Организация секретарской службы

Организация секретарской службы

Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности органиВнзации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения.

Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: документационные и организационВнные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству;

для изготовления документов по установленной форме

(на бланках, машинописным способом и т.п.);

для копирования и размножения.

   4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями;

направляемых в соответствии с имеющимся в организаВнции указателем распределения поступающих документов;

поступивших после изготовления, копирования (разВнмножения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений рукоВнводства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего меВнста.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников орВнганизации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следуВнющими путями:

1. От специализированных делопроизводственных подразВнделений организации (например, от канцелярии, отдела праВнвительственной почты и т.п.).

2. От учреждений связи.

3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.

4. От отдельных граждан.

В ходе приема документов, поступивших от специализиВнрованных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правильВнность направления документов в данную организацию.

В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составляВнются соответствующие акты, направляемые адресатам в устаВнновленном порядке.

   Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений связи, от специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.

   Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в журналах или на регистрационно-контрольных карВнточках. В формах журналов и карточек должны быть предусВнмотрены следующие графы: входящий номер и дата поступВнления документа; корреспондент (наименование организаВнции, фамилия и должность лица, подписавшего документ, а в телеграммах тАФ место составления); дата и номер самого доВнкумента; краткое содержание документа и его вид (для запиВнси этого реквизита отводится не более пяти строк при одном межстрочном интервале; в тексте не следует употреблять латинские буквы, знаки переноса и номера; при необходимоВнсти знак номера обозначается HP); количество листов основВнного документа и приложений к нему.

Количество регистрационно-контрольных карточек к доВнкументам определяется инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

Для ускорения документационных операций в организациВнях следует разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель распреВнделения документов, поступающих в Организацию.

В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать (примерно) следующие виды документов:

повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.п.; письма подведомственных организаций, присланные в копии для сведения об исполнении поступивших в их адрес распорядительных документов; поздравительные письма, теВнлеграммы и открытки; статистические отчеты по формам Госкомстата СССР; прейскуранты и каталоги; нормативные документы Госстандарта и его органов; ведомственная техниВнческая литература; рекламные материалы и т.д. Указатель распределения содержит перечень направлений работы оргаВннизации с указанием должностных лиц, ответственных за выВнполнение работ по этим направлениям. Например, вопросы строительства тАФ заместитель директора по строительству; вопросы транспорта тАФ помощник директора; вопросы научВнно-исследовательских разработок тАФ главный инженер.

Все документы подобного рода должны быть согласованы с заинтересованными лицами и утверждены руководством организации. После предварительного разбора поступивших документов секретарь организует их доставку по назначению. Такая доставка осуществляется следующими путями: через имеющуюся курьерскую службу; путем вызова специалисВнтов; личной доставкой; использованием технических средств (например, пневмопочтой).

Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством организации, представляются в соответствии с имеющимися регламентами (например, в течение 2 ч с моВнмента поступления, во второй половине дня и т.п.). При этом необходимо учитывать сроки предполагаемого исполнения входящих документов (например, документы, поступившие от высших инстанций, следует передавать на рассмотрение немедленно после их поступления). По возможности (или по указанию руководства) секретарь при передаче документов прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему вопросам, ранее исполнявшимся в организации. К Подготовке этой справки можно привлекать специалистов

из подразделений организации. В случае наличия более расшиВнренных комплексов материалов по рассматриваемому вопроВнсу (например, дела) их также следует представлять руковоВндителю. Секретарь может также обратиться к руководителям подразделений с информацией о поступлении документа по тематике работы данных подразделений. Целесообразно осуВнществлять предварительный подбор (при помощи специалиВнзированных подразделений, например отдела стандартизации, научно-технической библиотеке и т.п.) справочно-информационных материалов, необходимых для работы с поступившими документами. Подбором справочно-информационных матеВнриалов для работы руководителя секретарь занимается постоВнянно.

Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями (например, на рассмотрение), в которых должна проставляться дата передачи докуВнментов.

После получения документов от руководства секретарь вносит в регистрационно-контрольные карточки соответствующих документов следующие сведения:

резолюцию руководителя (записывается под текстом кратВнкого содержания документа, отделяемого от него словом ВлрезолюцияВ» и указанием должностного лица, составившего эту резолюцию);

дату направления документа на исполнение;

наименование структурного подразделения, куда направляВнется документ на исполнение;

фамилию и инициалы должностного лица, которому поруВнчается исполнение документа;

установленный срок исполнения;

дату передачи документа на исполнение.

После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку.

Если работа над документом требует участия двух и более исполнителей, то ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное в резолюций первым. При необВнходимости секретарь может скопировать документ в нужном количестве экземпляров. По требованию ответственного исВнполнителя секретарь предлагает другим соисполнителям представлять ответственному исполнителю материалы, необходимые для обобщения и подготовки ответа. Передача документов на исполнение от одного должностного лица другому должна проводиться только через секретаря, который делает отметки об этом в регистрационных документах. В ходе приема и регистрации исходящих документов секретарь проверяВнет соответствие бланка, правильность оформления, наличие виз, подписей и приложений, а также отметок об исполнителе.

Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной карВнточке на этот документ делается соответствующая запись, в которой содержатся номер, дата исходящего документа и фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходяВнщий документ составляется регистрационно-контрольная карВнточка в количестве экземпляров, предусмотренном действуюВнщей в данной организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-контрольная картотека.

Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации специализированного подразделения осуществляВнется секретарем в соответствии с почтовыми правилами Минсвязи СССР. Вид почтового отправления (простое, заказное, ценное) и степень срочности предлагаются исполнителем. ПриВнчем секретарь может по согласованию с ним внести изменения в эти предложения (например, изменить форму ВлценноеВ» на ВлзаказноеВ» и т.п.). Основанием для таких изменений моВнжет быть отсутствие достаточных средств на почтовые расхоВнды, изменение содержимого отправления и т.д.

На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед упаковкой (конвертованием) проверяВнется правильность заполнения почтовых реквизитов (в этой связи при наличии группы постоянных адресатов рекомендуется изготовление конвертов или ярлыков с заранее отпечаВнтанными адресами), наличие приложений. На заказную почту составляются реестры в установленном порядке. При наличии в организации франкировальных, номенклатурно-адресовальных, маркировальных машин эксплуатация их осуществляетВнся секретарем или лицом, ответственным за техническое состояние средств оргтехники во всей организации.

Срочная корреспонденция в пределах данной местности доставляется специально выделяемым сотрудником, делаюВнщим запись о вручении в разносной книге.

Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в течение всего рабочего дня или по специальноВнму расписанию в зависимости от характера передаваемой документации. Так, прием документов для размножения может быть регламентирован порядком работы соответствующего подразделения и т.п.

   Принимая от работников документы для последующей пеВнредачи их руководителю, секретарь обязан выяснить харакВнтер выполненной по данному документу работы, а при необВнходимости предложить исполнителю внести требующиеся доВнполнения (например, резолюция требовала помимо составлеВнния ответа представления графика работ, а этот график не прилагался к тексту ответа). О результатах передачи докуВнмента (принят ли он как исполненный, нуждается в доработВнке, передан на машинопись и т.п.) секретарь оперативно сообВнщает исполнителю. В этих целях секретарю следует вести соВнответствующие записи в своем рабочем блокноте (оргблокноте и т.п.).

   Если работники передают секретарю документы для их последующего машинописного оформления, то необходимо при этом учитывать распорядок работы специализированного машинописного подразделения, степень его конкретной загВнрузки в рассматриваемый период и связанные с этим возможВнности передачи документов для машинописи. Вместе с тем следует проверить качество черновика с точки зрения соблюВндения правил подготовки документов к машинописи, в частВнности наличие в черновике мест, трудных для зрительного восприятия (например, написанных мелким или неразборчиВнвым почерком), а также латинских знаков, формул, сокращеВнний; фрагментов текста, написанных карандашом, зелеными или красными чернилами и т.п. В случае выявления подобных недочетов текст возвращается для переоформления исполниВнтелю. Желательно направить во все подразделения организаВнции, имеющие отношение к документированию ее деятельносВнти, краткие памятки с требованиями к черновикам, подлежаВнщим передаче в машбюро.

   Учет машинописи, выполненной машбюро или отдельными лицами, секретарь ведет в специальном журнале, где отмеВнчаются даты исполнения заказа, его объем в листах и количество экземпляров, качество исполнения. Передача работ для машинописи может также вестись и путем оформления закаВнзов на специальных бланках. Форма организации машинописВнных работ должна быть оговорена в инструкции по делопроВнизводству конкретной организации и доведена до сведения заинтересованных специалистов.

   В случае приема от сотрудников документов для копироВнвания (размножения) секретарь обязан проверить эти докуВнменты с точки зрения их пригодности для копирования, т.е.

четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых при копировании, и т.п. Как и в случае с машинописными работами, в организации (во всех подразВнделениях, ведущих документационные операции) должен иметься перечень требований к оригиналам, подлежащим коВнпированию.

Копирование (размножение) небольших объемов докуменВнтации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем месВнте (например, путем использования термокопировального апВнпарата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществВнляться силами специализированного подразделения или стоВнронней организации, заинтересованное подразделение подгоВнтавливает заказ, где указываются количество листов, подлеВнжащих копированию, тираж, масштаб, характер размножаеВнмой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые друВнгие сведения. Такой заказ передается руководителю органиВнзации или лицу, ответственному за копирование (размножеВнние) материалов, и после получения разрешения направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструкВнции по делопроизводству данной организации. Следует обязаВнтельно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных документационных подразделений (машбюро, копировальВнной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа.

Контроль исполнения документов и поручений руководстВнва имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточВнного выполнения указанных документов и поручений. КонтВнроль исполнения заданий и поручений осуществляется по суВнществу их содержания и правильности составления и оформВнления документов. Контролируются также сроки исполнения. Это, как правило, входит в обязанности секретаря. Для докуВнментов, по которым срок исполнения не проставлен, таковым являются десять дней. В организации следует иметь перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит обяВнзательному контролю; с содержанием перечня следует ознакомить заинтересованных лиц.

На контроль могут быть поставлены также поручения руководства, изложенные в резолюциях на входящих документах, в устной форме (желателен перенос формулировок этих поручений на отдельные бланки (листы бумаги), котоВнрые можно группировать и хранить для удобства контроля), содержащиеся в организационно-распорядительных докуменВнтах, издаваемых внутри организации, а также исходящие иниВнциативные документы, по которым ожидается поступление информации.

Документы на контроль ставятся руководством организаВнции, о чем делается отметка ВлКВ» или проставляются штампы ВлКонтрольВ», ВлНа контрольВ» и т.п., размещаемые на левом поле документа. Указания о контроле переносятся на регистрационно-контрольные карточки к соответствующим докуВнментам, затем эти карточки помещаются в специальный раздел ВлКонтрольВ» контрольно-сроковых картотек. Такие карВнтотеки можно формировать по срокам исполнения, подраздеВнлениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В них следует предусмотреть разделы для просроченных докуВнментов и для документов, исполнение которых перенесено на следующий срок. Для удобства пользования такими картотеВнками применяют цветные индикаторы (рейтеры), прикрепВнляемые к календарным разделам картотеки.

Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполнеВнния и регулярно доводить это до сведения конкретных исполВннителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей о ходе работ по контролируемым документам. При необхоВндимости эту информацию можно заносить в регистрационно-контрольную карточку. На основании имеющейся информаВнции секретарь докладывает руководству в заранее определенВнные сроки, а при необходимости и оперативно о случаях возВнможного неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику, продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в регистрационно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для принятия необходимых мер.

При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле, проверяются соответствие сроков его исполнеВнния установленным, правильность оформления документа, затем его передают руководителю или тому лицу, от котороВнго исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и полноте выполнения предписанВнных по данному документу управленческих действий.

После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное лицо, ставившее документ на контроль, в регистрационно-контрольных карточках записываются дата исполнения документа, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет находиться копия документа.

Для повышения уровня документационной работы, аналиВнза результатов исполнения документов в установленные сроВнки составляется ежемесячная сводка о ходе исполнения докуВнментов в организации.

Форма сводки о ходе исполнения документов предусматВнривает следующие показатели: 1) дату и номер документа, его вид; 2) краткое содержание документа; 3) установленВнный срок исполнения; 4) исполнитель; 5) состояние исполнеВнния документа на установленный срок; 6) причины неисполВннения; 7) ожидаемый срок исполнения.

Сроки представления подобной информации могут измеВнняться, например, можно проводить ежедневное информироВнвание руководства, подекадное и т.п. Организация такой раВнботы закрепляется в инструкции по делопроизводству для конкретной организации.

В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление некоторых видов организационно-распорядиВнтельных документов, в том числе служебных писем, бланков с распоряжениями и поручениями руководства, телефоногВнрамм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние могут представлять подразделения, в таком случае секретарь провеВнряет соответствие этих документов действующим требоваВнниям).

В соответствии с указаниями руководства секретарь моВнжет составлять для дальнейшего рассмотрения и подписания, тексты служебных писем по тем вопросам деятельности оргаВннизации, перечень которых определяется руководителем. Целесообразно предусмотреть использование типовых тексВнтов по наиболее часто встречающимся управленческим ситуВнациям и заранее заготовленных бланков служебных писем с трафаретными текстами. Запас таких бланков хранится у секретаря, который по итогам непосредственной практики ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя имеВнющиеся тексты и подготавливая новые. Кроме того, в соотВнветствии с имеющейся в организации инструкцией по делоВнпроизводству секретарь может изготовлять на пишущей машине некоторые служебные письма, поступающие от подВнразделений.

При машинописном оформлении указаний и поручений руВнководства следует использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые делоВнпроизводственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего указание, дата отдачи указания и передачи его на исполнение (можно проставлять часы и минуты этой передаВнчи). Такие бланки заполняются, как правило, в двух экземВнплярах, один из которых остается для контроля у секретаря. Можно использовать для записи устных поручений специальВнные копировальные блокноты.

Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. ТеВнлефонограмма представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий электросвязи (в данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов), избеВнгать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Текст исходящей телефонограммы составляется на специВнальном бланке (или на чистом листе бумаги с соблюдением аналогичного бланку расположения реквизитов и их объеВнмов), который подписывается руководителем организации или руководителем структурного подразделения в соответВнствии с регламентированным для данной организации порядком ведения телефонных переговоров. Текст входящей телеВнфонограммы записывается на тех же бланках. Возможно ведеВнние специальных журналов для записи телефонограмм, объединенных или отдельных для каждого вида.

При приеме и передаче телефонограмм записывается слеВндующее: от кого поступила или кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму (т/г); дата и время приема (передачи); номера телефонов передаВнющей и принимающей организаций.

В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками подразделений следует вести их учет в специВнальном журнале. В нем же отражаются и телефонные перегоВнворы, проводящиеся руководителем организации или по его поручению. Разрешение на ведение междугородных переговоВнров выдается руководителем организации и лицами, на это

уполномоченными. В инструкции по делопроизводству данВнной организации оговариваются должностные лица, которые имеют право разрешать такие переговоры. Краткое содержаВнние междугородных переговоров, наименование организаций, с кем они велись, должны записываться в специальный журнал учета ведения междугородных переговоров.

Междугородные телефонные разговоры ведутся в кредит. Расчеты по ним проводятся по тарифу и в сроки, устанавлиВнваемые местными междугородными телефонными станциями Минсвязи СССР. Лимиты на ведение междугородных перегоВнворов определяются функциональными подразделениями орВнганизации и доводятся до сведения других подразделений. Теми же подразделениями осуществляется контроль за праВнвильностью расходования сумм, выделенных на переговоры, и за своевременностью расчетов с органами связи. Контроль за ведением переговоров, если они ведутся по телефонам подВнразделений, возлагается на руководителей данных подраздеВнлений. Секретарь в соответствии со своей должностной инстВнрукцией может вести общий контроль и координацию провоВндящихся переговоров и докладывать полученную информаВнцию руководству организации.

При необходимости срочной передачи документированной информации она пересылается в виде телеграмм. Если телеВнфонные переговоры могут вестись и с аппаратов, установленВнных в подразделениях, то подача служебных телеграмм осуВнществляется только через секретаря или при его непосредстВнвенном участии. Контроль за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется в том же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам.

При наличии в организации абонентского телеграфа (телеВнтайпа) телеграммы, направляемые в адреса организаций, имеВнющих телетайпы, передаются в виде телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе буВнмаги, печатается прописными буквами без знаков препинаВнния. Текст подписывается руководителем или уполномоченВнным на то должностным лицом и после передачи текста адреВнсату помещается секретарем в соответствующее дело при наВнличии виз ответственных за его составление должностных лиц. Если телетайпограмма с одинаковым текстом направВнляется нескольким абонентам, то к ней прикладывается спиВнсок этих абонентов. Допускается использование телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими абоВннентский телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома руководителя организации, и их продолжительность по возможности должна быть ограничена (не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на специальном бланке, в котором указывается, с кем разрешеВнно вести переговоры и по какому вопросу.

По окончании переговоров лицо, их проводившее, записыВнвает сведения о переговорах в специальный журнал.

После заполнения журнала лицу, проводившему переговоВнры, выдается их текст, записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров включается в соответствующее деВнло.

В ходе осуществления документационных операций секреВнтарь изготовляет копии документов и выдает их заинтересоВнванным лицам. Делается это с разрешения (по указанию) руководителя организации. При оформлении документов, каВнсающихся приема граждан на работу, учебу, при формироВнвании личных дел организация может изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходиВнмых для решения соответствующих вопросов (копии свидеВнтельств о рождении, дипломов об окончании учебных заВнведений и т.п.).

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Копия документа изготавливается машинописным спосоВнбам или при помощи средств копировально-множительной техники. При изготовлении копии машинописным способом не на бланке организации, а на чистом листе бумаги текст доВнкумента перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка ВлКопияВ». Машинописные копии и копии, полуВнченные при помощи средств копировально-множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной подписи подВнлинника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлиннику.

Для заверения копии ниже реквизита ВлподписьВ» от левого поля документа проставляются заверительная надпись ВлВерВнноВ»; наименование должности заверившего копию, его

личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.

    На секретаря возлагается хранение и проставление гербоВнвой и простой печатей организации. В инструкции по делоВнпроизводству данной организации оговариваются случаи проставления гербовой или простои печати. Так, гербовая печать проставляется на личных подписях руководителей организации в документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц, устанавливающих факты расходоВнвания денежных средств и материальных ценностей, на устаВнвах и т.п.

    Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.

Секретарь хранит также бланки организации, используеВнмые как документы строгой отчетности. Бланки централиВнзованно заказываются и изготовляются подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними специализированными органиВнзациями. Бланки для оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица. Секретарь должен вести учет использования служебных бланков как по организации в целом, так и по структурным подразделениям.

    Бланки служебные следует хранить в несгораемых шкаВнфах, ключи от которых находятся у секретаря и передаются работникам организации, список которых утверждает рукоВнводитель.

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятельВнности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в текуВнщем делопроизводстве. Номенклатура дел тАФ это систематиВнзированный перечень типовых вопросов, участков и направВнлений работ, которые ведутся организацией и требуют обязаВнтельного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть, и новые докуменВнтируемые участки работы и связанные с этим дела, для котоВнрых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.

    Составление номенклатуры может вестись секретарем, коВнторый получает предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению номенклатуры моВнгут привлекаться и сторонние специализированные организаВнции. При составлении номенклатуры рекомендуется испольВнзовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об оргаВннизации и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков храВннения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, обВнразующиеся в деятельности организации, а также все справочВнные картотеки к документам.

При составлении заголовков к делам следует избегать обВнщих названий (например Влобщая перепискаВ», Влсправочный материалВ» и т.п.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

    При определении срока хранения дед учитываются требоваВнния действующих нормативно-методических документов (пеВнречней) . В необходимых случаях делается отметка о том, что по истечении срока хранения дела для определения целесообВнразности дальнейшего его хранения или уничтожения следует проводить дополнительную экспертизу (пометка ВлЭПКВ»).

    По окончании делопроизводственного года в конце номенВнклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.

    Номенклатура после составления согласовывается с местВнным архивным учреждением и утверждается руководством организации. Утвержденная номенклатура может действовать в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутвержВндению только в случае коренного изменения функций и струВнктуры организации. Если таких изменений не происходит, в конце года номенклатура уточняется, дополняется и ввоВндится в действие с 1 января следующего года.

    Экземпляры номенклатур находятся у руководства, секВнретаря и (в извлечениях) в структурных подразделениях орВнганизации.

    Дела в организации следует формировать в строгом соотВнветствии с имеющейся номенклатурой. Секретарь контролиВнрует формирование дел в структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об этом ответственВнных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывает об этом руководству организации.

    При формировании дел запрещается: объединять в них документы постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к разным вопросам, и с пометками Влподлежит возврату Вл; включать несколько экземВнпляров одного и того же документа, а также черновики и конВнверты. Из дел изымаются металлические и пластмассовые буВнлавки и скрепки. Дела с документами постоянного срока храВннения формируются отдельно от дел временного хранения.

В дела группируются документы одного года (за исключеВннием переходящих). Годовые планы, сметы, отчеты группиВнруются отдельно от проектов этих же документов и остаются в делах того года, к которому относятся (так, отчеты за 1990 г. составляются в 1991 г., но помещаются в дела за 1990 г.). Материалы к протоколам заседаний коллегий (докВнлады, справки и т.д.) формируются в дела отдельно от протоВнколов этих заседаний. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки ВлВ дело №___В».

Документы внутри дел располагаются следующим обраВнзом:

в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая более поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка формируется в последоВнвательности дат, причем документ-запрос помещается перед документом-ответом;

в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются с инициативного документа, затем в хронологической последовательности размещаются докуменВнты, поступающие по ходу ведения данного дела;

в алфавитном порядке. Так формируются дела с предлоВнжениями, заявлениями и жалобами трудящихся.

При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки ВлВ делоВ» и t.п.) и соответствие содержания документа содерВнжанию дела, в которое он направляется.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 тАФ 4 см толщиной). Если дела включают большее количество листов, то они делятся на тома (части) под одним и тем же заголовком, о чем делается запись в номенклатуре дел. ПриВнложения в зависимости от объемов оформляются в отдельные тома (части) или присоединяются к тем документам, к котоВнрым они относятся.

Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и сокращенное наименование орВнганизации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре; заголовок дела (в соответствии с ноВнменклатурой); даты заведения и окончания дела. После окончания дела на обложке проставляются количество листов данного дела и срок его хранения с указанием соответствуюВнщей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его коВнрешке.

Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдеВнльно. В конце дела помещается заверительная надпись, в котоВнрой указывается количество пронумерованных листов, огоВнваривается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразительВнных материалов. В заверительной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка.

Формирование дел с документами временных сроков храВннения может вестись упрощенно. Разрешается оставлять докуВнменты в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать в связи с этим заверительной надписи. На дела с временным сроком хранения не составляется опись, их учет ведется по номенклатуре дел.

Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или децентрализовано тАФ у секретаря и в струкВнтурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Дела должны храниться в запирающихся шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. С внутренней стороны шкафов прикрепляется номенклатура (выписки из нее) хранящихся в них дел.

Яд секретаря может быть возложена организация работы по экспертизе научной и практической ценности хранящихся в организации документальных материалов. Для проведения такой экспертизы создаются экспертные комиссии из числа наиболее квалифицированных работников организации, коВнторые назначаются приказом руководства организации. ЗасеВндания этих комиссий обязательно протоколируются. ПротоВнколы утверждаются руководством, оно же утверждает и поВнложение об экспертной комиссии. Отбор дел к уничтожению оформляется актом, составляемым в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Акт после рассмотрения экспертной комиссией утверждается руководВнством. Акты должны согласовываться с местными архивныВнми учреждениями, если это определено статусом данной оргаВннизации. Непосредственное уничтожение отобранных докуВнментов может производиться только после утверждения описей на документы постоянного хранения. Выделенные документы целесообразно передавать органам по вторичному использованию сырья с получением от них соответствующих квитанций.

В случае передачи дел в ведомственный, местный или иной архив документы подготавливаются в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству данной организации.

В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удосВнтоверяющего личность. Ознакомление с документами, постуВнпившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации,

В случае выдачи документов (дел) во временное пользоВнвание секретарь составляет карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после чего изымается и уничтожается. На карточке-заместителе указываются поисковые данные выданного материала и приВнводятся с обязательной расшифровкой личная подпись сотрудВнника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес, проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения.

В ходе осуществления возложенных на него документационных операций секретарь накапливает информацию о состоВнянии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), исВнпользовании служебных бланков и т.п. В регламентах об орВнганизации работы руководства и его взаимодействии с секреВнтарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц) передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить Проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с привлечением специалистов органиВнзации. По итогам проведенных проверок и просмотра подгоВнтавливаемой секретарем информации принимаются меры (в случае необходимости оперативные) по исправлению выявленных недостатков.

Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К ее проведению можно привлекать работников специализироВнванных учреждений. На секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением,

Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения рукоВнводства.

В обязанности секретаря входит также ведение телефонВнных переговоров, определение целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или фиксироваВнние информации. В случае отсутствия руководителя на осноВнвании его указаний секретарь не только фиксирует поступаюВнщую в его адрес информацию, но и сообщает о факте отсутВнствия руководителя, ориентировочных сроках его возвращеВнния, а также предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному лицу. При оснаВнщении рабочего места руководителя автоматическим телеВнфонным ответчиком секретарь проверяет качество записанВнной информации, а также переносит ее на бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной информаВнции он ставится в известность в письменной или устной форВнме, телефонограммы докладываются в зависимости от их соВндержания оперативно или вместе с другими входящими докуВнментами.

При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не установлена автоматическая телеВнфонная связь, необходимо заблаговременно осуществить заказ на местном учреждении связи в соответствии с дейстВнвующими правилами, получив заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени. При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь, секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение с запрашиваемым абоВннентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в бухгалтерию для оплаты в установленном порядке.

Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о местонахождении организаВнции, ее справочных телефонах, об основных направлениях деятельности и должностных лицах, ведущих эти направлеВнния, а также сведения об исполнении тех или иных докуменВнтов, поступивших в организацию. Для удобства справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой организации, так и организаций вышестояВнщих, подведомственных и родственных, а также телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной организацией.

В число организационных операций входит подготовка служебных командировок. В соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления командировочных заданий; составления приказов (распоряВнжений) о проведении командировок; подготовки техничесВнкого и финансового отчета о командировках и примерные формы таких документов с образцами их заполнения.

На секретаря может быть возложена обязанность по обесВнпечению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе). Секретарь, как правило, изгоВнтавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформлеВннии командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета МиВннистров СССР от 18 марта 1988г. ВлО служебных командировВнках в пределах СССРВ»'.

Если размер расходов на служебную командировку (расВнходы по найму жилого помещения и проезду к месту команВндирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расхоВндов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов.

Важным элементом организационной стороны секретарВнского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в отВнношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудниВнки данной организации, работники родственных и сторонних организаций.

Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно-информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений рукоВнводства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются рукоВнводителем наравне со всеми гражданами.

Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения именВнно в данную организацию, записывает фамилию, имя и отВнчество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге (журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организаВнцию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересуюВнщий его вопрос.

При необходимости секретарь подготавливает для провеВндения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях.

В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имеюВнщейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам переговоВнров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об оконВнчательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно).                           

Для приема сотрудников организации дополнительно выдеВнляются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например Влдень открытых дверейВ», Влдень открытого письмаВ». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оперативВнно на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сотВнрудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты.

Секретарь должен располагать перечнем вопросов, по коВнторым руководитель принимает вне зависимости от установВнленного времени, а также списком должностных лиц, имеюВнщих неограниченный доступ к руководителю. При возникноВнвении неотложной необходимости контакта сотрудника с руВнководителем в нарушение существующего порядка секреВнтарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику. Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений сотрудников.

Посещение сотрудниками руководителя может быть замеВннено его обходом рабочих мест. При необходимости секреВнтарь информирует руководство подразделений о предстояВнщем обходе и тех вопросах, которые намечено при этом расВнсмотреть. В соответствии с указанием руководителя секреВнтарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время обхода.

Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и приВнбивших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересуюВнщие того вопросы и целесообразность встречи именно с руВнководителем организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуации руководителю и информиВнрует посетителя о возможности беседы. В случае невозможВнности оперативного приема посетителя ему сообщается о точВнной дате и времени возможного приема. Одновременно секВнретарь записывает данные о посетителе (фамилию, организаВнцию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны организации, по которым он может получить дополнительВнную интересующую его информацию. При наличии у посетиВнтелей командировочных документов, свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких докуВнментах делаются необходимые отметки.

В число организационных операций секретарского обслуВнживания входит обеспечение руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кнопВнками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руковоВндителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их надВнлежащее эксплуатационное состояние и необходимый техниВнческий уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, а в случае их отсутствия тАФ к услугам специализированных организаций.

В обязанности секретаря входит также обеспечение норВнмальных условий труда (освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте.

В комплекс условий труда входят следующие показатели.

Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение тАФ общее для всего помещения и местное для конВнкретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусматВнривать оснащение рабочих мест светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует учитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет боВнлее высокого коэффициента их отражения (до 40% и выше) на 20 тАФ 30% повышает их освещенность без дополнительных затрат.

Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения  + 20 - 22В°С, относительная влажность воздуха в зимний период 45тАФ 50% в летний период - 50- 55%. Воздух должен быть чистым.

Для обеспечения его чистоты помимо естественной и исВнкусственной (кондиционеры) вентиляции могут применяться бытовые воздухоочистители.

Улучшает состав воздуха, снимает зрительное утомление озеленение служебных помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера. При выборе растеВнний необходимо учитывать размещение служебных помещений относительно строн света, а также температурный режим и влажность воздуха. Цвет и формы растений должны гармоВннировать с цветом окраски помещений и размещенного в них оборудования.

Цветность. Рекомендуется использовать светлые тона цвеВнтовой окраски служебных помещений, например оттенки зеВнленого, голубого, желтого и промежуточные.

Шум. Уровень шума не должен превышать 60 дБ. Для понижения шумовых уровней применяются акустическая обивВнка стен, устройство подвесных акустических потолков и установка акустических экранов.

При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной мебелью и другим оборудоВнванием следует предусматривать возможности для гибкого использования технических средств; максимальной электриВнфикации, хранения личных вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной последовательВнности, хранения различных носителей информации, в том чисВнле микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п., а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной высоте подставки для ног.

Необходимо учитывать также периодичность и трудоемВнкость выполняемых секретарем операций, характер и объем документации, с которой он работает, взаимосвязи секретаря с подразделениями организации и со сторонними организациВнями. Если для размещения посетителей, ожидающих приема, выделяется специальная комната, то она должна находиться рядом с помещением, где располагается секретарь, и иметь достаточное количество конторских стульев, диванов и т.п.

    Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, необходимыми ему для опеВнративной работы, в том числе телефонными справочниками, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическими справочниками, словарями техничесВнких отраслевых терминов, каталогами, проспектами и т.п. Все эти материалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорений их поиска и храниться в специализированных средВнствах оргтехники.

    При выделении площади для размещения рабочего места секретари необходимо учитывать возможность размещениям посетителей без возникновения помех для нормальной работы секретаря.

    При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря, следует руководствоваться действующими нормативно-методическими документами (наприВнмер, ВлСтроительными нормами и правиламиВ» и т.п.), имея при этом в виду выделение площади для приема и переговоВнров с посетителями не менее 12 м2. Ориентировочно площадь для размещения рабочего места секретаря должна занимать от 8 до 24м2.

    При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он выполняет работы, как предусВнмотренные, так и не предусмотренные должностной инструкВнцией, и время перерывов на отдых и личные надобности. Жёсткой регламентации подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует предусмотреть прием пищи и послеВнобеденный отдых. Желательно также устраивать перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График обеденного перерыва секретаря нужно строВнить с учетом графика такого перерыва у руководителя, но возможно и несовпадение этих графиков.

    Многообразие операций секретарского обслуживания треВнбует их регламентационного оформления. В этих целях слеВндует разрабатывать должностные инструкции для секретарей с учетом действующих регламентов работы в данной органиВнзации. Такие инструкции как правило, должны включать следующие основные разделы: 1) общие положения, 2) осноВнвные обязанности, 3) права, 4) ответственность, 5) взаимоотВнношения.

    В разделе ВлОбщие положенияВ» излагаются квалификационВнные требования к секретарю, порядок его приема и увольВннения; определяются документы, которыми он должен рукоВнводствоваться в своей работе. В разделе ВлОсновные обязанВнностиВ» перечисляются все документационные и организационные операции, исполнение которых возлагается на секретаря. В разделе ВлПраваВ» излагаются праваВ» которыми он может пользоваться в своей работе. Раздел ВлОтветственностьВ» соВндержит упоминание о тех видах ответственности, которая возВнлагается на секретаря при исполнении им своих обязанностей и использовании имеющихся у него прав. В разделе ВлВзаимоВнотношенияВ» оговариваются взаимоотношения секретаря с руководителями организации, руководителями структурных подразделений и служб, с отдельными работниками организации.

    В том случае, если выполнение секретарского обслуживаВнния возлагается на специальное подразделение, составляются положение о таком подразделении и должностные инструкции на работников этого подразделения.

Вместе с этим смотрят:

Организация управления на частном предприятии
Основные методы и пути минимизации финансового риска
Основные подходы в системном исследовании
Основные функции менеджмента