<< Пред.           стр. 2 (из 12)           След. >>

Список литературы по разделу

 Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?
 Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности?
 Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами?
 Потери времени при обработке информации
 
  ДА НЕТ Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?
 "Пробегаю" ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами?
 Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?
 Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?
 Предваряю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками?
 Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае невероятных событий?
 Использую ли я формуляры для рутинной работы?
 Каков оказался Ваш результат?
 Пусть Вас не обескураживает большое число отмеченных Вами слабых мест.
 После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля Вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги. Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены.
 Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым Вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.
 Важнейшие причины потерь времени
 1.
 2.
 3.
 Анализ "поглотителей" времени
 Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.
 Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
 1. Нечеткая постановка цели.
 2. Отсутствие приоритетов в делах.
 3. Попытка слишком много сделать за один раз.
 4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
 5. Плохое планирование трудового дня.
 6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
 7. Чрезмерное чтение.
 8. Скверная система досье.
 9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
 10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
 11. Недостатки кооперации или разделения труда.
 12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
 13. Незапланированные посетители.
 14. Неспособность сказать "нет".
 15. Неполная, запоздалая информация.
 16. Отсутствие самодисциплины.
 17. Неумение довести дело до конца.
 18. Отвлечение (шум).
 19. Затяжные совещания.
 20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
 21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
 22. Болтовня на частные темы.
 23. Излишняя коммуникабельность.
 24. Чрезмерность деловых записей.
 25. Синдром "откладывания".
 26. Желание знать все факты.
 27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
 28. Спешка, нетерпение.
 29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
 30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
 Задумайтесь над этим:
 Одолев свои пять важнейших "поглотителей" времени, Вы уже сможете добиваться значительного повышения своей продуктивности. В процессе чтения этой книги Вы получите целый ряд импульсов, для того чтобы подступиться к комплексам проблем.
 Поскольку никто лучше Вас не знает Ваших проблем в части организации труда, постольку Вы уже сейчас должны начать практиковать активный самоменеджмент. Прежде всего проанализируйте в тезисном порядке Ваши "поглотители" времени и найдите способы их устранить.
 "Поглотитель" времени Возможные причины потерь времени
  Меры по устранению
  Дополните список после проработки отдельных глав.
 0.4. Функции самоменеджмента ("Круг правил")
 Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются определенной последовательности.
 Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода "Круг правил", наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.
 Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций:
 1. Постановка цели.
 Анализ и формирование личных целей.
 2. Планирование.
 Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.
 3. Принятие решений.
 Принятие решений по предстоящим делам.
 4. Реализация и организация.
 Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.
 5. Контроль.
 Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости - корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая) функция.
 6. Информация и коммуникации.
 Вокруг этой функции в известной мере "вращаются" остальные функции, поскольку коммуникаций как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.
 Самоменеджмент - Круг правил.
  Отдельные функции не следуют строго одна за Другой, как это представлено в нашей модели, а многообразно переплетаются. Однако дидактическое, построенное по главам изложение материала в данной книге раскрывает относящиеся к каждой из функций самоменеджмента рабочие приемы и методы, а также возможности их применения.
 Техника самоменеджмента
 
 Функция-глава Рабочие приемы, методы Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...) 1. Постановка целей Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели Мотивация, устранение слабых сторон,
 распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, Фиксация сроков и ближайших шагов 2. Планирование Годовое планирование, месячное планирование, декадное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод "Альпы", менеджмент с помощью дневника времени Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и использование времени, сокращение сроков исполнения 3. Принятие решений Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ -анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел (перепоручение) Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от "тирании" неотложности, продуктивность трудовых затрат 4. Реализация и организация Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, самопроявление дневной рабочий план
  Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля 5. Контроль Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), контролирование итогов (контролирование достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни 6. Информация и коммуникация Рациональное чтение, рациональные совещания, рациональное ведение беседы, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше "бумажной войны" 0.5. Назначение данной книги
 Будем надеяться, что Вы проделали "тест на самоменеджмент", ознакомились с альтернативами и проблемами инвентаризации времени и, возможно, "пробежали" глазами 50 вопросов анкеты "Анализ потерь времени". Результат должен быть таков:
 Вы можете основательно улучшить свой самоменеджмент, если захотите!
 Большая часть технических приемов и методов, которые мы предлагаем в этой книге, Вам уже известна. Новым для Вас наверняка будет компактное и систематическое их изложение. Однако проблема всех описываемых рабочих приемов в другом - в последовательном и долговременном их претворении в практику.
 Чего бы не хотел автор этой книги, так это того, чтобы Вы после прочтения отложили книгу в сторону, начали работать с тем или иным методом и по прошествии некоторого времени вынуждены были констатировать, что благие намерения увязли в ежедневной суете.
 Будем считать, что и Вы этого не хотите!
 Если это так, то автор охотно заключил бы с Вами соглашение и контракт на использование - как производитель компьютеров, осваивающий рынок для вычислительной техники и программ своего производства. Фирма-изготовитель компьютера тоже не хочет, чтобы купленная у нее техника стояла без дела.
 Если Вы не хотите заключать контракт на время чтения этой книги, то Вы подвергаетесь опасности вновь перехитрить себя, не взяв на себя ответственности за изменение (читай: улучшение) Вашей методики работы и Вашего способа ведения дел после прочтения этой книги и не попытавшись претворить в практику ее советы, а также получить негативное подтверждение вроде такого: "Не получается (опять) с этими техническими приемами и этим самоменеджментом. Я должен был сразу это предвидеть!"
 Тогда Вы можете использовать эту "неудобную" книгу как Вам заблагорассудится, например в качестве украшения Вашего книжного шкафа (деньги, уплаченные за книгу, к сожалению, возврату не подлежат).
 Перед вами действительно не удобная книга для чтения, а книга для работы, которая требует от Вас интенсивного сотрудничества и полной готовности к критическому разбору и изменению Вашего прежнего стиля работы и Вашей техники планирования времени. "Но овчина стоит выделки!"
 Вновь задайте себе вопросы: Чего я, собственно, хотел, покупая эту книгу?
 Что я могу сделать, чтобы добиться этого результата?
 Что я предпринимал в подобных случаях (чтение специальной литературы, посещение семинаров и др.), чтобы из всего дела (например, нового способа руководства) мало или совсем ничего не вышло? Как я сам себя при этом обманывал?
 Как я себя чувствовал после этого? Что я испытывал при этом?
 Что бы я хотел в этот раз изменить, чтобы достичь своей цели?
 
 Договор на использование Дата
 1 . Чего бы я хотел действительно добиться? (сформулировать как можно конкретнее)
 2. Что я хочу для этого сделать? (время и готов затратить)
 3. Когда я хочу это начать?
 4. Как долго я согласен пробовать?
 5. Как часто я готов работать над своим ежедневным самоменеджментом? (например, каждый день)
 6. Кого бы я хотел при возможности приобщить к этому делу?
 7. Как я, возможно, буду сам себя обманывать, чтобы не выполнить договор?
 8. Какие можно ожидать трудности внешнего порядка? (например, "гонка" на службе)
 9. Дата первого экзамена на выполнение условий контракта (через 1-2 недели)
 Задайте себе при этом следующие вопросы:
 - в чем состояла суть?
 - хочу ли я этого вообще?
 - как я могу этого добиться?
 Автор Читатель
 
 И если у Вас якобы нет времени, чтобы предпринять что-либо для Вашего самоменеджмента, то возьмите у себя время, чтобы больше иметь его!
 В этой связи небольшая история (притча).
 Некто, гуляя по лесу, повстречал дровосека, который долго и упорно пилил сваленное дерево. Прохожий подошел ближе, чтобы разглядеть, почему работа дается с таким трудом, и сказал: "Извините, но мне кажется, что Ваша пила совершенно затупилась! Почему бы Вам ее не заточить?" На что дровосек простонал: "Для этого у меня нет времени -я должен пилить!"
 А как обстоит дело у Вас? Когда Вы собираетесь "заточить свою пилу"?
 
 Постановка целей: Как работать над своими жизненными планами
  "После того, как мы окончательно потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия"
 Марк Твен
 1.1. Значение постановки целей
 Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.
 Каждое предприятие предполагает постановку целей. Поскольку в этой книге речь идет о самоменеджменте, мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что Вы делаете, а о том для чего Вы делаете. Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к действиям. Без целей отсутствует критерий Оценки, по которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если Вы заранее четко и однозначно не определите то, чего Вы хотите.
 Цели являются "подстрекателями" наших действий, мотивами, определяющими нашу активность. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.
 Цели являются представлениями о будущем, для реализации которых я хочу что-либо сделать. В противном случае цель остается только благим пожеланием.
 Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому:
 Становится ясно, в каком направлении двигаться и каким должен быть конечный результат.
 Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос:
 Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели?
 Постановка целей - перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными.
 Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для нашего самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим (т. е. самоопределение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие.
 Если у меня есть осознанная цель, на нее направляются и мои неосознанные силы. Цели служат концентрации сил на действительно ключевых направлениях.
 Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы понапрасну тратить свои силы.
 Осознание своих целей может означать значительную самомотивацию для работы.
 Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще.
 Предпосылка планирования - а значит, и успеха - заключается в точном знании того,
 * что,
 * когда,
 * в каких масштабах
 необходимо достичь. Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы.
 Если Вы обычно приходите на работу с представлением типа "Я буду работать над тем, что именно на сегодня важно", то кончайте с этим!
 Поставьте однозначную цель для себя (и для своих сотрудников) и трудитесь по принципу:
 Я буду работать над тем, чего я сегодня хочу достичь!
 В основу этой главы положен следующий процесс постановки целей.
  1.2. Нахождение целей
 Вы хотите достичь большего - иначе бы Вы не приобрели эту книгу. Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необходимо потратить время и средства. Необходимы определенные методы и тщательная диспозиция, чтобы по возможности хорошо и в приемлемое время достичь поставленной цели:
 * Каких целей Вы хотите достичь?
 * Согласуются ли они между собой?
 * Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?
 * Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (слабые стороны)?
 Добейтесь ясности цели!
 Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели и дать им определение означает придать своей жизни направление. В результате Вы сможете воплотить в действительность свои собственные ценности.
 Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия.
 Пример:
 1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни.
 Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.
 2. Как не надо: Я хочу уметь лучше контактировать со своими сотрудниками.
 Как надо: Я хочу для каждого сотрудника каждую неделю зарезервировать час дополнительного времени, чтобы побеседовать с ним на профессиональные и личные темы.
 Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно непосредственно планировать, например фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовать по этапам.
 Точно опишите то, чего Вы конкретно хотите достичь!
 Письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом Вы приучитесь постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко определите свои цели, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к перманентному анализу, перепроверке и ревизии.
 Мы хотим в этом разделе побудить Вас к тому, чтобы Вы с помощью различных упражнений продумали свои цели, конкретно их сформулировали, систематизировали и письменно изложили.
 От общих представлений о жизненных устремлениях к инвентаризации целей!
 Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней.
 (1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.
 (2) Дифференциация во времени жизненных целей.
 (3) Разработка путеводных представлений в профессиональной сфере.
 (4) Инвентаризация целей.
 Набросайте общие представления о жизненных устремлениях.
 Попробуйте изобразить для себя возможную картину Вашей будущей жизни. Не горюйте по поводу неудач и поражений в прошлом: здесь уже в любом случае ничего не изменишь, но из этого необходимо извлечь уроки!
  "Кривая" моей жизни.
 Как протекала до сих пор Ваша жизнь?
 В чем состояли Ваши крупнейшие успехи? Где были поражения? В профессиональной сфере? В личной?
 Как Вы представляете себе свое будущее?
 До какого возраста Вы хотели бы дожить?
 Чего еще хотите достичь?
 На какие удары судьбы или поражения Вы рассчитываете?
 
 Нарисуйте Вашу "жизненную кривую" и пометьте то место, где Вы сейчас находитесь.
 Рядом с экстремальными точками Вашей "жизненной кривой" напишите ключевые слова, характеризующие успехи или неудачи.
 Попробуйте представить себе свое будущее и продолжите "кривую" дальше.
 Картина жизненных устремлений.
 Назовите 5 важнейших пунктов(целей), которых Вы еще хотите достичь до конца своей жизни:
 1.
 2.
 3.
 4.
 5.
 
 Дифференцируйте свои жизненные цели по временным критериям.
 При этом несущественно, окажутся ли Ваши собственные представления реалистическими или утопическими,- этот аспект будет рассмотрен позже. Значительно важнее сейчас выяснить, что представляют собой Ваши "жизненные линии", определяющие Ваше существование, а также каковы ваши желания, к исполнению которых Вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни.
 Уясните себе с помощью нижеследующего упражнения, с какими событиями Вы должны считаться в ближайшие 20 лет Вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т. д.) и свой возраст.
 Подобными особыми событиями могут быть:
 * поступление детей в школу или достижение ими совершеннолетия;
 * выход на пенсию отца или матери;
 * выход на пенсию непосредственного начальника,
 * истечение сроков платежей по долгосрочным кредитам;
 * высвобождение вложенных денежных средств и т. п.
 Временной ряд для нахождения личных целей
 
 Год Собственный возраст Возраст окружающих Особые события
 Этот временной ряд ставит Ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами из жизни людей вашего личного окружения.
 Впишите в графы следующего формуляра все желаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:
 * Долгосрочные жизненные цели, путеводные ориентиры и т. д. Чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни?
 * Среднесрочные цели.
 * Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?
 * Краткосрочные цели.
 * Чего Вы хотите добиться уже в ближайшие 12 месяцев?
 Жизненные цели
 
 Личные желания:
 долгосрочные (жизненные цели); среднесрочные (5 лет); краткосрочные (ближайшие 12 месяцев). Профессиональные цели:
 долгосрочные (жизненные цели); среднесрочные (5 лет); краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).
 На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу "профессия".
 Выделите свои профессиональные ориентиры!
 Чем бы вы охотнее всего занимались в профессиональном отношении? Если бы Вы могли свободно выбрать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы Вы охотнее всего были или стали?
 Примеры:
 * Стать управляющим в средней фирме XY - отрасли.
 * Стать членом правления фирмы X или Y.
 * Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?).
 * Быть причисленным к ведущим специалистам,
 * Достичь должности в государственном аппарате.
 * Добиться звания профессора или доктора.
 * Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение.
 * Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...
 * Сделать политическую карьеру в качестве...
 * Через пять лет "выйти из игры" и стать пастухом в Люнебургской Долине.