Автоматизация учета основных средств в бюджетной организации

Содержание I.   Введение                                                                        2 II. Обзор литературы                                                        3        2.1. Порядок учета основных средств                                        3

2.1.1. Общие положения по учету основных средств                3

2.1.2. Классификация и оценка основных средств                4

2.1.3. Амортизация основных средств                                7

       2.1.4. Восстановление основных средств                                9

2.1.5. Документальное оформление и аналитический                

          учет основных средств                                        9

2.1.6. Синтетический учет поступления и выбытия 

          основных средств                                                11

2.1.7. Инвентаризация основных средств                                14

2.2. Особенности учета основных средств в бюджетных учреждениях 15

2.3. Технические средства автоматизации учета основных средств        18

2.3.1. Общий анализ современного рынка  программного  

          обеспечения                                                        18

2.3.2 Обзор возможностей комплекса Вл1С: Предприятие 7.5В»        20

III. Практическое применение комплекса Вл1С: Предприятие 7.5В»        в сфере автоматизации учета основных средств                        25

3.1. Предварительная настройка комплекса                                25

3.1.1. Настройка констант                                                25

3.1.2. Настройка плана счетов и аналитического учета                26

3.1.3.Настройка справочников аналитической информации        27

3.2. Ввод входящей информации                                                29

       3.2.1. Ввод входящих сальдо                                        29

       3.2.2. Контроль корректности ввода входящей                         

                      информации                                                        30

3.3. Методика повседневного применения комплекса                        31

3.3.1. Средства автоматизации ввода хозяйственных операций        31

3.3.2. Автоматическое получение  отчетности.                        47

     Заключение                                                                50      Литература                                                                51      Приложения                                                                52 I. Введение

Современный бухгалтерский учет - это преимущественно компьютерный учет, который реализуется при помощи современных средств вычислительной техники и бухгалтерских программных продуктов. Бухгалтерская программа представляет собой достаточно сложный инструмент, предназначенный для автоматизации профессиональных функций вовсе непростой сферы человеческой деятельности. Эти факторы определяют относительную сложность применения программных продуктов для успешного и повседневного отражения хозяйственных актов в электронном формате.

Почему, казалось бы, имея на руках все необходимое для освоения программы (технические средства, литературу и т.д. и т.п.), подавляющее большинство ее пользователей не только не применяют эффективВнных приемов и возможностей программы, но частенько даже ничего не знают о них?

Дело в том, что бухгалтер, решившийся все-таки автоматизировать свою повседневную деятельность при помощи компьютера как правило сталкивается с рядом серьезных проблем примерно следующего содержания:

• Какую программу приобрести?
• Как обучиться работе с ней?
• Каким образом адаптировать ее к учетной политике своего учреждения?
• Как поддерживать ее в актуальном состоянии в условиях постоянного обновления законодательства?

В данной работе сделана попытка ответить на эти и ряд других  вопросов применительно к учету основных средств а также предложена модель автоматизации учета основных средств на платформе широко распространенного в России комплекса Вл1С: Предприятие тАУ 7.5В». В этом ключе работу можно предложить в качестве практического руководства по эксплуатации, ориентированного прежде всего на бухгалтеВнров, собирающихся приобрести компьютерную программу или только начинающих работать с ней.

II. Обзор литературы 2.1. Порядок учета основных средств

2.1.1. Общие положения по учету основных средств

В хозяйственной деятельности любой организации особая роль принадлежит основным средствам.

Методологические основы формирования в бухгалтерсВнком учете информации об основных средствах, находящихся в организации на праве собственности, хозяйственного веВндения, оперативного управления и договора аренды, опреВнделены в Положении по бухгалтерскому учету ВлУчет основВнных средствВ» (ПБУ 6/97), утвержденных приказом Минфина Российской Федерации от 3 сентября 1997 г. №65н (действует с 1 января 1995 г.).

       Основные средства - часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнеВннии работ или оказании услуг, либо для управления органиВнзацией в течение периода, превышающего 12 месяцев, или за обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяВнцев.

Не относятся к основным средствам и учитываются оргаВннизацией в составе средств в обороте (в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов) предметы, используВнемые в течение периода менее 12 месяцев независимо от их стоимости, предметы стоимостью на дату приобретения не более стократного установленного законом размера миниВнмальной месячной оплаты труда за единицу, независимо от срока их полезного использования.

       Под сроком полезного использования понимают период, в течение которого использование объекта основных средств призвано приносить доход организации или служить для выВнполнения целей деятельности организации, определяемых для принятых к бухгалтерскому учету основных средств в соотВнветствии с установленным порядком. Для отдельных групп основных средств срок полезного использования может опВнределяться исходя из количества продукции или иного натуВнрального показателя объема работ, ожидаемого к получению в результате использования этого объекта.

Не относятся к основным средствам и учитываются в соВнставе средств в обороте также:

• специальные инструменты и специальные приспособлеВнния независимо от их стоимости: специальная одежда, специальная обувь и постельные принадлежности независимо от их стоимости и срока служВнбы, за исключением постельных принадлежностей, чисВнлящихся в составе основных средств гостиниц;
• временные сооружения, приспособления и устройства, затраты по возведению которых относятся на себестоиВнмость строительно-монтажных работ в составе накладных расходов;
• тара для хранения товарно-материальных ценностей на складах или осуществления технологических процессов, стоимостью в пределах лимита;
• предметы, предназначенные для выдачи напрокат, незаВнвисимо от их стоимости;
• молодняк животных и животные на откорме, птица, кроВнлики, пушные звери, семьи пчел, а также подопытные животные;
• многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве материала;
• орудия лова (тралы, неводы, сети, мережи и прочие оруВндия лова) независимо от их стоимости и срока службы;
• бензомоторные пилы, сучкорезки, сплавной трос, сезонВнные дороги, усы и временные ветки лесовозных дорог, временные здания в лесу сроком эксплуатации до двух лет (передвижные обогревательные домики, котлопункты, пилоточные мастерские, бензозаправки и прочее).

Не относятся к основным средствам для целей бухгалтерВнского учета также машины и оборудование, и иные аналогичВнные предметы, числящиеся как готовые изделия на складах организаций-изготовителей, как товары - на складах оргаВннизаций, занимающихся торговлей; предметы, сданные в монтаж или подлежащие монтажу, находящиеся в пути; каВнпитальные и финансовые вложения, иные долгосрочные инвестиции.

2.1.2. Классификация и оценка основных средств.

       Основные средства организации разнообразны по составу и назначению. Чтобы вести их учет, целесообразна классифиВнкация их по видам, назначению и характеру участия в проВнцессе производства продукции, выполнения работ и оказаВнния услуг, степени использования и по принадлежности.

Типовая классификация основных средств РФ по их виВндам установлена Общероссийским классификатором основВнных фондов (ОК 013-94), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. №359.

По классификационным видам ведется учет основных средств и составляется отчетность о наличии и движении осВнновных средств.

В зависимости от назначения в деятельности организации основные средства подразделяют на основные средства проВнизводственного и непроизводственного назначения.

Основные средства, которые используются для получеВнния дохода, то есть участвующие в производственном проВнцессе, классифицируют как производственные.

Основные средства, предназначенные для обслуживания культурно-бытовых нужд работников организации (жилищно-коммунальное хозяйство, клубы, детские сады и т.д.), относят к основным средствам непроизводственного назнаВнчения.

В составе основных средств обычно выделяют следующие виды:

• здания (кроме жилых);
• сооружения;
• жилища;
• рабочие и силовые машины и оборудование;
• средства транспортные;
• инвентарь производственный и хозяйственный;
• скот рабочий, продуктивный и племенной;
• насаждения многолетние; вычислительная техника и оргтехника;
• инструмент специализированный;
• прочие основные средства.

К отдельному виду основных средств относятся капитальВнные вложения на коренное улучшение земель (осушительВнные, оросительные и другие мелиоративные работы) и в аренВндованные объекты основных средств. При этом капитальные вложения в многолетние насаждения, коренное улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, относящихся к принятым в эксплуатацию плоВнщадям, независимо от окончания всего комплекса работ.

Обособленно в составе основных средств учитываются находящиеся в собственности организации земельные участВнки, объекты природопользования (вода, недра и другие приВнродные ресурсы).

Единицей бухгалтерского учета основных средств являетВнся инвентарный объект. Под инвентарным объектом основных средств понимается объект со всеми приспособлениями и приВннадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных саВнмостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения опВнределенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и приВннадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе  комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая таВнкая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Необходимым условием правильного учета основных средств является единый принцип их оценки.                                

Различают три вида оценки основных средств: первонаВнчальная, восстановительная и остаточная.

Первоначальная стоимость - это стоимость, по которой основные средства принимаются к бухгалтерскому учету на счеВнте 01 ВлОсновные средстваВ». Ее определение зависит от спосоВнба поступления основных средств в организацию. Первоначальной стоимостью основных средств, приобВнретенных за плату, признается сумма фактических затрат оргаВннизации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возВнмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных закоВннодательством Российской Федерации).

Фактические затраты на приобретение, сооружение и изВнготовление основных средств складываются из:

• суммы, уплачиваемой в соответствии с договором поставВнщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемой организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договоВнрам;
• суммы, уплачиваемой организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств;
• регистрационных сборов, государственной пошлины и других аналогичные платежей, произведенных в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств: таможенной пошлины и иных платежей;
• не возмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением объекта основных средств;
• вознаграждения, уплачиваемого посреднической органиВнзации. через которую приобретен объект основных средств;
• иных затрат, непосредственно связанных с приобретениВнем. сооружением и изготовлением объекта основных средств.

Не включаются в фактические затраты на приобретение основных средств общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаВнны с приобретением основных средств.

Первоначальной стоимостью основных средств, внесенВнных в счет вклада в уставный (складочный) капитал органиВнзации, признается их денежная оценка, согласованная учреВндителями (участниками) организации, если иное не предусВнмотрено законодательством Российской Федерации.

Первоначальной стоимостью основных средств, полученВнных организацией по договору дарения и в иных случаях безВнвозмездного получения, признается их рыночная стоимость на дату оприходования.

Первоначальной стоимостью основных средств, приобВнретенных в обмен на другое имущество, отличное от денежных средств, признается стоимость обмениваемого имущеВнства, по которой оно было отражено в бухгалтерском баланВнсе.

Основные средства в процессе использования теряют свои физические и технико-экономические качества, другими слоВнвами изнашиваются. Износ основных средств учитывается на счетах износа. Разность между балансовой стоимостью основВнных средств и суммой накопленного износа называется остаточной стоимостью основных средств. Оценка одинаковых объектов основных средств, введенВнных в эксплуатацию в различное время, может быть различВнной. Это зависит от времени, места и способа сооружения и приобретения основных средств. Поэтому возникает необхоВндимость в определении восстановительной стоимости основВнных средств. Под восстановительной стоимостью понимают стоимость воспроизводства основных средств, то есть сооруВнжения и приобретения, исходя из действующих цен на моВнмент переоценки.

Положением по бухгалтерскому учету основных средств допускается изменение первоначальной стоимости основВнных средств в случаях достройки, дооборудования, реконВнструкции и частичной ликвидации соответствующих объекВнтов с отнесением увеличения (уменьшения) первоначальВнной стоимости основных средств на добавочный капитал организации.

Организация имеет также право не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать объекты осВнновных средств по восстановительной стоимости путем инВндексации или прямого пересчета по документально подтверВнжденным рыночным ценам с отнесением возникающих разВнниц на добавочный капитал организации, если иное не устаВнновлено законодательством Российской Федерации.

2.1.3. Амортизация основных средств

В общем случае стоимость объектов основных средств погаВншается посредством начисления амортизации. Вместе с тем амортизационные отчисления не производятся по следуюВнщим объектам основных средств:

• полученным по договору дарения и безвозмездно в проВнцессе приватизации;        
• жилищному фонду;
• объектам внешнего благоустройства и другим аналогичВнным объектам лесного хозяйства, дорожного хозяйства;
• специализированным сооружениям судоходной обстановки и подобным объектам;
• продуктивному скоту, буйволам, волам и оленям;
• многолетним насаждениям, не достигшим эксплуатациВнонного возраста;
• приобретенным изданиям (книги, брошюры и т.п.);

Не подлежат амортизации также объекты основных средств, потребительские свойства которых с течением вреВнмени не изменяются. К ним относятся земельные участки и объекты природопользования.

С начислением амортизации тесно связано понятие срока полезного использования объекта основных средств. Под ним понимают период, в течение которого использование объекВнта основных средств призвано приносить доход организации или служить для выполнения ее уставных целей. Срок полезВнного использования определяется организацией при приняВнтии объекта к бухгалтерскому учету.

Определение срока полезного использования объекта осВнновных средств при его отсутствии в технических условиях или неустановлении в централизованном порядке произвоВндится исходя из:

• ожидаемого срока использования этого объекта в соотВнветствии с ожидаемой        производительностью или мощноВнстью применения;
• ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы планово-предупреВндительных всех видов ремонта;
• нормативно-правовых и других ограничений использоваВнния этого объекта (например, срок аренды).

Амортизация объектов основных средств производится одВнним из следующих способов начисления амортизационных начислений:

• линейный способ;
• способ уменьшаемого остатка;
• способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;
• способ списания стоимости пропорционально объему проВндукции (работ).

Применение одного из способов по группе однородных объектов основных средств производится в течение всего его срока полезного использования.

В течение срока полезного использования объекта основВнных средств начисление амортизационных отчислений не приостанавливается, кроме случаев их нахождения на реконВнструкции и модернизации по решению руководителя оргаВннизации и основным средствам, переведенным по решению руководителя организации на консервацию на срок более трех месяцев.

Наиболее распространенным в бухгалтерской практике является линейный способ начисления износа. Годовая сумма начисления амортизационных отчислений определяется при линейном способе исходя из первоначальной стоВнимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.   

       В течение отчетного года амортизационные отчисления по объектам основных средств начисляются ежемесячно, незаВнвисимо от применяемого способа начисления, в размере 1/12 годовой суммы.

В сезонных производствах годовая сумма амортизационВнных отчислений по основным средствам начисляется равноВнмерно в течение периода работы организации в отчетном году.

При способе списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) начисление амортизационных отчислеВнний производится, исходя из натурального показателя объВнема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта основных средств и предВнполагаемого объема продукции (работ) за весь срок полезВнного использования объекта основных средств.

Амортизационные отчисления по объекту основных средств начинаются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и начисляютВнся до полного погашения стоимости этого объекта либо спиВнсания этого объекта с бухгалтерского учета в связи с прекраВнщением права собственности или иного вещного права.

Амортизационные отчисления по объекту основных средств прекращаются с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта или списания этого объекта с бухгалтерского учета.

Начисление амортизационных отчислений приостанавлиВнвается на период восстановления объектов основных средств, продолжительность которого превышает 12 месяцев.

Амортизационные отчисления по основным средствам отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к коВнторому они относятся, и начисляются независимо от резульВнтатов деятельности организации в отчетном периоде.

2.1.4. Восстановление основных средств

Восстановление объектов основных средств может осущестВнвляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции.

Затраты на восстановление объектов основных средств отраВнжаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся. При этом затраты на модернизацию и реконстВнрукцию объектов основных средств после их окончания могут увеличивать первоначальную стоимость таких объектов и отноВнсятся на добавочный капитал организации, если эти затраты улучшают (повышают) ранее принятые нормативные показатеВнли функционирования (срок полезного использования, мощВнность, качество применения и т.п.) объектов основных средств.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, замена кажВндой такой части при восстановлении учитывается как выбыВнтие и приобретение самостоятельного инвентарного объекта.

2.1.5. Документальное оформление и аналитический учет          основных средств

Для документального оформления операций поступления и выбытия основных средств используются следующие унифиВнцированные формы:

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1)

       Применяется для зачисления в состав основных средств отВндельных объектов, поступивших путем:

• приобретения за плату у других организаций;
• строительства хозяйственным и подрядным способом;
• получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;
• внесения учредителями (участниками) в счет их вкладов в уставный (складочный) капитал;
• получения в хозяйственное ведение или оперативное упВнравление;
• взятия в аренду с последующим выкупом;
• получения по акту дарения;
• передачи в совместную деятельность и доверительное упВнравление; передачи в обмен на другое имущество и другими способаВнми не противоречащими действующему законодательству.

Документ применяется для учета ввода объектов в экспВнлуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен оформляться в особом порядке, для офорВнмления внутреннего перемещения основных средств из одВнного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запаВнса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава осВнновных средств при передаче, продаже другой организации.

При оформлении приемки основных средств акт (накладВнная) составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект основных средств членами приемочной комиссии, наВнзначаемой распоряжением (приказом) руководителя органиВнзации. Для однотипных объектов, имеющих одинаковую стоВнимость и принятых к учету в одном календарном месяце, допускается составление общего акта. Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической документациВней, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтеВнрию организации, подписывается главным бухгалтером и утВнверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт (накладная) выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатВнчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй тАФ структурному подраздеВнлению организации-сдатчика.

Выбытие основных средств в результате продажи или пеВнредачи сторонним организациям оформляется актом (накладВнной). на основании данных которого в бухгалтерии органиВнзации делается соответствующая запись в инвентарной карВнточке учета основных средств (форма №ОС - 6).

Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3)

Применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.

Акт, подписанный работником структурного подразделеВнния организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производившей реВнмонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтеВнрию организации.

Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняВнет сторонняя организация, акт составляется в двух экземпВнлярах. Первый экземпляр остается у организации, второй передают организации, проводившей ремонт, реконструкВнцию, модернизацию.

Акт на списание основных средств (форма № ОС-4)

Применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных средств).

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается члеВннами комиссии, утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, втоВнрой тАФ остается у лица, ответственного за сохранность основВнных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, маВнтериалов, металлолома.

Акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4 а)

Применяется для оформления списания автотранспортных средств.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, утверждается руководителем или лиВнцом, на это уполномоченным. Первый экземпляр с докуВнментом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передаВнется в бухгалтерию, второй тАФ остается у лица, ответственВнного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальВнных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6)

Применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных основных средств, постуВнпивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеВнющих одно и то же производственно-хозяйственное назначеВнние, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов. В случае группового учета карВнточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, до-оборудования, реконструкции, модернизации, по капитальВнному ремонту и списанию.

Акт о приемке оборудования (форма № ОС-14)

Применяется для оформления поступившего на склад обоВнрудования к установке.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приВнемной комиссией. Первый экземпляр вместе с сопроводительными докуменВнтами перелается в бухгалтерию для отражения в учете, втоВнрой остается у заведующего складом.

Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-15)

Применяется для оформления передачи оборудования монВнтажной организации.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается уполВнномоченными представителями организации заказчика и монВнтажной организации. Первый экземпляр передается монтажной организации, второй - в бухгалтерию для отражения в учете.

2.1.6. Синтетический учет поступления и выбытия основных средств

Для синтетического учета основных средств используются следующие балансовые счета:

• 01 ВлОсновные средстваВ» в разрезе субсчетов 01.1 ВлСобВнственные основные средстваВ» и 01.2 ВлАрендованное имуВнществоВ»;
• 03 ВлДоходные вложения в материальные ценностиВ», субВнсчет 03.1 ВлИмущество для сдачи в арендуВ»;
• 02 ВлИзнос основных средствВ» в разрезе субсчетов 02.1 ВлИзнос собственных основных средствВ» и 02.2 ВлИзнос имуВнщества, сданного в арендуВ».

Кроме того, для учета используются следующие забаланВнсовые счета:

• 001 ВлАрендованные основные средстваВ»;
• 014 ВлИзнос жилищного фондаВ»;
• 015 ВлИзнос объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектовВ»;
• 021 ВлОсновные средства, сданные в арендуВ».

Отражение в учете поступления основных средств завиВнсит от того, каким образом они приобретены.

Чаще всего основные средства приобретаются у поставВнщиков или вводятся в эксплуатацию законченным строительВнством. В этом случае учет поступления регулируется ПоложеВннием по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций. утвержденных Минфином России от 30 декабря 1993 г. №160.

Согласно Положению, под долгосрочными инвестицияВнми понимаются затраты на создание, увеличение размеров, а также приобретение внеоборотных активов длительного пользования, не предназначенные для продажи. В Плане счетов для учета этих затрат предусмотрен баланВнсовый счет 08 ВлКапитальные вложенияВ». По дебету счета собираются затраты, с кредита счета списывается первоначальная стоимость объекта при передаче его в эксплуатацию, а также сумма затрат, покрываемых за счет источников инвестиций.

Для отражения затрат по конкретным видам капитальных вложений в основные средства на счете открываются субсчета:

• 08.1 ВлПриобретение земельных участковВ»;
• 08.2 ВлПриобретение объектов природопользованияВ»;
• 08.3 ВлСтроительство объектов основных средствВ»;
• 08.4 ВлПриобретение отдельных объектов основных средствВ»;
• 08.5 ВлЗатраты, не увеличивающие стоимость основных средствВ»;
• 08.11 ВлПриобретение отдельных объектов основных средств по договору лизингаВ».

Затраты, собираемые по дебету счета 08 ВлКапитальные вложенияВ», подразделяют на включаемые в первоначальную стоимость объектов основных средств и не включаемые в первоначальную стоимость.

Затраты, не включаемые в первоначальную стоимость осВнновных средств, в свою очередь, делятся на предусмотренВнные в сводных сметных расчетах стоимости строительства и не предусмотренные в расчетах.

К первым относятся:

• затраты на подготовку эксплуатационных кадров для осВнновной деятельности строящихся предприятий;
• расходы перспективного характера, связанные со строиВнтельством объектов, в случае невозможности их включеВнния в дальнейшем в стоимость строительства объектов;
• средства, передаваемые на строительство объектов в поВнрядке долевого участия, если построенные объекты будут приняты в эксплуатацию в собственность другими оргаВннизациями;
• расходы, связанные с возмещением стоимости строений и посадок, сносимых при отводе земельных участков под строительство.

К затратам, не предусмотренным в сводных сметных расВнчетах стоимости строительства, относятся:

• расходы по оплате процентов по кредитам банков сверх учетных ставок, установленных Центральным Банком РосВнсийской Федерации;
• расходы по сносу, демонтажу и охране объектов, прекраВнщенных строительством;
• расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и неустоек за нарушения в финансово-хозяйственной деВнятельности и др.

Для определения разряда затрат на счете 08 ВлКапитальВнные вложенияВ» ведется аналитический учет в разрезе объекВнтов и видов работ.

Оборудование, предназначенное для монтажа, первонаВнчально учитывается на счете 07 ВлОборудование к установкеВ».

По мере передачи оборудования в монтаж оно списывается с кредита счета 07 ВлОборудование к установкеВ» в дебет счета 08 ВлКапитальные вложенияВ». По мере передачи объектов в эксплуатацию составляется акт (накладная) по форме № ОС-1, а первоначальная стоимость объекта отражается в бухгалтерском учете записью в дебет счета 01 ВлОсновные средстваВ» или 03 ВлДоходные вложения в материВнальные ценностиВ» с кредита счета 08 ВлКапитальные вложенияВ».

В том случае, когда основные средства поступают не в реВнзультате капитальных вложений, счет 08 ВлКапитальные вложеВннияВ» не используется.

Первоначальная стоимость основных средств, сформированная по правилам Положения, в этом слуВнчае отражается записью по дебету счета 01 ВлОсновные средстваВ» с кредита источников поступления, например, 75.1 ВлРасчеты по вкладам в уставный (складочный) капиталВ», 87.3 ВлБезвозмездно полученные ценностиВ», 88.4 ВлФонд социальной сферыВ» и т.д.

Если иное не установлено нормативными актами, то сумма затрат организации на приобретение и строительство основВнных средств возмещается через амортизационные отчислеВнния. В бухгалтерском учете амортизационные отчисления отВнражаются на пассивном счете 02 ВлИзнос основных средствВ», который имеет два субсчета:

• ВлИзнос собственных основных средствВ»;
• ВлИзнос имущества, сданного в арендуВ».

Сумма начисленного износа основных средств ежемесячВнно оформляется проводками по кредиту счета 02 ВлИзнос осВнновных средствВ» в корреспонденции с дебетом счетов:

• 20 ВлОсновное производствоВ»;
• 25 ВлОбщепроизводственные расходыВ»;
• 26 ВлОбщехозяйственные расходыВ»;
• 44 ВлИздержки обращенияВ»;
• 80 ВлПрибыли и убыткиВ»;
• 88 ВлНераспределенная прибыль (непокрытый убыток)В» и т. д.

Стоимость объекта основных средств, который выбывает или постоянно не используется для производства продукции, выВнполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации, подлежит списанию с бухгалтерского баланса в следующих случаях:

• продажи;
• безвозмездной передачи;
• списания в случае морального и физического износа;
• ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;
• передачи в виде вклада в уставный (складочный) капиВнтал других организаций.                        

Если списание объекта основных средств производится в результате его продажи, то выручка от реализации принимаВнется к бухгалтерскому учету в сумме, согласованной стороВннами в договоре.

Доходы, расходы и потери от списания с бухгалтерского баланса объектов основных средств отражаются в бухгалтерВнском учете в отчетном периоде, к которому они относятся. Доходы, расходы и потери от списания объектов основных средств с бухгалтерского баланса подлежат зачислению соВнответственно в прибыль или убыток организации.

Синтетический учет выбытия (снятия с баланса) основВнных средств осуществляется с использованием счетов 01 ВлОсновные средстваВ», 03 ВлДоходные вложения в материальВнные ценностиВ», 02 ВлИзнос основных средствВ» и 47 ВлРеализаВнция и прочее выбытие основных средствВ».

Во всех случаях выбытия собственных основных средств списание их с учета производится записями по дебету счета 47 ВлРеализация и прочее выбытие основных средствВ» с креВндита субсчета 01.1 ВлСобственные основные средстваВ» на баВнлансовую стоимость основного средства и по дебету счета 02.1 ВлИзнос собственных основных средствВ» с кредита счета 47 на сумму начисленной амортизации.

2.1.7. Инвентаризация основных средств

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности проводится инвентаризация основных средств. Она проводится один раз в три года (для библиотечных фондов тАФ один раз в пять лет), за исключением случаев обязательного проВнведения инвентаризации (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, ликвидация организации и т.д.).

Инвентаризация основных средств проводится в соответВнствии с Методическими указаниями по инвентаризации имуВнщества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49.

Инвентаризация основных средств включает в первую очередь проверку наличия документального оформления, то есть наличие и состояние инвентарных карточек, наличие и состояние техниВнческих паспортов и документации, наличие документов на основВнные средства, полученные или сданные в аренду и т.д.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, соВнстав которой утверждается распоряжением (приказом) руВнководителя.

В результате проверки фактического наличия инвентариВнзационная комиссия составляет инвентаризационную опись по форме № инв-1 (код ОКУД 0309001) в разрезе видов и объектов основных средств и мест их нахождения.

Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей по форме № инв-18 (код по ОКУД 0309017) и оцениваются по рыночной стоВнимости с определением степени изношенности объекта.

Объекты основных средств, оказавшиеся в излишке или ранее не учтенные, подлежат оприходованию на баланс с отВннесением остаточной стоимости на финансовые результаты.

Недостача основных средств списывается с кредита субВнсчета 01.1 ВлСобственные основные средстваВ» в дебет счетов 02.1 ВлИзнос собственных основных средствВ» на сумму начисВнленного износа и 84 ВлНедостачи и потери от порчи ценносВнтейВ» на сумму разницы между балансовой стоимостью осВнновных средств и суммой начисленного износа.

Недостача относится на материально ответственных лиц (в дебет субсчета 73.3 ВлРасчеты по возмещению материальВнного ущербаВ» с кредита счета 84 ВлНедостачи и потери от порчи ценностейВ»).

Потери основных средств от стихийных бедствий отноВнсятся на финансовые результаты (в дебет счета 80 ВлПрибыли и убыткиВ»).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после окончания инвентаризации.

2.2. Особенности учета основных средств в бюджетных учреждениях.

       Основные средства бюджетного учреждения представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, используемых в качестве средств труда и действующих в течение длительного времени. К ним относятся:

• здания;
• сооружения;
• передаточные устройства;
• рабочие машины и оборудования;
• измерительные и регулирующие приборы и устройства;
• вычислительная техника;
• транспортные средства;
• производственный и хозяйственный инвентарь;
• многолетние насаждения;
• прочие основные средства.

       Основные средства бюджетного учреждения отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим затратам их приобретения, сооружения и изготовления.

       К основным средствам, в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, не относятся предметы, приобретенные по цене ниже лимита, установленного Минфином России и действовавшего на момент приобретения, независимо от срока их службы.

       Основные средства учитываются по первоначальной стоимости, а предметы, которые переоценивались тАУ по восстановительной стоимости. Учтенная на бухгалтерских счетах первоначальная (восстановительная) стоимость объектов основных средств может изменяться лишь при проведении работ по достройке, дооборудованию или реконструкции, увеличивающих их стоимость.

       Основные средства в учреждении могут поступать в результате приобретения за счет средств бюджета или безвозмездного получения от других организаций.

       Основные средства, пришедшие в негодность, списываются в установленном порядке. В случае нарушения действующего порядка списания с баланса основных средств, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям (уничтожение, сжигание и т.п.), виновные в этом лица привлекаются к ответственности в установленном порядке.

       Все полученные, безвозмездно переданные, а также выбывшие основные средства отражаются в учете по балансовой стоимости.

       Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам. Отдельным инвентарным объектом считается законченное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями или предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.

       Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер.

       Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на период его нахождения в учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.

       Стоимость приобретенных основных средств в бухгалтерии записываются в дебет соответствующих субсчетов счета 01 и кредит соответствующих субсчетов разд. V тАЬДенежные средстватАЭ или разд. VII тАЬРасчетытАЭ. Одновременно делается запись по дебету соответствующего субсчета счета 20 или 21 и кредиту субсчета 250.

       На сумму выбывших из эксплуатации основных средств производится запись по кредиту соответствующих субсчетов счета 01 и дебету субсчетов 020, 250.

       Поступление в эксплуатацию основных средств оформляется актом приемки-передачи, в котором приводятся характеристика объекта, его балансовая стоимость и сумма износа. Акт с технической документацией передается в бухгалтерию.

       При поступлении основных средств в учреждение материально-ответственные лица на документе поставщика или на акте приемки расписывается в получении этих ценностей.

       Для списания пришедшим в негодность основных средств составляются акты о ликвидации основных средств в бюджетных учреждениях; акты о ликвидации транспортных средств и т.д.

       Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в  накопительной ведомости тАУ мемориальном ордере № 9. Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу. При этом в графе тАЬИтоготАЭ записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу тАЬЖурнал-главнаятАЭ.

       Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках форм ОС-6  и ОС-8. Карточки ведутся по каждому инвентарному объекту. Карточка формы ОС-6 предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств. Карточка формы ОС-8 служит для учета многолетних насаждений. Эти карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств. Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств с указанием года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее число страниц. Нумерация ведется по каждой группе, начиная с №1.

       Карточки хранятся в картотеках бухгалтерии и располагаются по соответствующим субсчетам и группам с подразделением внутри их по материально-ответственным лицам.

       В процессе эксплуатации основные средства постепенно изнашиваются, т.е. их первоначальная стоимость постоянно уменьшается. Для этого необходимо ежегодно производить начисление износа.

       Учреждение применяет порядок равномерного начисления износа по основным средствам в течение срока их полезного использования, величина которого зависит от двух факторов: величины первоначальной стоимости основных средств, сложившейся из покупной стоимости, затрат на транспортировку, монтаж, установку и норм амортизационных отчислений.

       Износ определяется и учитывается по зданиям, сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудованию,  производственному и хозяйственному инвентарю, транспортным средствам. Необходимо помнить, что начисленная сумма износа не может составлять свыше 100% стоимости основных средств. Ежегодно из карточек сумма износа записывается в ведомость. На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчета 020. После сумма износа по мемориальному ордеру записывается в книгу тАЬЖурнал-главнаятАЭ.

       Согласно постановлениям Правительства РФ, начиная с 1992 года проводятся регулярные переоценки основных средств. Основные средства переоцениваются по восстановительной стоимости, путем умножения их балансовой стоимости на соответствующий индекс (коэффициент).

       Переоценки подлежат все основные средства, находящиеся в собственности организаций, их хозяйственном ведении.

       Переоценка производится в течение года, без отражения в бухгалтерском учете  и отчетности результатов в текущем году.

2.3. Технические средства автоматизации учета основных средств

2.3.1. Общий анализ современного рынка программного обеспечения

Выбор программ предлагаемый сегодня разработчиками, впечатляет и пугает. Каждый заявляет, что его программа лучшая. Трудно разобраться во всем этом многообразии.

Однако далеко не всем фирмам, занимаВнющимся индустрией программВнных технологий, удается открыть формулу успеха и Влсводить БаВнлансВ» интересов со своими партВннерами, пользователями, конкуВнрентами, с государством, многие годы получать положительное ВлСальдоВ» практически на всех наВнправлениях этого нелегкого пуВнти в условиях нынешней российВнской действительности.

Среди отечественных разработчиков прикладного экономического программного обеспечения особо выделяются следующие: 1С, АйТи, Галактика, ДИЦ, Интеллект-Сервис, Информатик, Иифософт, Ий-фин, Инэк, КомТех +, Ланке, ЛокИС, Никос-софт, Парус, R-Style, Цефей, Электронные деньги, а из разВнработчиков информационно тАУ правовых систем - Гарант, ЦКР (Кодекс), Консультант + и другие.

То, что развитие идет по спираВнли, наглядно видно на примере деятельности корпорации ВлГаВнлактикаВ», которая прошла терниВнстый путь длиною в 12 лет: от разработки индивидуальных заВнказных и локальных отраслевых программ к универсальным тиВнражируемым комплексам и обВнратно, к отраслевым, но уже на значительно более высоком уровВнне. Создание новых технологий управления, неотъемлемой часВнтью которых являются корпораВнтивные информационные систеВнмы и программные комплексы - вот основная ВлгалактическаяВ» лиВнния сегодня. Корпорация ВлГаВнлактикаВ» разработала широкий спектр отраслевых решений, учитывающих особенности различных бизнес - процессов. Новые модули системы ВлГалактикаВ» - ВлТехническая подготовка проВнизводстваВ», ВлУправление розничной торВнговлейВ», ВлКредиты, векселя, займыВ», ВлСпецодеждаВ», ВлЭкспорт-импортВ» - суВнщественно расширяют возможноВнсти адаптации типовых решений корпорации применительно к отрасВнлевой специфике.

ВлИнтеллект-СервисВ» - один из ведущих производителей проВнграммных продуктов для автоВнматизации бухгалтерского учета, торговли и управления. КомпаВнния основана в 1990 г. ЦентральВнный офис находится в Москве, работают филиалы в Киеве и Минске. Общая численность перВнсонала - более 300 человек и свыВнше 500 дилеров в различных реВнгионах России, Украины и Беларуси. Кроме программ фирВнма осуществляет поставку комВнпьютеров, оргтехники, торговоВнго оборудования, установку и поддержку локальных сетей, заВннимается обучением персонала клиентов и пр. Оборот компании в 1998 г. составил более 5 млн. долл. Программы серии ВлБЭСТВ», известные многим тысячам пользователей, пополнились на сегодняшний день новыми разработками: системой ВлБЭСТ-ФВ» - для анализа финансово-хозяйственной деВнятельности; ВлБЭСТ - МаркетингВ» - для проведения маркетингового анализа эффективности рекламы, рынков, товаров, конкуренВнтов и прочие; ВлБЭСТ - ПлановикВ» предназВнначена для автоматизации планироваВнния деятельности предприятий. Для розничной торговли выпущен вариВнант ВлБЭСТ-4-МагазинВ», имеющий связь с кассовым и торговым оборуВндованием, удаленным магазином (филиалом). Кассовый программный модуль ВлБЭСТ-КПМВ» автоматизируВнет рабочее место кассира-операциоВнниста.

Компании ВлИнфософтВ» в янваВнре 1999 г. исполнилось 10 лет, возВнраст по нынешним временам неВнмалый. Эта фирма - одна из немногих серьезно и последоваВнтельно занимавшаяся автоматиВнзацией учета в промышленносВнти, успешно осваивала и другие отрасли, в том числе и бюджетВнную сферу. За этот период создано три поколения программных продуктов, получивших признаВнние многих тысяч пользователей самых разных сфер деятельности: комплекс ВлБухучет-Финансы-БизнесВ»; сетевая бухгалтерская система ВлИнтеграторВ», програмВнма ВлЗарплатаВ»; программВнные модули корпоративной сисВнтемы.

Фирма Вл1СВ» сохраняет несокрушимость и уверенность позиций лидера. ЗаВнкончив прошедший кризисный год с рекордным оборотом в 17,2 млн. долл., фирма не сверВннула ни одного своего проекта. Продукция фирмы Вл1СВ» и ее деВнятельность получают все больВншее признание и распространеВнние. Опрос показал, что около 46% фирм тАУ пользователей ПО отдаВнют предпочтение продукции Вл1СВ».

Среди наиболее популярных программных продуктов фирмы Вл1СВ» особое место занимают программы системы Вл1С:Предприятие 7.5В». Существуют модификации этого комплекса для отраслевых применений, бюВнджетных организаций, для торговли, медицины, автотранспортных предВнприятий, учета по международным стандартам и др., системы Вл1С:Предприятие 7.5В» с англоязычным и укВнраинским интерфейсами, конвертор табличных документов Вл1С:Предприятия 7.5В» для Microsoft Excel и многое другое. Отметим, что объемы продаж программ Вл1С:Предприятие 7.5В» (платВнформа V7) составили, к примеру, в феврале 1999 г. 66% общего объема фирмы.

Это говорит о желании пользоваВнтелей получить самые современные технологии и программы (хотя моВнжет быть и более дорогие), а также об эффективности и правильности предпринимаемых усилий и вложеВнний фирмы.

Спектр новых разработок фирВнмы столь обширен, что трудно выВнделить какую-либо. Но все же наиВнболее значимой из них можно назвать, пожалуй, комплексную конВнфигурацию Вл1С:Предприятие 7.5В» -ВлБухгалтерия+ Торговля+ Склад+ Зарплата+ КадрыВ» , позволяющую организовать в единой системе эфВнфективный всесторонний учет фирВнмы. В комплект данной поставки, кроме того, входит база Вл1С:ГАРАНТ. Правовая поддержкаВ» по бухгалтерВнскому и кадровому учету, налогообВнложению и предпринимательству, формируемая фирмой Вл1СВ» совместВнно с ВлГарант-СервисВ».

Учитывая сложность сегодняшней ситуации, фирма Вл1СВ» выпусВнтила ряд недорогих ВлантикризисныхВ» вариантов своих популярных экоВнномических программ стоимостью в среднем примерно в два раза ниже обычных версий. Их использование дает возможность эффективной раВнботы предприятиям с очень ограниВнченными финансовыми ресурсами,

Никто не утверждает, что бухгалтер должен обладать знаВнниями и навыками программиста-профи. Между тем грань, их разделяющая, становится год от года все более неразличиВнмой. И причины, этому способствующие, лежат на поверхноВнсти. Дело состоит в том, что сколько есть предприятий - столько существует и рабочих планов счетов, столько есть и традиций ведения учета (вариантов учетной политики предВнприятия). Производители программных продуктов, учитывая это обстоятельство и пытаясь сделать свой товар универсальВнным, вынуждены выпускать на рынок программы, требующие проведения целого комплекса предварительных настроек. НеВнкоторые из них однозначно требуют от бухгалтера-пользоватеВнля владения начальными навыками общения с вычислительВнной техникой. И эта тенденция год от года усиливается.

2.3.2 Обзор возможностей комплекса

Вл1С: Предприятие 7.5В»

Вл1С:Предприятие 7.5В» является мощной системой предназначенной для комплексной автоматизации бухгалтерского учета во всех мыслимых масштабах. Компонентность этой системы позволяет в каждом индивидуальном случае подобрать оптимальное решение, учитывающее специфику организации. Набор компонент может определяться индивидуально и в последствии пополняться.

Компонента ВлБухгалтерский учетВ» предназначена для учета наличия и движения средств предприятия. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами Вл1С: ПредприятияВ» в любых ВлсоотношенияхВ».

Вл1С: Бухгалтерия 7.5В» позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета, а именно:

• учет операций по банку и кассе;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет материалов и МБП;
• учет товаров и услуг;
• учет производства продукции;
• учет валютных операций;
• учет взаиморасчетов с организациями;
• учет расчетов с подотчетными лицами;
• учет расчетов по зарплате;
• учет расчетов с бюджетом и др. разделы учета.

Вл1С: Бухгалтерия 7.5В» позволяет реализовать самые гибкие схемы учета. А именно, предусмотрено:

• использование нескольких планов счетов одновременно;
• многоуровневые планы счетов;
• многомерный, многоуровневый количественный аналитический учет;
• многовалютный учет по неограниченному числу валют;
• ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий.

Вл1С: Бухгалтерия 7.5В» позволяет автоматизировать подготовку, печать и хранение  любых первичных документов:

• платежные поручения;
• счета на оплату и счета-фактуры;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• накладные, требования, доверенности  и др. другие документы.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

Исходной информацией в Вл1С: Бухгалтерии 7.5В» является операция, которая отражает реальный хозяйственный акт, произошедший на предприятии.

Каждая операция может содержать бухгалтерские проводки для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Проводки ВлпринадлежатВ» операции и всегда существуют вместе с операцией.

Операции могут формироваться автоматически на основе вводимых документов. Вместе с операцией документ может порождать бухгалтерские проводки. Такой способ позволяет быстро вводить большое количество проводок, например, при начислении амортизации основных средств.

Операции могут вводиться вручную. Для удобного ввода операций Вл1С: Бухгалтерия 7.5В» использует типовые операции - сценарии формирования бухгалтерских проводок для оформления типовых актов хозяйственной деятельности.

Вл1С: БухгалтерияВ» включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.  Это две группы отчетов:

Отчеты по синтетическому учету:

• оборотно-сальдовая ведомость;
• шахматная ведомость;
• главная книга;
• журнал-ордер и ведомость по счету;
• анализ счета - за период и по датам;
• карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

• оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;
• анализ счета в разрезе объектов аналитики;
• анализ объекта аналитики по счетам;
• карточка операций по объекту аналитики.

Вл1С: Бухгалтерия 7.5В»  включает набор форм бухгалтерской и налоговой отчетности Влна все случаи жизниВ». Эти формы ежеквартально обновляются фирмой Вл1СВ» и бесплатно распространяются среди зарегистрированных пользователей программы.

Вл1С:БухгалтерияВ» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии силами самих пользователей. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет:

• настраивать систему на различные виды учета и реализовать любую методологию учета;
• редактировать свойства справочников: изменять состав хранимой информации, количество уровней  вложенности;
• создавать новые справочники произвольной структуры;
• настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации;
• редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;
• изменять экранные и печатные формы документов;
• создавать новые журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам;
• редактировать формы и алгоритмы формирования стандартных отчетов;
• создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;
• описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

И, наконец, сервисные функции:

• контроль корректности вводимых проводок;
• табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);
• проверка возможности удаления "неиспользуемых" бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;
• возможность подключения компьютерного видеокурса и правовой системы Вл1С: ГарантВ»;
• поддержка "2000 года";
• управление правилами округления сумм.

Связь с другими приложениями Windows:

• возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться   данными практически с любой программой;
• встроенный язык содержит средства работы с файлами баз данных формата DBF.

     

Вл1С: Бухгалтерия 7.5В» поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

• управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;
• получать доступ к данным Вл1С: Бухгалтерии 7.5В» из других программ;
• вставлять в документы и отчеты Вл1С: Бухгалтерии 7.5В» объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы;
• размещать в документах и отчетах рисунки, графики и фотографии.

Развитые средства администрирования позволяют администратору системы:

• вести список пользователей системы;
• назначать пользователям пароли на вход в систему;
• назначать пользователям различные права на доступ к информации, обрабатываемой системой;
• формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели  инструментов;
• просматривать список работающих пользователей;
• получать историю работы пользователей.

Любая компонента Вл1С: ПредприятияВ» может использоваться как автономно,  так и совместно с другими компонентами.

При совместном использовании компоненты Вл1С: ПредприятияВ» не только работают с общими данным в одной информационной базе,  но и полностью объединяют свою функциональность. В этом случае пользователь работает,  фактически,  с единой системой,  комплексно отражающей хозяйственную деятельность предприятия с использованием возможностей установленных компонент. Предлагаемые фирмой Вл1СВ» конфигурации ВлТорговля+ Склад+ БухгалтерияВ» и ВлБухгалтерия+ Зарплата+ КадрыВ» представляют собой комплексные прикладные решения, совместно использующие возможности различных компонент системы Вл1С:ПреприятиеВ». Конфигурация ВлТорговля+ Склад+ БухгалтерияВ» предназначена для комплексной автоматизации торговых организаций. В данной конфигурации решена задача совмещения эффективной системы оперативного учета и управления торговыми операциями с корректным и методически правильным отражением торговых операций в бухгалтерском учете. Конфигурация ВлБухгалтерия+ Зарплата+ КадрыВ» предназначена для организаций, которым требуется автоматизировать ведение бухгалтерского учета, и при этом требуется сложный расчет зарплаты (для большого числа работающих и/или по разветвленной системе начислений-удержаний).

Для пользователей системы программ Вл1С: ПредприятияВ» фирма Вл1СВ» предлагает набор решений по подключению различного оборудования, применяемого в торговле и складском деле: контрольно-кассовых машин,  POS-терминалов,  сканеров и принтеров штрих-кодов,  дисплеев покупателя, электронных весов, терминалов сбора данных. Эти решения основаны на технологии внешних компонент и режимов экспорта-импорта информации.

Программные продукты системы Вл1С: ПредприятиеВ» способны ВлрастиВ» вместе с организаций, в которой они работают. Спектр программных продуктов системы Вл1С: ПредприятиеВ» включает однопользовательские и сетевые версии; версии,  работающие в архитектуре Влклиент-серверВ»,  а также дополнительную компоненту для организации обмена информацией между территориально удаленными филиалами организации. Все версии полностью функционально совместимы, что позволяет легко перейти от использования программы на одном рабочем месте к многопользовательским и распределенным вариантам использования системы.

III. Практическое применение комплекса Вл1С:Предприятие 7.5В» в сфере автоматизации учета основных средств.

3.1. Предварительная настройка комплекса

Прежде чем начинать работу с открытой бухгалтерской программой ее необходимо настроить на специфику учета в конкретной организации, а именно:

• настроить список констант и ввести их значения;
• настроить синтетическую и аналитическую структуру плана счетов;
• организовать структуру справочников;

               Проиллюстрируем пошаговое выполнение предварительной настройки программы на примере компьютерного учета основных средств.

3.1.1. Настройка констант

Константы в Вл1С: БухгалтерииВ» используются для хранения постоянной или условно-постоянной информации, например, полного наименования организации, юридического адреса, вида деятельности, фамилий руководителя и главного бухгалтера, ставок  налогов и т.д.

Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз заносится какая-либо информация, которая затем может многократно использоваться в расчетах, при формировании документов и отчетов. Например, уже упоминавшееся наименование организации можно занести в специально объявленную константу, а в многочисленных первичных документах, бланках бухгалтерской и налоговой отчетности использовать имя константы для получения ее значения тАУ наименования организации. При каких-либо изменениях в наименовании организации достаточно изменить его всего один раз - в константе тАУ и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где эта константа используется. Вот так выглядит фрагмент списка констант программы:

3.1.2. Настройка плана счетов и аналитического учета

В соответствии с инструкцией № 122 от 03 11.93 г. учет основных средств в бюджетных учреждениях ведется в разрезе инвентарных объектов по местам хранения и ответственным лицам.

В типовой конфигурации синтетический учет основных средств веВндется на счетах: 010 ВлЗданияВ», 011 ВлСооруженияВ», 012 ВлПередаточные устройстваВ», 013 ВлМашины и оборудованиеВ», 015 ВлТранспортные средстваВ», 016 ВлИнструменты, производственный (включая принадВнлежности) и хозяйственный инвентарьВ», 017 ВлРабочий и продуктивВнный скотВ», 018 ВлБиблиотечный фондВ», 019 ВлПрочие основные средстВнваВ». Кроме того, за балансом учитывается имущество, принятое в аренду, но учитываемое у арендодателя (счет А01 ВлАрендованные осВнновные средстваВ»).

Все счета по отношению к балансу являются активными. Остатки основных средств и их приход записываются по дебету счета, а выбытие по кредиту.

Аналитический учет на балансовых счетах ведется в разрезе инвенВнтарных объектов (субконто 1 вида ВлОсновные средстваВ» типа спраВнвочник ВлОсновные средстваВ») и материально-ответственных лиц (субВнконто 2 вида ВлМОЛВ» типа справочник ВлМОЛВ») в количественном и стоимостном измерителях.

Аналитический учет на забалансовом счете А01 ВлАрендованные осВнновные средстваВ» ведется в разрезе инвентарных объектов (субконто 1 вида ВлОсновные средстваВ»), материально-ответственных лиц (субконВнто 2 вида ВлМОЛВ») и арендодателей (субконто 3 вида ВлКонтрагентыВ» типа справочник ВлКонтрагентыВ») в количественном и стоимостном измерителях.

Для хранения информации об объектах основных средств используется справочник ВлОсновные средстваВ», в котором для каждого объВнекта можно указать место хранения выбором из справочника ВлПодВнразделенияВ».

3.1.3. Настройка справочников аналитической информации

Ввиду того, что справочники в программе допускают многоуровневую (вплоть до 10 уровней) структуру возможно организовать двухуровневый учет основных средств. На первом уровне расположим группы основных средств:

На втором уровне расположим объекты ОС как таковые, задав в качестве кода ОС их инвентарные номера:

После такого рода предварительной настройки основных параметров программы пользователь может немедленно приступить к вводу хозяйственных операций по учету основных средств.

3.2. Ввод входящей информации

Справочник "Основные средства" является прообразом картотеки основных средств. Программа предусматривает два варианта ввода информации в справочник:

• справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;
• справочная информация вводится непосредственно во время ввода бухгалтерских операций и документов.

Рассмотрим первый вариант, когда ввод справочной информации об объекте предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном объекте основных средств в справочник.

Вот каким образом выглядит типовой диалог по вводу информации о новом основном средстве:

После занесения всей необходимой информации об основном средстве нажатием кнопки печать можно вывести инвентарную карточку учета основных средств по форме № ОС-6 (Приложение 1).

3.2. Ввод входящей информации

3.2.1. Ввод входящих сальдо

После настройки нашей системы: уточнения плана счетов, определения структуры аналитики, создания и прикрепления к счетам справочников объектов аналитического учета, настройки констант необходимо перейти к заключительной части подготовки системы к эксплуатации: вводу остатков основных средств на начало года.

Справочник ВлОсновные средстваВ» может быть либо заведен заранее, либо его можно дополнять при вводе остатков.

Перед началом вводом остатков необходимо установить рабочий период. Входящие остатки в Вл1С: БухгалтерииВ» вводятся как конечные за предшествующий период, а затем, при закрытии периода, переносятся в следующий квартал как начальные.

Проводки с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета вводятся в корреспонденции с фиктивным счетом Вл00В». В бюджетном плане счетов предусмотрен счет Вл000В».

Прежде всего необходимо определиться с датой, начиная с которой начнется ведение учета в Вл1С: БухгалтерииВ».

Учет в Вл1С: БухгалтерииВ» можно начинать вести с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала и пользой от возможности анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и автоматического составления отчетности.

Тем не менее можно начинать ведение учета основных средств с произвольной даты, поскольку это, во-первых, позволит нам освоить основные приемы работы с программой; и во-вторых, предоставит возможность проверить применимость документов Вл1С: бухгалтерииВ» для специфики нашего учреждения; в-третьих, позволит очень просто составлять отчетность средствами Вл1С: БухгалтерииВ».

При вводе остатков по счетам, для которых учет ведется по принципу двойной записи (балансовые счета), используется в качестве корреспондирующего счета фиктивный балансовый счет Вл00В» или Вл000В», который не имеет субсчетов. Остатки по счетам, учет по которым ведется без корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой записью, то есть в проводке указывается только один счет.

Продемонстрируем каким образом эта процедура решается с применением бюджетной конфигурации программы.

В журнал хозяйственных операций вводится хозяйственная операция например ВлВвод остатков по счету 010В»:

или ВлВвод остатков по счету 250В» для отражения фондов в основных средствах:

Введенные в журнал хозяйственных операций операции порождают проводки, изменяющие состояние соответствующих бухгалтерских счетов:

3.2.2. Контроль корректности ввода входящей информации

После ввода входящих сальдо по всем бухгалтерским счетам на вспомогательном счете Вл00В» или Вл000В» не должно быть остатка. Кроме того проконтролировть правильность введенной информации можно и при помощи любой из форм отчетности, входящей в состав программы, например пользуясь оборотно-сальдовой ведомости по счету:

После формирования подобного отчета остается сверить суммарное сальдо с данными бухгалтерского учета организации.

3.3. Методика повседневного применения комплекса.

3.3.1. Средства автоматизации ввода хозяйственных операций

Компьютерная технология ведения учета отличается от ведения учета ВлвручнуюВ». Регистрация факта совершения финансово-хозяйственной операции в информационной базе программы производится всего один раз тАУ при вводе суммы проводки. Как только сумма проводки будет введена, она изменит итоги по счетам бухгалтерского учета, затронутым в проводке, и будет отражаться в отчетных документах, формируемых из программы.

В Вл1С: БухгалтерииВ» имеется несколько способов регистрации учетной информации: ввод проводок ВлвручнуюВ», использование механизма типовых операций, использование настроенных документов.

Ввод проводок ВлвручнуюВ»

Все факты хозяйственной деятельности учреждения в Вл1С: БухгалтерииВ» хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете в натуральном и денежном выражении. Например, операции по вводу входящих остатков вводились ВлвручнуюВ».Каждая проводка, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются ВлсложнымиВ». В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов, и наоборот.

Режим ручного ввода отличается максимальной гибкостью: можно указать любое содержание операции и ввести любые проводки. Кроме того, этот режим не требует предварительной настройки в ВлКонфигуратореВ» и прост в освоении.

Ввод проводок в режиме Влтиповых операцийВ»

Многие хозяйственные операции, совершаемые а организации, с точки зрения отражения в бухгалтерском учете, имеют однотипный характер и регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок. Для отражения в учете таких стандартных ситуаций в Вл1С: БухгалтерииВ» удобно использовать типовые операции. В отличие от режима ввода операции ВлвручнуюВ», в котором каждая проводка вводится вручную, типовая операция содержит шаблон. Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта. Это полезный режим автоматизированного ввода часто повторяющихся хозяйственных операций, но наиболее удобным для автоматизации учета денежных средств является метод регистрации учетной информации с помощью документов.

Использование документов Вл1С: БухгалтерииВ»

Режим использования настроенных документов позволяет автоматически генерировать операцию, а при необходимости тАУ и проводки на основании вводимых документов. Для удобного поиска в информационной базе документы Вл1С: БухгалтерииВ» распределяют по журналам. Например, в типовой конфигурации в журнал ВлОсновные средстваВ» включены документы ВлПокупка ОСВ» и ВлНачисление износа ОСВ», ВлЛиквидация ОСВ» и др. В журнале документов можно не только выписывать новые документы, но и работать с ранее введенными документами: редактировать, переходить в журнал операций и журнал проводок, видеть проводки автоматически формируемые документом и т.д.

В последнее время наибольшей популярностью обладает режим документов. Разработчики в стандартных конфигурациях программы предусматривают документы практически на Влвсе случаи жизниВ». В частности в бюджетной конфигурации имеются в наличии документы, отражающие почти все операции по учету основных средств в бюджетных учреждениях: от ввода входящих остатков в момент начала эксплуатации программы  до списания пришедших в негодность основных средств за исключением редких операций, таких как изменение балансовой стоимости основноВнго средства в связи с достройкой, дооборудованием, модернизацией, частичной ликвидацией и т.п.

Таким образом успех при работе с программой предполагает умение пользоваться стандартными документами, знать их возможности и уметь настраивать их в соответствии с потребностями конкретной организации.

Документ ВлПокупка ОСВ»

Документ ВлПокупка ОСВ» предназначен для оприходования приобВнретенных основных средств ВлАктом приемки-передачи и на внутренВннее перемещение основных средств (форма № ОС-1)В» и формироваВнния соответствующих проводок.

Данные вводятся по каждому основному средству. Новое основное средство моВнжет быть заранее внесено в справочник ВлОсновные средстваВ», либо его можно внести в список основных средств при вводе данного документа.

       Для заполнения документа необходимо вызвать документ ВлПоВнкупка ОСВ» либо из списка документов группы ВлОсновные средстваВ», либо из журнала ВлОсновные средстваВ» (Покупка ОС) и заполнить его реквизиты.

Номер документа присваивается автоматически.

Дата документа. В качестве даты высвечивается текущая дата. При необходимости ее можно изменить. Дата документа будет запиВнсана в реквизиты субконто как дата поступления основного средства в организацию.

Счет Поставщика. Выбирается из плана счетов счет расчетов с поВнставщиками. По умолчанию предлагается счет 178.1.

Поставщик. Необходимо выбрать из справочника ВлКонтрагентыВ» организацию-поставщика основных средств.

Договор. Из справочника ВлОснованияВ», подчиненного справочнику ВлКонтрагентыВ», выбирается договор (счет, счет-фактура), на основаВннии которого проводилась оплата основного средства.

Источник финансирования. Указывается, за счет каких средств приобретено основное средство. Выбирается из списка значении перечисления ВлДвижениефондаВ».

Счет расхода Из списка счетов необходимо выбрать счет, на кото рый будут относиться затраты на приобретение основных средств По умолчанию предлагается счет 200.1.

Статья расхода. Если по выбранному в предыдущем реквизите счету ведется аналитический учет по статьям расходов в соответствии с ВлЭкономической классификацией расходовВ», из списка субконго выбирается нужная статья расхода. Если по выбранному счету ведется аналитический учет по другим статьям, выбирается соответствующая сгатья. Если аналитический учет не ведется переходим к следующей позиции, нажав клавишу Enter.

Приказ. Вводится номер распоряжения/приказа.

Дата приказа. Вводится дата распоряжения/приказа.

Месторасположение объекта. Вводится местонахождение объекта в момент приемки основного средства.

Затем необходимо заполнить строки табличной части документа.

Номер строки. Заполняется автоматически.

Счет ОС. Из плана счетов выбирается счет, на котором будет учитываться конкретное основное средство.

Основное средство. Из справочника ВлОсновные средстваВ» выбирается конкретное основное средство, если список заведен заранее, или в этот список добавляется новое основное средство и затем выбирается нужное.

Структура и реквизиты справочника ВлОсновные средстваВ» были рассмотрены  ранее.

Заполнив необходимые реквизиты, следует нажать кнопку ВлОКВ» для соВнхранения их в карточке и нажатием клавиши Enter (или двойным наВнжатием правой клавиши мыши) внесите основное средство в документ.

МОЛ Подтверждаются данные, указанные в карточке основного средства, нажатиВнем клавиши Enter.

Отдел. Подтверждаются данные, указанные в карточке основного средства, нажатием клавиши Enter.

Количество. Проставляется требуемое количество. Если по данному виду основных средств не ведется групповой учет, то количество равно 1.

Сумма. Вводится стоимость основного средства по документам приобретения, включая НДС. Стоимость основных средств, приобретенных за счет средств от реализации продукции, работ услуг, должна указываться без НДС. Сумма указывается в рублях и копейках. При групповом учете вводится стоимость указанного количества основного средства.

Признак начисления износа - выбирается одно из значений:

ВлДаВ» если по объекту определяется износ;

ВлНетВ» - если по объекту не определяется износ (предметы для на учных и учебных целей, музейные ценности и т.п ).

Код нормы износа выбирается из справочника ВлНормы износаВ», содержащего шифры и нормы износа для различных групп основных средств в соВнответствии с документом ВлГодовые нормы износа по основным фонВндам учреждений и организаций, состоящих на государственном бюдВнжете СССРВ».

Норма износа (процент) - годовая норма износа, заполняется автоВнматически при выборе кода из справочника ВлНормы износаВ», исполь зуется при автоматическом формировании проводок по начислению износа основных средств. Если для объекта нет подходящей позиции в справочнике ВлНормы износаВ», то для него выбирается код 99999 ВлНет в спискеВ», а в реквизите ВлНорма износаВ» указывается норма износа, в процентах, исходя из срока полезного действия  или в соответствии с ВлЕди ными нормами амортизационных отчисленийВ», утвержденными поВнстановлением Совмина СССР от 22.10.90 г. № 1072.

Если реквизиты Код нормы износа и Норма износа были введены в карточке основного средства, то в документе значения этих граф подтверждаются наВнжатием клавиши Enter

Ввод в эксплуатацию. Указывается признак ввода в эксплуатацию выбирается одно из значений:

ВлДаВ» - если основное средство вводится в эксплуатацию в момент оприходования. В этом случае в карточке  дата и номер документа о вводе в эксплуатацию будут записаны автоматически такие же, как в документе на оприходование.

ВлНетВ» - если основное средство будет введено в эксплуатацию позднее. В этом случае дата и номер документа о вводе в эксплуатацию задаются в карточке  (в списке субконто) в момент ввода в эксплуатацию

После заполнения последней графы таблицы на экран вновь будет выдан список ОС для очередного выбора Таким образом заполняются строки табличной части документа

После заполнения всех реквизитов из документа можно распеча тать акты приемки-передачи (форма № ОС-1) на основные средства указанные в спецификации (Приложение 2)

Инвентарные карточки на введенные основные средства можно распечатать после проведения документа из карточки основного средства справочника ВлОсновные средстваВ» или из меню ВлОтчетыВ» ВлУчет основных средствВ» ВлИнвентарная карточка ОСВ»

При проведении документа по каждому основному средству автоматически будут сформированы проводки на сумму стоимости в полных рублях, включая НДС. Первая проводка - Дт выбранного счета основных средств, Кр счета расчетов по выбранному поставщику, вторая проводка  Дт выбранного счета расхода по выбранной статье, Кр счета 250.

Если по документам приобретения стоимость ОС указана в рублях и копейках, на сумму копеек будет сформирована дополнительная проводка  Дт выбранного счета расхода по выбранной статье, Кр счета расчетов по выбранному поставщику

Нажатием на кнопку ВлДокументВ» можно сразу же получить твердую копию документа ВлАкт-накладнаяВ» приемки-передачи основных средств (Приложение 3).

Документ ВлБезвозмездное получение ОСВ»

Документ ВлБезвозмездное получениеВ» предназначен для оформле ния поступления безвозмездно полученных основных средств ВлАктом приемки основных средств (форма № ОС-1)В» и формирования соответствующих проводок.

Отправитель Из списка организаций (справочник ВлКонтрагентыВ») выбирается организация, из которой передаются основные средства

МОЛ отправителя Вводится Ф.И.О отправителя

Источник финансирования. Указывается за счет каких средств приВнобретено основное средство. По умолчанию установлено значение ВлБезвозмездное получениеВ» из списка перечисления ВлДвижениефондаВ»

При проведении документа по каждому основному средству автоматически будут сформированы следующие проводки:

если передается новое основное средство (без износа) - на сумму балансовой стоимости (Дт выбранного субсчета счета 01, Кр250);

если передается основное средство, бывшее в эксплуатации, оно должно приходоваться по остаточной стоимости. В соответствии с действующими Указаниями № АБ-23-Д от 280674 г ВлПри поступлении основных средств (фонВндов) инвентарных объектов, бывших в эксплуатации, от других орВнганизаций принимающая сторона отражает в бухгалтерском учете по дебету счета 01 ВлОсновные средстваВ» их балансовую стоимость без вычета износа и по кредиту счетов 250 ВлФонд в основных средствахВ» их балансовую стоимость за вычетом износа и 020 ВлИзнос основных средствВ» - сумму износа этих объектов на основании документов пеВнредающей организацииВ». В этом случае формируются 2 проводки на сумму начисленного износа (Дт выбранного субсчета счета 01, Кр020) и на сумму балансовой стоимости за вычетом износа (Дт выбранного субсчета счета 01, Кр250);

если передается полностью изношенное ОС, проводка формируется

на сумму балансовой стоимости (Дт выбранного субсчета счета 01, Кр020)

Документ ВлНачисление износаВ»

Документ ВлНачисление износаВ» предназначен для оформления операций (автоматического формирования проводок), связанных с ежегодным начислением износа основных средств. Предполагается, что до проведения документа для каждого основного средства предварительно были заданы начальные сальдо по субсчетам счета 01 (балансовая стоимость) и субсчету 020 (начисленный износ), год передачи в эксплуатацию, признак начисления износа и норма износа Те основные средства, у которых признак начисления износа задан ВлНетВ», не будут участвовать в расчете, по ним не будет начисляться износ.

Документ ВлНачисление износаВ» можно вызвать либо из списка документов группы ВлОсновные средстваВ», либо из журнала ВлОсновВнные средстваВ» (НачислениеИзноса).

Для заполнения спецификации можно использовать кнопку ВлЗаполнитьВ». По нажатию этой кнопки спецификация документа буВндет заполнена номерами счетов, по которым ведется учет основных средств. Кнопкой ВлОчиститьВ» можно отменить заполнение специфиВнкации.

Собственно расчет необходимых сумм и формирование проводок по каждому основному средству, учитываемому на выбранных счетах, выполняется документом в момент проведения. Документ в дальнейВншем может перепроводиться, при этом ранее сформированные докуВнментом проводки удаляются и формируются новые- Кроме того, при проведении документа в карточке ОС заполняются реквизиты группы ВлИзносВ».

Перед проведением документа рекомендуется сформировать печатный документ ВлВедомость начисленного износа основных средствВ» (Приложение 4). В него попадают все основные средства, у которых признак начисления износа установлен ВлДаВ». В случае, если для какого-либо ОС признак начисления износа установлен ВлДаВ», но не задана норма износа, выдаВнется предупредительное сообщение.

Переоценка основных средств

В соответствии с ПБУ 6/97 организация имеет право не чаще одВнного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать объекты осВнновных средств по восстановительной стоимости путем индексации или прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам. В типовой конфигурации для проведения переоценки предуВнсмотрены документы ВлПереоценка индексным методомВ» и ВлПереоценВнка ОС методом прямого пересчетаВ». Кроме того, для задания основВнным средствам коэффициентов переоценки - коэффициентов пересчеВнта балансовой стоимости в восстановительную стоимость  для переВноценки индексным методом предусмотрен документ ВлВвод коэффициВнентов переоценкиВ».

При проведении документов по переоценке формируются проводВнки на сумму разности восстановительной и балансовой стоимости (доВноценки балансовой стоимости) и разности восстановительного и баВнлансового износа (дооценки износа). Кроме того, в карточку каждого основного средства записывается дата проведения переоценки, коэффициент переВноценки, суммы дооценки балансовой стоимости и износа.

Если очередная переоценка может проводиться и индексным метоВндом, и методом прямого пересчета, то в первую очередь необходимо провести переоценку методом прямого пересчета.

При проведении переоценки, как правило, важны две даты: дата проведения переоценки и дата отражения переоценки.

Дата проведения переоценки - дата, на которую производится пеВнреоценка, это дата, указанная в постановлениях о проведении переВноценки как дата Влпо состоянию наВ», например, Вл01.01.1998В». ПереВноценке подлежат только те основные средства, которые находились на балансе оргаВннизации на дату переоценки. Основные средства, поступившие позднее этой даты, не будут переоцениваться указанными документами. Если необходимо переоценить такие основные средства, то это надо сделать, введя операции ВлвручВннуюВ».

Дата отражения переоценки - дата отражения переоценки в бухВнгалтерской отчетности. Проводки по отражению переоценки будут сформированы на эту дату. В качестве даты отражения переоценки должна вводиться дата, предшествующая началу квартала, на начало которого результаты переоценки должны быть отражены в отчетности. Например, необходимо отразить результаты переоценки в отчетности за III квартал 1998 г. В этом случае в качестве даты отражения переВноценки следует ввести Вл30.06.1998В» - последний рабочий день последВннего месяца II квартала.

Документы ВлПереоценка индексным методомВ» и ВлПереВноценка ОС методом прямого пересчетаВ» можно использовать только для переоценки по состоянию на первое число (месяца, квартала, гоВнда).

Документ ВлВвод коэффициентов переоценкиВ»

Документ ВлВвод коэффициентов переоценкиВ» предназначен для задания основным средствам коэффициентов переоценки - коэффиВнциентов пересчета балансовой стоимости в восстановительную стоиВнмость.

Дата документа. В качестве даты документа следует записать дату проведения переоценки, т.е. дату, Влпо состоянию наВ» которую будет производиться переоценка. Следует отметить, что, как правило, пере оценка проводится Влзадним числомВ», поэтому дата документа может значительно отличаться от текущей даты, и для просмотра уже записанного и проведенного документа, возможно, придется изменить интервал видимости журнала.

Затем необходимо заполнить спецификацию - последовательно выбрать из списка основные средства, которые необходимо переоцеВннить, и задать для каждого коэффициент переоценки.

Перед проведением документа рекомендуем проверить правильность задания коэффициентов. Для этого можно сформировать по кнопке ВлДокументВ» протокол ввода и распечатать его при обнаружеВннии ошибок их следует исправить.

При проведении документа коэффициенты переоценки будут запиВнсаны в карточки основных средств, отобранных в спецификацию.

Коэффициент переоценки является периодическим реквизитом осВнновного средства и, следовательно, записывается на определенную даВнту. При проведении документа коэффициенты переоценки, заданные в нем, будут записаны в реквизиты карточки основного средства на дату документа. При отмене проведения документа или его удалении значения, записанные в карточку документом, будут удалены.

Документ ВлПереоценка индексным методомВ»

Документ ВлПереоценка индексным методомВ» предназначен для расчета полной восстановительной стоимости основных фондов путем индексации балансовой стоимости отдельных объектов с применением индексов изменения стоимости основных фондов, дифференцированВнных по типам зданий и сооружений, видам машин и оборудования, транспортных средств и других основных фондов по регионам, периоВндам изготовления, приобретения (далее индексный метод) и автомаВнтического формирования проводок на суммы дооценки балансовой стоимости и дооценки износа по основным средствам, подлежащим переоценке.

Для каждого основного средства, подлежащего переоценке, предварительно должен быть задан коэффициент переоценки - коэффициент пересчета баланВнсовой стоимости основного средства в восстановительную стоимость Для основных средств, не подлежащих переоценке, не нужно указывать коэффициент переоценВнки. Такие основные средства не будут участвовать в расчете.

Для того чтобы произвести расчет, нужно выбрать документ ВлПеВнреоценка индексным методомВ» либо из списка документов группы ВлОсновные средстваВ», либо из журнала ВлОсновные средстваВ» (ПереоценкаОС) и заполнить реквизиты документа.

       

Для заполнения спецификации можно использовать кнопку ВлЗаполнитьВ». По нажатию этой кнопки спецификация документа буВндет заполнена номерами счетов, по которым ведется учет основных средств. Кнопкой ВлОчиститьВ» можно отменить заполнение специфиВнкации.

При переоценке основных средств путем индексации числящаяся в бухгалтерском учете по состоянию на дату проведения переоценки сумма износа основных средств (включая объекты, по которым полноВнстью начислен износ) подлежит умножению на соответствующие инВндексы изменения стоимости основных средств при их пересчете в восВнстановительную стоимость.

Превышение суммы износа, исчисленной в соответствии с вышеВнуказанным алгоритмом, над суммой начисленного износа по указанВнным основным средствам отражается по дебету субсчета 250 ВлФонд в основных средствахВ» и кредиту субсчета 020 ВлИзнос основных средствВ».

Перед проведением документа рекомендуется сформировать печатный документ ВлВедомость начисления переоценки основных средствВ». В случае, если для какого-либо основного средства переоценка за заданный период уже была проведена, например, другим документом, выдается предуВнпредительное сообщение.

При проведении документа будут сформированы проводки по каВнждому основному средству, учитываемому на отобранных в специфиВнкацию счетах: Дт01, Кт250 - на сумму дооценки стоимости; Дт250, Кт020 - на сумму дооценки износа. Кроме того, при проведении доВнкумента в карточке ОС заполняются реквизиты группы ВлПереоценВнкаВ».

В качестве печатного документа формируется ВлВедомость наличия основных средств по итогам переоценкиВ», в которой для каждого ОС отражаются результаты расчета - суммы дооценки стоимости ОС и дооценки износа ОС, а также восстановительные стоимость и износ (Приложение 5).

Документ ВлПереоценка ОС методом прямого пересчетаВ»

Документ ВлПереоценка ОС методом прямого пересчетаВ» преднаВнзначен для расчета полной восстановительной стоимости основных фондов путем прямого пересчета стоимости отдельных объектов по документально подтвержденным рыночным ценам на новые объекты, аналогичные оцениваемым, сложившимся на дату проведения переВноценки и автоматического формирования проводок на суммы дооценВнки балансовой стоимости и дооценки износа по основным средствам, подлежащим переоценке.

Для того чтобы произвести расчет, нужно выбрать документ ВлПереоценка ОС методом прямого пересчетомВ» либо из списка докуменВнтов группы ВлОсновные средстваВ», либо из журнала ВлОсновные средВнстваВ» (ПереоценкаОСпрямая) и заполнить реквизиты документа.

Новая стоимость. Вводится восстановительная стоимость ОС по документально подтвержденным рыночным ценам на них, сложивВншимся на дату проведения переоценки.

При переоценке основных средств путем прямого пересчета по каждому ОС в первую очередь вычисляется коэффициент переоценки путем деления новой стоимости на балансовую, а затем числящаяся в бухгалтерском учете по состоянию на дату проведения переоценки сумма износа основных средств (включая объекты, по которым полноВнстью начислен износ) умножается на соответствующий коэффициент.

Превышение суммы износа, исчисленной в соответствии с вышеВнуказанным алгоритмом, над суммой начисленного износа по основным средствам, отобранным в спецификацию, отражается по дебету субсчеВнта 250 ВлФонд в основных средствахВ» и кредиту субсчета 020 ВлИзнос основных средствВ».

Перед проведением документа рекомендуется сформировать печатВнный документ ВлВедомость начисления переоценки основных средствВ». С его помощью можно проверить правильность начисления переоценВнки. В случае, если для какого-либо ОС переоценка за заданный период уже была проведена, например, другим документом, выдается предуВнпредительное сообщение.

При проведении документа будут сформированы проводки по каВнждому основному средству, отобранному в спецификацию: Дт01, Кт250 - на сумму дооценки стоимости; Дт250, Кт020 - на сумму доВноценки износа. Кроме того, при проведении документа в карточках ОС заполняются реквизиты группы ВлПереоценкаВ».

Документ ВлЛиквидация ОС-4 бюдж.В»

Документ ВлЛиквидация ОС-4 бюдж.В» используется для оформлеВнния списания пришедших в негодность основных средств по форме ОС-4 бюдж.

Для списания инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря используйте другой документ -ВлСписание по акту Ф443В».

Для заполнения документа необходимо вызвать документ ВлЛиквидация ОС-4 бюдж.В» либо из списка документов группы ВлОсновные средстваВ», либо из журнала ВлОсновные средстваВ» (ОС_4бюдж) и заполнить его реквизиты.

Счет ОС. Из списка счетов выбирается счет, на котором учитываВнлось списываемое основное средство (счет кредита).

МОЛ. Выбрать из списка материально-ответственное лицо, за котоВнрым числилось списываемое основное средство.

Основное средство. Из списка субконто необходимо выбрать спиВнсываемое основное средство.

Количество. Автоматически высвечивается количество, числящееся на балансе. Если по выбранному ОС ведется групповой учет и списыВнваются не все ОС, то число может быть исправлено на меньшее.

Внимание! Значение Вл0В», высвечиваемое в графе ВлКоличествоВ», может свидетельствовать о том, что:

• выбранное ОС не учитывается на указанном счете;
• выбранное ОС не числится за указанным МОЛ;
• выбранное ОС уже списано другими документами.

Причина списания. Необходимо указать причину - выбрать одно из значений перечисления ВлДвижениеФондаВ».

Номер приказа. Дата приказа - номер и дата приказа о постоянно действующей комиссии по списанию ОС и МБП.

Председатель комиссии. Член комиссии 1, Член комиссии 2. В эти реквизиты вводятся фамилии и должности председателя и членов поВнстоянно действующей комиссии по списанию ОС и МБП.

После заполнения всех реквизитов из документа можно сформироВнвать и распечатать ВлАкт о ликвидации основных средств в бюджетных учреждениях (форма № ОС-4 бюдж)В». Документ ВлАкт о ликвидации основных средств в бюджетных учрежденияхВ» состоит из 2 станиц, первая из которых имеет портретное расположение текста, а вторая -альбомное, поэтому печатный документ ВлАктВ» формируется в Вл1С:БухгалтерииВ» в виде двух отдельных таблиц с разной ориентациВней (Приложение 6)

. После формирования этого документа каждую страницу надо проВнсматривать в отдельном окне, переключаться между которыми можно или через пункт ВлОкнаВ» главного меню программы или, минимизироВнвав окно просмотра. Автоматически заполняется только первая страВнница акта. Вторую страницу - сведения о затратах от ликвидации объекта - предлагается заполнить или в режиме редактирования сформированного документа, или вручную после его печати.

Распечатывать каждую страницу надо также по отдельности.

При проведении документа формируются проводки по списанию ОС:

• по полностью изношенным ОС - Дт020, Кр счета ОС (списываетВнся начисленный износ);
• по недоамортизированным ОС - Дт250, Кр счета ОС (списывается остаточная стоимость ОС и Дт020, Кр счета ОС (списывается начисВнленный износ).

Документ ВлСписание ОС по акту Ф443В»

Для списания инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря по ветхости, износу используется документ ВлСписание ОС по акту Ф443В».

Для заполнения акта необходимо вызвать документ ВлСписание ОС по акту Ф443В» либо из списка документов труппы ВлОсновные средстВнваВ», либо из журнала ВлОсновные средстваВ» (СписаниеОi443) и заполнить его реквизиты.

После заполнения всех реквизитов документа можно сформировать и распечатать для всех основных средств, отобранных в спецификацию, ВлАкт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, инструменВнтов, производственного и хозяйственного инвентаряВ», форма № 443 (Приложение 7).

При проведении документа формируются проводки по списанию ОС, отобранных в спецификацию:

• по полностью изношенным ОС - Дт020, Кр счета ОС (списываетВнся начисленный износ);
• по недоамортизированным ОС - Дт250, Кр счета ОС (списывается остаточная стоимость ОС и Дт020, Кр счета ОС (списывается начисВнленный износ).

Документ ВлБезвозмездная передача ОСВ»

Документ ВлБезвозмездная передачаВ» предназначен для оформВнления списания основных средств при их безвозмездной передаче Из документа можно распечатать ВлАкт приемки-передачи и на внутрен нее перемещение основных средств (форма № ОС-1)В»

Этим документом может быть оформлено также списание основВнных средств при их реализации Проводки на суммы, поступившие и оставленные в распоряжении учреждения надо внести вручную.

Для заполнения документа необходимо вызвать документ ВлБезВнвозмездная передачаВ», либо из списка документов группы ВлОсновные средстваВ», либо из журнала ВлОсновные средстваВ» (ОС_безвПередача) и заполнить его реквизиты.

Получатель. Из списка организаций выбирается организация, в которую передаются основные средства.

Причина списания. Выбирается из списка значений перечисления ВлДвижение фондаВ». По умолчанию предлагается ВлБезвозмездно (поВнлучено/передано)В»

После заполнения всех реквизитов из документа можно сформироВнвать и распечатать для каждого ОС, отобранного в спецификацию, ВлАкт приемки-передачи и на внутреннее перемещение основных средств (форма .№ ОС-1)В».

При проведении документа формируются проводки по списанию основных средств, отобранных в спецификацию:

• по полностью изношенным основным средствам Дт020, Кр счета основных средств (списываетВнся начисленный износ),
• по недоамортизированным основным средствам - Дт250, Кр счета основных средства (списывается остаточная стоимость ОС и Дт020, Кр счета ОС (списывается начисВнленный износ),
• По новым основным средствам Дт250, Кр счета ОС (списывается балансовая стоимость ОС).

Документ ВлПеревод ОС в МБПВ»

Документ ВлПеревод ОС в МБПВ» предназначен для формирования проводок при переводе основных средств в разряд малоценных и быстроизнашиВнвающихся предметов материальных ценностей, ошибочно отнесенных в разряд основных средств.

Счет МБП. Из плана счетов выбирается счет, на котором будут учитываться МБП.

МБП. Из списка субконто ВлМБПВ» выбирается конкретный МБП (если он заранее внесен в этот список) или его надо добавить в этот список и затем выбрать.

После заполнения последней графы таблицы на экран вновь будет выдан список основных средств для очередного выбора. Таким образом заполняются строки табличной части документа.

После заполнения всех реквизитов документ можно записать в журнал операций.

При проведении документа будут сформированы проводки по спиВнсанию основных средств, отобранных в спецификацию: Дт250, Кр счета ОС - спиВнсывается остаточная стоимость ОС; Дт020, Кр счета ОС - списываетВнся начисленный износ и по оприходованию МБП: Дт счета МБП, Кр260.

3.3.2. Автоматическое получение  отчетности

Следует отчетливо осознавать, что вся мыслимая отчетность в программе формируется на основании проводок, введенных в журнал хозяйственных операций (вручную или при помощи документов) и только на их основании.

Одним из важных преимуществ Вл1С: БухгалтерииВ» перед другими универсальными бухгалтерскими программами является возможность моментального получения большого числа удобных и наглядных стандартных отчетов, а также множество настраиваемых форм регламентированных и специализированных отчетов.

Стандартные отчеты предназначены для получения данных по бухгалтерским итогам и бухгалтерским проводкам в самых различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, а также они применяются для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета.

К специализированным отчетам в конфигурации относятся отчеты, ориентированные на конкретный раздел бухгалтерского учета или вы дающие служебную информацию по различным данным типовой конфигурации Общие принципы работы со специализированными отчетами ничем не отличаются от работы с любыми другими отчетаВнми.

Регламентированные отчеты необходимы для составления бухгалтерской и налоговой отчетности и отчетов-справок, а также отчетности во внебюджетные социальные фонды и органы статистики.

       К стандартным отчетам относятся такие отчеты, как ВлОборотно-сальдовая ведомостьВ», ВлСводные проводкиВ», ВлАнализ счетаВ», ВлАнализ субконтоВ» и другие. Такие отчеты используются непосредственно при ведении бухгалтерского учета для текущего анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, различных периодов и детальных проводок, а также для ежемесячного формирования учетных регистров. Они вызываются из меню ВлОтчетыВ» главного меню программы:

При запуске отчета на экран обычно выдается форма настройки параметров отчета или экранная форма диалога. В ней указывается период, за который формируется отчет, определяющих состав данных, включаемых в отчет. Например, при составлении отчета Влоборотно-сальдовая ведомость по счетуВ»  выдается следующий диалог:

Произведя настройку диалога и нажав кнопку ВлСформироватьВ» получаем отчет тАУ Оборотно тАУсальдовую ведомость по счету 010 (Приложение 8).

В группу специализированных отчетов входят следующие формы:

• Инвентарная карточка ОС
• Опись инвентарных карточек
• Оборотная ведомость ОС
• Оборотная ведомость ОС по МОЛ
• Ведомость основных средств
• Ведомость ОС по МОЛ
• Ведомость ОС по счету
• Ведомость начисленного износа
• Ведомость износа по счету
• Ведомость начисленной переоценки

Кроме перечисленных отчетов, можно сформировать отчеты ВлИнвентаризационная опись ОСВ» и ВлСличительная ведомость ОСВ» из группы отчетов ВлИнвентаризацияВ» и ВлМемориальный ордер 9В» из группы отчетов ВлМемориальные ордераВ», а также стандартные отчеты.

Вот как, например, выглядит настройка отчета ВлМемориальный ордер № 9В»:

Произведя настройку диалога и нажав кнопку ВлСформироватьВ» получаем отчет тАУ Мемориальный ордер №9 за июнь 1999 года (Приложение 9).

Все формы отчетности ежеквартально обновляются для зарегистрированных пользователей программной продукции фирмы Вл1СВ». Таким образом пользователи системы Вл1С: ПредприятиеВ» всегда в курсе последних изменений законодательства.

Заключение

Как можно убедиться на примере этой работы даже простое использование программы Вл1С: БухгалтерияВ» - печать платежных документов, ручной ввод проводок, формирование стандартных отчетов, - существенно облегчает труд бухгалтера, освобождает его от рутинной необходимости переписывания одних и тех же сумм из одного отчета в другой, высвобождая время для финансового анализа, планирования, прогнозирования, перераспреВнделения ресурсов.

Попытка исследовать на практике вопросы автоматизации позволили получить ценные выводы и более глобального характера:

• Процесс автоматизации возможен в организациях любых правовых форм
• Сложность внедрения программы в бухгалтерии определяется исключительно особенностями учетной политики и степенью подготовки персонала
• Экономия рабочего времени и интеграция Вл1С: БухгалтерииВ» с другими программами позволяют проводить быстрый и осмысленный анализ любых показателей
• И, наконец, не следует думать что вся автоматизация сводится к бездумному нажатию на кнопки тАУ это серьезный интеллектуальный, а зачастую и психологически болезненный процесс.

Данная работа не претендует на полноту охвата проблемы, но может послужить методическим пособием для начинающего ВлкомпьютерногоВ» бухгалтера.

ЛИТЕРАТУРА

1. А.Н. Белов ВлБухгалтерский учет в учреждениях непроизводственной сферыВ», изд. ВлФинансы и статистикаВ», Москва 1995.
2. Н.П. Кондраков, И.Н. Кондраков Вл Бухгалтерский учет в бюджетных организацияхВ», изд. ВлГроссбухВ», Москва 1998.
3. ВлБюджетные и некоммерческие организацииВ» № 5, изд. ВлЭкарВ», 1997.
4. ВлБюджетные и некоммерческие организацииВ» ВлБюджетные и некоммерческие организацииВ»
5. Д.В.Чистов ВлОсновы компьютерной бухгалтерииВ», изд. ВлКомпьютер прессВ», Москва 1997.
6. Е.П. Козлова, Н.В. Парашутин, Т.Н. Бабченко ВлБухгалтерский учет в промышленностиВ», изд. ВлФинансы и статистикаВ», Москва 1993.
7. С.В. Киевский ВлСамоучитель по работе с программой Вл1С:БухгалтерияВ», изд. ВлКомпьютер прессВ», Москва 1997
8. Вл1С: Бухгалтерия тАУ ПРОФ 6.0. Руководство пользователяВ», изд. Вл1СВ»
9. ВлИнструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях состоящих на бюджетеВ», изд. ВлПолиграммВ», Москва 1993.
10. CD ROM Вл1С:КодексВ», февраль 1998, изд. Вл1СВ», 1998.
11. CD ROM Вл1С:ГарантВ», февраль 1998, изд. Вл1СВ», 1998.

Вместе с этим смотрят:

Автомобильная промышленность
Автомобильная промышленность Российской Федерации
Аграрная политика РФ и новый курс аграрной политики
Адам Смит