<< Пред. стр. 4 (из 8) След. >>
Список литературы по разделу
согласование и в необходимых случаях уточнение проектов;
утверждение проектов табеля и альбома.
Предварительное изучение применяемых на предприятии форм управленческих документов имеет целью установить соответствие состава управленческой документации предприятия задачам управления его деятельности, а также текущим и перспективным потребностям предприятия в различных видах документированной информации. В ходе предварительного изучения определяется (уточняется) состав и содержание задач управления деятельностью предприятия, а также - в предварительном порядке - степень соответствия состава и вида форм управленческих документов, применяемых на предприятии, этим задачам.
По результатам предварительного изучения формулируются предложения по оптимизации состава управленческой документации предприятия посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства (ДОУ). При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.
Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом, имеет целью:
выявить формы документов, не отвечающих установленным требованиям (в том числе устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);
выявить формы документов, нуждающихся в корректировке;
выявить формы документов, подлежащих разработке "с нуля" в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, составе и содержании задач по управлению деятельностью предприятия;
включить в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, новые формы документов, предусмотренные соответствующими актами (документами)*(43).
Выполнение необходимых мероприятий производится на основе управленческой документации предприятия, образовавшейся за период от одного до трех предшествующих лет. По результатам данного этапа разработки табеля и альбома разрабатывается уточненный перечень форм документов, а также карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом). В картах указываются сведения:
о полном наименовании формы документа;
о функциональной (структурной) принадлежности формы документа;
об основных этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице) - разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.), а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).
На основе последующего изучения совокупности карт устанавливается окончательный состав документов, подлежащих включению в табель (альбом). Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.
Уточнение структуры табеля и альбома предполагает выбор способа их структуризации, а также предварительное распределение форм документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Наиболее часто структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу так называемой прямой связи.
Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управления деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих функций управленческих задач. В свою очередь, принцип прямой связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой предприятия.
Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании названных принципов. В этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческим функциям, а "внутри" этих функций - по подразделениям, участвующим в их реализации.
По результатам уточнения формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). При этом для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве рабочих названий заголовков разделов (частей) принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, - наименования соответствующих подразделений.
Разработка проектов табеля и альбома включает:
выбор способа представления информации о формах документов;
определение состава данных о формах документов, порядка их оформления;
определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).
Уточним в этой связи, что табель форм документов обычно составляется в табличной форме. В таблице, как правило, указываются: номер по порядку, наименование формы документа, код формы документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД), наименование структурного подразделения (должностного лица), готовящего проект документа, особенности подготовки проекта (необходимость его согласования, порядок представления на подпись или утверждение, обязательность удостоверения посредством оттиска печати. Сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. указываются в соответствующих графах таблицы по необходимости. Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).
Составление альбома форм документов производится во вторую очередь и сводится к последовательному расположению форм документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.
Подчеркнем, что выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению управленческой документации, а также с учетом состава и содержания задач деятельности предприятия. Во внимание должны также приниматься и функциональное назначение табеля (альбома), и порядок их применения в повседневной работе.
Согласование и в необходимых случаях уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку управленческих документов. Общее методическое руководство подготовкой проектов осуществляет служба ДОУ и архив*(44) предприятия. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на утверждение руководителю предприятия.
Утвержденные экземпляры табеля и альбома форм документов, а также их контрольные электронные копии подлежат хранению в службе ДОУ. Табель и альбом тиражируются в необходимом количестве экземпляров, после чего выдаются для руководства в повседневной работе по подготовке и обработке управленческих документов.
Изменения и дополнения в табель (альбом) форм документов вносятся в следующих основных случаях:
при изменениях в законодательстве;
при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти);
при изменениях в системе управления деятельностью предприятия и (или) его организационной структуре.
Кроме того, в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых обусловлена соображениями практической целесообразности.
Время от времени из состава табеля (альбома) выводятся формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства (ДОУ) либо не удовлетворяющих потребностям предприятия в обеспечении документированной информацией соответствующего вида. Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем предприятия по представлению службы ДОУ.
В конечном счете применение табеля и альбома позволяет обеспечить соответствие применяемых форм документов задачам предприятия, сокращение затрат на подготовку и последующую обработку управленческих документов в сочетании с минимизацией ошибок, совершаемых в процессе их подготовки и обработки, и на этой основе - более высокую оперативность и надежность управления деятельностью предприятия. Примерная форма табеля форм документов представлена в таблице 3, а пример титульного листа альбома форм документов - на стр. 63.
Таблица 3
Примерная форма табеля форм документов
-------------T------------T----------T-----------T------------T-------T-----------T------T-------------¬
¦Наименование¦ Код формы ¦Имя файла¦Кто готовит¦Согласование¦Подпись¦Утверждение¦Оттиск¦ Место ¦
¦ формы +------T-----+ формы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦печати¦ регистрации ¦
¦ ¦ ОКУД ¦ ЛК ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+------+-----+----------+-----------+------------+-------+-----------+------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+------------+------+-----+----------+-----------+------------+-------+-----------+------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+------+-----+----------+-----------+------------+-------+-----------+------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------------+------+-----+----------+-----------+------------+-------+-----------+------+--------------
Альбом форм документов
Глава 5. Оперативное управление документацией предприятия. Документооборот. Номенклатура дел
5.1. Документооборот и его составляющие. Особенности управления входящими, исходящими и внутренними документами
В рамках очередной главы пособия мы рассмотрим организацию оперативного управления документацией предприятия. Уточним, что оперативное управление - это управление, осуществляемое документами с момента их создания (поступления на предприятие) до момента окончания сроков их текущего хранения.
В этой связи речь пойдет прежде всего о документообороте предприятия и его составляющих. Согласно стандартному определению документооборот представляет собой упорядоченное перемещение документов предприятия - от момента их создания (поступления на предприятие) до момента помещения на текущее (оперативное) хранение.
В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на предприятие, которые могут быть обозначены нами как входящие документы.
Два других потока берут свое начало на предприятии. Их образуют исходящие (т.е. направляемые за пределы предприятия) и внутренние документы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).
Для лучшего понимания сущности документооборота и особенностей оперативного управления документами на его основных этапах рассмотрим, какой путь совершают документы каждой из трех выделенных нами групп. Начнем с входящих документов, поступающих на предприятие в процессе так называемой внешней переписки.
5.1.1. Особенности организации управления входящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:
организацию доставки (получения) документов;
первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение документов;
регистрацию документов;
рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;
организацию исполнения документов.
Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Подобным образом производится доставка на предприятие писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок, почтовых карточек и подписных изданий.
Получение отдельных видов документов (предназначенных преимущественно для обмена документированной информацией ограниченного объема, имеющей оперативный характер) может быть организовано непосредственно на предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефонограммы, телексограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail.
Организация первичной обработки документов, доставленных на предприятие по каналам почтовой, курьерской или электрической связи, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок)*(45). Как правило, прием входящей корреспонденции, за исключением телеграмм, производится уполномоченным работником предприятия (службы ДОУ) в соответствующем почтовом отделении по доверенности.
Доставка на предприятие заказной корреспонденции, а также телеграмм осуществляется почтальонами или специально уполномоченными лицами (курьерами, фельдъегерями). Их прием обычно производится по реестру и (или) под роспись в уведомлении о вручении адресату.
Предварительное рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:
подлежащие передаче непосредственно руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов;
регистрируемые и нерегистрируемые.
Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.
Регистрация документов производится в соответствии с установленным на предприятии порядком, при этом, как правило, не регистрируются доставляемые (поступающие) периодические издания, рекламные материалы и т.п. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение регистрационных форм (карточек, книг, журналов) входящей корреспонденции).
Рассмотрение документов руководством предприятия (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям)*(46).
Управление входящими документами, получаемыми непосредственно предприятием, имеет ряд особенностей*(47). Так, в соответствии с Нормами времени на работы по ДОУ получение предприятием факсограмм сопровождается выполнением следующих действий: получение текста, его деление на листы формата А4, регистрация, передача по назначению (на рассмотрение руководителю предприятия или непосредственно на исполнение). Получение телеграмм включает: вручение под роспись с отметкой о дате и времени доставки, регистрацию, передачу по назначению (см. выше).
Содержание входящей телефонограммы записывается (печатается) уполномоченным работником предприятия на бланке (в журнале (книге) входящих телефонограмм), с указанием даты и времени приема, после чего передается по назначению. Сообщения электронной почты E-mail, как и другие документы, доставляемые на предприятие в электронном виде, подлежат копированию на автономный машинный носитель и распечатыванию. После сличения с оригиналом на предмет соответствия копия документа регистрируется и передается по назначению*(48).
5.1.2. Особенности организации управления исходящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает:
прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
регистрацию документов;
тиражирование документов;
подготовку документов к отправке;
сортировку документов;
передачу документов.
Уточним, что организация отправки писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок и т.п. за пределы предприятия осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.
Прежде всего надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправкой) производится проверка:
соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;
правильности оформления документа;
комплектности документа (в частности на предмет наличия соответствующих приложений);
наличия и достоверности сведений об адресате;
наличия и достоверности листа рассылки*(49).
Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат оперативной доработке исполнителями (ответственными исполнителями). Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком. Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах предприятия контрольного экземпляра (копии) документа. При отправке в несколько адресов дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.
Последующая подготовка документов к отправке производится уполномоченными работниками службы ДОУ. При этом принимаются во внимание соответствующие положения Правил оказания услуг почтовой связи*(50).
Документы, подлежащие отправке, должны, как это предусмотрено Типовой инструкцией по делопроизводству, быть подготовлены к отправке и переданы на почту в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня. Подготовка к отправке включает:
простановку (наклейку) на конвертах (упаковках) адресных данных;
фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) с соответствующими адресными данными;
заклеивание конвертов (упаковок);
маркировку конвертов (снабжение их знаками почтовой оплаты).
Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресам назначения. На заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах, один из которых затем передается вместе с подлежащими отправке документами на почту).
Завершает процедуру упаковка исходящей корреспонденции в транспортировочную тару (сумки, портфели, папки, мешки, коробки и т.п.). Упаковка производится в соответствии с результатами сортировки документов, подлежащих отправке.
Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно предприятием, производится с соблюдением ряда особенностей. Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий, обеспечивающих соответствие указанных документов положениям Правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются уполномоченными работниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления*(51).
Отправка предприятием исходящих телефаксограмм сопровождается, как это предусмотрено Нормами времени на работы по ДОУ, выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата*(52).
Отправка предприятием исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающего сведения об основном и запасном телефонных номерах и, если требуется, кодах междугородной (международной) связи). Отправка предприятием исходящих сообщений электронной почты E-mail, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки "Соответствует оригиналу".
5.1.3. Особенности организации управления внутренними документами
Обмен этими документами (отправка и получение или передача и прием), как правило, производится:
лично - исполнителями (ответственными исполнителями) документов непосредственно адресатам (например, если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений предприятия);
через секретарей или лиц, ответственных за ведение делопроизводства - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия;
посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети);
посредством почтовой, курьерской (фельдъегерской) или электрической связи, а также по каналам факсимильной, телефонной и телексной связи - например, между головной организацией предприятия и его обособленными структурными подразделениями (филиалами, представительствами).
Наиболее тщательного рассмотрения, как нам представляется, заслуживает процедура создания внутренних документов. Уточним, что в зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия:
в инициативном порядке;
в ответ на ранее полученный документ (после его рассмотрения);
во исполнение поручения (указания) руководства предприятия;
во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов;
при подготовке ответов на поступившие в адрес предприятия обращения юридических и физических лиц.
В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:
определение вида и темы документа (например, справка к проекту штатного расписания);
подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших на предприятие);
определение предварительного варианта структуры документа;
составление чернового варианта содержания документа;
редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;
оформление проекта документа;
согласование проекта документа, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;
представление проекта документа на подпись (утверждение).
При определении вида и темы документа принимаются во внимание:
функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию предприятия;
информационный повод для письменного обращения к адресату.
Иными словами, исполнитель документа прежде всего должен уяснить, с какой целью и в связи с чем ему предстоит приняться за работу. Возможно, поиск ответов на эти вопросы займет меньше времени, если исполнитель предварительно обратится к Табелю форм документов.
Определившись с видом и темой документа (например, предположим, что предстоит подготовить письмо-запрос в связи с отсутствием в поступившем ранее от деловых партнеров предприятия проекте договора о сотрудничестве некоторых важных сведений), можно приступать к подбору информационных материалов. В рассматриваемом случае к ним, помимо проекта соглашения, следует также причислить материалы деловой переписки по указанному вопросу за определенный период, аналитические документы, отражающие основные результаты договорной работы за последний год, документы, определяющие приоритеты в деятельности предприятия, и т.д.
При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.
Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.
Составление чернового варианта содержания документа следует производить таким образом, чтобы обеспечить его ясность и убедительность. Формулируя содержание, необходимо придерживаться заранее определенной структуры документа, а также соответствующего стиля изложения.
Редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа имеют целью выявить и устранить в проекте документа ошибки и неточности, оптимизировать его структуру и стиль изложения. Содержание уточненного варианта документа также должно быть надлежащим образом проверено на предмет отсутствия в нем сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Окончательно выверенный проект документа оформляется в соответствии с установленными на этот счет требованиями. Оформление имеет целью обеспечить юридическую силу документа, упростить его изучение, а в конечном счете - способствовать сокращению сроков принятия управленческого решения, повышению его эффективности.
Согласование проекта документа с заинтересованными сторонами производится для оценки обоснованности его содержания, а также для определения соответствия проекта документа законодательным, нормативно-правовым и локальным актам и ранее принятым управленческим решениям*(53). В необходимых случаях по итогам согласования проект документа уточняется и переоформляется.
Полностью подготовленный проект документа представляется на подпись (утверждение)*(54).
Завершая разговор об особенностях управления документами в процессе документооборота, остановимся на сроках их подготовки. С этой целью вновь обратимся к соответствующим положениям Типовой инструкции по делопроизводству. В общем случае, как следует из ее предписаний, документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения.
При этом документы, для которых в резолюции или иным аналогичным образом указана конкретная дата исполнения, должны исполняться в указанный срок. Документы, для которых конкретная дата исполнения в резолюции не указана, должны быть исполнены в срок, не превышающий 30 дней с даты резолюции.
Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющей пометку "Срочно", подлежат исполнению в течение 3 дней, а имеющей пометку "Оперативно" - в течение 10 дней с даты резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступлением в адрес предприятия письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.
Подчеркнем также, что время, отводимое на подготовку управленческих документов, нормировано. Сведения о нормах времени на подготовку основных видов управленческих документов представлены в таблице 4*(55).
Таблица 4
Сведения о нормах времени на подготовку основных видов управленческих документов
-----------T----------------------------------T-------------T-----------¬
¦ NN п.п. ¦ Наименование вида документа ¦ Ед. изм. ¦ Часов ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 1 ¦Справка о состоянии работы по¦ 5 докум. ¦ 0,1 ¦
¦ ¦исполнению документов ¦ ¦ ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 2 ¦Справка, выдаваемая по запросу ¦ 1 ¦ 0,08*¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 3 ¦Сводка (аналитический обзор) ¦ 200 докум. ¦ 1,5 ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 4 ¦Сопроводительное письмо ¦ 1 ¦ 0,02 ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 5 ¦Подразделение о структурном¦ 5 листов** ¦ 20,7 ¦
¦ ¦подразделении ¦ ¦ ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 6 ¦Должностная инструкция ¦ 3 листа ¦ 11,1 ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 7 ¦Инструкция по виду деятельности¦ 5 листов ¦ 20,0 ¦
¦ ¦(делопроизводству) ¦ ¦ ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 8 ¦Табель форм документов предприятия¦ 60 поз. ¦ 32,2 ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 9 ¦Квартальный план работы¦ 5 вопросов ¦ ¦
¦ ¦коллегиального органа управления ¦ ¦ 11,8 ¦
+----------+----------------------------------+-------------+-----------+
¦ 10 ¦Постановление (решение, приказ,¦ 10 листов ¦ 3,0 ¦
¦ ¦распоряжение ¦ ¦ ¦
L----------+----------------------------------+-------------+------------
------------------------------
* Без учета затрат времени на поиск информации.
** 1 лист - 2450 печатных знаков.
5.2. Номенклатура дел, ее функциональное назначение и порядок разработки. Управление документами, состоящими на текущем хранении
5.2.1. Номенклатура дел, ее функциональное назначение и порядок разработки
Оперативное управление документацией не ограничивается рамками документооборота, поскольку в абсолютном большинстве случаев работа с документами предприятия продолжается и после того, как их контрольные экземпляры помещаются на так называемое текущее (оперативное) хранение, обычно осуществляемое в службе ДОУ (одном из ее структурных подразделений). Отметим, что хранение документированной информации представляет собой один из основных этапов процедуры ее обработки, предусматривающей, помимо прочего, учет, систематизацию и перемещение управленческих документов.
Для надлежащего учета и систематизации, на основе которых, собственно, и организуется упорядоченное хранение и перемещение документированной информации, на предприятии разрабатывается специальный документ - номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой оформленный в соответствии с определенными требованиями перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения.
Функциональное назначение номенклатуры дел заключается в организации группировки исполненных управленческих документов в дела. На основе номенклатуры дел службой ДОУ предприятия решаются задачи по:
закреплению индексов дел;
систематизации дел;
определению сроков хранения дел;
учету дел временного (до 10 лет) хранения;
составлению описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Разработка проекта номенклатуры дел, как правило, производится на основе номенклатур дел структурных подразделений. При разработке проекта номенклатуры дел следует руководствоваться:
положениями о структурных подразделениях;
штатным расписанием;
документами по планированию и отчетности о деятельности предприятия и службы ДОУ;
перечнями документов с указанием сроков их хранения;
примерными и типовыми формами номенклатуры дел.
Кроме того, принимается во внимание состав номенклатуры дел и управленческой документации предприятия за предшествующие 1-3 года. Примерные формы номенклатуры дел структурного подразделения*(56) и сводной номенклатуры дел предприятия*(57) представлены соответственно на стр. 75 и 76.
Номенклатура дел структурного подразделения
Номенклатура дел предприятия
Сводная номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи ведомственного (государственного) архива*(58). Она подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (ЦЭК (ЭК) предприятия и экспертной проверочной комиссией (ЭПК) архива, в который документы передаются на ведомственное (государственное) хранение, после чего утверждается руководителем предприятия*(59).
Названиями разделов сводной номенклатуры дел предприятия служат названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием предприятия, а в разделы, в свою очередь, включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений и предприятия в целом*(60). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов сводной номенклатуры устанавливается в зависимости от важности документов, образующих дела, а также их взаимосвязи, при этом в начале, как правило, располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы дел, включенных в сводную номенклатуру. Уточним, что индекс дела состоит из условного обозначения структурного подразделения и указываемого через тире порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения, например, 01-50, где 01 - обозначение структурного подразделения (допустим, секретариата руководителя предприятия), 50 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел данного подразделения*(61).
В графе 2 "Заголовок дела" указываются заголовки дел (их томов, частей и др.) в составе сводной номенклатуры. Важно, чтобы заголовок дела в обобщенной форме, но при этом достаточно ясно отражал основное содержание документов дела, их состав. С тем чтобы обеспечить четкое, однозначное восприятие заголовка дела, следует избегать использования формулировок с чересчур широким и неконкретным толкованием, например, "разные материалы", "общая переписка" и т.д., а также вводных слов и сложных оборотов. Оптимальная формулировка, как правило, включает следующие сведения:
сведения о виде дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или образующих его управленческих документах (протоколы, приказы, письма и т.д.);
сведения о разработчике документов (структурном подразделении или должностном лице), сведения об адресате (другом предприятии, организации или учреждении, а для внутренних документов - соответствующих структурных подразделений (должностных лиц) предприятия);
сведения о кратком содержании (тематике) управленческих документов, образующих дело;
сведения о названии местности (территории), с которой связаны по содержанию (тематически) управленческие документы, образующие дело;
сведения о дате (периоде), к которой относятся управленческие документы, образующие дело.
Дополнительные рекомендации по формулированию заголовков дел представлены в таблице 7*(62).
Графа 3 сводной номенклатуры - "Количество единиц хранения" - заполняется по окончании календарного года. В графе 4 "Срок хранения и NN статей по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по перечню, определяющему сроки хранения, а при его отсутствии - по типовой (примерной) номенклатуре дел или срок хранения, согласованный с ФАС РФ. В графе 5 "Примечание" указываются:
сведения о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
отметки о заведении дел;
сведения о переходящих делах;
сведения о выделении дел к уничтожению;
сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
сведения о передаче дел другому предприятию (организации, учреждению).
Таблица 7
Дополнительные рекомендации по формулированию заголовков дел*(63)
-------------T----------------------------------------------------T--------------------------------¬
¦ NN п.п. ¦ Краткая характеристика управленческих ¦ Вариант заголовка дела ¦
¦ ¦ документов, образующих дело ¦ ¦
+------------+----------------------------------------------------+--------------------------------+
¦ 1 ¦Документы, относящиеся к одному и тому же вопросу,¦Документы по планированию¦
¦ ¦но не связанные какой-либо последовательностью¦деятельности отделов маркетинга¦
¦ ¦исполнения ¦филиалов и представительства¦
¦ ¦ ¦предприятия ¦
+------------+----------------------------------------------------+--------------------------------+
¦ 2 ¦Документы, образующие переписку предприятия¦Переписка с предприятиями¦
¦ ¦с однородными адресатами ¦организациями и учреждениями¦
¦ ¦ ¦Минтранса РФ ¦
+------------+----------------------------------------------------+--------------------------------+
¦ 3 ¦Документы, образующие переписку предприятия¦Переписка с архивными отделами¦
¦ ¦с различными адресатами по определенному вопросу¦администраций Муромского р-на¦
¦ ¦(направлению) деятельности ¦Владимирской области¦
¦ ¦ ¦по комплектованию документами ¦
+------------+----------------------------------------------------+--------------------------------+
¦ 4 ¦Документы, образующие переписку предприятия¦Переписка с Федеральной архивной¦
¦ ¦с определенным адресатом по опредленному вопросу¦службой РФ по вопросам¦
¦ ¦(направлению) деятельности ¦нормативно-методического ¦
¦ ¦ ¦обеспечения деятельности¦
¦ ¦ ¦ведомственных архивов ¦
L------------+----------------------------------------------------+--------------------------------+
При возникновении на предприятии в течение текущего календарного года новых документированных участков работы и (или) заведении новых дел в сводную номенклатуру вносятся соответствующие сведения. С этой целью для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры оставляются так называемые резервные номера.
После утверждения сводной номенклатуры дел предприятия его структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для применения в практической работе. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в раздел "Служба ДОУ" сводной номенклатуры. Кроме того, утвержденный экземпляр сводной номенклатуры тиражируется в необходимом количестве. Копии сводной номенклатуры используются:
в службе ДОУ - в качестве рабочего документа;
в архиве предприятия - в качестве рабочего документа;
в ведомственном (государственном) архиве, с которым ранее производилось согласование сводной номенклатуры дел предприятия - для сведения.
Сводная номенклатура дел предприятия подлежит ежегодному уточнению и переутверждению, после чего вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Ее пересоставление и переутверждение до истечения календарного года производится в случае существенных изменений в организационной структуре предприятия, функциях структурных подразделений или общего содержания деятельности предприятия.
Теперь когда основные вопросы, связанные с формированием номенклатуры дел, нами рассмотрены, обратимся к изучению особенностей организации управления документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении и познакомимся с основными правилами формирования дел, а также порядком их оформления при подготовке к переводу на архивное хранение.
5.2.2. Особенности организации управления документами, состоящими на текущем хранении
Формирование дел представляет собой систематизированную группировку исполненных документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в отдельные папки. С целью своевременного и упорядоченного формирования дел документы в срок не более 15 дней с даты их исполнения подлежат сдаче в места текущего хранения. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяется содержанием отметки об исполнении, совершенной на лицевой стороне первой страницы документа исполнителем (ответственным исполнителем) или его непосредственным начальником, с учетом функционального назначения дел, в соответствии с номенклатурой дел и с соблюдением следующих правил:
Основные правила формирования дел
1. В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.
2. Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных - до или свыше 10 лет или постоянных), при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов.
3. Документы коллегиальных органов управления целесообразно помещать в два дела - материалы по подготовке протокольных мероприятий и материалы проведения протокольных мероприятий (в том числе протоколы и решения). Приказы и распоряжения по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.
4. Копии поступающих на предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а изданные в виде брошюр хранятся отдельно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило, хранятся вместе с ними.
5. Документы протокольных мероприятий помещаются в дело в соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Материалы к соответствующим протоколам помещаются в дела непосредственно после них.
6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел. Документы переписки - телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма - помещаются в дела в виде бумажных копий (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие) документы обычно следуют за входящими.
Не допускается помещать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил*(64).
При заведении дела лицевая сторона папки оформляется так, как это показано на стр. 83. Кроме того, на корешке обложки делается отметка (наклейка) с указанием номера дела, а для дел, состоящих из нескольких томов (частей), - и номера тома (части).
Лицевая сторона папки
Управление документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении, производится для обеспечения сохранности документов и образуемых ими дел в процессе хранения и последующей работы с ними*(65). С этой целью текущее хранение документов (дел) должно производиться в приспособленных помещениях (рабочих комнатах), оборудованных запираемыми шкафами, стеллажами, сейфами или столами. Размещение документов на полках шкафов (в ящиках столов) и их последующее хранение производится в вертикальном положении, корешками дел наружу.
Для защиты документов от воздействия солнечного света окна в помещении должны быть снабжены плотными шторами достаточной ширины и высоты. В помещениях для хранения должен поддерживаться постоянный температурно-влажностный режим, отвечающий целям обеспечения защиты документов от перепадов температуры, влажности, а также от пыли. Для обеспечения документов от случайных механических повреждений, а также от хищений доступ в указанные помещения (к местах хранения) должен быть ограничен, а сами помещения (места хранения) должны находиться под постоянным наблюдением. Для обеспечения оперативного и надежного поиска документов дела на полках следует располагать в соответствии с номенклатурой дел.
Копия номенклатуры дел (соответствующая выписка из нее) обычно помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы и иное оборудование, предназначенное для размещения документов (дел), нумеруются.
Работа с документами, состоящими на текущем хранении, производится в приспособленных для этой цели помещениях (рабочих комнатах), обеспечивающих сохранность документов в процессе обращения с ними. Выдача документов в работу должностным лицам предприятия производится с разрешения руководителя службы ДОУ в составе дела под роспись на время, фактически необходимое для работы*(66).
На выданное дело заводится карта-заместитель. Примерная форма карты-заместителя представлена на стр. 85.
Карта-заместитель дела
Другим предприятиям (организациям, учреждениям) дела предприятия выдаются на основании надлежащим образом оформленных письменных запросов с разрешения руководителя предприятия. Факт передачи дела во временное пользование - как правило, на срок не более месяца - фиксируется в акте, примерная форма которого представлена на стр. 86-87.
Акт о выдаче дел во временное пользование
<< Пред. стр. 4 (из 8) След. >>
Список литературы по разделу