Определение потребностей

Вопросами закупки офисного оборудования (техники) занимается офис-менеджер совместно со службой IT.

Для закупок специализированной IT-техники привлекаются технические специалисты – чаще всего свои. Их компетенция – выбор оборудования по характеристикам, совместимости и т. д. – все технические аспекты. Организационные вопросы, в том числе вопросы заключения договоров, обсуждений условий поставок и т. д. – компетенция офис-менеджера.

Список офисного оборудования по видам не так уж широк:

1) компьютеры, принтеры, сканеры;

2) копировальные аппараты;

3) факсы;

4) мультимедийные проекторы;

5) установка для телефонных конференц-звонков;

6) машинки для уничтожения бумаг (шредеры);

7) ламинаторы;

8) брошюровщики;

9) степлеры.

Также существует масса устройств IT, в которых хорошо разбираются только IT-специалисты. Разовые единичные закупки такого оборудования (и последующее предоставление всех отчетных документов в бухгалтерию) они производят самостоятельно, но офис-менеджер должен быть обязательно в курсе.

Случаи покупки всех наименований новой техники для совершенно нового и пустого офиса не так часты, поэтому такую ситуацию рассматривать в данном случае не будем. Будем считать, что офис переехал или просто продолжает работать в обычных условиях. Очевидно, что на первом этапе необходимо определиться с потребностями – что вы хотите и что ожидаете от приобретаемого оборудования.

Необходимо понять, что не устраивает пользователей или руководство в существующем оборудовании. Возможно, проблема состоит в неоптимальном использовании существующей техники или неоптимальной организации работы. Вполне вероятно, что есть способы изменения процесса организации работы – к примеру, поместить более мощную технику в другой отдел или разместить ее так, чтобы ее могло использовать большее количество сотрудников, оптимизировать размещение сетевой техники, продумать, какие отделы могут использовать технику совместно.

Конечно, многое зависит от расположения отделов в офисе, специфичных требований (например, двусторонняя печать на листах формата A3), наличия конфиденциальной информации и т. д. При этом потребности в конкретных видах выполняемых работ (соответственно и в характеристиках техники) могут отличаться у разных отделов. У финансистов – одни требования, у техотдела – другие, у отдела рекламы и PR – третьи.

Итак, приобретаемое оборудование должно удовлетворять все потребности отдела или целого офиса, для которого она приобретается.

Бывают случаи, когда покупается дорогая и мощная техника, но она не востребована и на 50% (соответственно часть финансовых средств просто выброшена на ветер). Или покупается дешевая и при этом маломощная техника, с ограниченными ресурсами и более высокой стоимостью копии.

В итоге маломощная техника быстро выходит из строя из-за очень большой нагрузки, начинаются работы по ремонту и в итоге вновь возникает необходимость новой закупки.

Необходимо обсудить с отделами их потребности и составить идеальный набор характеристик закупаемой техники. Бывает, что анализ потребностей выполняет фирма-поставщик, но при этом надо быть уверенным в поставщике и помнить, что, если это недорогая разовая покупка, поставщик не заинтересован тратить много времени на анализ потребностей вашей фирмы. При больших закупках подобный анализ обязательно должен быть проведен фирмой-поставщиком. Ваша роль – проверка соответствия

< Назад   Вперед >
Содержание