<< Пред. стр. 6 (из 8) След. >>
Список литературы по разделу
9.2. Особенности применения отдельных категорий слов и словосочетаний в текстах управленческих документов
Рассмотрим далее особенности применения в управленческих текстах некоторых категорий слов и словосочетаний. Начнем с так называемых клише - устойчивых языковых оборотов ("языковых формул"), используемых при подготовке текстов в практически неизменном виде для описания однотипных управленческих ситуаций или вытекающих из них действий.
Применение клише позволяет сократить текст, "спрямить" его, одновременно упростив его изучение и восприятие для адресата, поскольку смысловая нагрузка клишированных словосочетаний предельно унифицирована (стандартизирована) и практически исключает какое-либо вольное их толкование. Примеры наиболее распространенных устойчивых словосочетаний, применяемых в текстах управленческих документов, представлены в прил. 6 к настоящему пособию.
Переходя к рассмотрению особенностей применения в составе управленческих текстов отдельных категорий слов, мы не можем обойти стороной уже упоминавшиеся нами термины. Термин, как известно, - не что иное, как слово (в некоторых случаях - словосочетание), которому присвоено строго определенное (научное, специальное и т.п.) смысловое значение.
Применение терминов способствует повышению точности изложения и соответственно более четкому и однозначному его восприятию в процессе изучения документа. Следует, однако, избегать перенасыщения управленческих текстов терминологией, в особенности специфической или редкой.
Терминологический "перебор" влечет за собой затрудненное восприятие документа. Во избежание недоразумений следует во всех необходимых случаях разъяснять адресату значение того или иного термина, используя для этого, к примеру, официальные определения из соответствующих ГОСТов.
Завершая разговор о стилистике управленческих документов, обратимая к особенностям применения сокращений. Сокращение - это общепринятая неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополнительной компрессии письменной деловой речи. Применительно к содержанию управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения и графические сокращения.
Лексические сокращения, или аббревиатуры, представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (например, СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.). Лексические сокращения функционируют в составе текста как самостоятельные слова.
Графические сокращения, в свою очередь, представляют собой сокращенные обозначения слов (например, п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв. м и др). В отличие от лексических сокращений графические сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной деловой речи, а при чтении подлежат расшифровке.
Примеры сокращений, используемых в текстах управленческих документов наиболее часто:
А. Лексические сокращения:
1. Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ.
2. Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЕЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.
3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП.
4. Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар.
5. Частично сокращенные слова (образованы из части или частей и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза, профсоюз.
6. Усечения: зам., зав., спец., пред.
7. Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника).
8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.
Б. Графические сокращения:
1. Точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобное, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица, проц. - процент и др.
2. Дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин.
3. Косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др.
4. Нулевые или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины): т, кг, см, л.
5. Комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, об/мин - оборотов в минуту, сев.-зап. - северо-западный и др.
Подытоживая, отметим, что тексты управленческих документов не следует перенасыщать сокращениями, в особенности сокращениями графическими. В этой связи рекомендуется применять в текстах только сокращения, предусмотренные законодательными актами, государственными стандартами и словарями.
Введению в текст сокращения должно предшествовать применение полной формы сокращаемого слова, при этом сокращение указывается в скобках, например "домостроительный комбинат N 5 (ДСК-5)". При этом сокращения, применяемые в одном и том же тексте, не должны дублировать друг друга.
Глава 10. Основные требования к оформлению документов
10.1. Реквизиты документа, их краткая характеристика
Рассмотрение вопросов оформления управленческих документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и их краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов". Эти реквизиты - пусть и с известной долей условности - можно разделить на три функциональные группы:
1-я группа - реквизиты, применяемые в составе бланков;
2-я группа - реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;
3-я группа - реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.
К первой функциональной группе следует отнести:
изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания) (01, 02, 03)*(81);
наименование предприятия (организации, учреждения) (08);
отметку о дате документа (11)*(82);
отметку о месте составления (издания) документа (14);
код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО (04);
основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН) (05);
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);
справочные данные о предприятии (организации, учреждении) (09)*(83);
наименование вида документа (10).
Уточним, что применение последнего реквизита, 10, в совокупности с другими реквизитами является обязательным только для бланка конкретного вида документа (за исключением бланка письма), а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 - для бланка письма. Для общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).
Ко второй функциональной группе следует отнести:
код формы документа в соответствии с ОКУД (07)*(84);
отметку о регистрационном номере документа (12);
ссылку на регистрационный номер и дату документа (13)*(85);
сведения об адресате (15);
гриф утверждения документа (16)*(86);
заголовок к тексту документа (18);
текст документа (20);
отметку о наличии приложения (21)*(87);
подпись (22);
гриф согласования документа (23)*(88);
визы согласования документа (24)*(89);
оттиск печати (25)*(90);
отметку о заверении копии (26)*(91);
отметку об исполнителе (27);
идентификатор электронной копии документа (30).
К третьей функциональной группе следует отнести:
резолюцию (17);
отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения) (19);
отметку об исполнении документа и направлении его в дело (28);
отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение) (29).
10.2. Бланки документов, их краткая характеристика
Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов (см. выше) и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.
Функциональное назначение бланков различно. Как правило, предприятия (организации, учреждения) применяют следующие основные виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться общие бланки соответствующих структурных подразделений (должностных лиц).
Общий бланк предприятия применяется при оформлении любых видов документов, за исключением писем. Соответственно, общий бланк структурного подразделения (должностного лица) также может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.
Бланк письма применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, должностного лица). Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, например, приказов, распоряжений и т.п.
Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать определенным требованиям.
Основные требования к бланкам предприятия
1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).
2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.
3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки (см. далее)*(92).
4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрованным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями)*(93).
5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.
Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. 5 Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов". Примеры бланков предприятия представлены на стр. 123-128.
См. данную форму в редакторе MS-Word
Пример общего бланка организации
См. данную форму в редакторе MS-Word
Пример продольного бланка письма организации
См. данную форму в редакторе MS-Word
Пример углового бланка письма организации
См. данную форму в редакторе MS-Word
Пример бланка структурного подразделения организации
См. данную форму в редакторе MS-Word
Пример бланка должностного лица организации
См. данную форму в редакторе MS-Word
Пример бланка конкретного вида документа организации
Приложение 1
Стандартизованные термины с определениями*(94)
2.1. Общие понятия
1. Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ): отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
2. Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
3. Документ (документированная информация): зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
4. Внешние признаки документа: признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
5. Носитель документированной информации: материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
6. Изобразительный документ: документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
7. Графический документ: изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
8. Аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
9. Кинодокумент: изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
10. Фотодокумент: изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
11. Иконографический документ: документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.
12. Фонодокумент: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
13. Текстовой документ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
14. Письменный документ: текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
15. Рукописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
16. Машинописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
17. Документ на машинном носителе: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
18. Видеограмма документа: изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
19. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
20. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
21. Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
22. Документ личного происхождения: документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
23. Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
24. Служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
25. Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
26. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
27. Подлинник (официального) документа: первый или единичный экземпляр официального документа.
28. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
29. Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
30. Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
31. Дублетный документ: один из экземпляров копии документа.
2.2. Делопроизводство
32. Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам.
33. Правила документирования: требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
34. Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
35. Унифицированная система документации (УСД): система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
36. Вид письменного документа: принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
37. Наименование документа: обозначение вида письменного документа.
38. Организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
39. Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа.
40. Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
41. Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
42. Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
43. Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
44. Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
45. Унифицированная форма документа (УФД): совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
46. Служебное поле унифицированной формы документа: зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
47. Зона унифицированной формы документа: часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
48. Табель унифицированных форм документов: перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
49. Оформление документа: проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
50. Подпись: реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
51. Гриф ограничения доступа к документу: реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
52. Гриф согласования: реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
53. Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
54. Дата официального документа: реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
55. Заголовок официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
56. Виза официального документа: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
57. Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
58. Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
59. Организация работы с документами: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
60. Документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
61. Объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
62. Входящий документ; поступивший документ: документ, поступивший в учреждение.
63. Исходящий документ; отправляемый документ: официальный документ, отправляемый из учреждения.
64. Внутренний документ: официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
65. Регистрация документа: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
66. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
67. Контроль исполнения документов: совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
68. Срок исполнения документа: срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
69. Типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
70. Индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
71. Дело: совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
72. Формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
73. Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
74. Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
75. Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
76. Индекс дела; номер дела: цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
2.3. Архивное дело
77. Архив: организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
78. Архивохранилище: специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
79. Профиль архива: установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.
80. Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
81. Архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
82. Архивный фонд Российской Федерации: совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
83. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.
84. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.
85. Объединенный архивный фонд: архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.
86. Архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
87. Архивная коллекция: совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.
88. Комплектование архива: систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.
89. Источник комплектования: юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
90. Документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
91. Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.
92. Фондирование документов: распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.
93. Ценность архивного документа: свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.
94. Запретная дата документа: дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.
95. Экспертиза ценности документов: отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
96. Перечень документов со сроками хранения: систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
97. Выборочный прием документов на постоянное хранение: прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
98. Выделение документов к уничтожению: выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
99. Обеспечение сохранности документов: обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
100. Обеспечение физико-химической сохранности документов: разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов.
101. Режим хранения архивных документов: совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
102. Реставрация архивного документа: восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
103. Старение (архивного) документа: изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
104. Страховая копия (архивного документа): копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.
105. Страховой фонд документов: совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов.
106. Фонд пользования: совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.
107. Хранение архивных документов: обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
108. Государственное хранение архивных документов: постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.
109. Ведомственное хранение архивных документов: хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.
110. Депозитарное хранение документов: хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
111. Постоянное хранение документов: бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.
112. Документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
113. Документ временного хранения: документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
114. Ограничительный срок секретного хранения архивных документов: срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.
115. Учет архивных документов: установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
116. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
117. Единица хранения архивных документов: учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
118. Единица учета архивных документов: единица измерения количества документов в архиве.
119. Учетные документы архива: комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
120. Карточка (архивного) фонда: учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации.
121. Список (архивных) фондов: учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
122. Лист (архивного) фонда: учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.
123. Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
124. Проверка наличия [состояния] дел: установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.
125. Научно-информационная деятельность архива: создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.
126. Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
127. Публикация архивных документов: подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами.
128. Система научно-справочного аппарата к документам архива: комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.
129. Историческая справка к архивному фонду: документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.
130. Архивный справочник: справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.
131. Межархивный справочник: архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов.
132. Архивная опись: архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
133. Путеводитель по (архивным) фондам архива: архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.
134. Обзор архивных документов: архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.
135. Архивный каталог: архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.
136. Указатель (архивный): архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
137. Доступ к архивным документам: предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.
138. Архивная справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
139. Архивная копия: официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.
140. Архивная выписка: копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
Приложение 2
Примерный перечень законодательных, нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию делопроизводства (ДОУ)
Конституция Российской Федерации.
Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. I и II).
Федеральный закон от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации" (с последующими изменениями).
Федеральный закон РФ от 25 января 1995 г. "Об информации, информатизации и защите информации".
Федеральный конституционный закон РФ от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
Федеральный закон РФ от 10 января 1902 "Об электронной цифровой подписи".
Федеральный закон РФ от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании".
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 126-ФЗ).
Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 2 августа 2001 г. N 576).
Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации".
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (с последующими изменениями).
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р "О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины".
ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).
ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации" (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. N 68).
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37).
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299).
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.).
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Приложение 3
Примерное положение о службе ДОУ*(95)
Приложение 4
Примерное положение об архиве государственного предприятия (учреждения, организации)*(96)
Приложение 5
Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ*(97)
<< Пред. стр. 6 (из 8) След. >>
Список литературы по разделу