Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел

1. Понятие номенклатуры дел

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

2.1. Формирование номенклатуры дел

2.1.1. Общие требования

2.1.2. ВлИндекс делаВ»

2.1.3. ВлЗаголовок дела (тома, части)В»

2.1.4. ВлКоличество дел (томов, частей)В»

2.1.5. ВлСрок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечнюВ»

2.1.6. ВлПримечаниеВ»

2.2. Удостоверения номенклатуры дел

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.

Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.

Номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для:

классификации документов;

порядка формирования дел в делопроизводстве;

учета дел;

группировки исполненных документов в дела;

систематизации дел;

индексации дел;

фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

Ваиспользования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

Ваиспользования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

1. Понятие номенклатуры дел

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру[1]
.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

2.1. Формирование номенклатуры дел

2.1.1. Общие требования

Формированию и удостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел[2]
.

К процедуре формирования номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации тАУ заново составляться и согласовываться.

Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений тАУ на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Формирование номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности[3]
.

Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения м как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

Формируют номенклатуру по форме, установленной ВлОсновными правилами работы ведомственных архивовВ» (рис. 1).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

- первая тАУ индекс дела;

- вторая тАУ заголовок дела (тома, части);

- третья тАУ количество дел (томов, частей);

- четвертая тАУ срок хранения дела (тома, части) и номера статей по ВлПеречнюВ»;

- пятая тАУ примечание.

2.1.2. ВлИндекс делаВ»

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности ) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 тАУ индекс структурного подразделения, а 05 тАУ порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).

Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности тАУ инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации[4]
.

Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами ВлДля служебного пользованияВ», ВлКонфиденциальноВ», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел. Экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.

2.1.3. ВлЗаголовок дела (тома, части)В»

В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации тАУ правопреемника.

В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом ВлДля служебного пользованияВ», учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.

Заголовки дел (в том числе картотек и журналов), не завершенных в течение одного года или ряда лет, являются ВлпереходящимиВ». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 тАУ ВлПримечаниеВ» делают отметку тАУ ВлпереходящееВ».

Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела. Например:

ВлПриказы руководителя организации по основной деятельностиВ»;

ВлДокументы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациямиВ».

Не допускаются формулировки типа: ВлИсходящая перепискаВ», ВлОбщая перепискаВ», ВлВходящие письмаВ», ВлРазноеВ» и т.п.

Элементы заголовка располагают в следующей последовательности:

- название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.);

- название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);

- название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);

название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

название местности, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период) документов дела (ВлПлан проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ института на 2002 годВ»).

Если разные документы по какому-либо одному вопросу связаны между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина ВлДелоВ» или ВлДокументыВ»[5]
.

Термин ВлДокументыВ» применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов.

Личные дела вносят в номенклатуру под общим заголовком. Например:

ВлЛичные дела сотрудников, принятых на работу в 2001 годуВ».

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Название организации тАУ автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.). Например:

ВлПриказы директора института о приеме, перемещении и увольнении сотрудниковВ»;

ВлПриказы директора ООО ВлФармацевтВ» по основной деятельностиВ».

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок.

При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух тАУ основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов. Например:

ВлПереписка с АО ВлДвигательВ» о поставке продукцииВ»;

ВлПереписка с АО ВлДвигательВ» и др. предприятиями о ремонте оборудованияВ»;

ВлПереписка об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропагандеВ».

В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывают период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный документ. Например:

ВлПлан научно-исследовательской работы института на 1 квартал 2002 годаВ»;

ВлОтчет о проведении научно-исследовательских работ института за 1 квартал 2002 годаВ».

Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В настоящее время в номенклатурах организаций преобладает принцип систематизации дел в соответствие с утвержденной структурой организации[6]
.

Названия разделов номенклатуры при таком построении обычно соответствуют названиям отделов, отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественных организаций и т.п.

Первый раздел номенклатуры соответствует подразделению документационного обеспечения управленческой деятельности (канцелярия, секретари и т.п.), независимо от его места в структурной схеме организации, так как в данном подразделении формируется наиболее важная для организации в целом распорядительная документация (уставы, положения, протоколы, приказы и т.п.).

В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентов и т.д.

В организациях с небольшим объемом документооборота или имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии содержанием управленческих функций и направлениями деятельности. Например:

45 лет , где: 45 лет тАУ срок хранения;

204 Влт.п.В» 204 Влт.п.В» - номер статьи по типовому перечню.

Сроки хранения в типовом и ведомственном перечнях могут быть разными на одни и те же документы[7]
.

В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи тАУ ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).

2.1.4. ВлКоличество дел (томов, частей)В»

Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного год Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации (рис. 2). В состав годовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения тАУ постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, ВлпереходящихВ» и с отметкой ВлЭПКВ»). Службы делопроизводства и архивы используй эти данные для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.

Периодически эти сведения вносят в "Паспорт архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.

Федеральная Архивная Служба Российской Федерации обобщает и анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для совершенствования работы по развитию архивного дела в стране.

2.1.5.
ВлСрок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечнюВ»

В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является "Типовой перечень". Его полное название - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения"

Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

Действующим ныне является также ряд ведомственных перечней, разработанных в 1970-1980 годах большинством министерств и ведомств на основе типовых общегосударственных перечней. Например:

"Перечень документов со сроками хранения Министерства связи РФ, министерств связи союзных республик и подведомственных им организаций и предприятий связи"

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

На первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно[8]
. Например:

5 лет__________

протокол ЭК

от 06.04.2002 № 1

Как показывает практика работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий документов (в частности, финансовой, первичной отчетно-бухгалтерской документации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.

При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.

2.1.6. ВлПримечаниеВ»

В графу 5 вносят сведения о ВлпереходящихВ» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле, на машинные носители и т.д.

В этой графе также дают ссылки на решения ЭК.

2.2. Удостоверения номенклатуры дел

Процедура формирования и удостоверения номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

- определение круга документов для включения в номенклатуру;

- составление заголовков (наименований) дел;

- разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

- определение сроков хранения дел;

- определение системы индексации и установления индексов дел;

- оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру
. Основное требование к номенклатуре тАУ охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки[9]
.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой тАУ либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел
. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа ВлРазные материалыВ», ВлОбщая перепискаВ» и т.д.

Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: ВлДело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. БологоеВ», ВлДело об организации довузовской подготовки в АГТУВ».

При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например, ВлДокументы о строительстве нового учебного корпуса Университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчёт, докладные записки, акты приема работ)В»; ВлДокументы к протоколам заседания Коллегии за 1 квартал 2002 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)В».

Использование термина материалы и документальные материалы не предусмотрены государственным терминологическим стандартом[10]
.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, ВлПереписка с фирмой ВлФлайттАУтурВ» о выполнении контракта по обеспечению жителей города загранпутёвкамиВ»;

если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщённо, например: ВлПереписка с рекламными Агентствами региона об изготовлении и выпуске различных видов рекламВ»;

если однородные корреспонденты находятся на одной определённой территории (край, область, регион), целесообразно в её заголовке это отразить, например, ВлПереписка с юношескими спортивными клубами городов Поволжья об участии в турнирах, олимпиадах, спартакиадах и чемпионатахВ».

В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: ВлПереписка об организации международной конференции ВлЖенщины и бизнесВ».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указывают вид документа, автор и год, например: ВлПриказы ректора Университета по УР за 2001 г.В», ВлПротоколы заседаний Совета директоров за 2001 г.В». Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: ВлГодовой отчёт о научно-исследовательской деятельности УниверситетаВ», отчёты об отгрузке товаровВ».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: ВлГодовой отчёт по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (по форме 10-ф)В».

Разработка классификационной схемы
. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих органов, затем тАУ дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после этого тАУ месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем тАУ с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований. Корреспондентов или географических названий, например:

ВлПереписка с вузами Астраханской областиВ»;

ВлПереписка с вузами Волгоградской областиВ»;

ВлПереписка с вузами Самарской областиВ» и т.д.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы тАУ это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных подразделениях, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Определение сроков хранения дел
. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело[11]
.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, ведомств, министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием ВлУправленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)В».

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии тАУ типовыми.

Сроки хранения документов тАУ постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) тАУ устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2001 году, исчисляется с 1 января 2002 года.

Индексация дел
. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам тАУ индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс Вл03В», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером Вл02В» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Удостоверение номенклатуры дел
. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными орга

Вместе с этим смотрят:

1C: Бухгалтерия

Автоматизацiя бухгалтерського облiку ТОВ "Хлiбороб"

Автоматизацiя облiку зносу (амортизацii) необоротних активiв

Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

Автоматизация бухгалтерского учета на малых предприятиях