Органiзацiя бухгалтерського облiку в умовах застосування комп'ютерноi технiки

Засоби обчислювальноi технiки створювались та удосконалювались так само, як i всi iншi прилади, машини i обладнання що, призначались для полегшення працi людини. Удосконалення засобiв обчислювальноi технiки йшло вiд простого до складного i було тiсно пов'язане зi станом технiки на певному етапi, а також з розвитком певних галузей математики, кiбернетики та iнших наук. З позицiй користувача кожне удосконалення спрямовувалося, насамперед на пiдвищення рiвня механiзацii та автоматизацii виконання технiчних операцiй, що часто повторюються; cтвopeння нових засобiв введення та отримання даних; збiльшення обсяry пам'ятi; розробку нових носiiв iнформацii тощо.

Застосування комп'ютерноi технiки вносить значнi змiни до органiзацii бухгалтерського облiку, причому з допомiжного засобу обчислювальна технiка перетворюiться на визначний фактор opгaнiзацii облiку. Цi змiни зумовленi тим, що змiнюються способи обробки даних, при яких забезпечуiться рiзна швидкiсть надання звiтноi iнформацii. В рiзних системах бухгалтерського облiку (вiд паперовоi. до комп'ютерноi) вона досягаiться, як правило, рацiональною органiзацiiю облiкових даних, одноразовим iх отриманням та передачею за всiма напрямами.

Трактування поняття паперових систем обробки даних в Украiнi та, наприклад, у США не збiгаються. Американськi спецiалисти, до паперових або ручних вiдносять такi системи, в яких комп'ютери та периферiйнi пристроi не мають мiж собою безпосереднього зв'язку, наприклад, системи копiювального облiку на дошках, картотеки iз застосуванням карток з перфорацiiю, системи, побудованi з використанням бухгалтерських, обчислювальних та друкуючих пристроiв, якi в украiнськiй лiтературi об'iднуються поняттям частковоi механiзацii облiку та облiкових робiт. Способи обробки облiковоi iнформацii, подiляються на три види: паперовий, механiзований i комп'ютеризований (автоматизований), в залежностi вiд виду обчислювальноi технiки, що застосовуiться. При цьому першi. два методи об'iднуються пiд загальною назвою "безкомп'ютерний спосiб", маючи на увазi не перелiк технiчних засобiв, а саме спосiб iх використання.

При визначеннi способу обробки облiковоi iнформацii необхiдно чiтко подiляти поняття механiзацii облiку та його комп'ютеризацii (автоматизацii). Маi значення не тiльки вид технiки, що застосовуiться, але й сукупнiсть способiв та методiв ii використання. При механiзацii обчислювальна технiка виступаi допомiжним засобом для обробки iнформацii, а при комп'ютеризацii технiчнi засоби стають одними з визначних засобiв ведення облiку: суттiвi змiни вiдбуваються в процeci збирання, накопичення облiковоi iнформацii, ii передачi та отримання звiтних показникiв. На вiдмiну вiд механiзацii, комп'ютеризацiя облiку базуiться на системному вирiшеннi облiкових завдань за допомогою комп'ютерiв.

РЖснуi декiлька пiдходiв до органiзацii бухгалтерського облiку в умовах його комп'ютеризацii:

1) системний пiдхiд до бухалтерського облiку;

2) розробка форм облiку, що орiiнтованi на використання комп'ютерiв;

3) трансформацiя методу бухгалтерського облiку.

Для вирiшення проблеми комп'ютеризацii iснуi два шляхи: перегляд методологiчних аспектiв облiку безпосередньо вiд вимог механiзацii та комп'ютеризацii облiку до його методологii, та комплексний перегляд всiii системи органiзацii обробки облiковоi iнформацii.

Реалiзацiя першого пiдходу даi обмежений ефект, який виражений, в локальних змiнах у методологii системи облiку. Система облiку удосконалюiться, в основному, в напрямi задоволення вимог комп'ютеризацii, наприклад, здiйснюiться складання та введення кодiв облiковоi номенклатури, упорядкування первинних документiв i документообiгу, тощо. Такий суто, iндивiдуальний пiдхiд був придатний для механiзацii облiку з використанням клавiшних та перфорацiйних обчислювальних машин, а також при частковiй механiзацii окремих облiкових функцiй на комп'ютерi, в результатi чого виконувалась обробка iнформацii з окремих розрiзнених дiлянок бухгалтерського облiку. При комп'ютернiй формi бухгалтерськоro облiку змiст форми облiку розширюiться i поглиблюiться; вона починаi визначати не тiльки методолoriчнi, але й технолоriчнi та iнформацiйнi аспекти органiзацii бухгалтерського облiку i обробки облiковоi iнформацii. Застосування комп'ютерiв дозволило автоматизувати робоче мiсце бухгалтера i пiдняти на новий рiвень процес реiстрацii господарських операцiй. Бухгалтер працюi на комп'ютерi в дiалоговому (iнтерактивному) режимi, використовуi зворотнiй зв'язок в процесi обробки iнформацii i отримання вiдповiдних вихiдних документiв.

РДднiсть iнформацiйноi бази i повний автоматизований технологiчний процес забезпечуiться за рахунок одноразового введення iнформацii. РЖнтеграцiя обробки даних первинного облiку i адаптацiя програмного забезпечення до потреб користувачiв досягаiться шляхом застосування рiзних комп'ютерних програм. Крiм того комп'ютерна форма облiку маi ряд переваг перед ручною, серед яких основними i вбудованi бухгалтерськi знання (в програму вбудовуються правила формування тих чи iнших проводок господарських операцiй, тобто форма бухгалтерського облiку наповнюiться специфiчними бyxraлтерськими знаннями), паралельне ведення облiку за декiлькома стандартами (на базi одних i тих же одноразово введених даних можна отримувати декiлька систем оцiнок та показникiв, що розраховуються за рiзними методиками) тощо.

Технологiчний процес обробки даних при комп'ютернiй формi облiку можна подiлити на три етапи.

Першим етапом облiкового процесу i збiр та реiстрацiя первинних даних для обробки на комп'ютерi.

На другому етапi проводиться формування масивiв облiкових даних на електронних носiях: Журналу господарських операцiй, структури синтетичних та аналiтичних рахункiв, довiдникiв аналiтичних об'iктiв, постiйноi iнформацii. Одночасно здiйснюiться контроль за процесом обробки iнформацii, записаноi в масивах облiкових даних.

Заключним етапом процесу i отримання результатiв за звiтний перiод на запит користувача або у виглядi регiстрiв синтетичного облiку, аналiтичних таблиць, довiдок з бухгалтерських рахункiв, або вiдображенням на екранi дисплею потрiбноi iнформацii.

Особливiстю комп'ютерноi форми бухгалтерського облiку i те, що вона не iснуi без конкретноi комп'ютерноi програми. Облiковi регiстри рiзних програм i схожими, але не однаковими.

Основнi принципи комп'ютерноi форми бухгалтерського облiку наступнi:

- одному журналу хронологiчного запису вiдповiдаi багато регiстрiв систематичного запису;

- накопичення i багаторазове використання облiкових даних;

- один синтетичний рахунок - багато аналiтичних рахункiв. Кiлькiсть рахункiв аналiтичного облiку залежить вiд цiлей, поставлених керiвництвом перед облiком, i нiчим не обмежуiться;

- автоматичне отримання iнформацii про вiдхилення вiд встановлених норм, нормативiв, завдань тощо;

- отримання звiтних показникiв в iнтерактивному режимi;

- автоматичне формування всiх облiкових регiстрiв i форм звiтностi на основi даних, вiдображених в системi рахункiв.

Органiзацiя ведения облiкових записiв

В умовах застосування комп'ютерних систем бухгалтерського облiку методологiя облiку змiнюiться в рiзних напрямах: змiнюiться система бухгалтерського облiку, облiковий процес, пiдвищуiться рiвень управлiння, вiдбуваiться якiсна та кiлькiсна змiна облiкового апарату та його функцiй; при цьому науковi основи теорii та органiзацii бухгалтерського облiку залишаються незмiнними. Але змiни в органiзацii бухгалтерського облiку вiдбуваються на всiх ii етапах, починаючи з базового, методичного. Хоча впровадження обчислювальноi технiки не вносить змiн до принципiв облiковоi реiстрацii, що склалися в умовах комп'ютеризованоi обробки облiковоi iнформацii, технiка збору i обробки облiковоi iнформацii кардинально змiнюються. В умовах застосування комп'ютерноi технiки кожний з елементiв методу бухгалтерського облiку, серед яких - документування господарських операцiй, вiдображення облiковоi iнформацii за допомогою подвiйного запису на рахунках, використання грошового вимiрника та iнших складових методу бухгалтерського облiку - зберiгаi i навiть збiльшуi своi значення, однак за формою i сутнiстю, як правило, трансформуiться. Це, в свою чергу, призводить до змiн у застосуваннi елементiв методу бухгалтерського облiку.

Автоматизацiя облiку ставить новi вимоги до первинноi i нформацii. Рiзноманiтнiсть форм подання такоi iнформацii, що надходить до бухгалтерii, дозволяi вести зведений облiк безпосередньо на пiдставi первинних документiв без попереднього iх накопичення та узагальнення. Вiдмiнностi технологii документування в комп'ютеризованих системах облiку наступнi:

а) накопичення i первинна обробка облiкових даних базуються на використаннi комп'ютерiв безпосередньо на робочих мiсцях облiкових працiвникiв (в цехах, на складах, в бухгалтерii). При цьому скорочуiться потiк паперових документiв та здiйснюiться перехiд до безпаперовоi технологii облiку;

б) обробка даних документування здiйснюiться за принципом об'iднання процесiв складання первинного документа та введення його до комп'ютерноi бази даних;

в) можливiсть автоматичноi реiстрацii первинноi iнформацii за допомогою таких засобiв, як технологiчнi датчики, сканери штрихових кодiв (для облiку товарно-виробничих запасiв), касовi апарати (для облiку виручки вiд реалiзацii в роздрiбнiй торгiвлi), смарт-картки (для облiку працi i заробiтноi плати), ваги, годинники, лiчильники, вимiрювальна тара тощо. Така технологiя первинного облiку дозволяi без будь-якоi попередньоi реiстрацii облiкових даних та iх накопичення вручну отримати всi необхiднi звiтнi данi безпосередньо на пiдставi первинних документiв.

Застосування комп'ютерiв вносить значнi змiни до органiзацii документування, якi полягають, по-перше, у використаннi електронних носiiв первинноi iнформацii, i, вiдповiдно, електронних первинних документiв i, по-друге, в автоматичному складаннi первинних документiв.

Електронний документ - це документ, представлений в комп'ютерному виглядi. Особливiстю електронних документiв. i необхiднiсть використання комп'ютера для створення та обробки документiв.

Складання, оформлення та зберiгання первинних документiв при комп'ютеризованому документуваннi маi ряд вiдмiнностей вiд паперовоi обробки даних.

В автоматизованiй системi облiку первинний документ може складатись вручну безпосередньо на мiсцi здiйснення господарськоi операцii без створення електронного первинного документу. Потiм цей документ передаiться до бухгалтерii для обробки. Бухгалтер (оператор) створюi за ним проводку, яка додаiться до хронологiчного масиву даних - журналу операцiй. Паралельно цей документ реiструiться вручну в журналi реiстрацii первинних документiв.

Комп'ютернi технологii дозволяють використовувати електронний варiант картотек - бази даних. В найпростiшому варiантi база даних - це та ж картотека, тiльки розташована в пам'ятi комп'ютера, що дозволяi шукати документ або групу документiв за будь-якою пошуковою ознакою, закладеною при реiстрацii: автором документу, виконавцем, темою, датою отримання або складання документа, його номером тощо.

Одна з основних переваг передачi документу безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер - це можливiсть отримати документ в тому виглядi, в якому вiн був пiдготовлений, з включеними до нього таблицями, графiками, рисунками тощо. Вiдомостi з такого документа легко можуть бути включенi до iнших документiв, а сам вiн може передаватися по мережi всерединi пiдприiмства.

Реiстрацiя проводиться шляхом заповнення реiстрацiйноi картки на екранi комп'ютера i перенесення реiстрацiйного номеру на сам документ в штамп з позначкою про отримання документу.

Отриманi документи обробляються, реiструються, контролюiться iх виконання. Пiсля цього документи направляються до електронного архiву, де зберiгаються протягом встановленого термiну.

Компактнiсть зберiгання, швидкий пошук необхiдного документу, створення пiдбiрок документiв по заданiй тематицi - все це досягаiться шляхом створення електронного архiву.

На вiдмiну вiд безкомп'ютерних форм бухталтерського облiку, при яких первиннi документи, облiковi регiстри, звiти роздруковуються та зберiгаються в архiвi при комп'ютернiй формi облiку створюються електроннi сховища даних на електронних носiях первинноi iнформацii.

Подвiйний запис при комп'ютеризацii облiку зберiгаiться, навiть якщо операцii фiксуються один раз за допомогою вiдповiдного коду. Принцип подвiйностi тепер реалiзуiться на iншiй пiдставi - шляхом кодування всiх облiкових операцiй i розробки вiдповiдних алгоритмiв для отримання облiкових показникiв рiзних ступенiв та рiвнiв. Записана один раз iнформацiя залежно вiд програми обробки може бути використана багаторазово, в тому числi i в розрiзi кореспондуючих рахункiв для отримання дебетових i кредитових оборотiв.

При введеннi iнформацii до комп'ютера користувач складаi облiковi записи. Облiковий запис складаiться з наступних частин:

а) дата господарськоi операцii;

б) шифри рахункiв, що дебетуються та кредитуються (включаючи характеристику в аналiтичному розрiзi);

в) кiлькiсть (натуральнi вимiрники для операцiй з активами);

г) сума в нацiональнiй та, в разi необхiдностi, в iноземнiй валютi; курс валюти (для операцiй з iноземною валютою);

д) сума господарськоi операцii (документу);

i) назва та номер первинного документу;

ж) короткий змiст господарськоi операцii.

В рядi програм алгоритми, що забезпечують введення облiкових записiв, називаються механiзмом "групових операцiй". Комп'ютеризацiя вносить змiни i до iнших елементiв методу бухгалтерського облiку. Наприклад, iз застосуванням штрихових кодiв, проведення iнвентаризацii, не змiнюючи своii економiчноi сутностi, значно прискорюiться, а способи ii проведення докорiнно змiнюються. Так, замiна ручного перерахунку зчитуванням штрихових кодiв дозволяi провести iнвентаризацiю без припинення поточних операцiй на складах або в магазинах.

В умовах автоматизацii розрахункiв i групування нормативiв iснуi можливiсть для переходу вiд складання нормативних калькуляцiй на перше число мiсяця, кварталу, року до розробки iх на будь-яку дату поточного мiсяця. Це дозволяi вiдмовитися вiд щомiсячного перерахунку залишкiв незавершеного виробництва у зв'язку зi змiнами норм на початок мiсяця i точнiше обчислювати фактичну собiвартiсть вiдпуску товарноi продукцii.

Суттiво змiнюiться i порядок складання звiтностi. При комп'ютерному способi обробки даних звiтнiсть формуiться як в регламентному режимi, так i в режимi запитiв до бази даних, а не складаiться один раз для використання протягом тривалого часу.

РЖснуюча форма облiку в незначнiй мiрi модернiзувалась вiдповiдно до можливостей обчислювальноi технiки, що застосовуiться. Використання ж сучасноi обчислювальноi та комунiкацiйноi технiки призводить до того, що застосування тiii чи iншоi форми облiку здiйснюiться за допомогою програмно реалiзованих алгоритмiв. Таким чином, комп'ютеризацii облiку на сучасних комп'ютерах не властивi обмеження форми. Хоча технiчно за допомогою обчислювальноi технiки можна реалiзувати будь-яку ручну або механiзовану форму - облiку, з'являiться можливiсть реалiзацii найбiльш оптимальноi форми. Пiд час органiзацii бухгалтерського облiку персонал повинен знати, звiдки i в якому виглядi вiн отримуi початковi умови для складання операцii; алгоритм або спосiб здiйснення своii операцii; який результат i в якому виглядi вiн повинен отримати; що i кому передати по закiнченнi операцii. Така iнформацiя повинна надаватись працiвником незалежно вiд того, який метод обробки iнформацii застосовуiться на пiдприiмствi. При цьому способи, якими досягаiться органiзацiя працi при застосуваннi прикладних програмних засобiв на пiдприiмствi, можуть бути найрiзноманiтнiшими.

Комп'ютеризацiя суттiво змiнюi процес органiзацii роботи облiкового апарату. РДдиним способом ефективноi органiзацii дiяльностi пiдприiмства в сучасних умовах i закладення правил побудови органiзацiйноi структури в комп'ютерну систему органiзацiйного управлiння, адже пiд час швидкого розвитку пiдприiмства внутрiшнi документи пiдприiмства доводиться часто змiнювати, а висока плиннiсть персоналу може звести нанiвець всю роботу. Таким чином, комп'ютеризацiя управлiння пiдприiмством i головним фактором, що визначаi органiзацiю роботи пiдприiмства та бухгалтерii.

Використання обчислювальноi технiки призводить до якiсно нових тенденцiй в питаннi побудови структури облiкового апарату.

При комп'ютеризацii окремих дiлянок пiдприiмство обладнують набором автоматизованих робочих мiсць (АРМ), кожне з яких призначене для вирiшення певного облiкового завдання. Кожне АРМ здiйснюi автономну обробку iнформацii без використання iнформацii з iнших АРМ. РЖнформацiйнi зв'язки мiж автономними АРМ розiрванi, що надаi можливiсть для навмисних викривлень, зловживань; отже, необхiдний додатковий контроль та дублювання iнформацii.

Однiiю з характерних рис i використання автоматизованих робочих мiсць (АРМ) бухгалтера. Якщо при побудовi структури облiкового апарату при безкомп'ютерному способi обробки облiковоi iнформацii базовим ii елементом i окремий облiковий працiвник, то при застосуваннi обчислювальноi технiки беруть до уваги не тiльки обов'язки та квалiфiкацiю облiкового працiвника, але й характеристику комп'ютеризованого робочого мiсця бухгалтера, за яким вiн працюi. Пiд АРМ традицiйно розумiють професiйно-орiiнтований програмно-апаратний комплекс, що забезпечуi вирiшення завдань користувача безпосередньо на його робочому мiсцi.

Створення АРМ бухгалтера rрунтуiться на принципах персонiфiкацii обчислень i самонавчання облiкових працiвникiв, комп'ютеризацii основних облiкових функцiй, безпаперовоi технологii ведення бухгалтерського облiку, рацiонального поiднання розподiленоi, децентралiзованоi i централiзованоi систем обробки облiковоi iнформацii. Класифiкацiя АРМ вiдбуваiться за такими основними ознаками:

- за функцiональною спрямованiстю тАУ АРМ технiчного i допомiжного персоналу, АРМ спецiалiста, АРМ керiвника тощо;

- за рiвнем використання персональних комп'ютерiв тАУ АРМ вищих керiвникiв (включаючи головного бухгалтера), а також керiвникiв середнього та нижнього рiвнiв управлiння; АРМ спецiалiстiв (АРМ бухгалтерiв та економiстiв; нормувальника, диспетчера, iнженера, технолога тощо); АРМ технiчних виконавцiв (комiрника, секретаря, касира,продавця, оператора тощо);

- за формою органiзацii працi працiвникiв на персональних комп'ютерах тАУ iндивiдуальнi i колективнi;

- за iншими ознаками.

Специфiчним i те, що АРМ бухгалтера потребуi створення технологii, яка передбачаi участь широкого кола працiвникiв пiдприiмства Внбухгалтерiв, операторiв, секретарiв, комiрникiв, керiвникiв та iнших спецiалiстiв - в обробцi облiковоi iнформацii - введеннi даних, формуваннi первинних документiв, вiзуальному контролi вхiдних даних, складаннi форм вихiдних документiв, яке здiйснюються на робочому мiсцi за допомогою персонального комп'ютера.

Можливостi комп'ютерно-комунiкацiйноi форми облiку дозволяють гнучко розподiляти облiкову роботу мiж працiвниками з рiзних дiлянок облiку. Склад облiкових завдань залишаiться незмiнним при рiзних обсягах облiкових робiт, але перелiк виконавцiв суттiво вiдрiзняiться в залежностi вiд розмiру пiдприiмства i, вiдповiдно, обсягу облiковоi роботи.

На малих пiдприiмствах облiк здiйснюi одна особа - головний бухгалтер пiдприiмства на одному комп'ютерi. При необхiдностi до його комп'ютера пiд'iднуються комп'ютери керiвникiв. При збiльшеннi обсягу облiкових робiт збiльшуiться кiлькiсть бухгалтерiв на пiдприiмствi. До локальноi мережi пiдключаються АРМ бухгалтерiв з дiлянок облiку. Для найбiльшоi ефективностi облiкових робiт може передбачатись видiлення, найпотужнiшого комп'ютера як сервера, на якому зберiгаiться iнформацiйна база та виконуiться основна маса обчислень. Подальша реалiзацiя iнформацiйноi технологii комп'ютеризованого вирiшення завдань бухгалтерського облiку з використанням АРМ на зростаючому пiдприiмствi призводить до необхiдностi побудови багаторiвневоi обчислювальноi системи, яка rрунтуiться на застосуваннi АРМ технiчних виконавцiв (первинний облiк), АРМ функцiональних працiвникiв (дiлянки облiку), АРМ керiвникiв.

В умовах промислового пiдприiмства органiзацiя бухгалтерського облiку на основi АРМ на нижньому рiвнi складаiться з АРМ працiвникiв первинного облiку (АРМ складського з облiку виробничих запасiв, АРМ з облiку виробiтку працiвникiв в цехах основного та допомiжного виробництв, АРМ складського з облiку готовоi продукцii).

РЖнформацiя на основi введених даних передаiться каналами зв'язку до бухгалтерii. Наступнi рiвнi вiдносяться до бухгалтерii та мiстять АРМ з дiлянок облiку i окремих синтетичних рахункiв (облiк основних засобiв та нематерiальних активiв, виробничих запасiв, оплати працi, готовоi продукцii та ii реалiзацii, розрахункових операцiй, витрат виробництва тощо). Бухгалтери контролюють введенi данi, перевiряють iх повноту i достовiрнiсть, при необхiдностi створюють iнформацiйну базу, яку доповнюють iнформацiiю з iнших АРМ та iнформацiйних систем пiдприiмства. Крiм того, можлива органiзацiя АРМ бухгалтера-аналiтика та АРМ контролера. Останнi два АРМ включають завдання з функцiй аналiзу та контролю, якi виконуються працiвниками бухгалтерii.

Системна комп'ютеризацiя передбачаi об'iднання АРМ бухгалтера в iдину комп'ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг iнформацii в мережi стаi доступним всiм користувачам. Тому пiд час системноi комп'ютеризацii розрив будь-якого iнформацiйного ланцюга сигналiзуi про аварiю та локалiзуi ii джерело. Характерними рисами органiзацii роботи облiкового апарату при комплекснiй комп'ютеризацii облiку i:

- вирiшення завдань бухгалтерського облiку та iнформацiйне обслуговування користувачiв АРМ здiйснюiться за iнiцiативою та при безпосереднiй участi облiкових працiвникiв;

- iнтелектуальна потужнiсть iнформацiйних систем облiку зростаi за рахунок формалiзацii знань бухгалтерiв i створення баз знань, що дозволяi пiдвищити професiйний рiвень кожного користувача АРМ - бухгалтера;

- пошук потрiбноi iнформацii здiйснюiться користувачами зi своiх робочих мiсць iз застосуванням спецiалiзованих засобiв пошуку iнформацii;

- облiково-аналiтична iнформацiя обробляiться в дiалоговому режимi;

- бухгалтер i безпосереднiм учасником технологiчного процесу розподiленоi обробки даних, а персональний комп'ютер - основним засобом його працi.

Широке використання обчислювальноi технiки i, особливо, швидкодiючих електронних обчислювальних машин даi можливiсть створювати системи централiзованоi i децентралiзованоi обробки даних, кожна з яких маi притаманнi iх переваги i недолiки. Переваги централiзованого пiдходу полягають в наступному:

- унiфiкацiя системи кодування iнформацii в масштабi пiдприiмства полегшуi управлiння господарською дiяльнiстю. РЖнтегрований централiзований масив даних забезпечуi можливiсть доступу до пристроiв пам'ятi для своiчасного отримання необхiдноi iнформацii;

- при обробцi трудомiстких задач в iдиному обчислювальному центрi цi завдання сортуються i виконуються в порядку вiдповiдно до iх важливостi для роботи всього пiдприiмства;

- використання одного потужного обчислювального центру скорочуi витрати на електронну обробку даних;

- централiзована база даних i використання обчислювальною системою всiii бiблiотеки програм сприяi зниженню трудомiсткостi та витрат з обробки iнформацii;

- можливiсть централiзованоi комплектацii системи обробки даних квалiфiкованими спецiалiстами дозволяi скоротити витрати на навчання персоналу.

Однак максимальна централiзацiя облiку маi i негативнi наслiдки: облiк i контроль, обробка облiковоi iнформацii вiдриваються вiд мiсця здiйснення господарських операцiй, збiльшуiться тривалiсть документообiгу, Пiдвищуються витрати на перемiщення носiiв iнформацii до мiсця iх обробки тощо.

З розвитком можливостей обчислювальноi технiки та ii здешевленням, створенням АРМ бухгалтерiв з'являiться можливiсть децентралiзувати облiк, оскiльки обробка первинноi облiковоi iнформацii та формування кiнцевоi iнформацii може вiдбуватись безпосередньо на робочих мiсцях облiкових працiвникiв. Децентралiзована система обробки даних маi ряд наступних переваг:

- обробка даних у безпосереднiй наближеностi до мiсця iх виникнення та використання пiдвищуi зацiкавленiсть управлiнського та облiкового персоналу у пiдвищеннi достовiрностi вхiдних даних;

- можуть бути врахованi iнтереси окремих пiдроздiлiв пiдприiмств. За допомогою персональних комп'ютерiв бiльш оперативно вирiшуються облiковi завдання, необхiднi для управлiння цими пiдроздiлами;

- пiдвищуiться життiздатнiсть системи обробки даних. Вихiд з ладу централiзованого обчислювального обладнання або системи передачi даних може призвести до зупинки всiii системи в цiлому. Вихiд же з ладу локального обладнання не впливаi на роботу iнших частин системи.

Розглядаючи поняття централiзацii та децентралiзацii облiку стосовно як комп'ютеризованого облiку, так i безкомп'ютерних способiв обробки облiковоi iнформацii, необхiдно врахувати, що вони i досить умовними.

Реально не може iснувати повнiстю централiзована система, так само як i повнiстю дсцентралiзована система стаi недiiздатною. Тут враховуiться ступiнь централiзацii i децентралiзацii, як оптимальне поiднання цих процесiв за певних умов.

РЖснують двi конкуруючi тенденцii, якi впливають на вибiр структурноi схеми системи обробки облiкових даних на сучасному етапi розвитку технiчних засобiв обчислювальноi технiки та засобiв зв'язку.

Перша полягаi у пiдвищеннi ступеня централiзацii обробки, друга - в посиленнi ii децентралiзацii. Цi тенденцii призводять до виникнення абсолютно нових особливостей в централiзацii та децентралiзацii облiку. Вн

Основна тенденцiя в централiзацii i децентралiзацii виконання облiкових функцiй полягаi в накопиченнi i централiзованiй обробцi облiкових даних в iдиному центрi i децентралiзованому введеннi первинноi iнформацii до бази даних програми та використаннi результатних облiкових показникiв. Ця система поiднуi переваги централiзованоi обробки даних з перевагами децентралiзованих систем. Використання локальних обчислювальних мереж дозволяi використовувати в iнформацiйнiй системi управлiння методи агрегацii та дисагрегацii облiковоi iнформацii, якi, в свою чергу, ведуть до встановлення оптимального спiввiдношення принципiв централiзацii i децентралiзацii.

При застосуваннi АРМ функцii бухгалтерiв змiнюються наступним чином:

- основним обов'язком бухгалтера, вiдповiдального за ведення облiку на конкретнiй дiлянцi, i обробка локальноi iнформацii на вiдносно невеликiй iнформацiйнiй базi;

- iнформацiя надходить або у виглядi заповнених первинних документiв з регламентованою структурою, або первинний документ заповнюiться, i оформлюiться на комп'ютерi безпосередньо бухгалтером;

- обробка документiв полягаi у вiдображеннi iнформацii з документiв в облiкових регiстрах шляхом введення iх реквiзитiв та формування проводок;

- обробка облiковоi iнформацii суворо регламентуiться як iнструктивними матерiалами, так i технологiiю роботи з нею в системi.

Cyттiво змiнюються також функцii контролю бухгалтерських даних. РЖнформацiйна програмна систeма за наявностi адекватного супроводу з боку розробника або провайдера забезпечуi, по сутi, безперервний контроль за веденням облiкових записiв та складанням документiв. Практичний результат для пiдприiмства тАУ Внзменшення iмовiрностi штрафу через неграмотнiсть або випадкову помилку бухгалтера.

Оперативнiсть результатноi облiковоi iнформацii дозволяi також посилити контроль за законнicтю та економiчною ефективнiстю господарських операцiй. В комп'ютернiй сиcтемi бухгалтерського облiку i можливiсть посилити функцiю контролю не пiдвищуючи i не ускладнюючи при цьому трудомiсткостi ведення облiку.

Традицiйно в основi подiлу працi бухгалтерiв лежить принцип органiзацii облiку за окремими облiковими завданнями або дiлянками: облiк основних засобiв та нематерiальних активiв, облiк виробничих запасiв, облiк оплати працi, облiк грошових коштiв, облiк розрахункових операцiй, облiк витрат виробництва тощо. При комп'ютеризацii бухгалтерського облiку за принципами комп'ютерноВнкомунiкацiйноi форми облiку перелiк облiкових завдань залишаiться незмiнним, але збереження i перетворення iнформацii, формування результатних даних здiйснюються в iдинiй iнформацiйнiй базi.

Застосування комплексних програмних систем дозволяi радикально полiпшити ситуацiю з органiзацii облiку в цiлому. Бухгiлтерський облiк i найбiльш регламентованою функцiiю управлiння, що може ефективно виконувати своi завдання тiльки за умови наявностi заздалегiдь заданих планiв та правил. Оскiльки при комплекснiй автоматизацii облiку таким системоутворюючим фактором i програмно реалiзований набiр формальних алгоритмiв, бухгалтерський облiк перестаi просто представляти господарський процес у виглядi iдиного цiлого, а починаi перетворювати цей процес на органiзоване цiле, яким цей процес ранiше не був. Фактично - це дозволяi здiйснити перехiд до концепцii активноi органiзацii виробництва, працi , та управлiння в бухгалтерii, при якiй органiзоване цiле i продуктом свiдомоi цiлеспрямованоi роботи бухгалтера.

Вместе с этим смотрят:

"РЖсторiя РусiвтАЭ тАУ виразник полiтичних поглядiв автономiстiв

20-th century music styles

9 сочинений для 9 класса /english/

A bridge to understanding

A Comparison between Beowulf & Redcrosse Knight