<< Пред.           стр. 2 (из 16)           След. >>

Список литературы по разделу

 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
 
 § 2. Общая характеристика документов
 
 
 
 предприятия имеют дело с официальными документами во всех случаях, когда такое предприятие является юридическим лицом.
  Нельзя отождествлять два таких термина, как "личный документ" и "документ личного происхождения". Личный документ -официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера. Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.
  По назначению документы используются как средство записи тех или иных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачи информации на расстояние и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека.
  По срокам хранения различают документы временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения. Сроки хранения зависят от ценности документов, их научного, практического и исторического значения.
  По срокам исполнения документы могут быть срочными (требующими исполнения в определенный срок) и несрочными (срок исполнения не установлен).
  По степени обязательности документы могут быть директивными и информационными.
  По сложности содержания, отраженного в документах, они делятся на простые и сложные. Простыми называются документы, отражающие одну тему, один предмет, один вопрос, тогда как в сложных документах находят отражение несколько вопросов тем, предметов, явлений.
  В составе внутренней и внешней документации имеется большое количество сложных документов. Сложными могут быть приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки и другие документы. При их подготовке, оформлении, исполнении затрачивается много времени, поскольку работа над ними связана с рядом лиц, структурных подразделений и т.п. Замедляется исполнение и контроль исполнения таких документов. Крайне трудно поддаются сложные документы и организации работы с ними: поскольку их содержание касается ряда вопросов, трудно решить, к какому делу должен быть отнесен документ. Содержание сложных документов как правило, не раскрывается ни в названии, ни при их описании на обложке дел. При описании дел, состоящих из сложных документов (приказов,
 
 протоколов и др.), обычно ограничиваются указанием вида документов, их авторов, даты, отказываясь от характеристики их содержания. Поэтому желательно, чтобы большинство документов составлялись в виде простых. Простые документы устраняют неудобства при их оформлении, исполнении, контроле исполнения, кодификации.
  Функции документов. Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.
  Функция документа - это целевое назначение, присущее ему. Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
  Поскольку понятие "документ" неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей является информаиионная функиия документа. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, обработка и передача информации.
  Тесно связана с информационной коммуникативная функиия документа. У этой функции есть своя специфика - передача
 информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.
 В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: - документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному - законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
 
 ^шв
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
 
 § 2. Общая характеристика документов
 
 
 
 - документы двустороннего действия, взаимосвязанные между
 собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
 Важнейшей информацией, которую содержит документ, является
 социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.
  Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно соииалъная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.
  Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию, является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью. Социальная информация может содержаться в документе как в готовом виде, так и в форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа.
  Документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в определенной степени формировать их. Поэтому социальная функция документа определяется его местом и ролью в данном обществе, в жизни государства.
  Если оказывается, что данный документ фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В таком случае выясняется, какой общественной потребностью была вызвана фальсификация, что проливает новый свет на характер данного общества, учреждения, группы людей или отдельного человека. В то же время значение документа тем выше, чем объективнее в нем отражена закономерность функционирования общества и его структура, так как это помогает воспроизвести механизм действия общественной машины.
  В управленческой функиии документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:
 - стабилизация, нормальное функционирование и совершенство
 вание государственной системы в целом и каждого государствен
 ного учреждения в отдельности;
 - обеспечение нормального функционирования каждого члена
 данного общества в его конкретной социальной роли.
 
 Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.
  Правовая функиия документов заключается в фиксации, закреплении и изменении правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все документы, фиксирующие договорные отношения.
  В эту категорию также входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.
  Функиия учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации. Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.
  Одним из важнейших свойств документа является его культурная функиия. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, в частности, сведений о научно-техническом развитии общества. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
 информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления.
  Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции.
  Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование - как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры. Историческая функция документа (функция исторического источника) изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.
  Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, историческую).
  Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, историческая).
  Функции документов и их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности. Они особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве. Для систематизации документов, содержащихся в таком массиве, осуществляется их унификация и стандартизация.
 
 § 3. Унификация и стандартизация документов § 3. Унификация и стандартизация документов
  Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один документ - это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату. К ним относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций, учреждений и фирм.
 составляет
 определенной
 систему
 Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в сфере
 деятельности.
 документации. Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
  В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа предприятий различных форм собственности, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных отношений. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
  Ручная обработка документов не позволяла своевременно и качественно перерабатывать растущие потоки информации. Поэтому появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документальной информации. Однако эффективность внедрения и практического использование средств механизации и автоматизации находится в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Поэтому одним из основных направлений совершенствования делопроизводства является унификация и стандартизация документации.
 
 ^ЕЗ
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
  В Большом энциклопедическом словаре унификация определяется как "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию".1 Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Иными словами, унификация документов
 - это установление единого комплекса видов и разновидностей
 документов для аналогичных управленческих ситуаций, создание
 шаблонов и трафаретных текстов, разработка единых форм и правил
 их составления.
 Унификация управленческих документов проводится в целях:
 - сокращения количества применяемых документов;
 - типизации форм документов;
 - повышения качества документов;
 - снижения трудоемкости обработки документов;
 - достижения информационной совместимости различных систем
 документации по одноименным и смежным функциям
 управления.
 - более эффективного использования вычислительной техники,
 средств механизации и автоматизации делопроизводства.
 Стандартизация - это процесс установления и применения
 стандартов, под которыми понимаются образцы, эталоны, модели, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ, устанавливает комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.2 Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае - документа).
  Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), унифицированные формы документов (УФД) предприятия. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки,
 1 Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т.2. С.
 526.
 2 Там же. С. 407.
 
 § 3. Унификация и стандартизация документов
 достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
  Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации -создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
  Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления благодаря сокращению времени на все виды работ с документами. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы представления информации.
  Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов. Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унифика-
 ции - целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации - формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих использовать в делопроизводстве наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
 Работа по унификаиии включает:
 - разработку унифицированной системы документации (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
 - внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках
 республиканских и отраслевых УСД;
 - ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-
 экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания
 достоверности информации и ее дальнейшего развития;
 - разработку комплексов отраслевых унифицированных форм
 документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в
 УСД, а также их государственную регистрацию;
 - разработку отраслевых классификаторов технико-экономической
 информации, отражающих специфику отрасли.
 Организационное и методическое руководство унификацией и
 стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
 Основными задачами совершенствования содержания
 документа должны быть: при унификации - отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации - установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.
  Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы. Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
  Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.
 установление
 на
 это
  Существо термина "стандартизация" характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация документации -
 длительный промежуток времени
 общегосударственных общеобязательных норм создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их
 
 § 3. Унификация и стандартизация документов
 соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров. ФОРМ, правил, требований для
 всех документов и. в третьих, стандартизация - это закрепление и
 распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают
 наибольший управленческий эффект.
  Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия, а различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие "унификация".
  Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами. Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого Формуляра, КОТОРЫЙ представляет собой
 концентрацию свойств и качеств определенного множества
 документов в единой матрице-формуляре. Вообще при унификации
 документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.
  Переход России к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и введению унифицированных форм документов, применяемых организациями и предприятиями различных форм собственности и уровней управления в целях учета (в том числе и статистического), и отвечающих принятым в международной практике нормам.
  Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ),
 | док
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
 унифицированных систем документации (УСД) и унифицированных форм документов (УФД).
  Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
 Основные цели ГСДОУ заключаются в следующем:
 - упорядочение документооборота;
 - сокращение количества и повышение качества документов;
 - создание условий для эффективного применения прогрессивных
 технических средств и технологий сбора, обработки и анализа
 информации;
 - совершенствование работы аппарата управления.
 Унифицированная форма документа - совокупность реквизи
 тов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере
 деятельности задачами и расположенных на носителе информации в
 определенном порядке. Разрабатываемые унифицированные формы
 документов объединяются в унифицированные системы
 документации - системы документации, созданные по единым
 правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую
 для управления в определенной сфере деятельности.
  УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.
  Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:
 - документы международных организаций, устанавливающие
 унифицированные формы документов;
 - межгосударственные стандарты и руководящие документы по
 межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и
 содержание работ по унификации форм документов,
 применяемых и организациями стран СНГ;
 - стандарты и руководящие документы Российской Федерации,
 устанавливающие состав и содержание работ по унификации
 форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной
 деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения
 этих работ;
 
 § 3. Унификация и стандартизация документов
 - нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД
 конкретного функционального назначения.
  Работы по унификации документов являются необходимыми в различных видах деятельности - в юриспруденции, проектных работах, статистике, управленческой, экономической и финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д. При унификации документации проводят следующие работы:
 - устанавливают номенклатуру действующих форм;
 - строят единую модель документов для групп однородных задач с
 использованием, как правило, формуляра-образца;
 - устанавливают общие синтаксические правила построения
 документа;
 - устанавливают методы контроля исполнения документа.
 Одной из УСД является унифицированная система
 организационно-распорядительной документации ГУСОРД^ -комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
  Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируются также технология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. При разработке УСОРД значительно сокращается и число видов документов, применяемых в ней.
  Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая - с помощью технических средств, третья - с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
 процесс их заполнения. Это, в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в угловой штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля.
  В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.
  Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний - формулировку управленческого решения.
  В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) в состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие обшие требования к содержанию и Формам
 документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению.
 классификатор унифицированных форм документов, нормативные и методические документы по применению классификатора
 унифицированных ОРД.
  Состав унифицированных форм документов включает: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.
  Унифицированные формы систематизированы по подтемам: создание, реорганизация и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-
 
 § 3. Унификация и стандартизация документов
 нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.
  Обработка ОРД средствами вычислительной техники достигается путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, который является составной частью системы. Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.
  Основные правила делопроизводства. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
  Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
  Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.
  Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
  Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
 приостановлено соответствующими компетентными органами.
  Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.
  Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
  В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
  Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
  Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:
 - с отраслевыми, функциональными, территориальными
 подразделениями, совещательными органами и при
 необходимости с общественными организациями;
 - с работниками, ответственными за разрешение функциональных
 вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
 - с финансовым подразделением или главным бухгалтером
 (бухгалтером);
 - с юридической службой;
 
 § 3. Унификация и стандартизация документов
 - со службой документационного обеспечения;
 - с заместителем председателя коллегиального органа или
 заместителем руководителя организации, ведающими вопросами,
 содержащимися в проекте документа.
  Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:
 ^ с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
 ^ с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; ^ с общественными организациями - при необходимости или в
 случаях, предусмотренных документами этих органов; ^ с органами, осуществляющими государственный надведомствен-ный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
 > с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
  Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
  Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
  Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер).
  Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
  Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
  Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.
  При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.
  В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
  Реквизиты документов. Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов.
 
 § 3. Унификация и стандартизация документов
 Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.
  Реквизит - это информационный элемент документа. характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.
  Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает следующие реквизиты, используемые в документах управления:
 1 - Государственный герб Российской Федерации;
 2 - герб субъекта Российской Федерации;
 3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужива-
 ния);
 4 - код организации;
 5 - код формы документа;
 6 - наименование организации;
 7 - справочные данные об организации;
 8 - наименование вида документа;
 9 - дата документа;
 10 - регистрационный номер документа;
 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
 12 - место составления или издания документа;
 13 - гриф ограничения доступа к документу;
 14 - адресат;
 15 - гриф утверждения документа;
 16 - резолюция;
 17 - заголовок к тексту;
 18 - отметка о контроле;
 19 - текст документа;
 20 - отметка о наличии приложения;
 21 - подпись;
 22 - гриф согласования документа;
 23 - визы согласования документа;
 24 - печать;
 25 - отметка о заверении копии;
 26 - отметка об исполнителе;
 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
 28 - отметка о поступлении документа в организацию;
 29 - отметка для автоматического поиска документа.
 4
 
 
 ГЛАВА I. Основные понятия ДОУ
  Расположение этих реквизитов на документах формата А4 углового и продольного бланка показано на рис. 1 и 2.
  Реквизиты "наименование вышестоящей организации", "наименование учреждения, организации или предприятия", "наименование структурного подразделения", "адресат", "резолюция", "гриф утверждения", "индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер счета в банке" показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.
  Так, реквизит "наименование вышестоящей организации" указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит "индекс" - дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.
  Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты -грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.
  Реквизиты "вид документа", "заголовок к тексту", "резолюция", "текст", "коды" и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.
  Реквизиты "отметка о заверении копии" и "подпись" удостоверяют подлинность документа.
  Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).
 Наличие реквизита "текст" свидетельствует, что речь идет о
 
 
 
 § 3. Унификация и стандартизация документов
 конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.
  Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, то есть не встречающимися в одном и том же документе. Из каждой пары реквизитов - "адресат" и "гриф утверждения", "индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телетайпа, факса, номер счета в банке" и "вид документа", "ссылка на индекс и дату входящего документа" и "место составления или издания" при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит.

<< Пред.           стр. 2 (из 16)           След. >>

Список литературы по разделу