРЗИНА ДЛЯ БУМАГ ВСЕГДА БЫЛА ЗАПОЛНЕНА.
* ПРЕЖДЕ ЧЕМ ПРИСТУПИТЬ К ПОДГОТОВКЕ ОЧЕРЕДНОЙ БУМАГИ ПОДУМАЙТЕ, ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ЛИ ЭТО НЕОБХОДИМО.
* АКТИВНО ИСПОЛЬЗУЙТЕ АЛЬТЕРНАТИВНЫЕ СПОСОБЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ: ТЕЛЕФОН, ФАКС, КОМПЬЮТЕР, УСТНЫЕ ОТЧЕТЫ И ПР.

КРАТКОСТЬ СЕСТРА ТАЛАНТА
В "Отче наш" всего лишь 56 слов;
в обращении Линкольна в Геттисберге - 268 слов;
в Декларации Независимости - 1322 слова;
а в федеральном государственном своде законов о капусте,
регулирующем торговлю капустой - 26911 слов".
Жалоба конгрессмена США
Можно ли сократить время, затрачиваемое на "бумажную работу"?
Вы тратили бы гораздо меньше времени на бумажную работу, если бы взяли на вооружение вынесенный в заголовок афоризм. Быть лаконичным и кратким непросто: всегда велика опасность, что Вас превратно истолкуют, неправильно поймут или не поймут вовсе. Поэтому не приходится удивляться тому странному на первый взгляд обстоятельству, что люди гораздо охотнее и чаще пишут пространные деловые письма, чем обременяют себя необходимостью сесть и подумать над предельно кратким, но емким текстом делового послания.

Разве можно быть предельно кратким и при этом соблюсти все правила деловой этики?
Конечно можно! Вот Вам пример. Некто А интересуется у Б, с которым у него достигнута договоренность о встрече, когда прибывает его самолет и есть ли необходимость в том, чтобы его встретили в аэропорту. И в ответ получает вот такое послание:
"Глубокоуважаемый господин А!
Благодарю Вас за Ваше любезное письмо от 24 июля сего года, которое Вы прислали мне в ответ на мое письмо по поводу моего предстоящего визита к Вам в среду 30 июля сего года. С радостью сообщаю Вам, что, кажется, все мои хлопоты, связанные с организацией поездки, уже позади. О некоторых из них я уже упоминал Вам в предыдущем ответе, а сейчас более подробно - об остальных. Но прежде о деталях. Я прилетаю рейсом 915 в 10 часов утра. Думаю, к обеду успею, а потому не потребуется никаких изменений в расписании наших встреч.
Что касается Вашего любезного предложения встретить меня в аэропорту, то не могу выразить Вам словами, насколько я был бы Вам благодарен, если бы Вы действительно смогли...". И так далее и тому подобное.
В данной ситуации вполне можно было бы написать ответ таким образом:
"Глубокоуважаемый господин А!
Был рад получить от Вас письмо. Я прилетаю рейсом 915 30 июля в 10 утра. Было бы хорошо, если бы меня смогли встретить в аэропорту. Можно просто прислать за мной машину.
Большое спасибо за проявленное внимание, до встречи.
Искренне Ваш, Б".
Во втором варианте письма все ясно, четко, кратко. Не надо пробиваться сквозь массу ненужных деталей. Несмотря на то, что второе письмо втрое короче, чем первое, оно исключительно вежливое, соблюдены все правила деловой этики, не говоря уже о том, что чтение такого письма займет меньше времени.

Как еще можно сократить свою деловую переписку?
Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!
Вы можете также использовать следующие приемы:
* Сразу после прочтения напишите от руки на полученном Вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи "Согласен", а для ответа на приглашение - "Обязательно буду. До встречи".
* Если Вы хотите на основе имеющегося в Вашем распоряжении текста проспекта, каталога, предложения и т.п. сделать заказ, то просто наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом и т.п., скопируйте оба документа вместе, а потом напишите на копии свою просьбу (например, прошу прислать 2 экземпляра), и отошлите этот листок адресату.
* Если Ваше обращение к партнеру предполагает его краткий немедленный ответ, то Вы можете направить ему что-то вроде письма-маятника, оставив место для предполагаемого ответа (можно сделать это в форме своеобразного бланка).
* Если Вы ожидаете краткого и быстрого ответа на свое письмо, Вы можете послать партнеру письмо в двух экземплярах, упомянув в тексте, что он может использовать второй экземпляр для написания от руки краткого ответа.
* Используйте различные формуляры, бланки, стандартные сопроводительные записки для кратких сообщений, выдачи заказов, заявок и т.п., если Вам надо сделать краткое стандартное сообщение или отослать в качестве приложения материалы, которые нуждаются только в небольшом пояснении.
* Работа на компьютере дает поистине безграничные возможности по рационализации переписки! Вы можете использовать стандартные формулировки других документов, уже имеющихся в Вашем компьютере, что значительно сэкономит время.
* Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.
* Заранее подготавливайте процесс написания или диктовки писем, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т.п.
* Используйте незаполненные промежутки времени для диктовки на магнитофонную пленку кратких текстов.
* Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели Вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что именно Вы хотите сообщить другому лицу.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
ПОМНИТЕ, ЧТО "МНОГО" СОВЕРШЕННО НЕ ОЗНАЧАЕТ "ХОРОШО"!
В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ БУДЬТЕ ПРЕДЕЛЬНО КОНКРЕТНЫ И ЛАКОНОЧНЫ - БЕРЕГИТЕ СВОЕ И ЧУЖОЕ ВРЕМЯ!
СОКРАТИТЕ СВОЮ БУМАЖНУЮ РАБОТУ ДО МИНИМУМА!
В ПОВСЕДНЕВНОЙ БУМАЖНОЙ РАБОТЕ ВСЕГДА РУКОВОДСТВУЙТЕСЬ АФОРИЗМОМ "КРАТКОСТЬ - СЕСТРА ТАЛАНТА"!

ПРАВИЛА "ПАРКОВКИ" ДОКУМЕНТОВ
Что написано пером, не вырубишь топором.
Народная мудрость
Каждое утро у меня начинается с просмотра поступивших документов. Зачастую это отнимает слишком много времени. Что делать?
Начнем с того, что нельзя успеть все сразу. Секретарь приносит Вам почту, но в ней далеко не все бумаги первостепенной срочности и важности. Вполне возможно, что некоторые из них могут подождать и день, и два. А другие, напротив, требуют немедленных действий. Но как в этом ворохе бумаг найти первостепенное и отложить в сторону то, что действительно может полежать некоторое время?
В такой ситуации Вам как раз и пригодится система "парковки" документов, т.е. место, на котором документы раскладываются в соответствии со степенью их срочности и важности.

Как построена система "парковки" документов?
На первом месте размещаются самые срочные и важные бумаги (можно назвать их, например, "срочным файлом"), далее те, которые могут подождать или потребуют повторной работы с ними и т.д. Затем документы, на которые Вы уже отреагировали и забыли об их существовании, возложив остальную работу по контролю и исполнения на своего секретаря.
Таким образом, система "парковки" документов - это все та же картотека, только для документов, где каждый раздел обозначен соответствующими буквами алфавита или специальным шифром. Одного взгляда на картотеку достаточно, чтобы определить: здесь лежат документы, требующие ежемесячной отчетности, здесь заявления, далее финансовые и платежные документы, предложения по проекту, отчеты и планы и т.д. На некоторых разделах можно сразу же проставлять сроки исполнения документов, чтобы не создавать излишней нервозности и суеты. Одним словом, это простое и рациональное изобретение. Попробуйте, и Вы сами убедитесь в этом.

А что же все-таки делать с 10% документов, оставшихся после разборки стола?
Предположим, что Вы действительно оставили только те документы, которые могут Вам потребоваться в будущем. Как правило, они "подшиваются" в дело. Следовательно, Вам нужна система, позволяющая делать это наиболее эффективно и быстро.
Такая система может включать в себя разработку обычного шифра или индексацию: И - исходящие, В - входящие, С - срочные бумаги, СС - документы для служебного пользования и т.п.. Словом, Вы можете задействовать весь алфавит от А до Я или все цифры от 1 до 9. Но не переусердствуйте. Иначе под буквой "П" Ваша секретарша начнет складировать и те бумаги, которые Вы откладывали на подпись вышестоящему начальству, и для того, чтобы подшить их в дело. А путаница произойдет потому, что и в том, и в другом случае Вы просто ставили на документе букву "П".

А можно ли сократить количество документов в подшивке?
Не только можно, но и необходимо! Старайтесь не складировать ненужные документы. Воспользуйтесь одной из методик, предложенных ниже:
* Документы подшиваются по разделам, обозначенным специальными шифрами. Причем происходит это по истечении определенного времени. Например, через месяц после того, как бумага легла к Вам на стол. Вы сами убедитесь, сколь резко сократится количество бумаг к тому времени, когда наступит момент их подшить.
* Документы подшиваются в хронологическом порядке. Например, по кварталам, с ограниченным сроком хранения. Тогда в четвертом квартале выбрасываются папки за первый квартал или за четвертый квартал прошлого года (разумеется, это правило не распространяется на документы, подлежащие более длительному хранению в соответствии с действующим законодательством, - например, финансовую отчетность).
Любая из этих двух методик может Вам подойти, ибо позволяет безжалостно бороться с ненужным "складированием" бумаг. Однако Вы можете придумать и свой способ. В некоторых офисах, например, секретарь, подшивая очередную бумагу, выбрасывает из папки ту, которая была подшита первой, регулируя таким образом толщину папок.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
* СТАРАЙТЕСЬ ОБРАБАТЫВАТЬ ТОЛЬКО ВХОДЯЩУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ, ИМЕЮЩУЮ ДЛЯ ВАС ЗНАЧЕНИЕ, ПЕРЕПОРУЧИТЕ ОБРАБОТКУ "РУТИННОЙ ПОЧТЫ" СЕКРЕТАРЮ.
* ПОРУЧИТЕ СЕКРЕТАРЮ ДЕЛАТЬ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ РАССОРТИРОВКУ ВХОДЯЩЕЙ ПОЧТЫ (НАПРИМЕР, ПО ПРИОРИТЕТНОСТИ) И РАСКЛАДКУ ЕЕ В СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПАПКИ.
* ТРЕБУЙТЕ, ЧТОБЫ К ВХОДЯЩИМ ПИСЬМАМ ПРИКЛАДЫВАЛИСЬ НЕОБХОДИМЫЕ РАЗЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ.
* ВСЕ НЕСУЩЕСТВЕННОЕ НЕМЕДЛЯ ОТПРАВЛЯЙТЕ В КОРЗИНУ ДЛЯ БУМАГ.
* ПРИ ЧТЕНИИ ПИСЬМА СРАЗУ ПОМЕЧАЙТЕ ВСЕ ВАЖНЫЕ МЕСТА В ТЕКСТЕ.
* СНАБЖАЙТЕ ПИСЬМО УКАЗАНИЯМИ И ЗАМЕЧАНИЯМИ ПО ОБРАБОТКЕ (СРОК ИСПОЛНЕНИЯ, ИСПОЛНИТЕЛЯ, МЕСТО В АРХИВЕ И ПР.)
* ВХОДЯЩУЮ ПОЧТУ, КОТОРАЯ ДОЛЖНА ОБРАБАТЫВАТЬСЯ В ДРУГОМ МЕСТЕ, НЕМЕДЛЕННО ОТПРАВЛЯЙТЕ ПО НАЗНАЧЕНИЮ.
* ОБРАБАТЫВАЙТЕ ПИСЬМО СРАЗУ ПОСЛЕ ПОЛУЧЕНИЯ.
* НИ ОДНО ПИСЬМО НЕ ДОЛЖНО ОСТАВАТЬСЯ БЕЗ ОБРАБОТКИ.
* ИСПОЛЬЗУЙТЕ СИСТЕМУ КАТАЛОГА ДЛЯ "ПАРКОВКИ" ДОКУМЕНТОВ.
* СВОЕВРЕМЕННО И РЕГУЛЯРНО ИЗБАВЛЯЙТЕСЬ ОТ НЕНУЖНЫХ БУМАГ.

КОМПЬЮТЕР - ДРУГ ИЛИ ВРАГ?
Одно из самых распространенных современных заблуждений -
полагать, что компьютер может все.
Патрик Форсайт
Разве компьютер может быть врагом?
Трудно вообразить, как можно сегодня обходиться в работе без компьютера. Но, к сожалению, компьютер иногда способен разочаровывать. Иногда в работе каждого из нас нужна не столько оперативность, сколько осмотрительность. Представьте себе, что Вы приобрели электронную записную книжку. Целую неделю Вы тратили все вечера, внося в нее номера телефонов, необходимые адреса и фамилии. А потом случайно нажали не ту кнопку или Ваш ребенок вытащил из нее батарейки, чтобы поиграть, и ... вся информация была уничтожена!
Или, к примеру, внимательно изучите обычный счет за гостиницу. Там порой таких закорючек наставят (увы! - далеко не все гостиницы компьютеризированы!), что ни один компьютер не разберется в этих сокращениях и обозначениях. И приходится бухгалтерии подшивать Ваши бумаги по старинке, без компьютера, или самим вводить в компьютер расшифрованную информацию, все равно подшивая оригинал счета в папку.
К тому же, для работы со многими программами Вам не обойтись без квалифицированного специалиста - компьютерщика. Оператор за машиной или администратор компьютерной сети - это дополнительные люди в штате со всеми вытекающими отсюда последствиями, не исключая и таких: "Извините, сегодня я сделать эту работу не смогу - машина вышла из строя".
Нельзя также забывать и о конфиденциальной информации. Чтобы соблюсти принцип конфиденциальности, Вам обязательно придется обратиться за помощью к специалистам, чтобы Ваша информация не оказалась на всеобщем обозрении (развитие современных технологий позволяет "заглянуть" в Ваш компьютер, даже находясь на расстоянии нескольких сотен километров от Вас!).
Вот почему о компьютере как о помощнике номер один можно говорить лишь тогда, когда Вы сами умеете работать с ним и знаете его более или менее хорошо. Иначе эффект будет прямо противоположным тому, на который Вы рассчитываете. И Вам потом еще долго придется расхлебывать последствия попытки внедрить компьютер в собственную работу.

В каких областях делопроизводства целесообразно использовать компьютер?
* В работе с базами данных, когда с помощью обычного персонального компьютера можно навести идеальный порядок в своем делопроизводстве;
* В разработке графических и прочих иллюстративных материалов, будь то таблицы, чертежи, схемы и пр.;
* В тиражировании документов, когда простым нажатием кнопки Вы можете распечатать необходимое Вам количество экземпляров того или иного документа;
* В организации эффективной и быстрой коммуникации с использованием электронной почты. Таким образом Вы сможете оперативно знакомить своих сотрудников с необходимой информацией, давать им задания, получая столь же оперативный ответ; в течение нескольких минут отправлять информацию своим заокеанским партнерам, получая быстрый ответ и т.д.;
* В обработке статистических материалов, редактировании, моделировании, не говоря уже о возможности в свободное время поиграть даже в "крестики-нолики";
* В осуществлении информационного обеспечения Вашей деятельности путем использования возможностей сети Интернет и т.д. и
При разумном подходе возможности компьютера могут быть поистине безграничны!

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
КАК И В ЛЮБОМ ДРУГОМ ДЕЛЕ, В ОЦЕНКЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРА С ЦЕЛЬЮ ЭКОНОМИИ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ, НЕ ДОЛЖНО БЫТЬ КРАЙНОСТЕЙ.
РАЗУМНОЕ И ГРАМОТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРА ПОЗВОЛИТ ВАМ ВЫСВОБОДИТЬ МАССУ ВРЕМЕНИ, НО, ПРЕЖДЕ ВСЕГО, ВАМ СТОИТ ПОТРАТИТЬ ВРЕМЯ НА ТО, ЧТОБЫ НАУЧИТЬСЯ РАБОТАТЬ НА КОМПЬЮТЕРЕ И ИЗУЧИТЬ ВСЕ ЕГО ВОЗМОЖНОСТИ. В ПРОТИВНОМ СЛУЧАЕ КОМПЬЮТЕР МОЖЕТ СТАТЬ ВАШИМ ВРАГОМ НОМЕР ОДИН!

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
Ситуация: "Год назад начальник поручил мне готовить еженедельные отчеты. Я трачу на подготовку кучу времени, регулярно отправляю их в канцелярию, но, мне кажется, что их никто не читает..."
Ошибка: Сделайте соответствующие выводы из этой ситуации и возьмите себе за правило любое постоянное поручение, данное Вам, проверять относительно того, есть ли в нем необходимость, скажем, через три месяца, полгода или год. Не забывайте время от времени убеждаться в том, что эта работа все еще нужна тому, для кого Вы ее делаете. Помните, что любые изменения, способные сократить время на выполнение работы без ущерба ее качеству, обычно приветствуются и поощряются.

Ситуация: "Директор поручил мне провести анализ продаж нашей компании. Я подготовил объемный отчет, а он не стал его смотреть, попросив коротко объяснить все на словах. Я не был к этому готов, и шеф остался очень недоволен..."
Ошибка: В данном случае неправильно поступили обе стороны - и начальник, и подчиненный. Начальник, которому изначально не нужен был объемный письменный отчет, а была необходима краткая устная презентация (возможно, сопровождаемая какими-либо графиками или рисунками), должен был оговорить устраивающую его форму представления результатов выполнения задания. Сам же исполнитель, получая задание, должен был проявить больше заинтересованности и постараться выяснить у шефа, в какой именно форме ему следует представить результаты работы.

Ситуация: "Значительную часть своего рабочего времени я трачу на чтение различных служебных документов. Чтобы успеть сделать другие дела, я вынужден часть документов брать домой для изучения..."
Ошибка: Современные менеджеры вынуждены много времени тратить на чтение. Обязательно сортируйте свой материал для чтения, и читайте лишь то, что Вам безусловно нужно для работы! Используйте методы рационального чтения, которое в первую очередь означает определение приоритетности - целенаправленный отбор и принятие решений относительно того, надо ли читать вообще, и если надо, то сколько. Путем специальной тренировки усовершенствуйте свою методику чтения и повысьте скорость чтения за счет избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов и применения лучшей техники чтения. Помните, что чтение должно быть активным - путем выделения в тексте важных мест (маркировки) и подготовки выписок Вы обеспечиваете лучшую проработку материала и облегчаете повторное чтение, при этом что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме. Не забывайте, что умение хорошо отдыхать так же важно, как и умение хорошо работать!

Ситуация: "Скорочтение трудно освоить, и у меня просто нет на это времени..."
Ошибка: Любой грамотный взрослый человек может удвоить или утроить скорость чтения, потратив на это немного усилий и времени. Обратитесь к нашему "ПРАКТИКУМУ", если Вы хотите освоить приемы быстрого чтения наиболее распространенных бизнес-материалов.

Ситуация: "Я постоянно стараюсь усовершенствовать свою систему работы с документами, но с каждым разом я все больше времени трачу на поиск нужных мне бумаг..."
Ошибка: Удивительно, как Вы вообще их находите! Если у Вас есть система работы с документами, то Ваша основная задача заключается в том, чтобы строго ей следовать, не придумывая что-то с каждой новой бумагой, засовывая ее всякий раз в другое место. Такие новшества ничем, кроме потери времени, не оборачиваются.

Вы томитесь одиночеством? Ненавидите принимать решения?
Тогда проведите совещание. Вы встретитесь с другими людьми,
снимите с себя груз ответственности принятия решений,
почувствуете свою значимость и произведете впечатление на коллег.
Совещание - практическая альтернатива работе. Проведите его сегодня же.
Анонимное высказывание
Опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 или даже 80% своего времени проводят на конференциях и совещаниях. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний!
ОГЛАВЛЕНИЕ
Зачем Вам нужны совещания и нужны ли Вы на совещании?
Правила проведения совещаний.
Повестка совещания.
Персональный состав присутствующих.
Время и место проведения совещания.
Продолжительность совещания.
Роль и функции председателя совещания.
Подведение итогов.
Типичные ошибки при проведении совещаний.

<< Пред. стр. 6 (из 9) След. >>

Список литературы по разделу