<< Пред. стр. 3 (из 4) След. >>
Список литературы по разделу
Данные, соответствующие целям, области и критериям аудита, включают информацию, имеющую отношение к взаимодействию между функциями, деятельностью, процессами, которая должна быть собрана и проверена во время аудита. Только проверенная информация может быть свидетельством аудита. Свидетельства аудита записываются.
Примечание - Свидетельства аудита основываются на выборках данных. Поэтому присутствует элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы, которые делаются во время аудита, должны учитывать эту неопределенность.
Методы сбора информации:
a) опросы;
b) наблюдения за деятельностью;
c) анализ документов.
6.5.5 Наблюдения аудита
Собранные свидетельства должны быть оценены по критериям аудита с тем, чтобы получить результаты аудита. Наблюдения аудита могут указать на соответствие или несоответствие критериям аудита и/или идентифицировать возможности улучшения. Наблюдения могут быть классифицированы в соответствии с планом.
Группа по аудиту должна анализировать наблюдения аудита на определенных его этапах.
Должен быть подведен итог соответствиям с указанием подразделений, функций, процессов или требований, которые были проверены. Если это включено в план аудита, то отдельные наблюдения и их свидетельства должны записываться.
Несоответствия и их свидетельства должны записываться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны анализироваться соответствующими представителями проверяемой организации. Цель анализа - получить свидетельство того, что они объективны и признаны. Необходимо устранить разногласия в мнениях по наблюдениям аудита или свидетельствам, неразрешенные проблемы должны документально оформляться.
6.5.6 Подготовка заключения по результатам аудита
Группа по аудиту до заключительного совещания должна осуществить следующее:
a) анализ наблюдений аудита и другой соответствующей информации, собранной во время аудита, на соответствие его целям;
b) согласовать заключение по результатам аудита с учетом элемента неопределенности при аудите;
c) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;
d) обсудить последующие аудиты.
6.5.7 Проведение заключительного совещания
Цель заключительного совещания - представить наблюдения и заключение по аудиту таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией и было дано согласие с ее стороны на проведение корректирующих действий в определенные сроки. Участники заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, клиента и другие стороны.
Во многих случаях, например при внутреннем аудите малой организации, на заключительном совещании просто сообщаются результаты аудита.
В других ситуациях совещание должно быть официальным с ведением протокола и регистрацией присутствующих. Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы по аудиту вместе с руководством организации и ответственными за проверяемые функции.
Любые разногласия по наблюдениям и заключению между группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, при возможности, разрешены. Если нет единого мнения, они должны быть зарегистрированы.
Если предусмотрено целями аудита, руководитель группы по аудиту должен представить рекомендации по улучшению. Но подчеркивается, что это необязательно.
6.6 Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту
6.6.1 Подготовка отчета по аудиту
Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.
Отчет по аудиту должен содержать полную, точную и понятную запись по аудиту.
Отчет по аудиту должен включать в себя или делать ссылку на следующее:
a) цели аудита;
b) область аудита, в частности идентификацию организационных и функциональных единиц или процессов;
c) идентификацию клиента по аудиту;
d) идентификацию членов группы по аудиту;
e) даты и места проведения аудита "на месте";
f) критерии аудита;
g) наблюдения по аудиту;
h) заключения по аудиту.
Отчет по аудиту должен также включать в себя или делать ссылку на следующее:
i) план аудита;
j) список представителей проверяемой организации;
k) итоги аудита, включая любые препятствия при его проведении;
l) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с его планом;
m) области, не охваченные аудитом, но входящие в его область;
n) неразрешенные проблемы между группой по аудиту и проверяемой организацией;
o) рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита;
p) согласованные планы последующих аудитов;
q) сообщения о конфиденциальности сведений;
r) список рассылки отчета по аудиту.
6.6.2 Утверждение и рассылка отчета
Отчет по аудиту должен быть оформлен в согласованные сроки. Если это невозможно, то о причинах отсрочки необходимо сообщить клиенту и согласовать новые даты.
Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализирован, утвержден в соответствии с процедурами программы аудита. Отчет рассылается получателям, указанным клиентом.
Отчет по аудиту является собственностью клиента и конфиденциальность должна строго соблюдаться группой по аудиту и всеми получателями.
6.7 Завершение аудита
6.7.1 Хранение документов
Документы, имеющие отношение к аудиту, должны храниться или изыматься в соответствии с процедурами программы аудита, соглашением между сторонами и контрактными требованиями.
Если не предусмотрено законом, группа по аудиту и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержание документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по аудиту любой другой стороне без согласия заказчика аудита и, где это возможно, проверяемой организации. Если же необходимо раскрыть содержание документа, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть проинформированы об этом как можно скорее.
6.7.2. Окончание аудита
Аудит завершается, когда работа, предусмотренная планом, закончена, и утвержденный отчет по аудиту разослан.
6.8 Проведение последующих аудитов
В заключении аудита может содержаться указание на выполнение корректирующих, предупреждающих действий и действий по улучшению, при необходимости. Эти действия не рассматриваются как часть аудита и обычно предпринимаются проверяемой организацией в согласованные сроки. Проверяемая организация должна информировать клиента о статусе последующих действий.
Завершение и результативность корректирующих действий проверяется согласно соответствующей процедуре. Эта верификация может быть частью последующего аудита.
Примечание - Цели программы аудита могут предусматривать последующие аудиты, проводимые группой по аудиту. Такие аудиты выполняются за дополнительную плату при участии членов группы по аудиту. В подобных случаях должно быть уделено внимание обеспечению независимости при аудите.
7. КОМПЕТЕНТНОСТЬ АУДИТОРОВ
7.1 Общие положения
Конфиденциальность сведений и уверенность в аудите зависят от компетентности персонала, осуществляющего аудит. Чтобы стать аудитором, необходимо:
- обладать личными качествами, указанными в п.7.3;
- продемонстрировать знания и навыки, указанные в п.7.2.
Образование, опыт работы, обучение аудитора, опыт проведения аудитов являются средствами, которые помогают стать аудитором. Они также являются критериями компетентности.
Некоторые области знаний и навыков являются общими для аудиторов систем менеджмента качества и охраны окружающей среды, а некоторые - специфическими для аудиторов по отдельным дисциплинам. Подпункт 7.2.1 охватывает знания и навыки, которыми должны обладать аудиторы обеих систем, подпункт 7.2.2 - дополнительные знания и навыки руководителей группы по аудиту, подпункт 7.2.3 - те области, которые применимы для аудиторов только системы менеджмента качества, подпункт 7.2.4 - области аудиторов системы менеджмента охраны окружающей среды. Подпункты 7.2.1, 7.2.3 и 7.2.4 применимы к аудиторам, которые осуществляют аудит систем менеджмента качества и охраны окружающей среды.
Концепция компетентности показана на рис.4.
Компетентность
Рис.4 - Концепция компетентности
Настоящий раздел описывает как процесс оценивания аудиторов и руководителей групп по аудиту, так и процесс постоянного профессионального роста и поддержания компетентности. Процесс оценивания включает 4 основных этапа:
a) определение видов и уровней знаний и навыков с тем, чтобы они отвечали требованиям программы аудита (7.6.3);
b) определение требований к образованию, опыту работы, обучению аудиторов и опыту проведения аудитов (7.6.4);
c) выбор соответствующего метода оценки (7.6.5);
d) завершение оценки путем сравнения результатов по определенным критериям (7.6.6).
7.2 Знания и навыки
7.2.1 Общие знания и навыки аудиторов систем менеджмента
качества и/или охраны окружающей среды
Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:
a) принципах, процедурах, методах аудита - для того, чтобы аудитор имел возможность выбрать и применить их к различным аудитам и обеспечить их последовательность и систематичность. Аудитор должен быть готовым к:
- применению принципов, процедур и методов аудита;
- эффективному планированию и организации работ;
- концентрированию на приоритетах и существенных моментах;
- сбору данных посредством опроса, слушания, осмотра, анализа документов, включая записи;
- проверке точности собранных данных;
- подтверждению достаточности и соответствия выводов по свидетельствам аудита для поддержания наблюдений аудита и заключения;
- оценке тех факторов, которые обеспечивают достоверность наблюдений и заключения по аудиту;
- пониманию соответствия и последовательности использования методов выборки;
- записям аудиторской деятельности в рабочих документах;
- подготовке отчетов по аудиту с точным и кратким изложением;
- сохранению конфиденциальности данных;
- эффективному общению посредством личных языковых знаний или с помощью переводчика;
b) системе менеджмента и ссылочных документах - для того, чтобы уметь охватить область аудита и применить критерии аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- применение систем менеджмента к различным организациям;
- взаимодействие элементов системы менеджмента;
- стандарты на системы менеджмента качества или охраны окружающей среды, применяемые процедуры или другие документы по системам менеджмента, используемые в качестве критериев;
- различия и приоритеты ссылочных документов;
- применение ссылочных документов к различным аудитам;
- системы информации и методы менеджмента, санкции, рассылку и управление документами, данными и записями;
c) организационных структурах, что позволяет аудитору понять функции проверяемой организации. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- размер, структуру, функции организации и взаимоотношения внутри нее;
- процессы основного бизнеса и соответствующую терминологию;
- культуру и социальные обычаи проверяемой организации;
d) соответствующих законах, нормах и других требованиях, относящихся к дисциплине, позволяющих аудитору работать и осознавать требования, предъявляемые к проверяемой организации. Знания и навыки в этой области должны найти свое применение:
- в контрактах и договорах;
- в труде, безопасности на рабочем месте и условиях труда;
- в деятельности, продукции и услугах;
- в международных договорах и конвенциях;
- в экологии.
7.2.2 Общие знания и навыки руководителей групп по аудиту
Руководители групп по аудиту должны иметь дополнительные знания и навыки с тем, чтобы проводить аудит результативно и эффективно. Знания и навыки должны включать:
- планирование аудита и эффективное использование ресурсов;
- умение представить группу по аудиту при взаимодействии с заказчиком и проверяемой организацией;
- организацию и распределение работ между членами группы по аудиту;
- принятие заключения по аудиту;
- предупреждение и разрешение конфликтов;
- подготовку и завершение отчета по аудиту.
7.2.3 Специальные знания и навыки аудиторов системы
менеджмента качества
Аудиторы системы менеджмента качества должны обладать определенными знаниями и навыками в:
a) методах и технологиях, имеющих отношение к качеству, что дает возможность аудитору проверять системы менеджмента качества и получать свидетельства и заключения по аудиту. Знания и навыки в этой области должны включать:
- терминологию по качеству;
- принципы менеджмента качества и их применение;
- инструменты качества и их применение (например, управление процессами с помощью статистических методов, отказы, эффективный анализ и т.д.);
b) продукции, включая услуги и процессы деятельности - чтобы аудитор имел возможность понять методы проведения аудита. В данном случае знания и навыки должны включать:
- терминологию определенной отрасли;
- технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;
- процессы и практику определенной отрасли.
7.2.4 Специальные знания и навыки аудиторов системы менеджмента охраны окружающей среды
Аудиторы систем менеджмента охраны окружающей среды должны обладать знаниями и навыками в:
a) методах и технологиях менеджмента охраны окружающей среды, позволяющих аудитору изучить системы менеджмента охраны окружающей среды и получить наблюдения и заключения. Знания и навыки в этой области должны включать:
- терминологию охраны окружающей среды;
- принципы менеджмента охраны окружающей среды и их применение;
- инструменты менеджмента охраны окружающей среды (такие как оценка воздействия жизненного цикла продукции, оценка показателей в области охраны окружающей среды и т.д.)
b) в науке об окружающей среде и технологиях, что позволит аудитору понять основу взаимосвязи человеческой деятельности и окружающей среды. Знания в этой области должны включать:
- воздействие человеческой деятельности на окружающую среду;
- субъект охраны окружающей среды (воздух, вода, земля);
- управление природными ресурсами (ископаемые, вода, флора и фауна);
- взаимодействие экосистем;
- основные способы защиты окружающей среды;
- мониторинг и технологию измерений.
c) в технических видах деятельности и деятельности по охране окружающей среды, что позволит аудитору понять взаимосвязь продукции, услуг и работ проверяемой организации с окружающей средой. Знания и навыки в этой области должны включать:
- соответствующую терминологию;
- аспекты охраны окружающей среды и воздействие на нее деятельности по производству продукции и услуг;
- методы оценивания существенных аспектов охраны окружающей среды;
- критические характеристики процессов деятельности, продукции и услуг;
- мониторинг и технологии измерений;
- технологии, предупреждающие загрязнения.
7.3 Личные качества
Личные качества способствуют успешной деятельности аудитора. Аудитор должен быть:
a) открытым - уметь рассматривать альтернативные идеи или принимать во внимание различные точки зрения;
b) дипломатичным - тактично работать с людьми;
c) наблюдательным - постоянно и активно узнавать окружение и знакомиться с его деятельностью;
d) восприимчивым - интуитивно понимать, чувствовать и адаптироваться к ситуациям;
e) упорным - уметь сосредоточиться на достижении целей;
f) решительным - вовремя принимать решения на основе логических умозаключений;
g) уверенным - действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими;
h) нравственным - беспристрастным, правдивым, искренним и сдержанным.
7.4 Образование, практический опыт, обучение аудиту и опыт проведения аудита
7.4.1 Аудитор
Чтобы овладеть знаниями и навыками, необходимыми для аудитора, человек должен:
a) получить образование - завершенное образование, дающее знания и навыки, описанные в п.7.2.;
b) иметь практический опыт - практический опыт в определенной области должен охватывать технические и управленческие навыки, дающие право на принятие решений, разрешение проблем и связь с другим управленческим персоналом, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами.
Часть практического опыта должна заключать в себе деятельность, направленную на повышение знаний и навыков:
- в области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества;
- в области менеджмента охраны окружающей среды для аудиторов систем менеджмента охраны окружающей среды;
c) пройти обучение в качестве аудитора - обучение, обеспечивающее развитие знаний и навыков, описанных в п.7.2.1. Обучение могут проводить лица, как принадлежащие организации, так и со стороны;
d) иметь опыт проведения аудитов - в соответствии с порядком проведения аудита, описанным в разделе 6. Опыт проведения аудитов должен включать в себя как процесс аудита, так и все требования стандартов на системы менеджмента качества или охраны окружающей среды. Этот опыт должен приобретаться под наблюдением и руководством другого аудитора, который является компетентным в качестве руководителя группы по аудиту.
Такое обучение должно быть постоянным.
7.4.2 Руководитель группы по аудиту
Прежде чем принять ответственность за руководство группой по аудиту, аудитор должен приобрести опыт в качестве руководителя группы по аудиту, как сказано в подпункте 7.2.2. Этот опыт должен приобретаться под руководством и наблюдением другого аудитора, который компетентен в области руководства групп по аудиту.
7.4.3 Аудиторы, осуществляющие аудит обеих систем - менеджмента качества и охраны окружающей среды
Аудиторы, желающие стать аудиторами второй дисциплины, должны:
a) пройти предложенное обучение, иметь практический опыт работы и обладать знаниями и навыками, необходимыми для второй дисциплины;
b) провести аудиты системы менеджмента второй дисциплины под наблюдением и руководством аудитора, компетентного в качестве руководителя группы по аудиту по второй дисциплине.
Руководители групп по аудиту одной дисциплины не должны быть руководителями группы по аудиту второй дисциплины, пока не пройдут вышеупомянутые этапы а) и b).
7.5 Поддержание повышения уровня
7.5.1 Постоянный рост профессионализма
Постоянный рост профессионализма связан с поддержанием и улучшением знаний, навыков и личных качеств. Это может быть достигнуто посредством дополнительного практического опыта, обучения, стажировок, посещения совещаний, семинаров, конференций или других видов деятельности. Аудиторы должны демонстрировать постоянный профессиональный рост.
Постоянный профессиональный рост должен учитывать изменения в потребностях отдельных лиц и организаций, в практике проведения аудита, стандартах и других требованиях.
7.5.2 Поддержание компетентности в проведении аудитов
Аудиторы должны поддерживать и демонстрировать компетентность в проведении аудита посредством постоянного участия в аудитах систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды.
7.6 Процесс оценивания аудитора
7.6.1 Этапы оценивания
Оценивание аудиторов проводится в следующем порядке:
- начальное оценивание лиц, желающих стать аудиторами, как часть программы аудита;
- дальнейшее оценивание компетентности аудитора, как часть процесса выбора члена группы по аудиту, описанное в подпункте 6.2.4;
- постоянное оценивание характеристик аудитора с целью идентификации потребностей, необходимых для поддержания и улучшения знаний и навыков, как часть процесса оценки аудитора.
Начальная и постоянная оценка аудиторов и руководителей групп должна быть спланирована, внедрена и записана в соответствии с процедурами программы для обеспечения объективных, последовательных, надежных результатов. Процесс оценивания должен идентифицировать обучение и другие навыки.
На рис. 5 показана взаимосвязь между начальным оцениванием аудитора, подбором групп по аудиту, постоянным профессиональным развитием, поддержанием аудита, постоянным оцениванием аудитора.
<< Пред. стр. 3 (из 4) След. >>
Список литературы по разделу