<< Пред. стр. 3 (из 5) След. >>
Список литературы по разделу
ГЛАВА VII
ЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ПРЕДПОСЫЛКИ РАЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖБЫ БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛА
7.1. Особенности построения учетного процесса как основы формирования структуры службы бухгалтерского дела
Под рациональной организацией бухгалтерского учета следует понимать систему элементов и средств наиболее оптимального построения учетного процесса с целью получения достоверной, своевременной и уместной (полезной) для управления информации о деятельности организации и осуществления контроля за эффективностью использования производственных ресурсов.
Основными элементами и средствами системы организации бухгалтерского учета являются: рабочий план счетов бухгалтерского учета; регистры бухгалтерского учета; первичные учетные документы; внутренняя бухгалтерская отчетность; документооборот; использование средств механизации и автоматизации учета; построение учетного аппарата и определение выполняемых им функций.
Учетный процесс включает взаимосвязанные этапы системы бухгалтерского учета:
- текущее наблюдение, измерение и регистрация фактов хозяйственной деятельности;
- систематизация и группировка учетной информации и обеспечение контроля за движением имущества организации и ее обязательств путем отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
- обобщение информации об имуществе организации, ее обязательствах и хозяйственных операциях путем составления бухгалтерской от
четности и представления этой отчетности внутренним и внешним пользователям информации с целью принятия решений.
Для построения учетного процесса как единой информационной системы необходимо основываться на следующих организационных принципах:
- государственное регулирование общих принципов и правил организации, методики и техники бухгалтерского учета;
- в учетной политике сочетание государственного регулирования
при выборе организационно-технических аспектов реализации методологии бухгалтерского учета с отраслевыми, технологическими и другими особенностями организации;
- организация вопросов совершенствования бухгалтерского учета,
повышения квалификации и НОТ работников бухгалтерского аппарата, и
на этой основе постоянное повышение роли бухгалтерского учета в эффективности функционирования информационной системы организации;
- совершенствование форм и методов представления информации
с целью контроля и анализа в управлении эффективностью процессами
воспроизводства;
- применение экономических методов управления и обеспечения
оптимизации построения учетного аппарата, динамичности организации
и аналитичности получения информации бухгалтерского учета.
Организация для осуществления постановки бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, самостоятельно формирует свою учетную политику, исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.
Руководитель организации может в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Случаи, предусмотренные в подпунктах "б", "в" и "г", рекомендуется применять в организациях, относящихся по законодательству Российской Федерации к субъектам малого предпринимательства.
Основными предпосылками рациональной организации бухгалтерского у чета являются: изучение организации, законоположений и инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности; установление наиболее рациональных взаимоотношений производственных участков организации с ее бухгалтерией; определение характера и объема бухгалтерской информации; рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата.
При изучении специфики функционирования организации необходимо установить ее организационно-правовую форму, организационную структуру и структуру управления, определить наличие различных видов производств (основных, вспомогательных и др.) и видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных подразделений, филиалов, представительств и их территориальное расположение. Изучению подлежат также организационно-технологические особенности и системы методов управления видами деятельности организации. Все эти аспекты оказывают существенное влияние на организацию и построение учетного процесса, в частности на выбор рабочего плана счетов, других организационных, методических и технических аспектов бухгалтерского учета при разработке и принятии учетной политики организации.
Например, знание организационной структуры, структуры вспомогательных, основных и обслуживающих производств предопределяет возможность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных работ. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельности использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т.д.
При организации учета важным условием является знание работниками бухгалтерской службы законодательных актов и инструктивных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации. Без знания общеустановленных правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно отражать хозяйственные операции.
При организации бухгалтерского учета необходимо установить наиболее рациональное взаимоотношение производственных подразделений (бригад, цехов и т.п.) с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.
Для определения объема и характера бухгалтерской информации необходимо установление направлений и характера учетных работ путем определения штата аппарата бухгалтерии и распределения работ между отдельными работниками бухгалтерии.
Рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата означает составление перечня всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и установление нормы времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. План организации бухгалтерского учета включает: алан документации и документооборота; план инвентаризации; рабочий план счетов и проект их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии; план проверок и ревизии; организация бухгалтерского архива.
В плане документации перечисляют документы, необходимые для организации учета хозяйственных операций и составляют расчет потребности в бланках. Определяют в плане также перечень документов, формы которых разрабатываются самостоятельно. Далее разрабатывается график документооборота.
В плане инвентаризации определяют порядок, сроки и количество проведения инвентаризации отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации.
В плане отчетности определяют калькуляционный период и период определения финансовых результатов, а также формы внутренней и внешней отчетности, сроки их составления и представления.
В плане технического оформления учета определяют форму бухгалтерского учета, которая будет применена в данной организации. Здесь дают подробную характеристику данной формы учета и приводят последовательность выполнения всех процедур бухгалтерского учета при использовании выбранной его формы.
В плане организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии определяют штат работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия, по повышению их квалификации, составляют график учетных работ и посещения учебных занятий, семинаров, консультаций отдельных работников бухгалтерии, а также других работников, ответственных за представление информации.
В плане (проекте) корреспонденции счетов рабочего плана счетов определяют проект корреспонденции счетов бухгалтерского учета по предполагаемым хозяйственным операциям.
Рациональность организации бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации..
Количественный состав бухгалтерии зависит от размеров организации, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от организации и технологии производства, от наличия структурных подразделений и их территориального расположения, от квалификации работников учета и автоматизации учетных работ и др.
Структура аппарата бухгалтерии и самой бухгалтерии зависит от особенностей каждой организации. В современных условиях сложились три основных типа организации структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).
При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших организациях
При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях.
В бухгалтерии средних и крупных организаций могут создаваться отделы:
-расчетный - осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, расчетов с органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;
-материальный - ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;
-учет готовой продукции - ведет учет готовой продукции на складах и ее реализации;
- производства и калькуляции себестоимости - ведет учет затрат
и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет
отчетность о затратах и выпуске продукции;
- общий отдел - осуществляет остальные операции и Главную книгу,
составляет бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации.
В крупных организациях, кроме перечисленных, могут открывать отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др.
При функциональной (комбинированной) организации структуры бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (по центрам ответственности и другим организационным структурам) выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителем подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и в организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.
При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо наложенные взаимоотношения с другими службами и подразделениями организации дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.
7.2. Организационная структура бухгалтерской службы в организации
В соответствии со ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение,
возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Обращаем внимание на то, что п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ рекомендовано случаи, предусмотренные в подпунктах "б", "в" и "г", применять в организациях, относящихся по законодательству Российской Федерации к субъектам малого предпринимательства.
Таким образом, для организаций, не относящихся к малым, выбор практически отсутствует. Это отнюдь не означает, что отсутствует право выбора, но реально вряд ли возможно вести учет силами одного человека (руководителя или бухгалтера) на более или менее крупных предприятиях.
Разумеется, говоря об организационной структуре бухгалтерской службы, речь может идти только о случае, предусмотренном подпунктом "а" ст. 6 Закона о бухгалтерском учете, - когда в организации создается специализированное структурное подразделение.
Количество работников бухгалтерии и число рабочих мест определяются масштабом организации, количеством одновременно осуществляемых видов предпринимательской деятельности и объемом бухгалтерской информации по каждому направлению.
В организации, осуществляющей предпринимательскую деятельность по выпуску продукции, выполнению работ или оказанию услуг или занимающейся торговой деятельностью, бухгалтерской службой, как минимум, должны выполняться следующие операции:
- кассовые;
- расчеты с работниками по оплате труда;
- материально-производственных запасов;
- расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- расчеты с покупателями и заказчиками;
- расчеты с бюджетом по налогам и сборам;
- учет производственных затрат или издержек обращения (в торговых организациях).
В случае, когда объем работ на перечисленных участках является значительным, вместо одного рабочего места создается группа, в которой заняты от двух и более работников.
Структуру бухгалтерской службы можно представить в виде следующей схемы (рис. 7.1):
Главный бухгалтер
Кассир
Группа расчетов по оплате труда
Материальная группа
Группа расчетов
Группа производства
Подгруппа расчетов с покупателями и заказчиками
Подгруппа расчетов с поставщиками и подрядчиками
Подгруппа расчетов с бюджетом
Рис.7.1. Структура бухгалтерской службы
Если организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать отдельное рабочее место (или группу), бухгалтер, который будет заниматься исключительно этими операциями. При этом следует иметь в виду, что для проведения с наличной валютой обособленная касса создаваться не может - все операции с наличными деньгами (независимо от валюты расчетов) должны производиться в одной кассе.
В некоторых крупных организациях (например, в торговых холдингах) в штат бухгалтерии вводится должность бухгалтера-ревизора, который подчиняется непосредственно главному бухгалтеру. Если объем ревизионной работы значителен, то создается соответствующая группа. В этом случае взаимодействие бухгалтеров-ревизоров с главным бухгалтером осуществляется через руководителя группы.
Группа для формирования отчетности (включая статистическую и налоговую), как правило, не создается, так как практически не может работать постоянно, а только в периоды подготовки годовой и промежуточной отчетности. В крупных организациях практикуется разработка и утверждение внутреннего распорядительного документа, в котором определяются объем работ по подготовке отчетных данных, сроки выполнения работ и ответственный за выполнение по каждому рабочему месту или группе бухгалтерских работников.
При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и группами. Непосредственное руководство кассиром и бухгалтером-ревизором заместитель главного бухгалтера может осуществлять только в периоды отсутствия главного бухгалтера (т. е. в момент официального исполнения обязанности главного бухгалтера, когда он несет ответственность за принятые решения в соответствии с действующим законодательством).
Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо вытекают из задач бухгалтерского учета, определенных Законом "О бухгалтерском учете". Исходя из этих задач, можно выделить следующие основные функции бухгалтерской службы организации:
- ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и других нормативных правовых актов в целях формирования полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности;
- организация документооборота и обмена данными бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности с целью обеспечения информацией, не
обходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации
при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; для осуществления предварительного контроля за соответствием заключаемых договоров действующему законодательству, последующего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций и первичных бухгалтерских
документов с целью предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;
- оперативный и систематический анализ данных, бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности с целью выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Кроме того, в обязанности бухгалтерских служб входит:
- контроль за правильным и экономным расходованием денежных
средств, материальных и трудовых ресурсов;
- обеспечение сохранности денежных средств в процессе их получения, хранения и использования;
- контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации;
- формирование рациональной схемы документооборота со структурными подразделениями организации, выделенными на обособленный баланс;
- начисление и выплата в установленные сроки оплаты труда работникам, проведение расчетов с работниками по иным основаниям;
- своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе
осуществления предпринимательской деятельности;
- своевременное проведение расчетов с налоговыми органами;
- участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых
обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете;
- проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном
хранении;
- широкое применение современных средств автоматизации при
выполнении учетно-вычислительных работ;
- составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности;
- ведение массива нормативных и других документов по вопросам
учета и отчетности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;
- хранение документов (первичных учетных документов, регистров
бухгалтерского учета, отчетности и расчетов к ним и т. п. как на бумажных,
так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами
организации государственного архивного дела.
7.3. Организация внутреннего контроля в организации
Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция и современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации.
Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности различных ее составляющих, необходимо ее классифицировать в соответствии с различными признаками.
Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля - формальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности организационной структуры; правовой формы; видов и масштабов деятельности; целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности; отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля - внутренний аудит.
Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны:
- усложненная оргструктура (дивизиональная, матричная или
конгломератная структура организации);
- многочисленность филиалов, дочерних компаний;
- разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;
- стремление органов управления получать достаточно объектив ную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.
Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентировала действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.
Большое значение имеет также классификация по типам внутреннего контроля. Известны следующие типы внутреннего контроля: неавтоматизированный; неполностью автоматизированный, полностью автоматизированный.
Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств. Неполностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей). Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется целиком в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля.
Примерами полностью автоматизированного внутреннего контроля могут служить:
- автоматическое обнаружение и исправление ошибки прикладной
компьютерной программой;
- работа программ, обеспечивающих выделение или перечисление тех пунктов, которые не соответствуют установленным критериям (на
пример, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных
пределов);
- работа антивирусных программ,
- программные проверки типа подсчета общих сумм для контроля
правильности расчетов (например, согласование суммы счетов на закупки с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции);
- программные проверки на соответствие данных и выдача информации по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных
счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам,
производимое программой перед оплатой счета продавца);
- работа контрольных модулей корпоративных систем (например,
модулей системы "Галактика", решающих задачи контроля себестоимости
продукции, контроля исполнения бюджета и др.);
- самодиагностика программных средств.
Внутренний контроль целесообразно классифицировать и по значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей деятельности по внутреннему контролю в организации. В этом аспекте всех субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим уровням.
Субъекты внутреннего контроля первого уровня - это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов). В обязанности субъектов внутреннего контроля второго уровня непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования). Субъекты внутреннего контроля третьего уровня выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров). В обязанности субъектов внутреннего контроля четвертого уровня входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал: персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности). В функциональные обязанности субъектов внутреннего контроля пятого уровня входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля и т. п.).
Иные важные классификационные признаки внутреннего контроля представлены в табл. 7.1.
Таблица 7.1
КЛАССИФИКАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
Признак классификации
Элементы класса внутреннего контроля
Методические приемы контроля
1. Общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.)
2. Собственные эмпирические методические приемы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устные опросы и др.)
3. Специфические приемы смежных экономических наук (приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики)
Стадии проведения контроля
1. Предварительный контроль
2. Промежуточный контроль
3. Конечный контроль
Временная направленность контроля
1. Стратегический контроль
2. Тактический контроль
3. Оперативный контроль
Источники данных контроля
1. Документальный контроль
2. Фактический контроль
3. Автоматизированный контроль
Характер контрольных мероприятий
1. Плановый контроль
2. Внезапный контроль
Периодичность проведения контрольных мероприятий
1. Систематический контроль
2. Периодический контроль
3. Эпизодический контроль
Полнота охвата объекта контроля
1. Сплошной контроль
2. Несплошной контроль
Время осуществления контрольных действий
1. Предварительный контроль
2. Текущий контроль
3. Последующий контроль
Организация системы внутреннего контроля в общем случае находится под воздействием следующих факторов:
- отношение руководства к внутреннему контролю;
- внешние условия функционирования организации, ее размеры,
оргструктура, масштабы и виды деятельности;
- количество и региональная неоднородность месторасположения
ее обособленных подразделений или дочерних компаний;
- стратегические установки, цели и задачи;
- степень механизации и компьютеризации деятельности;
- ресурсное обеспечение;
- уровень компетентности кадрового состава.
В любом случае организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля - это сложный многоступенчатый процесс.
Таким образом, основная задача в области исследований внутреннего контроля в организации состоит в разработке типовых программ развития и совершенствования системы внутреннего контроля. Данные программы должны быть многочисленны и многообразны. Их следует разрабатывать с учетом различных начальных условий и возможностей организаций; тенденций развития экономики страны в целом и действующих механизмов ее функционирования; сложившихся национальных и местных традиций; менталитета персонала.
7.4. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера
Основные права и обязанности главного бухгалтера определены статьей 7 Закона "О бухгалтерском учете".
Главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны применяться к исполнению.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия таких операций.
На должность главного бухгалтера обычно принимается лицо с высшим экономическим образованием, желательно, чтобы это лицо прошло аттестацию на звание профессионального бухгалтера - главного бухгалтера.
В необходимых случаях на должность главного бухгалтера может быть назначено лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него стажа работы по специальности не менее трех лет.
Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки бухгалтерского учета и отчетности.
На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) права и обязанности главного бухгалтера переходят к его заместителю, а при отсутствии последнего - к другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по организации.
Обязанности главного бухгалтера.
Главный бухгалтер, осуществляя организацию бухгалтерского учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:
а) широкое использование современных средств механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов
бухгалтерского учета;
б) полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в
бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;
в) достоверный учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения строительно-монтажных и других работ, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг;
г) точный учет результатов хозяйственно-финансовой деятельности
организации в соответствии с установленными правилами;
д) правильное начисление и своевременное перечисление платежей
в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование; погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам; отчисление средств в фонды и резервы;
е) участие в работе юридических служб по оформлению материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей и контроль за передачей в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы, а при отсутствии юридических служб - непосредственное осуществление этих функций;
ж) проверку организации бухгалтерского учета и отчетности в производственных (структурных) единицах, производствах и хозяйствах, вы
деленных на отдельный баланс, своевременный инструктаж работников
по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа;
з) составление достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленные сроки соответствующим органам;
и) осуществление (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводительных расходов;
к) активное участие работников бухгалтерского учета в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение государственной дисциплины и укрепление хозяйственного расчета;
л) своевременное проведение совместно с другими подразделениями и службами в производственных (структурных) единицах, а также в производствах и хозяйствах, выделенных на отдельный баланс, и подготовку предложений по улучшению их работы;
м) сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив.
Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать:
а) соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;
б) правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и
кассовой дисциплины;
в) соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций де
нежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, рас
четов и платежных обязательств;
г) взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;
д) законность списания недостач, дебиторской задолженности и других потерь.
Главный бухгалтер обязан активно участвовать в подготовке мероприятий, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценней, нарушения финансового и хозяйственного законодательства.
В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписки, использование средств не по назначению и другие злоупотребления) главный бухгалтер докладывает об этом руководителю организации для принятия мер.
Документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитные и расчетные обязательства подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным/Предоставление права подписания документов этим лицам должно быть оформлено приказом по организации.
Указанные выше документы без подписи главного бухгалтера или лиц, им на то уполномоченных, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению материально-ответственными лицами и работниками бухгалтерии данной организации.
Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей.
Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение. Работники других подразделений и служб, занятые бухгалтерским учетом, по вопросам организации и ведения учета и отчетности подчиняются главному бухгалтеру.
Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.
За невыполнение или нарушение указаний главного бухгалтера, вытекающих из осуществления возложенных на него обязанностей, виновные могут лишаться по распоряжению руководителя организации премий полностью или частично, а в необходимых случаях привлекаться к ответственности в установленном законом порядке.
Подразделения и службы организации:
- несут полную ответственность за законность совершаемых операций и правильность их оформления;
- обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы - приказы, постановления, распоряжения, а также договоры, соглашения, сметы, нормативы и другие материалы.
За несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером.
Назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производятся по согласованию с главным бухгалтером.
Договоры и соглашения, заключаемые организацией на получение или отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются и визируются главным бухгалтером.
Главный бухгалтер имеет право:
- требовать от руководителей бригад, участков, цехов, отделов и к
подразделений и служб, а в необходимых случаях и от руководителя организации принятия мер к повышению эффективности использования средств,
к усилению сохранности собственности, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля, и в частности:
- пересмотра завышенных и устаревших норм расхода сырья, материалов, затрат труда и других норм;
- улучшения складского и весоизмерительного хозяйства, надлежащей организации приемки и хранения сырья, материалов и других ценно-обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, материально-производственных запасов, затрат на производство, продажи продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т. п.);
- участие в разработке и осуществлении мероприятий, направленных
на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование
ресурсов;
- прием и контроль первичной документации по соответствующим
участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке;
-отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств;
- составление отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), выявление источников образования потерь и непроизводительных
затрат, подготовка предложений по их предупреждению;
- начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, платежей в банковские учреждения, оп
латы труда рабочим и служащим, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия;
- обеспечение внутренних и внешних пользователей бухгалтерской
отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по
соответствующим направлениям (участкам) учета;
- участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и
отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислитель
ной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и материально-производственных запасов;
- подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского
учета для составления отчетности;
- оформление бухгалтерских документов в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
- выполнение работ по формированию, ведению и хранению базы
данных бухгалтерской информации, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
Бухгалтер должен знать законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности; формы и методы бухгалтерского учета на предприятии; план и корреспонденцию счетов; организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета; порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств; методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; правила эксплуатации вычислительной техники; экономику, организацию труда и управления; рыночные методы хозяйствования; законодательство о труде; правила и нормы охраны труда.
Бухгалтер должен как минимум иметь профессиональное (экономическое) образование.
Обязанности бухгалтера-кассира отличаются от обязанностей других бухгалтерских работников в силу специфики выполняемых им функций. Бухгалтер-кассир обязан:
- осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению де
нежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
- получать по оформленным в соответствии с установленным по
рядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях
банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;
- вести на основе приходных и расходных кассовых ордеров кассовую книгу, сверять фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с
книжным остатком;
- составлять описи ветхих купюр, а также соответствующих документов для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые;
- передавать в соответствии с установленным порядком денежные
средства инкассаторам;
- составлять кассовую отчетность.
Бухгалтер-кассир должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций; формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг; порядок оформления приходных и расходных документов; лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности; порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Бухгалтер-кассир должен обладать начальным профессиональным образованием. Обязательным условием приема бухгалтера-кассира на работу является заключение договора о полной материальной ответственности.
Если в штат бухгалтерии вводится должность бухгалтера-кассира, то следует иметь в виду, что функции, выполняемые этим работником, также отличаются особой спецификой, и должностная инструкция должна разрабатываться с учетом специфики.
Бухгалтер-ревизор обязан:
- осуществлять в соответствии с действующими положениями и
инструкциями плановые и по специальным заданиям документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности предприятий по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, а
также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе;
- своевременно оформлять результаты ревизии и представлять их в
соответствующие инстанции для принятия необходимых мер;
- контролировать достоверность учета поступающих основных средств,
материально-производственных запасов и денежных средств, своевременность отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их
движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, денежных средств, соблюдения смет расходов, порядок составления отчетности на основе первичных документов, а также организацию проведения
инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия; соблюдение сроков перечисления налогов и сборов и выплаты заработной платы;
- участвовать в разработке и осуществлении мер, направленных на
повышение эффективности использования финансовых средств, усиление
контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, обеспечение сохранности собственности предприятия и правильной организации бухгалтерского учета;
- контролировать деятельность работников предприятия по вопросам ведения бухгалтерского учета и отчетности.
Бухгалтер-ревизор имеет право давать оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ.
Бухгалтер-ревизор должен знать законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности; формы и методы бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности на предприятии; порядок проведения документальных ревизий и проверок, ведения бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций; организацию документооборота и порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств; счетный план и корреспонденцию счетов; финансовое и хозяйственное законодательство; экономику, организацию производства, труда и управления; рыночные методы хозяйствования; правила эксплуатации вычислительной техники; законодательство о труде; правила и нормы охраны труда.
На должность бухгалтера-ревизора принимаются работники, как правило, имеющие высшее профессиональное образование и стаж работы в качестве бухгалтера.
<< Пред. стр. 3 (из 5) След. >>
Список литературы по разделу