<< Пред. стр. 1 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу
Башкирская академия комплексной
безопасности предпринимательства при
Башкирском государственном университете
Кафедра организации и технологии защиты информации
67.621.011 Ж91
Журавленко Н.И. Документационное обеспечение управления: Учебно-справочное пособие. - Уфа: Башкирская академия комплексной безопасности предпринимательства при Башкирском государственном университете, 2001, - 221 с.
Н.И.Журавленко
Дакумвнтацианное обеспечение управления
Учебно-методическое пособие
В учебно-справочном пособии "Документационное обеспечение управления" рассматриваются способы создания и обработки документов, вопросы организации делопроизводства и защиты документированной информации, основные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30-97, Требования к оформлению документов). Здесь даны образцы наиболее часто используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота и рациональной систематизации документов. Практические рекомендации, содержащиеся в этой части пособия, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от её профиля и специфики деятельности.
Пособие предназначено для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности "Организация и технологии защиты информации", а также по юридическим и экономическим специальностям. Практическое использование методических и справочных материалов, имеющихся в данном пособии, окажет непосредственную помощь работникам управленческого звена в освоении унифицированных приемов и методов работы с документами.
Рецензенты:
Начальник секретариата Уфимского юридического института МВД России Григорьева Н.А.
Зав. кафедрой организации и технологий защиты информации Башкирской академии комплексной безопасности предпринимательства при Башкирском государственном университете Лакман И.А.
(c) Башкирский государственный университет, Б А КБ, 2000
Эфа 2001
Введение
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 4
Глава I. Основные понятия документационного обеспечения
управления 7
§ 1. Роль делопроизводства в управлении и его нормативно-
правовое обеспечение 7
§ 2. Общая характеристика документов 13
§ 3. Унификация и стандартизация документов 26
Вопросы к семинарским занятиям 51
Задания к практическими занятиям 51
Глава П. Правила оформления управленческих документов . 52
§ 1. Оформление реквизитов документов 52
§ 2. Требования к составлению и оформлению текстов
документов 80
Вопросы к семинарским занятиям 94
Задания к практическими занятиям 94
Глава III. Составление и оформление организационно-
распорядительных документов 99
§ 1. Организационные документы 100
§ 2. Распорядительные документы 109
§ 3. Информационно-справочные документы 121
§ 4. Документы по личному составу 145
Вопросы к семинарским занятиям 162
Задания к практическими занятиям 162
Глава IV. Организация работы с документами 167
§ 1. Порядок движения документов в организации 167
§ 2. Текущее хранение документов 180
§ 3. Защита конфиденциальных документов от
несанкционированного доступа 197
Вопросы к семинарским занятиям 215
Задания для выполнения курсовых работ 215
Литература 221
ВВЕДЕНИЕ
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а люди, работающие в управленческом аппарате, постоянно имеют дело с ними: оформляют различные документы, обрабатывают их, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Как известно, успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе - умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ.
Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией или предприятием при работе с документами. В практической деятельности их сотрудникам ежедневно приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др.
Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания и вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием "делопроизводство". Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них работы с документами. Без правильной постановки делопроизводства невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в организации, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами и другими нормативно-правовыми актами. Например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, первичных учетных, распорядительных и других документов должно строго соответствовать требованиям ведомственных нормативных и государственных правовых актов. При проверке
Введение
Введение
работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего именно те документы, в которых зафиксирована ее финансовая и управленческая деятельность.
Вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях большое внимание уделяется государством. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля за состоянием делопроизводства и хранением документов в архивах, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника, имеющего дело с документами.
В настоящем пособии рассматриваются требования по организации делопроизводства в учреждении и даются рекомендации к составлению управленческих документов. В книге показано, насколько важно грамотно и оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти, на первый взгляд, простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец. Непосредственно для работников службы делопроизводства в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения.
Книга предназначена для всех работников управленческого аппарата. Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлагается ответственность за организацию делопроизводства, найдут в ней требования и рекомендации к постановке этого вида деятельности, а также порядок работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизводством и вопросами защиты информации.
Предлагаемое учебное пособие - результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом. В нем использовались
исследования известных авторов в области делопроизводства -Ю.М.Аксенова, П.В.Веселова, И.И.Воробьева, Э.Н.Давыдовой, М.В.Кирсановой, Т.В.Кузнецовой, М.Т.Лихачева, Л.В.Павлюка, Т.И.Киселевой, А.Е.Рыбакова, А.Н.Соковой, М.В.Стенюкова.
В учебном пособии требования к оформлению документов даны на основе нового стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), введенного в действие 31 июля 1998 г. Правила ведения делопроизводства рассмотрены в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, подготовленной Комитетом по делам архивов и утвержденной решением Правительства РФ от 24.06.92 №1118-р, а также разработанными архивными службами рекомендациями "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" и другими материалами.
Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый -это сами документы, второй -делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по документам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации. Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций.
Использование методических и справочных материалов, имеющихся в данном пособии, окажет непосредственную помощь работникам управленческого звена в освоении унифицированных приемов и методов работы с документами.
ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
§ 1. Роль делопроизводства в управлении
I.
Основные понятия аокусиентсшионного обеспечения управления
§ 1. Роль делопроизводства в управлении и его нормативно-правовое обеспечение
В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на деятельность, связанную с поиском, получением, передачей, обработкой и хранением информации.1 Более того, некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г.Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации.2
Управление имеет информационную природу, по крайней мере в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с созданием, получением, обработкой, анализом, передачей и хранением информации.
Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа.3 Первый этап соответствует периоду 1970-80 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 80-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, "бумажный" поток продолжает увеличиваться, из чего делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. Поэтому в настоящее время наряду с широким применением в делопроизводстве персональных компьютеров и современных технологий обработки и передачи информации в управлении продолжают использоваться традиционные "бумажные" технологии работы с документами. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем, на котором зафиксировано его содержание.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и
1 См.: Мескон М, Альберт М. Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М, 1992. С. 166.
2 Там же. - С. 39.
3 См.: Архивы и управление документацией за рубежом: Основные проблемы:
Аналитический обзор.- М.,1989.
эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.1 Эта работа включает в себя документирование - операции по составлению и оформлению документов, и документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.
Слово "делопроизводство" появилось несколько веков назад (предположительно в XVII в.) и означало сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (делать дело) - т.е. решать вопрос. Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово "дело" как "собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу".2 Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах, датированных 1584 г.
При этом авторы, изучающие эволюцию управленческой деятельности, начинают отсчет развития делопроизводства от времени создания шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Документационное обеспечение управления (ДОУ) -это деятельность, охватывающая организацию документирования и
управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации, предприятия. Появление этого термина связано с внедрением в управление компьютерных систем и технологий сбора, обработки, хранения и использования информации, их организационным, программным и информационным обеспечением.
1 ГОСТ 16483-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.С.2.
2 Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. . М: Институт русского языка АН СССР,
1977, С. 207.
ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
§ 1. Роль делопроизводства в управлении
Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления. Он включает помимо традиционной работы с документами также и информационное обслуживание, создание и ведение баз данных, работу с информационно-поисковыми системами.
Составной частью делопроизводства является документирование - процесс составления и оформления документов. Этот термин имеет три значения:
- создание документов;
- подтверждение (обоснование) документами чего-либо;
- отражение в документах какого-либо факта, события, явления.
Документирование управленческой деятельности охватывает
все процессы, относящиеся к записи (Фиксации4) на различных
носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Исторически документирование развивается по двум направлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управленческой деятельности. Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности учреждения находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической, дипломатической и другой). Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания документов, входивших в эти системы, а также отличными от других правилами их составления и работы с ними.
Другой важной функцией делопроизводства является организация работы с документами - создание УСЛОВИЙ, обеспечивающих
хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального документооборота, создание баз данных и информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в архив.
Нормативно-правовое обеспечение делопроизводства. Как сам
процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательными, нормативными и методическими актами. В дореволюционный период организация делопроизводства в государственных учреждениях регламентировалась следующими крупнейшими законодательными актами: "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 года, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие и сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.)
В настоящее время общее методическое руководство постановкой делопроизводства в нашей стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
В Положении "О государственной архивной службе России", утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 № 552, указаны следующие основные задачи государственной архивной службы России (Росархив): "координация деятельности федеральных органов государственной власти в области... делопроизводства, развития совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти".
Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчиненности требования законодательства в области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.
В настоящее время документационное обеспечение управления в нашей стране регламентируется следующими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства:
мет
ш
ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
§ 1. Роль делопроизводства в управлении
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.М.. 1991.
В последние годы в соответствии с федеральной целевой программой ведется разработка новой редакции ГСДОУ- системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов, все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов для сдачи на хранение в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).1
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.. 1994.
Инструкция включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, формирование и оформление дел, составление описей, порядок составления номенклатур дел и правила работы с ними, проведение экспертизы ценности документов, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, образцы актов о выделении документов к уничтожению, описей и др.
1 Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача // Делопроизводство, 1998, №1.
Как видно из краткого описания содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России. 1997.
Этот стандарт устанавливает состав реквизитов документов и правила их оформления, требования к изготовлению, учету и использованию бланков, особенности оформления документов на них. Его действие распространяется на организационно-распорядительные документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Основные правила работы ведомственных архивов. М.. 1988. Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы организации делопроизводства:
- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их
составления, заполнения, ведения;
- порядок формирования дел в делопроизводстве;
- организация и порядок проведения экспертизы ценности
документов в делопроизводстве;
- порядок выделения документов к уничтожению;
- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация,
подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей,
передача в архив.
В другой части правил (разделы 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве. Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их
ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
§ 2. Общая характеристика документов
'¦
у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
Типовое положение о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В указанном акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Рассмотренные выше нормативные документы имеют универсальный характер, они регламентируют организацию делопроизводства различных предприятий, фирм, органов государственной власти. Более подробное нормативное регулирование их документационного обеспечения реализуется в издаваемых министерствами, ведомствами и самими предприятиями инструкциях, наставлениях и других организационно-распорядительных документах и нормативных актах.
§ 2. Общая характеристика документов
Термин "документ" происходит от латинского слова documentum -доказательство, или свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.
В толковых словарях даются разные определения документа, подчеркивающие различные аспекты этого понятия: "Результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека", "Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя"; "Исторические документы - летописи, хроники, записки и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п."; "Вещественное доказательство; остаток старины, являющийся материалом к истории".
С развитием научно-технического прогресса и эволюцией вычислительной техники, когда появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт, перфолент и магнитных лент,
кино-, фото-, фонодокументов, понятие "документ" наполнилось новым смыслом. При этом документальной стали считать и всю печатную, опубликованную информацию - книги, журналы, брошюры и т.д.
ГОСТ 16483-83. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" в разделе "Общие понятия" содержит следующее определение документа: "Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее
передачи во времени и пространстве .
В узком смысле документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом часто понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документами обычно называют письменные свидетельства о чем-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.
Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т.п. называется документацией. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.
Документ является средством укрепления законности и контроля. Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Чтобы документ имел юридическую силу (свойство документа действовать, порождать юридически обязательные правовые
последствия4). процесс его создания осуществляется по
установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина "документ", которое дается в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ^ - зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив)
информацию, тем самым обеспечивает возможность ее сохранения и
ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
§ 2. Общая характеристика документов
накопления, передачи другому лицу, многократного использования, возвращения к сохраненной информации по прошествии времени.
Каждый документ имеет определенные эксплуатационные свойства, характеризующие его пригодность для постоянного использования и длительного хранения. Такими свойствами являются долговечность, прочность, эластичность, износостойкость, светостойкость, биостойкость, устойчивость к электромагнитным и радиоактивным излучениям, влагостойкость и др.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование -посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - подготовкой организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, необходимость его осуществления предписывается законом и актами государственного управления.
С развитием государства и его аппарата управления создаются системы документации, характерные для специфики их деятельности. Вместе с тем появляются и системы документирования деятельности учреждений и организаций, определяющие методы и способы фиксации в документах содержания управленческой деятельности.
По мере расширения сферы деятельности учреждений и их функций системы документирования включали в себя документационное обслуживание конкретных учреждений и
приспосабливались к структуре, масштабу и объему их деятельности. Таким образом, содержание понятия "документ" постепенно включило в себя и узкое, и широкое юридическое толкование, а также историческое значение. При этом всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций и т.д.
Официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.
Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа. В качестве синонима слова "подлинник"иногда употребляется термин "оригинал", хотя по своему смыслу определение "подлинник"(достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие "оригинал" (самобытный, первоначальный).
Оригинал
документ, впервые созданный каким-либо
индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания он может иметь несколько редакций или вариантов. Оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду оригиналы могут быть: черновыми - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом; беловыми - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений. Чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать^, дату и индекс.
Необходимо различать понятия "подлинник официального документа" и "подлинный документ". Подлинным называется документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности. Таким образом, всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ будет подлинником официального документа.
Понятие "копия", как указывает происхождение этого слова (от лат. copia - множество), связано с размножением документов,
ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
§ 2. Общая характеристика документов
повторением документа любого вида. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию ДРУГОГО документа и все его внешние
признаки или часть их. Иными словами, копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника документа или части его (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия "копия". Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки - это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола^: ОТПУСКИ - это копии отосланных
документов. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Наиболее распространенный вид отпусков - это копии, которые автоматически получают при переписке оригинала на пишущей машинке (2-й, 3-й и т.д. машинописные экземпляры). Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала - копиями или отпусками.
Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним. Автоматические (факсимильные^ копии определяют как Факсимильные подлинники в том случае, когда ПРИ
размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле^. Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факса.
Особый вид копий - фото и светокопии, отличительная черта которых - точное воспроизведение изображения оригинала. Это также вид автоматических (факсимильных) копий.
Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: "копия с копии", "копия копии с копии" и т.п.
С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Так, при телеграфной, телефонной связи создается два документа - предъявленный для передачи по телеграфу или телефону
и полученный посредством этих средств связи. Эти документы не одно и то же по своим характеристикам. Передаваемая телеграмма имеет личную подпись, заверяется печатью, то есть ее можно охарактеризовать как подлинник, а получаемая адресатом -умноженный экземпляр.
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены:
1) Нотариальные копии - соответствие подлиннику подтверждено
официальным должностным лицом - нотариусом.
2) Официально заверенные копии - соответствие подлиннику
подтверждается другими должностными лицами и
сопровождается формальностями (ставится печать и подпись
должностного лица).
3) Простые заверенные копии - удостоверенные без соблюдения
необходимых формальностей (нет печати), в том числе
заверенные частными лицами.
4) Незаверенные копии - не имеющие подтверждения в том или
ином виде о своем соответствии подлиннику.
5) Дубликат - это копия, имеющая юридическую силу подлинника.
Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника,
так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее
характерными признаками копии. Расценивать дубликат как
умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет
отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может
быть выдан другим отделением милиции и подписан другим
лицом).
6) Дипломатические копии - их название происходит от слова
"дипломатика", обозначающего вспомогательную историческую
дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии
воспроизводят документ со всеми особенностями (старое
правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).
Классификация документов. Для того, чтобы выработать
определенные принципы составления и оформления документов, способы наиболее рациональной работы с ними необходимо осуществить их классификацию - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов осуществляется с целью: - повышения оперативности работы аппарата управления путем
разграничения функций структурных подразделений и
обязанностей исполнителей;
ш
ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
§ 2. Общая характеристика документов
- экономии труда за счет использования информационно-
справочного аппарата;
- обеспечения быстрого поиска документов;
- повышения оперативности работы с документами.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
В соответствии с таким делением документация подразделяется на специальную и общую. Спеииалъной документаиией является группа учетных, плановых, статистических, технических и других документов. Кроме них, выделяют организаиионно-распорядителъ-ную документацию, создаваемую для организационно-правового обеспечения выполнения основных задач управления. Организационно-распорядительные функции присущи каждому аппарату управления, поэтому эти документы распространяются на все отрасли деятельности организаций и не могут быть выделены по отраслевому признаку. Организационно-распорядительные документы уточняют, дополняют информацию, содержащуюся в специальной документации, и дают всестороннее представление об управляющих и управляемых объектах.
Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления, передачи и воспроизведения, назначению и т.п.
По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчеты и описания), правовые (постановления, указы, договоры), управленческие (приказы, директивы) и др.
По форме документы различаются на документы определенной формы, формуляр и реквизиты которых установлены, и произвольной формы. Отличают индивидуальные по форме документы, содержание которых имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, в которых часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые,
созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.
По приемам записи документы могут быть подразделены на созданные естественным языком (с помощью простой записи), стенографические, шифрованные (криптографические). Простая запись может быть полной и сокращенной.
По виду материального носителя документы могут быть разделены на созданные на бумажной основе и на специальных носителях информации (пленке, металле, стекле, дискетах и др.). От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.
По виду обработки документы делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, размножение, микрофильмирование). В информатике разрабатываются способы автоматизации обработки документов, хранящихся в памяти ЭВМ.
По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись).
По технике воспроизведения документы могут быть получены ручным, механическим путем, с помощью машин и аппаратов (кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы).
По месту составления документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим учреждением в процессе документирования его деятельности, ее автором является данное учреждение. Внешняя документация поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации - сторонние учреждения и лица.
По происхождению документы, образовавшиеся в делопроизводстве, можно подразделить на официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
Официальные документы исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. В свою очередь, официальные документы могут быть подразделены на документы государственных учреждений, общественных организаций, частных предприятий. Частные
<< Пред. стр. 1 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу