РЖнформацiйний менеджмент як ефективна технологiя органiзацii управлiнськоi дiяльностi

КИРЗВСЬКИЙ НАЦРЖОНАЛЬНИЙ УНРЖВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ РЖ МИСТЕЦТВ

РЖНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛРЖННЯ

КАФЕДРА ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛРЖННЯ

Курсова робота

з ВлРЖнформацiйного менеджментуВ»

на тему:

РЖнформацiйний менеджмент як ефективна технологiя органiзацii управлiнськоi дiяльностi

Киiв 2010

ЗМРЖСТ

ВСТУП

РОЗДРЖЛ 1. Управлiнська дiяльнiсть як система менеджменту

1.1 Етапи прийняття управлiнських рiшень

1.2 Специфiка iнформацiйного забезпечення управлiння

РОЗДРЖЛ 2. Вплив якостi iнформацiйного забезпечення управлiння на продуктивнiсть управлiнськоi дiяльностi.

2.1 Види iнформацiйно-аналiтичноi дiяльностi

2.2 Роль експертних оцiнок в органiзацii управлiнськоi дiяльностi

ВИСНОВКИ

СПИСОК ДЖЕРЕЛ РЖ ЛРЖТЕРАТУРИ

ВСТУП

У наш час важко назвати бiльш важливу i багатогранну сферу дiяльностi, чим управлiння, або менеджмент, вiд якого в значнiй мiрi залежать i ефективнiсть виробництва,Ва i якiсть обслуговування населення. У сучасних умовах свiтового соцiально-економiчного розвитку, особливо важливою областю стало iнформацiйне забезпечення процесу управлiння, що складаiться в зборi i обробцi iнформацii, необхiдноi для прийняття обТСрунтованих управлiнських рiшень. Розвиток науки i технiки, поява якiсно нових iнформацiйних потреб пiдвищують роль iнформацiйного чинника у процесах прийняття управлiнських рiшень. РЖнформацiйна дiяльнiсть i типом iнфраструктурних галузей людськоi дiяльностi, питання виникнення i розвитку якоi нерозривно повтАЩязанi iз процесом розподiлу працi. Реальна потреба у дiяльностi iнформацiйних служб, функцiонально включених до структури пiдприiмств i органiзацiй, широкий спектр iнформацiйних завдань, якi перед ними постають, потребуi пiдготовки спецiалiстiв iнформацiйно-управлiнського профiлю.

Обрана мною тема дуже цiкава та актуальна, тому що знання як правильно та логiчно прийняти управлiнськi рiшення в наш час i необхiднiстю. Специфiка iнформацiйного забезпечення менеджменту покращить управлiнську дiяльностi.

Мета дослiдження полягаi у вивченнi закономiрностей i принципiв прийняття управлiнських рiшень, вiд яких залежить продуктивнiсть управлiнськоi дiяльностi та якiсть iнформацiйного забезпечення управлiнськоi дiяльностi.

Для досягнення мети слiд виконати наступнi завдання: iх вплив на етапи прийняття управлiнських рiшень, специфiку iнформацiйного забезпечення управлiння. Вплив iнформацiйно тАУ аналiтичноi дiяльностi на прийняття рiшень та роль експертних оцiнок в органiзацii управлiнськоi дiяльностi.

Робота складаiться з двох роздiлiв. В першому роздiлi розкриваються сутнiсть прийняття управлiнських рiшень, фактори, етапи, стадii, обставини, альтернативи вирiшення рiшень.

У другому роздiлi розкриваються вплив якостi iнформацiйного забезпечення управлiння на продуктивнiсть управлiнськоi дiяльностi. Види iнформацiйно-аналiтичноi дiяльностi, чим саме вона i характерною, перелiк видiв iнформацiйно тАУ аналiтичноi дiяльностi. Роль експертних оцiнок в органiзацii управлiнськоi дiяльностi тАУ мета, проблема, завдання.

Цiль iнформацiйного менеджменту управлiння складаiться в пiдвищеннi практичноi значимостi дослiджень, орiiнтованих на розробку принципiв i методiв, що дають можливiсть практично вирiшувати в тих чи iнших умовах управлiнськi рiшення.

У сучасних умовах широко поширена думка про те, що процес управлiння i мистецтво, суть якого складаiться в застосуваннi науки до реальностi ситуацii, а отже, до практики. Без знання iнформацiйного менеджменту в сучасних умовах неможливо ефективно приймати управлiнськi рiшення.

РОЗДРЖЛ 1 Управлiнська дiяльнiсть як система менеджменту

1.1 Етапи прийняття управлiнських рiшень

В управлiннi органiзацiiю прийняття рiшень здiйснюiться менеджерами рiзних рiвнiв i носить бiльш формалiзований характер, нiж це трапляiться у життi. Справа в тiм, що тут рiшення стосуiться не тiльки однiii особистостi, найчастiше воно вiдноситься до частини або до цiлоi органiзацii, i тому пiдвищуiться вiдповiдальнiсть за прийняття органiзацiйних рiшень. Видiляють два рiвнi рiшень в органiзацii: iндивiдуальний i органiзацiйний. Якщо в першому випадку керiвника бiльше цiкавить сам процес, його внутрiшня логiка, то в другому тАУ iнтерес зрушуiться у бiк створення вiдповiдного середовища навколо цього процесу.

Вiдмiтними рисами прийняття рiшень в органiзацii i наступнi: свiдома i цiлеспрямована дiяльнiсть, здiйснювана людиною; поведiнка, заснована на фактах i цiннiсних орiiнтирах; процес взаiмодii членiв органiзацii; вибiр альтернатив у рамках соцiального i полiтичного стану органiзацiйного середовища; частина загального процесу управлiння; неминуча частина щоденноi роботи менеджера; важливiсть для виконання всiх iнших функцiй управлiння. Результатом роботи менеджера i управлiнське рiшення. Вiд того, яке буде це рiшення, залежить уся дiяльнiсть органiзацii, залежить i те, чи буде досягнута поставлена мета чи нi. Тому прийняття менеджером того або iншого рiшення завжди несе за собою визначенi труднощi. Це повтАЩязано з вiдповiдальнiстю, що бере на себе менеджер, i з невизначенiстю, що i присутнiм при виборi однiii з альтернатив. Бiльшiсть проблем, що зустрiчаються в роботi менеджера, не так часто повторюються, i тому iхнi рiшення i теж свого роду проблемою тАУ проблемою вибору, що зробити не незавжди легко. Проблема тАУ це ситуацiя, що представляi собою перешкоду для досягнення цiлей, поставлених органiзацiiю. Якби життя було монотонне i передбачуване, то не виникало б нiяких проблем i не довелося б приймати рiшення по iх подоланню. Але не можна вiдразу вгадати, як складеться та або iнша ситуацiя, i тому в процесi планування не можна врахувати усi вiдхилення бажаноi ситуацii вiд дiйсноi. У результатi цих вiдхилень i зтАЩявляються проблеми. Прийняття неефективних рiшень тАУ часто результат вiдсутностi навичок мислити логiчно. Украй необхiдно пiдходити до прийняття рiшень як до рацiонального процесу. Цiль ухвалення рiшення тАУ зробити оптимальний вибiр з декiлькох наявних можливостей, щоб домогтися визначеного результату.

РЖснуi багато пiдходiв до видiлення рiзних етапiв i стадiй процесiв ухвалення рiшення. Бiльшiсть розходжень виникаi з питання про включення в процес стадii, повтАЩязаноi з виконанням рiшення. У багатьох iноземних джерелах весь процес ухвалення рiшення в органiзацii розглядаiться як функцiя проблеми, альтернатив i виконання рiшення. Будь тАУ яке управлiнське рiшення проходить через три стадii :

1. Зясування проблеми тАУ збiр iнформацii, зясування актуальностi, визначення умов при яких ця проблема буде вирiшена.

2. Складання плану рiшення тАУ розробка альтернативних варiантiв рiшення, зiставлення варiантiв рiшення з наявними ресурсами, оцiнка альтернативних варiантiв по соцiальних наслiдках, оцiнка альтернативних варiантiв по економiчнiй ефективностi, складання програм рiшення, розробка i складання детального плану рiшення.

3. Виконання рiшення тАУ доведення рiшень до конкретних виконавцiв, розробка заохочень i покарань, контроль за виконання рiшення.

Перша стадiя процесу складаiться у визнаннi необхiдностi рiшення i включаi наступнi етапи: визнання проблеми; формулювання проблеми; визначення критерiiв успiшного рiшення. Кожне нове рiшення в керуваннi виникаi на основi ранiше зробленого рiшення, дiя по якому або завершилася, або вiдхилилася вiд спочатку обраного варiанту. Вiдхилення ситуацii вiд заданого стану в процесi ухвалення рiшення виявляiться менеджером не вiдразу. На практицi це вiдхилення являi собою розрив мiж цiлями органiзацii i способами iхнього досягнення.

Швидкiсть виявлення цiii розбiжностi залежить вiд двох факторiв: 1) здатностi системи керування робити це в режимi саморегулювання; 2) досвiдченостi й iндивiдуальних характеристик менеджера.

Етап вивчення ситуацii спрямований на визнання або не визнання iснуючоi в органiзацii проблеми. Процес буде йти по-рiзному для структурованих i неструктурованих проблем. У першому випадку визнання проблеми буде вiдбуватися досить прямолiнiйно. Якщо виробниче завдання виконане на 70%, то для ii керiвника зовсiм очевидно, що проблема iснуi i проблему треба вирiшити. В другому випадку визнання проблеми саме стаi проблемою. Це трапляiться тодi, коли маiться неясна i неадекватна iнформацiя про розвиток i тенденцii в органiзацii й у ii зовнiшньому середовищi. Прикладом такого рiшення може бути введення новоi продукцii на ринок на основi iнформацii, отриманоi з вiддiлу маркетингу.

Визнання або не визнання проблеми багато в чому залежить вiд рiвня ii сприйняття. При цьому можливi помилки, звтАЩязанi з наступними обставинами: - проблема дана кимось зверху й у менеджера немаi вибору крiм як ВлвизнатиВ» ii; - бажано швидке рiшення проблеми,що виникла, i не залишаiться досить часу на ii визнання; - припустиме рiшення низькоi якостi, проблема може повторюватися; - проблема добре знайома i до неi застосовуiться старе рiшення; - немаi попереднього досвiду по проблемi i ii визнання може не вiдбутися; - проблема i дуже складною й ii iдентифiкацiя ускладнена.

Визнання проблеми i необхiдною умовою для ii рiшення, тому що якщо проблема не iснуi для того, хто приймаi рiшення, то ухвалення рiшення не вiдбудеться.У разi,коли проблема визнана, то наступний етап у розглянутому процесi тАУ це iнтерпретацiя i формулювання проблеми.

РЖнтерпретацiя проблеми тАУ це додання значення i визначення тiii проблеми, що визнана. Проблема може бути визначена як можливiсть, як криза або як рутинна. Перший тип проблеми необхiдно знайти i розкрити. Другий i третiй виявляються самi i вимагають утручання менеджера. Рутиннi, або повторюванi, проблеми вiдносяться до категорii структурованих, а можливостi i криза до неструктурованого. Вiдповiдно кожне з них буде вимагати рiзного типу рiшень: структурованi тАУ програмованих; неструктурованi тАУ непрограмованих.

Визначення i наступне формулювання проблеми дозволяють менеджеровi ранжирувати ii в рядi iнших проблем. Найбiльш важливими, як правило, стають проблеми з наступними характеристиками: - проблема пiдтримуiться ресурсами, необхiдними для ii рiшення ( наприклад, видiленi додатковi бюджетнi засоби).

- рiшення проблеми вiдкриваi можливiсть, вiд якоi не можна вiдмовитися (наприклад, вихiд на ринок з новою продукцiiю дозволяi фiрмi полiпшити конкурентнi позицii).

На практицi кiлькiсть проблем, що одержують оцiнку як найбiльш важливих, звичайно перевищуi можливостi менеджера в рамках наявних у нього часу на iхнi вирiшення. Етап визначення критерiiв успiшного рiшення передуi пошуковi альтернатив, що допомагаi уникнути багатьох помилок, що виявляються пiзнiше. Сюди включаються питання, повтАЩязанi з вiдношенням до цiлей, з методами вироблення рiшень i зi зниженням емоцiйноi напруженостi на початкових етапах процесу ухвалення рiшення. На думку фахiвцiв, даний етап починаться з визначення двох типiв критерiю: критерiй Влми повиннiВ» (або цiлi) i критерiй Влми хочемоВ». Перший тип критерiю застосуваiться до того, як яка-небудь альтернатива буде розглядатися. Даний критерiй вимагаi ретельного обТСрунтування, тому що може усунути основу для розробки можливостей i альтернативи. Щодо критерiю Влми хочемоВ» розглядаються тi цiлi, що бажанi, але по них не обовтАЩязково повиннi розглядатися якi тАУ небудь альтернативи.

Стадiя вироблення рiшення складаiться з етапiв розробки, оцiнки i вибору альтернатив. Як тiльки визначенi фактори, що обмежують рiшення, менеджер починаi роботу з пошуку альтернатив або можливих напрямкiв дiй для рiшення проблеми.

Однак виникають новi, унiкальнi проблеми, рiшення яких не умiщуiться в стандартнi рамки. У цьому випадку необхiдний творчий пiдхiд. Секрет творчого середовища у вмiлому керуваннi. РЖснуi багато методiв творчого пошуку альтернатив: Влмозкова атакаВ», метод висування пропозицiй, груповий аналiз ситуацii, карта думок i т.п. На цьому етапi менеджер змушений брати на себе зобовтАЩязання за майбутнiй курс дiй. Гарний попереднiй аналiз альтернатив дозволяi рiзко звузити рамки майбутнього вибору. При виборi альтернативи можуть використовуватися три пiдходи: минулий досвiд; проведення експерименту; дослiдження й аналiз. Використання минулого досвiду i найбiльше використовуваним пiдходом у виборi альтернативи. Деякою мiрою досвiд даi змогу керiвниковi виробити умiння i навички прийняття правильних рiшень . Той факт, що керiвник пiднявся вище, свiдчить про цiннiсть i кориснiсть нагромадження досвiду.

Експеримент як метод вибору альтернативи заснований на тому, що береться одна або декiлька альтернатив, i вони випробовуються на практицi з метою визначити, що буде далi. Дослiдження й аналiз передбачаi рiшення проблеми через ii розумiння. Метод передбачаi розкладання проблеми на частини i вивчення кожноi з них. Саме вивчення й аналiз у цьому випадку набагато дешевше, нiж експеримент.

Третя, остання, стадiя в процесi прийняття рiшень тАУ виконання рiшення тАУ складаiться з органiзацii виконання рiшення , аналiзу i контролю виконання i здiйснення зворотнього звтАЩязку. Органiзацiя виконання рiшення як етап передбачаi координацiю зусиль багатьох людей. Менеджер маi зацiкавити i мотивувати людей в реалiзацii рiшення, розташувати людей так, щоб щонайкраще використовувати iхнi здатностi.Даний етап складаiться з декiлькох крокiв необхiдних для того, щоб рiшення виконувалося. Сюди вiдноситься складання плану заходiв, що змушуi менеджера думати про конкретнi дii, що перетворюють рiшення в реальнiсть. Необхiдно розподiлити права i вiдповiдальностi серед учасникiв. Варто також побудувати комунiкацiйну мережу для обмiну iнформацiiю i вiдрегулювати вiдповiднi вiдносини пiдпорядкування мiж учасниками.

Наступний етап тАУ це вбудовування в рiшення механiзму одержання iнформацii про хiд виконання рiшення: повинна здiйснюватися функцiя контролю тАУ встановлення стандартiв i вимiрiв показникiв у вiдношеннi цих стандартiв. Отримана в ходi вiдстеження iнформацiя необхiдна для коректування дiй. Вiдстеження i зворотний звтАЩязок займають у роботi менеджера багато часу. При цьому менеджеровi краще безпосередньо контролювати ситуацiю: по-перше, завжди краще iнформацiя з перших рук, по-друге, це дозволяi показати пiдлеглим iнтерес менеджера до виконуваного рiшення, що дуже важливо для лiдерування.

1.2 Специфiка iнформацiйного забезпечення управлiння

Володiння достовiрною i актуальною iнформацiiю поряд з умiнням ефективно використовувати адекватнi методи ii збирання, аналiзу i надання, i основою успiшноi дiяльностi пiдприiмств i органiзацiй будь-якоi органiзацiйно-правовоi форми.

Диференцiацiя попиту на всi види iнформацii тАУ наукову, технiчну, економiчну, урядову, задоволення зростаючих iнформацiйних потреб i актуальним завданням у сферi управлiння. РЖнтуiтивнi дii у цiй сферi, вiдсутнiсть iнформацiйноi полiтики пiдприiмства можуть призвести до неадекватних рiшень i вiдчутних фiнансових витрат.

Однiiю з особливостей управлiнськоi працi i постiйна необхiднiсть прийняття рiшень в умовах дефiциту часу. Процес вироблення i прийняття рiшень в системi управлiння за суттю i iнформацiйним процесом. Рiшення тАУ це тАЬзгустоктАЭ iнформацii, спецiально зiбраноi, проаналiзованоi i опрацьованоi субтАЩiктом управлiння. Рiшення iнформацiйне за своiю сутнiстю, при чому являi собою констатацiю нинiшнього стану системи, синтез iнформацii про сьогоднiшнiй день з iнформацiiю про майбутнi, яке виражене у метi, яка поставлена перед системою.

Управлiння, як процес планування, органiзацii, мотивацii i контролю, передбачаi наявнiсть i iднiсть двох пiдсистем - керованоi i керуючоi.

Взаiмодiя обтАЩiкта i субтАЩiкта управлiння - це, перш за все, iнформацiйна взаiмодiя. Завдяки обмiну iнформацiiю мiж субтАЩiктом i обтАЩiктом управлiння система виробляi команди управлiння для пiдтримання своii життiдiяльностi i виконання поставлених перед нею цiлей i потребуi зворотнього звтАЩязку - надходження iнформацii про результати.

Тiльки систематизована iнформацiя даi можливiсть керiвнику визначати ефективнiсть органiзацiйно-економiчних, соцiальних та iнших заходiв, а також залежно вiд умов, якi складаються, змiнювати накреслену програму. Чим краще поiнформований керiвник, тим бiльш оперативнi i вищi за якiстю його рiшення.

СубтАЩiкт управлiння, виробляючи управлiнськi рiшення, передаi iх обтАЩiкту управлiння, оформлюючи iнформацiю у виглядi органiзацiйно-розпорядчих документiв (положень, iнструкцiй, правил, наказiв, постанов, рiшень та iн.). Часто для одержання ефективного результату в процесi управлiння необхiдна як усна, так i письмова взаiмодiя мiж субтАЩiктом i обтАЩiктом, однак, для бiльшостi процесiв управлiння важлива наявнiсть iн-формацii, закрiпленоi на матерiальному носii.

Таким чином, результат управлiння залежить вiд того, наскiльки продумано, систематично i професiйно вiдбуваiться iнформацiйна взаiмодiя мiж субтАЩiктом i обтАЩiктом управлiння.

Аналiз видiв управлiнськоi дiяльностi дозволяi визначити завдання, вирiшуванi в органiзацii, i виконавцiв цих завдань. За ступенем iнтелектуальностi i складностi завдання можна класифiкувати:

Перший клас - найбiльш простi завдання, якi складаються з повнiстю формалiзованих процедур i виконання яких, крiм витрат часу, не становить нiякоi складностi для виконавцiв. Цi завдання стандартизуються i програмуються. До них вiдносяться контроль i облiк, оформлення документiв, iх тиражування, розсилка та iн. Такi завдання вирiшуються практично всiма автоматизованими iнформацiйними системами.

Завдання цього класу, якщо вони використовуються для прийняття рiшень, називаються завданнями прийняття рiшень в умовах повноi визначеностi. При цьому випадковi i невизначенi чинники вiдсутнi.

Другий клас - бiльш складнi завдання: прийняття рiшень в умовах ризику, тобто в тому випадку, коли наявнi випадковi чинники, для яких вiдомi закони iх впливу. Постановка i вирiшення таких завдань можливi на основi методiв теорii ймовiрностей, аналiтичного та iмiтацiйного моделювання.

Третiй клас завдань складають слабко структурованi завдання, якi мiстять невiдомi або невимiрюванi компоненти (кiлькiсно не оцiнюванi). Для цих завдань характерна вiдсутнiсть методiв розвтАЩязання на основi безпосереднього опрацювання даних. Постановка завдань базуiться на прийняттi рiшень в умовах неповноi iнформацii. У рядi випадкiв, на основi теорii нечiтких множин i застосувань цiii теорii вдiiться побудувати формальнi схеми рiшення.

Четвертий клас завдань складають завдання прийняття рiшень в умовах протидii або конфлiкту (наприклад, необхiдно враховувати наявнiсть активно дiючих конкурентiв). В завданнях цього класу можуть бути наявнi випадковi чинники, для яких невiдомi закони iх впливу. Постановка i вирiшення таких завдань можливi (але не завжди) методами теорii ймовiрностей, нечiтких множин i теорii iгор.

ПтАЩятий клас - найбiльш складнi завдання прийняття рiшень, якi характеризуються вiдсутнiстю можливостi формалiзацii через високий ступiнь невизначеностi. До таких завдань вiдноситься бiльшiсть проблем прогнозування, перспективного планування.

Працiвникiв офiсу можна умовно подiлити на такi групи вiдповiдно до виконуваних ними завдань.

Перша група - керiвники (генеральнi директори, головнi адмiнiстратори, виконавчi директори, начальники вiддiлiв), якi виконують, як правило, завдання четвертого i птАЩятого класiв. Творчий елемент iх роботи максимальний, а рутинний змiст мiнiмальний. Цi працiвники несуть найбiльшу вiдповiдальнiсть за прийняття рiшень i i основними користувачами узагальнених iнформацiйних ресурсiв органiзацii.

Основна форма дiяльностi керiвника - дiлове спiлкування. Для керiвника характерний такий розподiл часу протягом дня: дiловi контакти - 47%, робота з документами - 29%, телефоннi переговори - 9%, вiдрядження (поiздки) - 6%, аналiз проблем i прийняття рiшень - 4%, iнше - 5%.

Технологiя дiяльностi керiвника характеризуiться такими особливостями:

− при централiзацii прийняття рiшень рiзко збiльшуються обсяги iнформацii, зменшуiться час на обдумування i аналiз, зростаi складнiсть комплексного врахування всiх даних;

− виникаi значна частка поточних задач, якi не дозволяють зосередити увагу на стратегiчних цiлях;

− не враховуiться роль органiзацiйноi поведiнки, вплив зовнiшнього середовища i психологiчних аспектiв прийняття рiшення;

− переважають проблеми, обумовленi звичками, досвiдом, традицiями i iншими неформалiзуiмими обставинами;

− при прийняттi рiшень керiвник не завжди у змозi описати i навiть уявити досить повну модель ситуацii, а керуiться лише деякими уявленнями про неi;

− дiяльнiсть керiвника значною мiрою залежить вiд стилю керiвництва, вiд ступеню знань причин i наслiдкiв, ясностi уявлення взаiмозвтАЩязкiв обсягу наявноi iнформацii.

Другу групу складають спецiалiсти, якi виконують завдання другого i третього класiв i формують iнтелектуальний базис установи. Для спецiалiстiв характерний такий розподiл часу протягом робочого дня: дiловi контакти - 23%, робота з документами - 42%, телефоннi переговори - 17%, аналiтична робота - 12%, iнше - 6%.

Ефективнiсть функцiонування установи в основному визначаiться продуктивнiстю дiяльностi спецiалiстiв, особливо у питаннях створення новоi iнформацii. Спецiалiсти забезпечують практично всю iнформацiйну пiдготовку для прийняття рiшення керiвником. Вони i основними виконавцями документiв, визначають iх якiсть. Частка рутинноi роботи рiзна i при рацiональнiй технологii повинна бути незначною.

Третя група - технiчнi працiвники, якi виконують всю рутинну роботу (завдання першого класу). Робота цих працiвникiв регламентована, але не потребуi розумiння змiсту опрацьовуваноi iнформацii. До цiii ж групи вiдносяться працiвники, якi мають суто виробничi навички (друкарки, оператори). Основний критерiй продуктивностi iх роботи - оперативнiсть i своiчаснiсть опрацювання без збоiв i помилок. Найбiльш полiфункцiональними працiвниками i секретарi. Вони готують листи, накази, розпорядження та iншi документи, копiюють i розсилають документи, ведуть файли документiв, здiйснюють телефоннi контакти, планують зустрiчi i поiздки, органiзують "календарi" своiх керiвникiв.

Для цiii групи працiвникiв характерний такий розподiл часу: робота з документами - 69%, телефоннi переговори - 20%, ведення облiку - 6%, iнше - 5%.

Основний клас завдань, притаманний офiсу - документацiйне забезпечення управлiння. Незалежно вiд класу завдань, рiшення будь-якого з них передбачаi проведення великого обсягу типових офiсних робiт, якi включають:

− опрацювання вхiдноi i вихiдноi iнформацii: читання i вiдповiдi на листи (як електроннi, так i звичайнi), написання звiтiв, циркулярiв та iншоi документацii, яка може мiстити також малюнки i дiаграми;

− збирання i подальший аналiз деяких даних, наприклад звiтностi за певнi перiоди часу за рiзними пiдроздiлами або органiзацiями, яка задовольняi рiзним критерiям вiдбору;

− збереження iнформацii, яка надiйшла, забезпечення швидкого доступу до неi i пошук необхiдноi у даний момент iнформацii.

Дiяльнiсть маi бути чiтко скоординована мiж особами, якi ii виконують; повиннi бути забезпеченi тiснi звтАЩязки, якi дозволяють обмiнюватись iнформацiiю у короткi термiни, а процес руху документiв маi бути ефективно органiзований.

Специфiка iнформацiйного менеджменту в системi управлiння вимагаi системного пiдходу не тiльки до аналiзу первинноi iнформацii, а i до ii узагальнення у вiдповiдностi з циклiчнiстю фаз (етапiв) управлiнського рiшення, структурою органiв управлiння, попереднiм досвiдом розвтАЩязання проблемних ситуацiй та iн.

Дiяльнiсть в галузi iнформацiйного менеджменту повтАЩязана з проведенням таких видiв робiт.

1. Виявлення кола управлiнських завдань, якi розвтАЩязуються як на рiвнi всiii органiзацii, так i в кожному з ii пiдроздiлiв.

2. Оцiнка значущостi окремих напрямiв дiяльностi органiзацii на певних етапах ii розвитку.

3. Уточнення складу i структури iнформацiйних матерiалiв, необхiдних для забезпечення управлiнських рiшень.

РЖнформацiйну складову управлiнськоi працi становить збирання, зберiгання, опрацювання i передача iнформацii. Через органи управлiння проходить велика за обсягом, рiзноманiтнiстю i динамiкою iнформацiя. Одна ii частина маi безпосередньо управлiнський характер, iнша виражаi взаiмозвтАЩязки державного апарату з суспiльством, з його численними проявами i потребами, iнтересами громадян. РЖнформацiю, яка циркулюi в органах державноi влади, можна визначити як соцiально-управлiнську iнформацiю. Будь-який вид виробничо-економiчноi дiяльностi ТСрунтуiться на вiдповiдному iнформацiйному забезпеченнi, в тому числi економiчною, контАЩюнктурною, науково-технiчною, оглядово-аналiтичною, фактографiчною та iншою iнформацiiю.

Визначення поняття тАЬiнформацiйне забезпеченнятАЭ, наведенi в рiзних наукових джерелах, висвiтлюють мету iнформацiйного забезпечення, його обтАЩiкт, засоби здiйснення, процесуально-дiяльнiсну та iнформацiйно-ресурсну складовi:

РЖнформацiйне забезпечення тАУ сукупнiсть процесiв з пiдготовки та надання спецiально пiдготовленоi iнформацii для вирiшення управлiнських, наукових, технiчних та iнших задач у вiдповiдностi з етапами iх розвтАЩязування.

РЖнформацiйне забезпечення тАУ комплекс методiв i засобiв документацiйного, фактографiчного i концептографiчного обслуговування, використовуваних для задоволення iнформацiйних потреб у конкретнiй науково-технiчнiй ситуацii або у вирiшеннi управлiнських задач.

РЖнформацiйне забезпечення управлiння тАУ це органiзацiя цiлеспрямованих масивiв iнформацii i iнформацiйних потокiв, яка включаi збирання, зберiгання, опрацювання i передавання iнформацii (в тому числi i з використанням комптАЩютерних iнформацiйних систем) з метою аналiзу одержаних результатiв для пiдготовки, обТСрунтування i прийняття управлiнських рiшень органами управлiння.

У загальному обсязi iнформацii, яка циркулюi у складних суспiльних системах вiдрiзняють iнформацiю безпосереднього управлiння й iнформацiю розвитку системи. Пiд iнформацiiю безпосереднього управлiння розумiють вiдомостi, якi циркулюють по каналах конкретноi системи i використовуються для вирiшення завдань, якi стоять перед цiiю системою. Пiд iнформацiiю розвитку системи розумiють вiдомостi, якi мiстять результати науково-технiчних досягнень, якi можуть бути використанi для докорiнноi перебудови системи. Умовнiсть цього подiлу пiдтверджуiться конвергенцiiю на практицi зазначених видiв дiяльностi, що викликано спiльною структурою дiяльностi - обтАЩiктом (документно-iнформацiйним ресурсом), технологiiю та iншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного подiлу, дiяльнiсть спецiалiстiв в галузi документно-iнформацiйних ресурсiв можна подiлити на дiяльнiсть в галузi документацiйного забезпечення системи управлiння або документування управлiнськоi дiяльностi (document management) i дiяльнiсть в галузi iнформацiйно-аналiтичного забезпечення (information management), якi разом i складовими iнформацiйного забезпечення дiяльностi пiдприiмства.

Очевидно, що органiзацiя iнформацiйноi дiяльностi на пiдприiмствах i iнформацiйного забезпечення управлiння i самостiйним видом дiяльностi, а iнформацiйнi пiдроздiли пiдприiмств, будучи функцiонально включеними до вiдповiдних органiзацiйних структур, виконують специфiчнi функцii управлiння iнформацiйною дiяльнiстю, системного аналiзу iнформацiйних потокiв i застосування методiв iнформацiйноi логiстики до руху цих потокiв як всерединi органiзацii, так i стосовно зовнiшнього середовища.

Управлiнську iнформацiю можна умовно подiлити на три категорii:

− iнформацiя стратегiчного планування дозволяi вищому керiвництву приймати рiшення iз встановлення довготермiнових цiлей, накопичення ресурсiв для досягнення цих цiлей i формулювати полiтику iх досягнення (може мiстити перспективнi оцiнки середовища, економiчнi прогнози i демографiчнi тенденцii);

− контрольна управлiнська iнформацiя використовуiться менеджерами середнього рiвня для координацii рiзних пiдконтрольних iм дiй, приведення ресурсiв у вiдповiднiсть iз завданнями i розробки оперативних планiв;

− оперативна iнформацiя допомагаi виконувати звичайнi повсякденнi операцii) розрахунок заробiтноi платнi i фiнансовi розрахунки та iн.

Ефективнiсть будь-якоi iнформацiйноi системи значною мiрою залежить вiд якостi iнформацii, яка до неi вводиться. Необхiдний рiвень якостi забезпечуiться шляхом фiльтрацii вхiдного потоку iнформацii.

В сучасних iнформацiйних системах вiдбiр iнформацii i обовтАЩязковим етапом перетворення iнформацiйного потоку i потребуi формулювання загальних i окремих критерiiв вiдбору iнформацii на входi iнформацiйноi системи i визначення принципiв вiдбору документiв i вiдомостей для рiзних цiлей iнформацiйного забезпечення.

Вiдбiр iнформацii тАУ це процес видiлення з iнформацiйного потоку найбiльш цiнних документiв, iх окремих частин або фактичних вiдомостей у вiдповiдностi з прийнятими критерiями.

Критерiй вiдбору iнформацii тАУ ознака або набiр ознак, на основi яких приймаiться рiшення про включення документа або його складових до iнформацiйноi системи.

В цiлому на процес збирання iнформацii, ii систематизацii впливають як iндивiдуальнi особливостi менеджера з управлiння iнформацiйними ресурсами, так i специфiчнi органiзацiйнi вимоги, якi ТСрунтуються на необхiдностi оперувати зiбраною iнформацiiю.

Людина, яка здiйснюi вiдбiр iнформацii, активно переробляi iнформацiю, виконуi сортування у вiдповiдностi iз певною оцiночною шкалою, наприклад, за значущiстю, ступенем новизни та iн. При цьому процес вiдбору можна представити як процес послiдовного прийняття рiшення про можливiсть видiлення з потоку груп документiв, якi вiдповiдають певнiй сукупностi ознак.

Оскiльки вiд якостi вiдiбраноi iнформацii залежить результативнiсть рiшень, що приймаються, необхiдно врахування психологiчних критерiiв вiдбору iнформацii:

тАУ критерiй полiментностi - i основою для вiдбору такоi iнформацii, яка викликаi в людському мозку найбiльшу кiлькiсть думок, при-зводить до виникнення декiлькох варiантiв рiшення завдання i ство-рюi велику вiрогiднiсть правильного i швидкого вибору найкращого варiанту ii розвтАЩязання;

тАУ критерiй активностi, за яким вiдбирають iнформацiю, яка i значу-щою не з науковоi або технiчноi точки зору, а з точки зору психологii мислення, тобто таку, що обумовлюi народження нових думок, активно впливаi на творче мислення користувача iнформацii;

тАУ критерiй евристичностi iнформацii тАУ повтАЩязаний з критерiiм активностi, але i бiльш високою за якiстю тАУ спонукаi людський мо-зок при ii осмисленнi створювати таку нову iнформацiю, яка дозво-ляi знаходити найкоротшi шляхи вирiшення проблеми, яка стоiть перед користувачем iнформацii. За критерiiм евристичностi вiдбира-ють таку iнформацiю, яка спрямовуi хiд думок користувача iнформа-цii до вирiшення заданоi проблеми;

тАУ критерiй прогресивностi iнформацii тАУ оцiнюють i видiляють таку iн-формацiю, яка веде до знань, якi розкривають шляхи руху вперед в розвитку даноi проблеми;

тАУ оптимальний мiнiмум iнформацii як психологiчний критерiй вiдбору потребуi такоi кiлькостi iнформацii, якого достатньо спецiалiсту для оптимального вирiшення завдання.

менеджер рiшення iнформацiя експертний

РОЗДРЖЛ 2. Вплив якостi iнформацiйного забезпечення управлiння на

продуктивнiсть управлiнськоi дiяльностi

2.1 Види iнформацiйно-аналiтичноi дiяльностi

У системi управлiння iснуi значна кiлькiсть проблем, проблеми характеризуються iнформацiйною вiдкритiстю i невизначенiстю меж проблемноi галузi, унiкальнiстю кожноi ситуацii, високими вимогами до оперативностi прийняття рiшень за умови фрагментованостi та протирiчивостi iнформацii i потребують iнформацiйно-аналiтичного забезпечення.

До аналiтичноi дiяльностi вiдносять тi процедури i процеси iнтелектуальноi дiяльностi, якi мають ознаки творчостi, породжують нову iнформацiю, дозволяють виявляти новi проблеми або iх аспекти, пропонувати нетрадицiйнi способи iх вирiшення .

Зростаi iнтерес управлiнських структур до методiв i засобiв аналiтичноi роботи, посилюiться роль рiзних видiв експертизи (правовоi, фiнансовоi, макроекономiчноi, мiжнародноi, науково-технiчноi та iн.).

Надання особi, що приймаi рiшення, аналiтичного продукту, який i не просто впорядкованим набором окремих фрагментiв проблемноi галузi, а цiлiсною картиною, яка вiдображаi обтАЩiкт управлiння у зручному для сприйняття ракурсi, мiстить пропозицii варiантiв альтернативноi поведiнки i можливих наслiдкiв, даi можливiсть сприймати обтАЩiкт у його динамiцi.

РЖнформацiйно-аналiтична дiяльнiсть характерна перш за все для полiтичних, економiчних дослiджень з метою прийняття рiшень у сферi управлiння. РЖнформацiйно-аналiтичнi служби органiв влади i управлiння покликанi моделювати соцiологiчнi аспекти, здiйснювати прогнозування полiтичних конфлiктiв, результатiв голосування, здiйснювати аналiтичний монiторинг не тiльки явних поточних проблем, а i виявляти проблемнi ситуацii, проводити ситуацiйний аналiз та вирiшувати iншi завдання соцiального, полiтичного, фiнансового, екологiчного монiторингу.

Розрiзняють монiторинговi, iнiцiйованi i кумулятивнi аналiтичнi дослiдження.

1. Монiторинговi дослiдження призначенi для довготермiнового аналiтичного спостереження за розвитком певноi ситуацii з метою забезпечення можливостi апрiорного синтезу управлiнських рiшень, якi мають профiлактичний або упереджуючий характер.

Монiторинг - безперервне спостерiгання за станом оточуючого середовища i управлiння ним шляхом своiчасного iнформування про можливостi настання несприятливих, критичних або неприпустимих ситуацiй.

Монiторинговi дослiдження передбачають одержання статистичних або змiстовних показникiв, якi характеризують обтАЩiкт спостереження i якi можна вимiряти. Система спостережень будуiться на фiксацii дискретних кiлькiсних характеристик обтАЩiкта спостереження, накопичуваннi цих вiдомостей i на можливостi шляхом iнтелектуальноi iнтерпретацii одержаних вiдомостей зробити висновки про якiсний стан обтАЩiкта. Монiторинг ТСрунтуiться на спостереженнi типових рис у поведiнцi обтАЩiктiв спостереження i на своiчаснiй фiксацii на iх фонi рiзних вiдхилень вiд норми.

РЖнформацiйно-аналiтичний монiторинг тАУ вид iнформацiйноi дiяльностi, повтАЩязаний з процесами аналiзу, синтезу iнформацii iз застосуванням методiв моделювання, експертного оцiнювання, дiагностики i прогнозування, що реалiзуються у режимах постiйного збирання iнформацii з традицiйних i нетрадицiйних джерел з метою регулярного iнформацiйного забезпечення користувачiв.

Монiторинговi аналiтичнi дослiдження, як правило, регламентуються етапами обробки iнформацii, обраною тематикою i фiксованим перелiком джерел. Головне в монiторингових дослiдженнях тАУ чiтка орiiнтацiя на конкретну постановку задачi i цiлеспрямовану змiстовну обробку iнформацii.

2. РЖнiцiйованi аналiтичнi дослiдження проводяться за ранiш незапланованими дорученнями керiвництва або в результатi виявлення при проведеннi монiторингових дослiджень нових проблемних ситуацiй.

РЖнiцiйованi дослiдження вирiзняються iстотним впливом чинникiв невизначеностi цiлей i субтАЩiктивностi критерiiв оцiнки рiшень, якi приймаються. Важливе значення в цьому процесi надаiться виявленню iндикаторiв, формальних характеристик, якiсних i кiлькiсних показникiв, якi вiдображають аналiтичну динамiку ситуацii. Це завдання передбачаi вивчення вiтчизняного i зарубiжного досвiду вибору iнформацiй

Вместе с этим смотрят:

Аксiологiчнi проблеми управлiнськоi дiяльностi робiтника освiти в умовах модернiзацii освiтньоi галузi в Украiнi

Американская система менеджмента на предприятии

Анализ конкуренции в отрасли ресторанного бизнеса

Анализ основных этапов построения и решения математических моделей оптимизации организационных структур в системе менеджмента качества

Анализ системы антикризисного управления и регулирования