<< Пред. стр. 2 (из 8) След. >>
Список литературы по разделу
копировально-множительного бюро;
архива.
Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти), аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 6.
Схема 6. Примерная организационная структура общего отдела
-------------------------------¬
¦ Руководитель ¦
¦ органа местной власти ¦
¦ (общественной организации) ¦
L---------------T---------------
-----------+---------¬ ------------------¬
¦ Заведующий ¦ ¦ Секретариат ¦
¦ общим отделом +---+ ¦
L-----------T--------- L------------------
¦
------------------------------¬ ¦ ----------------------------¬
¦ Канцелярия ¦ ¦ ¦ Группа контроля ¦
¦ (группа делопроизводства) +-----+-------+ ¦
L------------------------------ ¦ L----------------------------
------------------------------¬ ¦ ----------------------------¬
¦ Протокольная группа +-----+-------+ Группа внедрения ТС ¦
L------------------------------ ¦ L----------------------------
------------------------------¬ ¦ ----------------------------¬
¦ Группа писем +-----+-------+ Архив ¦
L------------------------------ ¦ L----------------------------
------------------------------¬ ¦ ----------------------------¬
¦ Машинописное бюро ¦ ¦ ¦ Копировально- ¦
¦ +-----+-------+ множительное бюро ¦
L------------------------------ L----------------------------
3.3. Расчет комплектования службы ДОУ персоналом требуемой квалификации и численности
Общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности предполагает:
выполнение расчетов, необходимых для определения объема работ (по видам и в целом) по подготовке и обработке управленческих документов;
определение на основе расчетных данных примерного квалификационного и численного состава службы ДОУ (по подразделениям (участкам работ) и в целом);
проверку расчетов, их уточнение (при необходимости);
подготовку проектов соответствующих документов.
Выполнение расчетов для определения объема работ (по видам и в целом) по подготовке и обработке управленческих документов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий). Пример расчета, выполненного на основе данных Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по ДОУ, представлен в таблице 1.
Таблица 1
Пример расчета для определения объема работ по подготовке и обработке управленческих документов
-------T--------------T-------T-------T----------T------------T---------¬
¦ N ¦ Наименование ¦N нормы¦Ед. изм¦ Объем ¦ Значение ¦ Затраты ¦
¦ п/п ¦ вида работы ¦ ¦ ¦ за год ¦ нормы, час ¦ чел.- ч.¦
+------+--------------+-------+-------+----------+------------+---------+
¦ 1 ¦Обработка ¦3.1.2.1¦10 док.¦ 20 000 ¦ 0,65 ¦ 1300 ¦
¦ ¦входящих ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+--------------+-------+-------+----------+------------+---------+
¦ 2 ¦Обработка ¦3.1.2.5¦10 док.¦ 20 000 ¦ 0,80 ¦ 1600 ¦
¦ ¦исходящих ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+--------------+-------+-------+----------+------------+---------+
¦ 3 ¦Контроль ¦3.1.3.1¦10 док.¦ 4 000 ¦ 0,80 ¦ 320 ¦
¦ ¦исполнения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+--------------+-------+-------+----------+------------+---------+
¦ 4 ¦Разработка ¦3.2.1.1¦1 авт.л¦ 10 ¦ 72,5 ¦ 725 ¦
¦ ¦норм.-мет. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пособий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+--------------+-------+-------+----------+------------+---------+
¦ 5 ¦Исполнение ¦3.2.4.1¦1 запр.¦ 200 ¦ 24,1 ¦ 4820 ¦
¦ ¦тематических ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦запросов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+--------------+-------+-------+----------+------------+---------+
¦ 6 ¦Проведение ¦3.2.6.1¦1 пров.¦ 20 ¦ 19,6 ¦ 392 ¦
¦ ¦проверки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работы в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦подразделениях¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+--------------+-------+-------+----------+------------+---------+
¦Итого (совокупные затраты времени, или СЗВ), чел.- часов¦ 9157 ¦
L-------------------------------------------------------------+----------
1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 9 157 х Ку*(31) = 10 073 чел.-часа.
2. Примерная численность специалистов*(32), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп : Фпв = 10 073 : 2006 = 5 ед.
Определение примерного квалификационного и численного состава службы ДОУ (см. п. 2) производится на основе расчетных данных об объеме работ по ДОУ. В необходимых случаях в состав службы ДОУ могут вводиться так называемые производные должности - ст. делопроизводитель, мл. документовед, мл. архивариус и т.п.
Значение показателя полезного фонда рабочего времени для таких должностей определяется с учетом поправочного коэффициента Кп, отражающего уровень квалификации. При этом для должностей с более высокой квалификацией значение Кп принимается равным 1,2, а с более низкой - 0,8.
Предлагаем пример расчета.
Ранее было установлено, что для выполнения перечисленных в табл. 1 объемов работ по ДОУ требуется 5 работников с квалификацией "специалист". Однако эти же работы могут быть выполнены и работниками более низкой квалификации, например младшими специалистами.
Величина полезного фонда рабочего времени младшего специалиста составит (условно):
Фпв(м) = 2006 х 0,8 = 1605 чел.-часов. Следовательно, вышеуказанный объем работ по ДОУ (10 073 чел-часа) может быть выполнен либо 6 младшими специалистами, один из которых будет выполнять и основной вид работы, и порученный ему по совместительству, либо 5 младшими специалистами и 1 старшим специалистом:
10 073 : 1605 = 6,2 ед.
Последующая проверка предварительных расчетов производится с целью их уточнения. В необходимых случаях расчеты выполняются повторно для установления истинных значений.
Окончательные результаты берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ. Важнейшим из них является штатное расписание*(33).
Введение в действие штатного расписания осуществляется после утверждения документа руководителем предприятия (посредством издания соответствующего приказа). Бланк штатного расписания представлен на стр. 33, а пример приказа о введении штатного расписания в действие - на стр. 34.
3.4. Организация нормирования работ по делопроизводству (ДОУ)
Рассмотрим далее организацию нормирования по делопроизводству (ДОУ). Уточним, что в соответствии с Нормами времени на работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти*(34) к основным видам работ по ДОУ, подлежащим нормированию, относятся:
документационное обеспечение деятельности управленческих структур*(35);
составление и ведение номенклатуры дел;
документирование деятельности коллегиальных органов, сформированных при руководстве;
подготовка документов;
обработка документов;
работы по архивному хранению документов (в том числе с применением автоматизированных технологий).
Обеспечение надлежащего нормирования видов работ по ДОУ, для которых нормы не предусмотрены, осуществляется на основе норм, разработанных предприятием. Кроме того, в случае значительного отклонения содержания фактически выполняемых работ по делопроизводству по сравнению с принятыми в нормах времени, разработанных Центральным бюро нормативов по труду (иной аналогичной организацией), предприятие вправе рассчитать соответствующие нормы времени.
И в том и в другом случае целесообразно использовать так называемый метод технического нормирования, основанный на регистрации и последующей обработке данных хронометражных замеров соответствующих видов работ (отдельных операций). Разработка норм производится предприятием с учетом следующих основных особенностей.
Во-первых, для определения нормы времени на выполнение каждого конкретного вида работы (отдельной операции в рамках соответствующего вида работы) следует определить единицу измерения объема работы - например, на документ, на машинописный лист, на дело, на печатный знак и т.д. При этом расчет затрат времени производится в часах (человеко-часах), а в качестве единиц измерения объема работы могут быть использованы следующие:
документ - конкретный вид управленческого документа с унифицированным содержанием (представленным в виде трафаретного текста или текстового шаблона) и стандартизированным оформлением - например, некоторые виды приказов по персоналу, справки, акты и т.п.;
дело - упорядоченная совокупность документов, объединенных между собой по определенному признаку и помещенных в отдельную твердую обложку, не превышающая по объему 150 листов формата А4 (210 х 297 мм);
машинописный лист (лист) - текстовый оригинал формата А4, заполненный с одной (лицевой) стороны через 1,5 межстрочных интервала и содержащий 38-41 строку длиной 60-64 печатных знака;
печатный знак - цифровой, алфавитный или иной символ, используемый в процессе перевода исходного - рукописного или аудио- оригинала в машинописную форму. В необходимых случаях норма времени может устанавливаться в расчете на 100 или иное количество печатных знаков*(36).
Во-вторых, в нормах времени должны быть надлежащим образом учтены*(37) время на производство работ по обслуживанию рабочих мест, а также время на отдых и личные потребности работников, включая физкультурные паузы.
В-третьих, в нормах времени должно быть надлежащим образом учтено применение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов. При этом принимается во внимание состав программно-технических средств, содержание и последовательность выполнения соответствующих видов работ (операций) по ДОУ.
3.5. Требования к организации рабочих мест и труда персонала службы ДОУ
После рассмотрения основных вопросов организации нормирования работ представляется вполне логичным перейти к освещению требований, предъявляемых к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ). Уточним в этой связи, что одной из основных обязанностей работодателя является обеспечение на предприятии "... условий, отвечающих требованиям охраны и гигиены труда" (ст. 22 ТК РФ). В свою очередь работники предприятия имеют право на "... рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации труда", а также на "полную достоверную информацию об условиях труда" (ст. 21 ТК РФ). Конкретные требования к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ) содержатся в:
разделе 2 "Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти";
Санитарных нормах и правилах СанПин 2.2.2./2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы"*(38).
Рациональная организация рабочих мест и труда работников делопроизводства (службы ДОУ) предприятия включает:
планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой в них работы, обеспечивающую наиболее эффективное использование рабочих площадей;
размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава выполняемых ими работ (операций);
создание и поддержание необходимого комфорта, способствующего эффективному труду;
своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций), - в виде консультаций, а также инструктивных и справочных материалов (документов);
установление оптимального режима труда и отдыха;
создание и поддержание в служебных помещениях и на рабочих местах оптимального микроклимата;
защиту работников от воздействия вредных факторов производственной среды;
регулярное проведение в служебных помещениях и на рабочих местах комплекса работ по техническому обслуживанию и профилактике, а также необходимых санитарно-гигиенических мероприятий.
Служебные помещения, отведенные для выполнения работ (операций) по подготовке и обработке документированной информации, должны иметь планировку, обеспечивающую их достаточное естественное и (или) искусственное освещение. Площадь, отводимая на размещение одного автоматизированного рабочего места, должна составлять в общем случае не менее 6 кв. м.
Размещение мебели и специализированного оборудования в служебных помещениях, как правило, должно осуществляться по периметру (вдоль стен). При размещении автоматизированных рабочих мест расстояние между рабочими столами в направлении от плоскости тыла одного видеотерминала до плоскости экрана другого видеотерминала должно составлять не менее 2,0 м, а между смежными боковыми поверхностями соседних видеотерминалов - не менее 1,2 м.
Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы, требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать перегородками высотой 1,5-2,0 м. Шумящее оборудование - матричные принтеры, пишущие машины, серверы, телетайпы и т.п., уровни шума которого превышают нормативные, должно размещаться в специально отведенных для этого помещениях.
С целью обеспечения необходимого комфорта, способствующего эффективному труду, рабочие места работников оборудуются однотумбовыми столами (с приставкой), обеспечивающими удобное размещение на нем оргтехники (в том числе компьютерной) и основных предметов труда, постоянно используемой в работе литературы по делопроизводству, карточек и лотков для них. В ящиках тумбы стола хранятся документы, используемые в работе в течение дня, а также вспомогательные предметы труда (канцелярские принадлежности).
Хранение специальной и справочной литературы должно осуществляться в шкафах. На соответствующих полках в строго определенном порядке должны располагаться:
инструкции и нормативно-методические документы по делопроизводству;
справочники по законодательству;
справочники по административно-территориальному делению;
орфографические и терминологические словари (справочники по написанию отдельных слов);
картотеки-указатели к сборникам нормативно-правывых актов и организационно-распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, инструкций и пр.) по вопросам ведения делопроизводства, изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления (власти);
списки работников предприятия с указанием структурных подразделений, номеров телефонов и адресов для направления деловой корреспонденции*(39).
Своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций) в течение всего рабочего времени, обеспечивается:
постоянным поддержанием в служебных помещениях тишины и порядка;
наличием достаточного свободного пространства между рабочими местами, не затрудняющего проход (подход) к ним;
оборудованием рабочих мест средствами внутренней телефонной связи;
размещением на столах минимально необходимого для выполнения повседневной работы количества документов (материалов).
Установление для работников делопроизводства (службы ДОУ) оптимального режима труда и отдыха предполагает:
категорирование труда работников в зависимости от его сложности и напряженности;
надлежащий учет влияния на работников вредных факторов производственной среды и характеристик микроклимата служебных помещений;
упорядоченное чередование временных отрезков, отведенных соответственно для выполнения более сложных и менее сложных видов работ (операций);
предоставление работникам для поддержания высокой работоспособности в течение всего рабочего времени перерывов для отдыха, приема пищи и т.п.
Нормальная продолжительность рабочего времени, отведенного на выполнение работ по подготовке и обработке документов, должна составлять 8 часов, при этом продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ не должна превышать 2 часов. Наиболее сложные и трудоемкие виды работ (операций) рекомендуется производить в первой половине рабочего времени. Время перерывов в течение рабочего времени следует устанавливать в зависимости от сложности и напряженности труда. Примерные варианты режима труда и отдыха (с учетом 8-часового рабочего дня - с 9 до 18 часов, включая часовой обеденный перерыв и категории сложности и напряженности работ) представлены в таблице 2.
Таблица 2
Варианты режима труда и отдыха персонала службы ДОУ, выполняющего работы по документационному обеспечению управления с применением компьютерной техники
----------T----------------------------T--------------------------------¬
¦Категория¦Рабочее время до обеденного ¦ Рабочее время после обеденного¦
¦сложности¦ перерыва, часы, минуты ¦ перерыва, часы, минуты ¦
¦работ ¦ ¦ ¦
+---------+-------T-----------T--------+--------T-------------T---------+
¦ I ¦ 9.00- ¦ 15-мин. ¦ 11.15- ¦ 14.00- ¦ 15 мин. ¦ 16.15- ¦
¦ ¦ 11.00 ¦ перерыв ¦ 13.00 ¦ 16.00 ¦ перерыв ¦ 18.00 ¦
+---------+-------+-----------+--------+--------+-------------+---------+
¦ II ¦ 9.00- ¦ 15-мин. ¦ 11.15- ¦ 14.00-15.00, 15.10-16.10, ¦
¦ ¦ 11.00 ¦ перерыв ¦ 13.00 ¦ 16.20-17.20, 17.30-18.00 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦с 10-мин. перерывами между ними¦
+---------+-------+-----------+--------+--------T-------------T---------+
¦ III ¦ 9.00- ¦ 20-мин. ¦ 11.10- ¦ 14.00- ¦ 20-мин. ¦ 16.10- ¦
¦ ¦ 10.50 ¦ перерыв ¦ 13.00 ¦ 15.50 ¦ перерыв ¦ 18.00 ¦
L---------+-------+-----------+--------+--------+-------------+----------
3.6. Особенности подготовки важнейших организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ
Основными организационно-распорядительными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ и ее работников, являются, как отмечалось ранее, положение о службе и соответствующие должностные инструкции. В рамках данного параграфа рассмотрим наиболее существенные особенности подготовки этих документов.
Функциональное назначение Положения о службе ДОУ заключается в установлении основных правил организации ее деятельности. В качестве основы для подготовки проекта данного документа рекомендуется принять примерное Положение о службе ДОУ, представленное в прил. 12 к ГСДОУ, помня, однако, о том, что его текст нуждается в определенной актуализации с учетом более поздних изменений в правовой базе делопроизводства*(40).
В содержании Положения о службе ДОУ представляется целесообразным изложить следующие основные вопросы:
краткая характеристика делопроизводства (ДОУ) как специфического вида деятельности по управлению (обеспечению управления) предприятием;
статус службы ДОУ, организационно-правовые основы ее деятельности;
основные организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ (помимо положения. - Авт.), порядок их введения в действие;
организация повседневного руководства службой ДОУ;
организация нормирования работ по ДОУ, рабочих мест и труда персонала службы ДОУ;
порядок регламентации повседневной деятельности структурных подразделений в составе службы ДОУ, основных категорий ее работников;
цели и задачи службы ДОУ, их краткое содержание;
функции службы ДОУ, их характеристика;
полномочия (права и обязанности) службы ДОУ, их характеристика;
взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия;
порядок внесения изменений в положение, сроки его переутверждения.
Для ясного и точного понимания содержания положения о службе ДОУ особое значение имеет выбор оптимальной структуры документа. В этой связи представляется уместным привести сравнительную характеристику рекомендуемых вариантов структуры положения о службе ДОУ.
Так, согласно прил. 12 ГСДОУ примерная структура документа включает следующие разделы: общие положения; цели и задачи службы; функции службы; права и ответственность службы; взаимоотношения службы. Представленная в Методических рекомендациях ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов" примерная структура Положения о службе ДОУ включает следующие разделы: общие положения; задачи службы; функции службы; обязанности службы; права службы; ответственность службы; взаимоотношения службы с другими подразделениями предприятия.
И наконец, в соответствии с прил. 1 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации" примерная структура положения о службе ДОУ включает следующие основные разделы: общие положения; задачи и функции службы; обязанности службы; права службы; ответственность службы; взаимоотношения и связи службы. Раздел "Заключительные положения" не является обязательным элементом структуры документа.
Примерный текст Положения о службе ДОУ представлен в прил. 3 к настоящему пособию. Пример оформления титульного листа Положения о службе ДОУ представлен на стр. 43.
Представленные выше рекомендации могут быть применены и при подготовке проектов положений о структурных подразделениях в составе службы ДОУ, а также проекта положения об архиве предприятия. Примерный текст положения об архиве государственного предприятия (организации, учреждения) представлен в прил. 4 к настоящему пособию.
Функциональное назначение должностной инструкции заключается в регламентации деятельности работника (категории работников) и установлении порядка применения работником (работниками) положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) в процессе осуществления своих повседневных полномочий. В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется принять соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, при необходимости адаптировав их к конкретным условиям функционирования того или иного предприятия и службы ДОУ и отразив в нем следующие основные вопросы:
задачи, возлагаемые на работника (в виде перечня, возможно, дополненного краткой характеристикой);
статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;
основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;
организационно-правовые основы деятельности работника;
трудовая функция (функции), порученная работнику, основные условия, характеризующие ее выполнение;
виды работ (операции), выполняемые работником в рамках порученной ему функции (функций);
полномочия (права и обязанности) работника, их краткая характеристика;
взаимоотношения работника с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия;
меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением (ненадлежащим выполнением) порученной ему трудовой функции (задач, видов работ и т.п.);
порядок внесения изменений в инструкцию, сроки ее переутверждения.
Несколько слов - о выборе оптимальной структуры должностной инструкции. И в этом случае нам представляется вполне оправданным провести сравнение рекомендуемых вариантов структуры документа.
Так, в соответствии с прил. 2 в составе прил. 12 к ГСДОУ типовая структура должностной инструкции включает следующие разделы: общие положения; функции работника; обязанности работника; права работника; взаимоотношения (связи по должности) работника; ответственность работника; оценка работы. Представленная в Методических рекомендациях ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов" примерная структура должностной инструкции предполагает наличие в ней следующих разделов: общие положения; должностные обязанности работника; права работника; ответственность работника; связи работника по должности. Практически так же выглядит и вариант структуры документа, представленный в Методических указаниях ВНИИДАД ФАС РФ "Унификация текстов управленческих документов". Отметим, что, как и в случае с Положением о службе ДОУ, раздел "Заключительные положения" не является для структуры должностной инструкции обязательным.
Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ представлены в прил. 5 к настоящему пособию. Пример оформления титульного листа должностной инструкции представлен на стр. 44.
Об особенностях стилистики изложения рассмотренных в рамках данного параграфа организационно-распорядительных документов будет сказано в гл. 9 настоящего пособия.
Раздел 2. Управление документацией предприятия
Глава 4. Состав документации предприятия. Табель форм документов
4.1. Управленческая документация предприятия. Состав и функциональное назначение
В рамках настоящего пособия уже упоминалось о документации как об упорядоченной совокупности документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Настало время более подробно ознакомиться с составом управленческой документации предприятия и образующими ее основными видами документов.
С этой целью обратимся к Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, включающему в себя унифицированные системы документации и образующие их формы документов, разрешенные к применению на предприятиях (в организациях, учреждениях) для обеспечения потребностей в документированной информации. Уточним, что в составе ОКУД сегодня имеется девять унифицированных систем документации:
унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);
унифицированная система банковской документации (УСБД);
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД);
унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);
унифицированная система документации по труду (УСДТ);
унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФР);
унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД).
Собственно управленческую документацию предприятия образуют, таким образом, документы, отнесенные к УСОРД, т.е. документы, общее функциональное назначение которых состоит в организации и распоряжении деятельностью предприятия. В свою очередь, в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации.
Основные группы управленческой документации в составе УСОРД*(41)
1. Документация по созданию предприятия (организации, учреждения).
2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения).
3. Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения).
4. Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений).
5. Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения).
6. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).
7. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).
8. Документация по приему на работу.
9. Документация по переводу на другую работу.
10. Документация по увольнению.
11. Документация по оформлению отпусков.
12. Документация по оформлению поощрений.
13. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Рассмотрим далее функциональное назначение каждой из перечисленных выше групп документации основных видов управленческих документов, образующих соответствующие группы документации.
Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта его учреждения (формирования) в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (см. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"). Примерный состав документации по созданию предприятия представлен на схеме 7.
Функциональное назначение документации по реорганизации предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании факта его реорганизации в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (см. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Основные документы данной группы документации представлены на схеме 8.
Схема 7. Состав документации по созданию предприятия
-------------------------------------------¬
¦ Документация по созданию предприятия ¦
¦ (организации, учреждения) ¦
L----T---------------T-------------------T--
-----------------+---------¬ ¦ ---------------+------------------¬
¦ Заявительные ¦ ¦ ¦ Организационно-распорядительные ¦
¦ документы ¦ ¦ ¦ документы ¦
L----------------T---------- ¦ L--------------T-------------------
-----------------+---------¬ ¦ ---------------+------------------¬
¦ Заявление на ¦ ¦ ¦ Устав (положение, учредительный ¦
¦ государственную ¦ ¦ ¦ договор) ¦
¦ регистрацию ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------T---------- ¦ L--------------T-------------------
-----------------+---------¬ ¦ ---------------+------------------¬
¦ Заявление об ¦ ¦ ¦ Свидетельство о государственной ¦
¦ открытии расчетного ¦ ¦ ¦ регистрации ¦
¦ счета ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------T---------- ¦ L--------------T-------------------
-----------------+---------¬ ¦ ---------------+------------------¬
¦ Письмо об изготовлении ¦ ¦ ¦ Приказ о создании ¦
¦ печати (штампа) ¦ ¦ ¦ предприятия ¦
L--------------------------- ¦ L----------------------------------
¦
----------+--------------¬
¦ Документы ¦
¦ протокольных ¦
¦ мероприятий ¦
LT--------------------T---
¦ ¦
------------------------+---¬ ------+-------------------¬
¦ Протокол собрания ¦ ¦ Протокол собрания ¦
¦ (конференции) трудового ¦ ¦ членов кооператива ¦
¦ коллектива предприятия ¦ ¦ об утверждении Устава ¦
L---------------------------- L--------------------------
Схема 8. Состав документации по реорганизации предприятия
-----------------------------------------------¬
¦ Документация по реорганизации ¦
¦ (предприятия, организации, учреждения) ¦
L-----------------------------------------------
----------------------------¬ ---------------------------¬
¦ Протокол собрания ¦ ¦ Решение совета ¦
¦ (конференции) трудового ¦ ¦ директоров (правления) ¦
¦ коллектива предприятия ¦ ¦ о реорганизации ¦
L---------------------------- L---------------------------
-------------------------¬
¦ Приказ ¦
¦ о реорганизации*(42) ¦
L-------------------------
Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта прекращения им своей деятельности в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством. Примерный состав документации по ликвидации предприятия представлен на схеме 9.
Функциональное назначение документации по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений) состоит в документировании факта перехода права собственности на приватизированное предприятие в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством. См. в этой связи, например, Основные положения государственной программы приватизации государственных и муниципальных предприятий в РФ, утвержденные Указом Президента РФ от 22 июля 1994 г. N 1535. Основные документы данной группы документации представлены на схеме 10.
Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования основных управленческих решений по руководству повседневной деятельностью предприятия. Примерный состав документации по ликвидации предприятия представлен на схеме 11.
Функциональное назначение документации по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании основных
Схема 9. Состав документации по ликвидации предприятия
--------------------------------------------¬
<< Пред. стр. 2 (из 8) След. >>
Список литературы по разделу