<< Пред. стр. 31 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу
Каждая из перечисленных групп источников информации имеет свои особенности сбора и обработки информации. Первая из них (ИНФОРМАЦИЯ РЕАЛЬНОГО ВРЕМЕНИ) требует от "ловца информации" состояния постоянной готовности к извлечению и фиксации нужной информации. Многие писатели, ученые, изобретатели всегда имеют при себе специальный блокнотик.
КАРТОЧКА 22. Из картотеки И.Л.Викентьева (Санкт-Петербург).
"В России он (Солженицын - М.Р.) никогда не выходил из дома без записной книжки в кармане. Он заносил в нее фразы, красочные выражения, подслушанные на улице, записывал свои встречи, разговоры, споры с властями. У него есть целые тетради, заполненные пословицами и поговорками."
"Дружба народов", 1990, N 5, стр. 203.
Вторая группа источников информации - ПЕРИОДИЧЕСКИЕ ИЗДАНИЯ. Эта информация тоже должна отбираться достаточно оперативно, желательно, в день поступления. Наиболее интересные издания необходимо выписывать. Характер и направленность периодических изданий сейчас быстро меняется - трудно что-то советовать. Можно, например, отметить еженедельник "Аргументы и факты", газету "Комсомольская правда", журналы "Химия и жизнь", "Энергия", "Наука и жизнь", "Знание - сила", "Техника - молодежи". Полезны и детские издания, например, "Юный техник", "Юный натуралист" и др. (см. карточки 5, 7 и 9 в этой статье).
По ходу чтения интересная статья в газете или журнале отмечается карандашом (или ручкой), подчеркиваются наиболее важные места. На полях можно делать краткие комментарии - это поможет потом вспомнить заинтересовавшую Вас мысль. Дальнейшая судьба отмеченной информации может быть различной. Часть заметок и статей при повторном просмотре вырезается. При этом ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо надписать на полях (или на карточке, если вырезка сразу же наклеивается) название издания, год, номер, дату, страницу. Часть информации при повторном просмотре может Вас не заинтересовать на столько, чтобы ее вырезать.
Чтение статей с карандашом в руках полезно и в том случае, если Вы и не вырезаете статьи из журнала - Ваши отметки помогут найти нужные места в будущем.
Технология работы с журналами существенно зависит от того, оставляете Вы журналы или выкидываете после прочтения и проработки. Многое, конечно, зависит от Ваших возможностей сохранять годовые подписки журналов. Если принято решение сохранять журналы, то удобно формировать "путеводитель" по журналам - выписывать координаты наиболее интересных статей и их суть.
Возможен и промежуточный вариант: краткие сообщения вырезаются и наклеиваются на карточки, а журнал в целом (со статьями) сохраняется. В этом случае есть опасность: журнал, даже с одной небольшой вырезкой имеет повышенную тенденцию к исчезновению.
Если Вы решили выдирать интересные статьи, то возникает та же проблема: сохранить статью полностью или хранить только вырезки из нее. Вырезки можно компактно уместить даже на одной карточке, но при этом может оказаться потерянной какая-то информация, которая при первом чтении показалась не столь важной. Удобно составлять краткий конспект статьи на одной карточке, сохраняя сами статьи в папках.
ЛИЧНАЯ БИБЛИОТЕКА. Книги из личной библиотеки, как и периодику, желательно заказывать по плану издательств или "Книжному обозрению". Остальные книги придется приобретать в магазинах. Как отобрать хорошую книгу?
Лучше всего обращаться к "первоэтапным" книгам, а не пересказам "толкователей". Г.С.Альтшуллер рекомендует не спешить с чтением популярной в данной момент литературы, а обратиться к ней через пару лет, если, конечно, к этому времени об этих книгах еще не забыли. "Чтобы оценить книгу или объемную статью, - делится своим опытом И.Л.Викентьев, - использую прием А.А.Любищева: открывая оглавление, нахожу раздел, в котором понимаю больше всего, и просматриваю его. Нельзя в полной мере верить аннотации, введению или изложенному в первой главе! Аннотация и введение часто преследуют рекламные цели, а первые главы, как правило, написаны лучше всего - автор еще просто не успел устать..."
Над приобретенными книгами затем вершится "суд". Оставлять необходимо только самое нужное. Иногда, чистке личной библиотеки способствуют переезды. Время от времени полезно проводить мысленный эксперимент: что бы Вы стали спасать из книг в первую очередь в случае пожара или наводнения? Если книги сомнительной ценности жалко выбрасывать или сдавать в букинистический магазин сразу, то в начале складывайте их в каком-нибудь дальнем уголке на балконе, в кладовке или гараже. "По сути дела, - отметил Ю.П.Саламатов, - моя библиотека - это сортировка, сито - динамичная, обновляющаяся, но содержащая также некий костяк, фундамент."
РАБОТА С КНИГОЙ: КАРАНДАШ, ПОДЧЕРКИВАНИЕ, КОНСПЕКТИРОВАНИЕ, ВЫПИСКА ЦИТАТ
Не забывайте о художественной литературе, даже если Вы заняты узкоспециальной темой. Это не только сделает Ваше мышление более гибким, объемным, но и, вполне вероятно, поможет найти интересный пример по Вашей теме.
Например, при подготовке к занятиям по теме ведения личных картотек весьма полезной может оказаться книга И.Ильфа и Е.Петрова "12 стульев". И действительно, без картотеки ордеров, по которым распределялась изъятая мебель, Бендер не отправился бы в поиски драгоценных стульев, ему вдогонку не помчался бы отец Федор и вообще, не произошла бы вся эта история с сокровищами мадам Петуховой. Ее истинный герой - Варфоломей Коробейников, сохранивший картотеку, а не обманувший его Остап Бендер. Впрочем, история очень характерная: желающих воспользоваться информацией, как правило, гораздо больше, чем тех, кто готов ее собирать.
При оформлении картотек лично я стараюсь обходиться без сокращений, но многие их успешно применяют. Например, И.Л.Викентьев заносит полное название книги только в алфавитную книжечку. При оформлении карточки вместо названия книги указывается только первая буква фамилии автора или названия книги и порядковый номер на соответствующей странице алфавитной книжки. Важно только не потерять эту драгоценную книжечку.
Немного О НЕОБХОДИМОСТИ ТОЧНЫХ ССЫЛОК. В одном из полученных мною писем была отмечена важная проблема - ложность информации: "Пришлось всю (практически) картотеку сдать в макулатуру... зачем тогда точная ссылка, если информация все равно приблизительная?" На мой взгляд, ответ очевиден. Точная ссылка для того и нужна, чтобы можно было узнать первоисточник информации, отвечающий за ее правдивость и точность. Еще одна важная функция точной ссылки: с интересной информацией можно познакомиться подробнее, уточнить интересующие детали.
КАРТОТЕКА БЕЗ ТОЧНЫХ ССЫЛОК ПОДОБНА РЕКЛАМЕ БЕЗ АДРЕСА И ТЕЛЕФОНОВ. ТОЧНАЯ ССЫЛКА - ЭТО ТО, ЧТО ОТЛИЧАЕТ НАСТОЯЩУЮ КАРТОТЕКУ ОТ СЛУЧАЙНЫХ ЗАПИСЕЙ
Проблема ошибочности, ложности информации, безусловно, существует. Самый простой способ ее решения - ориентироваться на издания и авторов, которым доверяешь. Более трудоемкий способ - сбор информации на одну тему из независимых источников. В моей картотеке, например, несколько десятков статей об уменьшении озонового слоя Земли, и три - о том, что ничего подобного не происходит. Какая-то из этих двух позиций, по всей видимости, ошибочна. Приходится искать ответ для себя на основе анализа публикаций - не заниматься же измерением толщины озонового слоя самостоятельно.
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ТЕМА!!!
Карточки с ошибочной, ложной информацией не обязательно сдавать в макулатуру. Из них можно, например сформировать картотеку ошибочной информации для изучения закономерностей и основных причин появления ложной информации - тоже интересная и важная исследовательская тема. Ссылки на Ваших карточках помогут лучше раскрыть механизмы образования ложной информации.
ОБЩЕСТВЕННЫМИ БИБЛИОТЕКАМИ пользуются, как правило, для целевого поиска информации, реже - для просмотра периодической литературы. Для регулярного просмотра можно рекомендовать, например, реферативные журналы. В них кратко излагается суть наиболее интересных книг, статей, патентов - нет необходимости "рыться" по всей специальной литературе. Рефераты, как правило, заметно опережают появление научно-популярных статей на ту же тему. По реферативным журналам удобно определять ведущих авторов и наиболее интересные издания по изучаемой теме.
Особенность работы в библиотеке - необходимость более подробного конспектирования. Не забывайте о ссылках по ходу конспекта с точностью до страницы. Обычно в библиотеках бывает возможность снимать копии - пользуйтесь этим для пополнения своей картотеки.
КРИТЕРИИ ОТБОРА ИНФОРМАЦИИ. Практически все, кто ответил на анкету о ведении личной картотеки, отметили один универсальный, доступный и, на первый взгляд, очень простой критерий - СТЕПЕНЬ ИНТЕРЕСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ. Представьте себе, что лет двадцать назад Вы потеряли шифр от сейфа с деньгами в швейцарском банке. Двадцать лет Вы мучительно вспоминаете шифр, Ваша жизнь превратилась в сплошную пытку. И вот однажды, после скромного завтрака, заменяющего Вам обед, Вы случайно бросаете взгляд, например, на индекс старого, помятого журнала и мгновенно вспоминаете СВОЙ (нет сомнений, это именно он!) ШИФР.
Я вполне могу допустить, уважаемый читатель, что у Вас еще нет счета в швейцарском банке. И все же, постарайтесь представить чувства, которые Вы испытали бы в этот момент. Если нечто подобное Вы ощущаете при чтении очередной заметки или статьи - сразу же заносите шифр... то есть не шифр, конечно, а информацию из статьи в свою картотеку. Со временем Вы убедитесь, что даже одна вырезка типа заметки Карутерса из картотеки В.И.Вернадского (см. карточку 1) может оказаться дороже любых денег.
Еще один универсальный критерий отбора информации - наша память. Если, например, при повторном просмотре картотеки Вы не вспомнили с первого взгляда суть очередной карточки, то стоит задуматься: нужна ли она для Вашей картотеки?
ГЛАВНЫЕ КРИТЕРИИ ОТБОРА ИНФОРМАЦИИ:
- ЯРКОСТЬ И НЕОЖИДАННОСТЬ;
- НЕ ЗАБЫВАЕТСЯ СО ВРЕМЕНЕМ.
Иногда в картотеку отбирается информация, которая противоречит общепринятым убеждениям. В дальнейшем она может стать источником новых разработок.
ТРИЗ-ТРТЛ позволяет частично снизить субъективность отбора информации в личную картотеку за счет использования некоторых универсальных законов решения творческих задач: близость решения к идеальному, использование ресурсов, высокая эффективность при преодолении противоречий, любопытное сочетание приемов, использование новых явлений и эффектов.
Например, Ю.В.Горин (г.Баку), отвечая на вопрос о наиболее интересном изобретении из его картотеки, рассказал об оригинальном решении трудной задачи. Нужно перевозить в вагонах тяжелые детали (ротор электродвигателя), установленные на подшипниках. При этом шарики выдавливают небольшие ямочки. Сами по себе эти ямки очень маленькие, но точность установки подшипников не допускает даже такие небольшие углубления. Как исключить образование ямок?
Решение очень простое. При движении вагона на стыках рельс возникают толчки. Сделали простое приспособление, которое за счет этих толчков медленно вращало ротор в одном направлении. Ямочки не успевали образоваться.
Решение очень близко к идеальности (все происходит само собой); используются ресурсы - толчки от колес.
5. ФОРМА ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
Единицей хранения информации в картотеке может быть: вырезка из статьи, карточка, лист бумаги, выдернутая или переснятая статья, конспект, тетрадь, журнал, запись в памяти ЭВМ. В зависимости от типа карточек изменяется и форма картотеки. Это может быть ящик для карточек, папки для бумаг и статей, блокноты, базы данных на ЭВМ.
Одно из главных требований к карточке - легкость чтения текста. Это естественное требование не всегда выполняется, если не используется печатающая машинка.
ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ КАРТОЧЕК КРАЙНЕ ЖЕЛАТЕЛЬНО ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПЕЧАТАЮЩЕЙ МАШИНКОЙ. УМЕНИЕ ПЕЧАТАТЬ НА МАШИНКЕ ВАЖНО ДЛЯ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОГО ТРУДА.
От формы хранения информации во многом зависит ее эффективность. Перепечатанный или вырезанный материал (статьи, заметки) удобно хранить в папках. Папки, лежащие (или падающие) друг на друге - настоящее бедствие.
Нужно иметь возможность легко снять с полки любую нужную папку. Для этого можно рекомендовать уголок из жести, подпирающий папки, как показано на рисунке.
По способу накопления информации можно выделить два типа личных картотек: с предварительным накопителем и без него. В первом случае в накопитель попадает вся понравившаяся информация без ее классификации. Через какое-то время карточки из ПАПКИ-НАКОПИТЕЛЯ пересматриваются и раскладываются по ТЕМАТИЧЕСКИМ ПАПКАМ (см. карточку 2). Часть карточек остается до выяснения в накопителе, а часть - выкидывается. Недостаток такой системы: одну и ту же информацию невозможно (без снятия копии) поместить одновременно в папки с разной тематикой.
Другой вариант ведения картотеки - последовательный (без предварительного накопления) сбор карточек по мере их поступления. Например, С.С.Литвин наклеивает вырезки или выписывает информацию в блокнот по мере ее отбора. Каждая карточка (вырезка или наклейка) получает двойной номер: номер блокнота и порядковый номер информации в блокноте. Одновременно формируется РУБРИКАТОР, в который записываются номера карточек по темам. Одна и та же карточка может таким образом попадать сразу в несколько разделов рубрикатора. Большие материалы (журнальные статьи и пр.) хранятся в отдельных папках, а в блокноте дается только ссылка на соответствующую папку. Недостаток такой системы ведения картотеки:
* из нее не выкинуть не нужную информацию;
* на лекции приходится брать весь блокнот (или несколько блокнотов), если даже нужны всего две-три карточки.
Это неудобство устраняется, если последовательно поступающую информацию фиксировать не в блокнотах, а на карточках (например, на перфокартах для ЭВМ). Например, в картотеке Ю.С.Мурашковского все поступающие карточки нумеруются и складываются в коробке. Информация о карточке (номер коробки и порядковый номер карточки в коробке), как и картотеке С.С.Литвина, заносится в соответствующий раздел рубрикатора. При этом сохраняется возможность "фильтровать" картотеку или извлекать из нее нужную карточку на время проведения занятий или лекции. Недостатки есть и у этой системы ведения картотеки. Дело в том, что в рубрикаторе записаны только шифры карточек (их порядковые номера в соответствующей коробке), а по ним невозможно вспомнить суть карточки и решить: подходит она для нужной темы или нет. Приходится по шифру находить карточку, просматривать ее, класть на место и снова обращаться к рубрикатору...
Подобного недостатка нет у картотек, которые ведутся на компьютере. При формировании базы данных каждая информация помечается признаками. При поиске информации выделяются нужные признаки и просматриваются карточки только с этими признаками.
КАРТОЧКА 23. Из компьютерной картотеки фирмы "Петро-ТРИЗ". А.Горбовский, Ю.Семенов "Закрытые страницы истории", Москва, "Мысль", 1989, стр. 179.
Халиф Хаким любил, переодевшись в платье простолюдина, бродить по ночному Каиру. Как-то во время одной из таких прогулок ему повстречались десять вооруженных людей, которые узнав халифа, стали просить у него денег. Час был поздний, место глухое и пустынное, просьбы их грозили вот-вот перерасти в требование, и неизвестно, какая бы участь постигла тогда Хакима. Но халиф прежде всего был политиком, и его спасло это.
- Разделитесь на две группы - предложил он, - и сражайтесь. Те, кто победит, получат награду. Услышав эти слова, они тут же обнажили мечи и стали сражаться между собой. Уцелевших халиф снова разделил на две партии, увеличив обещанную награду, и повторял это до тех пор, пока девять человек из десяти не оказались убитыми. Держа свое слово, халиф швырнул оставшемуся победителю горсть золотых монет. Но едва тот наклонился, чтобы поднять их, как халиф выхватил меч и зарубил его.
Повелитель правоверных вовремя вспомнил древний принцип "разделяй и властвуй".
Эта карточка в электронной картотеке имеет несколько ключевых слов ("социальные изобретения", "приемы", "разделение", "система-антисистема", "стандарты"), по которым ее можно очень быстро отыскать в компьютере.
Дополнительное удобство компьютерных картотек - из базы данных нужный пример можно вставлять прямо в текст будущей статьи.
К сожалению, ЭВМ не могут полностью заменить бумажные картотеки - слишком долго переносить тексты статей и заметок в память компьютера. По всей видимости, в электронную картотеку имеет смысл заносить только ключи, одно-два смысловых предложения и точную ссылку, а саму вырезку хранить в обычной папке.
6. КЛАССИФИКАЦИЯ И ПЕРЕРАБОТКА ОТОБРАННОЙ ИНФОРМАЦИИ
В развитии личной картотеки можно выделить три периода:
1. НАЧАЛЬНЫЙ ПЕРИОД. Информация собирается сравнительно медленно (менее 10 карточек в месяц). Картотека не велика и еще практически не используется. Информация не классифицируется и не обрабатывается.
2. ПЕРИОД ИНТЕНСИВНОГО НАКОПЛЕНИЯ. Часть карточек "увядает" уже в самом начале сбора картотеки. Другая часть вступает в период интенсивного пополнения (10 - 100 карточек в месяц на одну тему). Толчком к переходу ко второму периоду могут быть внешние и внутренние факторы. Внешним фактором, например, может быть начало работы над новой темой. Внутренний фактор - обнаружение в картотеке захватывающей идеи, гипотезы, закономерности.
Примерно с середины второго периода из-за быстрого увеличения объема картотеки приходится вводить КЛАССИФИКАЦИЮ.
3. ПЕРИОД НАСЫЩЕНИЯ. Этот период наступает после того, как общее число карточек (вырезок, выписок и т.п.) превысит 500-1000 ПО ОДНОЙ ТЕМЕ.
Заканчивается работа над темой, отбор карточек сокращается, да и сама информация начинает дублировать уже имеющуюся. С разросшейся картотекой, даже при наличии классификации, трудно работать. Невольно повышается строгость отбора: если на первом этапе вполне закономерно попадает много лишнего, то на третьем - отбрасываются даже сравнительно любопытные карточки, если они не содержат явно "отличающуюся" информацию по сравнению с выявленными закономерностями и правилами.
Динамика развития картотеки, как и любой иной системы, имеет вид S-образной кривой.
ДИНАМИКА РАЗВИТИЯ КАРТОТЕКИ
(рисунок не представлен - прим. ДК)
Время
* количество карточек в картотеке;
* эффективность, полезная отдача от картотеки (новые идеи, статьи).
Рост эффективности картотеки (т.е. полезной отдачи, например, в виде решения изобретательских задач, новых исследовательских идей, примеров к статьям) в первый период отстает от увеличения числа карточек. Эффективность картотеки начинает ощутимо проявляться во втором периоде и продолжает нарастать в течении какой-то части третьего периода. Чем лучше ведется картотека, тем:
* быстрее 1-й период сменяется вторым;
* дольше продолжается 2-й период;
* раньше начинается подъем кривой эффективности;
* дольше продолжается подъем эффективности в третьем периоде.
Для хорошего ведения картотеки важны два процесса:
1. Постоянный и обильный приток новой информации.
2. Сжатие этой информации путем выявления обобщающих принципов.
Первый процесс носит количественный характер, а второй - качественный. Увеличение числа карточек дает новое качество - выявляется новый принцип, возникает новая идея. Внешне второй процесс часто проявляется в выделении нового класса, новой группы карточек.
Конечно, можно вести картотеку вообще без классификации. Однако, это, безусловно, снижает ее эффективность. Различные карточки должны вступать в "реакцию" между собой, давая новую продукцию, новые идеи. Но при этом неизбежно приходится выделять новую информацию в самостоятельный раздел, т.е. вводить классификацию.
Приведу только один пример картотечной "реакции". Предположим, что в раздел автотранспорта Вашей картотеки попала такая информация:
КАРТОЧКА 24. "Необычный автомобиль" "БОНН, 24. (ТАСС).
Автомобильные пробки в ФРГ, где на тысячу человек приходится почти 500 легковых машин, образуются мгновенно. Их причиной может послужить, например, авария на трассе.
Вырвать автомобиль, зажатый в пробке, в воздух - такую цель поставил перед собой житель Франкфурта-на-Майне Пауль Меллер. Бывший авиационный конструктор, он вот уже несколько лет работает над созданием "автомобиля вертикального взлета". Многие смеялись над его затеей. Однако существование такой машины уже факт. Несколько недель назад П.Меллер провел испытания автомобиля-самолета, который он назвал "Фолант-400". Результат - три минуты автомобиль, взлетевший вертикально, парил в воздухе на высоте 10 метров. Но и это только начало. Изобретатель намерен увеличить дальность полета до 700 километров."
"Социалистическая индустрия", 25.08.1989.
Через одну точку, как известно, можно провести бесконечно большое количество прямых линий. Точно также одну и ту же информацию можно увидеть с самых разных сторон. Приведенную информацию, например, можно использовать для иллюстрации проблем городского транспорта, как пример объединения разных систем - автомобиля и самолета. Карточку можно использовать и в теме многоэкранного мышления: летающий автомобиль сильно изменяет надсистему. Исчезает, например, необходимость в кольцевых развязках автомагистралей, проходящих на разных уровнях - с уровня на уровень можно просто "перепрыгнуть". Также можно будет преодолевать перекрестки - движение станет непрерывным. Гаражи можно будет без проблем устраивать на крышах домов. Можно спрогнозировать и отрицательные последствия новшества: резкое повышение загрязненности воздуха, столкновения и аварии в воздухе...
Карточка о летающем автомобиле очень любопытна, она запоминается сама собой, но из ОДНОЙ карточки линия не выстраивается. Нужно хотя бы две карточке. Вот, например, другая не менее интересная информация: создан проект самолета типа "летающее крыло" массой 500000 тонн и числом пассажиров - до 1000 человек ("НТР, 1989, № 18, стр. 1, "Авиация: грезы и реальность"). Это уже небольшой летающий поселок!
Если обе информации, как две точки, попытаться объединить линией, то на ее продолжении не трудно "увидеть" идею летающего города. Эта идея и есть результат "реакции" двух карточек - о летающем автомобиле и летающем "поселке". Есть смысл завести в своей картотеке новую рубрику: проект "Летающий город".
Две разрозненные информации легко затеряются в картотеке из 500 - 1000 карточек. Но раз при "столкновении" двух карточек возникает некая обобщающая мысль или новая идея, их необходимо отделить, взять на особый учет и пополнять новый раздел картотеки, специально "охотясь" за новыми примерами.
"Охота" по теме "Летающего города" может оказаться достаточно продуктивной. Например, в статье Г.Альтова "Гадкие утята фантастики" сделана подборка проектов "ветролетов", которые используют струйные течения в верхних слоях атмосферы (их скорость может достигать 800 км/час). Эти течения вполне можно использовать и для летающих городов. Еще одна информацию в ту же рубрику. Создан проект летающего аэропорта ("Изобретатель и рационализатор", 1980, № 11, стр. 28 "Летающий аэропорт"). Такой необычный аэропорт позволяет экономить земли возле больших городов, которые с каждым годом становятся все дороже. Кроме того, снижается и расход топлива - большим авиалайнерам уже не нужно снижаться до земли и снова набирать высоту.
Таким образом, выделенная тема постепенно обрастает подробностями, уточняются области возможного применения небесных городов. На Венере, например, строить города на поверхности планеты невозможно - слишком большая температура и высокое давление. Гораздо удобнее города, плавающие в атмосфере Венеры на высоте 50 км (см., например, книги С.П.Уманского "Космонавтика сегодня и завтра", М., Просвещение, 1986, стр. 146 и "Космическая одиссея", М., "Мысль", 1988, стр. 205). Развитие темы "Летающего города" может дать очень любопытные идеи.
Когда заходит речь о классификации в картотеке, меня достаточно часто спрашивают: по каким правилам создавать и изменять классификацию? как заранее выделить все важные признаки информации, чтобы потом можно было быстро найти нужную карточку?
Можно сформулировать основное противоречие, благодаря которому развивается классификация: с одной стороны классификация стремится к расширению, чтобы выделить максимум самостоятельных тем и подтем, а с другой - к компактности, чтобы удобнее пользоваться картотекой, быстро находить нужную карточку. Можно выделить три основных направления решения этого противоречия.
1. Выявление наиболее существенных для классификации признаков. В пределе могут быть выделены правила и законы, заменяющие всю картотеку. Процесс поиска нужной карточки заменяется таким образом процессом синтеза необходимой информации. Так было, например, когда огромный фонд наблюдений Тихо Браге был заменен законами Кеплера. Важно отметить: если Вы нашли нужные правила или законы не спешите выкидывать саму картотеку. Из той же информации может быть построена новая картотека по новым правилам, с иной классификацией, для другой цели.
Например, Г.С.Альтшуллер собрал картотеку, на основе которой построил таблицу для использования приемов устранения технических противоречий. Карточки из этой же картотеки были использованы при разработке вепольного анализа, стандартов на решение изобретательских задач, указателя физических эффектов.
ОДИН И ТОТ ЖЕ ИНФОРМАЦИОННЫЙ МАТЕРИАЛ МОЖЕТ БЫТЬ ИСПОЛЬЗОВАН МНОГОКРАТНО В КАРТОТЕКАХ РАЗЛИЧНОГО НАЗНАЧЕНИЯ.
2. Классификация строится по иерархическому принципу, как, например, в биологии.
3. Используются компьютерные системы для организации классификации.
Успех здесь достигается, в первую очередь, за счет возможностей ЭВМ быстро находить нужную информацию по заданным признакам, а не за счет развития самой классификации.
III. ОТ КРУПИНОК - К "ЗОЛОТОЙ РОЗЕ"
7. СВОДНЫЕ КАРТОТЕКИ
Неизбежно, наступает время, когда у владельца картотеки возникает желание поделиться своей информацией и идеями с человечеством. И вот возникают неожиданности: то, что Вам казалось захватывающе интересным, - у отдельно взятых представителей человечества не вызывает ни каких эмоций. Там, где Вы видели шифр к неразгаданным тайнам, - они не замечают ничего, кроме случайного набора фактов. Не поддавайтесь искушению - не пытайтесь для большей ясности и убедительности пересказать всю Вашу картотеку. Это делу не поможет. Единственный выход: выделить из картотеки наиболее сильные примеры, объединить их в логические группы. Если при этом образуются какие-то разрывы в логической линии - попытайтесь заполнить их новыми примерами. Постепенно образ, который для Вас давно очевиден, станет доступен и для других представителей человечества.
Мы уже сравнивали информацию в картотеках с крупинками золота в куче мусора. Так вот, не достаточно собрать вместе эти крупинки. Из них необходимо создать "Золотую розу".
Переход от картотеки к новому закону или правилу - сложная интеллектуальная работа. Не всегда удается преодолеть барьер между набором интересной информации и новой концепцией. Этот барьер покажется не таким высоким, если использовать промежуточную ступеньку - СВОДНЫЕ КАРТОТЕКИ (СК).
Сводные картотеки предназначены, прежде всего, для общего пользования. В них собираются карточки из картотек одного или нескольких авторов. Сводная картотека может быть на определенную тему или без общей темы - просто интересная и полезная информация. Можно выделить - достаточно условно - несколько уровней в переходе от картотеки к готовой статье:
* личная картотека;
* СК без определенной темы - интересна каждая карточка в отдельности;
* СК с разделами на разные (уже известные) темы;
* СК на определенную новую тему;
* СК на новую тему с разбивкой на подтемы;
* СК с добавлением комментария или переработкой первоначальной информации (например, из изобретений формулируются задачи);
* статья с отдельными примерами из картотеки, задачник и пр.
СВОДНАЯ КАРТОТЕКА - ЭТО УДОБНЫЙ ПЕРЕХОД ОТ ЛИЧНОЙ КАРТОТЕКИ К НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ ИЛИ НАУЧНО-ПОПУЛЯРНОЙ СТАТЬЕ.
Важное качество сводных картотек: на определенном этапе можно использовать информацию из разных картотек; сводная картотека - удобная форма привлечения молодых исследователей к творческой работе.
Первые сводные картотеки в 1976 предложил выпускать Г.С.Альтшуллер. Тогда сводная картотека включала в себя 50 интересных карточек и рассылалась всем принявшим участие в ее сборе. Затем стали появляться тематические сводные картотеки. Всего было подготовлено порядка тридцати СК. Одну из них - СК-24, подготовленную Г.Фильковским в 1979 можно от метить особо. Это тематическая сводная картотека, посвященная изучению закономерностей развития различных научных теорий. В ней приведены научные задачи, противоречия научных теорий и некоторые способы их разрешения.
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ТЕМА!!!
К сожалению, это исследование осталось не законченным. Тема построения теории развития теорий очень интересная и перспективная. Ясно, что в ней можно будет использовать некоторые инструменты ТРИЗ, но необходимо выявить и новые приемы и закономерности, характерные именно для научных систем.
В последние годы термин "сводные картотеки" стал забываться, хотя по существу многие статьи и сборники задач, которые сейчас появляются - это все те же сводные картотеки.
8. КАРТОТЕКИ БУДУЩЕГО
Нет, речь идет не о предсказаниях и не о прогнозировании, а о тех картотеках, которые создадите (надеюсь, в самом ближайшем будущем) Вы сами.
Статья о картотеках почти закончена. Уже ясно, что ведение личной картотеки - один из важных элементов творческого труда. Мы рассмотрели технику отбора информации, оформления карточек и ведения картотеки, попытались наметить путь от личной картотеки к законченному исследованию: через создание и развитие классификации, подготовку тематических сводных картотек. Кто-то из Вас, возможно, уже начал или продолжил сбор информации в свою картотеку, привлек к этой работе своих детей или воспитанников. Однако, для полного успеха всего этого может оказаться не достаточно. ВАЖНЕЙШАЯ ПРОБЛЕМА ДЛЯ КАРТОТЕКИ - КАЧЕСТВО ВЫБРАННОЙ ТЕМЫ.
Г.С.Альтшуллер и И.М.Верткин выделяют три яруса тем:
* темы узкотехнические, узконаучные, узкохудожественные, например, изобретение ракет;
* темы общетехнические, общенаучные, общехудожественные, например, развитие космонавтики;
* темы, затрагивающие цивилизацию в целом (социально-технические, социально-научные, социально-художественные и пр.), например, проектирование космической цивилизации или цивилизации с телевидением.
С исследовательской точки зрения эффективнее всего работать с темами третьего яруса - на уровне общечеловеческих проблем. Здесь самый большой простор для развития тем, наименьшая вероятность "застрять" на мелкотемье или оказаться в ситуации острой конкуренции с другими исследованиями. В качестве примера мне хотелось представить хотя бы одну проблему общечеловеческого уровня. Речь пойдет о проблеме создания "черного ящика" на случай всемирной катастрофы ("Как стать еретиком", Карелия, 1991, стр. 166-168.):
"В крупных современных самолетах встроен так называемый "черный ящик". Он предназначен для записи режимов полета. В случае аварии легко выяснить ее причины, анализ записи позволяет будущие полеты сделать безопаснее.
Наша Земля не менее уязвима, чем любой другой "общественный вид транспорта". Значит, Земле необходим свой "черный ящик". Он должен зафиксировать истинные причины возможной трагедии, сохранить запись в целости нужное время и передать ее будущим поколениям: опыт, особенно столь отрицательный и глобальный, бесценен.
Решение проблемы во многом зависит от масштабов вероятной катастрофы. Возможны несколько вариантов:
а) В результате катастрофы исчезнет половина населения Земли. Связь между городами сохранится.
б) На Земле останется несколько десятков тысяч человек. Связи практически не будет никакой. Люди возвратятся к примитивным ремеслам.
в) Разумная жизнь вовсе исчезнет с лица Земли. Лет через 100-150 возникнут условия, приемлемые для жизни человека.
г) С Земли исчезнет всякая жизнь. Время восстановления условий - миллиард лет.
Давайте остановимся на самом трудном - последнем варианте. Если удастся придумать что-то для преодоления обостренного конфликта, в более мягких условиях задача тем более будет решена.
Итак, условия проблемы. Через 100-150 лет произойдет исчезновение всякой жизни с Земли. Возможное время восстановления - миллиард лет. КАК ПЕРЕДАТЬ "ЧЕРНЫЙ ЯЩИК" НА ТАКУЮ ВРЕМЕННУЮ ДИСТАНЦИЮ? ЧТО В НЕГО ЗАПИСАТЬ?
Скорее всего, "ящик" должен состоять из двух частей: "оперативной" (о причинах аварии) и "стационарной" (о накопленной культуре, знаниях на Земле).
Чем хороша проблема? Тема для первооткрывателя, абсолютно свободная от конкуренции. Тема максимально благородная. Супермасштабная - совершенно очевидно уже сейчас, что эта тема на всю жизнь, причем не на одну. Тема имеет социальный и технический аспекты, т.е. подходит для человека с любой специальностью."
Предложенная тема действительно трудная, но вполне доступная. Главное сделать первый шаг - начать сбор информационного фонда. Можно, например, начать с картотеки "черных ящиков" - с самолетов разного типа, океанских лайнеров или других систем. Любопытно выяснить характер фиксируемой информации, основные проблемы и противоречия "черных ящиков", сделать прогноз их развития. Может оказаться, например, что "Черный ящик цивилизации" - логическое продолжение развития обычных "черных ящиков". Попутно можно предложить новые идеи и решения в этой области.
Очень важный вопрос: что именно передавать потомкам или пришельцам о погибшей цивилизации. Для ответа на него может оказаться другая картотека - о КЛЮЧЕВЫХ НАХОДКАХ (памятников), с помощью которых удалось раскрыть тайны погибших цивилизаций.
Приведу только один пример. Для изучения погибшей цивилизации майя очень важно было расшифровать письменность этого народа. Сделать это удалось, главным образом, с помощью двух документов:
* рукописи "Сообщение о делах в Юкатане" времен завоевания испанцами индейцев майя, где, в частности, приводился сокращенный алфавит майя с его "ОЗВУЧИВАНИЕМ" ИСПАНСКИМИ буквами;
* записям древних мифов (книги Чилам Балам), сделанных в ХVI веке ЛАТИНСКИМИ БУКВАМИ и отражающих язык майя времен начала нашей эры.
К этому, безусловно, необходимо добавить дошедшие до нас современные (живые) языки майя и испанцев, а также сведения об испанском языке ХVI века.
Любопытно отметить, что "черные ящик" цивилизации майя дошел до нас в виде бисистемы: в первую очередь это сами города древних майя с храмами, надписями на них, картинками, рисунками, а также ключ к их объяснению - алфавит, о котором мы только что упоминали.
При самом трудном варианте (с Земли исчезает всякая жизнь) живой язык, естественно, не сохранится. Так, например, произошло с шумерскими текстами: их удалось полностью расшифровать, но никто не знает как звучал этот язык. Необходимо совмещение предмета или действия (показанных в различных ситуациях) с его письменным и звуковым (речевым) изображением. Что-то вроде телевизионных комиксов для изучения иностранных языков.
Пример "черного ящика" цивилизации древних майя наводит на интересную мысль. Дело в том, что рукопись "Сообщение о делах в Юкатане" - основной, наиболее полный и точный документ о древней цивилизации - была составлена епископом-испанцем Диего де Ланда. Именно под его руководством тщательнейшим образом было уничтожено почти все письменно и другое культурное наследие майя (за эту свою деятельность Ланда и получил звание епископа). Рукопись Ланды - своеобразный отчет перед начальством о проделанной "работе" по истреблению ереси. Возникает любопытная гипотеза: причина, приводящая к катастрофе (например, испанцы в лице Диего де Ланды) САМА создает "черный ящик" (знаменитую рукопись епископа). Второй документ-ключ к разгадке текстов майя - "Книги Чилам Балам", написанные на латинице - имеют примерно такой же характер происхождения, как и рукопись Ланды. Испанцы запрещали майя пользоваться родной письменностью и те стали записывать древние тексты на дозволенной латинице. Все та же ситуация: испанцы, своими запретами, САМИ вынудили майя создать документ о своей культуре, понятный для потомков. Еще один пример, о котором мы уже вспоминали: извержение Везувия уничтожило Помпеи, но оно же и сохранило для нас этот город, засыпав его толстым слоем пепла.
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ТЕМА!!!
Итак, сила, приводящая к катастрофе, САМА создает "черный ящик" в момент катастрофы. Что это - гипотеза, идеальный вариант решения проблемы или закономерность образования "черных ящиков" цивилизаций? Ответить на этот вопрос поможет картотека КЛЮЧЕВЫХ НАХОДОК к разгадке культуры погибших цивилизаций. Может оказаться полезной и "картотека картотек", позволяющая изучить закономерности образования и развития информационных фондов цивилизации.
Возможно, что с помощью одной только разрушающей цивилизацию силы не удастся найти абсолютно надежно механизма создания в нужный момент "черного ящика". Тогда возникает новая задача: как сделать, чтобы "черный ящик" был полезен и необходим при нормальном течении жизни без катастроф. Это позволило бы сделать весь проект создания "черного ящика" цивилизации гораздо дешевле, повысило бы вероятность его реализации, обеспечило бы надежность его функционирования в до катастрофический период.
Как и всякая сверхпроблема, проект "Черный ящик" дает целый спектр проблем, задач и тем для исследования. Представлю еще одну из них, но прежде - карточка из моей картотеки:
КАРТОЧКА 25. "Кто спасется в катастрофе".
"С момента вступления в ядерная эпоху перед сверхдержавами постоянно стоит дилемма - чье выживание обеспечить в первую очередь в случае крупномасштабного конфликта: населения страны или высших эшелонов власти? В самом начале своего восьмилетнего пребывания у власти президент Рейган, отбросив предрассудки "холодной войны" с ее ориентацией на гражданскую оборону, заявил, что в ядерной войне можно победить, но лишь в том случае, если будет обеспечено выживание высших гражданских и военных руководителей. Процедура эвакуации предусмотрена для представителей высших эшелонов власти, выживание которых считается необходимым для "обеспечения непрерывности государственной власти" - всего для более 1000 человек."
"Комсомольская правда", 26.08.1989.
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ТЕМА!!!
Аналогичные программы имеются не только в США, но и в других странах. В результате реализации подобных проектов вполне возможна ситуация, при которой после катастрофы на Земле останутся только "высшие эшелоны власти". Те ли это люди, которые должны остаться и продолжить разумную жизнь на Земле? Они умеют руководить государствами, которых не будет. Смогут ли эти люди выжить сами, без своих подчиненных? Если современная цивилизация способна обеспечить выживание только очень небольшой части человечества, то какие люди должны при этом выжить? Какой социальный механизм должен обеспечить этот отбор? Чем должны быть заняты люди во время вынужденной "отсидки", пока не восстановились приемлемые условия на Земле?
Трудно удержаться и не упомянуть еще одну исследовательскую тему, связанную с проектом "Черный ящик". Речь идет о создании ТЕОРИИ РАЗВИТИЯ ЦИВИЛИЗАЦИЙ. Некоторые контуры к этой теории можно было бы обозначить уже сейчас...
Проблема "Ноева ковчега" на случай ядерного "потопа" имеет любопытное продолжение, но мы и так уже слишком увлеклись этой темой. Нам же было важно лишь убедиться: картотека - универсальный ключ к разработке даже таких сверхпроблем. Возможно, Вас не увлекла перспектива проектирования "Черного ящика". Есть и другие, не менее интересные и захватывающие темы для исследований.
До встречи, многоуважаемый читатель и коллега, на страницах написанных Вами (не без помощи картотеки) книг и статей!
97. Моя система и тайм-менеджерский софт
Итак, уважаемые участники дискуссии, раз уж пошел серьезный разговор, позвольте представиться. Литвак Дмитрий Владимирович, г. Москва.
Для начала сделаю шаг назад и обозначу выводы предыдущей заметки.
* Микро-компьютеры малопригодны для использования в целях управления задачами (временем). Почему:
o Маленький экран не даёт общего обзора расписания
o Для получения информации нужны усилия (достать-включить-пролистать etc)
o Не везде можно воспользоваться (в том числе и по социальным причинам)
* Микро-компьютеры хороши для хранения справочной информации общего характера и в качестве "убийц времени" ("Quake" для Pocket PC - это действительно круто, как и "Pool" для Palm. Хотя читать электронные книги оказалось на удивление удобно). К тому же приличный КПК - повод слегка "загнуть пальчики".
* "Твёрдо-копийные" методы работы исчезнут только тогда, когда будет срублено последнее дерево, а последняя бутылка из-под Колы будет переработана в пластиковую перловую кашу.
Далее я по возможности кратко изложу тот метод, которым пользуюсь лично. Не смотря на то, что он достаточно объёмен и включает в себя оптимизацию многих сторон деятельности, в данном случае мы затронем только тему управления личными задачами. Здесь не будут описаны вопросы управления задачами делегированными, информацией, личными финансами, личной энергией. Если будет интересно - можно развить в дальнейшем.
Предлагаемый мной метод не ориентирован на выполнение проектов с большим (более двухсот) количеством уникальных задач и разнообразными ресурсами, для этого есть специальные системы. Описываемый механизм позволяет достаточно эффективно организовывать свою деятельность при работе внутри проекта и/или персональную, частную деятельность на оперативном уровне. Да, и ещё. Метод не ориентирован на работу в условиях, когда по сто раз на дню требуется пересматривать расписание. "План - это закон", как говаривали во времена Светлого Прошлого.
Общее описание
Из чего я исходил при выработке личного стиля работы.
1. Возможности человеческой памяти ограничены.
2. Возможности человеческого ума ограничены.
3. Ничего не происходит так, как запланировано.
4. Привычное решение - не всегда оптимальное.
5. Меньше усилий - больше эффекта.
6. Без бумажки я букашка, а с бумажкой - человек.
Мой личный органайзер, мой Palm и Compaq в одном флаконе, имеет размеры 13х9х0,4 см., весит 20 грамм и стоит $1. Легко и незаметно умещается в кармане рубашки или в любом другом, от возникновения желания воспользоваться до начала работы с ним проходит две-три секунды. Эксплуатация возможна в любой обстановке - от дипломатического приёма до вагона метро или при падении с Эйфелевой башни. Инструмент везде готов к работе и везде он будет к месту.
Да-да. Это печатное расписание (его несколько странный вид поясню ниже), вставленное верхней частью в жесткую обложку (лучше всего от паспорта). Затраты времени на создание такого расписания - 10-30 минут, включая добавление-удаление-изменение задач и их параметров.
Рис.1. Пример расписания на абстрактных данных.
Так как нижняя часть листка остаётся свободной, то на обороте расписания - место для заметок, а в свободный кармашек обложки вставлен листок с распечаткой основных контактов (об этой функции нужно говорить отдельно. Если коротко, то система распечатывает указанные мной контакты, сливая выбранные поля данных в одну строку - типа Иванов, Иван Иванович, д.т. 1234567, р.т. 7851236, с.т. 89015557890, ivanov@mail.ru, . Следующий контакт - с новой строки). Редко возможна ситуация, когда сегодня в работе десять одних контактов, а завтра - пятнадцать других. Их состав, конечно, дрейфует со временем, но двух десятков контактов, входящих на листок, хватает на три-четыре недели. Плюс там же - некоторые алгоритмы, типа работы с домашним автоответчиком. Никак не могу запомнить меню удаленного доступа.
То есть, имеем картину, когда, где бы я не находился, у меня в любой момент времени в результате одного движения одной руки перед глазами оказывается именно та информация, которая по моему же личному решению необходима мне именно сегодня. Очень полезно, отмечая выпонение задачи или после смены собственного состояния (был в офисе, оказался на улице) быстренько просканировать расписание на предмет оптимизации (извлекши его словно карту из рукава). Например, намедни в соответствии с расписанием я зашёл отправить письма на почту. Отправил и, зрительно помня следующий пункт расписания, пошёл в офис. А когда там посмотрел график, то увидел, что на вечер по дороге домой запланирован визит в сберкассу - оплатить телефон. Так ведь, чёрт побери, в одном здании с почтой была сберкасса! Мелочь, а обидно. Возраст, память уже не та.
Хочу обратить особое внимание именно на простоту и быстроту работы. Я полностью согласен с выработанной Робертом Хаитани формулой о том, что Уровень Раздражения Пользователя - это Частота Повторения Операции помноженная на Трудоёмкость Операции. Другими словами, вроде бы просто - открыть портфель, достать тот же Fenom, включить и посмотреть расписание. Однако часто повторяемая совокупность простых операций очень быстро начинает бесить. А попробуйте, пользуясь одной рукой, добраться до расписания в том же Palm`е. Плюс - не везде удобно светить "предметами роскоши". Так что работа с КПК - это нескончаемое откладывание. А сколько "блестящих" идей приходит в самое неподходящее время (при полёте с Эйфелевой башни, в частности). И как зафиксировать? Что? Диктофон? И это тоже проходили, не прокатывает. Лезть за КПК-шкой? Да вот оно как-то ломает, да не забудется... идея-то - ух, супер. И через три минуты идеи нет, ничего не поделаешь, особенности кратковременной памяти. Корочка же с расписанием - всегда под рукой, в нагрудном кармане, как и авторучка. Достали, черкнули пару ключевых слов - и как знать, может быть из этих семян вырастет что-нибудь мелкомягкоподобное.
ВАЖНОЕ ЗАМЕЧАНИЕ. Не смотря на то, что лично я считаю более эффективной работу с распечаткой, в полной версии разрабатываемой системы предусматривается синхронизация с КПК - куда же без этого. Для кого-то в качестве мини-монитора более практичным кажется лист бумаги, для кого-то - микро-компьютер.
Как это работает
Теперь о том, что же такое есть моё расписание и как оно формируется.
Предположим, что выполнение задачи - это ограниченная во времени сознательная деятельность человека, направленная на получение измеряемого результата. Ведь когда мы говорим о задаче, мы больше описываем проблему, а когда составляем расписание - планируем личную деятельность, нет? Выполнение задачи характеризуется следующими признаками:
* Планируемая длительность
* Приоритет
* Назначенный период дня
* Тип деятельности (телефонные звонки, поездки, переписка, совещания, бумаготворчество и т.д.)
* Место выполнения (укрупнённо - в офисе, дома, на выезде и так далее - исходя из потребностей и разумных ограничений на количество).
* Кто поручил и/или кому поручено (здесь связь с блоком контактов, данные берутся оттуда).
* Когда и во сколько. Достаточно редкий тип задач, когда некое действие должно быть совершено в строго назначенный момент. Не знаю у кого как, а у меня таких от силы три-четыре в день, да и то не в каждый. Хотя, конечно, зависит от рода деятельности. Сейчас вот веду один, но объёмный проект и таких задач мало, а когда консультировал несколько маленьких - то и мест выполнения было выше крыши, и с расписанием приходилось обращаться строже.
Каждой задаче могут быть присвоены вышеназванные параметры, часть из них, такие как приоритет, длительность, тип, место - обязательные. Задача добавляется в систему двумя способами - посредством формы:
Рис.3. Форма задачи
или через таблицу, список задач:
Рис.3. Таблица задач
Обратите внимание на чек-бокс "В пул". Составление расписания начинается со "сканирования" списка задач. Список включает в себя как задачи с меткой "В пул", так и без оной, задачи с фиксированной датой. Опять-таки это зависит от вида деятельности, но в моём случае задач, единожды возникающих и исчезающих бесследно очень мало. Гораздо чаще это задачи или длящиеся не по одной неделе, или периодически возникающие. Например, "Писать книгу по управлению временем" - задача длящаяся, её подробности (операции, что конкретно делать в отведённое время) описаны в её документации. А вот "Установить MS Project 2000" (хотя лучше - "Снести...") - это задача уникальная и редкая, без сожаления удаляемая из списка после выполнения.
Метка "ОК" означает факт выполнения задачи. Однако в данном случае лучше иметь блок радио-кнопок из "В пул" и "ОК", когда установка метки в одном поле удаляет метку из другого (в "промышленной" версии системы будет именно так, да и вообще много чего там будет).
Итак, помещаем в пул задач к исполнению те, которые к оному планируем, заполняем обязательные поля. О поле "Когда"->Утро/День/Вечер. Иногда удобнее разнести работы именно по такому, укрупненному признаку. Если я, к примеру, весь день с раннего утра до вечера работаю на одном месте (допустим, дома), то для фокусирования внимания расписание кроме разбивки по приоритетам лучше дополнительно разбить по частям дня (Глеб, ну это-то ограниченный хаос или нет? :-) ).
Задав список задач переходим к назначению им времени исполнения:
Рис.4. График исполнения
Картинка напоминает диаграмму Гантта, коей, в принципе, и является. Что тут нужно отметить. Во-первых, отражается не весь день, а только наиболее активный период, максимально продуктивный и наиболее важный. Это у каждого индивидуально, я так больше птица ночная. Далее ориентируясь на значение "Когда" и на продолжительность задачи отмечаем периоды, в течение которых она будет исполняться. Для меня очень приятным является то, что очень просто реализуется ротация видов деятельности в течении дня - через разрыв исполнения в строке времени. Например, пописали статью, потом переключились на телефонные звонки и почту, потом пошли на совещание, а потом снова пишем статью, потом часок поработали с литературой, а написание статьи продолжили дома, вечером, часиков в десять. Во-вторых, по умолчанию сюда попадают только те задачи, которые отмечены в предыдущей таблице.
Есть вариант и без "чеканья" - когда система распечатывает задачи в соответствии с заданными на первом этапе (рис. 3) параметрами, а время задаётся ручками - маркером в сетке времени. Кстати, об оси времени. На мой взгляд её горизонтальное расположение гораздо логичнее и привычнее (99% графиков по времени - с горизонтальной осью оного). Попробуйте в распечатке классического расписания из того же аутглюка перенести или разбить выполнение задачи. Сие смерти подобно. А в предлагаемой методике - это один "клик" карандашом в соответствующей ячейке. Вертикальная полоса фокуса внимания в течение дня сдвигается по горизонтали и неминуемо наткнётся на возникшую отметку, а значит задача не потеряется.
Теперь - самое вкусное, отчёты.
Для меня основным является отчёт, в котором задачи сгруппированы по приоритетам, а внутри - по месту их исполнения. Выглядит он так:
Рис. 5. Основное расписание
При выводе отчёта система запрашивает дату, на которую он делается и если на эту дату жестко назначены какие-либо задачи - они выводятся отдельно, в верхней части списка с указанием времени (если таковое есть).
Кроме карманного этот отчёт имеет печатный вариант формата А4. В большом отчёте крупнее шрифт и все данные видны с 70-80 см. Для чего? Всё очень просто. Сэкономив три сотни долларов на наладоннике можно сэкономить почти столько же на втором мониторе. Расписание крепится в держатель для бумаг, стоящий рядом с монитором на рабочем месте. Горизонтальная прозрачная линеечка держателя перемещается в вертикальное положение и через её окошко я наблюдаю текущий час. Раз в час линейка сдвигается, соответствующие процессы заканчиваются/начинаются. Удобно до безумия. Дёшево - до неприличия. Постоянное наличие перед глазами расписания хорошо ещё и тем, что отчасти решает большую проблему - проблему остановки текущей деятельности и переключения на следующую задачу. Это вам не выскакивающее на экран напоминание, это постоянный суровый укор.
Отчёты возможны самые разнообразные. Например, с группировкой по типу деятельности:
Рис .6. Дополнительный вид расписания.
Можно мгновенно получить отчёт по делегированным задачам - с расчётом нарушения сроков и так далее, можно отдельно распечатать личное и рабочее расписания, можно посмотреть финансовые расчёты, если какие-либо задачи влекут расходы/доходы, можно вести аналитику по фактическим затратам времени в сравнении с планом, процентное распределение затрат времени на работы разных типов или на время выполнения работ где-либо и делать ещё массу вещей. Конечно, многое не оптимизировано с точки зрения эргономичности, но это уже задача программистов, которые пишут "промышленный" вариант системы.
Идеологически система представляет собой механизм постоянного анализа происходящего, она заставляет стать гораздо более осознанным. Невозможно выполнить всё в один день. А выполнять взаимозависящие задачи каскадно, одну за другой - опасно, так как в абсолютном большинстве случаев при начале следующего этапа выясняется, что на предыдущем что-то не было учтено. В результате - затраты времени и средств на переделку. Если же процесс спиралевиден, итеративен, когда ежедневно из каждой задачи выполняется по её части, то риски ошибок минимальны.
Планирование по данному методу напоминает мне катание на горных лыжах. День - это наша трасса. Задачи - вехи, которые нужно пройти. Кому-то интересен скоростной спуск, а мне лично - слалом, филигранное вхождение в створ ворот. Естественно, при соблюдении временного графика. И когда вечером смотришь на расписание прошедшего дня, где ярким маркером отмечены "этапы большого пути", то иногда испытываешь ничуть не меньшее удовольствие, чем чемпион-горнолыжник на финише. Проанализировать ход дня, зафиксировать потери, сделать выводы на будущее - и составить расписание на следующий день.
А завтра - спокойно, ритмично, не торопясь его исполнить, использовав этот бесценный подарок, День Жизни, так, что не будет мучительно больно за бесцельно прожитые годы. Именно спокойно и ритмично. Ещё можно сказать - расслабленно. Как учат нас мастера единоборств, напряженность не даёт результатов. Адекватную реакцию обеспечивают лишь ритм и расслабление. Когда горнолыжник мчится по склону, он ведь не приклыдвает усилий для того, чтобы разогнаться до сотни километров в час, не так ли? Склон, как и наша жизнь, несёт нас независимо от того, хотим мы этого или нет. Вопрос лишь в том, станем ли мы принимать усилия по повышению мастерства движения или, в ужасе зажмурив глаза, вылетим с трассы.
Мне сложно понять слова о том, что кто-то лучше, а кто-то - хуже. Неизмеряемо, а, говоря словами Рене Декарта, значит и не существует. Но я прекрасно понимаю такие категории как эффективность и неэффективность. Эффективна личная осознанность, понимание нашей ограниченности в ресурсах и конечности во времени... Я вовсе не предлагаю работать, работать и ещё раз работать, смысл-то не в этом. Я хочу чтобы и работа, и отдых реализовывались сознательно, с полным пониманием того, чем придётся заплатить за то или иное решение.
Не так давно где-то прочитал, что в течение дня человек осознаёт то, что с ним происходит в среднем 10-12 минут. МИНУТ! А всё остальное время - работают психологические автоматы. Я не принижаю их роль, они более чем важны для выживания индивидуума. Но 10 минут осознанной жизни в день... это просто недопустимо. Это вызов. Если хотите, то это вызов нам всем со стороны Той, Что Никогда Не Останавливается. Нужно что-то менять.
И техника в этом способна помочь, взяв на себя рутину, отталкивающую от внедрения в собственную жизнь оптимизирующих механизмов. Если только она, техника, будет служить человеку, а не он ей.
Реализация моей системы планирования в Outlook
Дополнение к заметке "Моя система и тайм-менеджерский софт"
Случилось так, что описанная год назад система некоторое время назад перестала удовлетворять требованиям жизни. Причин тому было несколько, но главная - желание согласовать личные и сторонние наборы задач в Outlook и при этом не потерять привычный механизм.
В большинстве организаций Outlook является стандартом де-факто для корпоративного обмена информацией. Ставятся и принимаются задачи, согласовываются встречи, обеспечивается доступ к иным данным - всё это хоть и не оптимально по своим функциям, но все-таки довольно удобно. Ниже будет приведен пример того, как в Outlook можно создать аналог ранее описанного механизма.
Прежде всего скажу, что использовались возможности добавления пользовательских полей типа "Да/Нет" и определения пользовательских видов представления списка задач.
В результате появилась возможность получить следующий вид представления списка задач:
Добавление набора логических полей типа "Да/Нет", поименнованных от "9" до "23" позволило сформировать строку для указания времени, то есть временнОго поля дня (выделено красным). Поле "TD", от ToDay, (на рисунке его колонка выделена зеленым) введено для того, чтобы иметь возможность сформировать пул задач для одного дня. На практике задача редко исполняется в один день, чаще она длится несколько дней, но не в каждый из них должна выполняться. Традиционный вид представления вываливает на пользователя все задачи, как с датами, так и без, и разобраться в этом ворохе почти нереально. Показанный вид представления сохраняется в Outlook под каким-либо именем, в моем случае - под именем DL.
Кроме вида представления "DL" был создан вид "DL_Today", в котором был задан параметр отбора, позволяющий включить в вид представления только отмеченные задачи:
Задачам были заданы временные параметры для исполнения. А дальше все просто. Расписание можно распечатать и поместить рядом с монитором, как описывалось в предыдущей заметке, или использовать с экрана. Отметить исполнение задачи можно двумя способами:
* Если задача не повторяемая, то есть выполнена полностью - то она помечается в чек-боксе "Выполнено".
* Если задача планируется к дальнейшему исполнению - то у неё просто снимается галочка в поле "TD". Задача сохраняется, и при планировании следующего дня может быть в него включена.
Существенным минусом описанного механизма является то, что данные из списка задач не синхронизируются с календарем, то есть приходится некоторые события, жестко привязанные ко времени, отмечать на распечатке. Но в остальном решение оказалось достаточно практичным.
98. Почему люди не ставят цели
Почему люди не ставят цели? Цели - топливо в печке достижений. Человек без цели - все равно, что корабль без штурвала, дрейфующий бесцельно и постоянно подвергающийся риску налететь на камни. Человек, имеющий цель, подобен кораблю со штурвалом, направляемому капитаном с помощью карты и компаса, знающим место назначения и ведущим корабль прямо в порт по своему выбору.
Наш мозг содержит в себе механизм целеполагания, безошибочно направляющий и ориентирующий нас на ее достижение. Такое кибернетическое свойство похоже на систему наведения ракеты: оно непрерывно поддерживает обратную связь с целью и автоматически корректирует курс. Благодаря этому механизму, находящемуся в нашем мозгу, мы добиваемся любой поставленной перед собой цели, если только она ясна, а мы - достаточно настойчивы. Процесс достижения цели происходит почти автоматически. Но именно целеполагание и является главной проблемой для большинства людей.
То, что все мы добиваемся поставленных целей, - трюизм. Вы - там, где вы есть, и то, чем вы являетесь, - именно потому, что вы этого хотели. Ваши мысли, дела, поведение привели вас в нынешнее состояние, и если вдуматься, то иначе и быть не могло. Если ваша цель - прожить день, вернуться домой и засесть перед телевизором, то вы ее достигнете. Если вы задаетесь целью хорошо себя чувствовать, быть здоровым и прожить долгую жизнь, то достигнете и этого.
Но главная слабость большинства людей заключается в том, что, имея некоторое представление о желаемой вещи, они не тратят времени на размышление о том, как ее получить, и о том, согласны ли они заплатить за нее соответствующую цену. Посеяв, вы пожнете; причина порождает следствие, действие - реакцию. Ваша нынешняя жизнь содержит цену, заплаченную вами на сегодняшний день. Ваша жизнь и в будущем будет содержать цену, заплаченную в промежутке времени между сегодняшним днем и будущим.
Величайший враг вашего потенциала достижения успеха и свершений - ваша зона комфорта, ваше стремление застрять в колее и сопротивляться всем переменам, пусть даже и позитивным, которые пытаются вас оттуда вытолкнуть. Каждому свойственно бояться и избегать перемен. Мы хотим, чтобы все оставалось как есть, но одновременно и улучшалось. Однако любой рост, прогресс, развитие требуют перемен. Перемены неизбежны. Что бы вы ни делали, жизнь никогда не стоит на месте. Она всегда меняется в том или ином направлении. Ситуация становится то лучше, то хуже, но никогда не остается прежней.
Вспомните, что утверждает закон контроля: ваши чувства по отношению к себе позитивны в той степени, в какой вам удается взять под контроль собственную жизнь. Имея ясные цели, подкрепленные детально разработанным планом действий, вы обеспечиваете такую ситуацию, при которой все происходящие в вашей жизни перемены совершаются к лучшему, а также устраняете главные причины, порождающие чувство страха и незащищенности.
Закон причины и следствия гласит, что на каждое следствие в вашей жизни есть причина. Цели - это причины; здоровье, счастье, свобода и процветание - это следствия. Вы сеете цели и пожинаете результаты. Цели начинаются с мыслей или причин и проявляют себя в виде условий или следствий. Главная причина жизненных успехов - способность намечать цели и добиваться их. Именно поэтому люди без цели обречены вечно работать на тех, у кого эти цели есть. Вы работаете для достижения либо собственных, либо чужих целей. Самая лучшая работа - для достижения собственных целей и ради помощи другим в достижении их целей.
Возможно, в течение многих лет вы слышали о том, что необходимо иметь цель. Вам говорили, что для достижения этой цели требуется непрерывный труд. Вам известно, что нельзя поразить цель, которой вы не видите. Но печальный факт состоит в том, что очень немногие люди имеют реальную цель. Не многие знакомы с искусством целеполагания. Менее трех процентов человечества записывают свои цели на бумаге. И менее одного процента из них перечитывают и переосмысливают эти цели с должной регулярностью. Многим просто не приходит в голову, насколько важно существование цели.
Почему люди не ставят цели? Первая причина, по которой люди не ставят цели, состоит в том, что они просто несерьезны. Они предпочитают слово делу, хотят добиться больших успехов, улучшить свою жизнь, но не желают при этом приложить требуемых усилий. Им не хватает огня в крови, подстегивающего жгучее желание изменить себя, превратить собственную жизнь в нечто большее, лучшее, интересное.
Единственный способ определить, во что в действительности верит человек, - судить по его делам, а не по словам. Имеет значение то, что вы делаете, а не то, что вы говорите, что намереваетесь сделать, чего желаете, на что надеетесь, о чем молитесь. Ваши истинные ценности и убеждения всегда выражаются вашим поведением, и только им. Один человек, приступающий к делу, стоит десятерых блестящих ораторов, не делающих ничего. Не говорите людям о том, что собираетесь сделать. Покажите это. Будьте серьезны!
Вторая причина, по которой люди не ставят цели, состоит в том, что они до сих пор не удосужились взять на себя ответственность за собственную жизнь. До того момента, как человек принял на себя полную ответственность за свою жизнь и все, что с ним происходит, нельзя сказать, что он сделал даже один шаг к постановке цели. Безответственный человек - это тот, кто все еще ждет, когда начнется настоящая жизнь. Такой человек использует всю свою творческую энергию на придумывание затейливых отговорок по поводу своей неспособности добиться прогресса, а затем покупает лотерейные билеты и отправляется домой смотреть телевизор.
Третья причина, по которой люди не ставят цели, состоит в глубоко укоренившемся чувстве вины и низкой самооценке. Человек, находящийся на таком низком умственном и эмоциональном уровне, что ему приходится "посмотреть вверх, чтобы увидеть дно", не может уверенно и оптимистично намечать цели на месяцы и годы вперед. Человек, выросший в негативном окружении, воспитавшем в нем ощущение того, что он ничего не заслуживает или подход типа "и какая от этого польза!", а также "я недостаточно хорош", вряд ли способен ставить серьезные цели.
Четвертая причина отсутствия целеполагания состоит в том, что они не сознают их важности. Если вы выросли в семье, где оба родителя не ставят целей, а определение и достижение целей не является повторяющейся темой семейных разговоров, то вы можете стать взрослым, так и не узнав о том, что цели существуют не только в спорте. Если вы принадлежите к социальному кругу, где у людей отсутствуют четко определенные цели, на достижение которых направлена их деятельность, для вас вполне естественным будет предположить, что цели не являются такой уж важной частью жизни. Восемьдесят процентов окружающих вас людей идут в никуда, поэтому, не проявив должной осторожности, вы смешаетесь с толпой, пойдете вслед за ними в никуда.
Пятая причина, по которой люди не ставят цели, заключается в том, что они не знают, как это делается. В нашем обществе возможно получить университетский диплом - итог пятнадцати или шестнадцати лет, потраченных на образование, - так и не получив даже часового урока по постановке целей, и это при том, что изучение постановки целей для продолжительности вашего счастья куда важнее любого другого предмета, когда-либо изучаемого вами.
Шестая причина отказа от целеполагания - это всего лишь страх получить отказ, страх быть раскритикованным. С самого детства наши мечты и надежды страдают от ударов, наносимых критикой и смехом других людей. Возможно, что нашим родителям не хотелось, чтобы мы лелеяли высокие мечты и затем разочаровывались, поэтому они быстро указывали нам причины, по которым мы не сможем добиться своих целей. Наши недруги и друзья смеялись и потешались над нами, когда мы представляли себя кем-то или делали что-то, что превосходило их представления о самих себе. Их влияние может оставить отпечаток на вашем отношении к себе, постановке целей в течение многих лет.
Дети совсем не глупы. Они очень скоро усваивают, что "если хочешь со всеми ладить, поступай как все". Со временем ребенок, которого не одобряют и постоянно критикуют, прекращает вырабатывать новые идеи, лелеять новые мечты, ставить новые цели. Он начинает путь длиной в жизнь, играя в безопасность, продавая себя по дешевке, принимая собственные низкие достижения как жизненную неизбежность, не поддающуюся изменениям.
Седьмая и наиболее часто встречающаяся причина, по которой люди не ставят цели, - это боязнь неудачи. Не знаю, сколько раз нужно повторять, что боязнь неудачи - величайшее препятствие на пути к успеху во взрослой жизни. Именно она удерживает людей в их зонах комфорта. Именно она заставляет их пригибать головы и пребывать в безопасности, в то время как годы проходят мимо. Боязнь неудачи выражается во внушении "я не могу, я не могу, я не могу". Боязнь усваивается в раннем детстве в результате деструктивной критики и наказания за те действия, которые не встречали одобрения ваших родителей. Однажды пустив корни в подсознание, этот страх распространяется дальше, парализуя мечту и убивая амбиции, принося больше вреда, чем любая другая негативная эмоция, посещающая человеческую душу. Вот почему люди не ставят цели.
Главная причина боязни неудачи - в том, что люди не понимают роли неудачи в достижении успеха. Правило таково, невозможно добиться успеха, не потерпев поражения. Неудача - предпосылка успеха. Томас Эдисон добился наибольших успехов среди всех изобретателей современности. Он получил патенты на 1093 изобретения, 1052 из которых были внедрены в производство при его жизни. Но как изобретатель он потерпел на своем веку наибольшее количество неудач. Число неудачных попыток в его экспериментах по разработке новых видов продукции превосходит число неудач, с которыми столкнулся в жизни любой другой ученый или бизнесмен. Ему пришлось проделать более 11 тысяч экспериментов перед тем, как он изобрел углеродсодержащую нить накаливания, что привело к появлению первой электрической лампочки.
Об Эдисоне рассказывают, что, после того как он провел более пяти тысяч экспериментов, к нему пришел молодой журналист и спросил, почему тот настойчиво продолжает экспериментировать, потерпев неудачу пять тысяч раз. Говорят, что Эдисон ответил ему так: "Молодой человек, вы не понимаете, как устроен мир. У меня не было никаких неудач. Я с успехом определил пять тысяч способов, которые никуда не годятся. В результате я на пять тысяч способов ближе к тому способу, который сработает".
Говорите себе, что все происходящее движет вас к достижению цели даже тогда, когда кажется, что временные трудности отдаляют ее от вас. Ищите во всем хорошее. Величайшим успехам почти всегда предшествует множество поражений. Именно уроки, извлеченные из неудач, делают достижение успеха возможным. Заранее решите воспринимать каждое препятствие как стимул к приложению больших усилий, в особенности в бизнесе и торговле, зная о том, что каждый опыт приближает вас все ближе и ближе к успеху.
Смотрите на каждое временное поражение как на дорожный знак, говорящий: "Остановись, иди лучше вот этим путем". Одно из качеств лидера заключается в отказе мыслить понятиями "провал" или "поражение". Их заменяют понятиями "ценный урок" или "временный сбой". Великий футбольный тренер Винс Ломбарди обладал именно таким духом. После игры, в которой его команда потерпела поражение, какой-то репортер спросил Ломбарди, какие чувства вызывает у него неудача. Ломбарди ответил: "Мы не проиграли. Нам просто не хватило времени".
[Почему люди не ставят цели? Неправильная постановка цели довольно часто приводит к тому результату, который человек определил, но не к тому, которого он действительно хотел. Мелкая ошибка при целеполагании может стоить вам нескольких лет жизни не в том направлении - по пути, определенным не вашими желаниями и ценностями. В то время, как верное целеполагание обеспечит не только оперативное достижение действительно необходимых вам целей, но и чувство комфорта и уверенности в выбранном направлении. На практических тренингах Академии Развития вы в реальных условиях своей жизни научитесь ставить и достигать поставленных целей, преодолевая страх перемен и поражений, - сначала под контролем инструкторов и спецоборудования, затем самостоятельно.]
Вы можете научиться преодолевать страх поражения, ясно осознавая свои цели и принимая временные трудности и препятствия как неизбежную цену, которую приходится платить для достижения любого значительного успеха в жизни.
99. Техника постановки целей
Каждый согласится, что для успеха в этой жизни, не важно, в какой сфере (сделать успешную карьеру, похудеть, поступить в престижный институт), мало просто поставить цель. Для достижения цели над ней необходимо много работать, а это подразумевает приложение усилий, выполнение обязательств и самодисциплину. Но, как правило, люди недооценивают такой важный этап любого начинания, как формулирование цели. А ведь именно он на 99% определяет конечный исход всего предприятия.
Наверняка, постановка целей для вас довольно привычна - хоть раз в жизни вы зарекались с приходом нового года (месяца, семестра, недели) начать "новую жизнь". Для кого-то "новая жизнь" означает регулярно заниматься спортом, правильно питаться, чаще бывать на свежем воздухе - т.е. вести здоровый образ жизни. Для нерадивого студента "новая жизнь" - это начать, наконец-то, посещать лекции и семинары в институте, почаще заглядывать в читальный зал и своевременно выполнять все текущие работы, чтобы с чистой совестью и без хвостов подойти к сессии. Наверно, вам знакомо приятное чувство воодушевления и энтузиазма от осознания поставленных целей, от предвкушения достигнутых результатов и пожинания плодов своей деятельности.
Мне каждую весну интересно наблюдать, как с приходом теплых майских деньков спортсмены-любители выбегают рано утром на стадион и радостно "нарезают" круги. Жизнь хороша, и жить хорошо! Весна, тепло, солнышко светит, все расцветает, оживает! Хочется жить, творить и изменяться, совершенствоваться самому. Но обычно энтузиазма в поставленных целях им хватает, по моим наблюдениям, максимум на неделю. И только самые стойкие спортсмены как бегали раньше, так и продолжают бегать и весной, и летом, и осенью и даже зимой, невзирая на погоду и собственное настроение. Ведь регулярные занятия спортом требуют от человека большой силы воли.
Я приведу несколько полезных советов, которые позволят Вам более успешно ставить цели, а главное, всегда достигать намеченного. Ведь это - залог профессионального и личного успеха. Но прежде, хотелось бы сказать следующее. Если человек поставил себе цель, будьте уверены: у него есть все для ее достижения. "Желания нам даются вместе с возможностями для их осуществления" (Ричард Бах).
Во-первых, постановка целей должна быть в утвердительной форме. Неверно: "Я не хочу, чтобы подобный случай еще когда-нибудь со мной произошел". Верно: "Я хочу, чтобы в будущем все наладилось".
Во-вторых, постановка крупных целей должна сопровождаться разбиением на подцели, тогда ваша цель будет выглядеть более реалистично, и будет вырисовываться определенный план действий. Например: "Я хочу вести здоровый образ жизни". Разбиение на подцели: "Я хочу:
* три раза в неделю посещать тренажерный зал и заниматься там по полтора часа;
* правильно питаться;
* бросить курить;
* алкоголь употреблять только по праздникам.
Подцели можно также разбить на еще более мелкие цели. Например, "правильно питаться" включает в себя:
<< Пред. стр. 31 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу