7.1. Необходимость и задачи автоматизации

  Процессы автоматизации на современном этапе развития общества проникли во все сферы деятельности человека. Внедрение информационных технологий процедуры автоматизации управления в образовательных учреждениях является одной из приоритетных задач современной системы образования. Основной трудностью при внедрении автоматизированных систем в образование является большой разрыв между развитием компьютерной техники, программно-методического обеспечения систем управления и их использованием.
  Рассмотрим вначале некоторые определения, связанные с понятиями автоматизации управления образовательными учреждениями, автоматизации информационно-методического обеспечения учебно-воспитательного процесса на базе средств информационных и коммуникационных технологий (ИКТ).
  Для решения задач автоматизации управления деятельностью учреждения обычно разрабатываются информационно-аналитические системы (ИАС) разной степени сложности.
  Информационно-аналитическая система предназначена для сбора, хранения, оперативного отслеживания и аналитической обработки информации о деятельности учреждения с целью выработки рекомендаций по оптимизации управленческих решений. Структура и конкретные задачи ИАС определяются с учетом области будущего применения.
  В общеобразовательных школах применяют созданные специалистами информационно-аналитические системы (ИАС), которые предназначены для выполнения специфических задач по сбору, анализу и использованию информации для управления образовательным процессом, автоматизации организационно-управленческой деятельности образовательного учреждения (ОУ).
  Под автоматизацией информационно-методического обеспечения учебно-воспитательного процесса и организационно-управленческой деятельности понимается процесс создания и использования программных средств и систем на базе ИКТ для ведения делопроизводства, создания систем управления и облегчения принятия решений в образовательном учреждении в процессе профессиональной деятельности учителя-предметника, методиста, организаторов учебно-воспитательного процесса и руководителей учреждения.
  Актуальность проблемы автоматизации информационно-методического обеспечения обусловлена рядом факторов:
  - увеличение объема информационно-методического обеспечения образовательного процесса, информации о процессе протекания, сбора и анализа результатов деятельности субъектов образовательного процесса затрудняет своевременное принятие необходимых управленческих решений без применения средств автоматизации;
  - необходимость обработки большого объема текущей информации требует поиска, разработки и внедрения современных средств автоматизации, позволяющих принимать оптимальные управленческие решения по результатам деятельности образовательного учреждения;
  - работа образовательного учреждения в инновационном режиме требует обновления информационно-методического обеспечения образовательного процесса, многогранного анализа всех сторон образовательной деятельности, прослеживания динамики изменений и своевременной корректировки разных сторон его деятельности.
  Перевод процесса управления деятельностью образовательного учреждения на безбумажную технологию позволяет избавить руководящие и педагогические кадры от рутинного труда, отнимающего много времени в делопроизводстве, планировании и ведении документации учебного процесса. Управленческая деятельность требует от руководящих работников постоянного анализа состояния дел, решения поставленных задач. Использование информационнокоммуникационных технологий позволяет осуществить оптимальное взаимодействие управляемой и управляющей подсистем школы. Автоматизация процессов управления деятельностью образовательного учреждения должна со временем стать нормой в повседневной работе руководителей, организаторов учебного процесса, всего педагогического коллектива.
  Основными направлениями автоматизации управления процессами документооборота, управления организационной деятельностью образовательного учреждения, а также автоматизации информационнометодического обеспечения учебного процесса на базе ИКТ, являются:
  1) сбор, обработка, оформление, хранение, поиск необходимых документов;
  2) обеспечение сквозной доступности к документам без их дублирования на бумаге, поддержка на различных уровнях «безбумажного» общения субъектов образовательного процесса;
  3) дистанционная работа с информационно-методическим обеспечением деятельности ОУ всех субъектов образовательного процесса;
  4) централизованная подготовка информационно-методического обеспечения образовательного процесса и персональное использование необходимой информации, в том числе телекоммуникационными средствами взаимодействия;
  5) подготовка и обмен информацией между базами данных системы управления разного уровня с целью обеспечения автоматизации документооборота и процессов управления деятельностью образовательного учреждения и системы образования в целом;
  6) организация централизованного или распределенного хранения созданных или приобретенных информационно-методических материалов и средств обучения с целью наиболее полного обеспечения образовательного процесса;
  7) обмен опытом или разработанными методиками применения информационного и программно-методического обеспечения образовательного процесса;
  8) расширение доступа к распределенным образовательным ресурсам для полноценного ведения образовательного процесса;
  9) обеспечение необходимого контроля как уровня созданного и используемого информационно-методического обеспечения, так и качества подготовки учащихся в образовательном учреждении.
  Во многом эффективность автоматизации образовательной и управленческой деятельности учреждения определяется подготовкой руководящих и педагогических кадров в области использования ИКТ. Прежде чем внедрять ИКТ в управление образовательным учреждением руководителю необходимо иметь хотя бы минимальные пользовательские навыки работы на компьютере. Понимание руководителем образовательного учреждения проблем процесса управления, наличие у него пользовательских навыков работы на компьютере и использования автоматизированной системы управления является условием успешного внедрения ИКТ в жизнь школы, другого образовательного учреждения. Школа, являясь сложной социальной системой управления, состоит из отдельных звеньев, тесно связанных и взаимодействующих между собой и реализующих: учебную, учебно-методическую, учебно-воспитательную, управленческую, хозяйственную, кадровую, другие виды деятельности. Информационные потоки, циркулирующие в автоматизированной системе, объединяют в единое информационное поле все звенья управления. Придание этим потокам целенаправленного характера обеспечивает эффективное функционирование системы на базе информационных и телекоммуникационных технологий. Рассмотрим основные направления автоматизации деятельности образовательного учреждения.