<< Пред. стр. 14 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу
Здесь нужно задать имя представления (в нашем случае "Стратегия", или "Только Стратегия", или как будет угодно читателю). В качестве типа представления мы в нашем примере выберем "Таблица". И поставим флажок рядом с "во всех папках "Задача"".
Дальше появляется окно, которые мы детально описывали выше - оно называется "Сведения о представлении". Здесь-то мы и реализуем представление с описанными выше параметрами. Итак, для реализации отбора по категории выберем пункт "Отбор" в меню "Сведения о представлении". Появляется новое для нас окно -
На открывшейся вкладке "Задачи" можно настроить отбор по некоторому тексту, который содержится либо в поле темы задачи, либо заметках этой задачи. Также здесь можно отбор по получателю и отправителю задачи, по ее состоянию (например, выполнена или нет) и срокам исполнения (например, можно сделать отбор задач со сроком до или после определенной даты).
Однако нам нужно сделать отбор по категории "Стратегия". Отбор по категориям реализуется на вкладке "Другие условия" --
Теперь можно выбрать одну или несколько категорий, которые будут отобраны и отображены в создаваемом нами представлении, нажав на кнопку "Категории".
Далее нужно задать сортировку задач по важности. Для этого в окне "Сведения о представлении" нужно нажать на кнопку "Сортировка" и выбрать в качестве первого признака для сортировки - важность -
Теперь в нашем представлении отбираются только задачи из категории "Стратегия", они сортируются по важности. Остается сделать так, чтобы важные задачи выделялись красным полужирным шрифтом.
Для этого в "сведениях о представлении" нажимаем на кнопку "Автоформат". Появляется еще одно новое для нас окно, уже содержащее несколько стандартных правил автоформатирования задач -
Здесь мы можем либо создавать новые правила автоформатирования для нашего представления, либо удалять старые и редактировать их. Добавим новое правило (кнопка "Добавить").
Здесь зададим имя для нашего правила и выберем шрифт, которым будет отображаться задача, отвечающая условиям, которые нам также предстоит задать. Окно задания параметров шрифта стандартное и его мы приводить не будем. Условие автоформатирования задается в уже знакомом нам окне:
Нужно отобрать задачи по важности, значит нужно поставить галочку около "Важность элементов" и выбрать из списка высокую важность. Теперь наше представление отвечает заданным для примера условиям.
Теперь если мы хотим подвергнуть анализу наши стратегические задачи нужно просто активировать это представление в меню "Вид / Текущее представление". Полученный обзор стратегических задач будет выглядеть так:
Реализация "кайросов"-контекстов с помощью категорий
О контекстном планировании много и подробно говорится в статье Глеба Архангельского "Принятие решений". В двух словах, суть этого подхода заключается в том, что задачи "привязываются" не к жесткому времени исполнения, как в классическом жестком планировании, но к определенному "кайросу" (благоприятному времени, термин древнегреческий), или "контексту", совокупности обстоятельств, благоприятных для выполнения задачи.
Примеры контекстов:
* места: канцелярский магазин, офис, дом, автосервис;
* люди: коллеги, начальники, подчиненные, друзья, родственники;
* обстоятельства: "после защиты диссертации", "когда у шефа будет хорошее настроение";
* состояния: "когда хочется работать", "когда не хочется работать", "когда придет вдохновение";
* и т.п. - контексты бывают самыми разными.
Наш подход позволяет реализовать контекстное планирование на базе раздела "Задачи" в MS Outlook. Для этого нужно указанным выше способом создать новые категории, соответствующие выбранным контекстам. Список контекстов может меняться в зависимости от ситуации, главное, чтобы их не было сразу слишком много - так можно перегрузить внимание и система будет сложна в использовании.
Контекст может быть связан с определенными видами деятельности, например "Письма". Такой подход позволяет, выделив в плане на день время на работу с почтой, легко увидеть, какие письма надо написать.
Как уже упоминалось выше, одна и та же задача может принадлежать сразу нескольким категориям. Т.е. в нашем "to-do list" задача будет помещена в группы всех категорий, к которым принадлежит. Это очень удобно, т.к. на одну и ту же задачу можно взглянуть "с разных сторон", видеть ее "из разных мест".
Например, задача "Написать письмо Иванову" с одной стороны - задача оперативной срочности, а с другой - это задача, относящаяся к контексту "Письма". Таким образом, она "видна" и из обзора писем, которые нужно написать, и из обзора всех предстоящих оперативных задач. Эта же задача может быть "видна" из контекста Люди, из контекста "Когда хочется работать" (например письмо очень "энергоемкое"), и т.п.
Напомним, что для назначения задаче сразу несколько категорий, нужно нажав на кнопку "Категории" при задании параметров задачи, указать соответствующие категории, обозначив их галочками в списке.
Теперь to-do list имеет вид:
Долгосрочное МСВ-планирование
Следует несколько слов сказать о том, как задачи будут циркулировать внутри горизонтов планирования. Напомним суть метода структурирования внимания: при приближении "кайроса", благоприятного времени для выполнения задачи, "напоминалка" о ней должна приблизиться к центру, фокусу вашего внимания. Это верно как на оперативном уровне (например, фокус внимания - верхняя выделенная красным часть to-do list'а), так и на стратегическом (приближением задач к фокусу внимания является их перемещение от стратегического и тактического разделов к оперативному).
Сместить задачу ближе к центру внимания, например, из стратегического горизонта на тактический, или с тактического на оперативный, можно двумя способами:
1. Открыть обе группы и перенести задачу из одной группы в другую. При этом она исчезнет из одной категории и появится в другой. Это не всегда удобно, т.к. задача с тактического горизонта может содержать несколько оперативных подзадач. Такой подход можно применять только для односложных задач - требующих одноразового выполнения (т.е. чаще всего при переносе задач с тактического на оперативный горизонт).
2. Открыть задачу на более дальнем уровне планирования и добавить ее к категории более близкого уровня. При этом она отразится в обеих группах - т.е. тактическая задача отразится на оперативном горизонте, сохранившись и на тактическом. Это важно, когда задача составная, и работает, как при переходе от стратегии к тактики, так и при переходе от тактики к оперативке.
Описывать содержание составных задач можно, внося соответствующие подзадачи в поле комментариев к задаче. На рисунке приведена тактическая задача "Машина - отремонтировать", декомпозированная на подзадачи. В будущем каждая из подзадач, указанных в теле большой задачи, постепенно перейдет в оперативный раздел и будет выполнена.
Взаимодействие гибкого и жесткого планирования
Гибкое контекстное планирование не отменяет классического жесткого планирования, осуществляемого в разделе "Календарь". Это взаимодополняющие подходы, и в Outlook можно достаточно легко реализовать их взаимодействие. Раздел "Календарь" для этого может иметь такой вид:
Поле встреч можно настраивать различным образом - например так, чтобы в нем отображался не один день, а вся рабочая неделя. Поле задач можно настраивать точно так же, как мы настраивали раздел "Задачи" - устанавливать автофильтрацию, группировку, сортировку, и т.п. Для такой настройки достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на поле "Панель задач" и выбрать пункт "Изменить текущее представление". Например, на следующем рисунке ближе всего к фокусу внимания вынесены оперативные задачи высокого приоритета, т.е. в настройках представления установлены признаки "Группировка: по категориям", "Сортировка: по приоритетности", "Автоформат: приоритетное - красным крупным шрифтом".
Левое поле на этом рисунке - представление календаря "Неделя" (включается одноименной кнопкой на верхней панели). Если вам более удобна временная сетка (столбцы - дни, строки - часы), то необходимо включить представление "Рабочая неделя".
Итак, в представлении "Календарь" с добавленным справа полем задач мы получаем одновременно обзор "оси времени" с жесткими задачами и обзор "мягких" задач, упорядоченных удобным для нас образом с помощью идеологии контекстного планирования и структурирования внимания.
При этом мы можем привязывать гибкие задачи к точному времени, просто перетаскивая их из правого поля в левое. Соответствующая встреча создается автоматически. Некоторые задачи сами в какой-то момент требуют превращения во встречи (задача "Нужно согласовать с Ивановым отчет по проекту Х" превратилась во встречу "Иванов: проект Х: пятница, 17:00-19:00). Некоторые задачи полезно превращать в жесткие встречи для целей самомотивации и бюджетирования времени.
Заметим, что переносить на ось времени можно не только задачи, но и целые категории задач - при этом создается одна встреча, в поле комментариев которой находится информация из всех задач категории. Пример применения такой возможности - превращение категории "Мысли к ближайшему совещанию" во встречу "Совещание: среда 14:00", содержащую "внутри себя" все эти мысли.
"Обратный ход", превращение встреч в задачи, также возможен - например, назначенная на 17:00 пятницы встреча с Ивановым была перенесена на кайрос "после выставки". Встречу можно перетащить в правую панель, например в категорию "Оперативка", и/или "Проекты_Выставка", и/или "Люди_Иванов".
Заметим, что категории задаются как для задач, так и для встреч - набор категорий един, и при перетаскивании задач во встречи и наоборот, категории сохраняются. Это может быть полезно при использовании других форм обзора раздела "Календарь", нежели временная сетка. Например, задав в папке "Календарь" представление "По категориям", вы увидите все прошлые и будущие встречи, отсортированные по категориям. Такое представление очень удобно при ведении хронометража в разделе "Календарь", чему будет посвящена отдельная статья.
Чтобы перетаскиваемая задача назначалась на необходимое нам время, перед перетаскиванием это время необходимо выделить. Например, мы хотим выполнить (или уже выполнили) задачу "Подготовка презентации в РР" с 11.00 до 12.00.
Чтобы отразить это в нашем календаре, нужно проделать такие шаги:
* Выделить соответствующий временной промежуток
* Перенести на него задачу. При этом появится окно вида:
Если нажать теперь "Сохранить и закрыть", то на оси времени в разделе календарь появится отрезок связанный с выполнением этой задачи.
Такой перенос задач на временную ось, как уже говорилось, может способствовать самомотивации и эффективному бюджетированию расходов времени. В целом, акценты в использовании "жесткой" и "мягкой" панелей (встреч и задач) могут быть расставлены исходя из ваших "внутренних" и "внешних" обстоятельств. Например, в зависимости от вашего психотипа - склонности к плановости либо спонтанности. Либо в зависимости от специфики деятельности, например, у вас может быть много "жестко" запланированных встреч с клиентами - или наоборот, много творческой работы, сильно зависящей от внутренних "кайросов" и не допускающей жесткого планирования.
Архивация отработанных задач
Для упрощения и облегчения обзора нужно своевременно избавляться от отработанных задач. При этом стирать отработанные задачи нежелательно- их параметры и факт их выполнения могут понадобиться в будущем.
Чтобы отделить выполненные задачи, можно, например, завести категорию "Завершена" и присваивать ее завершенным задачам, настроив соответствующим образом группировку (пример см. на рисунках в разделе "Реализация кайросов-контекстов с помощью категорий").
Другой путь - в настройках представлений задавать отображение столбца "Завершена" и автофильтрацию по признаку завершенности. Тогда после выполнения задачи вам будет достаточно "оптичить" ее в поле "Завершена", после чего благодаря автофильтрации задача перестанет быть видна.
Во время очередной чистки системы достаточно перейти в стандартное представление "Простой список", где все выполненные задачи будут видны (их заголовки отображаются "перечеркнутым" шрифтом), выделить все эти задачи и перенести в какую-нибудь архивную папку. При этом категории задач сохранятся, т.е. можно будет и в архиве включить удобное представление и в случае необходимости легко найти необходимую для тех или иных целей отработанную задачу.
Заключение
Мы описали лишь один маленький "кирпичик" большой и сложной темы налаживания личного тайм-менеджмента на MS Outlook. В следующих статьях будут раскрыты другие аспекты эффективной электронной организации личной работы. Примерный план следующих статей:
* Хронометраж и личная аналитика в Outlook
* Управление личными проектами в Outlook и Excel
* Творческая картотека в Outlook
* Синхронизация Outlook-системы с PDA (карманным компьютером).
* Командная работа в Outlook
55. Технологии обзора задач на MS Outlook
Остап поставил точку, промакнул жизнеописание прессом с серебряным медвежонком вместо ручки и стал подшивать документы. Он любил держать дела в порядке. Последний раз полюбовался он хорошо разглаженными показаниями, телеграммами и различными справками. В папке были даже фотографии и выписки из бухгалтерских книг.
Вся жизнь Александра Ивановича Корейко лежала в папке, а вместе с ней находились там пальмы, девушки, синее море, белый пароход, голубые экспрессы, зеркальный автомобиль и Рио-де-Жанейро, волшебный город в глубине бухты, где живут добрые мулаты и подавляющее большинство граждан ходит в белых штанах...
И.Ильф, Е.Петров, "Золотой теленок"
Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того, как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор - полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.
Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, один из моих клиентов, управляющий директор группы производственных компаний, в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:
"Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то "черный ящик", в содержании которого я не уверен".
Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:
Рис. 1. "Упрощенный график Гантта"
"Галочками" в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать "упрощенным графиком Гантта" - по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички клиент отозвался так:
"Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное - что они выполнимы, причем в достижимые сроки".
Итак, налаживание хорошего обзора - один из первых шагов в построении эффективной системы управления временем. В этой статье я опишу основные принципы и техники налаживания обзора на базе MS Outlook. Я буду предполагать, что читатель умеет настраивать пользовательские представления; если нет - более детальные инструкции по этому вопросу можно найти в статье о контекстном планировании на Outlook. Еще одна техническая оговорка: в примерах фигурирует Outlook 2003, но почти все изложенные техники реализуемы и на более старых версиях.
Принципы создания обзора в Outlook
Основное условие обзора - материализация информации. Все, что хранится только в голове - ненадежно. Как говорят военные, "самая острая память тупее самого тупого карандаша". Outlook выводит "материализацию" на качественно новый уровень по сравнению с бумагой, позволяя как угодно копировать и форматировать информацию.
Итак, ваши мысли и задачи "материализованы" в Outlook. Создание их оптимального обзора - задача противоречивая. Это всегда поиск баланса между противоположными требованиями:
* С одной стороны, в идеале вся информация должна быть в одном месте. Чем больше ее распыления по разным папкам и органайзерам - тем хуже обзор, тем менее целостна и прозрачна картина личной работы.
* С другой стороны, информации в "месте обзора" не должно быть слишком много - иначе в ней просто невозможно ориентироваться. Поэтому требуется как-то уменьшать количество единовременно обозреваемых задач.
Единственный способ справиться с этим противоречием при работе с бумажными документами - структурировать информацию, дробить ее на несколько папок. Что, естественно, затрудняет общий обзор всей информации, мешает видеть "картину в целом".
В Outlook такой подход также возможен. В классическом тайм-менеджменте существует понятие "ключевые области": 7-9 основных направлений вашей деятельности, по которым можно организовать всю информацию и задачи. Простой способ сформировать для себя список ключевых областей - выписать на карточки как можно больше ваших типичных дел и задач, и раскладывать эти карточки на несколько групп по смыслу, перекладывая до тех пор, пока не получится достаточно убедительная структура. При желании внутри ключевых областей можно выделить еще несколько поднаправлений.
Рис. 2. Упорядочение задач по ключевым областям
На рисунке показана структура папок, организованных по "ключевым областям", которую я применяю для обзора "дальних" задач. В основном это полезные мысли и информация по соответствующим темам, которые необходимо время от времени перечитывать. Для обзора "задач к исполнению" такой метод не годится, поскольку Outlook не позволяет устанавливать "напоминалки" для задач, находящихся не в основной папке "Задачи". Кроме того, разложенные по этим папкам задачи невозможно видеть из "Календаря" встреч на неделю.
К счастью, в отличие от бумажных носителей, в Outlook есть более удобный способ разрешить "противоречие обзора". Это - настройка пользовательских представлений.
Все "задачи к исполнению" удобно создавать и держать в корневой папке "Задачи". Но "видеть" эту папку мы можем с разных "точек зрения", отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти "точки зрения" и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню "Текущее представление".
В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, "Простой список задач", "Просроченные задачи", "Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней".
Рис. 3. Доступ к настройке представлений из меню
Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения - Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование. В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения - лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.
"Сущности" для обзора
Помимо ориентации на жесткое планирование, стандартные представления Outlook имеют еще один недостаток - в них все задачи неявно считаются "равноправными", сравнимыми между собой. Это не очень удобно. Более разумно выделить в личной работе несколько различных типов "сущностей", формально находящихся в папке "Задачи", но содержательно отличающихся друг от друга:
* Проекты: задачи, содержащие обзор мыслей и действий по какому-либо личному проекту или направлению деятельности;
* Задачи: собственно задачи, дела к исполнению;
* Мысли, а именно те из них, которые хочется хранить не в отдельной творческой картотеке, но поближе к задачам. Это могут быть "мысли о делах" ("может быть в рекламе перенести акцент с эффективности бурбуляторов на их универсальность?"), информация к сведению ("Налоги: с 2005 г. снижают ЕСН"), замыслы дел и проектов ("Книга про неоднородность времени?"), и т.п.
* Задачи "на контроле", которые существенно отличаются от личных задач "к исполнению". "Контрольки" помогают отслеживать выполнение задач подчиненными и контрагентами, но не требуют времяемких действий с вашей стороны. По ним необходимы разве что напоминания и мотивирующие подергивания соответствующего исполнителя.
Эти различные "сущности" бывает полезно для создания наиболее удобного обзора группировать разными способами. Например:
* Отобразить все проекты, задачи, мысли и "контрольки", относящиеся к ключевой области "Продукты" - в момент планирования разработки новых продуктов; (см. далее рис. 4)
* Отобразить только проекты по всем ключевым областям - для укрупненного долгосрочного планирования; (см. далее рис. 5)
* Отобразить только "контрольки" - это бывает удобно, например, для еженедельного обзора задач, находящихся "на контроле".
Для того, чтобы гибко настраивать обзор различных сущностей, стоит отличать их друг от друга. Для этого я рекомендую при создании новой сущности делать в поле "Тема" пометку, позволяющую различать сущности друг от друга:
* Проекты: название-классификатор проекта в поле "Тема" отделяется двойным двоеточием, после которого идет пояснение. Например: "ОЛ-книга:: нужна книга по управлению временем на Outlook". Автоформатирование настроено так, что "проектная" задача выделяется более крупным и полужирным шрифтом.
* Мысли: в конце заголовка добавляется "*". Заголовки мыслей отображаются светло-серым цветом, т.к. мыслям нужно меньше внимания, чем задачам.
* Задачи "на контроле": поле "Тема" начинается с сочетания символов "К:". Эти задачи отображаются светло-зеленым.
При этом обозначения могут комбинироваться. Например, на рисунке "LifeManagement" - это "мысленаправление", т.е. с одной стороны, пока еще не проект и не набор задач, и поэтому помечено звездочкой и отображается серым. С другой стороны, это не просто мысль, а потенциальный проект и даже несколько проектов, поэтому имеет проектный символ "::" и отображается более крупным шрифтом, чем простые задачи.
Рис. 4. Представление "все сущности по ключевым областям"; сортировка сначала по важности, затем по алфавиту.
При настройке обзора какого-либо одного типа сущностей, например, проектов, форматирование применяется по-другому. Например, вот как может выглядеть представление "Обзор проектов":
Рис. 5. Представление "Все проекты, упрощенный график Гантта". Сортировка по статусу и по календарной привязке.
Метод структурирования внимания
В приведенных выше примерах неявно применялся общий подход к организации любого обзора, который сейчас уместно сформулировать в явном виде.
Проблема организации удобного обзора - это проблема управления ресурсами внимания человека. Из психологии известна следующая структура внимания:
1. Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом.
2. Предсознание может контролировать ??? объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью...), вы можете держать в поле зрения еще 5-9 - но не больше.
3. Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Важно не мешать ему в этом, и не пытаться решать все проблемы одновременно.
В соответствии со структурой внимания желательно организовывать и рабочее пространство. На любом уровне обзора стоит выделять три области:
1. Фокус внимания - область, соответствующая сознанию, на которой концентрируется внимание. В ней должен быть один объект, либо воспринимаемая как единое целое группа объектов, которая "внутри себя" также структурирована по МСВ-принципу.
2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7?2 объекта, или группы объектов, необходимых для контроля на уровне предсознания.
3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.
Этот принцип организации обзора я называю "Методом структурирования внимания", МСВ. Вот несколько примеров реализации этого принципа при создании обзора.
Пример 1. Обзор основного рабочего пространства
Рис. 8: Главное рабочее пространство Outlook
В Outlook существует панель "Outlook сегодня", на которую выводятся встречи, задачи и письма. Это попытка реализовать основную идею обзора - "видим все необходимое в одном месте, имеем полную картину предстоящих дел". К сожалению, попытка неудачная - панель "Outlook сегодня" практически не настраивается, поэтому крайне неудобна в использовании.
На основании личного опыта и опыта консультирования я считаю наиболее удачной организацию основного "рабочего экрана", изображенную на рис. 8. В центре внимания (1) - жесткое планирование недели (представление "Календарь / День-неделя-месяц", количество дней - 7, при желании оно может быть другим). В области ближайшего внимания - навигация по другим папкам (2), календарь для долгосрочного жесткого планирования (3), задачи с группировкой по категориям (4) - для краткосрочного и долгосрочного гибкого планирования. Размеры областей могут гибко настраиваться, в частности, для многих бывает удобно в центре внимания держать график не недели, но только текущего рабочего дня.
Внутри все области также структурированы по МСВ-принципу: например, календарь рабочей недели - с помощью различной "раскраски" встреч; гибкие задачи - с помощью определенной системы категорий, о которых сказано в следующем примере.
Пример 2. МСВ-структурирование панели задач
К сожалению, в Outlook 2003 по сравнению с версией 2002 дизайнеры зачем-то увеличили высоту строк в панели задач, и тем самым существенно сократили количество категорий, которые видны в описанном выше представлении. Поэтому придется убрать календарь и показать панель задач более "вместительной", чем она видна в реальности. Это не умаляет общности примера, просто в жизни проматывать окно вниз приходится чаще.
Рис. 9. МСВ-структурирование панели задач
В этом примере область 1 - центр внимания, наиболее часто используемый в течение дня. Область 2 - планирование текущих проектов и наиболее актуальных на данный момент направлений. Наконец, в "подсознании" находятся справочные разделы, и (не попавшие на этот рисунок) дальние мысли и задачи, упорядоченные по ключевым областям.
Внутри каждой из этих категорий также существует МСВ-упорядочение, за счет настроек автоформата "Приоритетное - наверх и красным + полужирным; мысли - светло-серым; проекты - черным полужирным". Эта "МСВ-разметка" уже была описана в предыдущей главе. Так что последнее, что осталось описать - реализацию МСВ-принципа внутри одной задачи.
Пример 3. МСВ-структура внутри отдельной задачи
Рис. 10. МСВ-структура внутри отдельной задачи
Для клиентской задачи в центре внимания могут находиться ближайшее действие (поле "Тема"), контакты и ключевая информация по клиенту - на рисунке область (1). "Предсознание", область (2) - фиксация истории контактов, эта информация обычно необходима при следующих контактах. И наконец, "подсознание", область (3) - вся остальная информация, на рисунке - статья про клиента. К области (3) можно также отнести прикрепленные к задаче файлы - например, история и оргструктура клиента, взятые с его сайта.
Для задачи проекта или "мысленаправления" в области (1) может находиться краткий список ближайших действий, в области (2) - история мыслей по данному направлению, в области (3), в виде простого текста либо прикрепленных файлов - вся вспомогательная информация.
Персональная "CRM-система"
В качестве примера очень удобного класса форм обзора приведу актуальную для многих менеджеров форму обзора клиентских задач. ЕЕ можно назвать "персональной CRM-системой". CRM-системы, от слов "Customer Relationship Management" - IT-системы, позволяющие структурировать и эффективно организовать процесс продаж и взаимоотношений с клиентом.
С помощью настроек специального пользовательского представления в Outlook можно создать небольшую персональную "CRM-систему", организующую любые внешние взаимоотношения. Например:
* Продажи: список клиентов, отображающий значимые аспекты взаимодействия (ближайшие действия, сроки, и т.п.);
* Пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации, или публикации о нас;
* Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно "держать руку на пульсе" и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя.
В качестве примера приведу собственную систему обзора продаж. В консалтинге, как и во многих других областях, продажа представляет собой достаточно протяженный во времени процесс. Причем этапы этого процесса могут быть различны, где-то проводится очная презентация, где-то готовится коммерческое предложение, и т.д. В моем Outlook представление "ОБЗОР ПРОДАЖ" организовано следующим образом:
1. Фильтр: отбирать только задачи с категорией "Активные продажи";
2. Сортировка: по алфавиту (поле "Тема" в каждой задаче начинается с названия клиента, иногда, для региональных партнеров - с названия города). Практика показала, что любые другие формы сортировки (по приоритетности, по срокам, и т.п.) не позволяют легко найти нужную задачу. А вот в алфавитном списке нужная задача отыскивается моментально.
3. Автоформатирование: по специальным пометкам в поле "тема".
Поле "Тема" после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов. Таким образом, представление дает полный обзор ситуации по клиентам, где и какие действия нужно предпринять. Но клиентов много, и каждый раз перечитывать весь список было бы неудобно. Нужно ввести какую-то "разметку", позволяющую ориентироваться в списке, что и делается с помощью автоформатирования. В поле "Тема" могут делаться следующие пометки:
* /д - "дальняя" задача, взаимодействие отложено на 2-3 месяца и более; отображается серым шрифтом, "забирает" меньше внимания;
* /а - "активная" задача: статус проекта не ясен, нужно прозвонить и уточнить; отображается полужирным шрифтом, акцентирует внимание;
* /7 - задача недельного горизонта планирования, указанное в поле "Тема" действие должно произойти в ближайшие 1-2 недели; отображается синим шрифтом.
Также применяется автоформатирование по признаку "Важность: высокая", как и в других представлениях, такие задачи отображаются красным полужирным шрифтом.
Рис. 11. Личная "CRM-система"
Работа с этим представлением происходит так. Просматривается оно как правило два-три раза в неделю, во время сессий созвонов с клиентами. При просмотре списка ставятся галочки в пользовательском поле "NOW" напротив тех клиентов, с которыми необходимо связаться сегодня. Шрифт соответствующих задач автоматически укрупняется (на рисунке - в компании Брокбизнес).
Внутри каждой задачи, в верхней части поля заметок, находятся координаты контактного лица. Там же в ходе телефонного разговора делаются пометки. Таким образом, вся история взаимоотношений фиксируется в задаче и видна во время любого общения с клиентом. Также к задаче можно прикреплять файлы или ссылки на них. И, например, при обсуждении полученного клиентом коммерческого предложения иметь возможность легко открыть его, не выискивая в глубинах файловой системы.
По завершении разговора в поле "Тема" вносится новая информация о следующем действии. Если оно должно состояться в ближайшее время, ставится пометка /7. Если действие "привязано" к точному дню, например "давайте созвонимся в четверг после обеда" - ставится срок с "напоминалкой", которая выпрыгнет в четверг и напомнит о задаче. Если срок отдаленный и/или нечеткий, может выставляться только срок, без "напоминалки" - чтобы не перегружать окошко выпадающих напоминалок.
Важно отметить, что все эти задачи физически "лежат" в корневой папке "Задачи". Поэтому в них при необходимости можно устанавливать выпрыгивающие напоминалки; эти задачи видны в панели задач на основном рабочем экране (Рис. 8, категория "1_0_Активные продажи").
Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбивается на стандартные этапы, это можно отразить в настройках представления. Например, в отделе продаж одной IT-компании после тайм-менеджерского семинара было настроено примерно следующее представление:
Рис. 12. Более сложная "CRM-система"
Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждый из соответствующих столбцов имеет формат "дата"; столбец "ОК" означает, что продажа завершена; в столбце "Контакт" отображается контакт менеджера со стороны клиента.
Двухмерные формы обзора
К сожалению, Outlook, в отличие от Excel, дает гораздо меньше возможностей для "двухмерного" обзора, когда мы структурируем не просто список задач, но их распределение по плоскости. Поэтому в этой главе я приведу примеры организации обзора не только на Outlook, но и на Excel.
Для обзора оперативных задач, особенно при управлении в условиях аврала и цейтнота, бывает удобно применять один лист Excel, организованный по МСВ-принципу. По сравнению с Outlook это дает гораздо более комфортный обзор, и более высокую легкость оперирования с записями - это просто строчки в Excel, для вписывания и перемещения которых не нужно совершать так много действий, как для операций с задачами в Outlook.
ПРОЕКТЫ
ИНФОРМАЦИЯ
КОНТРОЛЬ
НАВИГАТОР
СЕГОДНЯ
ЦЕЛИ
БАЗЫ
ХАОС
Рис. 13. МСВ-планирование в Excel
Центр внимания на этой странице - подраздел "Сегодня", в котором лежит основной To do list, список задач. Чем ближе к вершине - тем ближе к "фокусу внимания"; акцентировать внимание на отдельных задачах также можно с помощью цвета или полужирного шрифта. Область близкого внимания разделена на несколько подразделов: текущие проекты и цели, информация к сведению, задачи на контроль, навигатор по нужным документам, ссылки на базы данных, хаос мыслей и задач для "разгребания". Задачи легко и быстро перетаскиваются между подразделами.
Возможности применения двухмерных форм обзора в Outlook связаны в основном с уже упоминавшимся графиком Гантта. Напомню, это широко известный в проектном менеджменте инструмент планирования, позволяющий отображать длительности задач, сроки их исполнения, и взаимосвязи между ними.
С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило их стоит "отсадить" в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении "провисов", когда какая-то задача не выполняется сликшком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook - с помощью пользовательских полей типа "Да/Нет", как показано на Рис. 15. Обратите внимание, что даты в столбцах - это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.
Рис. 15. Пример графика регулярных задач
Сравнительно сложную форму графика Гантта также можно использовать для обзора, но к сожалению скорее в Excel, чем в Outlook. Как правило это бывает удобно для стратегического планирования. Например:
Рис. 16. График Гантта с обзором проектов в Excel
На рисунке приведено достаточно "грубое" планирование проектов, временная сетка - месяцы и недели. Аналогичный график можно применять для более детального планирования, задав подневную временную сетку.
Еще один пример применения такого рода форм дает участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектного офиса банка "Русский стандарт". Его система планирования дня в Outlook выглядит следующим образом:
Рис. 17. Планирование дня с помощью "Упрощенного графика Гантта"
Примерное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата "Да/Нет"; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.
Последовательность налаживания обзора
Однажды я консультировал председателя правления банка - весьма эмоционального и экстравертного человека, предпринимательски-хаотичного психотипа. Его время планировалось секретарями, в основном это были встречи с сотрудниками и клиентами. Не хватало обзора задач для себя, дающего картину приоритетных направлений деятельности.
Увидев, что клиенту нравится все разноцветное и бумажное, я порекомендовал повесить на стену большую белую магнитную доску, и закупить к ней цветных фломастеров и стикеров. "Любые мысли, задачи, темы "на контроль" пишите на разноцветных стикерах и лепите на доску, либо записывайте фломастером". Клиент сначала удивился - "Давайте сделаем какой-нибудь календарный график..." - "Нет, график пока не нужен, просто сваливайте все в одну кучу на доске".
Буквально в течение нескольких дней на доске стала вырисовываться некая структура: стратегические задачи в одном углу, делегированные в другом; появилось сознательное применение цветов стикеров (важное - красным, и т.п.). Важно, что этот обзор, оптимальный для клиента, был выращен постепенно, не придуман из головы. Поэтому он оказался и простым, и удобным.
Точно такой же подход стоит применять в налаживании обзора на Outlook:
1. Сначала привыкнуть "держать все в одном месте" - любую информацию и дела обязательно фиксировать в виде задач в Outlook;
2. По мере увеличения количества этих задач "выращивать" в них первоначальный порядок: разработать ключевые области, разделить задачи по МСВ-принципу на "близко-нужные", "средние" и "дальние", и т.п.
3. Освоившись с простыми формами обзора, внедрять "тонкие" - различные пользовательские представления и двухмерные графики.
56. Гибкое и жесткое планирование на Microsoft Outlook
Обычно считают, что управление временем - это планирование, причем планирование жесткое. Например: "В 8 утра - подвиг, в 9 - разгонка туч". И справедливо возмущаются: "Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?"
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более "гибкий" характер - время их исполнения мы назначаем, как говорится, "по ситуации". Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое - это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. "Хронос" - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И "кайрос" - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими "кайросами" очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: "Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта", "На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями", "Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет".
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
* Встреча, создаваемая в разделе "Календарь", имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения - "Пятница, 15.00".
* Задача, создаваемая в разделе "Задачи", имеющая лишь "Срок исполнения", т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор "жесткой", связанной с линейным временем, "хроносом", части вашего плана дня или недели. Задачи - обзор всех "гибких", привязанных к "кайросу", дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи - перейти в раздел "Задачи", нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в "Календаре". Выглядит она так:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 - она указывает на небольшое поле с серой надписью "Щелчок добавит элемент Задача". Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
1. Зайдите в раздел "Календарь".
2. В меню "Вид" выберите пункт "Рабочая неделя". Календарь приобретет такой вид, как на рис. ... - по горизонтали дни, по вертикали часы.
3. В этом же меню выберите пункт "Список задач". Справа от календаря появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню "Вид" вместо "Рабочая неделя" выберите пункт "День".
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в "Рабочей неделе" - все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.
57. Кто подкует Outlook?
<< Пред. стр. 14 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу