<< Пред. стр. 2 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу
Каков процент ваших действий запланирован?
Существует ли реальная структура вашего дня?
Длились ли запланированные дела дольше, чем вы ожидали?
Почему вы тратите так много времени на дела с низкой степенью важности?
Как часто вы прерываете свою работу?
В какое время суток вы наиболее продуктивны?
Действительно ли вы продуктивны или просто заняты?
Что вы можете сделать, чтобы лучше контролировать свое время?
Какой процент своего времени вы действительно можете планировать?
Оцените свою эффективность по десятибалльной шкале.
После составления расписания многие люди бывают шокированы как много своего времени они тратят впустую - люди, с которыми мы постоянно говорим по телефону, коллеги, которые постоянно отвлекают наше внимание, документы, которые постоянно лежат не на своих местах, встречи, которые продолжаются дольше, чем необходимо. Наш день так и напичкан всевозможными времяпрепровождениями (не важными), которые отвлекают нас от основной работы.
Основные 10 причин, по которым люди тратят рабочее время впустую:
Потеря вещей
Встречи
Телефон
Перерывы
Проволочки, откладывая на потом
Рутинная бумажная работа
Кризисы, проблемы
Неделегирование полномочий
Взыскания
Искажение информации, фактов.
Давайте рассмотрим эти причины подробнее.
Потеря вещей
Сколько времени вы обычно тратите на то, чтобы найти что-нибудь на своем столе? Даже если это всего тридцать секунд, каждые 5 минут на перекладывание стопки бумаг, просмотр ее, поиск нужного телефона, поиск пропавшего или находящегося не на своем месте документа. В сумме за неделю это составляет 4 часа - времени, которое можно было бы потратить с пользой. А как часто нам приходится делать что-либо второй раз из-за того, что оригинал потерян?
Встречи
Как много времени вы тратите на встречи каждую неделю? Сколько времени вы теряете из-за того, что встречи начинаются позже или сильно затягиваются? Как часто вам приходится сидеть на долгих встречах, а вас в них касается лишь 5 минут.
Телефон
Сколько раз в день звонит телефон? Каков процент звонков незапланирован? Какова средняя длина каждого звонка? Какой процент этих звонков действительно важен? Затягиваете ли вы телефонные разговоры дольше, чем это необходимо? Как часто вы ловите себя на том, что перезваниваете опять потому, что забыли обсудить что-либо во время первого звонка?
Перерывы
Как часто в течение дня вас прерывают коллеги? Столь ли необходимы эти прерывания? Негативно ли влияет это на вашу работу?
Откладывание на потом
Сколько заданий вы получили за последние несколько недель? Какие причины были придуманы для оттягивания выполнения задания? Чем все заканчивается в конечном итоге?
Рутинная бумажная работа
Сколько бесполезной почты вы получаете? Вы можете передать кому-нибудь эту обязанность или вы получаете от этого удовольствие? Как часто вы занимаетесь просмотром газет, журналов, брошюр, когда должна быть сделана более важная работа?
Кризисы
Не получается ли так, что ваш день состоит из проблем и кризисов, которые следуют один за другим? Действительно ли это проблемы? Если бы вы были более проактивны, быть может вы миновали бы некоторые из них?
Неделегирование полномочий
Как часто на предложение помочь вы отвечаете "Оставь мне, я сделаю это потом" и эта работа остается у вас на столе?
Взыскания
Вы уверены, что делаете все на 100% правильно, если 95% всего еще предстоит сделать? Вы уделяете внимание одному проекту и это значит, что важные пункты другого проекта выполнены не будут?
Искажение информации
Как часто в середине задания вы понимаете, что информацию, с которой вы работаете, необходимо перепроверять?
Подумайте, сколько времени вы тратите на все это в течение недели?
Меняем свои привычки
Мы сделали важный шаг вперед - определили причины, мешающие нам эффективно работать. Теперь нам необходимо либо устранить эти причины, либо изменить свои привычки.
Некоторые из этих причин неотъемлемая часть нашего стиля работы. День за днем, неделя за неделей мы тратим время впустую и даже не замечаем сколько!!!!!!!
Но только потому, что вы прочитали статью и захотели работать более эффективно вы не сможете изменить свои привычки. Ведь для того, чтобы научиться виртуозно играть на музыкальном инструменте недостаточно лишь прочитать об этом книгу и выйти на сцену.
Психологи считают, что человек сможет изменить свой стиль работы приблизительно за 21 день.
Для этого, во-первых, вы должны сделать усилие и проводить встречи в том временном графике, в котором они были запланированы, и если они затягиваются, вы должны встать и дать знак, что встреча закончена. Конечно же, по началу это будет тяжело, но на четвертый раз будет легче. Конечно же, время от времени вы будете возвращаться к старым привычкам, но настойчивость принесет свои результаты. Решайте менять свои привычки сейчас - не откладывайте в долгий ящик. Сейчас лучшее время для этого.
4 шага в процессе изменения своих привычек
Этот процесс применим для устранения любой из причин, по которым мы тратим сое время впустую.
Если одна из главных причин - откладывание дел в долгий ящик, то обычно мы говорим: я сейчас слишком занят для этого, мне нужно получить больше информации, я сделаю это завтра.
Мы можем сегодня решить какую-нибудь проблему, которую обычно откладываем на потом. Тогда завтра у нас будет на одно дело меньше. Вы увидите как на вашем столе уменьшается стопка нерешенных дел. Это станет привычкой и теперь, сталкиваясь с проблемой, вы будете сразу же ее решать.
Итак, шаги:
1. Напишите сверху на странице причину: откладывание дел на потом
2. Напишите список проблем, с которыми вы сталкиваетесь по этой причине:
Постоянное чувство вины по поводу незаконченной работы
Увеличивается уровень стрессовых ситуаций
Репутация среди коллег как ненадежного сотрудника
3. Видение того, что будет, если причину потери времени устранить.
4. Прежде всего, перестать говорить себе: я сделаю это завтра.
Стоит вообще перестать думать о таких вещах. Нужно просто начать делать, просто делать, решать проблемы. И вы увидите, как улучшится ваша репутация среди коллег. Вы увидите, что разбираться с корреспонденцией стало легче, стало намного проще писать важные отчеты.
Как много незавершенной работы все еще находится на вашем столе? Самым лучшим ответом будет: все сделано. Укрепляйте привычки к новому стилю работы. Укрепляйте и расширяйте наработанное.
Что же необходимо для изменения привычек:
1. Перестать извинять себя: "Мне для этого нужно больше информации"
2. Перестать рассредоточивать свое внимание на просмотр журналов и прессы
3. Понять необходимость большего количества времени для планирования вашего дня
4. Вам необходимо научиться разбивать большие проекты на более мелкие задачи
5. Заканчивать не слишком приятные дела прежде, прежде чем переходить к приятным.
Эти четыре шага применимы для всех 10 причин.
Выделите в вашем ежедневнике страницу для каждой из причин, опишите там процесс устранения привычки шаг за шагом. Каждый день в течение недели выделяйте себе несколько минут для просмотра этих шагов, если необходимо - вносите изменения.
4. Прекращаем откладывать дела на потом
Привычка откладывать дела до последней минуты может оказаться большой проблемой как в вашей карьере, так и в повседневной жизни. Упущенные возможности, сверхурочная работа, стресс, перегрузки, обиды, чувство вины - признаки подобной привычки. Эта статья поможет выявить основные причины привычки откладывать дела на потом, и покажет как можно её преодолеть.
Замени "Надо" на "Хочу"
Во-первых, понимание *необходимости* совершить те или иные действия - и есть главная причина, почему мы откладываем их на потом. Когда ты говоришь себе, что ты *должен* сделать что-то, то ты осознаешь принудительный характер этого действия, и автоматически ощущаешь чувство внутреннего сопротивления.
Откладывание дела на потом выступает как некий защитный механизм, чтобы удержать тебя от выполнения нежелательных действий.
Если откладываемая тобой задача имеет сроки выполнения, то при приближении этих сроков, неприятные ощущения от самой задачи перекрываются более сильными ощущениями от последствий, которые наступят, если ты не приступишь к решению немедленно.
Разрешение этой блокировки заключено в том, чтобы понять и принять тот факт, что ты не должен делать ничего из того, что тебе делать совсем не хочется. Даже если тебя ждут серьёзные последствия, ты всегда свободен выбирать. Никто не заставляет тебя поступать так или иначе.
Решения, принятые тобой на жизненном пути привели тебя к настоящей ситуации. Если тебе не нравится нынешнее положение дел, ты свободен в принятии других решений, которые приведут тебя к другим результатам.
И заметь, что ты не откладываешь на потом все свои дела. Есть дела, которые ты делаешь вовремя. Возможно ты не пропускаешь свою любимую телепередачу, или всегда найдешь время, чтобы почитать интересный тебе форум в интернет. В каждой ситуации - выбор только за тобой.
Итак, если ты откладываешь начало работы над новым проектом и чувствуешь внутреннее принуждение, то осознай, что делаешь это по своей доброй воле. Задачи, которые ты решаешь по собственной воле, намного реже откладываются в сторону.
Замени "Завершить" на "Приступить"
Во-вторых, рассмотрение задачи как нечто большое и неделимое, определённо приведёт к тому что ты отложишь её в сторону. Когда ты сфокусирован на завершении задачи, и в то-же время не имеешь чёткого представления о шагах, которые тебе надо предпринять, ты создаешь для себя ощущение перегрузки. И в этом случае, ты увязываешь это неприятное ощущение с самой задачей и откладываешь её так долго, как это возможно.
Если ты говоришь себе - "Я должен подготовить бумаги сегодня" или "Я должен завершить создание этого отчёта" - скорее всего ты ввергаешь себя в состояние стресса и откладываешь задачу на потом.
Решение заключается в том, чтобы думать о начале работы над небольшим участком задачи, вместо того, чтобы представлять что тебе надо завершить всю задачу целиком.
Измени подход. Вместо вопроса "Как мне закончить всё это?" - задайся вопросом "Какой небольшой участок работы я могу выполнить прямо сейчас?". Если ты просто начнёшь решать задачу много раз, то ты в конце концов придёшь к её завершению.
Если одной из твоих задач, требующих решения является разбор хлама в гараже, то мысли о том, что тебе предстоит убрать эту кучу мусора за один раз повергает тебя в печальное расположение духа и ты откладываешь её на потом.
Задайся вопросом, как тебе начать с решения хотя-бы небольшой части этой задачи.
Например, приди гараж и набросай на листке бумаги несколько идей для небольших десятиминутных мероприятий по уборке гаража. Пока будешь заниматься этим можешь взять и отнести на помойку кое-что из этой большой кучи мусора.
Не думай о том, чтобы сделать что-то значительное. Просто сосредоточь силы на том, что ты можешь сделать прямо сейчас. Применяя этот подход регулярно, ты в конце концов приступишь к последнему небольшому участку работы и в итоге завершишь решение всей задачи.
Оставь перфекционизм и позволь себе быть несовершенным
Третий тип ошибочного мышления, которое приводит к откладыванию дел - это перфекционизм. Мысль о том, что ты должен сделать работу сразу и безупречно - приводит тебя в состояние стресса. И ты ассоциируешь стресс с задачей, требующей решения, и таким образом создаёшь себе все условия, чтобы отложить её на потом.
Перестань откладывать дело до последней минуты, чтобы в конце концов найти выход из этой ловушки.
Скажи себе - сейчас нет достаточно времени, чтобы сделать работу безупречно.
Но если у твоей задачи нет конечных сроков выполнения, перфекционизм может привести тебя к тому, что ты будешь бесконечно откладывать эту задачу. Если ты никогда даже не приступал к задаче, которую ты всегда хотел сделать очень хорошо, возможно перфекционизм и удерживает тебя от этого.
Бороться с перфекционизмом можно, дав себе право быть несовершенным человеком.
Использовал-ли ты когда-нибудь компьютерную программу, которую можно было назвать совершенной со всех точек зрения ? Вряд-ли.
Осознай, что несовершенная работа, законченная сегодня, всегда лучше совершенной работы откладываемой бесконечно.
Перфекционизм также связан с осознанием задачи как нечто большое и неделимое.
Замени одну большую совершенно сделанную работу в своём мозгу на маленький и несовершенный первый шаг.
Этот первый шаг может быть очень и очень несовершенным. Но ты всегда сможешь вернуться к нему снова и снова.
Например, если ты хочешь написать статью в пять тясяч слов, позволь себе написать для начала только сто слов.
Замени ощущение потери на гарантированную радость
Четвёртая мысленная блокировка заключается в том, что задача ассоциируется с ощущением потери. Это означает, что ты веришь в то, что выполнение проекта вытеснит из твоей жизни значительную часть удовольствий и радости.
Для того, чтобы завершить проект разве требуется вся твоя оставшаяся жизнь? Говоришь ли ты себе, что ты должен уединиться, работать допоздна, никогда не видеть своей семьи, и никогда не развлекаться? Это не похоже на то, что сильно мотивирует, но тем не менее многие многие люди говорят себе это, чтобы заставить себя сделать что-то.
Представление себе картин долгой тяжёлой работы в одиночестве, без времени на развлечения - это гарантированный путь к откладыванию своих дел на потом.
Бороться с таким образом мыслей можно делая всё наоборот. Определи сперва гарантированные участки радости в твоей жизни и планируй свою работу "вокруг" этих участков.
Возможно, это звучит непродуктивно, но этот психологический приём очень хорошо работает.
Определи заранее время, которое ты будешь проводить с семьёй, время на развлечения, время на занятия спортом, время на общественную работу и личные увлечения. Гарантируй себе время на твои любимые занятия. Затем ограничь рабочие часы на то, что осталось.
Наиболее продуктивные работники в любой области деятельности склонны работать меньше и отдыхать больше, чем трудоголики.
Если ты рассматриваешь своё рабочее время как ценный ресурс, а не как неуправляемого монстра, который может уничтожить другие стороны твоей жизни, ты будешь чувствовать себя сбалансированнее, и ты будешь более сфокусирован на задаче и эффективен в использовании своего рабочего времени.
Это видно в том, что оптимальная продолжительность рабочей недели для большинства людей равна 40-45 часов. Работа более длительная имеет обратный эффект с точки зрения продуктивности и мотивации. И в долгосрочной перспективе делается меньше реальной работы.
Что если я бы пришёл к тебе и сказал "На этой неделе ты можешь работать только десять часов". Твоё ощущение потери будет изменено на противоположное, не так-ли?
Вместо того, чтобы чувствовать изъятие времени на развлечения, ты бы стал чувствовать изъятие времени на работу.
Ты бы изменил отношение.
"Я хочу развлекаться" сменилось бы на "Я хочу работать", твоя мотивация к работе значительно бы возросла, и все следы промедления исчезли бы.
Я также очень рекомендую посвятить как минимум один день в неделю занятиям никак не связанным с твоей работой. Это даст тебе необходимую энергию и желание как можно быстрее начать новую рабочую неделю.
Обладание гарантированным выходным повысит твою мотивацию к работе и понизит стремление откладывать дела.
Если ты знаешь, что завтра выходной, ты будешь менее расположен откладывать дела, так как ты не захочешь себе позволить такую "роскошь", как выходной день, занятый решением отложенных дел.
А если для тебя каждый день - рабочий, и несмотря на это работа кажется бесконечной, то ты всегда говоришь себе "Мне надо работать". И твой мозг использует откладывание дел на потом как способ гарантировать тебе хоть какие положительные эмоции в твоей жизни.
Разделяй время
Для задач, которые ты откладываешь я рекомендую использовать метод разделения времени, чтобы приступить к ним. Вот как это работает. Сперва выбери маленькую часть задачи, над которой ты сможешь работать хотя бы полчаса. И придумай себе награду, которую ты дашь себе сразу по окончании этих тридцати минут.
Награда гарантируется по прошествии установленного времени (тридцать минут).
Она не зависит от значительности результатов. Например просмотр любимой телепередачи, поход в кино, вкусная еда, встречи с друзьями, прогулка, или всё, что ты находишь для себя приятным.
Так как время, которое ты затрачиваешь на работу невелико, твоё внимание будет обращено на ожидаемое удовольствие, а не на сложность решаемой задачи. И не имеет значения насколько неприятна решаемая задача. Нет ничего такого, что нельзя было бы выдержать в течении получаса, если тебя ожидает хорошая награда.
Если ты разделяешь время таким образом, то ты обнаружишь, что происходят интересные вещи. Ты заметишь, что продолжаешь работать над задачей больше запланированных тридцати минут.
Ты подчас будешь настолько увлечен задачей, даже сложной, что будешь желать продолжать работать над ней. И прежде чем ты заметишь это пройдет один или несколько часов.Твоя награда никуда не делась. И ты понимаешь, что получишь её как только будешь готов остановиться.
Начав работать, твоё внимание переключается с беспокойства о сложности задачи на завершение этого участка работы.
Как только ты решишь остановиться, получи свою награду и наслаждайся ею. И запланируй другой тридцатиминутный участок работы с соответствующей наградой.
Это поможет тебе ассоциировать приятные эмоции с задачей, ведь ты получаешь награду за свои усилия.
Долгая работа на неясные и долговременные цели не мотивирует так, как немедленная награда.
Награждая себя за то, что ты затратил время на задачу, а не за какие-то определённые результаты ты будешь с нетерпением ждать, чтобы возвращаться к задаче и в итоге ты завершишь её.
Написание этой статьи служит хорошим примером применения вышеописанных приёмов.
Я мог бы сказать себе - Я должен завершить эту статью в 2000 слов и она должна быть безупречной.
Во-первых я помню, что я не обязан ничего писать. Я свободно делаю выбор писать статьи.
Тогда я понимаю, что у меня много времени, чтобы сделать хорошую работу. И я не должен быть безупречным, потому что если я начну заранее, то у меня много времени, чтобы отредактировать её впоследствии.
Я также сказал себе, что если я буду просто приступать к задаче, то я определённо завершу её.
Я ещё не придумал тему для статьи. И я использовал разделение времени, чтобы выполнить эту задачу.
Ужин был моей "наградой". Я знал, что по окончании тридцатиминутного участка работы я смогу поесть.
Так как я был голоден тогда, то это была хорошая мотивация.
Мне потребовалось несколько минут, чтобы придумать тему для этой статьи, и я потратил оставшееся время записывая идея и набрасывая приблизительную схему будущей статьи. Как только время вышло я прекратил работу и поужинал. Я ощутил, что я "заработал" эту еду.
Наутро я использовал этот-же метод, сделав завтрак своей "наградой". И я был настолько увлечён задачей, что продолжал писать ещё полтора часа. Я знал, что я свободен остановиться в любое время и получить заслуженную награду, но преодолев инертность и начав, я почувствовал естественное стремление продолжать работать над задачей. По сути я обратил проблему откладывания дел тем, что оставался работать над задачей, откладывая момент получения награды. В результате я завершил написание статьи и с удовольствием позавтракал.
Я надеюсь, что эта статья помогла лучше понять причины откладывания дел на потом и способы преодоления этого.
Пойми, что промедление порождается мысленной связью между задачей и твоими негативными эмоциями относительно неё. Путь преодоления заключается в том, чтобы сократить объем отрицательных эмоций и увеличить поступление положительных эмоций от задачи. Таким образом стимулируя себя превозмочь инертность и обрести положительную движущую силу.
Ведь если ты начнёшь любую задачу много раз, то ты обязательно закончишь её.
5. Квантование времени при планировании
Хотите все успевать, но слишком устаете от массы дел? Хотели бы отдохнуть от суеты и при этом сделать в этой жизни многое? Тогда - обсудим.
В процессе планирования рабочего дня на начальных этапах оказывается весьма распространенной следующая ошибка: для выполнения каждого из задуманных на день дел в плане отводится связный промежуток времени, причем достаточно протяженный - например, несколько часов. Час на то, пара часов на это, все утро занимаюсь одним, весь вечер целиком - другим. В результате план рабочего дня может выглядеть следующим образом:
9:00-13:00
Программировать базу данных
13:00-14:00
Обед
14:00-15:00
Писать отчет
15:00-17:00
Писать документацию
17:00-18:00
<< Пред. стр. 2 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу