<< Пред. стр. 8 (из 12) След. >>
Список литературы по разделу
настрой,
хорошая
гармония с
окружающи
миром,
контакт-
ность.
Благоприят-
ное время
для сдачи
экзаменов,
участия в
соревнова-
ниях, пуб-
личных
выступле-
ний,
знакомств.
Радость от
общения
Негативные
эмоции
обременяют
работу "в
команде" и
сотрудни-
чество.
Предраспо-
ложенность
к замкнутос-
ти, монотон-
ности, иног-
да к депрес-
сии. Следует
контролиро-
вать отно-
шения с
окружающи-
ми
Острые спо-
ры, бес-
смысленная
нервозность
Ухудшение
болезненно-
го состоя-
ния. Замед-
ленная реак-
ция
Интеллек-
туальный
биоритм. 33
дня, смена
фаз через
каждые 16,5
дня
Умственная
интеллекту-
альная сфе-
ра, мыс-
лительные
способнос-
ти, приспо-
собляемость
логика, рас-
судок, вни-
мание, спо-
собность к
реагирова-
нию,- па-
мять (жиз-
ненная сила,
жизнеутвер-
ждение)
Духовная
раскрепо-
щенность,
восприимчи-
вость к но-
вому, хоро-
шая память,
приспособ-
ляемость.
Благоприят-
ное время
для выпол-
нения новых
задач, за-
граничных
поездок,
изучения
трудных
предметов,
составления
планов, при-
нятия реше-
ний, сдачи
экзаменов
Недостаток
мыслитель-
ных способ-
ностей, кон-
центриро-
ванности.
Ухудшение
памяти,
недостаток
выразитель-
ности. Бла-
гоприятное
время для
выполнения
рутинной
работы,
сбора и
упорядоче-
ния инфор-
мации, пов-
торений
(репетиций)
Слабая па- мять, пред-
расположен-
ность к
ошибкам и
заблужде-
ниям. Ду-
ховная дис-
комфорт-
ность, нев-
ниматель-
ность, не-
достаток
присутствия
духа и спо-
собности к
реагирова-
нию. Под-
верженность
несчастным
случаям
Значение и использование биоритмики
Возможности использования биоритмики практически неограничены, поскольку они затрагивают практически все жизненные сферы: здоровье, работу, семейную и общественную жизнь, досуг, спорт и т. д. Так, например, с помощью биоритмики на некоторых японских и американских предприятиях удавалось за короткое время сократить число несчастных случаев на 30, 50 и даже 60 %!
Наряду с этим биоритм может использоваться менеджерами как вспомогательное средство при планировании.
С помощью биоритмов представляется возможным в зависимости от вида и значения той или иной деятельности предвидеть при планировании на длительный период времени колебания индивидуальной рабо тоспособности и тем самым гарантировать большую эффективность в работе.
Через менеджмент на основе биоритмов мы сможем лучше снимать показания своего внутреннего "часового механизма", делать из этого выводы и лучше приспосабливаться к естественным колебаниям работоспособности.
А именно:
В периоды спада и критические дни накапливать новую энергию, расслабляться, отдыхать, проводить время за рутинной работой и избегать контактов с неприятными людьми и проблемами. В периоды подъема, напротив, с новыми силами вперед! Принимать решения и производить изменения и перестановки, претворять свои замыслы, короче, активно творить свою судьбу.
Поскольку каждый человек имеет свои особенности, индивидуальна и реакция на долговременные ритмы, а также способность приспособления к ним. К тому же на эту восприимчивость к ритмам влияет целый ряд внешних факторов. "Достижения" индустриального общества привели к тому, что не всегда функционирует защитный механизм нашего организма. Такие его естественные сигналы, как нежелание, страх, возрастающая усталость и т. д., которые уведомляют о снижении работоспособности, например в критические дни, и должны защитить от переутомления, зачастую бывают приглушены важными делами, неотложными сроками, стрессом и т. д. или подавляются с помощью взбадривающих или успокоительных средств. Если организм в течение длительного времени не может вновь войти в свой естественный ритм, в нем возникают нарушения и повреждения, наступает кризисное состояние или даже полная остановка (смерть).
Отсюда следует:
При составлении распорядка дня и планировании решения предстоящих задач учитывайте наряду с данными графика дневной продуктивности также свое биоритмическое состояние, но не переоценивайте его.
Как получить свою биоритмограмму?
Путем произведения собственных расчетов. Соответствующие таблицы, советы и указания можно найти в литературе по этому вопросу. С помощью электронного микрокалькулятора. Имеется целый ряд карманных калькуляторов и электронных наручных часов, в которых запрограммирована функция по расчету биоритма. С помощью некоторых подобных приборов Вы сможете каждый день получать на дисплее актуальные для Вас сведения.
С помощью распечатки программ компьютера. Это, наверное, наиболее удобный путь. Вы получаете необходимые данные в форме таблиц и графиков, можете накапливать их и обеспечивать себе на каждый данный момент необходимый обзор прошедших и будущих дат Вашей жизни.
Как нельзя поступать.
В принципе неправильно было бы делать из данных биоритмограммы такие же однозначные выводы, как из прогноза погоды. Ведь даже если предсказан дождь, может светить солнце, и наоборот. Имейте в виду, что кривые биоритмов указывают лишь на тенденцию, которая может наблюдаться вследствие происходящих в организме процессов. Опасность в самом начале использования календаря биоритмов состоит в том, что этим цифрам зачастую придают чрезмерное значение под девизом: "Сегодня критический день, сегодня мне будет плохо!" При такой установке Ваши дела, возможно, действительно пойдут неважно, поскольку подобное настроение может запрограммировать подсознание и повлиять на чувства и действия.
Поэтому
будьте осторожны при расшифровке своих данных.
В качестве вспомогательного средства хорошо зарекомендовало себя ведение дневника, в котором Вы записываете свои наблюдения о физическом, психическом и духовном состоянии. В конце недели, например, эти данные сравниваются с показаниями биоритмограммы.
Когда по прошествии некоторого времени у Вас возникнет чувство восприимчивости к ритму и индивидуальные данные совпадут с расчетными, вы можете соответствующим образом использовать этот инструмент, но с необходимой долей осторожности и скепсиса.
Хотя биоритм и оказывает определенное влияние на нашу работоспособность, он, однако, является лишь одним фактором из многих.
4.4. Индивидуальный рабочий стиль / саморазгрузка
Важным фактором Ваших успехов в работе выступает Ваш личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.
Нижеследующие вопросы должны помочь вам лучше присмотреться к своему рабочему стилю. Отметьте, пожалуйста, по каждому вопросу тот ответ, который больше всех соответствует Вашим наклонностям. Используйте для этих целей также опыт, приобретенный Вами при проработке начальной главы.
Чем больше сумма набранных Вами баллов, тем больше Вы сами себе мешаете работать!
В последующем изложении вы найдете целый ряд советов и предложений по избавлению от тех вредных привычек в работе, которые могут стоить очень много времени ("поглотителей времени").
Укажите те меры, которые вы хотели бы использовать в ближайшее время, в самоанкете в конце гл. 4.
Исходя из специфики своей работы и своих личных качеств Вы должны подходить к совершенствованию своей техники труда как к непрерывному процессу и быть готовым к тому, чтобы постоянно воспринимать все новые побудительные импульсы и интегрировать их в свой персональный рабочий стиль.
Самооценка. Мой личный рабочий стиль
Почти никог-да(0)
Иног-да(1)
Часто 2)
Почти всегда (3)
Предрасположены ли вы к тому, чтобы:
1) откладывать выполнение неприятных дел?
2) отодвигать во времени принятие срочных, но неприятных решений?
3) перестраховываться, заручаться мнением других, при принятии неприятных или тяжелых решений?
4) все делать самому?
5) заниматься несколькими проблемами одновременно?
6) работать в суете и спешке?
7) приниматься за работу без предварительного поиска лучших подходов к делу?
8) прерывать начатую работу, чтобы заняться другими делами?
9) откладывать выполнение трудных задач после первоначальной их обработки?
10) работать не концентрированно, несобранно?
11) работать по 2 часа и более без перерыва?
12) часто не доводить дело до конца из-за того, что вас постоянно отвлекают?
13) расходовать ценное для Вас время на отдельные специальные задачи или второстепенные дела?
14) заниматься чужими делами лишь потому, что они Вас заинтересовали? 15) браться в любое время за любую задачу из-за того, что Вы не можете сказать "нет"?
16) заниматься почти безнадежной конфронтацией, например поиском виновных в ошибке или борьбой с бюрократическим аппаратом предприятия? 17) стремиться к безупречному выполнению задач и в тех областях, где этого не требуется?
18) стараться знать все факты?
19) проявлять инициативу лишь по принуждению?
20) стремиться всегда помочь другим при решении их проблем?
0
1
2
3
Баллы за каждый положительный ответ
Общая сумма
"Поглотители времени", мешающие привычки
Возможная причина, подоплека
Меры/решения
1
2
3
Отсутствие целей, приоритетов или планов дня
- Отсутствие системы планирования
- Обзаведитесь дневником времени
- Успехи достигаются и без планирования
- Учитывайте, что запланированная активность намного чаще ведет к хорошим результатам, чем незапланированная
- Бытующее мнение о том, что каждый день протекает по-своему и непредвиденное все равно не поддается планированию
- Задумайтесь над тем, что многие менеджеры вновь и вновь одинаково растрачивают впустую свое время. Планирование же создает резерв для непредвиденного и для действительно важных дел (управленческих функций)
- Функциональная ориентация (действия опережают мышление)
- Признайте, что успех чаще сопутствует тем, кто определенно знает, зачем он что-то делает (или не делает)
Попытки слишком много сделать за один раз
- Затраты времени не планируется
- Сформулируйте цели, устанавливайте приоритеты, планируйте свое время
- Концентрация усилий на спешных делах
- Наряду со срочностью учитывайте важность дел, поручайте другим то, что можно поручить
- Слишком широкий круг интересов
- Ограничивайтесь самым существенным (лучше меньше, да лучше)
Нерешительность
- Боязнь допустить ошибку
- Не забывайте, что на ошибках, как известно, учатся
- Нерациональный процесс принятия решений
- Соберите информацию, установите цели, исследуйте проверенную технику принятия решений и последовательно проводите решения в жизнь
- Стремление знать все факты (перфекционизм)
- Признайте неизбежность риска. Принимайте решения даже без знания всех фактов. Часто бывает лучше посредственное решение, чем никакое
- Недостаток инициативы, отсутствие мотивации
- Найдите причины возможной неудовлетворенности (отношение к работе, амбиции, отношения с шефом, подчиненными и т. п.)
Спешка, нетерпение
- Отсутствие плана на день
- Накануне вечером надо планировать задачи, которые обязательно должны быть выполнены на следующий день
- Отсутствие оценок рабочих заданий
- Проводите различие между срочностью и важностью и каждый день устанавливайте очередность своих дел
- Стремление сделать слишком много в короткое время
- Меньше делайте сами и больше поручайте (правило Эйзенхауэра)
- Нетерпение, забота о деталях
- Последовательно и правильно выполняйте все задачи. Экономьте время на том, чтобы не начинать все сначала и не подвергать сделанное переработке
Продолжение таблицы
"Поглотители времени", мешающие привычки
Возможная причина, подоплека
Меры/решения
Неспособность сказать "нет"
- Боязнь обидеть кого-
либо
- Честный ответ не
должен быть обидным.
Пример: "Мне очень жаль, но я вынужден
сделать Вам следующее предложение..."
Отсутствие готовых отговорок
- Лучшим извинением служит честное признание, что у вас нет
времени. Предпосылка
к тому, чтобы сказать
"нет", состоит в том,
что Вы ежедневно
планируете свою работу и знаете ограниченность своего
времени
Желание понравиться
(коллега, который готов
прийти на помощь)
- Если Вы не сможете
оправдать возлагаемые
на вас надежды, то это
же обернется буме-
рангом против Вас.
В результате могут
возникнуть негативные
последствия
- Потребность помочь
другим
- Знать меру. Это качество может быстро
стать привычкой и
порождать соответствующие ожидания у
других
Недоведение намеченного до конца
- Отсутствие приоритетов
- Устанавливайте приоритеты по критериям
срочности и важности,
в первую очередь выполняйте задачи высшей приоритетности
- Отсутствие конечных
сроков
- Для всех важных задач устанавливайте
реалистичный срок (в плане дня) и придерживайтесь его
- Нерешительность
- Вырабатывайте волевые качества своего характера
Дезорганизованость, "заваленный" письменный стол
- Отсутствие системы
- Все важное записывайте в дневнике времени и "подшивайте" отдельные записки
- Перенос сроков
- Беритесь в первую очередь за действительно самые важные дела. Устанавливайте сами себе конечные сроки
- Все "ложится" на стол
- Обязуйте своего секретаря отсортировывать маловажную корреспонденцию и направлять подчиненным те запросы, на которые они могут ответить без Вашей помощи
- Боязнь потерять обзор
- С дневником времени и листком "обзора событий" (см. гл. 6) Вы будете иметь, лучшую базу информации, чем с грудой документов на письменном столе. На нем должны находиться только те документы, которые Вам действительно нужны для текущей работы
Пути к саморазгрузке
Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.
- Зачем вообще это делать?
- Почему именно я?
- Почему именно сейчас?
- Почему в этой форме?
Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на Вашем письменном столе! они помогут Вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня.
Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.
Зачем вообще это делать?
Исключить!
- Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать это доклад, составлять это письмо и т. д. и т. п.?
- Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?
- Действительно ли надо принимать этого посетите ля, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?
- Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?
Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в "общих чертах".
Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!
Почему именно я?
Поручить!
- Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?
- Действительно ли это в моей компетенции?
- Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?
- Не имеет ли место попытка обратного делегирования?
- Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?
Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.
Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между Вами и Вашими сотрудниками.
Почему именно теперь?
Установить оптимальные сроки!
- Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?
- Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?
- Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?
- Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т. д.)?
Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.
Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа "завтра после обеда", "в пятницу, в течение дня" и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать "теперь" или "немедленно".
Почему в этой форме?
Рационализировать!
- Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, что бы диктовать!)
- Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?
- Как я могу упростить и рационализировать это процесс?
Пусть эти и подобные вопросы натолкнут Вас на новые идеи относительно организации Вашего труда. Помните об известной шутке: "Зачем так просто, если можно сложно!"
Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения
Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.
4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)
В заключительном упражнении Вы должны с помощью разработанных в этой главе организационных принципов и методов "набросать" образцовый рабочий день. Даже если такой "идеальный день" вряд ли вероятен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир при составлении своего плана дня и его организации.
Сделайте свой рамочный план дня инструментом составления дневного распорядка!
Помните при этом о следующих моментах:
- начало работы;
- спокойный час;
- график дневной продуктивности;
- регулирование пауз;
- график дневных "помех";
- контроль за результатами дня;
- предварительное планирование следующего дня.
Используйте нижеследующий формуляр и перенесите свой рамочный план дня в свой дневник времени!
С помощью данного упражнения полезно составить также недельный рамочный план, причем вы приобретете навык в распределении дел по отдельным дням недели.
Интегрируйте в свой "идеальный день" и "идеальную неделю" также личные дела и цели, касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т. д.!
Время дня
Задачи, действия (цели)
Примечания
5 ч
6 ч
7 ч
8 ч
9 ч
10 ч
11 ч
12 ч
13 ч
14 ч
15 ч
16 ч
17ч
18 ч
19 ч
20 ч
21 ч
22 ч
23 ч
24 ч
4.6. Резюме
Функция самоменеджмента "Реализация и организация" предполагает объединение Ваше энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.
Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.
В нижеследующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня. Учитывайте в своем распорядке дня изменение Вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.
Выведите свой личный дневной ритм, для чего путем си-стематических наблюдений определите свой график продуктивности.
Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.
Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.
Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например в целях избавления от мешающих привычек.
Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.
Организационные принципы распорядка дня
Начало дня
1. Начинать день с позитивным настроем.
2. Хорошо позавтракать и без спешки на работу.
3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.
4. Перепроверка плана дня.
5. Вначале - ключевые задачи.
6. Приступать без раскачки.
7. Согласовать план дня с секретарем.
8. Утром заниматься сложными и важными делами.
Основное время дня
9. Хорошая подготовка к работе.
10. Влиять на фиксацию сроков.
11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.
12. Отклонять дополнительно возникающие "неотложные" проблемы.
13. Избегать незапланированных импульсивных действий.
14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).
15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.
16. Рационально завершать начатое.
17. Использовать временные "остатки".
18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течении дня (график дневных "помех")
19. Выкраивать свободный час
20. Контролировать время и планы
Конец дня
21. Завершать несделанное.
<< Пред. стр. 8 (из 12) След. >>
Список литературы по разделу