<< Пред. стр. 5 (из 8) След. >>
Список литературы по разделу
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя предприятия с оставлением в деле заверенной копии изъятого документа. Факт передачи документа и в этом случае фиксируется в акте.
По окончании срока, отведенного для работы с документами (делами), последние подлежат возврату в места хранения. Факт возвращения документов (дел), а также их состояние и комплектность фиксируется в акте (см. выше).
Обратимся далее к рассмотрению особенностей управления документами при дооформлении дел. Поясним, что по окончании календарного года законченные дела предприятия (т.е. все, за исключением переходящих) подлежат дооформлению с целью подготовки к переводу на текущее хранение.
Дооформление дел должно проводиться службой ДОУ и соответствующими структурными подразделениями предприятия, в ведении которых находятся те или иные дела, при методической помощи и под контролем архива предприятия. Полное дооформление дела включает:
заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела;
составление - в необходимых случаях - внутренней описи документов дела;
брошюровку (подшивку или переплет) дела;
проверку полноты и правильности дооформления дела.
Уточним, что полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по кадрам. Для дел временного (до 10 лет) хранения допускается частичное дооформление, предусматривающее выборочное выполнение перечисленных видов работ (см. далее).
При заполнении реквизитов обложки дела прежде всего проверяются данные, указанные на ней при оформлении (заведении), в том числе наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела и дата дела (тома, части). В последнем реквизите, кроме того, дополнительно указывается дата окончания дела*(67).
Сведения о сроках хранения дела для заполнения соответствующего реквизита указываются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел после сверки со сроком хранения, предусмотренным перечнем типовых документов (перечнем документов, образующихся в деятельности предприятия), с указанием сроков хранения*(68). На делах постоянного хранения делается пометка "Хранить постоянно".
Сведения об архивном шифре дела (номерах фонда, описи, дела в составе архива) на обложках дел постоянного хранения предварительно проставляется карандашом, а чернилами - в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архива. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который впоследствии дела будут переданы на хранение, а также для кода архива в соответствии с ОКПО.
Нумерация листов в составе дел выполняется в соответствии с нижеследующими правилами:
1. Нумерация листов в составе дел выполняется в прямом (возрастающем) порядке.
2. Листы дел в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей части (тома).
3. Нумерация имеющихся в составе дела фотографий, чертежей, диаграмм и иных иллюстративных материалов выполняется с оборотной стороны с простановкой цифр в левом верхнем углу.
4. Нумерация имеющихся в составе дел конвертов с вложениями выполняется в последовательности "конверт - вложение", при этом каждому вложению присваивается собственный номер.
5. Не подлежат нумерации лист-заверитель и внутренняя опись дела.
6. По окончании нумерации листов дела производится полистная проверка ее правильности. При обнаружении ошибок (пропусков или повторов номеров) производится перенумерация листов, пронумерованных неверно, а также всех последующих листов (посредством стирания ошибочных сведений и вписывания верных).
Сведения о количестве листов в деле указываются на основании результатов работы по их нумерации. Нумерация листов производится с целью закрепления порядка расположения документов в составе дела и обеспечения их сохранности при хранении после того, как соответствующие документы располагаются в порядке, предусмотренном для хранения. Нумерация выполняется простым карандашом путем простановки цифр в правом верхнем углу каждого листа.
Составление заверительной надписи производится на располагаемом в конце дела отдельном листе (листе-заверителе). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в составе данного дела, а также особенности состояния отдельных документов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления, после чего на обложке дела указываются сведения о количестве листов. Пример оформления листа-заверителя дела представлен на стр. 90.
Лист-заверитель дела
Составление внутренней описи дел производится для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения. Так, подобные описи составляются на документы, образующие личные дела, а также в случаях, когда в составе дела объединены различные документы, заголовки которых не могут должным образом раскрыть содержание соответствующих документов.
Составление внутренней описи выполняется на отдельном листе (листах) по форме, представленной на стр. 91. В конце внутренней описи оформляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью количества включенных в нее документов и количества листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты ее составления. Если дело уже переплетено и подшито, то оформленная должным образом внутренняя опись документов дела аккуратно подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Брошюровка дела включает его подшивку или переплет. С этой целью документы в составе дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения либо подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, либо переплетаются таким образом, чтобы обеспечить возможно более свободное чтение текста всех документов, их которых предварительно должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скрепки и пр.).
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, как это предусмотрено Типовой инструкцией по делопроизводству, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет, после чего передаются в архив. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не производя при этом пересистематизацию и нумерацию образующих их документов, а также оформление заверительных надписей.
Отметим в заключение, что документы предприятия, представляющие научно-практическую ценность (включая документы по кадрам), по истечении сроков текущего (оперативного) хранения подлежат передаче в архив. Уточним в этой связи, что управление документами, состоящими на архивном хранении предприятия (до передачи на ведомственное или государственное хранение), производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций*(69).
Подготовка документов, подлежащих передаче на архивное хранение, выполняется службой ДОУ предприятия во взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями, центральной экспертной (экспертной) комиссией и архивом предприятия. Решение о передаче в архив документов принимается на основании результатов экспертизы их ценности, оформленных соответствующим актом.
Работа по подготовке документов к передаче в архив предполагает, кроме того, окончательное формирование и оформление дел, составление их описей, а также составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих научно-практической ценности. Более подробно перечисленные вопросы будут рассмотрены нами в следующей главе настоящего пособия.
Глава 6. Управление документацией предприятия, подлежащей архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов в процессе хранения
6.1. Особенности управления документами при переводе с текущего на архивное хранение
Рассмотрение организации проведения экспертизы ценности документов предприятия представляется исключительно важным, поскольку эта процедура предваряет помещение документов и в архив предприятия, и впоследствии в ведомственный (государственный) архив. Уточним, что для проведения экспертизы и выполнения соответствующих задач на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК), а на предприятиях со сложной, разветвленной организационной структурой - центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и экспертные комиссии (как правило, по числу обособленных структурных подразделений предприятия - филиалов, представительств и т.п.)
О создании ЭК (ЦЭК) руководитель предприятия издает соответствующий приказ. В приказе определяются персональный состав комиссии (не менее трех членов, включая председателя), общий порядок функционирования комиссии (на постоянной или временной основе), ее задачи и полномочия. Свою деятельность ЭК (ЦЭК) осуществляет в тесном взаимодействии со службой ДОУ и архивом предприятия, а также с экспертной проверочной комиссий (ЭПК) ведомственного (государственного) архива, в котором впоследствии предполагается осуществлять постоянное хранение документов предприятия. Рассмотрение вопросов своей деятельности ЭК (ЦЭК) проводит на заседаниях, ход и решения которых протоколируются.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций экспертиза ценности документов проводится предприятием ежегодно, как правило, в начале очередного календарного года. Проведение экспертизы включает:
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив;
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования (в соответствующих структурных подразделениях предприятия);
выделение дел (документов) с истекшими сроками хранения и не представляющими более научно-практической ценности к уничтожению.
Одновременно с экспертизой выполняется оценка качества и полноты ранее утвержденной сводной номенклатуры дел предприятия, соответствие указанных в ней сроков хранения документов нормативным срокам. Результаты выполнения перечисленных процедур фиксируются в соответствующих документах (см. далее).
Отбор документов в составе дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится посредством их полистного просмотра. При этом дела, уже имеющие отметку ЭПК, пролистываются с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
После выделения из их состава соответствующих документов указанные дела переформируются, а отобранные для перевода на режим постоянного хранения документы приобщаются к делам с такими же (однородными) документами либо помещаются в отдельные (новые) дела*(70). По результатам экспертизы ценности документов предприятия составляются:
описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по кадрам*(71);
акты о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению. Пример акта представлен на стр. 95-96.
Составленные описи подлежат утверждению (согласованию) в ЭПК архивного учреждения, в которое в дальнейшем предполагается передать на постоянное хранение соответствующие дела (документы), и рассматриваются вместе с актами о выделении дел (документов) к уничтожению на заседании ЭК (ЦЭК). Рассмотренные ЭПК и ЭК (ЦЭК) описи и акты утверждаются руководителем предприятия. После этого дела (документы), выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены предприятием посредством переработки (утилизации).
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Факт передачи дел (документов) на переработку специализированным предприятиям (например, бумажным фабрикам и т.п.) фиксируется в приемо-сдаточной накладной. Кроме того, о передаче на переработку (утилизацию) дел (документов) делается соответствующая отметка в акте (см. выше). На основании указанного акта вносятся изменения в учетную документацию службы ДОУ предприятия.
Передача дел в архив, как правило, осуществляется в соответствии с планом-графиком. При незначительном количестве дел (документов) сроки передачи могут назначаться в рабочем порядке по согласованию с руководителем архива (руководителем службы ДОУ, если архив функционирует в составе службы ДОУ).
До передачи дел представителем архива проводится проверка правильности их обработки и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению силами соответствующих структурных подразделений.
Передача дел (документов) производится согласно ранее утвержденным описям, поединично, о чем в описях делаются соответствующие отметки. Факт передачи дел (документов) и их прием архивом фиксируются в соответствующем акте, примерная форма которого представлена на стр. 98.
6.2. Особенности управления документами, состоящими на архивном хранении
В рамках очередного параграфа уважаемым читателям предлагается рассмотреть особенности управления документами, состоящими на архивном хранении предприятия. В этой связи мы остановимся преимущественно на вопросах обеспечении сохранности документов в процессе их хранения и использования*(72). Отметим, что управление документами, состоящими на архивном хранении, предусматривает организацию, осуществление и контроль за осуществлением мероприятий по:
рациональному размещению документов;
упорядоченному движению (перемещению) документов;
обеспечению надлежащего физического состояния документов;
Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в архив
копированию документов (в частности, в целях создания страхового фонда и фонда пользования).
В необходимых случаях, кроме того, могут проводиться мероприятия по возвращению в архив документов, сроки выдачи которых во временное пользование истекли, а также по розыску необнаруженных документов.
Сохранность документов, состоящих на архивном хранении, обеспечивается:
поддержанием зданий (помещений) архива, их оборудования и систем жизнеобеспечения в надлежащем состоянии;
соблюдением оптимальных параметров режимов хранения, в том числе светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов;
рациональным размещением документов непосредственно в местах хранения (хранилищах).
Не меньшее значение для обеспечения сохранности документов имеют, кроме того, установление и неукоснительное соблюдение порядка их перемещения при использовании, а также своевременное и полное проведение мероприятий по проверке наличия и состояния документов. Это обстоятельство побуждает нас остановиться на перечисленных вопросах более подробно.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование документов, состоящих на архивном хранении, допускается для:
исполнения запросов социально-правового характера, поступивших в установленном порядке от юридических и физических лиц;
работы внутри предприятия в приспособленных для этой цели местах (например, в постоянно функционирующем при архиве читальном зале);
работы за пределами предприятия, в том числе при подготовке информационных мероприятий, в СМИ и иной публикационной деятельности.
Во многих случаях выполнение соответствующих мероприятий (задач) предполагает передачу документов во временное пользование - т.е. их выдачу по запросу и последующий прием в места хранения. В меньшей степени это касается исполнения запросов социально-правового характера, удовлетворение которых осуществляется посредством предоставления обратившимся сторонам надлежащим образом оформленных архивных справок, архивных выписок или архивных копий - без передачи во временное пользование самих документов.
Выдача дел (документов) во временное пользование должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия производится с ведома руководителя архива под роспись в карте-заместителе и листе использования дела на срок не более 30 дней, который в необходимых случаях может быть продлен еще на 30 дней после того, как будет удостоверена сохранность переданного во временное пользование дела (документа). Выдача и возврат дела (документа) на место хранения фиксируются в книге (журнале) выдачи дел (документов).
Передача дел (документов) во временное пользование другим предприятиям (организациям, учреждениям) на срок не более 3 месяцев*(73) оформляется актом (см. ранее), один из экземпляров которого выдается получателю документа, а второй остается в архиве. Акты подписываются руководителями предприятий с заверением подписей гербовыми печатями.
Состояние дел, возвращаемых в архив после получения во временное пользование, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело. Проверке подлежат комплектность дела (образующих его документов) и состояние дела на предмет отсутствия механических и иных повреждений. Выявленные недостатки фиксируются в акте. Кроме того, с целью проверки общего наличия и состояния дел (документов) в архиве проводятся регулярные проверки, в ходе которых устанавливаются фактическое наличие дел (документов), соответствие фактического наличия дел (документов) данным учета, количество дел (документов), подлежащих реставрации и (или) профилактической обработке, а также количество необнаруженных документов*(74).
Одновременно выявляются и по возможности устраняются недостатки в учете дел (документов) архива.
Комплексные проверки наличия и состояния дел (документов) должны проводиться в архиве не реже одного раза в 5 лет. Проверки дел (документов), подлежащих передаче на ведомственное (государственное) хранение, проводятся непосредственно перед началом соответствующих подготовительных мероприятий. Единовременные (внеплановые) проверки проводятся:
после перемещения дел (документов) в другое помещение архива;
после чрезвычайных происшествий (в частности, связанных с фактами несанкционированного доступа в места хранения посторонних лиц);
при смене руководства архива;
при реорганизации (ликвидации) предприятия.
Выявленные недостатки фиксируются в акте проверки. Пример акта представлен на стр. 102-103. Отметим в заключение, что хранение документов в архиве предприятия должно производиться в пределах сроков, установленных для соответствующих документов. Сведения о сроках хранения основных видов документов в архиве предприятия представлены в таблице 11
Таблица 11
Сведения о сроках хранения основных видов документов в архиве предприятия
-------T-------------------------------------------------------T--------¬
¦ N N ¦ Наименование ¦ Срок ¦
¦ п.п. ¦ вида документа (группы документации) ¦хранения¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 1 ¦Архивные документы государственных предприятий¦ 15 лет¦
¦ ¦(организаций учреждений)¦ ¦
¦ ¦федерального и республиканского подчинения ¦ ¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 2 ¦Те же, краевого, областного, окружного подчинения,¦ 10 лет¦
¦ ¦подчинения автономной области ¦ ¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 3 ¦Архивные документы предприятий (организаций учреждений)¦ 5 лет¦
¦ ¦городского и районного подчинения, предприятий¦ 15 лет¦
¦ ¦сельского хозяйства ¦ ¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 4 ¦Документы по кадрам (личному составу, персоналу)¦ 75 лет¦
¦ ¦похозяйственные книги ¦ ¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 5 ¦Архивные документы предприятий смешанных форм¦ 10 лет¦
¦ ¦собственности (с преобладанием государственной¦ ¦
¦ ¦собственности) ¦ ¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 6 ¦Научная, технологическая, патентная документация ¦ 10 лет¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 7 ¦Конструкторская документация ¦ 15 лет¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 8 ¦Проектная документация по капитальному строительству ¦ 25 лет¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 9 ¦Телеметрическая документация, документы¦ 5 лет¦
¦ ¦на машинных носителях ¦ ¦
+------+-------------------------------------------------------+--------+
¦ 10 ¦Кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы ¦ 3 года¦
L------+-------------------------------------------------------+---------
Акт проверки, наличия и состояния дел
Раздел 3. Особенности подготовки документов предприятия
Глава 7. Основные требования к содержанию документов
7.1. Составляющие содержания. Роль содержания в эффективной реализации функционального назначения управленческих документов предприятия
Рассмотрение вопросов подготовки управленческих документов начнем с освещения основных требований, предъявляемых к их содержанию. Отметим, что в ряде источников под содержанием управленческого документа понимается только его текст, отражающий основной смысл документа. На наш взгляд, это не совсем так. В обоснование подобной точки зрения сошлемся, к примеру, на соответствующие положения государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003, согласно которым текст управленческого документа представляет собой лишь один из его реквизитов или одну из составляющих содержания документа.
Таким образом, будет более верным рассматривать в качестве содержания управленческого документа не только собственно текст, посредством которого реализуется функциональное назначение того или иного документа, но и соответствующие сведения общего (служебного) характера. К числу таких сведений, в частности, следует отнести*(75):
сведения об авторе (отправителе) документа;
сведения об адресате (получателе) документа;
сведения, позволяющие идентифицировать документ как фрагмент общей документированной информации, используемой в процессе управления предприятием, в том числе дата и номер документа, заголовок к тексту, а в ряде случаев, кроме того, и наименование вида документа;
сведения, обеспечивающие юридическую силу документа - в частности, подпись (подписи) должностного лица (лиц) с соответствующими полномочиями;
сведения вспомогательного характера, включение которых в состав содержания документа обеспечивает наибольшее удобство в работе с ним - например, о наличии приложений к документу, о его непосредственных (технических) исполнителях, а также об электронной копии документа.
Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа представлены на схеме 22.
Схема 22. Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа
----------------------¬
--------------+ Текст документа* +-------------¬
¦ L---------------------- ¦
----------+-----------¬ ----------+-----------¬
¦ Сведения ¦ ¦ Сведения ¦
¦об авторе документа¦ ¦об адресате документа¦
L---------T------------ L---------T------------
¦ ¦
¦ Содержание типового управленческого документа ¦
¦ ¦
----------+-----------¬ ----------+-----------¬
¦ Сведения, ¦ ¦ Сведения, ¦
¦ позволяющие ¦ ¦ обеспечивающие ¦
¦ идентифицировать ¦ ¦ юридическую ¦
¦ документ ¦ ¦ силу документа ¦
L---------T------------ L---------T------------
¦ ----------------------¬ ¦
¦ ¦ Сведения ¦ ¦
L-------------+ вспомогательного +--------------
¦ характера ¦
L----------------------
------------------------------
* Имеет собственную структуру
Ранее мы упомянули о функциональном назначении содержания управленческого документа. В общем случае оно, по сути, совпадает с одной из основных коммуникативных функций письменного делового языка и заключается в обеспечении информационного обмена между участниками письменной деловой коммуникации, нередко определяемой нами как переписка (внутренняя или внешняя), т.е., говоря проще, в обеспечении письменного делового общения.
В большинстве случаев, однако, посредством управленческих документов обеспечивается информирование, предполагающее сообщение по назначению строго определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность реализации перечисленных функций, в свою очередь, зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации. Важной чертой содержания управленческого документа является его ясность и убедительность.
7.2. Общие правила подготовки содержания управленческих документов предприятия
Действие приводимых ниже правил распространяется преимущественно на подготовку текстов, посредством которых выражается смысловая сущность документов. В этой связи следует прежде всего коснуться выбора языка и формы представления текста.
Так, в соответствии с предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации" текст управленческого документа должен составляться на государственном языке РФ или субъекта Федерации, за исключением случаев, когда документ направляется в другую страну*(76). Не следует рассматривать данное правило как некую формальность - ведь документ, с содержанием которого не представляется возможным ознакомиться вследствие неверного выбора языка письменного делового общения, не способен реализовать свое основное функциональное назначение. Подчеркнем, что во всех случаях содержание управленческого документа должно полностью соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложения языка.
Столь же значимым представляется и обоснованный выбор формы представления текста. В Методических рекомендациях перечисляются следующие основные формы представления текстов управленческих документов:
связный (сплошной) текст;
текст-анкета;
текст-таблица;
комбинированный текст.
Связный (сплошной) текст представляет собой грамматически и логически согласованную управленческую информацию. Подобная форма представления текста является наиболее распространенной и применяется для подготовки содержания широкого круга управленческих документов, в том числе:
организационно-нормативных (устав, положение, учредительный договор);
организационно-распорядительных (инструкция по виду деятельности, должностная инструкция, правила, приказ, распоряжение);
документов договорной деятельности (договор, контракт, соглашение, доверенность);
документов, образующих переписку предприятия (протокол, акт, справка, служебная записка, деловое письмо).
Текст-анкета является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуется один объект по определенным признакам. Такие тексты наиболее широко применяются для представления содержания документов по кадрам, некоторых финансовых, экономических (бухгалтерских) документов, а также содержания приложений к большинству известных управленческих документов.
Постоянной информацией в составе текста-анкеты являются наименования признаков, а переменной - соответствующие им характеристики. Постоянная информация обычно выражается именами существительными (словосочетаниями, в которых опорными словами являются имена существительные), а переменная информация - прилагательными, глаголами или цифрами (например, в виде даты).
Текст-таблица является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуются по определенным признакам (одному или нескольким) несколько объектов одновременно. Подобные тексты чаще всего используются для представления содержания документов по планированию и отчетности, а также содержания приложений к ним.
Постоянная информация в составе текста-таблицы располагается в так называемых головке ("шапке") и боковике (крайней левой графе или столбце) таблицы, а переменная информация - в соответствующих ячейках таблицы, образованных пересечением строк и граф (столбцов). Обязательной является нумерация граф таблицы (арабскими цифрами), а также их озаглавливание (присвоение графам общего заголовка и подзаголовков) с преимущественным использованием имен существительных.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
Наконец, комбинированный текст представляет собой сочетание связного (сплошного) текста с текстом-анкетой и (или) текстом-таблицей. Подобная форма представления содержания является наиболее универсальной и потому применяется в большинстве управленческих документов.
Необходимо обратить внимание на требования ГСДОУ к содержанию управленческих документов. В соответствии с этими требованиями текст должен:
содержать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах (событиях);
увязываться с содержанием документов, ранее изданных (подготовленных) по данному вопросу (направлению) деятельности предприятия, не дублируя их содержание и при необходимости имея на них соответствующие ссылки;
соответствовать законодательству, нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим тот или иной вид деятельности, освещаемый в содержании документа;
быть информационно емким, но вместе с тем как можно более кратким.
Составление текста управленческого документа во всех случаях должно начинаться с изучения существа вопроса (направления) деятельности предприятия, подлежащего изложению, положений законодательных и нормативно-правовых актов, имеющих отношение к указанному вопросу (направлению) деятельности, а также соответствующих материалов деловой переписки. Для составления текста управленческого документа рекомендуется по возможности использовать:
унифицированные тексты (формы) документов, входящих в состав унифицированных систем документации (УСД), и в частности УСОРД;
унифицированные тексты документов, составленные для нужд отдельных предприятий (организаций, учреждений) этими предприятиями или соответствующими органами управления (власти);
типовые нормативные документы (типовые положение, типовые правила, типовые инструкции и т.п.), определяющие содержание конкретных видов управленческих документов;
текстовые формуляры (образцы, шаблоны, трафареты и т.п.).
Глава 8. Основные требования к структуре документов
8.1. Общие вопросы структуризации текстов управленческих документов
Эффективность изучения и уяснения содержания управленческого документа в значительной мере зависит от выбора оптимальной структуры его текста. Заметим, что в соответствии с предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации" наиболее типичной для большинства управленческих документов является так называемая двухчастная структура, предполагающая разделение текста на вводную (констатирующую) и основную (распорядительную) составляющие, каждая из которых выполняет соответствующие функции.
Структуризация текста предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты - части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты. В тех случаях, когда выделение в тексте самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы в составе нескольких (в некоторых случаях - только одного) предложений.
Пример развернутой структуры части текста управленческого документа представлен на схеме 23. Отметим далее, что отдельные виды управленческих документов в силу специфики своего функционального назначения могут иметь как более сложную, так и более простую структуру. Обратимся в этой связи к соответствующим примерам*(77).
8.2. Особенности структуризации наиболее распространенных видов управленческих документов
Рассмотрение особенностей структуризации текстов начнем с организационно-нормативных документов предприятия. Для структуры текстов устава, положения характерно деление на
Схема 23. Пример развернутой структуры части текста управленческого документа
-----------------------------------¬
¦ Часть I ¦
L----------------T------------------
------------------------+----------------------¬
------------+----------¬ -----------+------------¬
¦Раздел I ¦ ¦Раздел II (и т.д.) ¦
¦Общие положения ¦ L------------------------
L-----------T-----------
+----------------------------------------------¬
------------+----------¬ -----------+------------¬
¦Глава 1 ¦ ¦Глава 2 (и т.д.) ¦
¦Основы организации ¦ L------------------------
¦деятельности .. ¦
L-----------T-----------
+----------------------------------------------¬
------------+----------¬ -----------+------------¬
¦Параграф (статья) 1 ¦ ¦Параграф (статья) 2 ¦
¦Сущность организации ¦ ¦(и т.д.) ¦
¦деятельности ¦ L------------------------
L-----------T-----------
+----------------------------------------------¬
------------+----------¬ -----------+------------¬
¦Пункт 1.1 ¦ ¦Пункт 1.2 (и т.д.) ¦
L-----------T----------- L------------------------
+----------------------------------------------¬
------------+----------¬ -----------+------------¬
¦Подпункт 1.1.1 ¦ ¦Подпункт 1.1.2 (и т.д.)¦
L-----------T----------- L------------------------
+----------------------------------------------¬
------------+----------¬ -----------+------------¬
¦Абзац первый ¦ ¦Абзац второй (и т. д.) ¦
L-----------T----------- L------------------------
+----------------------------------------------¬
------------+----------¬ -----------+------------¬
¦Первое предложение ¦ ¦Второе (и последующие) ¦
L----------------------- ¦предложения ¦
L------------------------
разделы, пункты и подпункты. При этом разделы снабжаются соответствующими заголовками и прямой порядковой нумерацией с применением римских цифр, а пункты и подпункты - аналогичной нумерацией с применением арабских цифр, отделяемых в необходимых случаях точками. Отметим также, что структуры текстов перечисленных документов выделяются своей однородностью.
Рекомендуемая структура текста устава предприятия выглядит следующим образом: общие положения; цели и задачи деятельности; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление деятельностью; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.
Рекомендуемая структура текста положения о предприятии (организации, учреждении) предусматривает наличие следующих разделов: общие положения; основные задачи; функции; полномочия (права и обязанности); руководство (управление деятельностью); взаимоотношения; контроль (проверка, ревизия) деятельности; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.
Рекомендуемая структура текста положения о структурном подразделении в составе предприятия включает следующие разделы: общие положения; задачи; функции; полномочия (обязанности и права); ответственность; взаимоотношения; заключительные положения.
Более многообразной представляется структура текстов организационно-распорядительных документов предприятия. Рассмотрим в этой связи наиболее показательные варианты структуры, применяемые в текстах инструкции по виду деятельности, должностной инструкции и приказа.
Так, рекомендуемая структура текста инструкции по виду деятельности предусматривает наличие следующих разделов: общие положения; правила осуществления деятельности (по основным ее составляющим)*(78); общая организация работы структурных подразделений (должностных лиц) в процессе осуществления данного вида деятельности; заключительные положения.
Рекомендуемая структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; связи по должности; заключительные положения.
Рекомендуемая структура текста приказа включает констатирующую и приказную части, первая из которых может состоять из одного или нескольких абзацев, а вторая - из одного или нескольких пунктов. Допускается издание одночастных приказов (т.е. состоящих только из приказной части), если это оправдано содержанием приказа.
Рекомендуемая структура текстов документов договорной деятельности - контрактов (соглашений) - предусматривает наличие следующих разделов: стороны контракта (соглашения); предмет контракта (соглашения); условия контракта (соглашения); права и обязанности сторон*(79); срок действия контракта (соглашения); порядок расчетов между сторонами; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон; особые условия*(80); порядок разрешения споров между сторонами; юридические адреса сторон, их реквизиты. Разделы документов договорной деятельности, в свою очередь, обычно подразделяются на пункты и подпункты.
Коротко остановимся на структуре текстов некоторых видов управленческих документов, образующих переписку предприятия.
Так, рекомендуемая структура текста протокола включает вводную и основную части: первая формируется из отдельных предложений, вторая - из пунктов, соответствующих вопросам, рассматриваемым в рамках протокольного мероприятия (собрания, совещания, заседания и т.п.).
Рекомендуемая структура текста акта также предполагает наличие вводной и основной частей. Вводная часть документа включает несколько предложений, а основная излагается по пунктам, в заключительном из которых содержатся предложения и (или) выводы.
Менее устойчивой в сравнении с другими документами рассматриваемой группы является структура текстов деловых писем. В наиболее простых случаях мы, как правило, имеем дело с одночастными письмами, и наиболее показательным примером в этом смысле является текст сопроводительного письма. Тексты сложных писем, в которых излагается несколько взаимосвязанных друг с другом вопросов, могут структурироваться на три части - вводную, основную и заключительную. В большинстве случаев, однако, структура текста делового письма предусматривает наличие двух частей - вводной и основной.
Рекомендуемая структура текста справки социально-правового характера - одночастная, поскольку функциональное назначение данного документа состоит в подтверждении определенных сведений (фактов), а не в их интерпретации (описании).
Глава 9. Основные требования к стилю изложения документов
9.1. Общая характеристика делового стиля
Адекватность восприятия сути управленческого документа во многом зависит от стилевого оформления его текста, или, иначе говоря, от стиля его изложения. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов" тексты управленческих документов надлежит излагать деловым (официально-деловым) стилем.
Уточним, что деловой стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую исключительно в среде повседневной деловой коммуникации. Важнейшими специфическими признаками делового стиля, отличающими его от других функциональных разновидностей письменного языка, являются:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность изложения.
Деловой стиль характеризуется:
1. Сжатостью, компактностью изложения, основанной, в частности, на экономном использовании языковых средств.
2. Активным применением речевых клише.
3. Широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований (в особенности юридических, административных и др.).
4. Сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур.
5. Частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов.
6. Внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для связи между частями сложных предложений.
7. Повествовательным способом изложения, опирающимся, в частности, на номинативные предложения с перечислениями.
8. Преобладанием прямого порядка слов в предложениях.
9. Особой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних менее значительных фактов другим более значительным.
10. Отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля автора управленческого текста.
<< Пред. стр. 5 (из 8) След. >>
Список литературы по разделу