Органiзацiя документацiйного забезпечення установи

ВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВаВа ЗМРЖСТ

ВСТУП. 2

РОЗДРЖЛ 1.ТЕОРЕТИЧНРЖ АСПЕКТИ ОРГАНРЖЗАЦРЖРЗ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ. 5

1.1.Поняття документацiйного забезпечення установи. 5

1.2.Механiзм здiйснення документацiйного забезпечення установи. 12

1.3. Проблеми в ходi органiзацii документацiйного забезпечення установи. 36

РОЗДРЖЛ 2.ОСОБЛИВОСТРЖ ОРГАНРЖЗАЦРЖРЗ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗ-ПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДРЖ ТОВ ВлСВРЖТОЧВ» та ВАТ ВлАГРЕГАТВ». 39

2.1.Економiко-органiзацiйна характеристика ТОВ ВлСВРЖТОЧВ» та ВАТ ВлАГРЕГАТВ». 39

2.2.Специфiка органiзацii документацiйного забезпечення установи на ТОВ ВлСВРЖТОЧВ» та ВАТ ВлАГРЕГАТВ». 41

2.3.Використання iнформацiйних технологiй документацiйного забезпечення установиВа 54

РОЗДРЖЛ 3.ЕКОНОМРЖЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦРЖЛЬНОСТРЖ ЗАСТОСУ-ВАННЯ РЖНФОРМАЦРЖЙНИХ ТЕХНОЛОГРЖЙ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ. 60

3.1.Сутнiсть iнформацiйних технологiй документацiйного забезпечення установиВа 60

3.2.Види iнформацiйних технологiй. 64

3.3.Порiвняльна характеристика iнформацiйних технологiй докумен-тацiйного забезпечення установи. 71

РОЗДРЖЛ 4.ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ОСНОВРЖ РЖНФОРМАЦРЖЙНИХ ТЕХНОЛОГРЖЙ. 76

4.1.ОбТСрунтування удосконалення документообiгу та документацiйного забезпеченняВа 76

4.2.Системи удосконалення документообiгу на пiдприiмствах. 84

ВИСНОВКИ. 90

СПИСОК ВИКОРИСТАНОРЗ ЛРЖТЕРАТУРИ. 94

АНОТАЦРЖЯ

Робота мiстить 108 сторiнок, 2 рисункiв, список використаних джерел тАФ 42 найменувань.

Актуальнiсть теми зумовлена зростанням ролi документацiйного забезпечення в системi пiдвищення ефективностi дiяльностi як окремого пiдроздiлу, так i пiдприiмства в цiлому. Сучасний рiвень менеджменту характеризуiться тим, що прийняття рiшень як головне завдання управлiння, реалiзуiться за умов повноi або частковоi невизначеностi, активноi, досить часто агресивноi, протидii конкуруючих сторiн. За цих умов на служби дiловодства необхiдно покладати завдання не тiльки i не стiльки створення документацii та забезпечення ii руху, але головним чином питання iнформацiйноi пiдтримки всiх управлiнських рiшень на пiдставi досконалоi органiзацii iх документацiйного забезпечення.

Предметом дослiдження i особливостi органiзацii документацiйного забезпечення пiдприiмства.

ОбтАЩiктом дослiдження виступаi система документацiйного забезпечення дiяльностi пiдприiмства.

Мета дипломноi роботи полягаi в вивченнi системи документообороту на пiдприiмствах Украiни та встановлення шляхiв iх удосконалення.

Методи дослiдження поiднання абстрактного й конкретного, iндукцiя, дедукцiя, аналiз i синтез, групування й порiвняння, конкретизацiя.

За результатами дослiдження сформульованi напрямки удосконалення системи документацiного забезпечення пiдприiмств,Ва установ, органiзацiй Украiни. Одержанi результати можуть бути використанi для розроблення та удосконалення системи документацiного забезпечення пiдприiмств,Ва установ, органiзацiй Украiни.

Ключовi слова: документування, документообiг, домументацiйне забезпечення, iнформацiя, система, контроль, органiзацiя.

ВСТУП

Сучасний рiвень менеджменту характеризуiться тим, що прийняття рiшень як головне завдання управлiння, реалiзуiться за умов повноi або частковоi невизначеностi, активноi, досить часто агресивноi, протидii конкуруючих сторiн. За цих умов на служби дiловодства необхiдно покладати завдання не тiльки i не стiльки створення документацii та забезпечення ii руху, але головним чином питання iнформацiйноi пiдтримки всiх управлiнських рiшень на пiдставi досконалоi органiзацii iх документацiйного забезпечення.

Служба дiловодства, як серцевина органiзацii, що вiдображаi i забезпечуi ii дiяльнiсть, сьогоднi мусить бути потужним iнструментом, що в змозi через процеси управлiння документацiiю, орiiнтувати всi iншi пiдроздiли та окремих виконавцiв на спiльнi цiлi, мобiлiзувати iнiцiативу спiвробiтникiв, виховуючи в них почуття iдностi i вiдданостi своiму пiдприiмству, полiпшувати процеси дiловоi комунiкацii й корегувати органiзацiйну поведiнку всiх його членiв.

В сучасних установах дiловодство стаi високотехнологiчним виробничим процесом, системою органiзацiйного, iнформацiйного, аналiтичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення ii функцiонування, документування управлiнськоi iнформацii й органiзацii обiгу службових документiв, в т.ч. електронних. Воно обтАЩiктивно видiляiться у високооплачуваний вид професiйноi дiяльностi, отримуi вiдповiдне технологiчне й органiзацiйне оформлення й вимагаi значного обсягу знань.

Актуальнiсть дослiдження зумовлена зростанням ролi документацiйного забезпечення в системi пiдвищення ефективностi дiяльностi як окремого пiдроздiлу, так i пiдприiмства в цiлому.

Метою роботи i вивчення системи документообороту на пiдприiмствах Украiни та встановлення шляхiв iх удосконалення.

ОбтАЩiктом дослiдження i система документацiйного забезпечення дiяльностi пiдприiмства.

Предметом дослiдження i особливостi органiзацii документацiйного забезпечення пiдприiмства.

Базою проведення дослiджень та практичноi розробки системи документацiйного забезпечення i ТОВ ВлСВРЖТОЧВ» та ВАТ ВлАГРЕГАТВ».

Для реалiзацii мети дослiдження необхiдним i вирiшення наступних завдань:

В· вивчення теоретичних аспектiв органiзацii документацiйного забезпечення;

В· розгляд поняття документацiйного забезпечення установи;

В· ознайомлення з механiзмом здiйснення документацiйного забезпечення установи;

В· ВаВавизначення типових проблеми в ходi органiзацii документацiйного забезпечення установи;

В· аналiз специфiки органiзацii документацiйного забезпечення установи;

В· вивчення використання iнформацiйних технологiй документацiйного забезпечення установи;

В· розгляд економiчного застосування iнформацiйних технологiй документацiйного забезпечення установи;

В· ознайомлення з поняттям iнформацiйних технологiй документацiйного забезпечення установи;

В· проведення порiвняльноi характеристики iнформацiйних технологiй документацiйного забезпечення установи;

В· визначення оптимальних шляхiв удосконалення iнформацiйних технологiй документацiйного.

Дане дослiдження може бути використане в подальших розробках систем удосконалення документообороту на пiдприiмствах Украiни.

Практичне значення роботи випливаi з запропонованих шляхiв удосконалення системи документообороту на пiдприiмствах, установах та органiзацiях Украiни, що сприятиме бiльш ефективному процесу документообiгу, мiнiмiзацii витрат на забезпечення дiяльностi систем, пiдвищення рiвня конфiденцiйностi даних тощо.

Робота складаiться з 4 роздiлiв. В першому роздiлi визначаються теоретичнi аспекти органiзацii документацiйного забезпечення установи, поняття документообороту, механiзм його здiйснення та сучаснi проблеми в побудовi системи ефективного документообороту на пiдприiмствах,Ва установах, органiзацiях Украiни. В 2 роздiлi роботи розглядаються особливостi органiзацii документацiйного забезпечення установи на прикладi ТОВ ВлСВРЖТОЧВ» та ВАТ ВлАГРЕГАТВ», специфiку побудови систем докуменобороту на даних пiдприiмствах та ефективнiсть iх практичноi органiзацiй. В 3 роздiлi роботи визначено можливiсть економiчного застосування iнформацiйних технологiй документацiйного забезпечення установи, розглянути сучаснi форми органiзацii та види iнформацiйних технологiй, зроблено iх порiвняльний аналiз. В 4 роздiлi роботи визначено шляхи удосконалення iнформацiйних технологiй документацiйного забезпечення, якi можна ефективно запровадити на обтАЩiктах дослiдження та iнших пiдприiмствах, установах, органiзацiях Украiни.

Систему документацiйного забезпечення установи розглядали наступнi вiтчизнянi науковцi та практики Антонюк В. А. ., Береза А. М., Василик О. Д., Галiцин В. К., Годун В. М., Горьовий Л. РД., Дрогаль Т., Дубiй О.,Ва Завгородний В. П., РДрьомiна Н. В., Карацюба А. М., Левченко Ф. А., Одинцов Б. Е., Орленко Н. С., Писаревська Т. А., Савицький В. А., Савченко В. Я., Святобог В. В., Ситник В. Ф. , Сендзюк М. А., Рогач РЖ. Ф., Романов А. Н., Швец М. Я. та iншi.

Дане дослiдження проводилось iз застосуванням дiалектичного пiдходу до вивчення сучасного стану докуметацiйного забезпечення дiяльностi пiдприiмств та установ. В процесi дослiдження органiзацii i методики докуметацiйного забезпечення дiяльностi пiдприiмств та установ були використанi загальнонауковi методи пiзнання: поiднання абстрактного й конкретного, iндукцiя, дедукцiя, аналiз i синтез, групування й порiвняння, конкретизацiя. Для обробки даних, наведених у дослiдженнi застосовувались такi методичнi прийоми: огляд, документальна перевiрка, технiко-економiчнi розрахунки, аналiтичнi групування, структурний аналiз, узагальнення, пiдрахунок.

РОЗДРЖЛ 1.

ТЕОРЕТИЧНРЖ АСПЕКТИ ОРГАНРЖЗАЦРЖРЗ ДОКУМЕНТАЦРЖЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ

1.1. Поняття документацiйного забезпечення установи

Вирiшення актуального завдання сьогодення щодо переведення економiки держави на шлях стабiльного i динамiчного розвитку зумовлюi внесення певних змiн у механiзм формування та реалiзацii програми комплексного документацiйного забезпечення менеджменту. В сучаснiй економiчнiй науцi розрiзняють рiзнi види менеджменту: iнновацiйний, стратегiчний, iнвестицiйний, фiнансовий, виробничий тощо. Аналiзуючи змiст кожного з них, слiд звернути увагу на те, що загальною рисою для них i необхiднiсть постiйного забезпечення iнформацiiю.

Менеджмент, як вiдомо, i безперервним соцiально-економiчним та органiзацiйно-технологiчним процесом, що здiйснюiться за допомогою рiзноманiтних методiв, пiдходiв i засобiв для досягнення визначених економiчних, наукових, соцiальних або iнших результатiв. Реалiзацiя цього процесу може мати позитивний результат лише за наявностi певних вiдомостей про стан та поведiнку системи управлiння. Однак, у своiму розвитку, сучасний менеджмент наштовхуiться на жорсткi iнформацiйнi бар'iри. Виникаi парадоксальна ситуацiя, коли поряд з "надмiрнiстю" знань вiдчуваiться дефiцит необхiдноi i доступноi iнформацii.

РЖнформацiя в менеджментi i важливим ресурсом, що вона дозволяi правильно орiiнтуватись у конкурентному середовищi, яке постiйно змiнюiться, прогнозувати i аналiзувати його, планувати найбiльш доцiльнi управлiнськi дii, органiзовувати i контролювати iх виконання облiковувати, розраховувати тощо. Менеджмент стаi ефективним тодi, коли за наявностi мiнiмальних за обсягом, але важливих за змiстом первинних джерел iнформацii, можуть бути прийнятi рiшення вiдповiдно до визначених цiлей. Ось чому одним з головних чинникiв органiзацii високоефективного менеджменту стаi iнформацiя, що надана своiчасно, у достатньому обсязi та в доступнiй формi.

Найпоширенiшою формою представлення iнформацii у сферi менеджменту i документ. Першочерговi заходи, що забезпечують iнформацiйнi потреби менеджменту, полягають у вiдборi й аналiзi рiзних джерел iнформацii, iх систематизацii, надання iм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачiв, пiдготовка для подальшого зберiгання. Завдання щодо проведення таких видiв робiт у бiльшостi установ державного сектору економiки традицiйно вирiшують у межах органiзацii дiловодства [12, 267]. Водночас, iснуi проблема iнформацiйного забезпечення процесiв управлiння якiсною документацiiю, тобто йдеться про створення змiстовно-концептуальноi моделi сучасного управлiнського документа. Ключового значення при цьому набуваi необхiднiсть уточнення сутностi понять "дiловодство" та "документацiйне забезпечення менеджменту".

Поняття "дiловодство" розумiють як певну органiзацiю роботи з документами в традицiйних управлiнських структурах. Тобто, дiловодство - це суто визначений процес органiзацii роботи з вже створеними документами, основною метою якого i регулювання iх руху, з точки зору доцiльностi i рацiональностi, а також здiйснення контролю за ними у межах конкретноi управлiнськоi системи. Окремою ланкою при цьому i процес створення самого документа, тому що в менеджментi головною метою створення документа i не укладання певноi унiфiкованоi форми, а професiйне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що маi важливе значення для процесу прийняття управлiнських рiшень. Внесення укладених фахiвцями текстiв у вiдповiднi унiфiкованi форми - прерогатива технiчного персоналу дiловодних служб i нiчого спiльного зi створенням документа (в проблемно-логiчному розумiннi цього поняття) не маi. На жаль, жорсткi регламенти, притаманнi дiловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне рiзноманiття iнформацiйних потреб менеджменту.

Виходячи з iнформацiйного навантаження на управлiнський документ, на нашу думку, документацiйне забезпечення менеджменту i бiльш ширшим поняттям, i включаi, поряд з дiловодством, процес документування управлiнських дiй з метою прийняття найбiльш ефективних рiшень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджментi потребуi розроблення принциповоi концепцii з визначенням якiсно-кiлькiсних характеристик документа, як носiя iнформацii на всiх рiвнях управлiння.

Кiнцевим результатом будь-якого менеджменту i досягнення конкретноi мети, яка може бути представлена певними якiсно-кiлькiсними характеристиками. Цей процес потребуi використання рiзноманiтних видiв ресурсiв, в тому числi й iнформацii, яка мiститься в документах. Така сутнiсть документа, i в першу чергу, управлiнського документа, надiляi його якостями, що притаманнi матерiальним об'iктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартiсть або сприяти появi нових товарiв i послуг. В управлiнськiй дiяльностi iнформацiйне забезпечення досить тiсно повтАЩязане з документацiйним забезпеченням. Документацiйне забезпечення управлiння тАУ дiяльнiсть спецiальних працiвникiв або пiдроздiлiв пiдприiмства щодо створення документацiйноi iнформацiйноi бази на рiзних носiях для використання управлiнським апаратом у процесi реалiзацii його функцiй.

Основною складовою частиною документацiйного забезпечення i дiловодство тАУ дiяльнiсть, що охоплюi створення документiв та органiзацiю роботи з документами: органiзацiю документообiгу, використання iнформацiйно-пошукових систем документiв органу, контроль виконання документiв i пiдготовку iх для передачi в архiв. Значення документацiйного забезпечення полягаi в тому, що в загальному обсязi управлiнськоi роботи (за рiзними оцiнками) до 60тАУ70 % займають операцii з документами. РЖнформацiя, яка в них мiститься, може бути використана тiльки пiсля проведення ряду дiловодних операцiй (фiксацii, обробки, систематизацii тощо).

Основним носiiм iнформацii у сучасному апаратi управлiння i документ, за допомогою якого здiйснюються дiловi звтАЩязки. Тому рацiоналiзацiя дiловодства i важливим напрямом науковоi органiзацii працi працiвникiв сфери управлiння. З ускладненням керованих процесiв зростаi обсяг документообiгу [13, 62].

Причини зростання обсягiв управлiнськоi iнформацii можуть бути як обтАЩiктивнi, так i субтАЩiктивнi:

В· обтАЩiктивнi тАУ причини, якi визначаються збiльшенням масштабiв i зростаючою складнiстю керованих систем, а також вирiшуваних ними завдань;

В· субтАЩiктивнi тАУ причини, зумовленi вiдсутнiстю науково-обТСрунтованих комплексiв документiв, якi i необхiдними та достатнiми для документування процесу управлiння, а також недосконалiстю технологii роботи з документами у процесi управлiння.

Цi ж причини зумовлюють переважно i недостатню якiсть пiдготовки документiв. Документ тАУ передбачена законодавством матерiальна форма одержання, зберiгання, використання i поширення iнформацii шляхом фiксацii ii на паперi, магнiтнiй, кiно-, вiдео-, фотоплiвцi або iншому носiiвi. Первинний документ тАУ документ, що мiстить вихiдну iнформацiю. Вторинний тАУ документ, що i результатом аналiтико-синтетичноi та iншоi обробки одного або кiлькох документiв.

Залежно вiд кола питань, вирiшуваних органом, обсягу та характеру його компетенцii, порядку розвтАЩязання питань, а також обсягу та характеру взаiмозвтАЩязкiв з iншими органами, установами можуть формуватися системи дiловодства, серед яких найбiльш уживанi:

В· централiзована тАУ усi документи (вихiднi, вхiднi, внутрiшнi) реiструються в одному мiсцi (канцелярiя, секретарiат);

В· децентралiзована тАУ допускаiться реiстрацiя документiв у кiлькох мiсцях за умови рiчного документообiгу 100 тисяч i бiльше, а також за наявностi територiально уособлених структурних пiдроздiлiв та певних особливих умов роботи;

В· змiшана тАУ найбiльш важлива внутрiшня документацiя та переписка керiвництва реiструiться у канцелярii, решта документiв тАУ у структурних пiдроздiлах.

В умовах обширного документообiгу великого значення набуваi правове його регулювання, яке здiйснюiться через iнструкцii та положення з дiловодства. Такi документи регламентують:

В· порядок пiдготовки й оформлення документiв, iх погодження та вiзування;

В· органiзацiю роботи з документами;

В· порядок обробки та вiдправлення вихiдноi iнформацii;

В· реiстрацiю i порядок зберiгання угод та договорiв;

В· порядок друкування i тиражування документiв;

В· органiзацiю контролю за строками виконання документiв;

В· формування номенклатури справ, формування i оформлення справ;

В· вiдбiр документiв i справ на зберiгання або знищення;

В· знищення документiв;

В· облiк обсягу документообiгу.

Органiзацiйно функцiю дiловодства забезпечують спецiальнi пiдроздiли тАУ управлiння справами, секретарiати та канцелярii. На них покладаiться безпосереднi дiловодне обслуговування органiв, пiдроздiлiв пiдприiмстваВа (приймання i вiдправлення кореспонденцii, реiстрацiя вхiдних та вихiдних документiв, тиражування, розподiл документiв для доповiдi керiвництву, ведення контролю за виконанням документiв, ознайомлення працiвникiв з наказами, розпорядженнями, документацiйне обслуговування нарад, конференцiй, засiдань, оформлення справ i передача iх до архiву, збереження документiв тощо) [14, 99].

На данi пiдроздiли покладено здiйснення операцiй з документами:

В· приймання кореспонденцii тАУ приймання пошти, реiстрацiя ii у журналi облiку, попереднiй розгляд документiв для визначення доцiльностi виконання, а також прямого надсилання документiв безпосереднiм виконавцям, не надаючи iх на розгляд першим керiвникам (обсяг кореспонденцii, рiшення за якими повиннi приймати тiльки першi керiвники, не перевищуi 10-20 %);

В· реiстрацiя документiв тАУ фiксацiя факту створення або одержання документа шляхом присвоiння йому порядкового номера та запису встановлених вiдомостей про нього засвiдчуi факт отримання документа, взяття на облiк i забезпечення зберiгання документiв, довiдковоi та контрольноi роботи. Документи реiструються один раз: вхiднi тАУ у день надходження, вихiднi тАУ у день пiдписання. Таiмнi документи реiструються у спецiальних журналах. ОбовтАЩязковiй реiстрацii пiдлягають документи, що надiйшли на пiдприiмство з вищих органiв влади та управлiння, державних адмiнiстрацiй, органiв державних структур Украiни, скарги та звернення громадян, повiдомлення про порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирiшення або вiдповiдi, а також документи з вiдповiдними грифами. Ознакою зареiстрованого документа i штамп на першому аркушi, дата його надходження, порядковий номер за журналом облiку;

В· передача документа для розгляду керiвником (заступником) пiдприiмства. Резолюцiя керiвника щодо порядку виконання, виконавцiв, термiну виконання тощо зазначаiться на вiльному вiд тексту мiсцi першого аркуша перед пiдписом керiвника та датою резолюцii. Якщо у резолюцii зазначаiться кiлька виконавцiв, то на першому мiсцi зазначаiться вiдповiдальний виконавець, якому i вручаiться документ. Вiдповiдальний виконавець забезпечуi виконання завдання та зберiгання документа. Виконання документiв полягаi у виконаннi приписiв, збираннi iнформацii, пiдготовцi управлiнського рiшення, листiв для вiдповiдi, наказiв, розпоряджень, а також у погодженнi, затвердженнi i реiстрацii вихiдного документа;

В· контроль за виконанням документiв i важливим напрямом управлiнськоi дiяльностi, що виконуiться з метою сприяння своiчасному та правильному виконанню рiшень, завдань i доручень керiвництва, забезпечення одержання iнформацii, необхiдноi для оцiнки дiяльностi пiдроздiлiв та виконавцiв.

Контроль за виконанням документiв включаi:

В· постановку документа на контроль, перевiрку своiчасного доведення документа до виконавця, попередню перевiрку та регулювання ходу виконання документiв;

В· облiк i узагальнення результатiв контролю виконання документiв, iнформування керiвника.

Встановлення контролю за виконанням документiв маi забезпечувати:

В· обовтАЩязковий i точний облiк документiв, одержаних для виконання робiт;

В· систематизацiю нагляду за виконанням документiв;

В· вжиття заходiв, що сприяють виконанню документiв, усуненню перешкод та окремих невiдповiдностей;

В· пiдвищення трудовоi дисциплiни виконавцiв.

Щоденно за картотекою та журналом реiстрацii робиться вибiрка документiв, виконання яких наближаiться до кiнця та не виконаних у строк. Про останнi доповiдають безпосередньо керiвнику. У випадку подовження термiну виконання, у контрольнiй картцi проставляiться вiдповiдна вiдмiтка.

Контроль може здiйснюватись у формах:

В· суцiльного контролю тАУ за виконанням усiх документiв;

В· спецiального контролю тАУ за виконанням документiв органiв влади, вищих органiв пiдприiмства, запитiв депутатiв, скарг, заяв, звернень громадян, наказiв та iнших найбiльш важливих документiв щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

КомптАЩютеризацiя документацiного забезпечення переорiiнтовуi його бiльше на одержання оперативноi iнформацii та ii оперативного аналiзу з подальшим використанням для прогнозування господарськоi та iншоi дiяльностi. Хоч комптАЩютерний облiк, контроль, аудит, аналiз i регулювання повиннi функцiонувати як частка iдиноi iнформацiйноi системи обтАЩiкта (оскiльки i ефективнiшими в поiднаннi з комптАЩютерним прогнозуванням та плануванням), самi по собi вони функцiонально створюють тiсну iнформацiйну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

В· iдина система класифiкацii i кодування;

В· автоматизацiя збору, реiстрацii i передавання iнформацii;

В· унiфiкацiя, спрощення i типiзацiя документацii;

В· автоматизацiя одержання бухгалтерських регiстрiв, звiтiв та аналiтичних форм тощо.

На комптАЩютернiй основi можуть розвтАЩязуватись i багато iнших задач, особливо з контролю i аналiзу господарськоi дiяльностi (контроль i аналiз виконання виробничих програм, формування собiвартостi продукцii, прибутку i рентабельностi виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих i методологiчних положень здiйснюiться вирiшенням комплексу аудиторських задач, до перелiку яких практично входить аудиторський контроль усiх операцiй перелiчених щойно облiкових задач. Серед задач маркетинговоi дiяльностi необхiдно видiлити формування i аналiз даних про продукцiю конкурентiв, визначення номенклатури i обсягiв конкурентоспроможноi власноi продукцii, цiновий монiторинг ринку товарiв, прогнозування прибутку i iн.

Важливим в рамках забезпечення документообороту пiдприiмства i визначення точностi, попередження заздалегiдь та поточного попередження. Данi параметри системи документацiйного забезпечення описують якiснi критерii функцiонування системи та визначають вимоги до неi.

Для всiх документiв, що циркулюють в апаратах управлiння, встановлюються строки виконання, якi можуть бути типовими або iндивiдуальними. РЖндивiдуальнi строки виконання встановлюються керiвництвом з фiксуванням iх у резолюцiях. Технiчним засобом контролю i картотеки. Для органiзацii контролю за виконанням документа на нього складаiться контрольна картка у момент реiстрацii документа.

Документ вважаiться виконаним, коли всi поставленi питання розвтАЩязанi та автору чи вiдповiдному органу надiслана вiдповiдь [16, 145]. Лише у цьому випадку документ знiмаiться з контролю, про що у контрольнiй картцi робиться вiдповiдна вiдмiтка:

В· вiдправлення документiв охоплюi операцii з реiстрацii документiв у журналi облiку вихiдних документiв, написання на конвертi (текстi) адреси, вкладання документiв у пакети, заклеювання, проставлення вартостi вiдправлення, складання реiстру та здачу кореспонденцii у вiддiлення звтАЩязку;

В· збереження документiв тАУ завершальна стадiя дiловодства, завданням якоi i систематизацiя, забезпечення збереження та можливостi використовувати iх повторно у процесi управлiння.

1.2. Механiзм здiйснення документацiйного забезпечення установи

Розвиток архiвноi iнформацiйноi системи iз включенням ii в життя суспiльства зумовлюiться не лише вимогами часу, коли всi iнформацiйнi потоки в державi мають стати сегментом iдиного iнформацiйного простору, а й нагальною потребою оптимiзацii зберiгання та використання архiвних ресурсiв Украiни.

Згiдно iз Законом Украiни ВлПро Нацiональний архiвний фонд i архiвнi установиВ», систему архiвних установ Украiни утворюють [1]:

В· Головне архiвне управлiння при Кабiнетi Мiнiстрiв Украiни;

В· центральнi державнi архiви;

В· галузевi державнi архiви;

В· державнi архiвнi установи Автономноi Республiки Крим;

В· мiсцевi державнi архiвнi установи; архiвнi пiдроздiли самостiйних наукових установ, державних музеiв i бiблiотек;

В· архiвнi пiдроздiли державних органiв, пiдприiмств i органiзацiй.

Нацiональний архiвний фонд Украiни тАФ складова вiтчизняноi та свiтовоi iсторико-культурноi спадщини та iнформацiйних ресурсiв суспiльства налiчуi понад 55 млн. одиниць зберiгання на паперовiй основi, кiно-, фотодокументiв, науково-технiчноi документацii. Обсяги фондiв швидко зростають.

РЖнформатизацiя архiвноi справи та актуалiзацiя документних ресурсiв Украiни даi змогу на якiсно новому рiвнi вирiшити питання науково-iнформацiйного забезпечення функцiонування держави, привести його у вiдповiднiсть до мiжнародних норм i цим самим сприяти входженню Украiни у свiтове товариство та мiжнародний iнформацiйний простiр. На сьогоднi став реальнiстю перехiд вiд автоматизованоi iнформацiйно-пошуковоi системи до iнформацiйних систем з iнтелектуалiзованими можливостями завдяки насиченню ринку потужною комптАЩютерною технiкою та новiтнiм програмним забезпеченням [17, 54].

Отже, технологiчнi аспекти автоматизацii документних потокiв вийшли на рiвень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникаi необхiднiсть створення цiлiсноi концепцii архiвноi справи в Украiнi. Разом iз тим увага до цiii проблеми з боку керiвних державних органiв поки не досягла належного рiвня: архiвна справа залишаiться поза межами прiоритетних науково-технiчних напрямiв, а питання iнформатизацii суспiльства обмежуються виключно технологiчними питаннями створення комптАЩютерних систем i мереж.

За межами проблеми залишаються питання автоматизацii архiвних функцiй, в тому числi питання формування масивiв даних i доступу до iнформацii. Створення нацiональноi архiвноi iнформацiйноi мережi iз залученням сучасних комптАЩютерних технологiй уможливить забезпечення iнформатизацii архiвноi справи.

Пiд iнформатизацiiю архiвноi справи розумiiмо комплексну систему органiзацiйних, науково-методичних i технологiчних заходiв, якi забезпечують створення iдиних методологiчних i методичних основ функцiонування архiвноi справи на базi взаiмоповтАЩязаних iнформацiйних технологiй, формування нацiональних архiвних iнформацiйних ресурсiв, створення мережi локальних i централiзованих БД i нацiональноi iнформацiйноi системи архiвiв, що дають змогу виконати поставленi перед ними завдання.

Загальною метою iнформатизацii в архiвнiй справi i:

В· актуалiзацiя iнформацii, що мiститься в документах, та вирiшення проблеми оперативного i повноцiнного доступу до iнформацii;

В· оптимiзацiя формування зберiгання, захисту та використання документальних ресурсiв суспiльства;

В· прискорення iх залучення до суспiльного обiгу;

В· введення до мiжнародного iнформацiйного простору.

Головнi завдання iнформатизацii в архiвнiй справi визначаються ii функцiями, якi спрямованi на:

В· оптимiзацiю традицiйних технологiй архiвноi справи, яка й досi залишаiться в цiлому рутинною, а саме: процесiв експертизи, комплектування, описування та облiку, каталогiзацii тощо;

В· удосконалення системи управлiння архiвною справою тАФ забезпечення пiдвищення ефективностi матерiально-технiчного, фiнансового та кадрового забезпечення дiяльностi архiвних установ та управлiння iнформацiйними документальними ресурсами архiвноi системи;

В· забезпечення широкого доступу до документноi iнформацii, створення в електроннiй формi системи внутрiшньоархiвних, мiжархiвних, галузевих i мiжгалузевих архiвних довiдникiв, взаiмоповтАЩязаних електронних каталогiв, комптАЩютерних БД, сховищ даних, якi дають змогу сформувати iнтегрованi масиви даних архiвних документiв як в електроннiй формi, так i з виведенням на традицiйне друкування та активно використовувати цю iнформацiю в iнтересах суспiльства;

В· вирiшення на новому рiвнi проблеми збереження фондiв i зберiгання iнформацii з використанням комптАЩютерних технологiй через страхове копiювання, формування повнотекстових БД тощо.

Проблема iнформатизацii маi узгоджуватися iз загальною стратегiiю iнформатизацii суспiльства та створенням системи БД документноi iнформацii ще на стадii документостворення в установах, коли автоматизуються технологiчнi процеси дiяльностi установи та ii висвiтлення в офiцiйних документах, а також на стадii документообiгу [18, 76].

Отже, iнформатизацiя архiвноi справи в науково-методичному планi маi повтАЩязати увесь цикл документостворення, документозберiгання та використання документiв, що мають мiсце у суспiльствi, а тому базуiться на поiднаннi методик архiвознавства, археографii та документознавства. Вона маi спрямовуватися на створення засад документообiгу i телекомунiкацiйнi звтАЩязки з державними структурами та органами державноi влади, включитися в загальнодержавнi iнформацiйнi ресурси Украiни.

У процесi iнформатизацii архiвноi справи вирiзняють три взаiмоповтАЩязанi складовi:

В· науково-архiвознавчу тАФ визначення обтАЩiктiв i прiоритетiв у комптАЩютеризацii технологiчних процесiв архiвноi справи у сферi комплектування, облiку, використання, зберiгання документiв;

В· iнформацiйно-технологiчну (власне комптАЩютеризацiя) тАФ вибiр оптимального технiчного i програмного забезпечення, його пристосування до специфiки рiзних обтАЩiктiв комптАЩютеризацii, побудова iнформацiйних систем i мереж вiдповiдно до завдань, що стоять перед архiвною справою;

В· науково-органiзацiйну та управлiнську тАФ органiзацiя iнформатизацii архiвноi справи вiдповiдно до Концепцii комптАЩютеризацii та розроблених технiчних завдань.

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню iнформацiйних масивiв архiвноi iнформацii, i:

В· визначення обтАЩiктiв i прiоритетiв у комптАЩютеризацii технологiчних процесiв архiвноi справи в галузi управлiння архiвами, комплектування, облiку, зберiгання документiв i використання архiвноi iнформацii;

В· розроблення методичних засад iдиних принципiв каталогiзацii та методики списування архiвних фондiв i документiв для комптАЩютеризованих систем, стандартизацiя архiвних описiв вiдповiдних обтАЩiктiв комптАЩютеризацii для переведення на електронний формат;

В· створення унiфiкованоi та стандартизованоi термiносистеми вiдповiдного iдиного термiнологiчного та лiнгвiстичного забезпечення спiвiснування рiзних iнформацiйних масивiв, узгоджених систем класифiкацii документноi iнформацii. Переведення архiвних технологiй на машиночитаннi носii i першим завданням iнформатизацii. Цей шлях може здiйснюватися як зверху тАФ вiд Головного архiву Украiни, так i знизу тАФ у кожному державному архiвi.

КомптАЩютеризацiя органiзацiйно-управлiнських функцiй на центральному, обласному та районному рiвнях здiйснюiться у межах конкретного архiву також у двох зазначених напрямах тАФ комптАЩютеризацiя процесiв управлiння архiвною справою та управлiння iнформацiiю про комплектування, облiк i зберiгання документiв, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Самостiйним напрямом iнформатизацii i науково-iнформацiйний, який включаi:

В· процеси створення системи науково-довiдкового апарату (НДА) за складом i змiстом фондiв, з урахуванням можливостей традицiйних i комптАЩютерних технологiй;

В· створення БД електронних страхових копiй документiв, повнотекстових БД актуальноi iнформацii;

В· органiзацiю науково-публiкацiйноi та науково-iнформацiйноi дiяльностi архiву, яка базуiться на iнших методичних i технологiчних засадах.

Найдоступнiшим рiшенням в цьому напрямi i, з одного боку, послiдовне закладення до БД архiвних описiв каталогiв на комптАЩютернi носii та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комптАЩютерному режимi, а з iншого тАФ переведення iснуючих каталогiв ретроспективноi iнформацii у БД без повернення до фондiв на картковому рiвнi. Таким чином, обтАЩiктом автоматизацii i окремi технологiчнi процеси та НДА в управлiннi справою та iнформацiiю. Вибiр обтАЩiкта супроводжуiться його списуванням для створення моделi даних.

РЖнформацiйний ресурс архiвних фондiв вимагаi унiфiкацii архiвного опису та проведення стандартизацii технологiчних процесiв як на архiвознавчому рiвнi, так i на рiвнi типологiзацii програмних рiшень, створення iдиних для типових завдань програмно-технологiчних комплексiв i нових рiшень, якi б були сумiсними, але вирiшували рiзнi завдання вiдповiдно до рiзних обтАЩiктiв iнформатизацii [19, 145]. Такий пiдхiд даi змогу сформувати структуру iнтегрованоi системи архiвноi iнформацii в трьох рiвнях:

В· перший тАФ загальнодержавний i загальнонацiональний, що концентруi данi зведеного характеру нацiонально-державного рiвня i виконуi роль загальнодержавного мiжархiвного довiдника;

В· другий тАФ рiвень мiжархiвних БД;

В· третiй тАФ БД кожного конкретного архiву.

Розроблення вiдповiдних моделей даних архiвноi системи як цiлiсноi системи опису та облiку рiзного рiвня iнформацii:

В· рiвня архiву;

В· рiвня фонду;

В· рiвня справи;

В· рiвня документа;

В· рiвня групи документiв;

В· рiвня адмiнiстративноi iнформацii.

Розроблення вiдповiдних моделей даних архiвноi системи як цiлiсноi системи опису та облiку рiзного рiвня iнформацii маi стати головним завданням науково-методичноi роботи архiвознавчого напряму в галузi iнформатизацii.

Моделi даних мiстять стандартизовану структуру списування архiвноi iнформацii, яка застосовуiться в усiх вертикальних i горизонтальних структурах архiвноi галузi й маi стати обовтАЩязковим нормативним документом, що забезпечуi взаiмозвтАЩязок рiзних технологiчних процесiв i систем.

Формування масивiв архiвноi iнформацii для внутрiшньо фондовоi систематизацii та класифiкацii документiв тАФ завдання набагато складнiше. Умовно в ньому можна видiлити два напрями:

1. Автоматизацiя поточноi технологii в ii повному циклi тАФ вiд комплектування та облiку до створення електронних каталог

Вместе с этим смотрят:

1C: Бухгалтерия

Автоматизацiя бухгалтерського облiку ТОВ "Хлiбороб"

Автоматизацiя облiку зносу (амортизацii) необоротних активiв

Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

Автоматизация бухгалтерского учета на малых предприятиях