РОГОЖИН М Ю СПРАВОЧНИК ПО ДEЛОПРОИЗВОДСТВУ М 2005 196 С 7

Должностная инструкция начальника службы ДОУ

Должностная инструкция заведующего канцелярией (начальника отдела делопроизводства в составе службы ДОУ)

Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения документов)

Должностная инструкция документоведа

Должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений (документов и резолюций)

Должностная инструкция архивариуса

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция машинистки (машинистки-оператора ПК)

Приложение 6

Перечень наиболее широко используемых при подготовке текстов правленческих документов устойчивых словосочетаний*(98)

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
- В порядке оказания помощи прошу вас...
- В целях обмена опытом направляю в ваш адрес...
- В порядке исключения...
- Ввиду особых обстоятельств...
- В связи с завершением работ по ...
- В связи с принятием решения о...
- В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...
- По взаимной договоренности между...
- Согласно вашей заявке...
- Несмотря на ... и ... продолжает иметь место...
2. Формулировки для выражения отказа:
- Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, ваше указание остается невыполненным в связи с...
- К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...
- Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...
- Мы не можем предоставить интересующую вас информацию, так как...
- Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия...
3. Формулировки для выражения предупреждения:
- Напоминаем вам, что через ... время срок соглашения истекает...
- Организация уведомляет вас о том, что...
- Считаем необходимым еще раз напомнить вам о том, что...
- Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о...
- Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с...
4. Устойчивые распорядительные обороты:
- Ввести в эксплуатацию...
- Обязать руководителя...
- Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на...
- Назначить расследование по факту...
- Изыскать дополнительные возможности для...
5. Формулировки для выражения просьб:
- Прошу вас направить в мой адрес...
- В связи с острой необходимостью в ... настоятельно прошу вас...
- Убедительно прошу вас решить вопрос о...
- В рамках предварительной договоренности с представителем вашей организации прошу рассмотреть возможность...
- Исходя из величины годового лимита по ... прошу изыскать для нужд организации...
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (отдельных фактов):
- Безопасность гарантируется...
- Документация выслана в ваш адрес нарочным...
- Предпринимаются энергичные меры по...
- Конфиденциальность информации обеспечена...
- Содержание проекта оперативно корректируется...
- Выявленные недостатки уже устраняются...
- Выделены дополнительные средства на...
- Спланированы мероприятия...
- В кратчайшие сроки организуется...
- Установлен повседневный жесткий контроль за...
7. Устойчивые обороты речи:
- наименее сложный...
- наилучший эффект...
- оказать помощь...
- руководство считает...
- срочно сообщите...
- обеспечьте...
- доложите предложения по...
- вероятные сроки...
- сообщите данные...
- подготовьте к отправке...
- наиболее важный...
- наихудший результат...
- произвести проверку...
- организация не возражает...
- немедленно устраните...
- создайте необходимые условия...
- оптимальное решение...
- подтвердите получение...
- направьте в мой адрес...
- решите самостоятельно...
8. Формулировки для уведомления:
- Ставим вас в известность о том, что...
- Организация извещает о...
- Сообщаю вам...
- Довожу до вашего сведения, что...
- Докладываю о...
9. Наиболее часто употребляемые глаголы:
- выполнить (исполнить),
- обязать,
- прекратить,
- обратить (внимание на...),
- спланировать (скоординировать),
- создать,
- организовать,
- сообщить (доложить),
- уточнить,
- устранить,
- решить (разрешить),
- завершить,
- направить (отправить),
- ввести (в эксплуатацию),
- осуществить (реализовать),
- восполнить (пополнить),
- обеспечить,
- представить (предоставить),
- установить,
- выявить (выяснить).
10. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
- срочный (оперативный),
- перспективный,
- главный (основной),
- серьезный (существенный),
- дополнительный,
- недостаточный,
- промежуточный,
- конкретный,
- первичный,
- худший,
- второстепенный,
- важный,
- ведущий,
- плановый,
- полный,
- заключительный,
- общий,
- высший,
- лучший,
- надежный.

Приложение 7

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.);
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Уставы организаций;
Формы унифицированных документов;
Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 8

Примерный перечень документов, подлежащих удостоверению оттиском печати

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);
Заключения и отзывы на авторефераты;
Заявки на получение билетов для проезда на транспорте;
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
Исполнительные листы;
Нормы расхода;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Переписка с заграничными представительствами;
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.);
Письма гарантийные ( на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.);
Положения об организациях;
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);
Соглашения;
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
Спецификации (изделий, продукции и т.д.);
Титульные списки;
Удостоверения;
Уставы организаций;
Штатные расписания.

Список литературы

Конституция Российской Федерации. - М.: Проспект, 2001.
Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2003.
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Изд-во стандартов, 1998.
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов". - М.: Изд-во стандартов, 2003.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.
Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. N 68. - М.: Росархив, 2001.
Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Примерное положение об архивном отделе органа местного самоуправления. Утверждено приказом Росархива от 9 октября 2001 г. N 76.
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Унификация текстов управленческих документов". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 1998.
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2003.
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2004.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. N 72. - М.: Минтруда РФ, 1995.
Нормы времени на работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 26 марта 2002 г. N 23.
Квалификационный справочник должностей служащих. Утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2003.
Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2004.

------------------------------
*(1) Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998. См. в этой связи приложение 1 к настоящему пособию (прим. авт.).
*(2) В контексте настоящего пособия - документирование управленческой деятельности предприятия (организации, учреждения). Далее, за исключение случаев, оговоренных особо, под предприятием следует также понимать организацию или учреждение (прим. авт.).
*(3) С учетом тематической направленности настоящего пособия - управление документацией предприятия (прим. авт.).
*(4) От лат. requisitum (требуемое, необходимое).
*(5) На предприятиях с малой численностью работников и незначительным объемом работ по документированию и собственно документации выполнение соответствующих функций и задач может быть возложено на специально уполномоченное должностное лицо, в том числе и по совместительству (об этом см. далее).
*(6) Документационный менеджмент - система повседневного управления документацией и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Подробнее о документационном менеджменте см.: Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2004.
*(7) Подготовка документов - в частности их составление, как и предшествующее этому изучение их содержания, - в большинстве случаев осуществляется должностными лицами, допущенными к работе с документами, непосредственно на своих рабочих местах (об этом см. далее).
*(8) Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991. Разработана ВНИИДАД СССР. Одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Введена в действие приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33 (об этом см. далее).
*(9) Данный перечень является примерным и включает наиболее важные акты и документы. Более полный перечень представлен в приложении 2 к настоящему пособию (прим. авт.).
*(10) В части, касающейся видов работ по делопроизводству, организуемых с применением персональных ЭВМ.
*(11) В части, касающейся квалификационных требований к должностям работников делопроизводства (ДОУ).
*(12) Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28.
*(13) О новых терминах и определениях см. также: разд. 2 Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (2003 г.).
*(14) Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
*(15) Утверждена и введена в действие приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. N 68.
*(16) Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299.
*(17) Утверждены и введены в действие постановлением главного санитарного врача РФ от 3 июня 2003 г. N 118.
*(18) Утверждены и введены в действие постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. N 72.
*(19) Утвержден и введен в действие постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37.
*(20) Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
*(21) Для последних - в части, касающейся обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов, состоящих на хранении соответствующих предприятий, но при этом отнесенных к государственной собственности (прим. авт.).
*(22) Разработаны ВНИИДАД ФАС РФ в 1998 г.
*(23) Разработаны ВНИИДАД ФАС РФ в 2003 г.
*(24) Разработаны ВНИИДАД ФАС РФ в 2004 г.
*(25) Федеральный закон от 30 ноября 2001 г. N 197-ФЗ.
*(26) Если архив является структурным подразделением в составе делопроизводства (службы ДОУ), то такое положение разрабатывается с учетом требований, предъявляемых к положению о структурном подразделении службы предприятия (прим. авт.).
*(27) Утверждено приказом Росархива от 9 октября 2001 г. N 76.
*(28) Например, инструкция по кадровому делопроизводству, инструкция о документационном обеспечении работы по рассмотрению обращений граждан и др. (прим. авт.).
*(29) См., в частности, прил. 2 в составе прил. 12 к ГСДОУ.
*(30) См. в этой связи, например, Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 или Правила подготовки нормативных правовых актов, утв. постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изм. от 30 сентября 2002 г.).
*(31) Учетный коэффициент со значением 1,1.
*(32) С учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ.
*(33) Форма бланка штатного расписания, так называемая унифицированная форма N Т-3 - утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1.
*(34) Утверждены постановлением Минтруда РФ от 26 марта 2002 г. N 23.
*(35) В том числе управлений предприятий, организаций, учреждений (прим. авт.).
*(36) Для более точного нормирования указанного вида работ могут быть предусмотрены, в зависимости от состояния исходного оригинала, поправочные коэффициенты, учитывающие его относительную сложность для обработки (прим. авт.).
*(37) В среднем в размере 5% от времени, фактически затрачиваемого на те или иные виды работ.
*(38) Требования данного документа должны учитываться при внедрении и применении в делопроизводстве автоматизированных технологий подготовки и обработки документированной информации, основанных на применении компьютерной техники. (Об этом см. далее.)
*(39) Могут располагаться на рабочих поверхностях столов, покрытых оргстеклом, при обеспечении сохранности списков и надлежащего удобства пользования ими (прим. авт.).
*(40) См. в этой связи, в частности, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (прим. авт.).
*(41) Несмотря на то что соответствующими нормативно-методическими документами предусмотрены, к примеру, документы по оформлению командировок, упоминание об этом в ОКУД отсутствует. Что касается документации по учету труда и его оплаты, то она включена в состав унифицированной системы первичной учетной документации ОКУД. Между тем, на наш взгляд, эти группы документации имеют самое непосредственное отношение к управлению предприятием (в частности управлению персоналом) (прим. авт.).
*(42) Издается на основании свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) предприятия, для получения которого необходимо представление пакета соответствующих документов.
*(43) Например, в связи с введением в действие ГОСТ Р6.30-2003.
*(44) В случае если последний функционирует вне состава службы ДОУ (прим. авт.).
*(45) За исключением имеющих пометку "Лично" (прим. авт.).
*(46) За исключением документов, рассматриваемых и подлежащих исполнению одними и теми же структурными подразделениями (должностными лицами) (прим. авт.).
*(47) Рассматриваемый ниже порядок действий соблюдается и при получении предприятием телеграмм (прим. авт.).
*(48) Об особенностях регистрации электронных писем см. также п. 8.3 Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов".
*(49) При отправке документа в четыре и более адресов (прим. авт.).
*(50) Утверждены постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. N 1239.
*(51) Об особенностях подготовки к отправке телеграмм см. также п. 8.1 Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов".
*(52) Об особенностях подготовки к передаче телефаксограмм см. также п. 6.6 Типовой инструкции по делопроизводству.
*(53) О порядке согласования проектов документов см., например, п. 5.2.5 и 6.5.2 Типовой инструкции по делопроизводству.
*(54) В последнем случае проект документа предварительно подписывается исполнителем и (или) его непосредственным начальником (например, руководителем соответствующего структурного подразделения).
*(55) См. в этой связи Нормы времени на работы по ДОУ.
*(56) Номенклатура дел структурного подразделения составляется должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается со службой ДОУ и архивом, после чего подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь сформированное на предприятии структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ (прим. авт.).
*(57) См. в этой связи прил. 9 и 10 к Типовой инструкции по делопроизводству.
*(58) Последнего - в случае если документы предприятия по истечении сроков текущего хранения подлежат передаче в государственный архив (прим. авт.).
*(59) Сводная номенклатура подлежит пересогласованию в случае структурных изменений на предприятии, а в отсутствие последних - не реже одного раза в 5 лет (прим. авт.).
*(60) Отдельные виды документов, например периодические издания, в сводную номенклатуру не включаются (прим. авт.).
*(61) В сводной номенклатуре дел предприятия рекомендуется присваивать одинаковые индексы для однородных дел различных структурных подразделений, причем для переходящих дел этот индекс сохраняется и далее (прим. авт.).
*(62) См. в этой связи п. 9.1 Типовой инструкции по делопроизводству.
*(63) Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то сначала составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка дела. Кроме того, заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления (прим. авт.).
*(64) В частности, ведение дел государственных служащих должно осуществляться в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".
*(65) Подобная работа может производиться как внутри предприятия, так и за его пределами. См. далее (прим. авт.).
*(66) В случае если работа с документами дела не завершена в течение дня, оно, как правило, подлежит возврату в место хранения, а на следующий день может быть вновь выдано для продолжения работы (прим. авт.).
*(67) Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, образующих эти дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год в составе даты обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом (прим. авт.).
*(68) См. в этой связи, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. (прим. авт.).
*(69) Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
*(70) Сроки хранения переформированных дел уточняются в соответствии со сведениями, указанными в перечнях или номенклатуре дел (прим. авт.).
*(71) Описи электронных документов (ЭД) составляются с учетом их состава и объема в соответствии с общепринятыми правилами. См. в этой связи, например, п. 6.4.5 Основных правил работы архивов организаций (прим. авт.).
*(72) Порядок передачи документов (дел) из архива предприятия в ведомственный (государственный) архив в связи с истечением сроков их хранения соответствует описанному выше. См. в этой связи также разд. 9 Основных правил работы архивов организаций.
*(73) Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела либо до вынесения судебного решения.
*(74) С последующей организацией мероприятий по их розыску и возврату в места хранения (прим. авт.).
*(75) В контексте данной главы речь идет именно о составляющих содержание документа, а не о его реквизитах, о которых сказано в гл. 10 настоящего пособия (прим. авт.)
*(76) Ведение переписки с зарубежными адресатами может осуществляться на русском, английском или ином языке, являющемся государственным для той или иной страны (прим. авт.).
*(77) О структуре текстов управленческих документов см. также разд. п. 5 Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ "Унификация текстов управленческих документов".
* Названия частей текстов управленческих документов, как правило, не указываются (прим. авт.).
*(78) Данный фрагмент документа может быть представлен несколькими разделами (прим. авт.).
*(79) Могут быть рассмотрены в рамках одного или нескольких разделов (прим. авт.).
*(80) Например, касающиеся исполнения сторонами обязательств при выявлении обстоятельств неодолимой силы (прим. авт.).
*(81) Здесь и далее в скобках указывается нумерация реквизитов согласно ГОСТ Р6.30-2003 (прим. авт.).
*(82) Для проставления отметки с указанием конкретной даты в составе бланка предусматривается обозначенное соответствующим образом свободное место.
*(83) Обычно включают: почтовый (юридический) адрес, место нахождения, номера телефонов, номера телефаксов, адреса электронной почты, банковские реквизиты.
*(84) Указывается только для документов, применение форм которых предусмотрено ОКУД. Не указывается на бланках писем, инструкций, справок, заявлений.
*(85) Указывается для документов, исполняемых в соответствии с документами, ранее поступившими на предприятие (в ответ на такие документы).
*(86) Указывается для документов, подлежащих утверждению. См. в этой связи прил. 7 к настоящему пособию. Соответствует прил. 7 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов".
*(87) Указывается для документов, имеющих приложения.
*(88) Указывается для документов, подлежащих внешнему согласованию.

<< Пред. стр. 7 (из 8) След. >>

Список литературы по разделу