Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра информатики и математики

делопроизводство в овд

РЕФЕРАТ

На Тему: ВлПодготовка дел к архивному хранению и хранение документовВ»

Подготовил:

Слушатель 676 группы

Усанников А.Д.

Белгород тАУ 2008

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве тАФ обработка дел для их дальнейшего хранения и использоваВнния. Обработка дел для хранения включает проведение эксперВнтизы научной и практической ценности документов, оформлеВнние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научВнное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теВнряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения докуВнментов. Срок хранения может быть временным тАФ до 10 лет, временным тАФ свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочВнной работы. Затем они сдаются в архив организации или храВннятся в структурном подразделении, на которое возложены соВнответствующие функции.

Экспертиза ценности документов тАФ это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев*.

Возможность и длительность использования документов преВндопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, каВнкие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить гоВнсударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

тАв отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

тАв отбор на временное хранение документов, не представВнляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

тАв выделение к уничтожению документов, не имеющих научВнной ценности и утративших практическое значение;

тАв установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов явВнляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критерии оценки документов. Критериями оценки происхождеВнния являются: роль и место организации в системе государстВнвенного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания тАФ значимость события, отраВнженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое наВнзначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа тАФ это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Рассмотрим некоторые критерии.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельноВнсти которых созданы документы. В процессе деятельности общеВнства создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, трансВнпортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, коопеВнративные, акционерные, учебные и другие организации. ЦенВнность комплекса документов, созданного в каждом из них, опВнределяется значимостью этого учреждения в системе управлеВнния, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор докуменВнтов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы личного происхождения, отражающие творчеВнскую, производственную деятельность государственных деятеВнлей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

2. Значимость содержания документов. В общем массиве доВнкументации имеются документы, отражающие деятельность учВнреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужВнные для текущей (оперативной) работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационВнно-распорядительная документация учреждения и вышестояВнщих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

3. Время и место образования документов. Этот критерий явВнляется важным для экспертизы. В истории нашего общества быВнли периоды, насыщенные событиями особой важности. Это пеВнриоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на храВннение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждеВнниями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять коВнпии документов, особенно документов постоянного срока храВннения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленВнных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять доВнкументы в процессе делопроизводства.

6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ тАФ это один из размноженных экземпляВнров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокоВнпий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреВнждений передаются в разные архивы (например, фонд вышеВнстоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного тАФ в областном архиВнве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содерВнжание квартальных планов и отчетов тАФ годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

8. Физическое состояние документа. Этот критерий примеВнняется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежВнден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрироВнван. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

Экспертиза ценности документов проводится на основе пеВнречней тАФ систематизированных списков видов и категорий доВнкументов, содержащих нормативные указания о сроках их храВннения. Перечни документов позволяют установить сроки хранеВнния или возможность уничтожения многих управленческих доВнкументов без их дополнительного изучения.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводВнстве проводится при составлении номенклатуры дел, при форВнмировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности докуВнментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественВнных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методичеВнской помощи подведомственным организациям создаются ценВнтральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК тАФ совещательные органы. Они работают в постоВнянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три тАФ пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроВнизводство и состав документации данного учреждения. В соВнстав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за арВнхив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и ПриВнмерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться поВнложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной оргаВннизации, предприятия.

В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными праВнвилами работы ведомственных архивов, приказами ФедеральВнной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыВнми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.

В соответствии с Основными правилами работы ведомстВнвенных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

тАв организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

тАв рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранеВнние документов личного происхождения;

тАв подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответстВнвующего архивного учреждения предложений об установВнлении и изменении сроков хранения документов;

тАв участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативВнных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отВнбору их на государственное хранение (перечней докуменВнтов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инВнструкций по делопроизводству и т.п.);

тАв рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; метоВндическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

тАв организация и проведение совместно со службой делоВнпроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подВнразделений.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к госуВндарственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет конВнтроль за сохранностью ценных архивных документов. НегосуВндарственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выдеВнлении документов к уничтожению в соответствии с ВлОсновами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивахВ».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых реВншения принимаются коллегиально большинством голосов. ПротоВнколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

тАв одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

тАв изменении сроков хранения документов;

тАв одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

тАв установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секВнретаря комиссии.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводВнстве организаций проводят отбор документов на постоянное иВа временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проВнводит персонал структурных подразделений при участии сотрудВнников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактичеВнского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра докуВнментов определяется их научная и практическая ценность и соВнответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы поВнстоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлеВнжат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяВнют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранеВнния, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое перечисление образуюВнщейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой ВлЭПКВ», особо тщаВнтельно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть проВнизведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой ВлЭПКВ» принимает ЭПК архив ной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вреВнменного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их переВндача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они храВннятся централизованно службой документационного обеспечеВнния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить докуВнменты с временными сроками хранения. Уничтожение докуВнментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утВнверждает руководитель учреждения

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом ВлДСПВ» определяется специальными инструкциями.

Оформление дел

Оформление дела тАФ это подготовка дела к хранению в соотВнветствии с установленными правилами*.

Законченные делопроизводством дела постоянного и вреВнменного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарВнного года, в котором они были заведены, подлежат оформлеВннию, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и ОсВнновными правилами работы ведомственных архивов для их поВнследующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного инВндекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делоВнпроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струкВнтурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Совсем по-другому оформляются дела постоянного, вреВнменного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются меВнталлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруВнются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вклаВндывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, котоВнрые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их исВнпользования все листы дела нумеруют черным графитным каВнрандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруетВнся. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нуВнмеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруютВнся на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации неВнбольшого количества листов на них ставятся номера предыдуВнщих листов с добавлением букв ВлаВ», ВлбВ», ВлвВ» и т.д. То же делаВнют, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заноВнво с места возникновения ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и вреВнменного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак Вл+В» тАФ число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соотВнветствующий акт) изменения в составе и состоянии докуменВнтов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерВнных номеров (а, б, в..), пропущенных номеров, номера лисВнтов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываВнются дата составления, должность и фамилия составителя, коВнторый затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов произвоВндится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*

При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведеВнний по номенклатуре дел:

тАв полное наименование организации с указанием ее подвеВндомственности;

тАв наименование структурного подразделения;

тАв делопроизводственный индекс дела, состоящий из инВндекса структурного подразделения и номера дела по ноВнменклатуре;

тАв заголовок дела;

тАв срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомстВнвенный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

тАв даты дела (тома, части);

тАв номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

тАв количество листов в деле;

тАв архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, преВндусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архиВнва и организации. Этот архивный шифр проставляется в веВндомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранеВнния и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учрежВндения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утверВнжденных руководителем организации.

Наименование организации должно указываться в имениВнтельном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название беВнрется в скобки, новое дописывается под ним.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заВнголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится обВнщий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание докуменВнтов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид доВнкументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отВнражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих доВнкументов. Например: Приказы директора предприятия по проВнизводственным вопросам № 1тАФ78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1тАФ20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: ПрикаВнзы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1тАФ56. Копии.

К заголовку составляется аннотация, если в деле содержатВнся документы, имеющие справочное значение, документы, коВнторые могут служить предметом самостоятельного поиска, осоВнбо ценные документы, наличие которых не может быть опреВнделено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по маркеВнтинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для котоВнрой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты докуменВнтов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) саВнмого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальВнных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней запиВнсей в журнале.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слуВнчае под датой делается об этом запись: ВлВ деле имеются докуВнменты за.. год(ы)В».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, соВндержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Если дело начато в одной организации, а закончено в друВнгой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организаВнцию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание колиВнчества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклаВнтуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечВннем документов с указанием сроков хранения или после уточнеВнния срока хранения по решению ЭК организации. На делах поВнстоянного хранения пишется: ВлХранить постоянноВ».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи тАФ это завершаюВнщий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел тАФ это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систеВнматизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким обВнразом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отВндельно на дела: постоянного хранения (см. приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валоВнвой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественВнное и своевременное составление описей дел структурных подВнразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания кажВндого дела в описи называется описательной статьей. ОписательВнная статья описи дел структурного подразделения должна вклюВнчать в себя следующие элементы:

тАв порядковый номер дела (тома, части) по описи;

тАв индекс дела (тома, части);

тАв заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

тАв дату дела (тома, части);

тАв число листов в деле (томе, части);

тАв срок хранения;

тАв примечание.

ОПИСЬ №

Название раздела

В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядВнковым номером. При наличии нескольких томов (частей) кажВндый из них также имеет свой порядковый номер. СистематизаВнцию дел в описи и присвоение номера описи структурного подВнразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной опиВнси дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предВнназначенный для последующей передачи в государственный арВнхив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписыВнвается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государстВнвенный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, вреВнменного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. ПереВндача дел производится только по описям и в соответствии с соВнставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаютВнся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственВнной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформВнления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

тАв отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

тАв описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

тАв историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

тАв справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в арВнхивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземВнплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в гоВнсударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземВнпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Хранение документов в электронной форме

Систематизация документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации храВннения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных докуменВнтов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное коВнличество нормативно-методической литературы, то организаВнция хранения электронных документов в делопроизводстве заВнчастую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниВнками организации на компьютерах, быть получены по элекВнтронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронВнную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряВнет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранноВнсти документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера тАФ записать в виде файла на жестком дисВнке. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы моВнгут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины ВлкаталогВ» или ВлдиВнректорияВ»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папВнки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного тАФ чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office создает папку с названием ВлМои докуменВнтыВ», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно наВнзывают по фамилии работника тАФ ВлДокументы ИвановаВ», ВлДоВнкументы СидороваВ». Однако при большом количестве докуменВнтов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними неВнскольких сотрудников требуется более четкая система органиВнзации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальВнный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Начинаться название папки должно с вида документов (приВнказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, воВнпросе, корреспонденте, периоде, за который группируются докуВнменты (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроизВнводства термин ВлдокументыВ» или ВлматериалыВ» опускается. ГрупВнпировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке поставВнщики металлоконструкций, находящейся в общей папке ПереВнписка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 1997 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспонденВнтов по географическому признаку. Например: Переписка с дилеВнрами Уральского региона.

В более крупных фирмах для хранения документов выдеВнляется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: ВлдоговорыВ», Влпереписка с фирмой NВ», Влтиповые соглаВншенияВ» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также храВннить и общие базы данных, например, сведения по организаВнциям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на склаВнде, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти тАФ с помощью WinВнdows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0.<

Вместе с этим смотрят:

1C: Бухгалтерия

Автоматизацiя бухгалтерського облiку ТОВ "Хлiбороб"

Автоматизацiя облiку зносу (амортизацii) необоротних активiв

Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

Автоматизация бухгалтерского учета на малых предприятиях