<< Пред. стр. 8 (из 16) След. >>
6. Разработка и внедрение системы, действующей по принципу "точно вовремя".
Разработка маршрутной схемы процесса. Группа по усовершенствованию процесса начинает свою деятельность с разработки его маршрутной схемы. На схеме должны быть указаны все связи работника с процессом. В качестве примера можно привести пять этапов процесса найма на работу:
1. Руководитель готовит черновик приказа о приеме на работу.
2. Секретарь печатает приказ.
3. Руководитель проверяет и подписывает приказ.
4. Секретарь направляет приказ начальнику более высокого уровня на подпись.
5. Начальник более высокого уровня проверяет правильность его подготовки, уведомляет руководителя о наличии необходимой суммы для оплаты труда сотрудника, принимаемого на работу, подписывает приказ.
Аналогично можно разбить на этапы и другие части процесса.
Следующей задачей группы по усовершенствованию процесса является определение процедур, необходимых для выполнения каждой операции. Определяется и наличие документации, устанавливающей требования к подготовке и обучению персонала, выполняющего каждую операцию.
Гарантией правильности и точности маршрутной схемы является опытная проверка всего процесса, проводимая членами группы. Можно привести вопросы, которые члены группы должны задать на каждом участке:
1. Какой документ используется для контроля этого вида работы?
2. Какую подготовку и обучение вы прошли для выполнения этой работы?
3. Считаете ли вы, что подготовка отвечала предъявляемым требованиям?
4. Откуда к вам поступает исходный материал для данного вида работ?
5. Как вы определяете правильность выполнения операции?
6. С какими ошибками вы сталкиваетесь в исходных материалах?
7. Возникают ли у вас проблемы при выполнении этой работы?
8. Есть ли у вас предложения по совершенствованию вашей работы?
9. Что затрудняет выполнение работы?
Такой анализ позволяет группе составить перечень проблем, выявленных непосредственно на рабочих местах, разработать перечень предложений по усовершенствованию процесса, определить соответствие программы обучения и подготовки кадров, а также выявить преимущества и недостатки процесса.
СТАТИСТИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ И СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД
Определение точек измерения и линий обратной связи. Группа по усовершенствованию процесса должна установить возможные источники ошибок и после этого распределить точки измерения результатов операций как можно ближе к источникам ошибок. Затем группа должна построить цепь обратной связи, позволяющую исполнителям исправить ошибки, допущенные в пределах их области деятельности. Такая система обеспечивает группу информацией, которая позволяет руководству принимать решения о целесообразности вложения средств в модернизацию оборудования, обучение кадров, изменения процедур, предупреждающих повторение ошибок.
В непроизводственных сферах особенно часто имеется немного точек измерения, а там, где они есть, обратная связь либо незначительна, либо отсутствует вообще. Но в наиболее эффективно действующих организациях это не так. Например, на многих авиалиниях определяют время, затраченное на заказ авиабилетов по телефону, фиксируют число рейсов, отправляющихся с задержкой в пять минут по расписанию и прибывающих с задержкой в 15 минут. Сотрудники авиалиний занимаются решением многих других проблем, связанных с удовлетворением требований пассажиров.
Количественные измерения предпочтительнее качественных, при отсутствии измерений, связанных с допущенными ошибками, необходимо полагаться на мнение потребителя.
Важно расположить точки измерения в непосредственной близости от выполняемой работы. Идеальным вариантом представляется точка измерения, являющаяся частью операции. Сокращение времени обратной связи дает двойной эффект. Во-первых, сотрудник прекращает делать ошибки и, во-вторых, в уже дефектное изделие прекращается поступление дополнительных ресурсов.
Важным элементом любой системы измерений и обратной связи является система независимой проверки, что гарантирует соблюдение используемых процедур. Большинство сотрудников не хотят искажать данные, но стремление представить руководству лишь желательную информацию велико.
Группа по усовершенствованию процесса должна также убедиться в наличии необходимой документации на изделие или иной результат труда, проверить ее на соответствие требованиям потребителя, определить эффективность обратной связи с потребителем, позволяющей оценивать степень удовлетворения потребителя и узнавать об изменениях предъявляемых им требований.
Статистическое регулирование. После определения показателей и отладки системы их измерений группа по усовершенствованию процесса должна проанализировать весь процесс с целью определения тех показателей, которые можно регулировать с помощью методов статистического контроля.
Статистический контроль процесса может потребовать коренной переориентации мышления персонала в большинстве организаций. Технические аспекты статистического контроля достаточно хорошо разработаны, математически обоснованы и обеспечены программами для компьютеров. Приборы, используемые для измерения показателей процесса и выходных данных, становятся все более точными и экономичными, в результате чего в настоящее время получили широкое распространение автоматизированные средства измерений и анализа данных, встроенные в технологический процесс.
Формирование системы регулирования. На первоначальном этапе деятельности необходимо стабилизировать процесс, ввести его в состояние контроля, а затем приступить к проведению мероприятий по его усовершенствованию. Развитие типичного процесса проходит четыре различных этапа: 1) процесс не находится в состоянии контроля; 2) процесс стабилен; 3) поэтапное усовершенствование процесса; 4) постоянное усовершенствование процесса.
На первом этапе задача группы по усовершенствованию процесса состоит в выявлении истинной причины каждого случая выхода процесса за установленные пределы и контроле тех элементов, которые их вызывают. Зная и контролируя эти элементы, группа начинает отлаживать процесс, который затем стабилизируется и переходит на второй этап.
Для второго этапа характерна статистически стабильная характеристика процесса, однако он еще не обеспечивает результаты, удовлетворяющие требования потребителя.
На третьем этапе осуществляют совершенствование процесса. Когда процесс находится в состоянии контроля, необходимо тщательно проанализировать и определить первоочередные направления его усовершенствования. Такой анализ должен проводиться с учетом затрат, возможностей внедрения предполагаемых мероприятий и предполагаемого эффекта. После этого разрабатывается план, обеспечивающий поэтапное внедрение предложений по усовершенствованию процесса и их оценку. После каждого мероприятия дается время на стабилизацию процесса. Представляется весьма важным проведение оценки влияния каждого мероприятия на весь процесс.
Четвертый этап представляет собой постоянное усовершенствование процесса. Даже если имеющиеся данные подтверждают, что результат процесса отвечает требованиям потребителя, не следует забывать, что требования потребителя постоянно возрастают и процесс должен постоянно совершенствоваться.
Системный подход. Методы системотехники основываются на том, что заданная цель - главное, средства ее достижения стоят на втором месте, но тоже важны. Используя такой подход, группа по усовершенствованию процесса может разработать эффективную систему, обеспечивающую достижение главной цели, принимая во внимание цели второго уровня, которые работают на достижение главной цели. Системность подхода предполагает четыре этапа:
1. Разработка технических условий процесса. Этот документ определяет цели, которым должен соответствовать процесс.
2. Анализ схемы процесса. На этом этапе анализируются все возможные организационные подразделения, участвующие в процессе, а также взаимосвязи между ними с целью выработки компромиссных решений, обеспечивающих наиболее желаемое состояние всего процесса.
3. Установление каналов передачи данных. Поскольку большинство процессов включает взаимозависимые процессы, обеспечение обратной связи по схеме вниз-вверх и по горизонтали должно быть предусмотрено в подпроцессах.
4. Документация по процессу. На этом этапе разрабатывается детальная документация на все операции процесса, информационное обеспечение и вспомогательные виды деятельности. Проводятся испытания процесса с целью определения его эффективной взаимосвязи со смежными процессами.
Системный подход предусматривает охват всего процесса, а не отдельных подпроцессов.
Практика применения системотехники. Рассмотрим подход к процессу создания нового вида испытательного оборудования. Общей целью является обеспечение способности производственного процесса оценивать выпускаемую продукцию, исключая при этом возможность продолжения производства продукции неудовлетворительного качества.
Подпроцесс основного процесса - сертификация испытательного оборудования, проводимая службой обеспечения качества. Целью этого подпроцесса является обеспечение соответствия целей отдела разработки оборудования требованиям процесса и проверка испытательного оборудования на соответствие проекту.
Для проведения сертификации могут использоваться различные службы, однако две нижеприведенные являются наиболее приемлемыми:
1. Служба обеспечения качества, которая несет ответственность за все работы в области сертификации.
2. Отдел разработки испытательного оборудования, который обеспечивает реализацию конкретных работ по сертификации и представляет службе обеспечения качества план и полученные данные.
Если работы выполняются службой обеспечения качества, то будет реализована типичная программа сертификации.
Преимущества отдела разработки испытательного оборудования, если на него будет возложена часть деятельности по сертификации, состоят в том, что трудозатраты, необходимые для завершения работ по сертификации, сократятся в 2-3 раза в силу компетентности персонала отдела. Кроме того, разработчик будет нести всю ответственность за испытание оборудования.
Недостаток заключается в том, что этот процесс может не предусматривать проведения необходимого числа проверок. Однако это не имеет большого значения, поскольку служба обеспечения качества все равно проверит деятельность отдела разработки испытательного оборудования, представленный им план оценки и результаты оценки.
АТТЕСТАЦИЯ ПРОЦЕССОВ
Аттестация. Процесс считается аттестованным при проведении всех необходимых процедур, наличии документации, программ обучения и подготовки кадров, методик проведения измерений, контрольного и измерительного оборудования и программ обеспечения ритмичности производственного процесса, являющихся гарантией того, что процесс может производить продукцию высокого качества даже в предельно напряженном рабочем режиме. При такой подготовке проектирование изделия и процесса можно считать завершенным.
Однако это не означает, что процесс достиг оптимального уровня или исключает возможность сбоев. Одним из наиболее эффективных средств, обеспечивающих переход организации от ориентации на контроль к концепции предупреждения ошибок, является систематическая аттестация процессов.
Сложность проведения аттестации зависит от сложности самого процесса. Для получения наиболее полного представления рассмотрим, что требуется для аттестации сложного процесса производства нового химического материала. Обычный производственный цикл процесса включает три этапа:
1. Для проверки теории или концепции в экспериментальных лабораториях производятся опытные образцы на сложном лабораторном оборудовании.
2. Для производства опытных партий продукции и оценки ее качества создается экспериментальная производственная линия.
3. Для производства продукции, предназначенной для потребителя, создается производственная линия, на ней производится одна или несколько пробных (установочных) партий.
План аттестации. Аттестация проводится в два этапа:
1. Сертификация производственной операции или единицы оборудования. При достижении приемлемого уровня, подтверждающего способность производственной операции или оборудования производить продукцию в соответствии с требованиями технической документации, они получают сертификат.
2. Аттестация предусматривает определение приемлемого качества функционирования всего процесса, включающего различные операции, каждая из которых уже прошла этап сертификации. Для аттестации процесса необходимо сертифицировать все операции и все виды используемого оборудования. Кроме того, необходимо убедиться, что процесс позволяет производить продукцию высокого качества, отвечающую требованиям потребителей.
Ответственность за проведение аттестации процесса обычно возлагается на службу обеспечения качества.
Ответственность же за аттестацию процесса возлагается на группу по усовершенствованию процессов. Проверка, проводимая этой группой, может включать четыре отдельных этапа:
1. Оценивается процесс на стадии разработки. На этом этапе важно установить основные точки контроля, организовать сбор соответствующей информации и изучить возможности производства.
2. Анализ экспериментального процесса, рассчитанного на опытное производство изделия и разработку технической документации. Основными целями этапа являются: а) характеристика оборудования и процессов, используемых для производства продукции, подвергаемой оценке; б) обеспечение условий для оценки процесса и технических параметров продукции; в) создание базы данных для производственного процесса; г) обеспечение готовности процесса к переходу от опытно-конструкторских работ к регулярному производству; д) обеспечение методов оценки технологических возможностей и соблюдения графика производства.
3. Проведение оценки нового процесса на предмет его соответствия требованиям потребителя и фирмы. В большинстве случаев на этом этапе проверяется производственная линия, имеющая ограниченные возможности по производству продукции, отгружаемой потребителю. После создания этой линии происходит расширение процесса, в результате чего производство получает дополнительное оборудование и автоматизируется. На этом этапе развития выпускается достаточное количество продукции, позволяющее оценить в результате проверки возможностей процесса пределы установленных требований к оборудованию и изменения в характеристиках сырья и исходных материалов.
4. Контроль процесса и возможности серийного производства продукции, отвечающей требованиям потребителей.
Виды деятельности по аттестации. Три следующих основных вида деятельности обычно являются составной частью аттестации: 1) сертификация каждой операции процесса; 2) обработка пробных партий; 3) независимая проверка процесса.
Сертификация операции. Этот вид деятельности распространяется на четыре составляющие каждой операции:
1. Документация обеспечивает сотрудника необходимой информацией и ранее накопленными знаниями, с помощью которых он выполняет порученную ему работу. Важной представляется легкость понимания документации.
2. Испытательное и технологическое оборудование оказывает значительное влияние на качество и производительность труда. Сертификация оборудования позволяет определить его способность выполнять данную операцию и находиться в работоспособном состоянии.
3. Требования к операции. На этом этапе сертификации вспомогательные системы каждой операции оцениваются на соответствие.
4. Приемлемость получаемых результатов. Первые три составляющие деятельности по сертификации достигли такого уровня, что приемлемость полученных результатов может быть гарантирована на постоянной основе. Теперь проводится оценка достигнутых результатов.
Пробные партии. После сертификации каждой операции следует обработка пробных партий, предусматривающая оценку эффективности технологического процесса с учетом определения его непрерывности, результативности и предела объемов выпускаемой продукции. Обычно в течение нескольких недель проводится эксперимент. В течение одной из этих недель определяются производительность и пропускная способность оборудования. Не менее нескольких партий проходят через все технологические операции.
Независимая проверка процесса. Этот этап предусматривает проведение детальной проверки. В состав группы проверки, возглавляемой председателем группы по усовершенствованию процесса, входят, например, представители конструкторского бюро, технологического отдела, отдела обеспечения качества продукции и отдела сбыта, не имеющие прямого отношения к процессу. Эта группа оценивает состояние процесса и выясняет следующее:
1. Можно ли проверить технологичность изделия и стабильность процесса?
2. Правильно ли понимается назначение процесса и есть ли на него вся необходимая документация?
3. Учтены и устранены ли в проекте проблемы, характерные для предыдущих проектов?
4. Предусматривает ли документация на новую продукцию повышение ее надежности и качества по сравнению с ранее производимой продукцией?
5. Реален ли график выполнения производственной программы и предусмотрено ли выделение средств на оборудование от всех обеспечивающих подразделений?
6. Имеются ли серьезные проблемы технического характера, препятствующие выполнению программы или применению технологий?
7. Проведены ли сертификация и аттестация в соответствии с предъявляемыми требованиями и были ли выявлены все существенные проблемы?
8. Эффективно ли функционирует система измерений и обратной связи?
9. Отвечает ли конечное изделие требованиям потребителей?
После проведения оценки члены группы проверки организуют совместное заседание с группой по усовершенствованию процесса, на котором они докладывают о полученных результатах. Эти результаты документально оформляются в отчете, который готовит группа проверки. После этого группа по усовершенствованию процесса определяет корректирующие меры, обеспечивающие решение проблемы, изложенные в отчете.
Материально-техническое обеспечение по принципу "точно вовремя". При надежном функционировании статистического контроля процесса и повышении качества продукции поставщиков можно постепенно сокращать запасы материалов и комплектующих изделий и переходить на создание запасов по принципу "точно вовремя". Преимущества этого принципа очевидны, поскольку он дает возможность сократить:
1. Входной контроль.
2. Расходы на хранение товарно-материальных запасов.
3. Размер складских помещений.
4. Время цикла движения запасов.
Применению принципа "точно вовремя" должно предшествовать решение следующих задач:
1. Время на подготовительно-заключительные операции должно быть сокращено до минимума.
2. Должна быть создана система измерения в процессе производства, обеспечивающая выявление дефектной продукции сразу же в месте входа.
3. Производственное оборудование должно быть размещено так, чтобы минимизировать путь движения запасов между производственными операциями.
4. Время на выполнение технологических операций должно обеспечивать непрерывный рабочий поток в течение всего процесса.
5. Поставщики должны поставлять комплектующие изделия высокого качества в установленные графиком сроки.
6. При поставках продукции неудовлетворительного качества с поставщиками необходимо заключать заблаговременно новые контракты, устанавливающие жесткие требования по качеству и срокам поставки.
Чтобы подобная система начала действовать, группа по совершенствованию процесса должна отобрать небольшое число самых надежных комплектующих изделий, отработать систему применительно к ним и затем расширить ее по мере совершенствования процесса и повышения качества продукции, получаемой от доставщика. Ни одна деталь поставщика без 100%-ной надежности, подтвержденной в процессе поставки нескольких десятков партий, не может быть использована в рамках системы "точно вовремя".
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ГРУПП ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРОЦЕССОВ
Непрерывное совершенствование. Группа по усовершенствованию процесса координирует и контролирует решение проблем, а не определяет способы их решения. Целями заседаний групп обычно являются определение проблемы и назначение соответствующего подразделения для ее анализа и представления выводов на рассмотрение группы по совершенствованию процесса. Такая организация позволяет группе работать параллельно над рядом проблем без привлечения других сотрудников. Группа по совершенствованию процесса выявляет каждую проблему и следит за ходом ее решения.
Другим важным направлением деятельности группы по совершенствованию процесса является принятие мер, содействующих общему положительному влиянию на процесс всех изменений, предложенных для включения в него. Все предложения по включению изменений в процесс представляются на рассмотрение группы по совершенствованию процесса. Они подкрепляются соответствующими данными, обосновывающими целесообразность осуществления изменений, которые позволят повысить качество, производительность. Это зачастую требует проведения контрольного эксперимента, обеспечивающего получение необходимых данных. Группа по совершенствованию процесса должна утвердить программу эксперимента, целью которого является подтверждение эффективного воздействия изменений на весь процесс.
Разработка технологии процесса. Вся деятельности групп по совершенствованию процесса предусматривает привлечение менеджеров и ведущих специалистов из подразделений, обеспечивающих производство, к использованию технологических методов для усовершенствования систем, с функционированием которых связана их постоянная работа. Для этого необходимо:
1. Определить требования потребителей.
2. Определить источники входной информации и материалов и требования к ним.
3. Составить документацию на проводимые работы и их последовательность.
4. Определить методы измерений и установления обратной связи.
5. Провести аттестацию процесса.
6. Оптимизировать процесс.
Отчетность. Поскольку группа по совершенствованию процесса рассматривает серьезные и сложные проблемы, ход их решения должен фиксироваться в специальном журнале или файле. Система, предусматривающая контроль за ходом решения серьезных проблем, в которой указана фамилия лица, ответственного за проведение корректирующих воздействий, позволяет зачастую сократить продолжительность их цикла на 50%. База данных должна включать следующую информацию:
1. Описание проблемы, способы ее выявления.
2. Основную причину возникновения проблемы.
3. Календарный план работ.
4. Ответственных за проведение корректирующих воздействий и сроки их проведения.
5. Предполагаемый эффект.
6. Реальный эффект.
7. Изменения процедур контроля.
8. Предполагаемую экономию.
9. Другие области корректирующих воздействий.
Группа по совершенствованию процесса представляет руководству отчет о степени эффективности и результативности функционирования процесса. Требования, предъявляемые к отчетности, зависят от сложности процесса. Они могут быть как простыми, так и чрезвычайно сложными. Можно рассмотреть процедуру отчетности на примере изделия для внешнего потребителя.
1. На всех заседаниях группы по совершенствованию процесса должны вестись протоколы.
2. Необходимо вести журнал или файл регистрации проблем.
3. Необходимо проводить короткие еженедельные заседания с участием высшего руководителя, на которых должны обсуждаться основные вопросы и мероприятия, запланированные к проведению на этой неделе.
4. Должны быть подготовлены еженедельные отчеты об объеме выпущенной продукции, позволяющие определить новые проблемы и оценить эффективность ранее проведенных корректирующих воздействий.
5. Должны быть подготовлены ежемесячные отчеты, включающие итоги обсуждения вопросов с руководством высшего звена, имевшего место во время официального заседания с участием всей группы по усовершенствованию процесса.
6. Для документального оформления результатов деятельности группы по совершенствованию процесса необходимо пользоваться специально составленными бланками.
Отчеты по совершенствованию процесса и проведение заседаний позволяют сосредоточить внимание организации на первоочередных проблемах. Это означает, что основная часть заседаний и отчетов должна быть посвящена обсуждению тех вопросов, которые не решаются в запланированные сроки, и не более 25% повестки дня заседания можно выделить на обсуждение хода работ.
Составление ежемесячного отчета, представляемого руководству, является сложной задачей. Структура отчета должна быть разработана с учетом точки зрения руководителя. Можно предложить следующую структуру отчета:
1. Общая часть. а. Основные проблемы и корректирующие воздействия для их решения. б. Неконтролируемые элементы процесса, требующие принятия мер со стороны вышестоящего руководства. в. Сравнение общих потерь от производства продукции неудовлетворительного качества со средним показателем за последние месяцы.
2. Оценка качества работы заказчиком.
3. Краткая информация о производительности процесса, включая данные об общем объеме продукции и ее доле, изготовленной качественно с первого раза.
4. Графики, иллюстрирующие тенденции совершенствования процесса.
5. Оценка качества исходных материалов.
6. Потери от производства продукции неудовлетворительного качества.
ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАЧЕСТВА
Новая система организации обеспечения качества. Результатом распространения деятельности по обеспечению качества на различные подразделения является образование новой системы организации обеспечения качества, включающей четыре основных элемента:
1. Анализ надежности и ремонтопригодности.
2. Обеспечение качества выпускаемой продукции и оказываемых услуг.
3. Лаборатории проверки качества.
4. Обеспечение качества функционирования систем.
Из области деятельности службы обеспечения качества следует исключить те виды работ, которые могут быть выполнены более эффективно другими подразделениями. Высвобожденные средства следует использовать для создания новой системы организации обеспечения качества.
Анализ надежности и ремонтопригодности. Группа анализа надежности и ремонтопригодности является основным связующим звеном с заказчиком. Главной задачей этой службы является разработка системы, позволяющей прогнозировать показатели продукции иих эксплуатационные характеристики, а также определять степень удовлетворения требований потребителя. Служба анализа надежности и ремонтопригодности несет ответственность за:
1. Прогнозирование надежности.
2. Прогнозирование ремонтопригодности и обеспечение запасными частями.
3. Представление предложений по изменению конструкции изделия и методам повышения эксплуатационной надежности.
4. Проведение опросов среди потребителей.
5. Рассмотрение претензий потребителей.
6. Представление отчетов руководству о степени удовлетворения потребителей и качества выпускаемой продукции.
Обеспечение качества выпускаемой продукции и оказываемых услуг. Группа обеспечения качества выпускаемой продукции и оказываемых услуг включает специалистов в области качества и инспекторов службы обеспечения качества. Основной задачей этой службы является поддержка функционирования процесса, результатом которого является удовлетворение требований потребителей в выпускаемой продукции или предоставляемых услугах. Для решения задачи служба обеспечения качества несет ответственность за:
1. Проведение оценки проекта изделия на базе независимых оценок его технических характеристик в лабораторных условиях.
2. Аттестация процесса на базе проверки соответствия оборудования, документации на процесс, технологии и подготовки работников, участвующих в производстве.
3. Обеспечение взаимосвязи качества продукции, предоставляемой поставщиками и выпускаемой на предприятии.