43. Самоменеджмент: понятие, характеристика. Организация личной работы

Самоменеджмент руководителя – или организация личной работы, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике.

Его цели – оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств.

Ежедневно менеджер выполняет различные функции, этот процесс можно представить как круг самоменеджмента (приложение № 11).

Постановка целей. Определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны и подумать, как избавиться от них. Уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы. Например, состав ближайшего окружения (партнеры, родители) или возраст. Провести анализ «цель–средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравнить с реальной ситуацией. Сформулировать конкретные реальные цели с указанием сроков (личные и профессиональные).

Планирование личного времени. В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

• Долгосрочный (3-5 лет);

• Среднесрочный (1-3 года);

• Текущий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной)

Правила планирования личного времени.

а) Охватить планом лишь 60 процентов рабочего дня, оставляя 20 процентов на непредвиденные проблемы и 20 процентов - на творческую деятельность, повышение квалификации.

б) Всегда доводить до конца начатое дело.

в) Планировать такой объем задач, с которым можно справиться.

г) Обеспечить гибкость планов.

д) Фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты.

е) Устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел.

ж) Избегать тирании срочных дел (самое срочное дело не всегда бывает самым важным).

з) Планировать использование личного времени.

и) Согласовывать свои планы с коллегами.

Реализация менеджером разработанных планов, организация его трудового процесса предполагает установление приоритетов в выполнении дел. По значимости все дела делятся на 3 группы:

• Важнейшие дела (категория А) – составляют около 15 процентов от общего числа дел, а их значимость около – 65 процентов.

• Менее важные дела (категория Б) – около 20 процентов от их общего числа, их значимость - 20 процентов общей значимости дел.

• Несущественные дела (категория В) – 65 процентов от их общего числа, но их значимость – лишь около 15 процентов.

Целесообразно дела категории А менеджеру выполнять самому; Б – частично делегировать подчиненным; В – преимущественно делегировать.

Следует также учитывать изменение работоспособности человека в течение дня. В связи с этим целесообразно дела категории А выполнять в часы наивысшей трудоспособности - в первой половине дня, дела категории Б – во второй половине, категории В – в самом начале и в конце рабочего дня.

Важным связующим звеном между другими функциями самоменеджмента являются информация и коммуникация – ключевые моменты процесса управления.

Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они должны проводиться, когда возникает необходимость в обмене информацией, анализе ситуации, принятии решений. Эти вопросы решать коллективно эффективнее, но затраты времени и средств выше. При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, участников, время и место проведения. Заранее разослать приглашение с указанием повестки. Совещание следует начинать в точно назначенное время. Вначале согласовать с участниками повестку, регламент, порядок принятия решений. Во время совещания следует контролировать, как достигаются цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем, и к какому времени должно быть выполнено. Раздать всем участникам краткий протокол с наиболее важными результатами. Завершить совещание на позитивной ноте и желательно в назначенное время.

Необходимо также проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие проблемы.

Важное значение имеет управление потоками посетителей, что требует, в частности, отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого рекомендуется: поручить секретарю согласование и соблюдение сроков посещений; использовать письменный стол секретаря как своего рода барьер; установить приемные часы; принимать посетителей стоя и определять во время приветствия необходимость посещения. Если беседа затянулась, а посетитель не желает ее завершать, целесообразно высказать обобщающий вывод и закончить беседу; посмотреть на наручные часы; встать и проводить посетителя к двери; договориться с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле.

Телефонные разговоры. Они могут, как экономить время и деньги, так и поглощать их, что зависит от рационального использования телефона. Для защиты от ненужных звонков следует: проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить; избегать таких фраз: «Позвоните мне как-нибудь»; пропускать все звонки через секретаря; значительно экономят время телефонные блоки. Для этого следует выбрать 1-2 временных промежутка, когда можно «отработать» телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним.

Немаловажное значение имеет рациональное ведение корреспонденции – это требует, чтобы к менеджеру поступала корреспонденция, имеющая для него значение, не содержащая рутины (Работа с документами). Служебные контакты и беседы, собрания и совещания.

Самоконтроль – последняя функция, благодаря которому определяется, выполнены ли запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Он подразделяется на контроль процесса (промежуточный) и контроль результатов (конечный). Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

Руководитель будет эффективным, если умеет правильно организовать свою работу. Это предполагает решение проблемы оптимального использования рабочего времени. Значительный эффект дает использование метода «Альпы», он прост и требует не более 10 минут для составления – ежедневного плана.

Основные правила и сущность метода «Альпы».

1. План дня должен быть в письменном виде:

• Если он в голове, то легко что-то забыть, отклонить в лавине дел;

• Нарисовав план на бумаге – разгружаете память;

• Зафиксированный на бумаге план, имеет эффект самомотивации действий, активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.

2. Письменная программа дня поможет «не терять» несделанные дела (переносить их на завтра). Плюс – ты видишь потребность во времени, резервы твоего времени и все «помехи» делу.

3. План дня двигает к автоматической, не требующей дополнительных усилий, рационализации труда (ты сознательно противодействуешь внутренним и внешним «помехам»; тебя не отвлекают лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела).

4. В конце дня задай себе вопрос: «Что сделано? Почему так мало?» Причина – не ориентировался на цели дня и лавина случайных дел захлестнула.

5. План дня должен содержать лишь то, что ты хочешь, должен, можешь сделать в этот день. И цели должны быть реальные и достижимые для тебя. На них надо сконцентрировать и мобилизовать силы.

Метод «Альпы» включает 5 стадий:

1. Составление заданий (задач дня).

2. Оценка длительности дел.

3. Резервирование времени.

4. Принятие решения по приоритетам, сокращениям и перепоручению дел.

5. Контроль и перенос не сделанного.

Вопросы для закрепления:

1. Что означает термин «Самоменеджмент руководителя»?

2.Какая функция находится в центре круга самоменеджмента и почему?

3. Для чего менеджеру необходимо планировать личное время?

4. Охарактеризуйте функции самоменеджмента.

5. Охарактеризуйте метод «Альпы».

Тест.

Укажите один верный вариант ответа:

1. Самоменеджмент руководителя – это:

а) Взаимосвязь функций управления

б) Организация личной работы

в) Организация мотивации работников

г) Все вышеперечисленные варианты

2. Планирование сроком на 3 – 5 лет называют:

а) Текущим

б) Среднесрочным

в) Долгосрочным

3. Сколько процентов рабочего дня следует охватывать планом:

а) 40

б) 50

в) 60

г) 90

4. Какая функция в круге самоменеджмента находится в центре:

а) Самоконтроль

б) Определение приоритетов

в) Планирование

г) Коммуникации

< Назад   Вперед >
Содержание