<< Пред.           стр. 27 (из 34)           След. >>

Список литературы по разделу

 
 Упражнение 21
 
  Представьте, что вы работаете в организации, которая консультирует по вопросам эффективного использования времени. Одна из фирм сделала вам заказ: разработать для ее сотрудников бланк "Регулярные дела на месяц". Бланк должен соответствовать следующим требованиям:
 
 а) быть удобным для использования;
 
 б) представлять человеку полную информацию о делах в рабочее и личное время, то есть показывать, что нужно сделать и когда;
 
 в) иметь инструкцию о том, как с ним работать.
 
 Подумайте: какой формы должен быть бланк? Какие графы и колонки следует в него включить? Какие условные обозначения можно ввести для удобства записи и работы с ним? (См. приложение №3.)
 
 Разработанные проекты бланков нужно будет защитить. Принимать заказ будет экспертная комиссия, которая имеет право задавать любые вопросы.
 
 Для выполнения упражнения разделитесь на 3 группы. Две группы будут рисовать бланки, третья - представлять экспертную комиссию.
 
  Предложив это упражнение старшеклассникам, я избавила себя от необходимости доказывать им, зачем нужно планировать свои дела заранее. Защищая свои проекты и убеждая импровизированную комиссию в том, что планирование регулярных дел дает выигрыш во времени, позволяет видеть полную картину предстоящих задач, держать их решение под контролем, помогает не выпускать из виду важные дела и, следовательно, чувствовать себя уверенно, старшеклассники убеждаются в этом сами. Значит, есть надежда, что многое из того, чему они научились на занятии, они смогут применять и в повседневной жизни.
 
 Дневник времени
 
 При упоминании о дневнике на лицах старшеклассников появляется недовольное выражение.
 
 •Только не это! •Нет уж, избавьте... •Почему? Объясните, - прошу я.
 
 
 
 И начинается доверительный разговор о том, какие неприятные моменты и даже трагедии пришлось пережить из-за этого злополучного дневника. Они рассказывают о том, как они его "теряли", "забывали дома"и даже "случайно оставляли в магазине". Другие признаются, как заменяли или вырывали в дневнике страницы, исписанные красными чернилами, замечаниями учителей. Из рассказов старшеклассников становится ясно, что большая часть относится к дневнику как к врагу, от которого одни неприятности.
 
 Давайте подойдем к этой проблеме с другой стороны, - предлагаю я, - и попытаемся превратить его из врага в союзника или даже друга. Причем личного друга, верного помощника, который будет служить именно вам.
 
 Подумайте о таком варианте дневника, который больше похож на личную рабочую книгу. Она одновременно может служить вам и календарем, и средством для планирования времени, и записной книжкой, и быть при этом удобной благодаря своей наглядности (обозримости).
 
 Упражнение 22
 
 Объединитесь в группы по 5 человек. Составьте проект "Дневника времени"для старшеклассника, который мог бы стать его постоянным спутником, так сказать, письменной памятью, всегда и везде находящейся под рукой. Подумайте.
 
 Какие разделы будет иметь такой Дневник времени? Какие специальные бланки можно в него включить? Какую информацию можно будет в нем хранить?
 
 При защите своего проекта опишите подробно, как им нужно пользоваться.
 
  Дневник времени, который предложили учащиеся одного из 11 классов, включал 5 разделов:
 
  "Календарь на год".
 
 "Расписание уроков и консультаций". Этот раздел состоял из четырех бланков по количеству учебных четвертей. {График регламентированных и фиксированных затрат времени}
 
 "Еженедельник". Бланк "Неделя" занимал развернутый лист и состоял из шести колонок, разлинованных по горизонтали. Каждая из колонок соответствовала дню недели. Шестая колонка поделена была на две неравные части. Верхняя часть отводилась для субботы, нижняя для воскресенья.
 
 "Мои цели". Здесь находились бланки для записи основных целей на год или другие периоды.
 
 "Информация". Учащиеся разделили его на несколько подразделов: список книг для обязательного чтения; список дней рождения; расписание электричек и пригородных автобусов; телефоны и адреса друзей, родственников, организаций; последний подраздел состоял из нескольких чистых листов бумаги, сюда предлагалось записывать умные мысли, идеи, как свои, так и чужие.
 
 К сожалению, этот, а также другие, не менее интересные и оригинальные, Дневники времени существуют только в воображении старшеклассников. Их нет в действительности. Их не найдешь на прилавках канцелярских магазинов. Но много из того, что было предложено в их проектах, старшеклассники могут использовать, даже не имея такого дневника, приспособив для этого обычную записную книжку.
 
 
 
 Подведение итогов
 
 На последнем занятии предлагаю учащимся ответить на следующие вопросы:
 
 1.Что нового вы узнали? 2.Что показалось вам особенно важным? 3.Чему вы нашли подтверждение? 4.Что вы хотите проработать основательнее? 5.Что вы хотите применить на практике? 6.Что из того, о чем вы узнали, вы уже применяете? 7.Ваш вопрос. Начните его словами: "Что делать, если?.."
 
 
 
 Лучше попросить старшеклассников ответить на этот вопрос письменно. Письменная форма подведения итогов дисциплинирует мышление, так как заставляет еще раз, только уже с другой стороны, взглянуть на обсуждаемые вопросы. Увидеть результаты своей работы, отметить достижения. Для меня это возможность получить обратную связь и определить, чем следует заниматься дальше и на что обратить внимание.
 
 Приложения {см. appendix.htm}
 
 
 
 
 84. Система постановки целей и оценки эффективности
 
 Данная статья является третьей в серии статей, посвященных вопросам повышения человеком своей эффективности - достижения Жизненного успеха, СамоРеализации и Счастья. Первой по логике изложения является статья "Системный анализ Смысла Жизни", а второй - "Обобщенная система управления Жизненным успехом". Данная статья теоретически опирается на предыдущие, но носит более практическую направленность, связанную с конкретными вопросами планирования времени. Укрупненно всю тематику планирования времени можно разделить на три части: 1) постановка целей и задач, 2) краткосрочное и ежедневное планирование, 3) учет использованного времени и оценка эффективности. В предлагаемой "Системе постановки целей и оценки эффективности" все три указанные части объединены в единое целое.
 При этом сразу надо сделать несколько замечаний. Во-первых, в силу специфики моей жизнедеятельности стоящие передо мной цели и задачи носят в основном глобальный характер, и их достижение занимает достаточно длительные периоды времени. Кроме того, я придерживаюсь подхода, заключающегося в том, что для эффективной деятельности наиболее важным является глубинное личностное осознание того, зачем и что человек должен делать.
 Можно сказать, что центральной идеей такого подхода является мысль С.Кови, выраженная в названии одной из его книг: "Главное внимание - главным вещам". Отсюда следует вывод о том, что человек будет только тогда с пользой проживать каждую минуту своей жизни, когда он полностью разберется со Смыслом своей Жизни, и мысли об этом будут постоянно присутствовать в его подсознании. А для более эффективного контроля времени рекомендуется использовать программируемый таймер, подающий сигнал каждые 15 минут - 0,25 часа. Также надо отметить, что существует достаточно много рекомендаций по поводу того, как планировать свой день. В частности, можно использовать MS Outlook.
 Учитывая все сказанное, при создании предлагаемой Системы вопросам ежедневного планирования я уделял меньше времени, как менее важным для меня. Во-вторых, вряд ли в моей Системе могут быть найдены принципиально новые подходы и методы. Я постарался объединить в одно целое ряд уже известных приемов, дополнив их некоторыми своими способами оценки эффективности жизни. В-третьих, всю эту Систему я реализовал в одном Excel-файле, который прилагается к этой статье. В предлагаемом мной Excel-файле создано два макроса, которые надо включать раз в месяц, их пояснение будет дано ниже, по ходу изложения. Предлагаемый Excel-файл создавался как реальная целостная система и является полностью работоспособным. С одной стороны, некоторые предложенные цели и задачи, а также расчеты денег и времени приведены в качестве примеров. С другой стороны, вся эта система базируется на традиционных рекомендациях литературы по самоменеджменту и, таким образом, может соответствовать реальной жизни значительного количества людей.
 Первый лист Excel-файла называется "Цена". На этом листе в ячейке D5 задается исходная величина дохода человека. В ячейках D8 и F8 задаются соответственно начальная дата, когда человек начал пользоваться Системой, и конечная дата, когда человек планирует добиться Главной Цели своей жизни. В ячейках B9-B14 автоматически рассчитывается Стоимость жизни на начальную дату за разные интервалы времени. То есть здесь показывается, сколько реально "стоит", например, месяц жизни человека, или какой реальный доход за год. Здесь важно, чтобы человек осознал, что весь месячный доход фактически можно усредненно распределить на каждые 15 минут времени его жизни. Можно измерять доход ежедневно, это помогает лучше осознать стоимость каждого прожитого дня в денежном эквиваленте. Интервал времени в 15 минут - 0,25 часа принят базовым для всех дальнейших вычислений. В ячейку D10 заносится сумма дохода, которую человек хотел бы получать в месяц в данный начальный момент времени. То есть, то, во сколько человек "оценивает" месяц своей жизни. Далее автоматически высчитывается "ценность" всех остальных интервалов времени. Естественно, сумма желаемого месячного дохода должна выбираться исходя из реалий жизни, а не из фантастических мечтаний. В ячейку F10 заносится сумма ежемесячного дохода, который человек хотел бы получать в конечную дату, при достижении Главной Цели. Естественно, эта сумма должна быть больше начальной и также выбираться исходя из реальных прогнозов того, что человек сможет добиться.
 Здесь может показаться, что Главной Целью при этом является достижение этой самой суммы дохода - ежемесячного или годового. Поэтому надо сделать несколько пояснений. Во-первых, в рыночном обществе, как пишут многие авторы, например, "Адам Смит" (это псевдоним современного американского автора), действительно самой главной целью жизни для многих людей именно должно быть и фактически является накопление капитала. Во-вторых, деньги являются в обществе универсальным мерилом. Поэтому практически все или почти все имеет свою цену, а любые человеческие достижения и цели могут быть пересчитаны в денежном эквиваленте. Таким образом, числа в ячейках C30 (см. ниже), а также в ячейках D10 и F10 можно рассматривать как денежные эквиваленты любых достижений и желаний-целей человека. В-третьих, и это, пожалуй, самое главное, самым ценным ресурсом человеческой жизни является время. Д.Карнеги высказывал идею о том, что очень важно, чтобы человек осознал, что когда он покупает любой товар в магазине, то фактически за этот товар человек расплачивается не деньгами, а определенным интервалом времени своей жизни, который был потрачен на то, чтобы заработать эту сумму денег. А деньги выступают просто посредником между израсходованным временем жизни и приобретаемым товаром. Таким образом, для наглядности необходимо произвести пересчет интервалов времени жизни в их денежный эквивалент. С течением времени оставшийся срок человеческой жизни сокращается, поэтому ценность фиксированных интервалов времени в их денежном эквиваленте обязательно должна возрастать. Поэтому когда в ячейку D10 заносится сумма, которую человек хочет получать в месяц, то это не просто величина желаемого дохода, а денежный эквивалент того, насколько человек "ценит" интервал времени своей жизни. А желаемая величина дохода в будущем, заносимая в ячейку F10 показывает, насколько ценным для человека будет месяц его жизни, например, в пожилом возрасте, когда оставшийся срок жизни будет значительно меньше.
 Далее раз в квартал (три месяца) в ячейку C30 заносится среднемесячная сумма дохода (у человека должна быть разработана система учета доходов и расходов) и выполняется построение двух графиков. Первый график показывает, как уменьшается оставшееся время до конечной даты, а второй график показывает рост ценности трехмесячных интервалов времени жизни, а также соответствующие изменения в эффективности жизни, выраженные в денежном эквиваленте. Графики строятся на основе данных расположенных в правой части листа. Раз в квартал надо скопировать вниз - на следующий временной интервал - последнюю строку таблицы со ссылками на необходимые ячейки, а в строке с текущей датой впечатать вместо ссылок соответствующие числа.
 В левой верхней части листа (ячейки A1-A3) находится также встроенный документ. На первой странице этого документа записаны для напоминания некоторые основные принципы, на которых должна строиться жизнь человека, желающего добиться успехов. На следующих страницах приведена система определения жизненных Желаний, Главной Цели и постановки долгосрочных целей. Тут же приведены необходимые комментарии. Нужно еще раз обратить внимание на то, что определение Желаний и постановка соответствующих им Целей является основой того, насколько эффективными будут дальнейшие действия человека и успешной его жизнь.
 Следующим листом Excel-файла является лист "Цели". На этот лист заносятся Сферы деятельности и долгосрочные цели, которые были определены во встроенном документе (они переносятся оттуда). Названия следующих листов "1.2", "2.1.", "2.2" соответствуют номерам долгосрочных целей. На этих листах уже производится разбивка долгосрочной цели на краткосрочные задачи и отслеживается их выполнение. Выполненные задачи, так же как и цели, залиты синим цветом. Листы с задачами, соответствующими достигнутым целям, удаляются, поэтому отсутствует лист "1.1". На указанных листах приведены примеры целей и задач. Естественно, их может быть гораздо больше во всех Ключевых Сферах деятельности.
 Следующий лист - "Год". На этом листе производится планирование деятельности по достижению целей и задач в виде таблиц на каждое полугодие. В таблице указываются все сферы деятельности и соответствующие им цели-задачи, которые планируется выполнять в течение полугода. Эти таблицы не удаляются. Таким образом, по прошествии нескольких лет человек может сразу увидеть что, когда и насколько эффективно он делал. В колонках "Долгосрочная цель" и "Краткосрочная задача" синим цветом заливаются выполненные дела. Остальные цвета будут пояснены немного ниже. Колонки с месяцами условно разделены на 4 недели (части) по числам: 1-7, 8-14, 15-21 и 22-31. Перечеркнутые клеточки означают, что в данную неделю было запланировано заниматься указанным делом.
 После того, как на полугодие было понедельно распределено выполнение поставленных задач, происходит переход на следующий лист "Неделя". В верхней части листа нельзя вставлять-удалять строки, так как не будет правильно работать записанный макрос. На листе приведен пример распорядка рабочего дня и выходного дня. Идея о необходимости соблюдать режим дня далеко не нова. Но здесь, кроме непосредственно выработки самого распорядка дня, главным моментом является то, что надо отделить время, которое неизбежно расходуется на различные необходимые дела от того времени, которое остается у человека в его более-менее свободном использовании. И надо посчитать наличные ресурсы всего этого свободного времени. Это то время, которое человек может и должен эффективно использовать для достижения поставленных целей. Кстати, одним из критериев успешности жизни человека может считаться постепенное увеличение его "свободного" времени, которым он распоряжается по собственному усмотрению.
 После того, как примерно оценено количество времени, расходуемого на обязательные дела, и "свободного" времени, можно перейти к распределению всего времени на неделю по дням. На листе составлены таблицы для планирования времени на квартал. Внутри каждого месяца присутствуют таблицы планирования на 4 недели. Необходимо отметить, что вместо краткосрочных задач и долгосрочных целей в разных Сферах деятельности в соответствие указанным целям поставлены Категории деятельности, т.к. цели и задачи могут меняться, а соответствующие им Категории носят более стабильный характер. Кроме того, что все Категории дел (и соответствующие им цели) распределены по Сферам деятельности, произведено распределение Категорий по Видам дел: Полезные дела, Необходимые дела и Отдых-отношения-Потери. Каждой Категории (т.е. фактически соответствующей ей цели-задаче) присваивается Приоритет важности-срочности в соответствующей колонке. Выделив строки для определенного Вида дел можно произвести сортировку дел по их приоритетности. Также перед началом планирования на неделю можно проставить Статус выполнения дел в процентах.
 Также сразу надо сказать, что все возможные организационные дела, затраты времени на транспорт и т.п. не выделены в отдельные категории, чтобы не усложнять Систему. Подразумевается, что все попутные расходы времени объединяются вместе с расходами времени на те дела, к которым они относятся. Например, затраты времени на транспорт, связанные с Работой, относятся к категории Работа. А затраты времени на транспорт для поездки на курсы английского будут относиться к категории Английский. Выделение двух отдельных категорий Транспорт и Организационные временные затраты было бы не совсем корректным, т.к. в них не учитывалось бы в связи с какими делами были эти затраты времени. А создание для каждой категории (например, Работа) еще двух подкатегорий (например, Транспорт в связи с Работой и Организационные дела в связи с Работой) сильно усложнило бы всю Систему. Также для упрощения было принято решение не использовать никаких методов для подсчета затрат времени на дела, которые делаются одновременно. Во-первых, в литературе по самоменеджменту часто рекомендуется делать за один интервал времени только одно важное дело. Попытки делать два дела одновременно ни к чему хорошему все равно не приведут. Во-вторых, если уже так получилось, что произошло некоторое временное наложение при выполнении важного дела и неважного, то не так сложно отделить чистое время, затраченное на одно дело, от чистого времени, затраченного на другое дело. А с общим временем, ушедшим на два дела одновременно, упрощенно можно поступить следующим образом. Если эффективность выполнения важного дела оценивается субъективно высоко, то можно все это время отнести к важному делу. Если есть понимание, что важное дело выполнялось не очень качественно, то приближенно можно разделить данный интервал времени пополам между этими двумя делами - важным и неважным. Или же произвести приближенное разделение в иной пропорции в зависимости от субъективно оцениваемого качества выполнения важного дела.
 При планировании времени на неделю в колонку "План" на каждый день вручную заносится количество времени в часах (возможно кратное 0,25 часа), которое отводится на выполнение поставленных задач. Сколько времени фактически выполнялось каждое дело - это подсчитывается автоматически. Также автоматически подводятся "Итоги" как разность между колонками "Факт" и "План" в конце каждого дня и в целом в конце недели. Основная идея заключается в том, чтобы распланировать время на неделю вперед пропорционально-равномерно между всеми важными делами. В связи с изменяющимися обстоятельствами жизни может получиться, что не обязательно будут выполняться планы каждый день. Но можно откорректировать свое поведение, реальное выполнение дел в течение оставшихся дней недели так, чтобы в целом по итогам недели каждое важное дело выполнялось столько времени за неделю, сколько было запланировано. Если в конце недели видно, что какое-то очень важное дело выполнялось меньше необходимого - стоит знак "минус" в колонке "Итог", то при планировании на следующую неделю можно попробовать перераспределить время, отводимое на выполнение разных дел так, чтобы восполнить временные потери для указанного важного дела. То есть в первую очередь выделяем время на выполнение особо важных дел, с более высоким Приоритетом, в соответствии с принципом "Главное внимание - главным вещам". Конечно, можно производить планирование и корректировку планов на листе "Неделя" каждый день - на день вперед, но все-таки больше рекомендуется понедельное планирование.
 Для удобства недельные итоги по "Плану" и "Факту" по Сферам и по Видам дел приведены в конце каждой недели в виде отдельных таблиц и построенных на их основе диаграмм. По Видам дел распределяется активное время, т.е. время за вычетом сна. Потери считаются как разность между запланированным временем и фактически потраченным в сферах Отдых-отношения-Разное. В конце каждого месяца подводятся итоги за месяц. При этом в колонку "Факт (руч)" необходимо вручную впечатать числа появившиеся в колонке "Факт (авт)" в данном месяце, за который подводятся итоги. В конце квартала автоматически подсчитываются итоги за весь квартал. После этого, для того, чтобы начать понедельное планирование в начале следующего квартала, необходимо вызвать макрос "Очистка_недели" сочетанием клавиш Ctrl+z. Будет произведена очистка колонок "План" во всех днях всех недель и колонок "Факт (руч)" в итогах всех месяцев.
 После окончания планирования на неделю переходим на следующий лист "День". На этом листе в течение дня вручную проставляются итоги выполнения дел в каждой Категории каждые 0,25 часа в виде цифры "1". Цифра "1" соответствует базисному интервалу времени в 15 минут, а программа автоматически подсчитывает все "единички" и переводит их в часы. Идея этого листа в основном взята из статьи А.Федорова "Моя система тайм-менеджмента в Excel", опубликованной на сайте www.improvement.ru. Полностью составлены таблицы на 31 день месяца. Таблицы разбиты на две части: первая часть - от 0 часов до 12.00 и правее от нее вторая часть - от 12.00 до 24.00. Внизу каждой таблицы автоматически подводятся итоги фактического выполнения дел по каждой категории за день. Запланированное время выполнения в строке "План" надо проставить вручную в соответствии с распределением времени на текущую дату на листе "Неделя". Должен сойтись баланс "Факт"=24 ч и "План"=24 ч. Можно было бы в каждой категории использовать не одну колонку с цифрами "1", соответствующую "Факту", а две колонки - вторая с "Планом". И в колонке "План" распределять время на выполнение каждого дела в течение дня. Тогда строка "План" в конце дня заполнялась бы автоматически. Однако чтобы не усложнять предлагаемую Систему, этот вариант не реализован, а планирование на день можно выполнять, используя другие распространенные инструменты, в частности MS Outlook.
 Автоматически подсчитываются потери, как разность между запланированным временем и фактически потраченным в сферах Отдых-отношения-Разное за исключением времени, израсходованного на сон. В связи с важностью сна соответствующую ячейку в строке "План" заполняем по "Факту". Если фактическое время выполнения некоторых необходимых дел, например, в категории Работа, превысило запланированное заранее, то соответствующую ячейку строки "План" также можно заполнить по "Факту". Основная идея состоит в том, что должен сойтись баланс "Факт"=24 ч и "План"=24 ч, а также, что потери времени возникают, когда время, фактически потраченное в сферах Отдых-отношения-Разное, превышает запланированное время (за исключением времени, израсходованного на сон). В строке "Баланс" также подсчитывается Эффективность прожитого дня в процентах. Для этого за 100% принимается активное время, т.е. все время (24 ч) минус время, потраченное на сон. И от 100% отнимается процентное содержание Потерь в активном времени. В приведенном примере на листе "День" 6-го числа потери составляют -3, а эффективность, соответственно, равна 118,8%. Произошло это потому, что по "Факту" на отдых и т.д. было потрачено меньше времени, чем было запланировано. Естественно, это нереальная ситуация, т.е. предполагается, что фактически потраченное время на отдых не может быть меньше запланированного (здесь надо помнить о том, что обязательно надо планировать время на отдых, чтобы соблюдался баланс между Работой и Отдыхом, а также между другими делами). Если же такое происходит, то тогда соответствующие ячейки строки "План" надо заполнить по "Факту". Вообще же в идеале, надо стремиться к тому, чтобы фактически затрачиваемое количество времени на выполнение каждого дела совпадало с заранее планируемым на листе "Неделя".
 При подведении итогов в конце каждого дня надо перейти на лист "Пинарик". Для этого листа взят "Экстремальный пинарик" В.Королева из статьи Д.Литвака "Календарик-пинарик: Как перестать лениться", расположенной на сайте www.improvement.ru. В каждой ячейке-дате каждого месяца стоит ссылка на ячейку "Эффективность" соответствующей даты листа "День". Таким образом, в конце дня в нужной нам ячейке пинарика появляется рассчитанная эффективность прожитого дня. Это число в конце дня нужно перепечатать вручную. Внизу пинарика приводится табличка соответствия эффективности дня (%) и цвета. В соответствии с этой табличкой производится заливка текущей ячейки соответствующим цветом. Если пинарик распечатан, то при самой низкой эффективности ячейка закрашивается черным цветом, а если заливка выполняется на компьютере, то ячейка просто не закрашивается. В конце месяца также автоматически высчитывается эффективность месяца и производится закраска. Также высчитывается эффективность в конце года, которую надо вручную перепечатать внизу пинарика в ячейке, соответствующей истекшему году, и выполнить закраску этой ячейки нужным цветом. Надо отметить, что эффективность месяца и года здесь будет немного отличаться от реальной эффективности из-за ошибок округления. Несложно посчитать, что при 8-ми часовом сне эффективность 97% допускает только 15 минут потерь в день. Эффективность от 87% до 96% соответствует потерям от 2 часов до 0,5 часа. Эффективность от 66% до 86% соответствует потерям от 5,25 часа до 2,25 часа. Эффективность от 33% до 65% соответствует потерям от 10,5 часа до 5,5 часа. В конце года во всех ячейках-датах для каждого месяца вместо ссылок на лист "День" оказываются числа, впечатанные вручную. Для того чтобы восстановить ссылки, в конце года необходимо выделить нужные ячейки строки "Т-м" (соответствующие датам 1-31) и скопировать их на все месяцы. В этой строке введена резервная копия необходимых ссылок и фактически эта строка отображает состояние эффективности по дням в текущем месяце.
 В правой верхней части листа "День" находится еще одна сводная таблица, в которую автоматически заносятся итоговые результаты по каждому дню. Используя эту таблицу по окончании каждой недели необходимо подсчитать фактические затраты времени в каждой категории, соответствующей поставленным целям-задачам. И на основе полученного результата отметить эффективность прожитой недели на листе "Год" в плане на текущее полугодие путем закраски соответствующей ячейки. Эффективность рассчитывается как процент фактически затраченного количества времени на выполнение определенного дела от запланированного на листе "Неделя". Необходимо обратить внимание, что планируемое время на листе "Неделя" для каждой категории должно соответствовать планируемому времени в колонке "Требуемое время" в плане на полугодие на листе "Год". Если используемое время для определенной категории дел равно запланированному, то эффективность составляет 100% и оцениваемая неделя в плане на полугодие закрашивается синим цветом. Если времени использовано меньше, чем запланировано, то эффективность составляет меньше 100%. Сопоставление рассчитанной эффективности прожитой недели (для рассматриваемого дела) и цветов закраски недели рекомендуется брать из цветовой таблички в пинарике. Если эффективность выполнения поставленной задачи крайне низкая за прошедшую неделю (0-32%), то при распечатанном плане на полугодие такая неделя закрашивается черным цветом, а при заливке на компьютере, соответствующая ячейка просто не закрашивается. По окончании полугодия в плане на листе "Год" аналогичными цветами закрашиваются ячейки с названиями задач и целей. Эта закраска выполняется более субъективно и показывает степень выполнения поставленной задачи или цели. Напомним, что если цель-задача выполнены полностью, то ячейка с их названием закрашивается синим цветом. На листе "День" после 31 числа подводятся итоги в целом за месяц: подсчитываются Потери и вычисляется Эффективность месяца в целом. После этого в конце месяца для того, чтобы начать подсчет расходуемого времени 1-го числа следующего месяца, необходимо вызвать макрос "Очистка_дня" сочетанием клавиш Ctrl+x. Будет произведена очистка всех ячеек, в которые заносятся цифры "1" для подсчета времени, а также строк "План" в конце каждого дня.
 По окончании каждого месяца до вызова макроса "Очистка_дня" надо перейти на последний лист "Итог" и внести туда полученные данные за месяц. На этом листе составлены квартальные таблицы с итоговыми месячными данными по всем Сферам и Категориям. Для каждого месяца в ячейках "План" и "Факт" для каждой категории стоят ссылки на соответствующие ячейки сводной таблицы листа "День". По окончании месяца надо перепечатать вручную числа в ячейках "План" и "Факт" для данного месяца. Колонки "Итого" изменять не надо. По окончании квартала для всех трех месяцев все числа "План" и "Факт" будут впечатаны вручную. Все итоги: "Итого по Сферам", "Эффективность" и "Виды дел" - подсчитываются автоматически. Полезное время считается как время, использованное на полезные-важные дела, т.е. все время за исключением времени потраченного на сон и на Потери. Для наглядности распределения времени за квартал используются три квартальные диаграммы. Вверху листа приведены четыре сводные таблицы оценки эффективности с построенными на их основе линейными графиками. В конце квартала надо заполнить соответствующие ячейки этих таблиц. Например, по окончании марта 2006 г. строка 12 заполняется следующим образом. В ячейке колонки "Наука и перспективы" первой таблицы ставится ссылка на ячейку B250 и затем производится копирование этой ячейки на остальные ячейки первой таблицы в строке 12. В ячейке колонки "Наука и перспективы" второй таблицы ставится ссылка на ячейку B251 и затем производится копирование этой ячейки на остальные ячейки второй таблицы в строке 12. В ячейке колонки "Полезные" третьей таблицы ставится ссылка на ячейку B255 и затем производится копирование этой ячейки на остальные две ячейки третьей таблицы в строке 12. В ячейке колонки "Поквартально" четвертой таблицы ставится ссылка на ячейку F252. Колонка "За год" четвертой таблицы заполняется в конце года: вычисляется среднее арифметическое значение эффективности за четыре квартала истекшего года и полученное число вручную заносится в ячейки колонки "За год", соответствующие истекшему году.
 Надо обратить внимание, что на листе "Итог" должна быть заранее создана квартальная таблица на один квартал вперед. Например, если сейчас январь-март 2006 г., то уже создана таблица апрель-июнь 2006 г. После окончания текущего квартала (т.е. после заполнения данных за март) перед тем как начать подсчет времени в новом квартале (апрель-июнь) надо выделить все строки в следующей квартальной таблице (апрель-июнь) и скопировать ее далее. Затем исправить названия месяцев (июль-август) и исправить в круговых диаграммах ссылки на исходные данные в новой таблице. После этого можно проводить подсчет времени в следующем квартале (апрель-июнь).
 Теперь, обобщая все вышеизложенное, нужно еще раз коротко повторить какие изменения в Excel-файл необходимо вносить по истечении каких периодов времени. При этом надо помнить, что окончание более длительного периода времени включает в себя окончание более коротких периодов. То есть, если закончился, например, квартал, то одновременно произошло окончание дня, недели и месяца. В самом начале работы с Системой на листе "Цена" заполняются ячейки D5, D8, F8, D10 и F10.
 Ежедневно в течение дня на листе "День" заполняются ячейки учета расходуемого времени по категориям и строка "План" за текущий день. В конце дня на листе "Пинарик" вносится вручную эффективность дня в ячейку текущей даты и производится закраска этой ячейки соответствующим цветом. Просматриваются полученные "Итоги" по текущей дате на листе "Неделя" и делается корректировка в планах (желательно не в этом недельном плане на листе "Неделя", а в плане на день, который составляется другими средствами, например, с помощью MS Outlook) на следующий день так, чтобы в конце недели на важные дела было потрачено столько времени, сколько было запланировано в начале недели.
 В конце недели по сводной таблице на листе "День" (колонка "Факт") и по запланированному времени на листе "Неделя" (можно и по колонке "План" сводной таблицы листа "День", но только надо помнить, что могло произойти нарушение первоначальных сбалансированных планов) оценивается эффективность выполнения поставленных целей-задач в соответствующих категориях, и необходимыми цветами закрашиваются ячейки истекшей недели для запланированных задач в плане на полугодие на листе "Год". На листе "Неделя" просматриваются полученные "Итоги" за неделю и производится планирование времени по дням на следующую неделю с попыткой перераспределения времени так, чтобы компенсировать недовыполнение важных дел за прошедшую неделю в следующей неделе.
 В конце месяца просматриваются "Итоги" за истекший месяц на листе "Неделя" и на основе данных колонки "Факт (авт)" вручную заполняется колонка "Факт (руч)" в истекшем месяце. На листе "Пинарик" необходимым цветом закрашивается ячейка с эффективностью истекшего месяца. На листе "Итог" вручную перезаписываются данные в колонках "План" и "Факт" для всех Категорий в истекшем месяце (колонки "Итого" изменять не надо). На листе "День" запускается макрос "Очистка_дня".
 В конце квартала на листе "Цена" в ячейку C30 заносится среднемесячная величина дохода за истекшие три месяца. В правой части листа в таблице, на основе которой строятся графики, копируются вниз - на следующий квартал - три ячейки со ссылками, а в строчке, соответствующей текущей дате, в ячейках таблицы вручную перепечатываются полученные числа. На листе "Итог" копируются на еще один квартал вперед все строки с квартальной итоговой таблицей наступающего квартала для создания резервной копии со ссылками. В нее вносятся исправления в названиях месяцев и в исходных данных для круговых диаграмм. В верхней части листа "Итог" в сводные таблицы оценки эффективности вносятся соответствующие данные за истекший квартал. На листе "Неделя" просматриваются "Итоги" за истекший квартал и делаются выводы. Запускается макрос "Очистка_недели".
 В конце полугодия просматривается информация и вносятся необходимые изменения во встроенном документе на листе "Цена", на листе "Цели" и на листах с номерами задач. Листы с полностью выполненными задачами по определенной цели (т.е. цель достигнута) удаляются. На листе "Год" закрашиваются необходимым цветом, определяющим степень выполнения, поставленные цели и задачи за истекшее полугодие (для улучшения восприятия цели можно не закрашивать, только в случае достижения цели залить соответствующую клеточку синим цветом). Составляется план на следующее полугодие.
 В конце года на листе "Пинарик" внизу пинарика в ячейке, соответствующей истекшему году, вручную перепечатывается значение эффективности прожитого года и выполняется закраска этой ячейки нужным цветом. В строке "Т-м" выделяются сразу все клеточки, соответствующие датам 1-31, и их содержимое (ссылки на лист "День") копируется на клеточки всех месяцев. В верхней части листа "Итог" в последней четвертой сводной таблице оценки эффективности заполняются ячейки колонки "За год", соответствующие истекшему году.
 В заключение надо еще раз напомнить и обратить внимание на то, что для эффективного использования предложенной Системы человек должен глубоко осознать Смысл своей Жизни и постоянно помнить о своих желаниях и целях. Для достижения этого настоятельно рекомендуется распечатать страницы с определением своих желаний и целей, а также листы с текущими необходимыми задачами, и регулярно, еженедельно размышлять над ними и стараться эмоционально их прочувствовать, так, чтобы все это стало эмоционально-интеллектуальной базой всего сознания, всей жизни и деятельности человека. Для того чтобы человек был по-настоящему эффективным и успешным необходимо, чтобы все цели и вся жизнедеятельность согласовывались между собой и были направлены исключительно на достижение Главной Цели, которая определяется Желаниями человека и его Смыслом Жизни.
 Файл-приложение - Цели и эффективность.xls
 
 
 
 
 
 
 
 85. Кухня учёта расходов
 
 Так сложилась жизнь, что уже несколько лет в моей семье осуществляется управление семейным бюджетом. За прошедшие годы сложилась определенная система планирования и учета расходов. Как это обычно бывает, мы живем, не особенно задумываясь о тех правилах, которыми пользуемся изо дня в день. Так было и в нашем случае, пока однажды в компании не подняли вопрос о способах учета расходов и управления семейным бюджетом.
 Бюджетирование сегодня - очень модное направление. Бюджетированием занимаются и крупные холдинги, и небольшие предприятия. Приятно ощущать собственную связь с таким "большим делом", даже если объект твоего бюджетирования - небольшая семья.
 Правила успешного накопления
 Мы не собирались вырабатывать никаких правил и систем. Все определялось стечением обстоятельств. Еще во времена "МММ" мне хотелось не иметь денег дома, то есть под рукой. Я уже тогда понимал, что когда деньги "рядом", то утекают они значительно быстрее. Отсюда вывод - ресурсы, то бишь имеющиеся средства, должны быть разделены на части. Одна часть, самая ближняя, покрывает текущие расходы на жизнь. Оставшиеся средства должны быть отделены от нее. Как отделены, и стоит ли их разбивать на следующие группы - зависит от конкретной ситуации. Например, как пишет в своих книгах Р. Кийосаки, его "богатый папа" советовал иметь три копилки. Третья - средства на инвестирование, т.е. деньги которые не очень жалко потерять, рискуя их увеличить. Правда для этого необходимо иметь всегда наполненными предыдущие две, что в наших условиях получается не у всех.
 Возвращаясь к территориальному разнесению двух частей - у моей тещи это были две кучки в одной записной книжке. В моей семье такое расстояние было слишком близким и соблазн перевернуть страничку ко второй кучке сильнее. Размещать их в банках в то время, не хотелось. Пластиковых карточек тоже не было. Через некоторое время это желание исполнилось - зарплата начислялась и попадала на счет в банке. Хотя на тот момент само по себе отсутствие денег "рядом" не привело к каким-то приятным последствиям.
 Тем не менее, правило первое: имеющиеся средства должны быть распределены по степени доступа. Замечу, необходимо не только распределить средства, но и соблюдать установленный порядок использования. Как говориться, "правильное", то есть хорошо организованное, выполнение стратегии, имеет более важное значение, чем качество самой стратегии.
 А теперь, что произошло дальше, и почему первое правило начало приносить плоды. Однажды было решено совершить серьезную покупку. Посмотрев, как протекают месяц за месяцем, увидели, что лишних денег не остается. То есть скопить требуемую сумму, откладывая, не получается. Тогда мы пошли другим путем. Мы установили месячную сумму расхода. Поделили ее на 4 части, по числу недель, и каждый понедельник дома, то есть "близко", появлялась именно эта сумма. Если кто-то из членов семьи вдруг хотел совершить покупку, выходящую за рамки имеющихся под рукой средств, теперь необходимо было обсудить, сходить за деньгами и только потом отправляться в магазин. Я хочу подчеркнуть, что не было режима строжайшей экономии, или какого-то насилия над собой. Правило работало на основе обычной человеческой лени, присущей каждому из нас. Теперь необходимо было совершать какие-то дополнительные поступки, например, сходить в банк, а он может в этот момент не работать. Правило реализовывалось само по себе без каких-то усилий со стороны членов семьи. Напоминает "Идеальное конечное решение" из теории решения изобретательских задач: требуемая функция выполняется сама по себе, а система для ее выполнения отсутствует.
 Следующее правило - выберите период и сумму поступления средств в непосредственное распоряжение и позвольте этому работать за вас.
 Возникает естественный вопрос - как выбрать требуемую сумму? Для этого существует много способов. Тогда, в 95 году, мы "ткнули пальцем в небо" и выбрали сумму расходов на месяц. Последствия были неожиданными в тот момент - средства стали оставаться. Хотя именно это и было желаемым. Теперь я понимаю, что это просто действовал какой-то "высший философский закон", а мы под него подстроились. Я уверен, что главное здесь не в выборе заниженной суммы, а в следовании самим правилам. Как следствие, месяц за месяцем сумма в банке, то есть отдаленная, возрастала. Это, конечно, зависит от человека, но нам было очень приятно наблюдать за ее ростом самой по себе, без каких-то усилий с нашей стороны. Замечу, что это был длительный период, почти год, когда сумма доходов не изменялась, а цены росли. То есть рост остатка не был связан с большим приходом.
 Из этого следует еще одно правило. Если есть желание собрать средства, не откладывайте выбранную сумму - просто зафиксируйте расходы. Это действительно разные вещи. Во втором случае, каждая дополнительная сумма к среднему доходу будет увеличивать остаток. На длительном промежутке времени эти дополнительные суммы сделают существенный вклад. Проверено неоднократно.
 Система учета расходов
 Правило следующее, элементарное: ведите учет расходов. Это крайне полезная вещь. Я неоднократно, в разговорах с разными людьми, утверждающими, что они и так знают свои расходы и их структуру, на их же примерах доказывал, что они имеют лишь представление. Представления людей очень часто отличаются от знания. Как говаривал один из моих преподавателей "Очевидно, это когда очами видно". После этого он обычно задавал вопрос про "очевидное" и, как правило, ставил в тупик.
 Учет семейного бюджета дает знание. Это знание имеет много последствий. Например, оно дает базу для планирования. Оно частично снимает страх перед будущим. Предположим, есть шанс потерять работу. Вы знаете не только сумму своих расходов, но и их структуру. То есть вы можете не только сократить их за счет определенных направлений, но и заранее оценить, сколько вам минимально необходимо и, тем самым, сколько у вас есть времени в запасе.
 Есть и другие последствия учета. Никогда не задумывались, почему советы знакомым давать проще, чем самому разрешить собственную проблему? Дело отчасти просто в страхе. Чужие проблемы мы не принимаем "близко к сердцу", поэтому способны шире рассмотреть ситуацию, наш мозг не занят переживаниями и может думать над решением. Это как если мы стоим перед стеной и думаем, что дальше пройти невозможно. Часто достаточно немного отойти назад и мы увидим в полутора метрах справа открытую дверь. Учет - прекрасная возможность "взглянуть со стороны" на свои дела.
 Выбор средств ведения учета
 Существует большое количество компьютерных программ посвященных семейному бюджету, в том числе и бесплатных. Желающие могут их найти без проблем. Что ждет человека на этом пути? Потраченное время на поиск и загрузку программ. Многочисленные установки и удаление не понравившихся вариантов, зачастую приводящих к некорректной работе компьютера. Наконец, метания между программами с понравившимися элементами.
 Я, как человек ленивый по сути, подумав об "усилиях" на поиск, установку, знакомство и удаление пакетов, остановился на книге Excel, как инструменте, постепенно реализующем мои собственные потребности в управлении домашним бюджетом. Основное требование к инструменту - получить прозрачность расходов при минимуме усилий с моей стороны, в том числе и на понимание логики, заложенной автором программы. Очевидно, чем более интересна программа своими возможностями, тем сложнее логика, заложенная в ней. Если вы выбираете путь использования специализированной программы, берите первую попавшуюся и останавливайте поиск. Ведь цель ваша - использование программы для учета, а не поиск программы сам по себе.
 Структура учета
 Получившаяся в результате моих экспериментов книга содержит 13 листов для учета: по одному листу на месяц для учета актов расхода и один лист сводный. Первоначально был еще один лист - диаграмма, показывающая структуру расходов. Она была нужна психологически, для понимания, куда уходят деньги. Поясню. Распределение денег по направлениям, увиденное после первого месяца учета, выглядело неправдоподобным. Почему и появилась круговая диаграмма. Сектора на ней разными цветами показывали, куда же уходят деньги. Сейчас она спросом не пользуется.
 Лист учета расходов за месяц (см. приложение) разделен на две закрепленные области: базовые значения и собственно операции расхода. Вторая часть по мере заполнения прокручивается, поэтому обычно перед глазами последние операции расхода.
 Базовая часть содержит:
 Распределение остатка средств на начало месяца по степени доступа. В моем случае их два: дома и в банке. Дальнейшее разбиение по местам хранения, например в каком банке, мне кажется нецелесообразным. Значения вводятся вручную. Подробнее о степени доступа рассказывается в "мелочах".
 Итоговый расход за месяц, как сумма нижеследующих операций расхода.
 Итоговый приход за месяц, сумма операций поступления средств "домой". Поясню. Это значение не обязательно совпадает с доходом семьи. Это именно денежный поток "домой". Он складывается из части дохода, поступившего непосредственно в оперативное распоряжение, а так же средств перемещенных из Ваших закромов в непосредственное распоряжение. Необходимо для контроля над соответствующим денежным потоком и текущего остатка.
 Контрольный остаток средств в оперативном распоряжении ("Дома"). Этот показатель необходим прежде всего для выявления неучтенных расходов. Так, если вы однажды сосчитали средства в ваших кошельках, разницу между полученной суммой и данным показателем вносим в операции расхода как неучтенную.
 Заканчивает первую часть строка заголовков операций расхода, чтобы во время прокрутки она всегда была видна. На нее же устанавливается "автофильтр" для дальнейших выборок.
 Таблица операций расхода (вторая часть листа на месяц) содержит следующие колонки:
 Дата. Настоящая колонка введена для углубленного исследования, например, распределения потребления статьи по времени. Обычно заполняется только для первой операции расхода в указанном дне.
 Сумма. Это просто сумма операции расхода.
 На что потрачено. Любой комментарий к операции расхода. Нежелательно сокращение до наименования статьи. Зачастую возникает желание более детально проанализировать определенную статью расхода за длительный период. Например, как распределены затраты на содержание автомобиля между бензином и ремонтом.
 Статья расхода. Одна из важнейших колонок учета, так как предназначена для анализа структуры расходов семьи. Значение колонки понятно, а к принципам формирования статей вернемся позже.
 Подстатья расхода. Аналогично предыдущей колонке. Служит для более детальной разбивки расходов в рамках статьи, если по данной статье возможно большое количество различных операций и анализ по колонке "На что потрачено" затруднен.
 Создание первых статей расхода
 При формировании перечня статей расхода главное правило - "не стремиться придумать самую лучшую систему статей". Статьи нужны для анализа, а человек способен эффективно оперировать лишь 5-7 цифрами одновременно. Следовательно, большое количество статей будет не прояснять, а лишь усложнять восприятие полученных результатов.
 Существует правило "20% мужчин выпивают 80% пива". Следовательно, оставшихся 80% мужчин, вносят относительно небольшой вклад в уничтожение пива. Только 20%. Аналогично и с расходами. Существует значительное количество разнородных операций расхода в целом, не вносящих значительный вклад в домашний бюджет. Для таких операций естественно создать статью расхода "Разное". Так у нас появилась первая статья.
 Мне кажется целесообразным ввести статью под название "Особые расходы". В эту статью могут попадать операции расходов, относящиеся к другим тематическим статьям. Особенностью таких операций является величина расходов и то, что происходят они нерегулярно, изредка. Например, в осенний период вы можете расходовать значительные суммы на заготовку овощей, консервирование. Эти операции можно было бы отнести на статью "Питание", но в этом случае затрудняется помесячное планирование и анализ из-за существенных отклонений. При выделении подобных операций в отдельную статью, контроль над отклонениями основных статей упрощается, на соответствующие месяцы нет необходимости перепланировать домашний бюджет. Кроме того, наглядно видно общие расходы на эти операции и легко определить общую сумму расхода за месяц без учета "Особых расходов". Последнее важно еще и потому, что, осуществляя учет расходов и заметив существенное отклонение в месячной сумме, вы невольно задумаетесь о причинах этого. Опираясь на учет, поиск причин отклонений делать несложно, но, как правило, понимание этих причин и принятие решений гораздо сложнее. Наличие подобной статьи облегчает ваши задачи.
 Итак, мы уже задействовали две статьи из семи. Я бы назвал их "служебными". Дело в том, что они выполняют две дополнительные функции: упрощения анализа бюджета в целом и рождения новых статей. Анализируя размер и содержание затрат по статье "Разное" Вы можете определить новые интересы и выделить их в дальнейшем в отдельную статью.
 Определение оставшихся статей
 Я думаю, основными причинами должны быть Ваш собственный интерес к направлению расходования средств и величина расхода по данному направлению. Вы можете определить его в течение пары минут. Если Вы сомневаетесь, предлагаю поступить следующим образом. На листе бумаги выпишем все возможные направления расхода, которые могут вас заинтересовать. В этот момент важно не задумываться насколько велики затраты по статье, ее приоритет и т.д. Когда Вы считаете, что список готов, расставьте приоритеты. Важно не расставлять приоритеты до полного определения списка. Жизнь показывает, что по мере добавления, приоритеты меняются по всему списку. Выпишите их в столбик, в порядке убывания приоритета, оставив справа свободное место. По горизонтали, напротив каждого направления, отметим примерную сумму расходов за месяц. Чем правее отметка, тем больше сумма. Перед глазами получается наглядная картинка, где, например, справа вверху самые важные и большие по сумме направления расхода. Вот их и стоит перевести в статьи. Следующим шагом можно объединить несколько статей из оставшихся слева и внизу. Вот примерный перечень статей: еда, хозяйство, вещи, праздник, здоровье.
 По некоторым статьям Вас может заинтересовать дополнительная детализация в рамках статьи. Для этого вводятся подстатьи. Напомню лишь, что по каждой операции существует детальный комментарий, поэтому для статей с относительно небольшим количеством операций использование подстатей вызывает дополнительные трудности с учетом, которые себя не оправдывают. Например, нет смысла в статье "Вещи" заводить подстатьи по членам семьи. Если Вас заинтересует этот вопрос, вы без особых затруднений сможете проанализировать сами операции и получить требуемое распределение расходов на вещи по членам семьи. А вот для такой статьи как "Еда", введение подстатей может быть целесообразно.
 Итак, мы рассмотрели лист для учета операций и определили статьи расхода.
 Сводный лист учета
 Для наблюдения за расходом средств и анализа существует сводный лист. Он содержит не только суммарные текущие расходы за месяц, но и информацию за предыдущие месяцы, плановые значения. Фактически это таблица, где по вертикали перечислены статьи расхода и ряд других показателей, а по горизонтали расположены месяцы года и плановые значения. Конкретно по вертикали представлены:
 Наличие средств на начало месяца по степени доступа. Как уже говорилось в моем случае это дома и в банке. В электронном варианте цифры переносятся с листа соответствующего месяца. Укрупненное помесячное слежение за этим показателем говорит вам о тенденции сбережений. Практически любую тенденцию целесообразно анализировать. Если сбережения уменьшаются от месяца к месяцу, вероятно, ваши расходы превышают доходы и стоит задуматься. Нужно либо необходимо более внимательно относится к некоторым операциям расхода, либо искать целую статью и за ней объект для сокращения. В обоих случаях выявить сокращаемый объем и его, как говорится, натуральное выражение, помогут результаты учета. Если сумма сбережений скачет от месяца к месяцу - это повод задуматься над тем, что бюджет неуправляемый. Наконец, не правда ли, приятно, когда вы вроде бы ничего не предпринимали, а сумма сбережений растет от месяца к месяцу.
 Следующий показатель - суммарный расход за месяц. Целесообразность его контроля очевидна. Замечу лишь, что я предлагаю иметь два одинаковых показателя, но сосчитанные по разным правилам. Один считается, как сумма всех операций расхода за месяц. Второй - как сумма расходов по статьям (ниже). Это позволяет выявить ошибки в разнесении статей. Например, вы забыли ввести название статьи у операции или ввели ее неправильно. Этот простой способ приводит к тому же результату, как разработка более сложного программного обеспечения с использованием справочников статей расхода.
 Ниже представлена разбивка расходов за месяц по определенным вами статьям. Каждая строчка - статья. Во-первых, вы можете провести так называемый горизонтальный анализ - сопоставить величины расходов между статьями в выбранном месяце и понять, где у вас находятся основные пожиратели семейного бюджета. Во-вторых, можно сделать вертикальный анализ, то есть сопоставление расходов по выбранной статье с течением времени.
 Аналогичным образом организуем разбивку по подстатьям. Обязательная контрольная сумма итогового расхода, для сопоставления с суммой по статье выше и собственно наименования определенных Вами подстатей.
 По вертикали, кроме наименования показателей, расположены месяцы года. Дополнительно, рядом с наименованиями показателей, расположена колонка планового значения расхода по статье или в целом на месяц. Каким образом предлагается планировать бюджет, будет описано ниже. Плановые значения рядом с фактом по месяцу позволяют дополнительно контролировать отклонения. Не секрет, что значения расхода от месяца к месяцу могут колебаться по различным причинам. Проще рассматривать только причины текущего месяца, сравнивая значения расхода с плановыми, чем еще и сопоставлять их с предыдущими и вспоминать, почему они были таковыми ранее.
 Кроме того, можно ввести колонку суммарного расхода с начала года и процент выполнения плана в текущем месяце. Последнее полезно, когда в середине месяца вы наблюдаете более 50% выполнение плана на месяц. У вас еще есть возможность скорректировать операции расхода с целью соблюдения плановых показателей.
 В заключение хочу заметить, что сам учет - не очень трудоемкое дело. Так, для нашей семьи из четырех человек требуется одна - две минуты в день на учет. Порой это делается раз в несколько дней. При этом развивается память. Удобно пользоваться магазинами, где на чеке печатаются сумма и наименование покупки. В любом случае, расходы времени на управление семейным бюджетом окупаются.
 
 
 
 
 86. Мой молчаливый верный помощник
 
  На сегодняшний день существует целый класс электронных ежедневников, а также достаточно много видов бумажных ежедневников. От традиционных, в разных обложках с разбивкой в формате "страница-день", до специализированных. Тем не менее, я для себя удобного готового ежедневника (а также мини-справочника, планировщика, контрольной карты выполнения проектов... в одном флаконе) так и не нашел.
  Электронный ежедневник-планировщик класса Outlook имеет массу достоинств, но в силу ряда причин социального и операционного характера для меня неприемлем. И по моим наблюдениям я не одинок, даже мои коллеги, работающие с палм-топами, все же отдают предпочтение бумажным ежедневникам.
  Часто ежедневники содержат дополнительную справочную информацию: календарь, карты поясного времени, коды городов...вплоть до международных автомобильных символов и таблиц соотношения между шкалами Цельсия и Фаренгейта. Эта информация совершенно бесполезна в работе. В то же время принципиальным недостатком большинства существующих на сегодняшний день ежедневников является ориентированность исключительно на хронологическое отображение текущих событий, то есть на ежедневное планирование: когда каждая страница рассчитана на один день и предоставляет возможности планирования текущего ежедневного расписания и контроля событий.
  Однако в процессе работы весьма часто возникают заметки не планово-хронологического типа (то есть относящиеся к распределению событий во времени, причем в разрезе дней недели и чисел месяца), а тематического, которые относятся к определенной теме или событию. Кроме того, планирование сложных задач требует и соответственно планирования задач в разрезе недель и месяцев. Многие задачи являются по своей сути периодическими, иные - представляют собой совокупность задач более низкого уровня и соответственно требуют проектного планирования. Помимо этого, иногда посещают творческие мысли, которые бы хотелось сохранить...
  И тут есть два пути: каждому типу информации дать свой носитель и место хранения или же попытаться объединить все виды информации для выполнения разных задач в одном месте. Необходимость того, чтобы вся информация была сосредоточена в одном месте, очевидна: когда планы на рабочем столе, информация по реализуемым проектам - в отдельных папках, а расписание текущего дня - на отдельном листе, информация неизбежно теряется, а если и не теряется информация, то пропадает ее обзорность. Безусловно, нужно соблюдать меру: вся информация о производственном проекте навряд ли поместится в ежедневник, но контрольные точки включить можно (и даже нужно!).
  Вся текущая информация должна быть размещена в ежедневнике. Ежедневник - это инструмент. И как любой инструмент, он призван помогать в работе и выполнять определенные функции:
 * отражать обзор текущих задач
 * устанавливать иерархию целей - от установленных долгосрочных целей к текущим ежедневным
 * помогать в осуществлении и отражать результаты текущего и долгосрочного планирования
 * обеспечивать возможность контроля исполнения текущих и долгосрочных планов
 * накапливать справочную информацию разного характера (от адресов и телефонов до цен на обои и планируемых подарков разным людям).
 На основании функций ежедневника для себя я выработал такую его структуру:
 * 1 разворот, на который постоянно попадает взгляд, как только открываешь ежедневник - расписание текущего дня и Post-it'ы с наиболее срочными задачами и напоминаниями. (ежедневное текущее планирование задач и их распределение во времени). Может быть описание 3 главных задач текущего дня
 * 2 разворот - жесткие и мягкие задачи с указанием срока исполнения и возможными комментариями (долгосрочное проектное целеполагание)
 * 3 разворот - проектные конечные задачи, которые часто являются развернутым описанием ранее сформулированных жестких и мягких задач (классический график Гантта с распределением по месяцам или неделям - кому как удобнее)
 * 4 разворот - основные задачи (не более 3) для каждой недели в течение года с разбивкой по месяцам (текущее целеполагание)
 * 5 разворот - периодические задачи: от поливки цветов до посещения спортзала. Они могут не иметь стратегической важности, но их периодическая реализация просто необходима.
 * 6 разворот - классическая диаграмма Эйзенхауэра, в которой задачи, перечисленные на 2-4 разворотах, представлены в координатах важности и срочности.
 * 7 разворот - матрица недели, в которой произведена разноска ранее перечисленных задач по дням и часам недели (по горизонтали дни, по вертикали часы)
  Далее ежедневник поделен на 4 части: хронологически упорядоченный блок, тематически упорядоченный блок, блок творческих мыслей и блок адресов и телефонов, разделенный на два подблока: тематически и по алфавиту.
  В хронологически упорядоченном блоке информация фиксируется по мере ее поступления и носит оперативный характер: информация пришла и зафиксирована. Именно в этом блоке происходит первичное накопление поступающей информации. Помимо этого, хронологически упорядоченный блок ежедневника удобен, когда необходимо найти информацию по дате ее поступления или проследить хронологию поступления информации. Хронологически упорядоченный блок идеально подходит для фиксации информаций на совещаниях, фиксации возникающих вопросов при обработке внешней информации - в общем для накопления любой информации, ценность хронологической структуры которой выше ценности тематической структуры.
  Следует подчеркнуть, что хронологически упорядоченный блок используется только для накопления поступающей информации и никоим образом, несмотря на то, что структура ежедневника к этому предрасполагает, не связан с текущим планированием, которое проводится на 1,4 и 7 разворотах ежедневника.
  Тематически упорядоченный блок содержит информацию, накапливаемую в разных сферах в течение длительного периода времени. Фактически этот блок представляет собой личный справочник. Он весьма удобен, когда нас интересует вся имеющаяся информация по какому-либо вопросу. В этом случае концентрация такой информации в тематически упорядоченном блоке максимальна
  Блок творческих мыслей, исходя из названия, предназначен для накопления творческих идей. При этом форма накопления может быть самой различной: ключевые слова, варианты решения поставленной задачи, Mind maps, совокупность логически связанных Post-it'ов - в общем, любая форма, лишь бы помогала делу и стимулировала творческий подход к решению поставленной задачи. Описание и анализ подходов к накоплению творческих мыслей выходят далеко за рамки темы статьи, но стоит отметить, что как традиционно предполагается для накопления творческих мыслей в общем, можно использовать как целевой поиск творческих мыслей (применительно к поставленной задаче), так и вольное накопление творческих мыслей с их последующей систематизацией.
  Блок адресов и телефонов является традиционным и в особых пояснениях не нуждается. Единственным моим добавлением является дополнительный список адресов и телефонов в зависимости от категории людей. Например, можно выделить помимо традиционной алфавитной классификации групповую, которая иногда быстрее помогает найти нужный телефон. Например, в блоке адресов и телефонов мы можем выделить группы: "приятели", "медицинские учреждения", "фирмы по ремонту бытовой техники" - состав и определение групп определяется в каждом конкретном случае потребностями пользователя. В конечном итоге, главное - быстро найти человека. Отнесение телефона в любой подблок определяется отношением в его владельцу, например, если некая Ложкина А.П. нас интересует как хорошая знакомая, то мы ее можем занести в алфавитный список, если же она интересует нас как врач, то ее телефон более целесообразно поместить в группу телефонов медицинского обслуживания, впрочем, это уже относится к основам построения картотек.
  Предложенная структура ежедневника имеет ряд преимуществ:
 * позволяет проводить и фиксировать целеполагание на текущем и долгосрочном уровне и строить иерархию целей, разбивая крупные и долгосрочные и менее крупные средне- и краткосрочные;
 * позволяет разделить целеполагание и распределение поставленных задач во времени;
 * позволяет накапливать информацию в хронологическом и тематическом разрезе;
 * позволяет осуществлять обзор задач с учетом их характеристик (важная, срочная, периодическая, приоритетная...) и, таким образом, определять приоритет исполнения;
 * позволяет контролировать использование рабочего времени и выполнение задач;
 * позволяет хранить если не всю, то максимально оправданный объем нужной информации, в одном месте и обеспечивать рациональный доступ к ней.
 * позволяет максимально разгрузить сознание от вопросов типа: "А что же я должен сделать сегодня?" и "где информация о ценах на мобильные телефоны".
 Теперь несколько слов о том, как же фактически эту структуру использовать.
  Формулируем долгосрочные цели и задачи и записываем их на 2 развороте, предварительно проверив на совместимость. Полагаю излишним детализировать, что формулировка задач должна соответствовать критерию SMART. Сформулированные задачи делим на несколько более мелких задач и записываем их на 3 развороте с указанием приблизительной даты реализации каждом задачи на классическом графике Гантта с разбивкой по месяцам. Уже на этом этапе возможна корректировка (если Вы запланировали в течение одного месяца ремонт собственными силами, двухнедельный отпуск и работу за двоих в Вашем подразделении, то Вашему оптимизму можно только порадоваться).
  После того, как будут произведены корректировки, делающие совокупность задач реализуемой, переходим к 5 развороту, на котором определяем список периодических задач и необходимую периодичность осуществления. Разворот оформляем в виде матрицы, где по строкам расположены недели, а по столбцам задачи. Необходимую периодичность выполнения отображаем в виде к/н, где к - количество раз, а н- количество недель. Например, если цветы нужно поливать дважды в неделю, то периодичность будет выглядеть как 2/1, если архивировать Ваши рабочие документы считаете целесообразным раз в месяц, то периодичность выглядит как 1/4. В случае выполнения задачи на неделе ставим условный знак. На 5 развороте наглядно видна фактическая периодичность выполнения задач и на каждую следующую неделю четко видна необходимость реализации каждой периодической задачи (в зависимости от того, как давно она была реализована до этого).
  На основании сформулированных конечных и периодических задач заполняем 4 разворот, который будет постоянно корректироваться по итогам изменения 2,3 и 5 разворотов, а также в случае поступления различных срочных задач. По опыту могу сказать, что наиболее целесообразным является заполнение на месяц вперед: заполнение на более длительные сроки ненадежно, так как практически всегда затем следуют изменения, и иногда достаточно значительные, заполнение на более короткие сроки снижает результативность планирования и не позволяет получить обзора ближайших к выполнению задач.
  На основании 2,3,4 разворотов заполняем диаграмму Эйзенхауэра на 6 развороте, разнося задачи по графам важности и сложности. Ценность этого разворота состоит в том, что он позволяет получить обзор текущих задач с разными их характеристиками, определить приоритеты распределения задач в текущем планировании. 6 разворот можно заполнять еженедельно или ежемесячно.
  7 разворот - матрицу недели заполняем по итогам 4,5 и 6 разворотов. Фактически 7 разворот и служит операционным расписанием недели, в котором задачи, связанные с долгосрочными целями и просто срочные задачи, расписаны во времени. То есть определяется не только, "что" будет сделано, но и "когда", что повышает вероятность выполнения запланированных задач.
  Наконец, по итогам 7 разворота - расписания недели - составляем расписание текущего дня на первом развороте. По опыту использования считаю удобной схему, когда 7 разворот заполняется перед началом недели в Outlook в разделе календарь (т.е. определяется распределение задач во времени), а затем информация распечатывается дважды - на неделю в целом и на каждый день недели. Естественно, что автоматизация отображения задач в Outlook позволяет избежать ручного копирования информации. В дальнейшем расписание недели и каждого дня (соответственно на 7 и 1 разворотах) может корректироваться соответственно вновь поступающей информации.
  При планировании и целеполагании осуществляется смешанное заполнение: используются готовые разработанные бланки в MS Word или MS Excel (бланки рабочего дня, график Гантта, список жестких и мягких задач, график периодических задач, разбиение недель по месяцам) и формы Outlook (рабочая неделя и каждый день), которые, тем не менее, заполняются частично вручную. Это обеспечивает достаточную гибкость планирования: достоверная информация может быть заранее "вбита" на компьютере и распечатана, а оперативные изменения вносятся рукописно.
  Еще несколько слов об организации использования. Все дополнительные бланки распечатываются и вклеиваются в ежедневник (или же добавляются, если ежедневник на спиралях). Очень полезным является размещение в ежедневнике карточек Post-it с возможным их использованием в разных разделах. Для быстрого нахождения каждого раздела или может быть отдельного блока информации можно наклеить 5-6 пластиковых самоклеящихся этикеток - они достаточно надежны и позволяют точно открыть ежедневник на нужном месте. Естественно, сам ежедневник должен быть достаточно толстым, чтобы вместить весь необходимый материал. Предпочтительным является использование ежедневника на открывающихся спиралях, что позволяет добавлять и изымать по мере необходимости материал. Кроме того, при интенсивном использовании, такой ежедневник долговечнее.
  Полагаю необходимым добавить ложку дегтя. Безусловно, предложенная информационная структура ежедневника не лишена недостатков, в числе которых в первую очередь стоит отметить вынужденное дублирование информации, дополнительные операции по внесению изменений (периодическая распечатка дополнительных форм для заполнения, канцелярские операции по вклеиванию бланков или их добавлению), наконец, просто большой размер вследствие наличия значительного объема разнородной информации, но удобство сосредоточения всей необходимой информации в одном месте, возможность представления информации в тематическом и хронологическом разрезе, разделение информационных блоков целеполагания и распределения задач во времени представляют достаточное удобство для работы.
  Следует отметить и принципиальные ограничения предложенной структуры: это все же личный ежедневник-планировщик, который рассчитан именно на личное пользование, и использовать его для построения дерева целей предприятия, контроля корпоративных проектов с несколькими десятками участников, а также для отображения проектно-сметной информации и маленькой базы данных на все случаи жизни для предприятия навряд ли удастся, для этого существуют совершенно другие инструменты.
  В предложенной структуре ежедневника не отражены некоторые компоненты, которые представляют интерес в ходе текущей деятельности, например управление коммуникациями, контрольная карта выполнения личных сетевых проектов, контроль выполнения личных поручений, хронокарта использования времени... и еще много чего, но, как говорил классик: "Нельзя объять необъятного". Ведь в конечном итоге личный ежедневник-планировщик - это не самоцель, не дань моде или стилю, и не источник всех знаний; это такой же инструмент, как молоток или отвертка: целевого применения, предельно функциональный, простой и понятный, удобный и "заточенный" под конкретного пользователя.
 
 
 87. Планирование финансов в Outlook
 
  Если хотим уменьшить расходы, начинаем их считать.
  Если хотим получить доход, начинаем его планировать.
  В прошлой статье, "Личная бухгалтерия", я говорил об учете расходов. Логичное продолжение - планирование. Приведу на рис. 1. простую схему рефлексивного контура управления личными финансами и места планирования в этом процессе.
 
 
  В статье будет раскрыт блок "Планирование". Внешние и внутренние воздействия на рефлексивный контур - предмет отдельной области финансового планирования, в этой статье он рассмотрен не будет.
  В статье "Личная бухгалтерия в Outlook" были описаны методология создание финансовой записи (проводки), способы формирования отчётности (анализа) и приведены примеры типовых денежных операций. Там же был обоснован выбор Outlook в качестве инструмента управления личными финансами.
  Как видно из рисунка 1, произведённые расходы/доходы позволяют накопить статистический материал, анализируя который, мы сможем спрогнозировать движение финансовых потоков во времени. На основе прогноза и попробуем создать методику планирования личного бюджета.
 Встречи и задачи Outlook по отношению ко времени
  Факт осуществления финансовой операции заносится в элемент папки "Календарь" - "Встреча". Встреча, как правило, жёстко привязана к временной сетке, тогда как элемент папки "Задачи" обладает более "мягкой" временной привязкой и, как правило, несёт ограничение по срочности выполнения. Т.е. вполне подходит для использования его в планировании финансового обращения.
  Поле "Расход" (на вкладке "Подробно") будет заполняться суммой проводки. С помощью категорий будем формировать отношения счетов по дебету/кредиту (финансовую операцию). И "тело" задачи будем использовать для записи основания совершения сделки. Рисунки 2 и 3.
  На рисунках в теме указана сама финансовая задача, в полях дат: дата начала и срок выполнения. В "теле" строка-основание проводки. Категории: "Финн:Нл01|Кш03=Авнс|Босс" и "Финн:Нл01|Кш02=ЗрПл|Босс" соответственно на рисунках 2 и 3. Где "Нл01|Кш03" - счёт (условно 01) наличных денег в кошельке (условно 03), а "Авнс|Босс" - условное обозначение счёта, с которого происходит получение аванса именно в компании ООО "Босс". Аналогично и для категории "Финн:Нл01|Кш02=ЗрПл|Босс". На вкладке "Подробно" целесообразно заполнить поля в соответствии с вашими представлениями о данной задаче.
  Расходы оформляются аналогично, но категория будет представлять следующий вид "Финн:Алкг|0510=Нл01|Кш01", где списание денег на покупку алкоголя 5-9 градусов крепости (например) происходит с кошелька (условно 01) счёта наличных "Нл01".
 
 Плановый отдел.
  Доходы за определённый период могут складываться из заработной платы, премиальной составляющей, выполнение дополнительных работ, предпринимательской деятельности. Получение доходов от предпринимательской деятельности сопровождается определённым риском. В рамках предлагаемой статьи предпринимательские риски изложены не будут - совершенно другой уровень финансовых взаимоотношений и, как следствие этого, на это потребуется дополнительный значительный объём описательного материала.
  Две типовых ситуации дохода были рассмотрены выше. "Расходные" задачи формируются аналогичным образом и, что важно, являются аналогами "доходных". Т.е. задачу, связанную с расходами, лучше всего формировать на основании итоговых сумм расходов за предыдущие периоды. Например, если на продукты летом для дома было израсходовано 500р., на ресторан - 400р. и на продукты для отдыха на природе - 300р., а осенью выезжать в лес будем реже, то есть смысл перераспределить суммы. И записать задачи со следующими категориями и суммами "Финн:ПрПт|Дом1=Нл01|Кш01" - 600р., "Финн:ПрПт|Рст1=Нл01|Кш01" - 500р. и "Финн:ПрПт|ОтЛБ=Нл01|Кш01" - 100р., соответственно. Рисунок 4.
 
 
  На рисунке 4 видны поля пользователя формульного типа, аналогичные полям, введенным для "Встреч". Ниже их имена и описание формул.
  "Дбт" - дебетовый счёт: "Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+5,4)"
  "ДбтСб" - дебетовый субсчёт: "Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+10,4)"
  "Крд" - кредитовый счёт: "Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+15,4)"
  "КрдСб" - кредитовый субсчёт: "Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+20,4)"
  "ФиннОписание" - основание проводки: "Mid([Заметки],InStr(1,[Заметки],"Финн:")
  +6,InStr(1,[Заметки],":Финн")-InStr(1,[Заметки],"Финн:")-7)"
  Задачи планирования финансовых потоков в личном пользовании удобно использовать именно как индикаторы текущего состояния финансовой деятельности. Т.е. интереснее всего знать, что уже потратили лишнего, что, наоборот, не расходуется (получается) в полной мере. Очевидная картина происходящего позволит своевременно сделать выводы и ввести корректировки!
 Добавления в шаблон Excel-калькулятора
  Добавления, связанные с планированием, не повлияют на основную структуру файла, предоставленного вместе с предыдущей статьёй. В обновленном шаблоне создадим лист "Данные_ПЛАН". Перенесём в него данные табличного вида папки "Задачи", настроенный в предыдущей главе определённым образом. Рисунок 5.
 
 
  Второе: более значимое и интересное - добавление формул в существующие листы расчётов, выкладок. Формулы будут аналогичны тем, которые обрабатывают вкладку "Данные" (лист, содержащий табличные данные "Встреч"). Причём, для стратегического взгляда над ходом дел, целесообразно вычислить данные счетов без субсчетов, а для тактического вычислить и субсчета. Рисунок 6.
 
 
 
  Но тактическое выполнение плана есть смысл рассчитывать при возникновении "отклонений от нормы", т.е. раскрывать те субсчета, по которым существует перевыполнение/недовыполнение.
 Примеры применения технологии
 1. Бюджет.
  Проанализировав данные статистики предыдущих периодов, можно с определённой долей уверенности спланировать бюджет следующего периода: ввести задачи с финансовой нагрузкой получения дохода и осуществления расхода. Т.е. получить итоговые суммы по доходу и расходу и пересмотреть план расходования денежных средств, если расходы превышают доходы. Рисунок 7.
 2. Стратегическое планирование
  Оперативное планирование позволяет спланировать месяц-квартал. Можно выйти на стратегический уровень, введя подзадачи финансовой задачи более длительного срока выполнения. Допустим, получение второго высшего образования продлится три года. Введя задачу со сроком "31.05.2007" и темой "2-Высш", можно разбить её на подзадачи и присвоить категории определённым образом. Т.е. получим задачи со следующими темами (как вариант): "2-Высш: подготовка", "2-Высш: поступление", "2-Высш: 1-курс", "2-Высш: 2-курс", "2-Высш: 3-курс", "2-Высш: экзамены" и т.п. Каждая из приведённых подзадач будет обладать своим сроком выполнения и суммой проводки. Рисунок 8. В данном случае происходит отбор строк по дополнительному условию: начало и завершение задач и встреч, т.е. кроме отслеживания выполнения задач, можно увидеть также и отклонения в выполнении финансовых обязательств по срокам.
  В завершение хотелось бы отметить, что получен ещё один инструмент организации времени во взаимосвязи с финансовыми потоками. Обсудить статью, поделиться своими примерами можно на ветке форума "Личная бухгалтерия" сайта "Организация времени"!
 
 Файл-приложение - buhgalt.xls
 
 
 
 
 88. Хронометраж на MS Outlook
 
 "Не хватает времени!", "Не успеваю заниматься приоритетными проектами!", "Не удается уделять внимание общению с семьей!" -- такие фразы довольно часто можно услышать от современного человека. Будь то менеджер транснациональной корпорации или журналист, частный предприниматель или домохозяйка - проблема нехватки времени может беспокоить всех.
  К сожалению, жизненное время ограничено определенным количеством часов, которое ни убавить, ни прибавить. Все что в наших силах - это только научиться эффективно это время тратить. А для этого необходимо получать объективную информацию о расходах времени с помощью хронометража.
  В этой статье мы предлагаем вашему вниманию методику ведения хронометража на MS Outlook с последующим анализом в Excel. Ведение записей в Outlook производится в достаточно удобной, интуитивно понятной форме. При этом автоматизированный экспорт данных в Excel предоставляет широчайшие возможности для их анализа.
 "Встречи в прошлом"
  "Штатным" средством хронометража в Outlook является "Дневник", однако мы пойдем другим путем. Хронометраж мы построим на основе раздела "Календарь". Для фиксации определенного события здесь мы просто создаем встречу, состоявшуюся в прошлом, длительность которой равна израсходованному времени.
  В этих "встречах", помимо заголовков с классификаторами расходов времени, могут быть любые тексты в поле примечаний, а также прикрепленные файлы. В разделе "Календарь" можно проводить поиск по названию или любым элементам содержимого встреч. Таким образом, кроме хронометража, "Календарь" позволяет создать личный дневник, хранящий о каждом моменте вашей жизни интересующую вас информацию - фрагменты переписки, рабочие заметки в ходе встреч, и т.п. При этом отображение "Рабочая неделя" (по горизонтали дни, по вертикали часы) дает очень удобный обзор затрат времени.
  Точно учета в "Календаре" можно регулировать. Если максимальная стандартная точность учета (5 минут одно деление шкалы рабочего дня) вас не устраивает, в параметрах встречи можно вручную вводить точное время. При этом встречи в отображении "Рабочая неделя" будут накладываться друг на друга, как показано на рисунке, что несколько затруднит обзор, но зато позволит сохранить высокую точность, которая достаточно полезна на начальных этапах ведения хронометража. Точность учета можно установить, нажав правую кнопку "мыши" на временной шкале в разделе "Календарь" и выбрав точность в появившемся контекстном меню.
 "Раскраска" встреч
  Итак, хронометраж будет вести в календаре, регистрируя расходы времени в форме "встречи в прошлом". Для улучшения обзора стоит воспользоваться стандартной возможностью MS Outlook, которая называется "Цвета календаря" (квадратик с разноцветными клеточками на панели инструментов). Заметим, что в Outlook 2000 и младше, в которых эта функция недоступна, можно пользоваться для "раскраски" параметрами занятости ("Занят" - "Свободен" - "Нет на работе").
  В Outlook существует определенный фиксированный набор цветовых меток, которые можно присваивать встречам, показанный на рисунке. Мы можем изменить название каждой пометки, но не можем добавить новые метки, т.е. новые цвета. Практика показывает, что существующих цветов более чем достаточно для того, чтобы создать эффективную систему обзора. Принцип создания собственного перечня цветовых меток достаточно прост - цвета присваиваются различным типам встреч в зависимости от того, насколько сильно эта встреча должна обращать на себя внимание. Теперь, создавая любую встречу, мы можем выбрать для нее цветовую метку в правом нижнем углу окна создания встречи.
  Однако всякий раз выбирать цвет, например, для хронометражной "встречи в прошлом", или для встречи с категорией "важное!!!" -- неудобно и долго. Для некоторых типов встреч можно сделать так, чтобы цвета присваивались встречам автоматически. Для этого существует такая возможность, как "Автоформат". В появляющемся меню легко настраиваются условия автоматической окраски встреч. Правила автоформатирования могут формулироваться в зависимости от параметров встреч, таких как имя организатора, участники встречи и время ее проведения. Например, встречи, содержащие в поле "Тема" классификаторы определенных направлений вашей деятельности, могут окрашиваться в присвоенные этим направлениям цвета.
  Если в разделе "Календарь" кроме "факта" вы хотели бы сохранять и "план", необходимо как-то отличить "хронометражные" встречи, фиксирующие факт, от встреч, которые задавали план ваших дел. Это можно сделать, например, присваивая "фактическим" встречам категорию "Хронометраж" и перенося в Excel для анализа встречи только из этой категории.
 Цели хронометража
  Учет и анализ расходов времени дает несколько основных возможностей:
  Самомотивация с помощью учета. Как только мы начали что-то считать, мы начали этим управлять, а соответствующий показатель начинает управлять нами. Ставим желаемый уровень какого-либо показателя и начинаем отслеживать его фактическое значение. Факт очень скоро начнет стремиться к плановому значению, если постоянно обращать внимание на плановое и фактическое значение показателя. Например, хотим тратить на поглотитель "посторонний треп" не более 30 минут каждый день. Просто ставим в таблице желаемое значение, а рядом постоянно видим фактическое.
  Получение объективных данных о структуре расходов времени, и ее изменение в желаемую сторону. Например, чувствуем, что мало времени уделяем семье - начинаем отслеживать и повышать показатель "время, проведенное с семьей".
  Более адекватное планирование и бюджетирование времени. Например, для того, чтобы забюджетировать время на написание отчета, посмотрим, сколько времени потребовал аналогичный отчет в прошлом квартале. Планирование на основе точных данных будет более достоверным, чем на основе "голой интуиции".
 Правила именования встреч
  Чтобы собранные при хронометраже данные были информативны, нужно определиться с тем, как мы будем называть хронометражные "встречи в прошлом". В наименованиях должна присутствовать определенная закономерность для того, чтобы можно было системно подходить к анализу полученных данных.
  В начало каждого названия хронометражной встречи (поле "Тема") будем ставить определенную приставку, которая содержит несколько уровней - от общих направлений деятельности (например, личное время, время фирмы, сон), к более узким (определенные проекты, время проведенное с семьей, с друзьями) и до самых простых дел (общение с Ивановым, время на телефон, время на электронную почту, разное).
  Пример подобной многоуровневой классификации хронометражных записей:
 
 
  Такой подход позволяет легко анализировать как самые общие моменты (сколько времени мы тратим на сон, сколько на работу, и сколько личного времени у нас остается), так и более конкретные - сколько личного времени мы проводим с семьей, сколько тратим на телевизор и т.п.
  Примеры тем для хронометражных записей -
  "Л Се Прогулка" - личное время, проведенное с семьей
  "Ф П Новости: ПроектА: Иванов: не дотягивает" - рабочее время, потраченное на обработку почты
  "Ф Пр ПроектБ: отчет" - время связанное с работой над текущими проектами
  В данном примере отметим еще один принцип. Помимо "функциональных" классификаторов, иерархическая система которых была введена выше, можно использовать еще и "проектные" классификаторы, снабжая их каким-нибудь служебным символом, например ":", в конце. Такой подход поможет не только изучить структуру расходов времени по направлениям, но и на конкретные проекты. А если вспомнить, что "встречи в прошлом" могут содержать рабочие пометки и даже прицепленные документы, то вот вам и полноценная тематическая выборка из личного архива. При этом, слова с символом ":" в конце - это формальные признаки поиска, а все, что без двоеточия - вольные замечания, которые могут нести эмоциональную нагрузку. Естественно, в "формальной" части для обеспечения полноты поиска про грамматику русского языка следует забыть. Например, "ПроектА: совещание", но никоим образом не "Совещание по ПроектуА".
  Для того, чтобы не возникало путаницы, можно составить для себя регламент использования различных видов классификаторов. В документе привести перечни классификаторов и описать их назначения. Если в личной работе это желательно, то при корпоративном хронометраже - совершенно необходимо.
  Обратим внимание также на то, что некоторые показатели эффективности деятельности (а следовательно и буквенные классификаторы) - создаются временно. Чем ближе к концу приставки находится признак данного показателя, тем "более временный" характер носит этот показатель. Тем более ситуативно его использование. Тогда как признаки, находящиеся в начале, интересны для отслеживания практически постоянно - время на сон, на работу и т.п.
  Конечно, для каждого человека будет актуален свой набор показателей, которые можно включать в начало названия хронометражных встреч. И можно использовать несколько подходов формирования системы классификаторов. Помимо уже приведенной можно использовать более плоскую систему, когда никакой иерархической структуры нет, а есть просто короткий перечень классификаторов, связанных с показателями, которые нам интересно было бы отслеживать.

<< Пред.           стр. 27 (из 34)           След. >>

Список литературы по разделу