Сопровождение и эксплуатация АИС "1С: бухгалтерия"

Вл1С: Предприятие В» является универсальной системой, позволяющей создавать автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета для различных отраслей народного хозяйства.

В состав системы входят три основных компонента: ВлБухгалтерский учетВ», ВлОперативный учетВ» и ВлРасчетВ», - каждая из которых расширяет возможности системы дополнительными механизмами обработки информации.

Компонента ВлБухгалтерский учетВ» ориентирована на отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Она оперирует такими понятиями, как Влбухгалтерские счетаВ», ВлоперацииВ» и ВлпроводкиВ». Возможности этой компоненты позволяют организовать многомерный, многоуровневый и мультивалютный аналитический учет параллельно в нескольких планах счетов в натуральном и денежном выражении.

Все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, обобщать информацию на балансовых и забалансовых счетах, вести синтетические и аналитические регистры, составлять бухгалтерскую отчетность.

1. Определение предметной области

1С: Бухгалтерия 7.7 - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С: Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С: Предприятия 7.7". Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

Порядок формирования и состав показателей налоговых регистров, реализованных в редакции 4.5 типовой конфигурации 1С Бухгалтерия 7.7, соответствуют системе налогового учета, рекомендованной ФНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами гл. 25 НК РФ. Регистры налогового учета позволяют анализировать данные налогового учета от отдельных хозяйственных операций до строк налоговой декларации.

При регистрации хозяйственных операций в налоговом учете в программе используются данные бухгалтерского учета, что позволяет избежать повторного ввода данных вручную. При проведении первичных документов производится отражение хозяйственных операций одновременно в бухгалтерском и в

налоговом учете, но вместе с тем существует возможность отражения специфических операций налогового учета, которые не регистрируются в бухгалтерском учете, например, перенос на следующие отчетные (налоговые) периоды расходов, учитываемых в особом порядке.

Кроме отражения отдельных хозяйственных операций для целей налогового учета в 1С Бухгалтерии 7.7 реализовано автоматическое выполнение следующих регламентных операций:

В· учет отрицательного результата от реализации амортизируемого имущества в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

В· учет расходов на НИОКР в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

В· учет расходов по освоению природных ресурсов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

В· учет фактических платежей по долгосрочному страхованию жизни работников;

В· учет фактических платежей по страхованию на оплату медицинских расходов;

В· учет фактических платежей по страхованию на случай утраты трудоспособности или наступления смерти;

В· учет расходов по страхованию имущества в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

В· учет расходов будущих периодов на оплату труда в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

В· учет налогов и сборов с расходов на оплату труда будущих периодов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

В· учет расходов по страхованию на оплату медицинских расходов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

В· учет расходов по страхованию на случай утраты трудоспособности или наступления смерти в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

Тема проекта ВлСопровождение и эксплуатация АИС 1С: бухгалтерияВ» подразумевает под собой полный анализ использования данного программного продукта на конкретном предприятии, где использование данной АИС организовано по схеме "ничего лишнего", поэтому и не используются некоторые функции, которыми оснащены программа 1С: бухгалтерия.

Данный программный продукт широко используется в организации СП РОСТО.

РОСТО - Российская оборонная спортивно-техническая организация была создана в 1926году. РОСТО - фактически единственная общественная организация, уставной деятельностью которой являются: военно-патриотическое воспитание граждан, кадров массовых технических профессий, развитие авиационных, технических и военно-прикладных видов спорта, технического творчества молодежи.

2. Сопровождение АИС Вл1С: БухгалтерияВ»

Сопровождение АИС Вл1С: БухгалтерияВ» осуществляется системным программистом филиала компании Вл1СВ» г.Нижний Новгород, который также выполняет функции аминистратора.

Должностные обязанности:

В· Программное сопровождение конфигурации 1С-Предприятие:

В· Модификация существующих документов, отчетов, обработок бухгалтерского, оперативного и управленческого учета;

В· Создание новых документов, отчетов, обработок бухгалтерского, оперативного и управленческого учета;

В· Разработка методов и форм ведения учета товарооборота;

В· Обучение персонала центрального офиса и филиалов работе с существующими и вновь создаваемыми документами и отчетами;

В· Создание документации к программному продукту.

Т.к. Вл1С: БухгалтерияВ» тАУ это сложный программный комплекс, обслуживающий разветвленную БД, то эксплуатация ИС тАУ это непрерывное занесение новых данных, удаление старых, исправление ошибок. В процессе работы не исключена возможность внесения таких "исправлений", которые сделают невозможным дальнейшее использование системы. Кроме ошибок человека за компьютером, возможны ошибки АИС, операционной системы, а также просто аварии, например, неожиданные отключения питания или сбои диска. Для защиты от подобных неприятностей системному администратору следует принять ряд мер. Другой важный аспект деятельности системного администратора тАУ обеспечение секретности коммерческой информации.

Кроме того, в обязанности системного администратора входит изменение конфигурации системы и первичный анализ возникающих неполадок. Разработка отчетных форм, хотя и требует высокой квалификации, не требует особых полномочий. Поэтому эта работа не входит в круг непосредственных обязанностей системного администратора.

Перечисленные функции выполняться одним человеком из-за небольшого масштаба предприятия и интенсивности эксплуатации системы. При распределении обязанностей вид меню, которое система предлагает конкретному лицу при входе и, соответственно, разрешенный для него набор действий, могут варьироваться.

Непосредственно работу в Вл1С: БухгалтерииВ» осуществляет главный бухгалтер организации. При возникновении неполадок или для доработки программы главный бухгалтер обращается к системному администратору своей системы.

3. Эсплуатация АИС Вл1С: бухгалтерииВ»

3.1 Подготовка системы к эксплуатации

Эксплуатация АИС 1С: Бухгалтерия в организации ОС РОСТО производится главным бухгалтером на персональном ПК. При введении данной программы многие бухгалтерские операции стало можно выполнять автоматически и гораздо быстрее.

3.1.1Использование типовых операций

Ряд хозяйственных операций с точки зрения отражения в регистрах бухгалтерского учета имеют однотипный характер, т.е. регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок.

Для регистрации подобных хозяйственных операций в бухгалтерии используется механизм типовых операций. Типовая содержит шаблон тАУ сценарий формирования проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта.

Шаблон включает:

В· Правила заполнения реквизитов операции: даты, номера, суммы и содержания;

В· Правила заполнения дополнительных реквизитов операции, если они предусмотрены в операции;

В· Список проводок операции;

В· Правила заполнения реквизитов проводок: корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты, формулы вычисления сумм и проводок.

При отражении факта хозяйственной деятельности типовой операцией автоматически генерируются проводки, а реквезиты проводок и операции в целом заполняются значениями по описанным в шаблоне правилам.

3.1.2 Сведения об организации

При установке программы Вл1С:бухгалтерияВ» к первоначальному этапу относится заполнение Сведений об организации. Сведения об организации - постоянная или условно-постоянная информация. Данную информацию хранят в константах. Для автоматизированного хранения констант, предназначеных для хранения сведений об организации, заполнена обработка ВлСведения об организацииВ», которая автоматически запускается при первом запуске системы в режиме Вл1С: ПредприятиеВ». Экранная форма обработки включает несколько закладок (рис. 1)

Рис.1 тАУ Сведения об организации

3.1.3 Справочники

Информация о налогах, плательщиком которых является организация, приводится в справочнике ВлНалоги и отчисленияВ». Каждый налог или его состовляющая тАУ это отдельный элемент справочника. Он описывается набором значений реквизитов, которые используются в процессе ведения учета и составления отчетности. К обязательным реквизитам относятся ВлКодВ» и ВлНаименованиеВ» (рис. 2)

Заполенение реквизитов на уплату значительно упрощает подготовку поручения на перечисление налоговых взносов. В этом случае достаточно в экранной форме документа ВлПлатежное поручениеВ» щелкнуть на кнопке ВлПеречисление налогаВ», а затем на строке с наименованием налога, и большинство реквизитов платежного поручения будет заполнено автоматически.

Рисунок 2 тАУ Справочник ВлНалоги и отчисленияВ»

Платежные реквизиты включают сведения о получателе, которые хранятся в справочнике ВлКонтрагентыВ», и сведения о банковских реквизитах получателя, которые хранятся в справочнике ВлРасчетные счетаВ».

Справочник ВлКонтрагентыВ» поддерживает несколько уровней иерархии, что позволяет группировать контрагентов по определенным критериям и осуществлять их быстрый поиск (рис. 3).

Рисунок 3- Справочник ВлСведения о конртагентеВ»

3.1.4 Банковские реквизиты контрагентов

Платежные реквизиты контрагентов заносят в справочник ВлБанковские счетаВ». Одним из реквизитов этого справочника является ссылка на справочник ВлБанкиВ». Это позволяет многократно использовать сведения об одном и том же банке, обслуживающих разных контрагентов.

Список банков двухуровневый. Первый уровень описывает регион Российской Федерации, второй тАФ банки, зарегистрированные на территории Нижегородской области (рис. 4).

Рисунок 4 тАУ Справочник ВлБанкиВ»

3.2 Учет денежных средств и расчетов

3.2.1 Учет операций на расчетном счету

В процессе хозяйственной деятельности особую роль играют денежные средства, поскольку являются наиболее ликвидной частью ее активов.

Прием и выдача наличных средств и безналичные перечисления производятся на основании документов специальной формы. В организации ОС РОСТО используется 2 вида документов:

Платежное поручение тАУ поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с ее расчетного счета на расчетный счет получателя. Организация-плательщик предъявляет в банк поручение на бланке установленной формы (Приложение А, Б).

Поручения действительно в течение 10 дней со дня выписки. Для расчетов между организациями за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором, применяется платежное требование.

Платежное требование тАУ является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Организация периодически получает из банка выписки из расчетного счета, т.е. перечень произведенных за день операций по расчетному счету. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других организаций, на основании которых начислены или списаны средства, а также документы на списание, выписанные организацией.

Выписка из расчетного счета тАУ это второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей банком. (Приложение).

3.2.2 Отражение операций по расчетному счету в компьютерной бухгалтерии

Для учета денежных средств организации в обслуживающих банках в компьютерной бухгалтерии используется балансовый счет 51 ВлРасчетные счетаВ». Поскольку организация имеет несколько расчетных счетов, открытых в различных банках, то для аналитического учета используете справочник ВлБанковские счетаВ».

Приказ обслуживающему банку на перечисление с расчетного счета чаще всего оформляется в виде платежного поручения. Для выписки платежного поручения в компьютерной бухгалтерии предназначен документ ВлПлатежное поручениеВ».

Платежные поручения в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров.

В поле ВлотВ» указывается дата платежного поручения. При подготовке нового платежного поручения в этом поле автоматически проставляется рабочая дата. Реквизит ВлПолучательВ» заполняется выбором из справочника ВлКонтрагентыВ» Если получатель в справочнике отсутствует, информацию о нем можно ввести непосредственно в процессе выписки платежного поручения. При оформлении платежного поручения на налогов и взносов заполнение реквизита ВлПолучательВ» следует производить с помощью кнопки ВлПеречисление налогаВ», расположенной в нижнем углу экранной формы документа. При этом отрывается специальная форма для заполнения реквизитов налогового платежа. Выбор платежа осуществляется из справочника ВлНалоги и отчисленияВ». При этом в платежном поручении автоматически заполняются не только реквизиты получателя, но и ряд других, в числе поле ВлСуммаВ», где отражается сумма текущей задолженности по налогу.

В поле ВлНазначение платежаВ» указывается целевое назначение платежа. Платеж можно отправить почтой, телеграфом или электронной почтой (поле ВлВид платежа).

3.3 Учет основных средств

К основным средствам относятся:

В· здания

В· сооружения

В· рабочие и силовые машины и оборудование

В· измерительные и регулирующие приборы и устройства

В· вычислительная техника

В· транспортные средства

В· инструмент

В· производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности

В· прочие основные средства

Рассмотрим основные операции по формированию первоначальной стоимости основных средств:

Вместе с этим смотрят:

1C: Бухгалтерия

Автоматизацiя бухгалтерського облiку ТОВ "Хлiбороб"

Автоматизацiя облiку зносу (амортизацii) необоротних активiв

Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

Автоматизация бухгалтерского учета на малых предприятиях