<< Пред. стр. 5 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу
...
---------------------------------------
Итого:
ССН = САО =
Кнер = КП =
КТ = таблица 2
К таблице 2 прилагается список прочитанной литературы и занятий.
Примерный вид такого списка:
...
11. Написание доклада на конференцию по теме...
12. Кларк А. Юпитер 5, на англ. яз., 12 стр...
13. Вел протокол заседания отдела...
...
Некоторые рекомендации.
При выполнении любой работы в ней бывает творческая и нетворческая составляющая. Очевидно, даже если выполняешь основную работу, то в ней бывает и техническая, монотонная работа - т.е. такая, время на которую хочется уменьшить. Поэтому при заполнении таблицы 2 учет времени рекомендуется делать в виде:
например:
индекс работы 11 осн.р. 1,3 нейт.р., 1 нав.р. 2,5
--------------------
Это означает, что при написании доклада на конференцию 1,3 часа относится к основной работе, 2,5 часа - к навязанной работе, например, к сбору подписей, и 1 час - к просмотру литературы. Конкретные названия можно внести в список под отдельными индексами. В таблице должен быть резерв на случай появления новых тем. Для этого служит графа "Прочее", которая вводится в каждом виде работ.
Если коэффицинт полезности низок - 15% и меньше, то следует проанализировать, какие внешние или внутренние обстоятельства навязывают неэффективный расход времени, а затем постараться выйти из-под их давления. То же следует проделать после анализа неравномерности нагрузки.
Этап 2 можно считать завершенным, если коэффициент полезности превысил 50%, а коэффициент неравномерности составил меньше 25%. Коэффициент точности на этапе 2 большой роли не играет.
Этап 3 - "Наступление"
К целям этого этапа относятся:
- все цели второго этапа;
- овладение планированием по номенклатуре работ;
- освоение приемов повышения общей выработки, доведение ее до физиологического предела.
К началу этапа нужно иметь уверенность в выборе тех работ, которые относятся к основным. Упор на этапе 3 делается на планирование и на выполнение планов. Если Этап 1 и Этап 2 прошли успешно, то даже если вы сдерживали рост выработки, объем выполняемых вами работ вырос. Вероятно, у вас уже были срывы - периоды восстановления после переутомления. Осторожность позволит вам выйти на первый потолок - около 1500 рабочих часов в год. На Этапе 3 нужно осваивать передовой инструментарий для ведения рационализации интеллектуальной работы - ведение справочных и творческих картотек, обучение машинописи и т.п. Особое внимание следует уделить освоению передовых технологий переработки информации, таких, как теория решения изобретательских задач, математика и т.д. Т.е. повышение общей и профессиональной культуры работы, определение достойной цели жизни дает возможность определить набор инструментария для ее достижения.
Форма учета близка к приведенной в таблице 2, но более сжата.
Длительность Этапа 3 неограниченна.
4. Ритмика работоспособности и ее согласование
Многолетний опыт внедрения системы Любищева показывает: только ритмичная работа дает равномерную и высокую производительность труда.
Основной принцип, который можно назвать принципом бездефицитности, гласит: к началу очередного рабочего цикла организм должен полностью восстановиться.
Цикл состоит из двух частей - работы и отдыха. Основной цикл имеет суточный период. Более длительные сверхсуточные периоды, как показали исследования с использованием Фурье-преобразования, навязываются человеку извне. Анализ показал два устойчивых периода - недельный и годовой. Остальные колебания работоспособности носят нерегулярный характер и при планировании их можно не учитывать. Более важны внутрисуточные колебания активности организма, наличие которых общепризнанно. Анализ литературы и эксперименты показали, что пики и спады чередуются так:
подъемы: 5 - 6, 11 - 12, 17 - 18, 23 - 24
спады: 2 - 3, 8 - 9, 14 - 15, 20 - 21
Эти подъемы и спады, как правило, можно отследить с помощью обыкновенного термометра. Но такая ярко выраженная ритмика может отсутствовать. Ритмику можно сбить, сдвинуть, рассогласовать. Например, при сдвиге реальные спады могут прийтись на указанные здесь часы пиков, а реальные подъемы активности - на указанные часы спадов. Это не нарушает чередования спадов и подъемов и не снижает работоспособности. Но если попытаться интенсивно работать в часы, когда организм входит в периоды спада активности, то могут возникнуть стрессы, неврозы, гипертония и т.п.
Тогда подъемы и спады активности становятся невыраженными, работоспособность обязательно падает. Рекомендуется: согласовывать работу с пиками активности, а в периоды спадов во время бодрствования полежать 10-20 минут или даже вздремнуть. Это позволит быстро пройти период спада - чем глубже торможение нервной системы при спаде, тем скорее она восстанавливается.
Возможно, что наилучший режим дня - это распределить суточный сон более равномерно по суточным спадам. Использование сна во время спадов позволяет разбить календарные сутки на несколько физиологических и в сумме сократить время на сон. По мнению некоторых исследователей это один из секретов феноменальной нервной выносливости детей при усвоении новой информации.
Многие творческие личности приходили к использованию внутрисуточной ритмики. По свидетельству Фукса - секретаря А.В. Суворова, - режим дня генералиссимуса во время итальянской кампании в 1799 году был таков:
3 часа 30 минут - подъем, гимнастика;
с 4 часов 30 минут до 8 часов - работа;
с 8 часов до 12 часов - обед с гостями;
с 12 часов до 17 часов - сон, причем Суворов засыпал мгновенно;
с 18 часов до 19 часов 30 минут - ужин с гостями;
с 19 часов 30 минут до 23 часов - работа;
с 23 часов до 3 часов 30 минут - сон.
итого: работа 5-7 часов;
сон около 9 часов;
еда, беседы 5,5 часа.
Суворову идет 70-й год. Ел он мало - после его обедов гости шли обедать по-настоящему.
Пики и спады сдвинуты ровно на полсуток, но не сглажены, а наоборот - ярко выражены. День и ночь поменялись местами. Возможно здесь сказалась военная специфика - внезапность и скрытность передвижения лучше всего достигается ночью и под утро. Похожий режим принят и в современной американской армии, как это следует из публикаций в журнале "Огонек" за 1988 год.
5. Управление интенсивностью
В начале 80-х годов мне стало ясно, что интенсивность работы - это один из ключей решения свей проблемы работоспособности. Корреляционный анализ показал два пика - часто случались дни с выработкой в 5-6 часов после дней с выработкой 6-5 часов, и часто встречалась выработка в 0-2 часа после дней с низкой выработкой. Отсюда следовало два вывода:
1. Выработка в 5-6 часов в сутки близка к предельной бездефицитной.
2. Если дефицит накопился (случай долговременной усталости), еготрудно ликвидировать за одни сутки.
Для более точных выводов нужны были более сильные средства. Удалось построить программную имитационную модель работоспособности на языке Бейсик. В основу модели легли следующие допущения:
- Существует предельный запас сил, больше которого человек не может накопить, сколько бы он ни отдыхал. Обозначим его через Сmax.
- Если человек имеет запас сил, равный Сmax, то за сутки прирост сил равен нулю, а при нагрузке запас сил убывает.
- Если запас сил равен нулю, то очевидно, что никакой отдых не может восстановить силы. Но это означает, что есть некоторое значение запаса сил, при котором во время отдыха скорость восстановления максимальна. Назовем это значение Сопт.
Исследование модели показало, что объем общей выработки тем больше, чем ближе интенсивность нагрузки к интенсивности восстановления при запасе сил, близком к Сопт. Приближение программной модели к реальной ситуации - учет необходимости во сне, учет пиков и спадов активности, учет воздействия внешней среды, - позволило получить результаты, которые вполне согласуются со здравым смыслом и натурными экспериментами. Выделяются два режима работы. Один, который можно назвать общепринятым, состоит в том, что человек работает до усталости, причем достаточно интенсивно, а затем стремится как следует отдохнуть. Этот режим характеризуется неравномерной загрузкой, завышенными перерывами на восстановление сил после накопления дефицитов. Такой режим можно назвать неравномерным. Другой режим работы характеризуется сравнительно невысокими значениями интенсивности труда, отсутствием перерывов в работе, максимальным торможением в период физиологических спадов, наличием ресурсов для нейтрализации влияния внешней среды. Такой режим можно назвать сглаженным.
Потолок выработки неравномерного режима можно оценить в 1700 - 2500 часов в год. Потолок сглаженного режима - в 3500 - 4500 часов в год. Цифра в 4500 часов получается, если полностью предотвратить влияние внешних обстоятельств. Выработка рассчитывалась с приведением к нормочасам - т.е. к часам такой работы, интенсивность которой принята за эталонную.
Кроме тех рекомендаций, которые были приведены ранее, можно добавить:
рабочий уровень запаса сил должен быть близок к Спот, а интенсивность нагрузки должна приближаться к интенсивности восстановления. Пока приходится основываться на эмпирике и субъективных ощущениях при определении Сопт и интенсивности. Автору не удалось построить устройства для замера этих величин, хотя можно предположить, что оно по принципу действия должно напоминать энцефалограф.
Иными словами говоря - оптимальной является не слишком интенсивная работа, желательно без резких перемен тематики, которая прерывается на короткий, максимально глубокий, отдых во время физиологических спадов.
6. Управление стрессами
Регулярный дефицит сил может накапливаться незаметно, затем проявиться внезапно, надолго блокируя возможность работать. Могут возникать различные неврозы - от обычной бессонницы до гипотонии, которая переходит в гипертонию, язву желудка и т.п. Поэтому так важно соблюдать правило равномерной нагрузки и бездефицитного прохождения циклов работа-отдых.
Наиболее легко возникают сосудистые неврозы, особенно сосудов головного мозга. Невроз - это вредный условный рефлекс. Для тренировки сосудов можно применять сосудистую гимнастику. Например:
1. Сосудистый термомассаж. Автор А.А.Микулин. Две салфетки, намоченные горячей и холодной водой попеременно прикладываются к лицу. Салфетки можно заменить душем, в котором горячая и холодная вода поочередно переключаются. Термомассаж снимает симптомы нервного переутомления. Он очень хорош после напряженного рабочего дня. Для людей с сухой кожей после массажа рекомендуется использовать кремы.
2. Сосудистый вибромассаж. Автор А.А.Микулин. Стоя прямо, подняться на носки и резко опуститься на пятки, лучше босиком. Делать с частотой не быстрее 1 раза в 2 секунды. В одной серии 30 опусканий. Выполнять во время работы по две серии. Интервал между сериями 3-4 минуты. Хорошо помогает от застоя крови в венах, предотвращает тромбоз и расширение вен. Очень хорошо согревает ноги зимой.
3. Сосудистый статический массаж. Автор С.В.Козловский. Стоя, медленно согнуться в пояснице, спина прямая, держать спину параллельно полу. Медленно с небольшой амплитудой колебаться вверх и вниз, ощущая отливы и приливы крови к голове. Очень хорошо помогает при головной боли. В книге Стива Шенкмана "Мы мужчины" приведен тест на наличие стрессов и их источников. Рекомендую регулярно его применять для контроля, выявления и ликвидации источников напряженности.
В книге В.М.Дильмана "Большие биологические часы" приведены варианты сбалансированных меню для людей, которые покупают продукты в современных советских магазинах. Опыт показывает, что питание по этому методу хотя бы в течение двух месяцев снимает ряд внутренних нагрузок и балансирует обмен веществ.
Что касается спорта, то тут лучше всего обратиться к профессионалам оздоровительного уклона: к книгам К.Купера, Е.Г.Мильнера, Н.М.Амосова, А.А.Микулина и др.
7. Рекомендации преподавателям
До сих пор большинство преподавателей, которые использовали материалы по теме "Система Любищева", не имели личного опыта применения этой системы. Поэтому первая и основная рекомендация - приобрести личный опыт, дойти хотя бы до Этапа 2. В самом начале следует ознакомить слушателей с повестью Д.Гранина "Эта странная жизнь". Желательно сообщить о ней слушателям еще на вводном занятии курса с тем, чтобы к началу занятий по теме слушатели имели возможность прочитать повесть. В начале занятий по теме следует зачитать избранные места повести, делая упор на морально-философское обоснование, на тесную связь с задачей поиска и достижения достойной цели жизни. Затем попросить слушателей зафиксировать затраты времени за неделю, используя форму, приведенную в таблице 1, и рассчитать показатели временных затрат так, как это описано в разделе 3. После выполнения задания следует провести сравнительный анализ работ. Нужно помнить, что расход времени - дело сугубо личное, грубое вмешательство может восприниматься людьми очень остро. Следует оценивать работы с максимальной деликатностью, желательно без указания конкретных имен, разве что с согласия авторов.
Большинство людей склонно завышать результаты. Обязательно перед раздачей задания нужно предупредить о том, что если в результате учета получилось более 50 часов нагрузки, то либо автор отчета выбирал облегченные задания, вроде чтения художественной литературы, либо он перегружается, и отчетная неделя не является типичной, либо это самообман. Подчеркните - нужно получить портрет типичной недели. Могут возникнуть ситуации, при которых слушателям неудобно сообщать чем именно конкретно они занимаются. Тогда можно использовать условные названия. Главное, чтобы легко можно было отличить нагрузку от отдыха и различить основную, навязанную и нейтральную работы. Не следует требовать высокой точности учета. Достаточна точность в 30-40%. Например, если человек читал книгу 40 минут или 0,7 часа, то не так уж важно, если он ошибется и укажет 0,5 часа или 1 час.
Часто возникает вопрос - если ехать на транспорте и решать задачу, то как это записывать? И вообще, как быть, если совмещаются несколько видов работ? Можно предложить записывать по тому виду, который наиболее важен, а индексами обозначить комментарии. Например:
31 1,1
------ ;
32 0,8
31. Решал задачу о... по дороге в...
32. Время на пересадку и т.д.
8. Заключение.
Прежде всего я благодарю своих товарищей и коллег за доброжелательное внимание, ценные предложения и конструктивную критику: Бойко_И.М., Злотина_Б.Л., Рыжикова_Е.Д. и многих других. То, что вы прочли - это сильно сокращенное описание результатов многолетней работы. В числе прочего из работы исчезли те места, которые несут аромат жизни. Другими словами из работы убрана художественная часть. Пропали отчаяние тупиковых ситуаций, эйфория находок, радость общения с людьми. Пропали мучительные сомнения. Уже сам выбор достойной цели жизни означает, что человек добровольно ставит общие цели выше личных. Всегда ли это хорошо? Какова цена? Общая цена решения проблем - это прогресс. Прогресс не только завоевание - поскольку он неотвратим и несет не только положительное, он еще и ресурс, которым расплачивается человечество. Прогресс приводит к появлению новых проблем или к возрождению старых, но на новом уровне.
Будьте готовы к этому. Если вы ищете или нашли достойную цель жизни, то никакая система не спасет вас от нехватки времени, от проблем и трудностей. Изменится только их качество.
И все же, какое наслаждение быть хозяином своей жизни! Чувствовать, что время словно глина под руками скульптора наполняется содержанием и смыслом - оживает. Если вы решились - желаю вам удачи!
9. Литература.
1. Гранин Д.А. Эта странная жизнь. (опубликована в источниках) а) "Аврора", 1974, N1 стр.12-24, N2 стр.22-42. б) М: 1974. в) в книге "Выбор цели" - М: 1975, стр. 3-114. г) Иду на грозу, Эта странная жизнь, Выбор цели - Л: Советский писатель, 1976, 702 с. д) "Роман-газета", N40(872), 1979, стр.32-75. е) в книге "Река времени" - М: Правда, 1985. ж) Кишинев: Лит. артистикэ, 1986, 606 с. з) М: Сов. Россия, 1982, 254 с.
2. Амосов Н.М. Раздумья о здоровье - М: Физк. и спорт, 1983, 63с.
3. Детари Л., Карцаги В. Биоритмы. Современное представление о периодических изменениях биологических систем. - М: Мир, 1984, 160 с.
4. Дильман В.М. Большие биологические часы: введение в интегральную медицину. - М: Знание, 1986, 256 с.
5. Микулин А.А. Активное долголетие (моя система борьбы со старостью). - М: Физк. и спорт, 1977, 112 с.
6. Мильнер Е.Г. Выбираю бег! - М: Физк. и спорт, 1985.
7. Шенкман С.Б. Мы - мужчины. - М: Физк. и спорт, 1977, 175 с.; 1980,223 с.
8. Кеннет Х., Купер. Аэробика для хорошего самочувствия. /выдержки см. в книге "Искусство быть здоровым, часть 1"/ - М: Физк. и спорт, 1987, стр.53-64.
9. Бег без страха. /выдержки см. у Мильнера Е.Г. 1985, стр.54/
12. Почему мы ничего не успеваем
Самая частая жалоба работающего человека: "У меня ни на что не хватает времени". Слова о том, что темп жизни постоянно ускоряется, уже давно стали рекламным слоганом, помогающим продавать технические новинки. Про карьеристов, не видящих жизни из-за постоянной работы, написаны сотни книг и тысячи газетных статей. Между тем исследования показывают, что значительную часть времени в офисе мы теряем впустую. Почему так происходит? Как в сказке Льюиса Кэрролла, нам приходится бежать все быстрее, чтобы хотя бы остаться на одном месте. Например, данные исследования, проведенного в США, показывают, что 61% участников опроса считают себя перегруженными на работе, 82% работников заявили, что недовольны соотношением работа/личная жизнь, а 72% сказали, что работают больше 40 часов в неделю. С учетом того, что исследование проводится ежегодно, его авторы делают вывод, что процент перерабатывающих сотрудников в американских компаниях постепенно увеличивается. Рост этот составляет 1-2% в год по различным статьям опроса. То же самое происходит и в Европе.
Например, еще три года назад в одном из американских изданий была опубликована статья, восхваляющая традицию испанской сиесты - послеобеденного отдыха, которой свято придерживаются во многих странах Старого Света. Автор статьи советовал американцам, увязшим в гонке за успехом, притормозить и позаимствовать европейский опыт. Но в реальности случилось наоборот. Уже прошлым летом появились публикации о том, что испанцы отказываются от сиесты по причине ускоряющегося темпа жизни.
Понятно, что и Россия не исключение. Ускорение особенно остро ощущается в крупных городах. "Конечно, темп жизни возрастает, - говорит заместитель генерального директора компании "Империя кадров" Александр Баранюк. - Растет конкуренция на рынке, растут задачи, поставленные руководством, необходимость постоянно улучшать качество предоставляемых услуг, увеличивать долю компании на рынке. Так что постоянного ускорения темпа жизни не избежать, если хочешь выжить в бизнесе".
Время бежит быстрее
"Время - очень условная величина, и его темп зависит от множества обстоятельств, - говорит исполнительный директор компании Begin Group Марианна Сливницкая. - И хотя часто дефицит времени связан с непродуманным распределением ресурсов или плохим тайм-менеджментом, все же многим ДЕЙСТВИТЕЛЬНО его не хватает". По ее словам, даже если бы они правильно распределяли работу, имели достаточное количество подчиненных и прекрасное ощущение времени, все равно его бы не хватало. Просто у них была бы реальная возможность сделать для своей компании больше, если бы в сутках имелось хотя бы 25 или 26 часов. "Можно рассудить, что с появлением мобильной связи, интернета, электронной почты времени должно быть больше на работу, - говорит PR-менеджер компании "Империя кадров" Ольга Федорова. - Однако его все равно катастрофически не хватает. В погоне за карьерой, деньгами человек старается работать, учиться, посещает параллельно какие-нибудь курсы, конференции и так далее. То есть он забивает свой рабочий день до упора". По ее словам, на вопрос, почему такое происходит, многие ответят - "Такое время, хочешь жить, умей вертеться".
"Мне кажется, темп жизни увеличивается вместе с карьерным ростом, - говорит Марианна Сливницкая. - Увеличивается количество обязанностей, из-за того что они становятся очень разными, сложнее переключаться, возникает ощущение, что совсем ничего не успеваешь. Но самое главное, на мой взгляд, - это увеличение ответственности. Если на начальных позициях риск от того, что ты что-то не успеешь, небольшой, то на топ-позициях он совершенно критичный. Я думаю, человек не успевает сделать примерно такую же часть дел, но на руководящих позициях это становится совершенно недопустимым".
Надо замедляться?
Любопытно, что социологи уже не первое десятилетие говорят о том, что темп жизни современного человека противоестественен. На недавней международной конференции в Оксфорде с призывом "притормозить" выступили сразу два докладчика - Карл Оноре и Берри Шварц. Оба - авторы книг на тему "замедления жизни".
Чем же не устраивает ученых современный темп человеческого существования? Дело в том, что, с точки зрения циничных социальных антропологов, на развитие любого вида влияют два фактора. Межвидовая и внутривидовая конкуренция. Однако человек уже давно вытеснил всех остальных хищников, свел к минимуму влияние окружающей среды и теперь конкурирует сам с собой. Автор этой идеи Конрад Лоренц сравнил темп жизни современных людей с оперением райских птиц - причудливым, но совершенно не функциональным. Святая святых современного бизнеса - идея достижения успеха - является не более чем иллюстрацией этого тезиса. Мы просто конкурируем друг с другом и тратим большую часть времени на доказательство своей состоятельности. За счет этого и растет темп жизни.
И практика подтверждает этот вывод. Большую часть времени на работе поглощает совершенно непродуктивное общение с окружающими. Например, проведя мини-опрос среди своих коллег, Ольга Федорова обнаружила, что "большую часть времени отнимают пустые разговоры, неэффективные совещания и чрезмерные отчеты".
"Мой мозг заснул, а я не смог его разбудить"
Не секрет, что весьма распространенный, хотя и не вполне этичный способ подкорректировать баланс между работой и личной жизнью - сказаться больным. На прошлой неделе рекрутинговый портал CarrerBuilder.com опубликовал результаты любопытного исследования о том, как часто сотрудники американских компаний не являются на работу, объясняя это якобы проблемами со здоровьем.
Как оказалось, 35% работающих американцев прибегали к этому методу на протяжении последних 12 месяцев, а каждый десятый делал это несколько раз. Главной причиной обмана работодателя нерадивые сотрудники назвали срочную необходимость во времени для решения личных проблем. Второе и третье места заняли более прозаические причины: "проспал" и "необходимость отдыха".
Что отнимает наше время
Непродуктивное общение и отсутствие ясности в работе - вот причины, убивающие треть времени, которое мы проводим на работе. Эти данные были получены корпорацией Microsoft в результате завершенного недавно всемирного исследования.
Минимум 30% рабочего времени используется неэффективно. Средняя рабочая неделя в мире составляет 45 часов. Причем 17 часов из них участники проведенного недавно исследования считают потраченными впустую, или "непродуктивными". Причины же, приводящие к этому, едины для компаний всего мира. Как показало исследование, это нечетко сформулированные задачи, недостаток общения в команде и неэффективные встречи. Об этом сообщили 31% респондентов. Другие распространенные причины снижения эффективности на работе: нечеткие приоритеты (31%) и "откладывание на потом" (29%).
Самым главным врагом продуктивности исследователи назвали неэффективные встречи и собрания, на которые тратится в среднем по 5-6 часов в неделю. Согласно данным опроса, 69% всех собраний неэффективны. (В США - 5.5 часа и 71% соответственно).
Любопытно, что особой разницы в том, как теряют время мужчины и женщины, исследование не выявило. Средний коэффициент продуктивного рабочего времени сотрудников-женщин равен 72%, а сотрудников-мужчин - 71%.
При этом лишь 34% респондентов сообщили, что используют инструменты и методики эффективного тайм-менеджмента. В связи с этим 60% участников опроса заявили, что не в состоянии поддерживать баланс между профессиональной деятельностью и личной жизнью, а неспособность продуктивно использовать все рабочее время усугубляет это ощущение.
Более половины респондентов (55%) заявили, что их продуктивность напрямую связана с работой на компьютере. В среднем каждый из участников опроса получает 42 электронных письма в день. Любопытно, что на этом авторы опроса останавливаются. И это неудивительно, учитывая, что опрос проводила корпорации Microsoft. Ведь многие исследования, проведенные ранее, показывают что электронная почта также может претендовать на звание одного из основных "пожирателей" времени.
13. Секреты управления личным временем
Для успешного сочетания двух работ - служебной и домашней - нужно научиться профессионально управлять своим временем. Планировать затраты времени женщинам в силу природных особенностей надо уметь даже в большей степени, чем мужчинам. Цель такого планирования - научиться расходовать время на то, что приносит наибольшую отдачу. Большинство руководителей работают долгие часы, однако у одних результаты заметно лучше, чем у других. Прямой связи между степенью напряжения и достижениями нет. Часто люди ошибочно думают, что труд без отдыха - достоинство. Напротив, это наказание за неправильное планирование своего времени и неудовлетворительную организацию труда. Для получения наибольшей отдачи от затраченного времени в первую очередь важно критическое отношение к нему. Почаще задавайте себе такие вопросы: "Может, я использую свое время не самым полезным образом? Нельзя ли сделать что-либо более важное? Не мог бы это сделать кто-либо иной?" Большинство людей запутываются в самом процессе работы, не всегда понимая, зачем они ее выполняют. Дела превращаются в самоцель, тогда как организованные люди никогда не теряют из виду конечные цели.
ЦЕЛИ
Можно ли улучшить использование времени, не имея целей и приоритетов? Нет. Определение целей, общего направления - по работе и в жизни - имеет решающее значение. Цели нужно устанавливать на всю жизнь, на год, на день. Запишите, что самое важное вы должны сделать на работе и по дому. Цель или план, не записанные на бумаге, - это пустое мечтание. После установления целей нужен план их достижения. План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут, и мы начнем на них реагировать. В конце дня составьте список ваших рабочих дел на будущий день. Сделайте то же самое и для дома. Список не только гарантирует от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными вещами. Самые бледные чернила надежней самой яркой памяти. Специалисты говорят, что большинство людей тратят 80% своего времени на маловажные дела. Как правило, 80% результата приходится на 20% затраченных усилий. Так, из 10 заданий выполнение двух дает 80% результата. Важно найти эти два задания, придать им наивысший приоритет и прежде всего выполнять их.
Приоритеты классифицируются по следующим четырем группам: первая очередь - наиболее важно, следует выполнить немедленно; вторая очередь - менее спешно, нужно выполнить, когда найдется время; третья очередь - низкий приоритет, можно держать до момента, пока кто-нибудь не спросит; четвертая - можно выбросить, если ящик стола полон. Устанавливая очередность, нужно отличать "более важное" от "более спешного", преодолевая возможную склонность действовать по срочности.
Проведите работу с бумагами. Обследования говорят, что с 80% содержимого ящиков в среднем можно расправиться при первом рассмотрении. Но средний работник расправляется при первом обращении только с 20%. Таким образом, 60% бумаг складывается обратно в ящик, накапливается на столе или запихивается в портфель, который относится домой и не обязательно открывается. Организуйте свой письменный стол, свой отдел, свой дом, самое себя. От организации работы и окружения чрезвычайно сильно зависит ваш успех в правильном использовании своего времени. Работу надо сгруппировать в аналогичные занятия, максимально уменьшив текучку. Время занятий с детьми можно тщательно спланировать и организовать прямо по рабочему графику: например, труд с детьми возле дома и в саду позволяет побыть вместе с ними. При совместном выполнении работ по дому можно обменяться новостями за день или неделю, составить планы и решить текущие проблемы.
ПЛАНИРОВАНИЕ
Один из парадоксов времени заключается в том, что когда мы тратим его на планирование, у нас его становится больше. Час эффективного планирования может сэкономить 3-4 часа на выполнение плана и даст лучшие результаты. Люди, затратившие 10-15 минут в конце дня на анализ сделанного и невыполненного, на график завтрашнего дня, выигрывают по часу. Домашнюю работу надо планировать вместе с членами семьи. Нельзя думать, что муж и дети начнут помогать сами. Большинство людей делают только то, что от них требуют. Планируя, вы отвечаете на вопросы: чего я достигла, чего еще хочу достичь, как я этого добьюсь? Первый вопрос требует оценки ситуации, второй предполагает постановку целей, третий - составление плана действий. Возьмем вопрос: "Чего я достигла?". Для того чтобы лучше спланировать эффективное использование времени, вначале определите, как вы его используете сейчас, как должны использовать и как запрограммировать правильное использование. Большинство людей не знают точно, как они расходуют свое время. Практически любое из серьезных исследований бюджета времени шокирует людей, когда они узнают, на что ушел их рабочий день. Однако пока мы не знаем этого, мы не можем искать более рациональные варианты. Ведение журнала для записей - это, вероятно, самый точный метод определения затрат времени. Записывайте все свои занятия за день, скажем, за 15-минутные интервалы. Для ведения записей обычно достаточно одной недели. Первоочередные задачи затем сравниваются с фактическими занятиями. Неизбежно выявляются ненужные работы, ненужные совещания; становится ясно, что с такими и такими людьми было не обязательно встречаться; становятся видны дела, не имеющие отношения к целям. Анализ данных обнаруживает похитителей нашего времени.
УЧИСЬ РАСПРЕДЕЛЯТЬ ОБЯЗАННОСТИ!
Многие женщины, отчасти по привычке, нередко хотят сделать все сами. Между тем успеха добиваются те, которые умеют превосходно делегировать задания и пользоваться всевозможной помощью. Делегирование повышает результативность. В итоге мы получаем не то, что могли сделать сами, а то, что смогли доверить другим. Делегирование стимулирует инициативу подчиненных, развивает их умения, повышает доверие. Руководителю нужно больше времени уделять обучению и стимулированию людей, а не выполнению технической работы. Для этого всякий раз следует поручать задания работникам по возможности самого нижнего уровня. Бывает, однако, что делегирование понимается неверно. Делегировать - не значит просто предоставить подчиненного самому себе. Лидер или руководитель должен удостовериться, понял ли тот, чего от него ожидают, и помочь ему добиться цели. Важно постоянно помогать, советовать, учить, как делать. Нельзя оставлять выполнение заданий без контроля, надо регулярно требовать отчета. Если получены приемлемые результаты, их следует одобрить. Неудовлетворительную работу необходимо потребовать переделать. Но ни в коем случае не следует отбирать ее и делать самому. Как и на работе, целесообразно делегировать и домашние обязанности.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СОВЕТЫ
Оставляя открытыми двери кабинета в надежде улучшить общение, работники, как правило, способствуют неправильному общению. В результате их чаще отвлекают от более важных задач. Люди часто не могут планировать потому, что на это не хватает времени. Таким образом, они не могут понять, что эффективное планирование экономит время и позволяет получить лучшие результаты. Многие работающие склонны реагировать на спешные, а не на важные дела. Следовательно, они пренебрегают приоритетами, порождая авралы в будущем. Ожидая опоздавших и не открывая совещание, мы наказываем пришедших вовремя и поощряем тех, кто опоздал. Не исключено, что пришедшие сегодня вовремя в следующий раз опоздают, а опоздавшие придут еще позднее... Порой руководители не склонны делегировать свои полномочия неопытным подчиненным из-за отсутствия к ним доверия. Но ведь подчиненные могут заслужить доверие руководителя только набираясь опыта, а это возможно лишь при выполнении порученных заданий. Специалисты оставляют бумаги на своих столах, чтобы не забыть о них. Потом бумаги либо теряются, либо перестают привлекать к себе внимание, лишь мешая тому, что нужно делать в данный момент. Чем дольше работник задерживается на работе, тем больше он устает, тем больше у него дел, которые еще надо выполнить. В результате требуется задерживаться еще больше.
Некоторые смешивают эффективность и оперативность. Людей больше заботит правильное выполнение работы, чем выполнение правильной работы. Учитесь экономить свое время. План необходимо претворять в жизнь. Многие люди знают, чего хотят и как добиться желаемого, но медлят. Возьмите свой план на день, начните с наиболее важного. Обычно первый час определяет весь остальной день. Уделяйте все внимание выполняемой задаче. Если у вас не хватит времени выполнить ее правильно сейчас, то когда оно появится вообще? Люди, добивавшиеся наивысшего успеха, умели сосредоточиться. Завершайте любое задание с первого раза. Получите все необходимые данные до того, как вы принялись писать отчет, письмо или речь. Пусть вашим правилом будет стремление обращаться к документу всего один раз. Думайте об ответе, читая письмо, если оно в нем нуждается. Если требуется поразмыслить, набросайте идеи и сделайте хоть что-нибудь для продвижения дела. Спросите мнение подчиненного или решите, когда вернетесь к вопросу вновь. Пусть также станет вашей привычкой быть кратким, пунктуальным и понятным. Сэкономленные слова - это сэкономленное время. Учитесь говорить лаконично и уметь вовремя промолчать.
КОГО И КАК МЫ СЛУШАЕМ
Исследования показывают, что люди тотчас забывают из прослушанного более двух третей содержания. Будьте внимательны ко времени других. Снижайте количество приемов посетителей. Если вам с кем-то нужно встретиться, договоритесь по телефону о времени. Работающие эффективно не встретятся с вами, пока нет важных вопросов для совместного обсуждения. Обычно для одного разговора выбирается несколько пунктов. Экономится и ваше время, и время других. Сокращайте количество заседаний. Собирайте совещание, лишь убедившись, что оно эффективнее разговора по телефону. Разошлите повестку дня всем до заседания и ограничивайте обсуждение необходимыми вопросами. Если присутствующие заранее не ознакомлены с повесткой дня, то тратится время на ориентировку. Важно устанавливать регламент для совещания и строго соблюдать его. Экономьте время на телефонных разговорах. До важных звонков запишите основные пункты обсуждения. При вызове назовите себя и сразу же переходите к теме разговора. Избегайте непродуктивного чтения. Пусть секретарша и ваш аппарат делают вам резюме и рефераты. Читайте письма, отчеты, прочие документы только раз, действуйте и отвечайте сразу. Менее важный материал читайте в перерывах или в пути. Если у вас важная работа, заприте дверь. Приучайте всех обращаться к вам в определенное время. Среднего работника отрывают от работы каждые 8 минут в течение всего дня. Очень важно регулировать этот процесс. В конец рабочего дня следует проанализировать, какие задачи не были выполнены, обнаружить и устранить все, что похищает ваше время.
14. Экспресс-тайм-менеджмент или как помочь самому себе наладить отношения со временем.
Одной из отличительных примет нашего времени стало желание людей работать быстрее, быстрее, еще быстрее. К чему это приводит? Часто к тому, что, стремясь работать более эффективно, на самом деле мы можем снижать собственную эффективность. Как это происходит, и что можно сделать?
Первое, на что нужно обратить внимание - это на уровень собственного стресса. Обратите внимание на свое лицо и тело. Бывает ли так, что у Вас зажаты мышцы? Напряжены челюсти? Как будто Вы все время с чем-то боретесь? Ответьте себе честно на вопрос, довольны ли Вы собой? Если Вы заметили напряжение в теле или в душе, это - сигнал о том, что надо начинать снижать уровень стресса. Именно поэтому многие современные офисные работники стали постоянными посетителями саун, спортивных клубов и массажистов.
Еще чаще люди задумываются о тайм-менеджменте тогда, когда начинают тонуть в лавине недоделанных, просроченных, забытых и прочих невыполненных дел.
Почему это происходит? Наиболее частые причины, которые называли участники моих тренингов по тайм-менеджменту, работающие в самых разных областях:
отсутствие планирования;
непредсказуемые посетители и дела;
незнание законов тайм-менеджмента;
неумение отказаться от выполнения дела, не входящего в служебные обязанности, или которое невозможно сделать в конкретный период времени;
частое изменение дела в процессе его выполнения (руководитель постоянно меняет условия "игры");
разбазаривание времени по мелочам, которые не осознаются;
отсутствие четких целей и критериев выполнения дела ("иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что");
отсутствие похвалы за хорошо выполненные дела, резкая критика всего, чем недоволен начальник;
отсутствие командности в работе, когда сотрудники готовы помочь друг другу, понять и поддержать.
Этот список, если заменить слово "отсутствие" на слово "наличие" и перевести негативные утверждения в позитивные, даст Вам понимание того, к чему следует стремиться, если Вы хотите повысить свою эффективность. Кстати, Вы можете продолжить список сами, дописав туда свои проблемы со временем.
Не прячьтесь за отговорками, что Ваши дела непредсказуемы, что руководство не интересуется подчиненными, или что Вы - незаменимый сотрудник. Множество людей смогли в таких же обстоятельствах найти эффективные способы противодействия хаосу, сохраняя хорошее настроение и работоспособность.
Для начала проясните, что собственно вызывает у Вас напряжение. Возможно, это отношения с людьми, работа, которую Вы не успеваете сделать, и которая постепенно накапливается, как снежный ком, хаос, завоевывающий пространство Вашего рабочего места или что-то еще.
В зависимости от того, что Вы выбрали, необходимо расставить приоритеты в работе. В этом Вам может помочь хронометраж - запись всего, что Вы делаете в течение рабочего дня. Попробуйте хотя бы один день записывать буквально все. Обязательно найдите время, чтобы просуммировать полученные цифры. Результаты, скорее всего, удивят Вас.
Большинство людей на тренинге затрудняются вспомнить именно несрочные и неважные дела. По их мнению, подобных дел почти нет, зато большая часть дел, которая вспоминается, обычно относится к квадранту "срочно и важно" по матрице Эйзенхауэра. В жизни все не совсем так, как мы обычно себе представляем. После проведения хронометража Вы сразу же сами увидите все, что тратит Ваше время, почти не принося пользы.
Теперь возьмите получившийся список и проанализируйте, на что на самом деле уходит Ваше время. Можете, конечно, поделить дела по принципам срочности и важности, можете просто сгруппировать в большие блоки и посмотреть на то, что получится. Обязательно сделайте для себя выводы. Ни в коем случае не ругайте себя, какими бы ни получились результаты. Это - всего лишь точка опоры, от которой мы будем отталкиваться, чтобы сделать рывок.
У большинства людей не остается времени именно на те дела, которые дают по закону Парето 80% результатов при 20% усилий. Т.е. малыми вложениями Вы достигаете больших результатов. Но это при условии, что Вы начинаете день с важных дел. А что получилось у Вас? Итальянцы советуют "съедать лягушку", т.е. делать по одному важному, но неприятному делу, прямо с утра ежедневно.
Бывает ли у Вас чувство, что Вы недостаточно хорошо выполнили дело? А что говорят об этом другие люди? Часто за недовольством собой скрывается перфекционизм, тяга к недостижимому совершенству. Присмотритесь к тому, что Вы делаете. Есть ли такие дела, которые только выиграют, если Вы сократите количество времени, которое Вы на них выделяете? Если таковые найдутся, смело сделайте это.
С перфекционизмом тесно связаны отсрочки и промедления. Если я все равно знаю, что никогда не достигну предела своих возможностей, то, если отложить дело поближе к сроку сдачи, можно получить мысленное оправдание тому, что оно сделано не так хорошо, как можно было бы сделать - времени не хватило. Таким образом, человек сам загоняет себя в замкнутый цикл, в котором крутится, как белка в колесе. Желание сделать дело как можно лучше приводит к неудовлетворенности полученными результатами и бессознательному сопротивлению.
Для того чтобы перестать откладывать, нужно всего лишь чуть меньше думать. Примените слоган компании Найк: "Просто сделай это" (Just do it!). Если Вы можете немедленно приступить к делу, прекращайте думать, начинайте делать. Исключение составляют случаи, когда предварительное обдумывание дает впоследствии существенный выигрыш во времени за счет нахождения оригинального решения.
<< Пред. стр. 5 (из 34) След. >>
Список литературы по разделу