Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации
Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Учет документов необходим для:
1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
3. для наиболее эффективного использования документов.Ва
При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ тАУ по каждому хранилищу.
Учет документов в архиве организаций базируется на четкоВа отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)
В архиве организации учет ведут в соответствии с ВлПравилами работы ведомственных архивовВ», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.
ВлОсновными правиламиВ» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:ВаВа
1. книга учета поступления и выбытия документов;
2. список фондов;
3. листы фондов;
4. описи дел.
Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.
Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:
1. описи дел;
2. номенклатуры дел;
3. картотеки;
4. исторические справки.
Научно-справочный аппаратВа взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел тАУ это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).
Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.
Глава 1 Учетные документы архива
К группе учетных документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.
В книге учета поступлений и выбытии документов делают отметки о каждом текущем поступлении (выбытии) дел и изменений в составе фондов в архиве.
Изменение объема дел могут быть связаны, прежде всего, с приемом дел от структурныхВа подразделений.
Стандартная ситуация в архивах организации состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.
Изменения объемов дел в сторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив.
Сведения, заносимые в книгу учета поступлений и выбытия документов, служат основой для составления листов фондов.
Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.
Список фондов служит для суммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранит два или более фондов.
Описи дел служат для поединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций. ПоединичныйВа учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера.
Итоги суммарного учета отражают в итоговойВа записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.
Например:
Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании акта о выделении к уничтожению дел от 26.08.98 № 3.
В описи в графе ВлПримечаниеВ» напротив каждого выбывшего дела пишут или проставляют штамп ВлВыбывалоВ».
Описи структурных подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами переданных дел до тех пор, пока дела не будут учтены в годовых разделах описей дел временного хранения.
Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения.
Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве,Ва если архив хранит один фонд.
Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.
В графе ВлНазвание фондаВ» указывают вВа хронологическойВа последовательности все названияВа иВа подведомственность организацииВа фондообразователяВа с момента возникновенияВа вне зависимостиВа от наличия документовВаВа за этот период. Далее всеВа изменения в названиях и подведомственностиВа вносят по мере поступления документов в архив.
Сведения о поступлении или выбытии Вадел вписывают в лист фонда только на основанииВа тех или иных документов,
Документы, сообщающие о поступлении или выбытии дел:
1. описиВа дел структурных подразделений;
2. описи дел постоянного хранения;
3. описи дел по личному составу;
4. описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
5. акты приема-передачи дел в государственный архив;
6. акта о выделении дел к уничтожению;
7. акта о необнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны;
8. акта о неисправимом повреждении дел;
9. акта проверки наличия и состояния дел.
Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают в дело фонда. На старомВа и новом листах делают отметку тАЭЛист пересоставлентАЭ с датой пересоставления (в правом верхнем углу).
Лист фонда может иметь лист-продолжение, в правом верхнем углуВа которого пишут тАЬпродолжение фонда №, лист 2тАЭ и т.д. Листы хранят в порядке их номеров в папке с клапанами (не подшивая).
Архив любой организации на каждый фонд должен иметь дело фонда.
В дело фонда помещают:
1. историческую справку;
2. старые листы фонда;
3. акты передачи или приема дел в архив;
4. акты о выделении документов и дел к уничтожению;
5. акты о неисправимых повреждениях дел;
6. акты о проведениях проверок наличия дел;
7. методические пособия по обработке дел фонда и др.
Документы в деле фонда располагают в хронологической последовательности. Листы документов нумеруют.
Акты, фиксирующие изменения в составеВа и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы архива.
1.1Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.
Под учетом архивных документов понимается установлениеВа их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
подсчета количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во ВлвнутреннихВ» учетных документах архива;
заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
составление в органах управления архивным деломВа сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Централизованный государственный учет документов тАУ это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивныхВа документов.
Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
централизации учета тАУ регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
унификации учета тАУ преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
динамичности учета тАУ любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;
полноты и достоверности государственного учета тАУ документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета Архивного фонда РФВаВа называется единица измерения количества документов.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
v архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
v единица хранения;
v отдельный обособленный документ.
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации
Государственному учету подлежат следующие документы:
государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
государственных музеев и библиотек;
научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстицииВа 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.
Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателейВа возникает ВлучетофобияВ» - профессиональное ВлзаболеваниеВ» архивистов.
Под учетным документом понимаетсяВа документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.ВаВаВа
1.3 Составление учетных документов в архиве
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.
К внутренним учетнымВа документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.Ва
Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.
ВаВаВаВаВаВаВаВа В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: стадчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.
Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.
Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.
Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.
Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере их поступления.
Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.
Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списков фондов тАУ закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.
При выбытии фонда из архива ВлосвободившийсяВ» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.
Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.
Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.
ВаВаВаВаВаВаВаВа Лист фонда состоит из трех основных разделов:
1) сведения о переименованиях фондообразователя;
2) сведения о местонахождении фонда и его номере;
3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.
Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи).
При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов тАУ только количество единиц хранения.
По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.
Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).
Дело фонда тАУ комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.
В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документовВа к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.Ва
Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:
v о дате создания учреждения;
v подчиненности;
v реорганизации;
v условиях хранения материалов;
v видов научно-технической обработки материалов.
ВаВаВаВаВаВаВаВа Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.
Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включается в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.
Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.
Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.
Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который оставляется архивами учреждений в зависимости от состава документов. В него включается данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.
Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей и состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем:
v архивные материалы;
v страховой фонд копий;
v научно-справочный аппарат;
v условия хранения документов.
ВаВаВаВаВаВаВаВа Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.
Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах отраслевых фондов они не составляются.
Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Росархив.
В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций тАУ источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования:
всего по профилю архива;
негосударственных организаций;
государственных организаций;
а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.
Движение документов централизованного учета в государственных архивах, музеях и библиотеках, в архивах учреждений и отраслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации последовательно представлено в графическом варианте
Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива
Картотека тАУ справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работыВа архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.
В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов тАУ по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем тАУ по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)
Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.
Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.
При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.
Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.
Историческую справку составляет иВа подписывает заведующийВа архивом. В организациях с небольшим объемомВа дел, образующихся за год, историческую справкуВа можно заменить предисловием к описиВа дел постоянного хранения.
ИсторическаяВа справка состоитВа из трех разделов:
1. истории фондообразователя;
2. истории фонда;
3. характеристики документов фонда.
ВаВаВаВаВаВаВаВа Первый раздел - историяВа фондообразователя, (в хронологической Вапоследовательности) содержит следующие сведения:
1. даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидацииВа организации;
2. крайние даты деятельностиВа организации;
3. изменения в названии и деятельностиВа организации;
4. задачи и функцииВа организации и их изменения;
5. масштаб деятельности организации и ее местоВа в системе государственного аппарата, отрасли;
6. структура организации и ее измененияВа (с указанием дат).
Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:
1. Количество дел в фонде и крайние датыВа дел фонда;
2. состав документов фонда и крайние даты каждой группы;
3. время поступления фонда в архивВа организации;
4. степень сохранности документов;
5. изменения в составе и объеме документов фонда;
6. указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенныйВа государственнымВа архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).
Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.
В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:
1. основные виды документов;
2. указывают на особенности документирования в данной организации;
3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и ВаВаколичество справок социально-правового характера,Ва подбора и выдачи документовВа в структурныеВа подразделения, и т. п.
Справку печатают на общем бланке организации в 4-хВа экземплярах (3 экземпляра предназначеныВа для государственногоВаВа архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.
2.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам
Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива тАУ это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Глава 3 Классификация архивной документации
Проблема классификации архивной документной информации тАУ это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация тАУ это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.
В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.ВаВа
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.
Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.
Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.
Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.
Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:
1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.
Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
Структура системы НСА. Система НСА структурного подразделения на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:
1. на справочники по учету;
2. справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:
1. АФ РФ в целом;
2. сети архивов;
3. архиву;
4. фонду;
5. делу или отдельному документу.
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.
1. АФ РФ:
Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранееВа на его основе автоматизированная система НТИ.
2. Группа архивов отдельного региона:
фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.
3. Архив:
путеводитель или краткий справочник;
книга поступлений;
список фондов;
листы фондов;
описи;
каталоги;
тематические обзоры;
указатели;
паспорт архива;
4. Фонд:
лист фонда;
опись;
обзор фонда;
каталоги;
указатели;
5. Отдельное дело или отдельный документ:
тематические путеводители;
каталоги;
указатели;
обзоры фондовые и указательные;
внутренняя опись дела;
аннотация;
заверительная надпись.
В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:
межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);
внутирфондовые (на уровне фонда или его части).
Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике ВлФедеральные архивы России и их научно-справочный аппаратВ»,опубликовано в 1994 году.
Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.
1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).
2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архивВа - фонд тАУ дело тАУ документ тАУ это уровни ВлвходаВ» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.
3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.
4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.
Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:
1) удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;
2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;
4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.
Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять Влдвойное единствоВ»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);
Единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочника.
В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному тАУ подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.
Зависимости от информативности архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории.Ва
Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.
3.1 Распределение дел в соответствии со схемой классификации
Может проводиться двумя способами: непосредственной группировке и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.
При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.
При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.
Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способВа обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время. ВаВа
3.2 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи
Строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда
Поэтому прежде чем перейти к составлению описи рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:
разработки схемы классификации дел фонда;
распределения дел в соответствии со схемой классификации.
Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема тАУ это основа структуры описи.
Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения тАУ фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.
РаспределениеВа дел в соответствии со схемой классификации может проводитьсяВа двумя способами: непосредственнойВа группировкиВа и расположения дел в соответствии со схемойВа классификации или карточным способом.
При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.
При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруютсяВа в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.
Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему, и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.
3.3 Составление собственно архивной описи дел
После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:
на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения тАУ фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных,Ва предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- те
Вместе с этим смотрят:
1C: Бухгалтерия
Автоматизацiя бухгалтерського облiку ТОВ "Хлiбороб"
Автоматизацiя облiку зносу (амортизацii) необоротних активiв
Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях
Автоматизация бухгалтерского учета на малых предприятиях