Исследование и проектирование целей управления

Государственный Университет Управления

ИНиМЭ

Доклад на тему:

тАЬ Исследование и проектирование целей управления тАЭ

Выполнила:

Шураева Валерия

Пр-во III-2

МОСКВА 2001

Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое строение ,и организованная для достижения целей, называемых цеВнлями функционирования системы управления.

Значение целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях должны приниматьВнся только такие решения, которые реализуют ее цели функционирования.

Во-вторых, во избежание ВлпаразитнойВ» деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и исВнполнителя. Для этого необходим постоянный контроль реального состояния системы и сравнение его с целями, задачами функционирования системы.

Отсюда следует, что любая организационная деяВнтельность в системе оправдана только в том случае, есВнли она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования для которых она создавалась.

Цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной при управлении процессам их реализации. Для них характерны следующие черты и свойства:

тАв четкая ориентация на определенный интервал вреВнмени;

тАв конкретность и измеримость;

тАв непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;

тАв адресность и контролируемость.

Предназначение организации образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразВнделений и функциональных систем (маркетинг, нововвеВндения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логиВнчески вытекающие из общей цели предприятия,

Определение целей функционирования является одВнним из наиболее важных этапов проектирования сисВнтемы управления. От того, насколько правильно выВнбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности. Неправильное или неВнчеткое формулирование цели функционирования приВнведет к тому, что система управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной отВндачей, не эффективно, так как усилия аппарата управВнления расходуются не целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело с целой совокупностью целей. Задача руководителя орВнганизации любого уровня - суметь учесть все многоВнобразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и вырабоВнтать оптимальные решения.

В ряде случаев для характеристики целей функциоВннирования употребляется совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и требует выбора критериев, по которым можно судить о степени достижения цели. Если нет критериев выбора или оценВнки степени достижения целей функционирования, нет и самих целей функционирования.

Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функционироВнвания и развития. Наряду со стратегическими целями и задачами приходится решать огромное количество текуВнщих и оперативных. Кроме экономических тАФ стоят социВнальные, организационные, научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися, традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным ситуациям и т.д. Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и исВнпользовать соответствующие механизмы и методы, нараВнботанные для разных групп целей. Один из возможных вариантов классификации целей представлен в табл. 5.1.

Таблица 5. 1 Классификация целей

На каждом уровне организации возникают частные цели, причем только их совокупность необходимо расВнсматривать как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость структуриВнзации целей и построения дерева целей.

Следовательно, в теории организации понятие цели является одним из основных. Без определения этого понятия, без выявления соотношений цели, средств достижения целей, оценки эффективности путей досВнтижения целей нельзя решать проблему проектироваВнния организации. Это означает, что без четкого формулирования целей функционирования нельзя комплексВнно решить ни одной проблемы, связанной с построениВнем организации, с планированием их деятельности, оценкой эффективности.

Таким образом, проектирование целей организации является обязательным и важным этапом процесса проектирования общей системы управления.

Проектирование целей организации производится в несколько этапов (см. рис. 5.1.).

Рассмотрим эти этапы.

Этап 1. Исследуется предназначение организации, обВнщая цель системы, определяемая ее назначением. При анализе важно не смешивать понятия целевого назначеВнния системы и критерия эффективности. В отличие от цели организации, определения направления и смысла функционирования системы, основной ее задачи, критеВнрий эффективности является показателемВ» определяющим степень достижения этой цели.

Этап 2. Формируются качественные цели организации, осуществляемые в две стадии. Вначале формируются каВнчественные цели функционирования организации, вытекающие из Положения данной организации, регламентиВнрующего ее деятельность, а затем выбираются качественВнные характеристики цели. Формулировка цели должна быть предельно четкой и указываться в повелительном наклонении.

Например;

Цель I. Максимально содействовать учебному процессу.

Цель 2. Обучить студентов методам анализа систем упВнравления,

Цель 3. Обучить студентов методам формализованного представления результатов обследования сисВнтем управления

Этап 3. Производится ранжирование целей функциоВннирования организации, осуществляемое для обоснования выбора целей функционирования, положенных в основу дальнейшего проектирования организации. Поскольку все реальные организации - многоуровневые, ранжироВнвание целей должно осуществляться на всех выбранных уровнях управления. Ранжированные цели не возникают сами по себе. Они вытекают из глобальных целей функВнционирования, которые, в свою очередь, регламентируВнются решениями вышестоящих организаций, постановВнлениями, положением об организации.

Проблема ранжирования целей функционирования имеет принципиальное значение для решения проблем проектирования организационных систем по многим причинам: во-первых, по своей природе все реальные организации тАФ многоцелевые; во-вторых, период дейВнствия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо тольВнко исходя из целей, период действия которых сопостаВнвим с периодом проектирования организации (в проВнтивном случае процесс проектирования становится неВнпрерывным); в-третьих, проектирование организаций под все цели функционирования слишком трудоемко, а. следовательно, число целей должно быть по возможноВнсти ограниченным.

Проблема ранжирования целей функционирования в силу важности ее для организационного проектирования должна быть решена достаточно корректно и требует применения наиболее объективных методовВ» например метода экспертных оценок.

В данном случае применение метода экспертных оцеВннок проводится в два этапа-

На первом подготовительном этапе осуществляется формирование экспертных групп на выбранных уровнях управления и подготавливается вся документация, необВнходимая для проведения экспертизы целей.

Выбор группы экспертов производится с учетом их компетенции отдельно для каждого уровня. Именно в таком случае можно говорить и о достоверности эксперВнтизы, и о минимальных затратах на ее проведение. Для подбора экспертов применяются следующие характериВнстики; компетентность, креативность, отношение к экспертизе, конформизм, аналитичность и широта мышлеВнния, самокритичность.

Компетентность эксперта тАФ это степень его квали-, фикации в определенной области знаний. КомпетентВнность может быть определена на основе опыта эксперта в данной области его квалификации, степенью знакомВнства с научными достижениями в области исследуемой области и т.д.

Креативность эксперта тАФ способность решать творВнческие задачи.

Отношение к экспертизе является важной характериВнстикой эксперта, определяющей его желание (активность или пассивность) участия в экспертизе.

Конформизм тАФ подверженность влиянию авторитетов. Эта характеристика необходима для выбора способа проВнведения экспертизы.

Самокритичность эксперта тАФ самооценка своей компетентности.

Аналитичность, широта мышления, конструктивность мышления, свойство коллективизма тАФ также важные хаВнрактеристики эксперта.

Даже неполные определения характеристик эксперВнтов, приведенные выше, показывают, что численные оценки этих характеристик значительно затруднены и в ряде случаев совсем невозможны.

Наиболее важной из указанных характеристик являВнется характеристика компетентности экспертов, поВнскольку именно она в значительной степени определяет достоверность экспертных оценок. Поэтому проблеме определения компетентности экспертов следует уделять особое внимание.

На втором организационном этапе осуществляется отВнработка результатов экспертизы. На этом этапе выполВнняются все необходимые расчеты для сопоставления каВнчественных целей на каждом уровне управления с целяВнми, выбранными по мнению 'экспертов с точки зрения их количества и важности (приоритетности).

Процесс обсуждения выбранных целей происходит до тех пор, пока не совпадут мнения большинства экспертов.

Сформулируем требования, которым должна удовлеВнтворять методика оценки целей функционирования с помощью экспертов.

1. Оценка целей функционирования должна провоВндиться в благоприятной психологической обстановке.

2. Трудоемкость опроса должна быть в допустимых пределах.

3. Экспертная документация не должна допускать двоякого понимания вопросов.

4. Экспертная документация должна быть, по возВнможности, однородной и полной.

5. Выбранная система шкал экспертной оценки должВнна быть обоснована и доведена до сведения эксперта.

6. Цели проведения экспертизы должны быть известВнны всем экспертам. Наиболее приемлемым с практичеВнской точки зрения является анкетирование.

На четвертом этапе осуществляется построение деВнрева целей. Количество и разнообразие целей задач меВннеджмента настолько велики, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее размеВнров, специализации, вида, формы собственности. В каВнчестве удобного и апробированного на практике инструВнмента исследования целей можно использовать построеВнние целевой модели в виде древовидного графа тАФ дерева целей (рис.5.2).

Построение дерева целей осуществляется для формаВнлизованного отображения процесса распределения целей по'уровням управления. Посредством дерева целей опиВнсывается их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:

тАв общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

тАв при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из условия: реализация

подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

тАв при формулировке целей разных уровней необхоВндимо описывать желаемые результаты, но не споВнсобы их получения;

тАв подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимые друг из друга;

тАв фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, котоВнрые могут быть выполнены определенным спосоВнбом и в заранее установленные сроки. Исследование и формирование количественных целей выполняется на пятом этапе и является наиболее важВнным для управления организацией, так как количественВнные цели определяют выбор методов управления органиВнзацией, применение компьютерной техники в управлеВннии. Количественные характеристики целей фиксируютВнся в стратегических и годовых планах организации. КоВнличественные цели ориентируют организацию на достиВнжение определенных показателей и конкретизируют выВнбранные качественные цели.

Оценка степени достижения целей производится на шестом этапе. Выбирается ВлэталонВ» управления, которое необходимо расценивать как практическое и при котором необходимо срочно принимать управленческие решения, чтобы приблизить организацию к достижению выбранных целей. Количество таких решений зависит от типа и класВнса сложности организации.

В качестве примера ниже рассматривается процесс целеполагания по функциональным подсистемам, чаще всего выделяемым в организациях (маркетингу, новоВнвведениям, производству, персоналу, финансам и обВнщему менеджменту), и в табл. 5,2. приводятся примерВнные формулировки целей по этим подсистемам. В реВнальных условиях эти цели должны быть конкретизироВнваны и количественно измерены с помощью соответстВнвующих показателей.

Приведем пример. Подсистема ВлМаркетингВ» направВнляет свою деятельность на формирование спроса, и по этому его целями являются: определение потребности населения и производства в продукции и услугах предВнприятия, разработка и спецификация параметров новой продукции, освоение рынков, распределение и доставка продукции потребителям, контроль за изменением вкуса и спроса потребителей, сбор и обработка информации о товаре, рекламирование фирмы и ее продукции и т.д.

Постановка целей маркетинга связана с детальным изучением спроса и предложения на продукцию, выВнпускаемую на данный момент и на новую продукцию. Кроме того, должна быть тщательно изучена ситуация как на уже освоенных предприятием рынках, так и на новых. Поэтому работу должны проводить специалиВнсты по исследованию рынка, по прогнозированию и планированию, владеющие соответствующей инфорВнмацией и методами разработки целевых моделей. СоВнстав и количество этих специалистов зависят от возВнможностей предприятия самостоятельно проводить эту сложную и требующую большого профессионализма работу. Если такие возможности ограничены, надо исВнпользовать те элементы рыночной инфрастуктуры, коВнторые уже начали формироваться в нашей стране:

внешних консультантов по управлению, специалистов по нововведениям, информационной технологии, выВнчислительным методам и т.п.

Подсистема ВлПроизводствоВ» охватывает такие виды деятельности организации, как получение, хранение и распределение средств производства, превращение реВнсурсов в конечный продукт, его хранение и распределеВнние, а также послепродажное обслуживание.

При установлении целей по этой подсистеме необхоВндимо учитывать разнообразие видов выполняемых здесь работ. Так, предпроизводственная подготовка связана с приемкой товаров, сырья, материалов, с хранением на складах, управлением запасами. Само производство треВнбует машинной обработки, сборки, контроля качества, упаковки, технического обслуживания оборудования;

работа с конечной продукцией (послепроизводственная логистика) связана с размещением готовых товаров на складе, с обработкой заказов и доставкой товара. НакоВннец, послепродажное обслуживание требует проведения установочных работ, ремонта, поставки запасных частей.

Цели этой сложнейшей подсистемы организации усВнтанавливаются в виде системы показателей, отражающих объем, ассортимент продукции, качество, производиВнтельность, затраты и т.д.

Подсистема, связанная с исследованиями и разработВнками, реализует цели нововведений на предприятии. Ее направленность - это поиск новых видов продукВнции и услуг для замены устаревших, определение цеВнлей проведения научных исследований и разработок, введения новшеств и модернизации всех сфер деятельВнности предприятия.

Подсистема ВлПерсоналВ» направлена на работу с труВндовым коллективом и формулирует свои цели по найму, расстановке, обучению, продвижению и оплате труда работников предприятия. Важнейшей целью этой подВнсистемы является высокая заинтересованность сотрудВнников в решении общих задач предприятия и создание для этого благоприятного климата.

Подсистема ВлФинансыВ» нацеливает свою деятельность на организацию финансирования, кредитования, налоВнговых обязательств, составление бюджетов (по предприВнятию в целом, его подразделениям и программам),

Подсистема ВлМенеджментВ» имеет в качестве своей ключевой задачи эффективное достижение целей оргаВннизации, исключающее нерациональные затраты вреВнмени, ресурсов и талантов. В соответствии с нею подВнсистема устанавливает цели по активизации работников всех подразделений организации по контролю за движением и использование всех его ресурсов и т.п. Для этого производится глубокий анализ проблем во всех сферах и областях деятельности организации и выдеВнляются те, которые требуют наибольшего внимания и усилий, так как являются главными факторами достиВнжения желаемых результатов. Эти проблемы специфичВнны для каждой организации.

Вместе с этим смотрят:

Исследование систем управления
История развития теории и практики менеджмента
Кадровая политика
Кадровая политика в организации