Видео-конференц-связь

В обязанности офис-менеджера входит обеспечение организации и функционирования видео-конференц-связи.

Одновременно с развитием бизнеса компании, открытием новых офисов, в том числе в других городах и странах, обостряется проблема, связанная с коммуникациями сотрудников компании, которые работают в удаленных офисах. Учитывая высокую стоимость командировок, разницу часовых поясов и другие причины, компании все чаще используют системы электронных аудиоконференций, а в последнее время стали популярны технологии проведения видеоконференций.

По исследованиям психологов, в процессе телефонного разговора в среднем воспринимается около 20% информации, в ходе личного общения – 80%, а в ходе сеанса видео-конференц-связи – 60%. Сразу становится ясно, зачем нужна видео-конференц-связь. Условия выживания на конкурентном рынке требуют от компаний высокой скорости принятия решений, что слукит основным мотивом применения электронных систем видеоконференций.

С точки зрения использования видеоконференций для решения определенных бизнес-задач компании системы можно классифицировать на следующие типы:

• для проектной группы компании;

• для внутрикорпоративных электронных конференций;

• для конференций с партнерами компании;

• для проведения обучения;

• для вещания.

Проектная группа – это виртуальная единица, состоящая из сотрудников компании, которые работают над выполнением конкретной бизнес-задачи (проектом).

Любой участник конференции должен иметь возможность:

- "выложить" на стол конференции (Whiteboards) любой документ, файл, изображение, схему, слайд;

- разделить использование настольного приложения;

- передать мгновенное индивидуальное и групповое текстовое сообщение (Chat, Instance messaging);

- опубликовать линк (URL) или продемонстрировать страницу с корпоративного или интернет-веб-ресурса;

- использовать видеоканал (специализированную или веб-камеру) для повышения достоверности эффекта личного присутствия в "комнате совещаний".

Совещания внутри компании – упрощенная версия совещаний в формате проектной группы. Основное отличие заключается в более мягких требованиях по обеспечению участникам конференции возможности совместной работы над документами. Наличие видеокартинки для всех участников совещания не является обязательным требованием, но видеопоток от ключевых спикеров должен быть доступен всем. Требования по поддержке систем передачи мгновенных сообщений между участниками (Chat, Instance messaging) сохраняются одновременно с возможностью принимать участие в голосовании и анкетировании (именном или обезличенном). Также сохраняются требования по возможности ведения протокола совещания (записи),чтобы отсутствующие участники могли прослушать и просмотреть конференцию, или для разрешения спорных вопросов о достигнутых на совещании договоренностях.

Совещания с партнерами. Участники конференции обмениваются информацией, которая носит закрытый характер, и следят за тем, чтобы не передать партнерам "лишних" сведений. Требования по обеспечению сетевой безопасности, аутентификации и авторизации, ведения протокола совещания выходят на первый план. При этом протокол совещания должен быть доступен каждой из сторон-участниц для последующего анализа соблюдения условий конфиденциальности и других юридически их вопросов. Недопустимо проникновение в сеть компании внешних участников конференции, и одновременно должен быть обеспечен безопасный обмен "публичными" данными.

Обучение. Видеоконференции с целью обучения проводятся в основном для внешней аудитории (10-100 участников), например партнерам компании рассказывается о стратегии и тактике продаж, проводятся технические тренинги и т. п.

Вещание – подобные видеоконференции проводятся в режиме трансляции интервью, заявления, обращения и т. п. для большой аудитории и только в одном направлении – от вещателя к слушателям. Трансляция может быть рассчитана как на внутрикорпоративную, так и на внешнюю аудиторию (возможна комбинация). Размер аудитории может измеряться тысячами участников.

Обычно трансляции проводятся для решения следующих масштабных задач:

- решение внешних маркетинговых задач компании;

- донесение мнения акционеров и топ-менеджеров компании до всех сотрудников;

- поздравление сотрудников с достигнутыми успехами;

- объединение сотрудников компании вокруг какой-либо идеи;

- передача опыта.

Видео-конференц-связь позволяет с максимальной эффективностью и невысокими расходами организовывать:

- корпоративные совещания представителей многофилиальных корпораций;

- деловые переговоры с партнерами в других городах России и за рубежом;

- удаленное обучение, повышение квалификации сотрудников, тестирование знаний;

- дистанционные интервью при подборе кадров;

- удаленное консультирование и т. д.

Использование видеоконференций ускоряет и упрощает ведение переговоров, совещаний с партнерами, существенно экономит время сотрудников, снижает затраты на командировки. Некоторые IT-компании предоставляют услуги видео-конференц-связи как в специализированном помещении, так и мобильную видео-конференц-связь, что обеспечивает возможность проведения выездных видеоконференций, которые могут быть организованы как из офиса заказчика, так и из заранее выбранного конференц-зала.

< Назад   Вперед >
Содержание