СБОРНИК СТАТEЙ ПО ТАЙМ-МEНEДЖМEНТУ 21

Новый ВУЗ для нового студента
Движение студентов в сторону сознательного поиска своего жизненного пути неизбежно - хотя бы в силу естественного отбора. Выживают целеустремленные и думающие, а не инфантильные и плывущие по течению Вопрос в том, будет ли ВУЗ стимулировать самоопределение студентов и адекватно реагировать на него, либо закроет глаза на изменения в обществе и в студентах, по-страусиному спрятав голову в песок.
Обретшие свободу "винтики" могут взорвать часовой механизм изнутри, если последний не изменится в нужную им сторону. Такого рода конфликты интересов - неизбежная оборотная сторона любого развития. Впрочем, единственная альтернатива болезненному и непростому развитию - продолжение снижения авторитета академической науки, девальвации кандидатских степеней, перетекания реального интеллектуального и творческого капитала в неакадемические формы коллективной мыследеятельности. Если мы не хотим, чтобы от науки и высшего образования остался сухой административный панцирь, лишенный жизненных соков свежей мысли - меняться необходимо.
Каков вектор этих изменений? Один из авторов статьи позволит себе привести пример из личного опыта и вспомнить свое обучение в одном из ведущих российских университетов. "Окунувшись с головой" в управленческий консалтинг, автор с горечью обнаружил, что на факультете прикладной математики - процессов управления он не получил ни классического системного анализа, ни технологий и стандартов моделирования бизнес-систем, ни информации о кибернетических подходах к управлению - проще говоря, ни прикладной математики, ни системных представлений об управлении реально необходимых в современной экономике. Более того, в общении с коллегами-выпускниками, многие из которых стали программистами или системными аналитиками, автор обнаружил огромный "аппетит", с которым они набрасывались на такие самоочевидные для современного "интеллектуала технической ориентации" вещи, как стандарт моделирования IDEF0 или подходы TQM к управлению организацией.
Почему эти потребности в свое время не удовлетворил ВУЗ? Не менее 50% времени студентов тратилось на дифференциальные уравнения и матфизику в различнейших видах и под разными "соусами", т.е. на вещи, которые когда-то представляли собой вопросы первостепенной актуальности для строительства межконтинентальных ракет и атомных реакторов. Конечно, известный консерватизм должен быть присущ и академической науке, и системе высшего образования - но ведь не до полного же пренебрежения реальной жизнью и ее интеллектуальными запросами!
Еще один пример уже прозвучал в предыдущем подразделе. Такой самоочевидный и абсолютно понятный в современной экономике факт, что большинство студентов дневных форм обучения начинают работу задолго до выпуска из ВУЗа (и соответствующим образом меняют свою стратегию посещения занятий и вообще учебы), по-видимому проходит совершенно незамеченным для большинства соответствующих руководителей, или "в лучшем случае" отмечается как негативный. Хотя приносящий в науку реальные проблемы практик, смотрящий на все учебные курсы сквозь призму действительно актуальных для него задач, явно учится и развивается как ученый-исследователь гораздо эффективнее, чем прилежный посетитель лекций, для которого учебный материал остается абстрактным теоретизированием. Достаточно вспомнить успешный опыт московского Физтеха, когда практическая работа на "оборонных" предприятиях начиналась еще до окончания ВУЗа и была тесно связана с обучением, или более современный пример - Центр корпоративного предпринимательства на базе Высшей школы экономики, устроенный по тому же принципу, чтобы понять, что "подработка" студентов при грамотном отношении администрации ВУЗа - не столько проблема, сколько полезный ресурс для развития.
Итак, нужна более высокая гибкость учебных программ и вообще процесса обучения, их "подстройка" под запросы реальной жизни - естественно, без "снижения планки", без превращения фундаментального образования в набор "практик", дающих умения, но не формирующих мышление. Логично отвести достаточно значительную роль в повышении гибкости учебного процесса, в его организации, самим студентам. Мы переходим от Госплана к рынку в области производства товаров - почему же госплановская система должна сохраняться в области производства специалистов? Конкретные механизмы участия преподавателей и студентов в подстройке учебного процесса под динамику ситуации и потребности рынка - тема отдельной дискуссии. Важно, что ориентированный на потребности рынка и общества процесс обучения может быть построен только при наличии студентов, имеющих свою жизненную стратегию, навыки самоорганизации и ясные мотивы влиять на содержание учебы, исходя из своих практических и интеллектуальных потребностей.
В качестве наиболее естественного инструмента обучения студентов навыкам организации своей деятельности авторы статьи рассматривают методику time management (управления временем, организации времени), понимаемую не просто как набор техник планирования, но как комплексную систему управления персональной деятельностью (самоменеджмент). В следующих разделах будет описано исследование потребности студентов в соответствующем курсе обучения, а также сформулированы некоторые методические соображения относительно применения тайм-менеджмента для повышения эффективности учебного процесса в ВУЗе.
Основные подходы и исследование потребностей
Исходная ситуация, принципы работы
Экспериментальной площадкой для апробирования технологий внедрения тайм-менеджмента в систему высшего образования стал Псковский Вольный институт. Этот первый негосударственный ВУЗ в Псковской области был основан в 1992 году как организация смешанной формы собственности. Его концепция базировалась на принципах междисциплинарного подхода, кооперационных программ и индивидуального обучения. Название "Вольный" явилось данью исторической традиции "Псковской Вольницы" и ответственности организаторов за избранный путь "вольных хлебов". Идея нового ВУЗа обрела сторонников в Твери, Риге, Сиэтле, Нойсе, Турку. Сегодня специалисты, выпущенные ПВИ, работают на ответственных должностях во многих организациях.
Мероприятия, описанные в нашей статье, осуществлялись в рамках дипломного проекта одного из авторов, Александра Матрунича. Александру принадлежит разработка всего социологического пласта исследования - методики проведения фокус-группы, содержания анкет, и т.д., а также практическое осуществление соответствующих действий. Второй автор, Глеб Архангельский, был научным руководителем дипломного проекта и отвечал за общую концепцию работы, основанную на его опыте консультирования и преподавания в рамках корпоративных проектов, связанных с внедрением тайм-менеджмента на московских и петербургских предприятиях. В определении основных принципов работы были, в частности, использованы выводы его диссертационного исследования "Исследование и разработка методов повышения эффективности деятельности корпорации на основе персональной организации труда менеджера".
Важно отметить, что идея повышения эффективности учебного процесса с помощью тайм-менеджмента была поддержана ректором ВУЗа. Необходимость личного участия "первого лица" для успеха любых серьезных организационных преобразований достаточно хорошо известна консультантам-практикам. В экспертном интервью с ректором и другими представителями администрации ВУЗа были поставлены вопросы, связанные как с личной эффективностью руководителей, так и с эффективностью ВУЗа в целом. На первой теме мы не будем останавливаться подробно, отсылая заинтересованного читателя к монографии одного из авторов статьи [Архангельский, 2003], в которой подробно разобраны вопросы повышения личной эффективности руководителя.
Относительно вопросов эффективности ВУЗа было сразу сформулировано два возможных подхода: "реинжиниринг" и "организационное развитие", выражаясь в принятых в консалтинге терминах. Первый подход, связанный с описанием и формализацией "бизнес-процессов", с последующей их оптимизацией, был признан менее приоритетным - как в силу его трудоемкости (по данным многих консультантов, формализация бизнес-процессов средних размеров предприятия обычно требует около одного человеко-года), так и в силу специфики учебной деятельности. Безусловно, можно построить расписание так, чтобы в нем не было "окон"; можно разрешать студентам уходить с лекции при более чем 15-минутном зафиксированном старостой опоздании преподавателя; проще говоря - можно оптимизировать форму учебного процесса. Что совершенно не гарантирует повышения эффективности содержания, которое на 90% зависит от желания студентов учиться и их усилий в этом направлении.
Таким образом, наиболее рациональным подходом было признано "организационное развитие", т.е. в первую очередь обучение студентов навыкам самоорганизации, привитие соответствующей культуры, выработка "эффективного мышления", и в перспективе - изменение "корпоративной культуры" ВУЗа в целом.
В качестве целевой группы исследования были выбраны студенты первого курса, имеющие наименьший опыт по организации своей деятельности и менее всех отошедшие от школьной парадигмы обучения, в которой на учениках лежит чрезвычайно невысокая доля ответственности за планированию учебной деятельности. Для реализации исследовательского эксперимента в качестве инструментов для сбора информации о существующем уровне сомоорганизации студентов были использованы, помимо экспертного интервью с руководством ВУЗа, групповое фокусированное интервью и анкетированный количественный опрос.
Фокус-группа
Задачами фокусированного группового интервью были поставлены: определение проблем, с которыми столкнулись студенты при переходе из школьной формы обучения в университетскую; отношение студентов к методике планирования своей деятельности; вопрос о том, должна ли у человека быть цель и стратегия своей собственной жизни.
Объектом фокус-группы выступили 6 представителей целевой группы - студентов первого курса. Фокус-группа подтвердила актуальность проблем, обозначенных ректором, и правильность выбранного подхода к повышению эффективности учебного процесса. Например, студенты не знают, чем занять себя во время "окон" в расписании, уходят домой, а на последующие занятия "возвращаться уже лень". Таким образом, студент не владеет инструментами эффективного использования собственного времени безотносительно окружающей обстановки, ответственность за личную эффективность он фактически перекладывает на внешние факторы.
Студенты отмечают, что учеба в ВУЗе - это более интересное и полезное занятие, чем в школе. ВУЗ - это целенаправленность деятельности, большая свобода. Также для ВУЗа характерна большая личная ответственность.
Фокус-группа выявила, что промедление как характеристика организации своей деятельности свойственно студентам. Среди его причин называются лень, желание проверить свои возможности в ситуации нехватки времени. Стоит заметить, что эти данные полностью согласуются с выводами новосибирского психолога Н.Шуховой, сделанными в приложении к старшим школьникам, но практически полностью сохраняющим актуальность для студентов [Шухова, 2000].
Некоторые студенты согласны узнать о методах, которые помогут им избавится от промедления, другие считают уровень организации своей деятельности достаточным и не желают перемен. Планирование своей деятельности видится студентам как нечто, ограничивающее их жизнь и загоняющее в рамки. У студентов отсутствует ясное понятие о грамотном планировании своей деятельности. Планирование воспринимается, как фактор, который жестко привязывает жизнь к конкретным срокам и задачам, что лишает ее спонтанности и, соответственно, привлекательности. У студентов нет понятия о таком виде плана, как просто список задач, желательных к выполнению. Таким образом, имеет место вся совокупность стереотипов о тайм-менеджменте, типичная и для современных менеджеров и специалистов, обусловленная, с одной стороны, жесткостью и негибкостью классического тайм-менеджмента, с другой стороны - незнакомством с современными более гибкими методами, известными в этой области.
Цель жизни видится студентам как нечто абстрактное. В процессе дискуссии о цели жизни выяснилось, что цель присутствует почти у каждого человека. Другое дело, что во многих случаях она не выражена четко. Некоторые респонденты отмечают, что не следует строить конкретных планов достижения своих целей, т.к. когда цель у человека есть, то ему уже на интуитивном уровне известно направление движения, и человек придет к цели автоматически. Некоторые респонденты отмечают необходимость разбиения достижения цели на определенные этапы.
Прозвучали несколько мнений, свидетельствующих о некоторой несознательности студентов в своей деятельности. Например, у одного из респондентов есть цель в жизни, получить определенную профессию, но то направление, на котором он сейчас получает высшее образование, не совпадает с его целью. Получение образования по любимой профессии отложено до момента окончания Вольного института. Некоторые респонденты оценивают свою жизнь как нечто длительное и неограниченное, когда можно успеть все - т.е. фактически имеет место позиция, вполне нормальная для детей дошкольного возраста, но более чем неадекватная для взрослых членов общества.
Анкетный опрос
Анкетный опрос послужил выявлению количественных характеристик самоорганизации деятельности студентов. Вопросы анкеты были составлены на основе данных, полученных в результате двух предыдущих мероприятий по сбору информации: интервью и фокус-группы. Задачи для анкетного опроса выделялись следующие:
* выявить приоритетные жизненные сферы студентов;
* определить имеющиеся у студентов навыки управления личным временем;
* определить проблемы, возникающие у студентов в сфере личного времени;
* определить субъективные оценки студентов относительно эффективности использования их времени;
* определить желание и готовность студентов к приобретению ТМ-методик.
Объем выборки при анкетировании был равен 57 респондентам, что составляет 50% генеральной совокупности. Выборка производилась случайным методом.
Для определения жизненных приоритетов было выделено пять основных сфер: учеба, самообслуживание, отношения с окружающими, домашние дела и обязанности, личное развитие. Респондентам было предложено выбрать из перечисленных те сферы, в которых у них поставлена цель, а затем проранжировать выбранные сферы по важности.
35% респондентов ответили, что цели присутствуют сразу во всех сферах их жизни. 24,6% респондентов имеют цели в 4 сферах. Самая непопулярная сфера - это домашние дела и обязанности. Наиболее часто планируемая сфера у студентов - это учеба, 53,6% респондентов планируют ее в первую очередь. Только у 10,5% студентов количество приоритетных сфер - одна или две.
Ежедневником пользуются 24,6% респондентов. 70% студентов из этой группы используют его, по крайней мере, для записи расписания занятий. 75% респондентов планируют свидания и встречи со своими друзьями. Каждый второй респондент (49,1%) придерживается плана при совершении покупок. Только 12,5% студентов планируют, какие телевизионные передачи они хотят посмотреть в течение недели. Это говорит о том, что большинство студентов подходят к организации своего отдыха необдуманно и заполняют свое свободное время случайными мероприятиями.
Самой частой причиной нехватки времени студенты указывают отвлечение (телефон, внешний шум). Эта причина, выбранная 23,3% респондентов, является признаком отсутствия у студентов умения концентрироваться при выполнении определенной деятельности. Кроме того, можно предположить, что проблема внешних отвлечений является, наряду с проблемой промедления, проявлением другой, более серьезной проблемы - низкой степени мотивации и самоконтроля, обусловливающей неспособность сосредоточиться на малоприятном, но необходимом деле и подсознательную желательность внешних отвлечений. Низкий уровень мотивации, в свою очередь, предположительно может быть вызван "навязанностью извне", чуждостью большинства учебных задач, что вполне естественно для человека, не осознающего своих жизненных целей и потребностей, занимающегося учебой из-за внешнего давления обстоятельств и социальной среды, а не по глубоко осознанному собственному желанию.
Причина "не умею отказывать" выбрана в 17,9% случаев, отсутствие плана на день и неумение выделять приоритеты в деятельности - в 16,1%. Далее в порядке убывания частоты следуют: "трачу время на мелкую работу", личная неорганизованность, долгая "раскачка" в начале каждого дела, "не всегда знаю, что делать".
Для определения удовлетворенности уровнем организации своей деятельности респондентам было предложено ответить, в какой степени им не хватает времени в каждой из жизненных сфер. Полученные данные отражены в таблице.
Сфера жизни Степень "успеваемости", % Успеваю всегда Иногда не успеваю Постоянно не успеваю Учеба 17,9 67,9 14,3 Забота о себе 54,5 36,4 9,1 Общение 35,1 54,4 10,5 Домашние дела 20,4 40,7 38,9 Личное развитие 41,8 43,6 14,5
В сфере учебы мы можем говорить о нормальном статистическом распределении значений: большинство студентов (67,9%) иногда не успевают справляться с задачами по учебе вовремя, две другие группы - "успеваю всегда" и "постоянно не успеваю" составляют по 17,9% и 14,3% соответственно. В сфере заботы о себе ярко выражено "перетекание" времени в зону "успеваю всегда". К этой группе причисляют себя более половины всех респондентов (54,5%). Для сферы общения характерен такой же сдвиг использования времени. Только каждый десятый респондент (10,5%) постоянно испытывает трудности с успеваемостью в этой сфере, а каждый третий (35,1%) "пообщаться" успевает всегда. Сфера домашних дел и обязанностей является единственной, где у студентов существует сдвиг в сторону неуспеваемости. 38,9% респондентов не справляются вовремя с домашними обязанностями, тогда как успешно справляются только 20,4%. На личное развитие всегда хватает времени 41,8% респондентов, постоянно не хватает - 14,5%. Здесь снова наблюдается сдвиг в сферу "постоянной" успеваемости.
Общий вывод из данных об успеваемости по времени следующий: приоритетными для студентов являются сферы заботы о себе, личного развития и общения, тогда как с домашними делами постоянно возникают трудности.
Одним из важнейших является следующий результат опроса: 79% респондентов ответили, что курс тайм-менеджмента будет для них интересен. Учитывая, что человеку редко свойственно объективно оценивать степень своей личной неэффективности (отсюда типичное явление "провел хронометраж - ужаснулся - бросил это шокирующее занятие"), такой результат следует признать достаточно высоким.
ТМ в ВУЗе: на пути к методике внедрения
Экспериментальное исследование
Если материалы предыдущего раздела являются описанием сравнительно завершенного самодостаточного исследовательского результата, то предстоящий раздел - скорее "декларация о намерениях". Основная задача эксперимента, разворачивающегося одновременно с подготовкой этой публикации - исследование влияния курса тайм-менеджмента на качество учебного процесса, а также апробирование и отладка самого ТМ-курса для студентов.
Планируемые за фокус-группой и анкетированием шаги выглядят следующим образом. Из студентов, составляющих объект исследования, формируются две группы. В первой группе, экспериментальной, будет проведен курс по теории и практике тайм-менеджмента. Вторая группа - контрольная, относительно нее будет выявляться динамика уровня влияния ТМ-методик на поведение студентов, в том числе на их успешность в решении их личных задач в рамках заданных сроков и их академическую успеваемость. На основе полученных данных для администрации института будут разработаны рекомендации по оптимальному содержанию ТМ-курса и способам его включения в учебную программу ВУЗа с целью формирования у студентов навыков активного планирования своего времени и жизненных диспозиций. Общезначимые рекомендации, не ограниченные конкретикой Псковского Вольного института, предполагается отразить в публикациях в научных изданиях и на сайте "Организация времени" www.improvement.ru.
Основной гипотезой в эксперименте является утверждение о том, что использование студентами практик тайм-менеджмента повлечет за собой повышение эффективности их деятельности, а также степень удовлетворенности организацией своей личной работы. Объектом эксперимента являются студенты, которые будут использовать методы ТМ для организации своей деятельности. Детерминированными факторами являются распределение бюджета времени студентов и их субъективная удовлетворенность организацией своей деятельности.
Учебный курс тайм-менеджмента
Целью учебного ТМ-курса, как педагогического инструмента, является обучение студентов методам организации своей деятельности, помощь студентам в выработке навыков самоорганизации. Задачи ТМ-курса могут быть разбиты на две основные группы:
1. "Тактическая эффективность": обучение студентов методам планирования, самомотивации, борьбы с ленью, эффективного управления рабочей нагрузкой, и т.п.
2. "Стратегическая эффективность": ознакомление с инструментами личного стратегического планирования, целеполагания, формулирования жизненных ценностей.
Курс предполагается строить на основе авторской программы обучения тайм-менеджменту Глеба Архангельского, в т.ч. с применением разработанного им пособия "Учебный органайзер" или отдельных заложенных в нем подходов. Этот курс состоит из четырех основных этапов:
1. "Персональный управленческий учет" - технологии хронометража, анализа личной эффективности, применения количественных методов для управления личной работой.
2. "Персональное стратегическое планирование" - технологии целеполагания, определения жизненных ценностей и приоритетов, гибкого планирования.
3. "Персональное оперативное управление" - технологии самомотивации, управления рабочей нагрузкой, оперативного планирования и организации личной работы.
4. "Распространение тайм-менеджерской бациллы" - технологии повышения эффективности на уровне учебного коллектива, семьи, команды, фирмы.
Одной из задач эксперимента является адаптация данного курса, изначально разработанного для менеджеров и отлаженного в ходе семинаров и корпоративных проектов, к специфике студенческой аудитории. Основные направления такой адаптации диктуются следующими соображениями:
1. Психологические особенности большинства студентов - актуальность проблем самомотивации, борьбы с ленью и промедлением, неясность жизненных целей. Последнее для человека студенческого возраста авторы склонны признать достаточно естественным состоянием, исходя из которого должны предлагаться не только и не столько технологии достижения целей, сколько технологии их поиска и определения.
2. Социальные особенности положения студента - необходимость поиска работы либо способов создания своего дела. Ни то, ни другое естественное направление размышлений планирующего свою жизнь студента не отражено в стандартных ВУЗовских программах, что и должно быть восполнено курсом тайм-менеджмента, в особенности его разделом, посвященным личному стратегическому планированию.
Оценка эффективности ТМ-курса
Можно выделить три способа сбора информации для сравнения поведения двух групп, экспериментальной и контрольной.
Первый способ - до и после обучения с помощью анкет будет получена информация о том, какие методы организации своего времени используют студенты, и как они оценивают состояние организации своего времени в качественных и количественных терминах.
Второй способ - сбор количественных данных о бюджете времени студентов с помощью самохронометража, до, после и во время ТМ-курса. Одной из задач ТМ-курса является обеспечение студентов такими инструментами управления личным временем, которые позволят им изменить свою деятельность в желаемую сторону и отследить эти изменения с помощью количественных показателей. Важно при этом подчеркнуть, что для каждого студента показатели могут быть индивидуальны - в отличие от многих исследователей советского времени, мы изначально не пытаемся претендовать на общезначимость, нормативность каких бы то ни было количественных показателей, касающихся личной работы. Тайм-менеджмент является технологией, свободно применяемой свободными людьми для изменения тех параметров деятельности, которые важны именно для них - безотносительно того, насколько эти параметры значимы для социальной системы.
Третий способ - экспертные интервью, объектом которых будут преподаватели, ведущие занятия у студентов из обеих групп. Через интервью будут получены точки зрения преподавателей на то, как отличается стиль учебы членов экспериментальной группы от членов контрольной группы.
Заключение
В октябре 2001 года на межвузовской конференции "Человек в условиях становления рыночной экономики в современном российском обществе: проблемы и перспективы" в Санкт-Петербурге по результатам доклада одного из авторов статьи и дискуссии по этому докладу было принято решение: одним из итогов конференции признать вывод о необходимости включения тайм-менеджмента в стандартные вузовские программы обучения. Из сказанного выше видно, что наличие такого курса не просто необходимо и полезно, но может способствовать созданию принципиально новых методов организации учебного процесса, радикальному повышению его эффективности, соответствия его результатов запросам общества и рынка. Надеемся, описанный в статье эксперимент, и сама эта статья, стимулируют непростое, но совершенно необходимое движение научного сообщества и системы высшего образования в направлении выращивания людей, способных к свободе, ответственности и самостоятельному проектированию своей жизни, своего личностного и профессионального развития.

77. Секреты мотивации

Без чего даже самые уверенные в себе люди могут потерпеть неудачу? Конечно же, это мотивация! Мотивация дается нам даром, когда нам хочется что-то делать, и как дорого мы платим в последствии, если в нужный момент нам её не хватило!
Трудно тронуться с места
Существуют определенные ситуации, в которых мы хотели бы иметь мотивацию. Они отличаются от тех ситуаций, в которых нам не хотелось бы ее иметь. Вспомните, как вам хотелось съесть очередную плитку шоколада или четвертую по счету пиццу, или купить что-то совершенно ненужное. В таких ситуациях эту мотивацию следовало бы заменить чем-то другим. С другой стороны, когда вам не хочется чего-то делать, но нужно чтобы это дело было сделано, вам требуется действенная стратегия самомотивации. Вы хотите получить результат, но при этом сам процесс вас не интересует. Это относится к таким ситуациям, как, например, стирка, оплата коммунальных платежей, составление отчета для начальства и другие подобные дела.
Почему же людям так трудно вызвать у себя мотивацию? Ведь, казалось бы, успех, удача, исполнение заветных желаний настолько привлекательны и соблазнительны, что у людей не должно возникать никаких трудностей с получением соответствующей мотивации. Однако, есть поговорка: "Для того, чтобы финишировать первым, нужно сначала тронуться с места". Проблема заключается в том, что большинству людей трудно тронуться с места.
Энтони Роббинс, консультант в области мотивации и автор бестселлеров ("Могущество без пределов" и др.), говорил: "Две вещи служат мотивацией для достижения успеха: вдохновение и отчаяние". Сам Энтони Роббинс познал вкус как финансового успеха, так и глубокого поражения. Именно недовольство своим бедственным положением толкнуло его на то, чтобы изменить свою жизнь.
Достижение и избегание
Вспомните, как вы встаете рано утром. Просыпаетесь ли вы быстро и начинаете одеваться, или вы выключаете будильник и продолжаете дремать? Если вам знакома вторая ситуация, то вспомните, что происходит дальше? Вы даете себе еще несколько минут полежать, рассуждая о том, как бы еще оттянуть момент вставания, постепенно начиная рисовать в воображении картины того, что произойдет, если вы опоздаете на работу. В результате вы вскакиваете, стараясь избежать неприятных последствий.
Наверняка вы можете вспомнить также не одно утро, когда вы просыпались и думали о прекрасных вещах, которые вам предстояло сделать в течение дня.
Ключевым моментом является направление мотивации. Направление может быть к тому, чего мы хотим, либо же от того, чего мы не хотим. На биологическом или физическом уровне каждый человек имеет в себе оба типа мотивации - от боли, неприятности, к приятному, комфорту, успеху. Это два различных стиля мотивации и оба пригодны в различных ситуациях.
Мы получаем мотивацию либо по направлению к успеху, радости, прибыли, либо от поражения, боли, потери. Многие люди применяют одну и ту же стратегию мотивации в различных ситуациях. Например, кто-то не может встать с постели, пока живо не представит себе начальника, грозящегося выгнать его с работы: он будет руководствоваться мотивацией от неприятности, страха увольнения. Скорее всего, и в других ситуациях он будет использовать этот же тип мотивации. Например, он сделает перерыв в работе, когда почувствует усталость, он будет выбирать в друзья тех, кто будет меньше морочить ему голову; он не будет менять место работы, пока не поймет, что та работа, на которой он находится сейчас, ему уже просто невыносима.
Другой человек, проснувшись рано утром, не может дождаться, когда он сможет, наконец, реализовывать свои мечты. Стивен Спилберг говорил: "Я просыпаюсь в таком возбуждении, что даже не могу съесть свой завтрак". Такой человек обычно делает перерыв, чтобы побеседовать с коллегой или выпить чашку кофе после удачного звонка клиенту. Он поменяет место работы, когда подвернется подходящий случай. Он движется по направлению к тому, чего хочет.
Не стоит думать, что тип мотивации достижения более привлекателен, чем мотивация избегания. Когда в комнате становится жарко, вы открываете окно. Если что-то начинает расходиться с вашими представлениями о мире, вы предпринимаете действия, чтобы изменить ситуацию. Это примеры мотивации избегания. Разница в мотивации заключается в том, что, когда мы движемся от чего-то, нам труднее сосредотачиваться на цели впереди нас, поскольку мы должны обращать внимание на то, от чего мы уходим.
Позитивная формулировка цели обычно более эффективна. Когда мы говорим "Я хочу стать богатым", мы понимаем, куда мы движемся и чего мы хотим. Когда мы говорим "Я не хочу быть бедным", то чего же на самом деле мы хотим? Как мы узнаем, что мы перестали быть бедными? Двигаясь к богатству, профессиональному успеху, счастью, мы ставим себе промежуточные цели и отмечаем достигнутые успехи. Когда мы движемся от нужды, безработицы, болезней, мы вновь и вновь возвращаемся мысленно назад, и чем дальше мы уходим от этих проблем, тем слабее наша мотивация к движению вперед.
Союз с нашими ценностями
Мотивация тесно связана с целеполаганием. Мы ставим себе цели, которые важны для нас и отражают наши глубинные ценности. Однако по пути к заветной мечте нас начинают терзать сомнения, страхи и неуверенность.
Существует еще один фактор, действующий на мотивацию человека как катализатор, - его ценности. То, что мы ценим, определяет, чем является для нас жизнь, какие действия мы предпринимаем, от чего, либо к чему, мы будем направляться. На физическом уровне направление мотивации означает отстранение от неприятности или приближение к удовольствию. На уровне мыслей и чувств - отход от ценностей или стремление к ним. Примечательно то, что когда люди утрачивают контакт со своей системой ценностей, они утрачивают мотивацию. Поэтому прежде чем пытаться использовать "техники самомотивации", различные "слоновые задачи" и "методы швейцарского сыра", разберитесь в своих целях, определите, насколько они "навязаны" вам извне, и насколько - реально соответствуют вашим ценностям.
Как мы можем использовать союз с нашими ценностями для повышения своей мотивации?
Ответьте на вопросы: Каковы мои цели? Что для меня важно?
В качестве ответа могут быть и профессиональный успех, и личная жизнь, и отпуск, и новая работа, и отношения с людьми. Когда вы сделаете это, задайте себе три вопроса, относящиеся к каждой из целей:
* Что самое важное в данной цели?
* Что я ценю в данной цели?
* Какое значение эта цель имеет для меня?
Вам может прийти в голову лишь одно слово, например, свобода, безопасность, одобрение. Иногда это может быть фраза, например: достичь того, что другие считают невозможным, доказать что-то самому себе, и т.д. Чтобы это ни было, эти слова определяют ваши жизненные ценности.
Первым уроком, который дают нам те, кто добился успеха, является совет: делайте то, что вам нравится. Однако иногда люди не верят, что можно хорошо зарабатывать, делая то, что нравится. Временами они забывают, что именно им нравится.
Когда вы думаете о прошлом, вы наверняка вспоминаете времена, когда вы ощущали сильную мотивацию, чтобы выжить. А сейчас вы можете изменить направление энергии своего инстинкта самосохранения, чтобы получить возможность использовать его для чего-то большего - вы можете жить той жизнью, которую выберете сами.
Только вам доподлинно известно, что вы любите. Составьте список наиболее радостных событий в своей жизни. Напишите, что вам больше всего нравится делать. Может быть, у вас есть хобби, доставляющее вам истинное удовольствие. Когда вы будете думать об этих приятных событиях, желаниях, попробуйте различить сигналы радостного возбуждения, интереса, отзывающиеся в глубине вашей души. Если бы у вас был миллион долларов, за что вы согласились бы заплатить, чтобы получить возможность делать это?
Сосредоточьтесь на тех, кем вы восхищаетесь: увидьте и услышьте ваших любимых героев и людей, на которых вы хотели бы быть похожими.
Повторяйте это до тех пор, пока не соберете богатой коллекции картин того, что вы делаете с настоящим воодушевлением.
Сотни и тысячи книг о мотивации изданы на Западе. Любой желающий может купить набор аудиокассет или компьютерную программу, которые будут ежедневно воодушевлять, подбадривать и продвигать к успеху. Однако ключ к истинной, непреходящей мотивации лежит в нас самих. Что воодушевляет именно вас каждый день приниматься за свою работу? Какие образы, слова или воспоминания поддерживают вас, когда вы встречаетесь с клиентами, делаете звонки или заключаете сделки?

78. Скорая тайм-менеджерская помощь

Вы уже дошли до состояния,
когда у Вас нет времени,
чтобы решить те проблемы,
которые отнимают у Вас все время?

Вы страдаете и мучаетесь от нехватки времени? Постепенно тонете в возрастающем потоке информации? Медленно умираете от стрессов и перегрузок?
Ваша болезнь зашла настолько далеко, что у вас нет времени заняться ее лечением? Совершенно нет времени на то, чтобы прочитать серьезную книжку по тайм-менеджменту? Тогда эта статья - для вас. Здесь дан список простейших действий, которые должны дать максимум близкого результата минимальным вложением времени и сил.
Здесь не место объяснять, почему ненормально разрываться между тремя телефонами, десятью срочными делами и пятью "нужными ко вчера", дневать и ночевать на работе и забывать, в каком году был последний отпуск. Наша статья - для тех, кто уже осознал, что такое положение дел - это болезнь, которую нужно лечить. Лечить, а не утешать себя мыслями о том, что иначе работать невозможно, что состояние загнанной лошади - естественное состояние делового человека, итд. Все это - не более чем отговорки, помогающие прикрыть свое неумение и нежелание работать по-другому.
Для тех, кто уже осознал пагубность такого стиля работы. Вам остается самое сложное: сосредоточиться и переломить себя, переломить свою инерцию, и от мыслей "как хорошо было бы начать новую жизнь..." (естественно, с понедельника), перейти к действию. Если вы не выделите 2 часа на разгребание завалов с помощью этого алгоритма - вам уже ничто не поможет. Здесь собраны самые быстродействующие и легкоприменимые средства. Поэтому не пожалейте этих двух часов на скорую помощь себе самому. Тогда из реанимации вы переместитесь в больничную палату, и с вами уже можно будет разговаривать о более серьезных способах организации времени.
Обращаю ваше внимание на то, что это руководство, особенно его вторая, "техническая" часть - скорее для аварийных случаев, когда нужно очень быстро навести хотя бы минимальный порядок. Если ситуация не столь катастрофическая, я обычно рекомендую начинать с хронометража и аналитической работы над его данными. Это менее результативно в близкой перспективе, но дает более прочную основу для дальнейшей работы над повышением личной эффективности. Подробную информацию об этом можно найти на сайте "Организация времени" www.improvement.ru, как и обо всем, о чем будет идти речь дальше. Впрочем, основные принципы, которые мы излагаем в этой статье, могут быть вам полезны независимо от степени "аварийности" ситуации.
Психологическая часть
основная задача которой - вправить мозги.
Сначала - несколько основных принципов упорядочения мышления, или ликвидации "разрухи в головах". Они помогут вам взять себя в руки, увидеть свою деятельность и начать ей управлять, а не копошиться в ней как в болоте, увязая все глубже. В конце каждого пункта дается его суть, основной тезис, принцип. Распечатайте несколько экземпляров и повесьте на видные места - пока эти принципы не усвоятся как следует.
Возможно, вы спонтанный и хаотичный человек, и не любите наводить порядок. "Скорая помощь" потребует от вас наведения порядка в некоторых делах. Это не значит, что вам нужно будет сломать себя и стать упорядоченным. Достаточно то небольшое умение упорядочивать, которое у вас все же есть, направить в нужное русло - на то, чтобы упорядочить обзор, контроль и управление своей деятельностью. А в самой деятельности продолжайте оставаться сколь угодно спонтанным и хаотичным, главное - чтобы вы делали спонтанные шаги осознанно, а не просто плыли по течению, барахтаясь в нем.
Обзор и письменная фиксация
Не жалейте времени на письменный обзор проблем. Возьмите большой лист бумаги и выпишите все обстоятельства, все факторы и ресурсы, все дела и задачи. Не ленитесь пользоваться цветными ручками, рисовать графики и схемы, выписывать цифры. Пока вы рисуете - голова думает.
Но самое главное: больше всего человек боится неизвестного. Пока вы не увидели проблему в лицо, во всех тонкостях и подробностях, со всеми самыми неприятными вариантами развития - вы ее боитесь гораздо больше, чем она заслуживает. Не бойтесь ее увидеть - тогда и только тогда вы сможете ей управлять.
То же самое касается и всей вашей деятельности в целом. Пока это непонятный клубок проблем и страхов, неизвестный рычащий лесобормот, смотрящий на вас горящими зелеными глазами из глубины пещеры - вы не сможете с ним справиться. Нарисуйте картину ваших дел и ваших проблем - и тогда только вы хорошо представите себе тигра, с которым предстоит бороться. А может, это окажется всего лишь кошка.
Между прочим, читая этот документ, делайте пометки на полях, переводите его на свой язык. Подчеркните красным то, что сделаете сразу после прочтения. Зеленым или каким-нибудь вашим любимым цветом - то, что можно сделать уже сегодня. Ставьте восклицательные и вопросительные знаки, подчеркивайте, зачеркивайте - только не пытайтесь прочитать "Скорую помощь" и забыть о ней. Тогда лучше вообще не читать - обитание в реанимации тоже имеет свои прелести, которых никто не намерен вас лишать насильно.
Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему - и вы решите ее.
Структурирование внимания
Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Всегда выделяйте и четко осознавайте тот объект, на который здесь и сейчас направлено ваше внимание.
Предсознание может контролировать 7+-2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью...), вы можете держать в поле зрения еще 5-9 - но не больше!
Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Не мешайте ему в этом, и не пытайтесь решать все проблемы одновременно! Пытаясь решить их все сразу, вы не решите ни одной. Займитесь основательно одной, имея в виду несколько, и забыв о всех прочих.
Выделяйте одно - над чем вы работаете; несколько - что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.
Переключения внимания
Всякое переключение внимания с одной задачи на другую требует затрат времени и сил. С другой стороны, слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет. Поэтому необходимо осознанно управлять переключениями внимания.
Крупные дела нужно делать в такой последовательности, чтобы обеспечить максимальное переключение внимания, а следовательно отдых. Например: три часа на встречи, три - на работу с документами, итп. Перемежайте работу за компьютером и без него, подвижную и пассивную.
Наоборот, мелкие дела нужно организовывать так, чтобы внимание переключалось минимально. 6 телефонных звонков по 10 минут, разбросанные по всему рабочему дню, требуют больше времени, чем собранные вместе, в один 60-минутный блок. Собирайте однородные мелкие дела в блоки - сделаете быстрее и меньше утомитесь.
Минимизировать мелкие переключения можно еще одним способом: возвращаясь к мелким делам один раз. Прочитали короткое письмо - ответьте немедленно, начали писать записку - не бросайте, пока не закончите. Для крупных дел может действовать обратная закономерность: если начинается ступор, оставьте дело и переключитесь на другое. Это - крупное переключение, которое благотворно.
Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.
Принятие решений
Ситуация неопределенности удобна и приятна. Можно беспокоиться обо всем, и не принимать на себя ответственности ни за что. Но нельзя слишком долго сидеть сразу на двух стульях - свалитесь с обоих. Поэтому выписывайте альтернативы, взвешивайте обстоятельства и принимайте решения!
Когда вы уходите от решения, вы пытаетесь убежать от проблемы. Это политика страуса, который прячет голову в песок, чтобы не видеть охотника - и думает, что убежал. Не бойтесь увидеть проблему! Нарисуйте ее, напишите возможные пути развития событий, включая самые неблагоприятные. Скорее всего, проблема окажется не такой уж страшной. Подсчитайте все плюсы и минусы, выпишите ваше решение, обведите его в красную рамочку - и не дергайтесь больше, а выполняйте!
Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.
Выполнение решений
Лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно метаться в поисках самого хорошего. Это те же стулья - лучше сидеть на одном неустойчивом, чем на двух устойчивых. Если обстоятельства изменились, и прежнее решение устарело - отмените его, и примите новое (письменно!). Это будет тоже решение, которое тоже нужно будет выполнять. Но это уже не будут безответственные метания туда-сюда.
Еще вы захотите помедлить с выполнением решения. Спросите себя: "Чего я подсознательно хочу избежать, когда оттягиваю выполнение решения?" Осознайте это "что-то", запишите. Перед вами проблема - которую можно и нужно решить.
Как-нибудь мы подробнее поговорим о борьбе с промедлением - когда выберетесь из реанимации. А пока усвойте одно: перед собой нужно быть честным, не нужно писать одно, а хотеть другого. Если вы не хотите выполнять ваше же решение - так и напишите. "По таким-то причинам я не хочу делать того-то, осознавая, что это мне грозит тем-то". Это тоже ваше решение. Если оно вас не устраивает - будьте любезны выполнить предыдущее, забыв о всяких тонкостях и нежеланиях вашей нежной души. Сейчас мы занимаемся шокотерапией, и я хочу, чтобы вы это четко осознавали. Не хотите - никто вас не заставляет, сестра - в морг!
Если делать - то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать.
Управление эмоциями
От того, что вы беспокоитесь о проблеме, она не решится. О проблемах не нужно беспокоиться - о них нужно думать. Не тратить время на переживания по поводу возможных неудач, а тем более - уже случившихся. Делайте выводы и двигайтесь дальше. Представьте самое страшное, что может случиться. Еще страшнее, еще хуже! Выпишите и нарисуйте самые страшные варианты! Когда дойдете до предела - полюбуйтесь получившейся картиной (например, собой любимым в деревянном ящике и белых тапочках), и смиритесь с ней. Теперь вы этого уже не боитесь, а просто рассматриваете возможные варианты развития событий. И думаете - как избежать худших и достигнуть лучших.
Раздуйте страхи - и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.
Управление работоспособностью
Чем сильнее вы загружены - тем больше вам необходим правильный отдых. Главное правило: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не жалейте времени на правильно организованные перерывы, сон и отдых. Не будем сейчас говорить о выходных и отпусках - начните хотя бы с малого. Раз в час обязательно делайте пятиминутный перерыв. Не бойтесь потратить эти пять минут - они с лихвой окупаются.
Во время пятиминутного перерыва, как и во время любого отдыха, не думайте о проблемах. Лучше всего заняться физкультурой, помахать руками и ногами, открыть форточку, умыться. Имейте в виду: отдых - это тоже дело, и когда вы занимаетесь отдыхом, не пытайтесь держать в голове других дел (вспомнили принцип управления вниманием?). Забывайте о всех делах и проблемах перед тем, как сделать перерыв или лечь спать. Это трудно, но этому нужно и можно учиться.
Пять минут отдыха в час - и не пытаться думать в это время!
Техническая часть
основная задача которой - помочь разгрести завалы.
Все, что будет указано дальше, необходимо выполнять письменно - применяя цветные ручки, выдумывая на ходу систему обозначений. В конце каждого абзаца указан документ, который должен появиться. Заведите для этих документов отдельную яркую папку, надпишите ее "Система моей работы", и держите на видном месте. Постоянно обращайтесь к содержимому, изменяйте его, зачеркивайте и добавляйте. Когда разбираться в какой-то бумаге становится трудно - ее стоит переписать, подумав параллельно: можно ли что-нибудь из описанного изменить и усовершенствовать? Отработанные листы складывайте куда-нибудь в одно место - впоследствии они вам пригодятся.
При работе с алгоритмом не обязательно расписывать подробно все, что указано. В первом приближении сделав один пункт, переходите к другому - никто не мешает вернуться, чтобы уточнить и дополнить.
Обзор деятельности
Выпишите на один большой лист бумаги все ваши дела, которые нужно сделать, задачи, которые нужно решить, проблемы, которые висят над головой. По мере возможности группируйте их в кучки по смыслу, но не слишком эти озадачивайтесь. Главное - вспомнить и выписать максимум того, что нужно сделать.
На том же или отдельном листе нарисуйте предстоящий год (от настоящего момента). Это должна быть одна прямая линия с очень грубой разбивкой (по месяцам, самое большее - по неделям). Приблизительно отметьте на этой прямой важнейшие критические точки - события, или сроки, от которых сильно зависит результативность каких-то крупных задач. Например: успеть сдать отчет до конца квартала. Также отметьте те задачи, которые было бы удобнее всего сделать в определенное время. Например: ремонт на даче - летом. Не вдавайтесь слишком сильно в подробности, главное - представить себе ситуацию в целом.
Список слегка сгруппированных дел и грубый рисунок года
Определение направлений деятельности и ценностей
Теперь необходимо структурировать список дел, выделить основные направления деятельности. Подумайте над документом, полученным на предыдущем шаге, и разбейте все дела на 7-8 основных областей - например, "Семья", "Проект Х", "Самообразование". Если на предыдущем шаге дела были достаточно хорошо сгруппированы, просто подпишите названия этих областей другим цветом. Если нет - можно переписать список, или просто установить для каждой области свой цвет и подчеркивать соответствующие дела этим цветом. Главное здесь - утрясти в голове образ деятельности, разбить его на такое количество элементов, которое может контролировать предсознание. Теперь вы будете более свободно ориентироваться в своей деятельности и меньше бояться ее необъятности.
Теперь ответьте себе на вопрос: "Зачем я хочу делать то, что я хочу делать?" Что для вас наиболее ценно и ради чего вы собираетесь решать те или иные задачи? Это могут быть семья, материальный достаток, слава, служение, самосовершенствование... Здесь не важны четкие формулировки и ясная структура, главное - выразить словесно и закрепить на бумаге те базовые ценности, которыми вам хотелось бы руководствоваться в вашей деятельности. Выпишите их на отдельный лист, оставив место для основных направлений деятельности.
Теперь просмотрите ваш список дел, особенно крупных и сложных, и сопоставьте его со списком своих ценностей. Про каждую крупную задачу подумайте: хотите ли вы ее выполнить потому, что ее выполнение работает на ваши ценности, или она навязана вам обстоятельствами, другими людьми, вашим собственным недосмотром? Задавайте себе вопрос: "оно мне надо?" - и вычеркивайте лишнее, или думайте, как избавляться от навязанного. Параллельно с этим уточняйте формулировки основных направлений вашей деятельности. Когда это будет сделано, выпишите их на тот же лист, на котором находится список ценностей.
Далее, на всех этапах планирования своей деятельности, постоянно сверяйтесь с этим списком, уточняя ваши планы, а также дополняя и корректируя сам список.
Список основных направлений деятельности и ценностей
Постановка целей и задач
Теперь нужно вернуться к списку всех дел, и выбрать из него самые важные и крупные. Затем разбить их на более мелкие дела, или задачи (сюда войдет часть оставшихся в неструктурированном списке более мелких дел). Те разбить на еще более мелкие дела, если потребуется. Все это можно оформить как древовидные структуры, или просто в таблице - под каждой целью подписав подзадачи.
Теперь можно просмотреть список целей и задач, и проверить, нельзя ли какие-нибудь из них делегировать. Делегирование здесь понимается широко: это может быть перепоручение кому-то, покупка чьей-то услуги вместо того, чтобы делать самому, итд. Посмотрите на вспомогательные цели (способствующие достижению главных) и подумайте - нельзя ли достичь главных целей другим путем? Например, если достижение главной цели требует покупки и освоения какой-нибудь сложной техники, не проще ли будет купить соответствующую услугу?
Периодически перепроверяйте список своих целей, переделывайте его в зависимости от изменяющихся обстоятельств.
Структура целей, разбитых на задачи и подзадачи.
Расстановка приоритетов
Просмотрите список целей и задач и отметьте их сравнительную важность и срочность. Все дела можно согласно их важности распределить в такую таблицу:

A. Важные и срочные. B. Важные и несрочные. C. Неважные и срочные. D. Неважные и несрочные.
A. Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих - "Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные"...
B. Важные и несрочные. Самые "обиженные", наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В. Присмотритесь к своим делам "А" - может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины? Не тратить массу времени на совещания, а потрудиться внедрить в корпоративную культуру правильные принципы их организации? Инвестировать время в обучение подчиненного, но зато избавить себя от аварийных ситуаций, связанных с его ошибками?
C. Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела "А". Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела "С" создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф.У.Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.
D. Неважные и несрочные. Эти дела нужно "финансировать по остаточному принципу". Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.
Как отделять важные дела от неважных? Гуру менеджмента Питер Друкер говорит, что важен здесь не столько анализ, сколько смелость. Выбор приоритетного - всегда риск. Друкер дает такие принципы расстановки приоритетов:
1. Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое.
2. Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.
3. Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.
4. Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые "надежны" и легко достижимы.
Имейте в виду также правило Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. Концентрируйте внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их записывайте в важные.
Умение отделять важные дела от неважных - одно из важнейших в тайм-менеджменте. Нет ничего проще этого правила, но ему сложнее всего следовать. Никакие теоретические объяснения этому не научат - пробуйте, оценивайте, задействуйте интуицию - и через некоторое время вы будете выделять важнейшее почти автоматически.
Дела, "разбросанные" по таблице важности-срочности, полезно держать перед глазами, составляя план на год и на неделю. Можно ввести обозначение для каждого типа дел (цветом, количеством восклицательных знаков...), и подписать на схеме целей. Можно еще раз подумать о делегировании, особенно касательно срочных, но неважных задач. Особое внимание обратите на то, что здесь идет речь не о масштабности задач, а о важности. Т.е. даже мелкое дело может быть очень важным и срочным (а значит приоритетным), если выполнение его именно сейчас предотвращает большие убытки в будущем.
Таблица распределения задач по приоритетности
Планирование на год
Нарисуйте (лучше на клетчатой бумаге) более подробный рисунок предстоящего года (считая от настоящего момента). Изобразите год в виде прямой. Детальность разметки может быть разной: для более загруженных месяцев подневная, для менее загруженных - понедельная.
В списке целей и задач для каждой цели подпишите критические сроки, от которых сильно зависит результативность, и обозначьте их на графике. Выделите в каждой цели наиболее крупные и серьезные задачи, а также небольшие, но критически важные (когда небольшое вложение усилий сейчас предопределяет значительные изменения впоследствии). Исходя из критических сроков, приблизительно распределите дела по графику (чем ближе к настоящему моменту, тем точнее это нужно делать). Делайте это, сверяясь с таблицей приоритетов.
Если дел ощутимо больше, чем позволяют сделать сроки и ресурсы, пересматривайте список целей - отсеивайте, делегируйте. То, что можно отложить без большого вреда на более далекую перспективу - откладывайте.
Имейте в виду, что получившийся план года нужно будет пересматривать на год вперед каждую неделю или каждый месяц (отсчитывая год каждый раз от момента планирования - т.е. методом скользящего планирования). Поэтому не пытайтесь сделать его слишком детальным и точным - обращайте особое внимание только на ближайшие несколько недель. Если у вас не так много проектов, жестко привязанных к времени, то это может быть даже не план на год, а просто список важнейших проектов в порядке приоритетности.
План дел на год
Планирование на неделю
Нужно сделать то же самое, что с годом. Для этого удобно изобразить неделю в виде одной прямой, разбитой на части дней (утро-день-вечер), особо важные дни можно разбить более детально - на часы. Обычно используемые двухмерные графики (дни в строчку, часы в столбик) здесь менее удобны, так как не дают такого хорошего обзора недели как сквозного целого, канала, по которому непрерывным потоком идут корабли дел.
Из годового графика выпишите дела, которые вы привязали к ближайшей неделе. Если есть необходимость, можно структурировать их более детально, чем это сделано в схеме целей.
Определите критические моменты недели, особо важные для выполнения каких-либо дел. Распределяйте дела по неделе так же, как вы делали это с годом. Не пытайтесь распланировать все слишком детально. Обязательно оставляйте резервы, нераспланированные участки, особенно в те моменты, в которые наиболее вероятны какие-нибудь непредвиденные обстоятельства. Количество таких незанятых участков должно составлять до 40% времени.
И на уровне недели, и на уровне дня старайтесь поставить важнейшие дела раньше менее важных. Лучше пусть будет сделано одно важное дело и не сделано одно неважное, чем оба будут сделаны кое-как или недоделаны.
Наконец, каждый день вечером просматривайте и уточняйте недельный план, и выписывайте на отдельную бумажку все дела на завтрашний день. При этом желательно распределить их по убыванию важности, и выполнять в том же порядке. Не жалейте на это нескольких минут - такая работа упорядочит дела в голове, и вы вовремя вспомните о нужном и сумеете отдать предпочтение важному.
План на неделю и список задач на день
Техника личной работы
Сейчас у вас нет времени на то, чтобы навести хороший порядок в ваших документах, книгах и прочих важных источниках информации. Но для начала можно простейшим образом упорядочить их по приоритетности, что вложением 20-ти % усилий даст 80% порядка.
Все места вашей активной работы (письменный стол, содержимое компьютера) должны быть разделены на три основных области. Первая, наиболее близкая и поддерживаемая в порядке - область для критически важной информации. Например, центр рабочего стола, "Рабочий стол" компьютера. Вторая по важности область - для информации второй степени важности и срочности. Например, окраины стола и папка "Мои документы" компьютера. Третья область - для менее важной информации, это могут быть ящики стола, другие папки компьютера, итд. Не так важно поддерживать порядок внутри областей, но важно четко разделить между собой эти три области, чтобы важную и срочную информацию вы без проблем могли находить быстро.
В первую область положите бумаги, касающиеся ближайшего и важнейшего дела. Во вторую - вашу яркую папку "Система моей работы". И не забывайте в нее заглядывать регулярно!
Рекомендации по применению "Скорой помощи"
Необходимо отметить, что ко всем вышеприведенным рекомендациям нужно относиться творчески, особенно в том, что касается технических средств организации личной работы. Например, если я говорю "выпишите на лист формата А4...", не нужно меня понимать слишком буквально. Это вполне может быть, например, доска на стене кабинета, на которой можно нарисовать все необходимое цветными маркерами. Очень пригодятся также разноцветные постеры, которые удобно наклеивать на эту доску, или на график года, нарисованный на большом листе ватмана. Экспериментируйте, пробуйте - разных способов множество, и только вам выбирать из них наиболее подходящие именно для вас.
Отдельного замечания заслуживает тот случай, когда у менеджера есть секретарь. Не пытайтесь переложить на секретаря работу по упорядочиванию основных направлений вашей деятельности. Только вы можете определить ваши цели и задачи, расставить приоритеты. Секретарь может вам в этом помочь, но не сможет вас заменить. Не жалейте времени на обзор своей деятельности, даже если сначала выписывание, переписывание, вычеркивание и занесение в таблички покажется вам слишком рутинным и неинтересным делом. Вы пишете - голова думает.
Напоследок остается лишь заметить, что этот вариант "Скорой помощи" очень сырой, безусловно нуждается в доработке и развитии. Поэтому автор с благодарностью примет любые пожелания и предложения относительно текста, с которым Вы познакомились.
Post Scriptum
Просматривая еще раз Техническую часть "Скорой помощи", решил сделать следующее дополнение. Не исключено, что мои рецепты того, как лучше упорядочить ваши дела, вам совершенно не помогли, и вообще никуда не годятся. Легко говорить "особое внимание сосредоточьте на... отсеивайте, делегируйте...", а попробуй-ка сам отсеять, делегировать и сосредоточить на. Советовать - не делать, много ума не надо.
Но вы по крайней мере попытались заняться этим вопросом, что-то сделать с организацией своего времени? Так почему бы вам не составить свою собственную "Скорую помощь", для самого себя? Почему не набросать тезисы под заголовком "Как я хочу разгрести свои завалы"? Зачем вам для этого чьи-то советы? Вы в этой статье почерпнули существенно много нового по сравнению с вашим обычным здравым смыслом?
Короче говоря, пока вы сами не начнете работать над тем, как вам организовать ваше время, никакая скорая помощь, в том числе моя, вам не поможет. Все зависит только от вас, от вашего желания и воли.
Спасение утопающих - дело рук самих утопающих!
Повторение: главные принципы устранения "разрухи в головах":
Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему - и вы решите ее.
Выделяйте одно - над чем вы работаете; несколько - что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.
Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.
Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.
Если делать - то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать.
Раздуйте страхи - и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.
Пять минут отдыха в час - и не пытаться думать в это время!

79. Японская система Кайдзен и персональная организация времени

Книги и материалы о стратегиях Кайдзен начали публиковаться на английском языке с 1995 года. Несмотря на заверения Европейского Японского центра о том, что знания о системе Кайдзен на Западе распространены достаточно широко, указанные материалы были написаны не японскими, а западными специалистами и давали весьма поверхностное понимание подхода Кайдзен. [3, с. 1 - 174].
Появление в 2004 и 2005 годах перевода на русский язык двух книг о Кайдзен - "Кайдзен: ключ к успеху японских компаний" и "Гемба Кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества", написанных японцем - Масааки Имаи, дают более глубокие знания о системе и позволяют применять ее идеи к организации времени. (См. рецензию в газете "Коммерсант. Деньги", № 17, май 2005 г.)

Кайдзен - это разработанный в Японии подход к организации деятельности, основанный на:
* здравом смысле;
* самодисциплине;
* порядке;
* экономии.
Такой подход во многом совпадает с современной позицией технологий организации собственной деятельности человека во времени. Так:
* здравый смысл включает в себя опору на реальность;
* самодисциплина выражена в нормах и расписаниях;
* порядок представляет собой процесс деятельности, подвергнутый реинжинирингу и упорядочению;
* экономия находит отражение в устранении потерь времени.

Что такое реальность? Реальность может быть измерена показателями, производительности, качества и др. Но что делать с этими показателями?
Подход к организации времени с точки зрения Кайдзен - это использование и анализ статистических данных. Такая методология требует, чтобы изучаемые ситуации и проблемы были выражены в численной форме. Благодаря этому Вы привыкаете работать с достоверными данными, не руководствуясь интуицией и внутренним голосом. Решая статистическую проблему, при сборе данных приходится все время обращаться к ее источнику, такой подход способствует формированию процессного мышления.
Опора на реальность предусматривает избавление от иллюзий, что в результате наших усилий, мы, возможно и не так, как хотелось, но все же продвигаемся вперед. Отсутствие четких сроков, ясных нормативов, подмена твердых планов сомнительным предвидением создает самообман [5].

К примеру, в этом месяце было много праздничных дней, нас подвели погодные условия, мы не получили в срок материалы от поставщиков - это типичные отговорки и оправдания провалов в сочетании с оправданием, мол: "Все мы люди".

У нас имеется арсенал стереотипных реакций для объяснения того, почему наш образ жизни, стиль поведения и мыслительные модели не дают желаемых результатов.
Оправдания служат для формирования уверенности в будущем, как компенсации сегодняшних неудовлетворительных результатов.
Чтобы изменить показатели деятельности следует приложить усилия к улучшению течения самого процесса. Для этого необходимы метрики и стандарты (эталоны) - как для процессов, так и для результатов.
"Если мы имеем дело с совершенствованием (improvement), нам следует работать с показателями, ориентированными на процесс" [1, с.72].

Процессный подход к деятельности предполагает в поисках причин возникновения проблем обращать внимание на всю цепочку процедур, составляющих процесс. Для этого используют технику многократного повторения вопроса: "Почему?", - так можно выявить последовательность обстоятельств, одно из которых будет определяющим.

Пример.
Почему произошла задержка публикации статьи?
Потому что работа над статьей не была завершена в срок.
Почему статья не была готова к назначенному сроку?
Потому что работа над статьей прервалась и не была продолжена в срок.
Почему работа была продолжена позже назначенного срока?
Потому что первичный экземпляр с внесенными поправками не был доступен для обработки в офисе в понедельник.
Почему экземпляр не был доступен?
Потому что автор работал с ним на выходных и оставил на даче.
Почему автор оставил статью на даче?
Потому что там был нарушен порядок.

Таким образом, причиной, которая привела к задержке публикации, оказалось нарушение порядка. Устранить причину возможных задержек, в данном случае, означает навести порядок. Напомним, что порядок - одно из основных положений методики Кайдзен.

В концепции Кайдзен акцент делается на "человеческий фактор" - на то, что люди постоянно должны изыскивать возможности для улучшения своей деятельности.
Таким образом, Кайдзен интересен для персональной организации деятельности следующими составляющими:
* ориентацией на процесс, а не на результат;
* использованием статистических данных при анализе деятельности и принятии решений;
* применением циклов поддержки существующего уровня деятельности и внесения изменений (циклы SDCA: стандартизуй - выполняй - проверяй - воздействуй и PDCA: планируй - выполняй - проверяй - воздействуй).
Любая деятельность - это фактически последовательность процессов. Описание деятельности человека в виде процессов и их составляющих помогает более глубокому пониманию сложившейся ситуации - того, что с ними в действительности происходит.
Построение процессов деятельности и их составляющих - это наилучшее решение в свете понимания того, что произойдет в будущем. Правильно построенная последовательность действий становится базой для реальных планов.
Процессы представляют собой полные и цельные потоки работы. Их можно описать на различных уровнях детализации (процедуры, задачи, операции), но они всегда имеют начало, определенную последовательность шагов и четко определенное завершение.

Мы определяем процесс [6].
Процесс - логичный, последовательный, ограниченный по времени набор взаимосвязанных процедур, который потребляет ресурсы и обеспечивает специфичный результат, который чаще всего размыт во времени. Процесс описывает алгоритм выполнения мероприятий, с учетом их логической и временной упорядоченности.
Возможно выделение подпроцесса - части процесса, которая выполняет специфическую роль в обеспечении функционирования основного процесса.
Процедуры - действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса. Процедуры описываются в алгоритмах исполнения. Алгоритмы содержат перечень задач, которые решаются в рамках процедуры. Процедуры также определяются стандартами их выполнения.
Задачи - отдельные элементы процедуры.
Операции (действия) - самая мелкая составляющая деятельности, имеющая наиболее простую и конкретную форму; кратчайшая по времени составляющая процесса, не подлежащая дальнейшему дроблению.

Определив, какое событие считается началом процесса, а какое - его завершением, можно оценить продолжительность всего процесса.
Для описания ПД используют следующие шаги [6]:
- инвентаризация существующей информации (сбор и обработка);
- определение и изучение текущих процессов (выделение отдельных процессов, распределение их по основным группам, краткое описание каждого процесса);
- выбор процессов, которые нуждаются в документировании (по критериям: периодичности выполнения процесса, его временного объема, требуемой результативности, финансовой значимости, отношения к жизненным ценностям);
- утверждение уровня детализации последующего документирования (определение того, будут ли документироваться операции (действия) или достаточно фиксировать выполнение задач, или даже процедур, определение метрики документирования);
- выбор методики документирования (общий обзор процессов, принципиальная и детальная схемы процесса, схема управления процессами).

Документировать, описывать процесс бесполезно, если в нем самом содержится много нарушений и вариабельности [4].
Кайдзен рекомендует сначала стабилизировать процесс:
1. осознать, что из составляющих процесса обязательно, а что лишнее, и отказаться от ненужных элементов;
2. упорядочить оставшиеся мероприятия, т.е., возможно, переформировать последовательность процедур, задач и операций;
3. полученную упорядоченность проверять и корректировать ежедневно;

<< Пред. стр. 21 (из 34) След. >>

Список литературы по разделу