<< Пред.           стр. 5 (из 9)           След. >>

Список литературы по разделу

 
 НЕПРОШЕНЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ
 Незваный гость - хуже татарина.
 Пословица
 Ко мне постоянно приходят "незапланированные" посетители. Почему это происходит?
 Как Вам, вероятно, пришлось убедиться на собственном опыте, незапланированные посетители являются одними из самых беспощадных "пожирателей" времени. Но если Ваше время уходит на этих "незваных гостей", почему Вы их все-таки принимаете? Причины могут быть следующими:
 * Ваше рабочее место уязвимо к "заглядывающим" посетителям
 * Ваш секретарь не справляется с функциями "внутреннего барьера"
 * Вы привыкли решать все вопросы лично, и это распространяется на посетителей
 * Вы не назначаете время встреч заранее, поэтому большинство Ваших посетителей приходят к Вам, когда хотят
 * Вы опасаетесь упустить какую-то важную информацию, если не выслушаете всех посетителей
 * Вы видите в каждом новом посетителе потенциального клиента и стараетесь его удержать
 * Вы просто не владеете приемами "борьбы" с "незваными гостями"
 В зависимости от того, что именно является основной причиной Ваших потерь времени на непрошеных посетителей, существуют различные способы борьбы с этими "пожирателями".
 
 Как спланировать мой офис, чтобы "отсечь" ненужных посетителей?
 Если у Вас есть свой офис то, чтобы "отсечь" ненужных посетителей, его планировка должна включать две зоны: общую и личную. Посетителей принимают в общей зоне. Личная зона - Ваша частная территория.
 Хотя расстановка мебели зависит от размеров и формы офиса, для ограничения доступа посетителей к Вашему рабочему месту есть одно общее правило: создайте физическую преграду для прохода посетителей в Вашу личную зону. Таким барьером может быть Ваш собственный стол, книжные полки и даже небольшие предметы интерьера (подставка с цветами, корзина для бумаг). Старайтесь, чтобы Ваш посетитель все время оставался в "общей" зоне и ни в коем случае не позволяйте ему обосноваться, если он Вам не нужен!
 
 Что еще можно предпринять, чтобы уменьшить число непрошеных посетителей?
 Для уменьшения потока "незваных гостей" используйте следующие приемы:
 * Не принимайте никого без конкретной предварительной договоренности о встрече.
 * Обяжите своего секретаря неукоснительно оберегать Вас от непрошеных вторжений и при необходимости проявлять положенную твердость и непреклонность.
 * Попросите посетителя изложить просьбу в письменном виде и отправить ее Вам по почте или по факсу.
 * Повесьте на дверях табличку с надписью "Просьба не беспокоить".
 
 Как быть, если посетитель все-таки "прорвался" ко мне?
 Если все предпринятые меры не подействовали, и непрошеный визитер все-таки "прорвался" к Вам, попробуйте воздействовать на него следующими способами:
 * Постарайтесь удерживать его в "общей" зоне, это даст Вам психологическое преимущество.
 * Не предлагайте ему сесть.
 * Заранее оговорите, на сколько минут он может рассчитывать.
 * Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.
 * Демонстративно смотрите на часы.
 * Напомните посетителю, что его время истекло и "жестко" прервите разговор, чуть ли не на полуслове.
 * Встаньте из-за стола, направьтесь к двери и вынудите его покинуть офис.
 * Говорите "нет" и даже "НЕТ". Проявите твердость и, если нужно, резкость, но не впадая в грубость.
 
 
 
 
 
 
 
 ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ
 Большое преимущество этого электрического аппарата
 состоит в том, что для обращения с ним
 не требуется никаких особых навыков.
 Из проспекта телефонной компании
 Александра Белла, 1878г.
 Что делать, когда постоянно донимают телефонные звонки?
 На первый взгляд, когда Вам надоедают по телефону - это пустяки по сравнению с тем, когда кто-то ломится в дверь Вашего кабинета. С другой стороны, если подсчитать, сколько времени уходит на ненужные телефонные разговоры, может получиться несколько часов в месяц. Как с этим бороться?
 Чтобы клиенты и поставщики считали Вашу компанию эффективной, а персонал - учтивым, на все телефонные звонки конечно же нужно отвечать оперативно и вежливо. Но это не означает, что отвечать на них всегда должны именно Вы.
 Существует несколько проверенных приемов борьбы с "телефонным пожирателем" времени, таких как отсеивание, перепоручение, отсрочка и ограничение времени телефонных разговоров. Использование этих приемов позволит Вам превратить свой телефон в мощный инструмент экономии времени.
 
 Как научиться отсеивать и перепоручать телефонные звонки?
 Вот несколько практических советов:
 * Основную массу звонков переключайте на секретаря
 * Используйте автоответчик, хотя он не всегда создает выгодное впечатление о Вас, например, у клиентов
 * Переадресуйте часть звонков тем, кто конкретно занимается данной работой
 * Если у Вас нет секретаря, попросите кого-то из коллег отвечать по телефону, пока Вы заняты срочной работой
 * Сразу спросите, что конкретно предлагает человек. Если Вам это не нужно, оборвите монолог фразой типа: "Сожалею, но нас это не интересует" и немедленно кладите трубку.
 
 Какие звонки есть смысл отсрочить и как это сделать?
 В практике менеджеров могут встречаться так называемые "трудные" звонки. Это могут быть неожиданные звонки от клиентов, поставщиков или партнеров, к которым Вы просто не готовы. Во время такого разговора Вы можете обнаружить, что Вам трудно ясно и объективно мыслить. Вы плохо помните конкретные цифры и факты, Вам приходится судорожно искать записи, документы, памятные листки и т.п. И, наконец, беспокойство не позволяет Вам внимательно слушать, а из-за этого могут возникнуть недоразумения. Если Ваше беспокойство достаточно велико, необходимо отложить такой разговор. Иначе Вы окажетесь на грани принятия неправильного решения.
 Как это сделать? Лучше честно признаться, что в данный момент Вы не готовы ответить на вопросы собеседника, и Вам нужно время на сбор необходимой информации. Назовите конкретный срок, который понадобится Вам для подготовки, и пообещайте перезвонить. Обязательно перезвоните точно в срок. Даже если Вы пока не смогли решить этот вопрос, сообщите, как идут дела. Если разговор предстоит длительный и серьезный, договоритесь о личной встрече с Вашим клиентом или партнером.
 
 Как ограничить время телефонного разговора?
 Действительно, некоторые Ваши собеседники, как говорится "любят поболтать" по телефону, и Ваше время уйдет на обсуждение незначительных деталей. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь нашими советами:
 * На вопросы отвечайте коротко. Не увлекайтесь излишними уточнениями. Как только цель достигнута, сразу заканчивайте разговор.
 * Оговорите продолжительность разговора. Четко дайте понять, что приближаетесь к его концу, фразами типа "перед тем, как повесить трубку..." или "спасибо, что позвонили..."
 * Ограничьте "светские беседы". Не позволяйте звонящим Вам излишне отклоняться от темы. Если инициатор звонка Вы - вежливо, но быстро переходите к сути.
 
 Как рационализировать мои собственные "исходящие" звонки?
 "Исходящими" звонками легче управлять, чем "входящими". Самый рациональный метод - сводить "исходящие" звонки в так называемые "телефонные блоки". Преимущество такого "серийного производства" перед многочисленными разрозненными звонками состоит в том, что Вам нужно лишь один раз подготовиться для выполнения однородной работы.
 * Выберите два промежутка времени, например ближе к полудню или к вечеру, когда Вы сможете "отработать" свои телефонные разговоры все вместе или сериями, заранее подготовившись к ним.
 * Следите за тем, чтобы "телефонные блоки" были не слишком длительными (примерно 30 минут), - иначе Ваш телефон будет все время занят, и у звонящих к Вам иссякнет терпение.
 * Для ускорения подготовки одного или нескольких телефонных разговоров используйте свой дневник времени, фиксируя там вопросы, подлежащие прояснению по телефону, а также, при необходимости, их результаты. Вы можете воспользоваться нашими рекомендациями и специальными формами, приведенными в ПРАКТИКУМЕ.
 * "Мелкие" телефонные звонки делайте в непроизводительное время Вашего графика работоспособности, когда они не могут нарушить ход работы.
 * Используйте "холостые" промежутки времени и паузы между различными делами или совещаниями, чтобы сделать нужные звонки.
 Попробуйте этот метод и убедитесь в том, что он - надежное средство рационализации. Таким образом, Вы будете вести не бессистемные разговоры типа "между прочим", а целенаправленные, планомерные, а потому и эффективные.
 
 
 
 
 ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
 10 СОВЕТОВ, КАК ПРАВИЛЬНО ПРОВОДИТЬ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР:
 1. ЭКОНОМЬТЕ ВРЕМЯ НА ФАЗЕ ПЕРВОГО КОНТАКТА
 2. СНАЧАЛА УТОЧНИТЕ, О ЧЕМ ИДЕТ РЕЧЬ
 3. НЕ ПРЕРЫВАЙТЕСЬ ИЗ-ЗА ДРУГИХ ЗВОНКОВ
 4. ИЗБЕГАЙТЕ ПАРАЛЛЕЛЬНЫХ РАЗГОВОРОВ С ТРЕТЬИМИ ЛИЦАМИ
 5. ЕСЛИ ВЫ НЕ ЗНАЕТЕ, КАК ОТВЕТИТЬ НА ВОПРОС, ПРИЗНАЙТЕСЬ В ЭТОМ И ПООБЕЩАЙТЕ ПЕРЕЗВОНИТЬ
 6. КРАТКО ПОДЫТОЖИВАЙТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
 7. ЗАПИШИТЕ ВАЖНЕЙШИЕ ПОДРОБНОСТИ
 8. СЛЕДИТЕ ЗА ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬЮ РАЗГОВОРА
 9. УМЕЛО ЗАВЕРШАЙТЕ РАЗГОВОР
 10. ЕСЛИ ВЫ ОБЕЩАЛИ ПЕРЕЗВОНИТЬ, ОБЯЗАТЕЛЬНО СДЕЛАЙТЕ ЭТО
 
 
 
 ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
 Ситуация: "Если я буду отказываться выполнять какие-либо поручения руководства, мне никогда не получить продвижения по службе..."
 Ошибка: Недостаточно уверенные в себе сотрудники часто соглашаются выполнить необоснованные просьбы руководства, опасаясь, что если они откажутся, это не понравится боссу. В результате их время и энергия растрачиваются на задачи, не имеющие никакого отношения к их личным или профессиональным целям, а сами они открывают путь для дальнейших неразумных просьб. Однажды заработав репутацию человека "мягкотелого", Вы обнаружите, что каждый пытается свалить на Вас нежелательную работу.
 Некоторые считают, что безотказность поможет им зарекомендовать себя полным энтузиазма членом команды, и увеличить свои шансы на продвижение по службе. Однако подумайте, может ли получить продвижение по службе человек, на которого "вешают всех собак"? Чтобы преуспеть, необходимо самоуважение и уважение других.
 
 Ситуация: "Я хорошо разбираюсь в технике, поэтому на работе меня всегда просят что-то починить..."
 Ошибка: Самая распространенная ошибка в данных обстоятельствах - это взяться за работу, не соответствующую Вашей квалификации только для того, чтобы "проявить готовность". Если в Ваши должностные обязанности не входит ремонт копировальной техники, компьютеров и электронагревательных приборов, самое разумное - сразу отказаться делать это. Хотя это может выглядеть неучтиво и не по дружески, на самом деле отказ намного более благоразумен, чем потеря времени на "техническую" работу.
 
 Ситуация: "Мои подчиненные - в основном, бывшие коллеги по прошлой работе. Поэтому я привык обсуждать с ними почти все проблемы нашего бизнеса, и привлекать их к поиску наилучших решений. Однако я стал замечать, что мы тратим слишком много времени на разговоры".
 Ошибка: Вы слишком много времени тратите на привлечение работников к решению проблем. Важно определить, какие проблемы действительно важно обсудить с подчиненными. Другие проблемы Вы можете решать самостоятельно (возможно, запросив у кого-то из работников нужную информацию). Если Вы объясните членам коллектива, чем вызвано сокращение обсуждений, они Вас поймут.
 
 Ситуация: "Разговаривая по телефону, я часто соглашаюсь на встречи, которые оказываются совершенно бесполезными".
 Ошибка: Один из приемов, широко используемых многими торговыми агентами, заключается в том, чтобы закончить телефонный разговор с предполагаемым клиентом вопросом: "В девять часов утра в следующий понедельник Вам подходит?" Эта тактика основана на стремлении заставить Вас задаться вопросом: "Чем я буду занят в 9 часов утра в следующий понедельник?" Когда аналогичная ситуация возникнет в следующий раз, постарайтесь сначала спросить себя: "Зачем мне нужна эта встреча?", а уже потом принимать решение, встречаться с Вашим собеседником, или нет.
 
 
 
 
 
 
 
 Отчаяние - это цена,
 которую мы платим за недостижимые цели.
 Грэм Грин
 Организация Вашей работы должна соответствовать основному принципу "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".
 ОГЛАВЛЕНИЕ
 Как создать надлежащие условия работы?
 Ваш индивидуальный рабочий стиль.
 Ваш ежедневный план дел.
 Ваш рабочий стол.
 Ваш секретарь.
 Типичные ошибки и самоконтроль.
 
 
 
 
 
 
 КАК СОЗДАТЬ НАДЛЕЖАЩИЕ УСЛОВИЯ РАБОТЫ?
 Никогда нельзя быть занятым настолько,
 чтобы не оставалось времени для обдумывания.
 Вильям М. Джефферс
 Как определить, хорошо ли организована моя работа?
 Хорошая организация труда - залог успеха в борьбе за время. Признаки плохой организации труда не сразу бросаются в глаза. Вроде, все как у всех, только на это "все" уходит чуть больше времени, чем у других. И так продолжается изо дня в день и месяц за месяцем. Эффективность труда падает, растут горы дел, до которых никак не доходят руки, многие виды работ дублируются, а другие и вовсе прекращаются. Плохой менеджер:
 * Не может найти на своем столе нужную бумагу среди вороха других бумаг;
 * В его рабочих записях путаница и беспорядок;
 * Он хватается то за одно, то за другое и ничего толком не доводит до конца;
 * Он постоянно опаздывает и вечно не готов к совещаниям;
 * Документы неделями пылятся у него неподписанными;
 * Он понятия не имеет о приоритетах;
 * Работает в условиях постоянной неразберихи;
 * Не умеет разговаривать по телефону, ясно и коротко излагать суть проблемы.
 
 Что может мне помочь создать надлежащие условия работы?
 Существуют хорошо зарекомендовавшие себя основные правила и принципы организации работы. Некоторые из них, возможно, вызовут у Вас улыбку, но, тем не менее, их эффективность уже проверена временем. Эти принципы можно условно разделить на три группы:
 * Начало дня
 * Основная часть дня
 * Конец дня.
 Ниже Вы найдете их краткое описание. Итак,
 
 Каковы основные принципы начала дня?
 Прежде всего, постарайтесь каждый день начинать с позитивным настроением. Поверьте, что тот настрой, с которым Вы приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для Ваших успехов или неудач. Каждое утро задавайте себе три вопроса:
 * Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?
 * Как этот день может приблизить меня к моим целям?
 * Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т. п.)?
 Продумайте также следующие моменты:
 * С кем я сегодня встречусь?
 * Кому бы я мог доставить радость, принести пользу?
 * Какие трудности и проблемы может мне "уготовить" этот день? Как их преодолеть позитивным образом?
 
 Как поддерживать высокую работоспособность в течение дня?
 Быть может, это Вас позабавит, но для начала очень важно хорошо позавтракать и без спешки отправиться на работу. Не выспавшись, с неохотой, без нормального завтрака, как можно скорей на работу - подобный старт может очень легко испортить день! И не говорите, что у Вас нет для этого времени - это вопрос установления приоритетов!
 Начинайте работу по возможности в одно и то же время. Человек - пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя "в кондиции" и приступать к работе в определенное время дня.
 Придя на работу, пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки, осуществив тем самым перепроверку плана дня. Сформулируйте реалистичный план на весь день!
 Менеджеры, которым сопутствует успех, как правило, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел - во входящей дневной почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. Поэтому начинайте с важнейших задач дня (высшего приоритета) перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня Ваших коллег и подчиненных!
 Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например, на послеобеденное. Приступайте к работе без "раскачки"!
 Не забывайте, что Ваш секретарь является Вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для Вашей деятельности. Согласуйте с секретарем все сроки, приоритеты и цели дня! Он вправе "получить" несколько минут Вашего времени, поскольку тогда он будет эффективнее работать и оградит Вас от всех ненужных помех.
 Начинайте утро с важных и сложных дел. Когда Вы выполните основную задачу дня, переходите к следующей по важности задаче. Если Вы начнете с самых сложных и важных задач, и будете последовательно придерживаться этого, Вы гарантируете, что в конце дня по крайней мере самые важные дела будут сделаны или хотя бы начаты.
 
 Каких основных правил планирования моего рабочего дня следует придерживаться?
 Эти правила достаточно просты. Вот они:
 1. Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования.
 2. Старайтесь фиксировать удобные для себя сроки, в рамках которых Вам предстоит работать.
 3. Перепроверяйтевсе свои действия (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т. п.) с точки зрения их необходимости и возможности ответной реакции.
 4. Старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела. Проверяйте предстоящие дела по следующим критериям:
 o с какими потерями Вы должны будете считаться, если отложите то или иное дело или вообще ничего не предпримете;
 o необходимо ли Ваше личное участие;
 o нельзя ли решить проблему иными способами, например, поручив ее другому лицу.
 o на каждом предприятии и в каждом подразделении время от времени возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Всегда помните о том, что отвлечение на так называемые "срочные проблемы" приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств.
 5. Старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку нарушает установленные приоритеты.
 6. Своевременно и регулярно делайте паузы в работе и старайтесь соблюдать размеренный темп! Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Отсюда следует, что паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.
 7. Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями. Данный метод имеет то решающее преимущество, что Вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут!
 8. Избегайте "скачков в работе" и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые Вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет Вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело.
 9. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на "холостые ходы". Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
 10. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.
 11. Работайте антициклично, то есть:
 o в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач;
 o "беспокойный" период используйте для выполнения менее важных дел;
 o не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;
 o старайтесь приходить пораньше утром и уходить побыстрее вечером.
 12. Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного "спокойного" или "закрытого" часа, в течение которого Вам никто не может помешать. Таким образом, Вы назначаете время - возможно самое важное для Вас - "Время для себя (1 час)!"
 13. Обязательно контролируйте время и планы! Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т. п.! Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня Вы будете испытывать неудовлетворенность.
 
 Как правильно завершить рабочий день?
 Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда Вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.
 Сравнение намеченного в Вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда. Поэтому обязательно осуществляйте контроль за результатами и самоконтроль!
 План на следующий день составляйте еще накануне вечером! Проверяйте, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием и т. п.
 Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение. Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например, бегом трусцой. 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно - этого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.
 Помните, что каждый день должен иметь свою кульминацию! В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для Вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.
 Подумайте, какие возможности Вы видите для себя (семья, дети, театр, концерт, хорошая книга, общество друзей, прогулка, размышления и т.п.), чтобы день достиг своей кульминации?
 
 ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
 Выполнение простых правил позволит Вам создать надлежащие условия для своей работы:
 * НАЧИНАЙТЕ ДЕНЬ С ХОРОШИМ НАСТРОЕНИЕМ
 * ХОРОШО ПОЗАВТРАКАЙТЕ И БЕЗ СПЕШКИ ОТПРАВЛЯЙТЕСЬ НА РАБОТУ
 * НАЧИНАЙТЕ РАБОТУ В ОДНО И ТО ЖЕ ВРЕМЯ
 * РЕГУЛЯРНО ПЕРЕПРОВЕРЯЙТЕ ПЛАНЫ ДНЯ
 * ВНАЧАЛЕ РЕШАЙТЕ КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ
 * ПРИСТУПАЙТЕ К РАБОТЕ БЕЗ "РАСКАЧКИ"
 * СОГЛАСОВЫВАЙТЕ ПЛАН ДНЯ С СЕКРЕТАРЕМ
 * УТРОМ ЗАНИМАЙТЕСЬ СЛОЖНЫМИ И ВАЖНЫМИ ДЕЛАМИ
 * НЕ ЖАЛЕЙТЕ ВРЕМЕНИ НА ХОРОШУЮ ПОДГОТОВКУ К РАБОТЕ
 * УДЕЛЯЙТЕ ВНИМАНИЕ УСТАНОВЛЕНИЮ УДОБНЫХ СРОКОВ
 * ИЗБЕГАЙТЕ ДЕЙСТВИЙ, ПОРОЖДАЮЩИХ ОБРАТНУЮ РЕАКЦИЮ
 * ОТКЛОНЯЙТЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНО ВОЗНИКАЮЩИЕ НЕОТЛОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
 * ИЗБЕГАЙТЕ НЕЗАПЛАНИРОВАННЫХ ИМПУЛЬСИВНЫХ ДЕЙСТВИЙ
 * СВОЕВРЕМЕННО ДЕЛАЙТЕ ПАУЗЫ В РАБОТЕ И СОБЛЮДАЙТЕ РАЗМЕРЕННЫЙ ТЕМП
 * НЕБОЛЬШИЕ ОДНОРОДНЫЕ ЗАДАЧИ ВЫПОЛНЯЙТЕ СЕРИЯМИ
 * ЗАВЕРШАЙТЕ НАЧАТОЕ
 * ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВОЗНИКАЮЩИЕ ПАУЗЫ
 * РАБОТАЙТЕ АНТИЦИКЛИЧНО
 * ВЫКРАИВАЙТЕ ЧАС ДЛЯ СЕБЯ
 * КОНТРОЛИРУЙТЕ ВРЕМЯ И ПЛАНЫ
 * В КОНЦЕ ДНЯ ЗАВЕРШАЙТЕ НЕСДЕЛАННОЕ
 * ОСУЩЕСТВЛЯЙТЕ РЕГУЛЯРНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА РЕЗУЛЬТАТАМИ И САМОКОНТРОЛЬ
 * СОСТАВЛЯЙТЕ ПЛАН НА СЛЕДУЮЩИЙ ДЕНЬ
 * ОТПРАВЛЯЙТЕСЬ ДОМОЙ С ХОРОШИМ НАСТРОЕНИЕМ
 * ПОМНИТЕ, ЧТО КАЖДЫЙ ДЕНЬ ДОЛЖЕН ИМЕТЬ СВОЮ КУЛЬМИНАЦИЮ
 * УЧИТЫВАЙТЕ СВОЙ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ГРАФИК РАБОТОСПОСОБНОСТИ
 
 
 
 ВАШ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ РАБОЧИЙ СТИЛЬ
 В то время, как правая рука находит работу,
 левая постоянно оказывает сопротивление:
 она как бы предупреждает о том,
 какая уйма времени уйдет на выполнение этой работы.
 Ральф Сокмон
 От чего зависит мой индивидуальный рабочий стиль?
 Ваш личный рабочий стиль выступает важным фактором Ваших успехов в работе. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.
 
 Как определить, нужно ли мне вносить изменения в мой рабочий стиль?
 Нижеследующие вопросы должны помочь Вам лучше присмотреться к своему рабочему стилю. Отметьте, пожалуйста, по каждому вопросу тот ответ, который больше всего соответствует Вашим наклонностям, а затем подсчитайте общее количество баллов:
 Предрасположены ли Вы к тому, чтобы: Почти никогда (0) Иногда (1) Часто (2) Почти всегда (3) 1) откладывать выполнение неприятных дел? 2) отодвигать во времени принятие срочных, но неприятных решений? 3) перестраховываться, заручаясь мнением других, при принятии неприятных или тяжелых решений? 4) все делать самому? 5) заниматься несколькими проблемами одновременно? 6) работать в суете и спешке? 7) приниматься за работу без предварительного поиска лучших подходов к делу? 8) прерывать начатую работу, чтобы заняться другими делами? 9) Откладывать выполнение трудных задач после первоначальной их обработки? 10) работать не концентрированно, несобранно? 11) работать по 2 часа и более без перерыва? 12) часто не доводить дело до конца из-за того, что Вас постоянно отвлекают? 13) расходовать ценное для Вас время на отдельные специальные задачи или второстепенные дела? 14) заниматься чужими делами лишь потому, что они Вас заинтересовали? 15) браться в любое время за любую задачу из-за того, что Вы не можете сказать "нет"? 16) заниматься почти безнадежной конфронтацией, например поиском виновных в ошибке или борьбой с бюрократическим аппаратом предприятия? 17) стремиться к безупречному выполнению задач и в тех областях, где этого не требуется? 18) стараться знать все факты? 19) проявлять инициативу лишь по принуждению? 20) стремиться всегда помочь другим при решении их проблем? Баллы за каждый положительный ответ 0 1 2 3 Количество положительных ответов Итого: Общая сумма ЧЕМ БОЛЬШЕ СУММА НАБРАННЫХ ВАМИ БАЛЛОВ, ТЕМ БОЛЬШЕ ВЫ САМИ СЕБЕ МЕШАЕТЕ РАБОТАТЬ!
 
 Можно ли определить, каковы основные особенности моего рабочего стиля?
 Рабочий стиль зависит от особенностей характера человека, от его общего взгляда на жизнь. Общие представления человека определяют то, как он понимает время и как он пытается его организовать.
 Существуют специальные тесты для определения своего индивидуального рабочего стиля. Некоторые из них приведены в соответствующем разделе нашего ПРАКТИКУМА.
 
 Как улучшить мой рабочий стиль?
 Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала ставить под вопрос:
 * Зачем вообще это делать? (Обходитесь экономно со своим временем, особенно если
 * Почему именно я? (Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-либо другой, нельзя ли ее делегировать?)
 * Почему именно сейчас? (Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?)
 * Почему в этой форме? (Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте новые, творческие, более рациональные возможности выполнения задач)
 Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на Вашем письменном столе! Они помогут Вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня.
 
 ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
 ПЕРЕПРОВЕРЬТЕ СВОЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ РАБОЧИЙ СТИЛЬ И УСОВЕРШЕНСТВУЙТЕ ЕГО. ДЛЯ ЭТОГО ВКЛЮЧИТЕ В НЕГО НОВЫЕ ПОБУДИТЕЛЬНЫЕ МОТИВЫ, НАПРИМЕР, ДЛЯ ИЗБАВЛЕНИЯ ОТ МЕШАЮЩИХ ПРИВЫЧЕК.
 
 
 ВАШ ЕЖЕДНЕВНЫЙ ПЛАН ДЕЛ
 Завтра - всегда самый загруженный день недели.
 Джонатан Лейзер
 Я обычно составляю список дел, которые мне нужно сделать в течение дня. Это и есть план?
 Конечно, план - это не просто перечень дел, которые нужно обязательно выполнить. План - это перспектива Вашей работы. Он должен соответствовать определенным требованиям:
 * В перечне видов деятельности не должно быть места невыполнимым делам;
 * Учитывается сложность каждого конкретного задания, временные и прочие затраты на его выполнение;
 * Поправки на непредвиденный случай, а также обоснованный расчет времени на выполнение того или иного задания;
 * Четкое понимание приоритетов как один из решающих факторов рационального использования времени.
 
 Что именно должно быть включено в ежедневный план помимо перечня дел?
 Помимо перечня дел, при составлении плана обязательно нужно учесть следующие моменты:
 * Начало работы
 * График дневной продуктивности
 * Регулирование пауз
 * График дневных "помех"
 * Контроль за результатами дня
 * Предварительное планирование следующего дня
 Включите в свой ежедневный план личные дела, а также решение вопросов, связанных с делами семьи, занятиями спортом, отдых, культурные мероприятия, хобби, общение с друзьями и т.д.
 
 Существуют ли какие-либо правила или технические приемы составления ежедневного плана дел?
 Управлять временем не научишься до тех пор, пока не станешь правильно и грамотно классифицировать виды своих занятий. Здесь у каждого менеджера может быть особая методика. Если она Вас устраивает, если дает оптимальные результаты, то, как бы она ни была громоздка, никаких возражений против нее быть не может.
 Практика показывает, что важна не структура самой системы, а число входящих в нее элементов. Их должно быть не более трех-пяти, с большим количеством физически трудно справиться. Не имеет значения, как Вы их назовете. Например, так:
 * Приоритетно
 * Важно
 * Требует немедленного действия
 * Требует дополнительной информации
 * Чтение
 Можете придумать также удобную для Вас систему дополнительных обозначений. Например: телефон, диктовка, необходимость писать, документы, предложения, мнения и т.д. Такой план может представлять собой миникартотеку. Подумайте, где ее лучше разместить на Вашем рабочем столе. Это может быть обычный картотечный ящик с яркими, заметными разделителями. Такой план имеет один существенный недостаток - из него явно выпадает одна группа дел, для которой больше подходит календарь-ежедневник, чем картотека: это личные и деловые встречи и пр. Поэтому помимо картотеки, Вам придется пользоваться и календарем-ежедневником.
 Ваши ежедневные дела обязательно должны соотноситься с Вашими перспективными планами. Если не учитывать этого, то вся Ваша работа может превратиться в короткие промежутки между свиданиями и встречами. Чтобы этого не произошло, постарайтесь составить для себя перспективный рамочный план, например, на неделю. Выглядеть Ваш план, может, например, следующим образом:
 Время дня Задачи, действия (цели)