<< Пред. стр. 13 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу
Использование якорей существенно облегчает настройку на нужное состояние в данный момент. При этом соотношение по времени в течение суток между различными состояниями, возможно, будет обычным. Но это же лучше, чем клевать носом на работе и не знать, куда себя девать среди ночи, потому что в голову пришли гениальные мысли и совершенно не до сна.
9. Высший пилотаж Уолта Диснея
Один якорь - хорошо, а три лучше. Уолт Дисней, создавший целую империю развлечений, сумел поставить творчество на конвейер. Вот как он это делал. Было использовано три комнаты.
В первой комнате, увешенной различными картинами, Уолт Дисней и его команда занимались тем, что мечтали. Они мечтали и генерировали идеи для мультфильмов. Больше в той комнате ничего не делалось.
Во второй комнате стояли кульманы. Здесь художники-мультипликаторы думали над тем, как реализовывать то, что они придумали, когда мечтали.
Была третья комната - курилка. Там все та же команда занималась критическим разбором плана реализации, стараясь найти в нем слабые места сразу, а не тогда, когда будут потрачены время и деньги.
После того, как эти слабые места были обнаружены, команда возвращалась в первую комнату для того, чтобы мечтать о том, как эти слабые места могут быть исправлены. Естественно, как реализовывать опять думали во второй комнате. И т.д. Пройдя по кругу несколько раз, получали проект очень высокого качества.
Все это происходило в сороковых годах двадцатого, сейчас уже прошлого века. Понятно, что не у каждого есть в распоряжении несколько комнат. Но мы ведь с вами знаем, как ставить якоря, не правда ли?
Забавно, что с первой работы Уолта Диснея выгнали. Как вы думаете за что? Правильно, за полное отсутствие творческого воображения.
10. Последние соображения
Заякоренные состояния стоит поддерживать в рабочем состоянии, как основные рабочие инструменты. Жаль, что эту работу, как и физзарядку, нельзя доверить другому.
При использовании в качестве якоря песен резоннее использовать группу песен, похожую по стилю и исполнителям.
Заякоренные состояния помогают лучше воспользоваться теми навыками, которыми раньше научился. Если я не умел сочинять стихи, то даже в состоянии вдохновения ничего гениального я не смогу сочинить.
Чем дальше состояние от основного состояния, тем труднее его удерживать длительное время. Но, как правило, такое состояние того стоит.
Если якорь не был сформирован, а состояние понадобилось сейчас, вспоминаем обстоятельства той ситуации, когда подходящее состояние было. Вспомнив ситуацию, вспоминаем ощущения и состояние, которое тогда было. Вспомненное состояние также подходит для действий.
Для большей части действий подходит обычная стратегия: решил и сделал. Для более сложных действий оказывается лучше другая: решил, настроился, сделал.
И напоследок цитата из книги М.Булгакова "Собачье сердце":
" - Угу, - молвил Филипп Филиппович каким-то странным голосом, - а где же я должен принимать пищу?
- В спальне, - хором ответил все четверо. Багровость Филиппа Филипповича приняла несколько сероватый оттенок.
- В спальне принимать пищу, - заговорил он слегка придушенным голосом, - в смотровой читать, в приемной одеваться, оперировать в комнате прислуги, а в столовой осматривать. Очень возможно, что Айседора Дункан так и делает. Может быть, она в кабинете обедает, а кроликов режет в ванной. Может быть. Но я не Айседора Дункан!.. - вдруг рявкнул он, и багровость его стала желтой. - Я буду обедать в столовой, а оперировать в операционной! Передайте это общему собранию, и покорнейше вас прошу вернуться к вашим делам, а мне предоставить возможность принять пищу там, где ее принимают все нормальные люди, то есть в столовой, а не в передней и не в детской."
52. Система эффективного сна
* Как можно сократить время сна и увеличить период активного бодрствования в условиях аврала?
* Где найти несколько дополнительных часов для плодотворной работы?
* Что делать, когда ничего не успеваешь, постоянно не хватает времени для завершения каких-то дел?
* Как спать меньше, но при этом не чувствовать усталости и потерь энергии?
* Не отразится ли на здоровье уменьшение дозы сна?
Эти и подобные вопросы неоднократно возникали на семинарах и на консультациях по организации времени в контексте обсуждения темы "Ресурсы". Та же тема довольно часто и активно обсуждалась и на форумах сайта www.improvеmеnt.ru.
Опыт
Почти год я наблюдала за собой и еще несколькими мужественными добровольцами из числа соратников, внедряя те или иные способы для решения поставленной проблемы. В результате наблюдений возникла определенная система, которой хотелось бы поделиться с желающими.
Итак, можно ли все-таки спать, к примеру 4 часа в сутки и чувствовать себя при этом не хуже, а даже лучше, чем после 8-ми часового сна? Опыт подтверждает, что можно чувствовать себя полным сил и энергии, выглядеть бодрым, ощущать себя свежим и счастливым, "фонтанировать" новыми идеями, даже вовсе исключив сон, в обычном понимании этого слова. Только придерживаясь некоторых несложных правил.
Сейчас я сплю от 4.30 до 7 часов в день. В выходные 7 часов, в будни 4.30. Могу заметить, что надобность в семичасовом сне постепенно отпадает, поскольку сплю только за тем, что якобы надо отоспаться - это стереотип. На самом деле в эти дни я чувствую себя не лучше, а хуже, чем в будни. Бывали недели, когда я не спала совсем (жаль было тратить время на сон, хотелось все успеть). И тогда 30 минут полного расслабления (об этом речь ниже) заменяли мне 6 часов сна. Эффективность не понижалась, а резко подскакивала вверх. Ощущение удовлетворения и уверенности не покидало.
А вот высказывания моих отважных последователей из числа активных участников семинаров по ТМ:
"Спать стал меньше, а успевать больше, чем хотел изначально".
"Время для сна сократилось, но при этом нет ощущения "недосыпа", скорее наоборот - активизация сознания и физический тонус".
"Самое любопытное, что в условиях 3-х часового сна я способен заниматься спортом по 2 часа в день и не чувствовать усталости".
"Сплю мало, делаю очень много, и именно то, что меня удовлетворяет, и приносит отличные результаты на всех уровнях - удалось добиться многого, о чем раньше даже и не мечталось".
"Я решила вступить в эксперимент от безысходности: на работе завал, сплошной стресс, глобальная усталость, здоровье и внешний вид истерзаны до пределы. Практикуя методы ТМ и систему эффективного сна, я справилась не только со своими проблемами, но и решила многие задачи родной компании, плюс никакой депрессии, усталости, хворости и бледности во внешнем виде не осталось. К тому же, совершенно неожиданно за два-три месяца я приобрела фигуру, которая мне и не снилась".
Возможно, есть и другие способы, к сожалению, мне они пока не ведомы и если кто-то предложит свой или иной метод, можно только приветствовать. Я сама готова первой приступить к его апробированию.
Зачем мы спим?
Для начала неплохо было бы выяснить, зачем мы спим? Правильно, чтобы отдохнули наше тело и наш мозг. И чтобы утром следующего дня мы могли вновь приступить к максимальной их эксплуатации.
А что нужно телу для полноценного отдыха? Точно! Ему нужно расслабиться. То же самое с мозгом.
Значит, эффективный отдых - есть максимальное расслабление души и тела.
Засыпая, мы предположительно отключаем тело и мозг, рассчитывая на отдых.
Но так ли это на самом деле? Не случалось ли нам, просыпаться после продолжительного сна абсолютно разбитыми с ломотой в суставах и костях, с головной болью, мешающей сосредоточиться на каком-то деле или мысли.
Почему так происходит? Верно, потому что ни тело наше, ни тем более мозг не отдыхали, то была лишь иллюзия отдыха. Во время сна наш мозг переключается с одной формы своей деятельности на другую: мы видим сны, которые чаще всего связаны с нашей реальностью. Т.е. все дневные проблемы плавно перетекают в другую форму и продолжают донимать наш мозг, подобно врагу, проникающему в наш тыл или обходящему нас с флангов.
С мозгом немного разобрались, а как же тело? Рассмотрим и этот аспект: когда мы сворачиваемся клубочками или спим со сжатыми кулаками, скрежещем зубами, видим, наконец, динамичные сны и порой воспроизводим какие-то движения, наше тело находится в напряжении, возможно, в меньшем, чем в обычном бодрствующем состоянии, но все же максимально расслабленным его назвать трудно.
А теперь сведем эти выводы воедино и что мы получим?
А вот что. Для того, чтобы добиться полного расслабления тела и мозга, души или еще чего-нибудь (по желанию) совсем не обязательно спать. Мы спим по инерции. Уже слышу свист пролетающих над моей головой камней и громкие выкрики: "Бред, это невозможно, чепуха". Это мнение довольно распространенное, что говорит о массовой инертности мышления, а настоящее повествование не имеет целью вести продолжительные дебаты, поэтому остановимся подробнее на другом тезисе.
Можно ли все же спать, но так, чтобы этот процесс при небольших затратах времени на него, действительно, превратился в полноценный отдых? Можно и даже максимально подготовиться для дальнейшего продолжения активной и плодотворной жизнедеятельности, пребывая во сне не столь долго, как принято (здесь я имею в виду общепринятый 8-ми часовой или более продолжительный сон), а столько, сколько нам надо, произвольно сокращая его от 6 до 2-х часов.
А теперь, несколько слов о том, как же можно дойти до жизни такой?
Расслабиться и получать удовольствие в процессе вполне конкретных действий, физических в том числе.
Добиться этого трудно, но можно.
Система
Во-первых, после 5-ти часов утра сон неспокоен и неполноценен, абсолютно бесполезен и даже вреден. Самое эффективное время для сна с 22 до 24 часов. Именно эти часы должен использовать для отдыха человек, озабоченный своим здоровьем и долголетием. Ложась вечером не позже 10 часов, люди отмечали, что просыпаются в 2 или 3 часа и не могут заснуть. Я им советовала не насиловать себя и не заставлять свой организм спать, если он того сам не хочет. Это состояние называется: "выспались уже". Встаем и занимаемся какими-то полезными делами, очень хорошо идет чтение, творчество, поиск информации, рабочие задачи не говоря уже о медитации. Такой сон дает прекрасный отдых и возможность весь день энергично и полноценно жить и трудиться до ...22 часов. Потом снова "баиньки". Если по каким-то причинам не получается лечь в означенное время, смотри следующие правила.
Во-вторых, обязательно, хоть минут 15, проводить в "Позе трупа" (Сава сана). Такое полное расслабление дает возможность восстановить силы и повысить эффективность. Уменьшается потребность во сне, поскольку эта поза заменяет 3 часа ночного отдыха!
В-третьих, учесть следующие довольно банальные, но в нашем случае важные факторы:
* не спать с включенным светом;
* помещение, где вы собираетесь предаться сну, не должно напоминать склеп, лучше наполнить его свежим воздухом;
* растения выделяют двуокись углерода, посему хорошо бы переселить их в другие комнаты, не исполняющие функции спальни;
* если есть нужда в ночной одежде, то пусть она удобной, легкой, из натуральных тканей;
* спина должна быть прямой, поэтому мягкие матрацы и высокие подушки, увы, долой.
В-четвертых, соблюдать определенный и весьма приятный порядок пробуждения. Он заключается в "потягиваниях с пристрастием". Сначала располагаем ноги рядом. Потом вытягиваем одну ногу, насколько возможно, затем другую. Можно повторить 2-3 раза Занимает минуты 3, а пользы на целый день. Укрепляет нервную систему, растягивает хребет, оказывает омолаживающее действие на весь организм.
В-пятых, следует придерживаться некоторых уже избитых "морковных" принципов в питании.
* Самое главное, не передать, есть только тогда, когда действительно голодны. Особенно вечером перед сном не "утромбовывать" свой желудок под завязку булочно-бутербродными разностями.
* Выпивать утром натощак 1-2 стакана воды.
* Включить в ежедневный рацион 2 грецких ореха и 5 свежих яблок.
* Есть сосредоточенно, с удовольствием, не отвлекаясь на посторонние мысли и действия.
* Стараться все же избегать жирных блюд.
Не употреблять в течение одного приема пищи крахмал одного вида: рис с хлебом или картошкой. Крахмал с белком(яйца, мясо) тоже не желательно смешивать.
Есть больше овощей и фруктов. Фрукты желательно кушать перед едой и лучше за час (способствуют пищеварению и активному усвоению полезных веществ), а не после (поощряют процессы гниения пищи, что ведет к негативным последствиям).
Пить лучше не сразу после еды, а спустя тот же час или полтора. Напитки не должен быть слишком горячим или слишком холодными.
В-шестых, небольшие
Упражнения из практики йоги
1. АСАНЫ (на сон).
Выполняются на полу 15 минут.
1. Сидим на полу, вытянув ноги перед собой, руки позади спины, ладонями упираемся в пол, пальцы направлены к телу, а нет от него. Спина прямая.
2. Приподнимаем слегка левую ногу, сгибаем правую и опускаем на нее зависшую в воздухе левую.
Получается половина позы по-турецки (правая нога), а половина вытянута под прямым углом к туловищу (левая нога). Теперь наклоняем корпус вперед, достаем руками пальцы ног.
При этом одна рука внахлест ложится на другую, а голова приподнята так, чтобы взгляд упирался в пальцы ног. В таком положении находимся до тех пор, пока не досчитаем до 12 при размеренном счете. Можно счет начать с восьми, постепенно увеличивая период пребывания в позе.
Затем медленно опускаем голову и стремимся ее максимально приблизить к коленям. Опять же считаем до 12. Ну, хорошо, до 8.
Подобный экзерсис повторить с правой ногой, подогнув левую.
2. Теперь снова уселись ровно, ноги вытянуты под прямым углом к туловищу. И опять пошли в наклончик. Спина прямая, позвоночник вытянут, созерцаем пальцы ног, после уже введенного счета опускаем голову и снова к коленям. Посидели так несколько минут, досчитав до 12 или до 8 (стараемся не рыдать от перенапряжения и не напрягаемся до потери сознания), медленно возвращаемся в исходное положение.
3. Руки позади корпуса, ладонями на сей раз от тела. Постепенно отклоняемся назад, вытягиваясь всем корпусом, руки вытянуты, прямые. Голову откидываем так, чтобы можно было бы увидеть стену позади нас и в таком положении замираем, пока не сосчитаем до 12 (8) или не прочтем, пропоем любимую строчку.
"Изуверство какое-то",- скажут попытавшие счастья после первого раза и очень трудно опровергнуть такое утверждение, чего я делать и не собираюсь, но уже через несколько дней это мнение в корне изменится, благодаря потрясающим результатам. Важно делать их регулярно, не обращая внимания на все сложности Первого этапа.
И, главное, поймать удовольствие во время процесса! Почувствуйте свое тело и оно отзовется положительно. Прислушивайтесь к себе во время исполнения упражнений, сосредоточьтесь на них и на реакции своего организма.
4. Вернувшись в исходную позицию поднимаем обе ноги (трудно, но надо), придерживая их руками на весу, слегка отклонившись корпусом назад. Держим на тот ж счет 12 (или применяя другую единицу измерения времени).
5. Оставшись в исходной позиции, медленно производим скручивание, т.е. разместив вытянутую левую руку за правым коленом (кисть на уровне щиколотки), которое согнуто, стараемся, невзирая на все существующие стереотипы относительно своего тела повернуться так, чтобы увидеть левый угол комнаты. Повторяем все вправо.
6. И напоследок поднимаем ноги ввысь сначала прямые, потом их слегка наклоняем в сторону за голову, затем опускаем настолько, чтобы носки коснулись пола (для начала можно подставить невысокую табуретку, тумбу, другой предмет). А теперь исполняем смертельный номер: вытягиваем руки за голову, опускаем на них (за голову) и ноги таким образом, чтобы они оказались коленями возле ушей, не больше не меньше.
И при этом не забываем про счет. Он везде одинаковый - на первых порах 12 (можно 8).
В дальнейшем продолжительность может быть увеличена до 16, 20, 24 и т.д.
7. Из предыдущего положения медленно перетекаем в положение лежа. Раскидываем руки в стороны. Красота! Кайф редкий. РАССЛАБЛЯЕМСЯ.
2. ПОЗА ТРУПА (САВА САНА)
Остаемся (желательно на полу и без всяких подушечек) в той же приятной позе с раскинутыми ногами и руками. Проследим, чтобы в комнате не было сквозняков и субъектов, способных помешать нам в ближайшие 15 минут.
Концентрируем все внимание на своем теле. Отметаем с негодованием мысли, упорно норовящие просочиться в наше сознание. И все же расслабляемся. Можно начать с любой части тела или органа. Это выработается со временем. Оптимальный вариант сам определится после ежедневных практик. Но, условно, начнем с головы. Сосредотачиваемся на ней. Сначала на самой верхней точке головы. Проговариваем про себя: "Моя голова расслабляется, освобождаясь от напряжения и мыслей". Одновременно чувствуем как процесс пошел. То же мы проделываем со лбом, бровями, глазами, и остальными частями лица. После шеи завершаем внутренним речевым модулем: "Моя голова абсолютно расслаблена, свободна от напряжения и мыслей". Хорошо. Уже ощущается, как тело наливается приятной тяжестью. Но продолжаем, усугубляя расслабление. Плечи, грудь, руки (до пальцев и по очереди: левая, правая), сердце, печень...(внутренние органы)., спина, бедра, икры, щиколотки, ступни (тоже по очереди: левая, правая). Не забываем ни одного органа и части тела, заканчивая всегда фразой "Мой, моя, мои .......абсолютно(полностью расслаблен(а, ы), нет никакого напряжения". Дойдя до пальцев ног, прислушайтесь снова к своему телу, почувствуйте, что вы ничего не чувствуете. Повторите все в обратном порядке: по направлению к голове. Закончив, насладитесь необыкновенным состоянием легкости и приятной неги.
Выходим из позы постепенно. Пошевелим пальцами ног, рук, сомкнем губы, сделаем несколько вдохов. Теперь можно потихоньку приподниматься. Никаких резких движений!
Не встаем сразу, посидим несколько минут на корточках, уткнув голову в колени, стопы прижаты к полу. Тоже очень полезное упражнение. К тому же помогает выйти из состояния полной расслабленности
3. ПРАНАЯМА (сознательный контроль дыхания)
Дыхательные упражнения - 5,10 минут. Садимся на колени (таз прижат к ступням) или по-турецки (можно и на стул, колени под прямым углом) и спина обязательно ровная. Дышим животом. Вдох на счет 1, выпячиваем живот. Выдох на счет 2, кишечник приклеиваем к позвоночнику - максимально втягиваем живот. Так повторяем 3, 6 или 9 раз.
4. ПРАТЬЯХАРА
Настрой на сон или медитация - 5 минут. Просто дышим (лучше животом), сосредоточившись на дыхании. Вдыхаем позитивную энергию, выдыхаем весь негатив, стрессы, болезни, усталость. Важно это прочувствовать, можно проговаривать "про себя".
5. ПОЗОПОЛАГАНИЕ
Контроль позы сна (принятие оптимальной для здорового сна позы). Ложимся на спину. Желательно, чтобы голова находилась не слишком высоко. Разгоняем положительную энергию по телу. Пошло приятное тепло. Не напрягаемся и не о чем не думаем, стараемся во всяком случае. Засыпаем.
Не сразу получается заснуть без обдумывания дневных проблем, не надо напрягаться и со страшной силой противиться их мощному натиску. Регулярное блокирование их в итоге сделает свое дело.
6. АСАНЫ (навстречу дню)
Верхний комплекс упражнений - 15 минут.
Надо встать ровно, лучше лицом на восток, это трудно, после сна качает, но все же.
Поднять руки кверху, несколько отклониться назад, досчитать до принятого нами вечером счета. Затем отклониться немного в сторону. Сначала влево, потом вправо.
Поднять левую ногу, рукой подтянуть ее так, чтобы она уперлась во внутреннюю часть бедра правой ноги, как можно выше. Руки на уровне груди, ладонями прижаты друг к другу, локти в стороны. Постояли так сколько можем. Опустили ногу. Повторяем все с правой.
Поднять руки вверх и голову за ними. Постоять так до окончания счета 12 (8).
Потом медленно наклоняемся все ниже и ниже, пока не упремся ладонями в пол и при этом, на корточки не садимся, а совсем наоборот, стараемся держать ноги прямыми, даже если они дрожат. Придется потерпеть. Если это все же недоступно, то на первых порах можно слегка согнуть колени, а руки расположить на возможном расстоянии от ног. Получаем удовольствие, ощущая как тело приходит в тонус.
Следующим этапом переползаем в позу готовности к отжиманию, тело прямое, вытянутое, равно как и руки, которые держут его. Теперь надо их согнуть в локтях и продержаться так на принятый по нашей "фирме" счет.
Потом опускаемся на пол. Нет, не падаем плашмя, а плавно переходим в состояние лежа.
Руки до локтей лежат на полу, ладонями вниз. Поднимаем голову и верхнюю часть тела до талии. Причем нагрузку переносим на корпус, а не на руки. Продержались в таком положении положенный отрезок времени.
Ага, полежали и хватит, снова вверх, "в позу потягивающейся собаки": Ноги прямые, руки тоже, зад оттягиваем назад. Как? Кверху..., да, да, да.
Стоим ровно, ступни прижаты к полу, корпус прямой наклоняем несколько вперед. Голова опущена. Замираем в этом положении. Дышим, восстанавливаемся
Теперь выпрямляемся.
7. ВНИМАНИЕ!
"Подшофе" даже не начинать, особенно это касается пранаямы, асан и медитации
Ванна/душ: не менее, чем за полчаса до или после занятий
Трапеза: обильная не менее чем за 2 часа до, а скромная за 1 час до начала.
В заключение
Физические упражнения - это только первая ступень на пути собственной гармонизации. Но даже этого уже достаточно, чтобы ощутить определенные изменения. А результаты не заставят долго ждать. Ликвидация стресса и ведущих к нему ситуаций, самоорганизованность, гармония с миром и самим собой, самоустранение большинства проблем, появление радости и осмысленности бытия, достижение желаемых целей (какими бы немыслимыми они ни были), физическое и психологическое оздоровление - и это далеко неполный перечень того полезного, что получит практикующий данную систему.
53. Моя работа с "толстым аутлуком"
Зря ругают "толстый аутлук". Наряду с недостатками, у него имеется ряд существенных достоинств, а именно:
1. Широкая распространенность
2. Большой выбор настроек внешнего вида программы
3. Наличие напоминаний
4. Совместимость с другими программными продуктами MS, например с MS Project
5. Возможности импорта/экспорта данных (например в MS Access, в адресную книгу и календарь мобильного телефона)
Возможности MS Outlook 2002 позволяют мне использовать эту программу в качестве:
1. Диспетчера задач
2. Системы учета времени и планирования рабочего дня
3. Персонального информационного менеджера
4. Адресной и телефонной книги
Главное достоинство - все в одном месте. Можно сохранить в один файл все данные (или выборку данных по определенным критериям) и перенести на другой компьютер.
Подход каждого человека к организации деятельности очень индивидуален. Поэтому моя цель - сделать краткий обзор того, какие возможности MS Outlook 2002 подошли мне для организации моей деятельности. Проще говоря - поделиться опытом.
1. Учет времени, задач и планирование дня - основное рабочее окно программы MS Outlook 2002.
Я настроил программу так, что первое окно, которое открывается после запуска аутлука (папка называется "Календарь"), выглядит так:
Это мое основное рабочее окно. Оно позволяет видеть задачи на сегодня, отсортированные по признакам важности и срочности (правая часть рисунка). В левой части рисунка расположена вертикальная шкала времени, которая позволяет вести хронометраж с выделением цветом. Кроме того, вертикальная шкала позволяет утром, или вечером предыдущего дня "раскидать" задачи по предстоящему рабочему дню простым перетаскиванием мышкой, т.е. осуществлять оперативное планирование.
После выполнения задачи я ставлю на ней галку и она из списка задач пропадает, чтоб глаза не мозолила. Многим (и мне в том числе) эффект визуального зачеркивания выполненной задачи, особенно достаточно сложной, доставляет некоторое удовольствие.
Для целей анализа данных хронометража можно использовать ту же папку "Календарь", но в другой настройке (меню Вид - Текущее представление - События). Например, данные хронометража моего рабочего времени за неделю выглядят так:
2. Использование Outlook 2002 в качестве информационного менеджера.
Очень хорошо подходит для этих целей папка "Заметки".
Я сохраняю в виде заметок с разделением по тематике:
- свои мысли
- чужие мысли
- понравившиеся мне цитаты, выдержки из статей
Папка "Заметки" в моей настройке выглядит так:
Здесь надо отметить удобную деталь при работе с Интернетом. Например, мне понравилась какая-то цитата. Я ее выделяю мышкой, и, удерживая левой кнопкой мыши, перетаскиваю выделенную цитату на значок MS Outlook. Окно Outlook при этом раскрывается, я "тащу" цитату на нужную категорию заметок и отпускаю мышь. Все. Заметка создана в нужной категории. В случае необходимости ссылку на источник перетаскиваю тем же способом.
Адресная и телефонная книга MS Outlook ведется в папке "Контакты". Ее достоинства на виду и отдельно о них рассказывать в рамках этой небольшой ознакомительной заметки нет необходимости.
54. Контекстное планирование в Outlook
Outlook - наиболее широко распространенная программа-органайзер, являющаяся "де факто" стандартом в корпоративной среде. К сожалению, в России Outlook часто используется только как почтовый клиент, и сравнительно редко - именно как органайзер. Одна из причин - жесткость системы планирования, изначально заложенной в эту программу. Стандартные возможности, появляющиеся при первом запуске программы, сводят процесс планирования к тому, что в разделе задач получается длинный неструктурированный список дел с разными сроками, названиями и степенями важности. Подобное перечисление не поддается обзору и очень неудобно.
Всех перечисленных трудностей поможет избежать подход, базирующийся на контекстном планировании и методе структурирования внимания. Надо заметить, что наш нестандартный подход к планированию основывается только на штатных возможностях Outlook, без всякого дополнительного программирования. Контекстное планирование организуется путем несложной настройки, процесс которой мы детально опишем далее.
Эта статья является первой из серии статей, обобщающих наш опыт налаживания систем личного планирования для топ-менеджеров в ходе проектов индивидуального консультирования, а также опыт работы с участниками Школы тайм-менеджмента. В следующих статьях будут рассмотрены вопросы реализации в Outlook хронометража, творческой картотеки и других ТМ-подходов. Поскольку статья первая, мы детально опишем все технические подробности - принося заранее свои извинения пользователям Outlook, хорошо знакомым с его базовыми функциями.
Требования к обзору задач 1
Оптимизация обзора с помощью категорий 2
Категории горизонтов планирования 2
Группировка задач по категориям 6
Настройка пользовательских представлений 9
Реализация "кайросов"-контекстов с помощью категорий 17
Долгосрочное МСВ-планирование 18
Взаимодействие гибкого и жесткого планирования 19
Архивация отработанных задач 22
Заключение 24
Требования к обзору задач
Оценим - какими качествами должен обладать раздел "Задачи" (Tasks):
* Возможность обозревать одновременно большой список задач. Это очень важное требование, если оно не выполняется, система будет неудобной для восприятия. При этом нам хотелось бы, чтобы в этих задачах можно было выделить наиболее важные.
* Реализация планирования на трех временных горизонтах, по методу структурирования внимания:
o Оперативном - дела, которые надо сделать "приблизительно сегодня";
o Тактическом - задачи и проекты, которые необходимо выполнить в более длительный период, например за неделю, месяц или больший период.
o Стратегическом - задачи годового уровня, направления деятельности.
* Возможность организации контекстной системы планирования, о которой также говорит метод структурирования внимания. Если выражаться проще, то нам необходимо в нашем разделе "Задачи" иметь возможность в нужное время увидеть нужную нам информацию, не держа ее постоянно в голове; "вспомнить о нужной задаче в нужное время", при наступлении соответствующего "кайроса" (благоприятного времени выполнения задачи).
Теперь давайте приступим к построению нашей системы. Для этого последовательно будем реализовывать все требования, которые мы к ней предъявили. Прежде всего, разберемся, с помощью каких возможностей MS Outlook мы этого добьемся.
Оптимизация обзора с помощью категорий
Наша система будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:
1. Категории задач.
2. Формы представления "to-do list" в разделе "Задачи".
Категория - это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.
Существуют категории двух видов:
1. Стандартные - по умолчанию заданные в программе.
2. Пользовательские - те, которые мы задаем сами.
Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.
Категории горизонтов планирования
Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Выглядит это примерно так:
Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи элементарные, требующие одного действия (например, написать письмо или позвонить), и задачи-проекты (например, подготовить стандарт магазина), и полномасштабные проекты, растянутые на достаточно большой срок (например, создание сайта компании).
Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на три категории в соответствии с горизонтами планирования:
Оперативные задачи - то, что нужно сделать сегодня, или задачи, требующие незначительных усилий по выполнению - написать письмо, позвонить, встреча и т.п.
Тактический горизонт - более сложные задачи, содержащие в себе несколько других.
Стратегический уровень - большие проекты и направления деятельности.
Давайте создадим такие категории - и на этом примере рассмотрим методику создания новых категорий. Чтобы задать категорию для задачи, нужно при ее создании нажать на кнопку "Категории...".
Вот окно создания задачи:
Очень важно при задании параметров задачи снять флажок опции "Оповещение". Оставить его можно только для тех задач, для которых это действительно необходимо - и делать это нужно продуманно и сдержанно, поскольку в противном случае не будет отбоя от напоминаний.
Оптимизировать расходы внимания на оповещения помогает простой прием: в качестве времени оповещения выбирать не дату события, а, например, утро ближайшей предшествующей субботы или другого дня, в который вы переносите "дозревшие" стратегические задачи в тактический раздел (напомним, что такой перенос является необходимым элементом МСВ-планирования). Благодаря такому подходу большинство напоминалок выпадают именно в тот день, когда вы "разгребаете" органайзер и планируете предстоящую неделю, и соответственно, можете присвоить всем "напомнившим о себе" задачам более точное время исполнения на предстоящей неделе.
Кнопка задания категории в увеличенном виде:
Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:
Список содержит стандартные и уже созданные категории, которые можно выбрать, тем самым обозначив принадлежность к ним создаваемой задачи. Задача может принадлежать сразу к нескольким категориям - эту полезную возможность мы также используем в своих целях. Об этом будет сказано ниже.
Если в приведенном выше окне нажать на кнопку "Главный список категорий", то получим меню следующего вида:
Именно в нем можно удалить ненужные стандартные категории и создать пользовательские категории, отражающие ваши потребности. Например:
* Оперативка
* Тактика
* Стратегия
Для удобства обзора списка категорий, который всегда выводится в алфавитном порядке, полезно использовать цифры в названиях категорий. Например:
1_Оперативка, 1_Тактика, 1_Стратегия
2_Люди_Иванов, 2_Люди_Петров....,
3_Проекты_Промстроймаш,... и т.д.
Остается лишь добавить, что если вам нужно "окатегорить" большую группу накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт "Категории". Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам. После этого наш список задач примет вид:
Группировка задач по категориям
Теперь, чтобы рассортировать задачи по горизонту планирования, можно включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца. Однако это пока не дает удобного обзора, и к тому же лишает нас возможности сортировать задачи по сроку исполнения.
Чтобы избежать перечисленных неприятностей, мы используем возможность группировки задач по определенным признакам. Для этого необходимо:
1. Вызвать контекстное меню, как показано на рисунке.
2. Выбрать пункт "Изменить текущее представление".
3. В появившемся окне нажать на кнопку "Группировка"
4. Появится окно следующего вида:
Здесь нужно в окне "Группировать элементы по полю" выбрать пункт "Категории".
Если теперь нажать на ОК и вернуться к исходному списку задач, то можно будет заметить, что он изменился.
Теперь список задач имеет вид:
Т.е. все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям. А значит, мы получаем возможность видеть задачи, соответствующие интересующему нас в данный момент временному горизонту:
Дальше необходимо решить вопрос сортировки задач внутри категории.
Логично, что задачи, срок исполнения которых наступает раньше, должны находиться выше (у вершины списка) для того, чтобы быть ближе к центру нашего внимания. Помимо этого можно ввести систему классификационных символов, добавляемых в начало названий задач, и производить сортировку по ним.
Например, этими символами могут быть А, Б, В, Г - буквы, соответствующие элементам матрицы Эйзенхауэра, где задачи распределяются по важности и срочности на четыре категории. Это также могут быть классификаторы проектов, фамилии исполнителей для делегированных задач, и т.п.
При этом различные способы сортировки могут входить в противоречие друг с другом. Но никто не мешает менять обзор так, как нужно по ситуации - по дате, по срочности-важности, по классификаторам (в алфавитном порядке), и т.п. Общий подход к решению этой проблемы дан в следующем подразделе.
Настройка пользовательских представлений
MS Outlook предоставляет достаточно удобные возможности для создания различных представлений списка задач. Каждое представление - это некая совокупность правил отбора задач и правил их отображения, удобных в разных ситуациях.
Чтобы настроить существующие представления, или создать новое, нужно в главном меню программы выбрать пункт "Вид", а выпавшем меню выбрать "Текущее представление". Выбирая одно из представлений, присутствующих в списке, вы определяете, каким вы хотите видеть список задач - например, все задачи, сгруппированные по категориям, или только завершенные задачи, и т.д.
Пункт "Определить представления" задает новые представления; "Изменить текущее представление" - позволяет донастраивать уже имеющиеся. При его выборе появится окно следующего вида:
Рассмотрим возможности этого меню:
Поля. Можно выбирать, какие поля задач будут отображаться в настраиваемом представлении. Проще говоря, какие столбцы будут присутствовать в списке задач.
Нужно просто выбрать поля из левого столбца и нажатием кнопки "Добавить ->" добавить их в список отображаемых полей справа. Это очень удобная возможность, поскольку в разных ситуациях нам важно видеть разные параметры задач. Например, можно убрать поле "Кем поручена" для представления собственных задач, и наоборот добавить его в представления для отображения задач делегированных.
Группировка. На примере группировки по категориям эта функция была описана выше. Группировать можно по любым полям. Например, в представлении "Делегированные задачи" логично настроить группировку по полю "Исполнитель".
Сортировка - можно сортировать задачи внутри групп по разным признакам. Например, по теме, по сроку исполнения, по степени важности и т.п. Причем сортировка, как и группировка, может быть вложенной. Например, сначала задачи могут сортироваться по теме, а потом по дате.
Отбор - позволяет отображать в представлении только задачи, удовлетворяющие определенному признаку. Например, это важно, когда мы хотим видеть одновременно только список задач, относящихся к одной и той же категории, или содержащие в теме только определенные символы, или только те, у которых в качестве срока исполнения установлена сегодняшняя дата (такой отбор удобен для представлений, связанных с оперативным планированием).
Другие настройки - позволяют настраивать внешний вид таблиц с задачами. Изменять шрифт, вид линий, включать поле просмотра задачи (когда не нужно два раза щелкать на задачу, чтобы увидеть ее содержимое, а достаточно просто выбрать задачу, нажав на нее мышкой).
Автоформат - позволяет задавать формат отображения текста для задач параметры которых отвечают определенным условиям. Например, можно сделать так, чтобы все важные задачи (имеющие соответствующую пометку) отображались полужирным шрифтом и красным цветом.
Теперь рассмотрим эти полезные возможности на примере. Предположим, мы хотим создать обзор стратегических задач, позволяющий "помедитировать" над долгосрочным планированием, не отвлекаясь на текущие мелочи. Для этого в представлении нужно осуществлять отображение задач только категории "Стратегия", сортируя их по важности. Также будет полезно отображать наиболее важные задачи красным полужирным шрифтом.
Чтобы отобразить только задачи, относящиеся к стратегическому горизонту планирования, т.е. относящиеся к категории "Стратегия", нужно задать в представлении отбор по категории.
Создадим новое представление. Для этого пункте меню "Вид" - "Текущее представление", нужно выбрать пункт "Определить представление".
Появится окно следующего вида -
Кнопки в правой части окна дают нам возможность производить манипуляции с уже существующими представлениями, либо создавать новые. Нажимаем на кнопку "Создать...". Начальное окно создания представления имеет вид -
<< Пред. стр. 13 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу