<< Пред.           стр. 7 (из 34)           След. >>

Список литературы по разделу

 Чтобы не утонуть в "мелочах", распределите свои дела по срочности и важности. Для этого все бумаги, томящиеся на вашем столе, рассортируйте в три папки - А, В и С.
 
 Папку А положите на видное место. Хорошо, если она будет красного, привлекающего внимание цвета. "Поселите" в нее самые срочные и важные дела. За них нужно приниматься, "не отходя от кассы"! Чтобы упростить работу, разбейте задание А на подпункты - А1, А2, A3, которые выполняйте по порядку. Не забывайте о сроках!
 
 В папку В положите важные, но не срочные дела. Поместите ее так, чтобы она находилась в поле вашего зрения, но в то же время не мозолила глаза. Пусть служит молчаливым напоминанием: "Не забывай обо мне". Периодически возвращайтесь к делам в папке В, чтобы в один прекрасный день они не превратились в "горящие" - источник нервотрепки.
 
 Папку С заполните несрочными и неважными делами. "Сошлите" ее в ящик стола - с глаз долой! Время этих дел еще не пришло. А может, и вообще не придет... Спросите себя: "Что произойдет, если я не сделаю это?" И если поймете, что ничего, то ничего и не делайте!
 
 Я сам
 
 Одно из правил экономии времени гласит; не стесняйтесь переадресовывать работу другим! Если, допустим, вы - начальник, тогда поручать некоторые незначительные дела подчиненным не просто желательно, а даже необходимо. Ведь это особый психологический прием. Во-первых, вы разгрузите себя, во-вторых, продемонстрируете людям свое доверие, а в-третьих, дадите им возможность проявить себя. В результате все останутся довольны. При этом обязательно отметьте в своем деловом дневнике, что кому поручили и сроки выполнения.
 
 Ну а если вы ходите в подчиненных (пока)? Правило "переадресовки" никто не отменял! Если вы действительно хотите рационально использовать свое время, а не свалить на сослуживцев какую-нибудь неинтересную работу, забудьте, пожалуйста, об этих "неудобно", "а что подумают?", "как-то неловко". Если ваш коллега в данный момент не занят ничем, кроме просмотра сайта с анекдотами, обратитесь к нему (ней) со словами: "Помоги мне, пожалуйста. А когда у тебя настанет "горячая пора" и понадобится помощь, можешь рассчитывать на меня". Не забудьте вычеркнуть из своего списка "переадресованное" дело.
 
 Tайм-аут
 
 Вот три типичные ошибки, которые совершают деловые люди. Пытаясь выиграть дополнительное время, они...
 
 ... используют обеденный перерыв "не по назначению". И совершенно напрасно, поскольку большинство работ, сделанных во время перерыва, потом приходится переделывать. Этому есть научное объяснение: просто с 13. 00 до 14. 00 наши физические и умственные силы находятся на нуле.
 
 ...увеличивают рабочий день. Специалисты выяснили, что от работы сверх нормы больше вреда, чем пользы. После 8-часового рабочего дня производительность труда заметно угасает. Человек от усталости допускает ошибки, нервничает, и качество работы "хромает".
 
 ...берут работу на дом. Во-первых, они лишают себя полноценного отдыха, в результате чего в один прекрасный день у них могут просто иссякнуть силы. А во-вторых, разрушают свою личную жизнь, а это - дополнительная нагрузка под названием "стресс".
 
 Человек - не машина, и отдых ему необходим, ведь бодрость и энергичность это 50°6 успеха. Поэтому не забудьте отметить в своем плане время обеденного перерыва и минуты отдыха. Кстати, один из показателей правильного распределения времени - это наличие минут, когда пребываешь в приятной расслабленности. Если у вас такие выдаются - вы стали повелителем времени!
 
 
 
 23. Совершенное владение временем
 
 Вот ключ к пониманию умения управлять временем. Либо Вы управляете Вашим днем, либо Ваш день будет управлять Вами. Действительно необходимо определить, кто же здесь возьмет верх. Вы понимаете, что намного легче утратить контроль, передать бразды правления и лишиться способности управлять временем.
 
 Один из наилучших способов начать вновь обретать контроль над своим временем - это научиться говорить слово, позволяющее наиболее эффективно управлять временем. Вы знаете, какое это слово? Это слово - "Нет".
 
 Я до сих пор испытываю трудности с этим. Так легко говорить всем "Да" - чтобы быть "милым" человеком. Говоря "Да", мы тратим потом многие часы, пытаясь освободиться от тех обязательств, на которые мы с самого начала не должны были соглашаться. Это одна из основных причин пустой траты времени.
 
 В конце концов, я научился говорить слово "Нет" вполне вежливо. Как? Вот как я это делаю. Я говорю: "Нет, я не думаю, что смогу. Но если что-нибудь у меня изменится, я Вам позвоню". Итак, не лучше ли позвонить людям с хорошей новостью и сказать им, что Вы, в конце концов, можете это сделать? Попробуйте, это работает! Мой друг Рон Рейнольдс любит говорить: "Язык мой, враг мой".
 
 Другой способ, позволяющий восстановить контроль над временем и научиться управлять своим днем, состоит в следующем: если Вы работаете, то работайте, а если Вы отдыхаете, то отдыхайте. Смешение этих двух занятий никогда не работает. Вы должны прекратить обманывать самих себя, делая и то, и другое вместе.
 
 Если Вы работаете и отдыхаете одновременно, то Вы не можете испытывать всей радости, которую вам дарит большое достижение в работе, а с другой стороны, Вы не в состоянии насладиться полным избавлением от забот, которое дарит нам только полнейших отдых.
 
 Мне это знакомо...
 
 Я обычно говорил: "я обещал своей семье отдых на побережье. Я обещал им, что мы поедем. Что они обо мне подумают, если я не сделаю этого?" И я ехал с семьей на море, все время при этом думая:
 
 "Я должен быть в офисе. Как получилось так, что я на взморье? Мне еще так много надо сделать. Как я могу внезапно прервать это путешествие, чтобы вернуться к работе?" И в результате?
 
 Я портил свое потенциально прекрасное время отдыха своими мыслями о работе.
 
 Я имел также обыкновение делать и наоборот. Я говорил на работе:
 
 "Я собираюсь убежать в три часа, чтобы погонять на своем мотоцикле". Представьте себе, о чем я мог думать оставшуюся часть дня? - Правильно, о том, как я буду гонять на мотоцикле.
 
 Теперь, когда я бываю с циклом лекций в Испании, Африке или Австрии, я делаю эти поездки рабочими поездками. Каждый день заполнен: лекции, интервью, конференции. Но когда мои рабочие обязанности закончены, то я нахожу время для отдыха, игры, удовольствий. Это был ценный урок.
 
 Один мой друг, преуспевающий подрядчик составил график, в соответствии с которым он неделю работает, неделю отдыхает. Он назвал его графиком "работа - неделю, отдых - неделю". На самом деле, если Вы подсчитаете уик-энды, то реально он отдыхает девять дней, а работает пять дней. Просто роскошь, правда? Но разрешите мне сказать Вам следующее: в течение этих пяти дней, которые он работает - он действительно работает. Вы не можете себе представить, какую ураганную деятельность он развивает. Действительно, все дымится вокруг, когда он часами работает с секретарями, бухгалтерами, архитекторами и управляющими. В эти пять дней он отдает максимум усилий. Он выполняет все дела в режиме нон-стоп. Затем он прекращает все дела и едет отдыхать с семьей. Поразительно!
 
 Самопознание
 
 Одно из основных правил умения творчески управлять временем гласит: ПОЗНАЙ САМОГО СЕБЯ. Каждый из нас имеет уникальные биологические часы, которые ежедневно контролируют пики и спады нашей производительности.
 
 Определите, когда у Вас бывает максимум энергетической активности. Если Вы наиболее продуктивны ранним утром, то используйте это и запланируйте свои самые крупные проекты на первую половину дня. Например, если Ваша карьера связана с тем, что Вы должны работать с людьми, разговаривать, убеждать их, то планируйте такие встречи на время утреннего завтрака.
 
 Но если, наоборот, утреннее время для Вас - самое трудное, и до ланча Вы с трудом вспоминаете свое имя, то планируйте Вашу наиболее важную деловую активность на время после обеда или на вечер.
 
 Затем проанализируйте свои привычки. Например, если Вы до сих пор не привели в порядок свои канцелярские дела или если Вы в течение ряда лет обещали сами себе наладить регистрацию и сбалансировать счета, и Вы до сих пор этого не сделали - то примите это как факт и возьмите кого-то в помощники. Вы, вероятно, не изменитесь.
 
 Ваши слабости не должны вредить Вам, если Вы научитесь делегировать ответственность. Это также является частью умения творчески управлять временем.
 
 Несколько лет тому назад мои сотрудники пришли к выводу, что я плохой курьер. Поскольку я постоянно разъезжал, они часто просили меня передать документы людям в тех городах, куда я направлялся с поездкой. "Конечно, нет проблем", - отвечал я и рассеянно клал бумаги в карман пиджака. Неоднократно я вспоминал об этих не отправленных документах, только когда мне сообщали о них из моей химчистки...
 
 Спустя некоторое время мои сотрудники вновь обратились ко мне, говоря со мной, как с пятилетним ребенком: "Этот документ должен быть доставлен в Нью-Йорк. Вы уверены, что доставите его в это время?" Я сказал: "Конечно, Вы можете рассчитывать на меня".
 
 Нет необходимости говорить о том, что документ так и лежал в моем портфеле, когда я вернулся.
 
 Итак, опять обещание было не выполнено. Каждому новому сотруднику, которого мы брали на работу, мой персонал внушал: "Не давайте ничего нашему председателю для передачи. Он хорош во многих делах, но он плохой курьер. Договаривайтесь с кем-то другим".
 
 Вот такая моя характерная черта. Нет ничего постыдного в признании, что Вы не во всем безупречны, если Вы проявляете достаточную мудрость и не позволяете своей слабости мешать осуществлению Ваших целей. Действительно, осознание самого себя является одним из решающих аспектов умения управлять своим временем.
 
 Телефон
 
 Мы все стали считать телефон чем-то само собой разумеющимся. Он настолько распространен сегодня, что вместо того, чтобы иметь по одному аппарату в каждом доме, мы имеем сегодня телефон в каждой комнате, а вскоре будем иметь в каждом автомобиле.
 
 И, не смотря на это, некоторые из нас затратили время, чтобы проанализировать, как использовать телефон с максимальной эффективностью. Таким образом, мы вынуждены признать, что хотя он обладает невероятным потенциалом с точки зрения эффективности, тем не менее телефон может быть также одним из наиболее деструктивных источников пустой траты времени в нашей жизни.
 
 Вы понимаете, что если телефон является замечательным средством для Вас, то точно также он является замечательным средством и для любого другого. Точно так же, как Вы способны достать других за считанные секунды, так и другие имеют такую же возможность достать Вас немедленно. Эта реальность может оказаться разрушительной для любого ежедневного плана или установившегося распорядка дня.
 
 Поэтому позаботьтесь о том, чтобы телефон служил, в первую очередь, для Вашего удобства. Возьмите под контроль: кто может позвонить Вам и когда. Если Вы располагаете такой роскошью, как секретарь, то научите его или ее записывать Ваши телефонные звонки. Или используйте автоответчик, с тем чтобы Вы могли перезвонить, когда это Вам будет удобно.
 
 Помните также, что телефон позволяет другим контролировать Ваше время, причем даже дома. Это означает, что если Вы не будете осторожны, то другие могут бесцеремонно вмешаться в Ваше время, которое Вы посвящаете семье или досугу. Не допускайте этого. В ходе повседневных встреч с друзьями или при проведении времени в семейном кругу найдите возможность избавиться от ответов на телефонные звонки. Вы можете использовать отвечающую службу, домашний автоответчик, или Вы можете просто вынуть штепсельную вилку. Ваша семья и друзья слишком важны для Вас, чтобы выслушивать настойчивый трезвон телефона в то время, которое Вы предназначили для них.
 
 В дополнение к контролю поступающих к Вам телефонных звонков есть простой способ улучшить контроль за исходящими от Вас звонками: завести памятную телефонную книгу. Все мы впустую тратим время и деньги на телефонные разговоры. Вы когда-нибудь прислушивались, как Вы сами говорили: "Постойте, ведь было что-то другое, что я хотел обсудить с Вами. Я не могу это вспомнить прямо сейчас. Мне нужно будет Вам перезвонить." Мы все говорили так в то или иное время. Это великая пустая трата времени, и кроме того, это непрофессионально.
 
 Какое решение? Прежде чем делать любой телефонный звонок, запишите ключевые моменты, которые Вы хотите затронуть. Это сделает каждый телефонный разговор более эффективным, более коротким и более профессиональным. Это позволит Вам также иметь запись каждого разговора.
 
 Если Вам необходимо будет вспомнить какой-либо телефонный разговор, то перед Вами будет информация об этом разговоре. Например, Вы можете сказать: "Как обстоят дела у Вас, Джон, по тем четырем вопросам, которые мы с Вами на днях обсуждали?" Джон ответит: "Какие четыре вопроса? Мы не говорили об этом." И Вы можете спокойно показать Джону сделанную Вами запись Вашего с ним телефонного разговора.
 
 Эффективная организация использования времени
 
 Мы все делаем многие вещи так, как делали их всегда в силу давно сложившихся привычек. Это, однако, становится расточительной роскошью, если мы хотим эффективно использовать свое время. Так что найдите время, чтобы проанализировать Ваши методы работы. Является ли современным Ваш метод систематизации? Как обстоят дела с Вашей бухгалтерией? Сегодня есть много электронных средств для повышения производительности. Наш век дал нам огромные возможности более быстрой обработки больших объемов информации. Вы можете воспользоваться некоторыми из этих электронных средств обработки информации.
 
 В офисе у меня есть компьютер, который может делать большинство удивительных вещей и позволяет экономить массу времени. Кроме того, у меня есть портативный компьютер, которым я могу пользоваться и в поездка. После подключения к информационной сети я постепенно перевожу информацию через модем на мой главный компьютер. Какая экономия времени!
 
 Конечно, эти новые аппараты электронной чудо-техники могут приводить также и к потере времени. Миллионы людей купили компьютеры для того, чтобы сводить баланс своих чековых книжек или заводить в них номера телефонов. Это все равно, что сесть в автомобиль и поехать с визитом к соседу, живущему за ближайшей дверью. Итак, необходимо тщательно проанализировать, как следует использовать эти новые электронные средства. И если Ваш бизнес более сложен, то пусть эксперт помогает Вам. Помните, Вам совсем не обязательно хорошо уметь делать все, если есть другие люди, которые могут восполнить Ваши недостатки.
 
 Задавайте правильные вопросы
 
 Если Вы задаете вопросы - как правило, более специфические вопросы - руководящим работникам, которые являются одним из самых больших специалистов по экономии времени, то задавайте правильные вопросы. Из психологии поведения человека мы знаем, что все является следствием чего-то другого. И когда возникает проблема, то это обычно свидетельствует о том, что где-то подспудно есть более глубокая причина.
 
 Самый лучший способ дойти до сути вещей состоит не в том, чтобы делать поспешные заключения, а в том, чтобы задавать вопросы...
 
 Если у Мэри не получается с продажами, то мы можем сказать: "Окей, мы должны провести для Мэри лекцию о том, как нужно продавать". Или мы должны спросить у ее супервайзера: "Почему Мэри не удается продавать?" Супервайзер может сказать: "Она не делает достаточного количества звонков".
 
 Затем мы спрашиваем дальше: "Почему она не делает достаточного количества звонков?" И нам сообщают: "Потому что она не может достаточно рано начать свой день".
 
 Я думаю, мы могли бы здесь остановиться и попытаться как-то мотивировать Мэри, чтобы она начинала свой день раньше. Но вместо этого мы задаем еще один вопрос: "Почему Мэри не может начать свой день раньше?" Теперь, в конце концов, мы попали в суть вопроса. Возможно, у Мэри есть какая-то личная проблема. Возможно, здесь дело не в ее умении продавать, которое нуждалось бы в усовершенствовании.
 
 Реальные причины серьезных проблем находятся глубоко внутри. Научившись задавать надлежащие правильные вопросы, Вы можете экономить для себя огромное количество времени, так как намного быстрее будете видеть суть проблем.
 
 
 
 23. Планирование собственного времени
 
 Вместо того, чтобы жаловаться на вечную загруженность, попробуйте проанализировать, насколько продуктивно вы используете собственное рабочее время. Именно с этого специалисты по тайм-менеджменту советуют начинать планирование.
 Практика показывает, что большинство людей, проделавших этот несложный анализ, приходят в ужас от полученных результатов. Те, кто испытывает постоянный цейтнот, вдруг обнаруживают, что десятая часть их драгоценного времени уходит на перекуры, а половина - на бесполезные разговоры. В результате продуктивная деятельность занимает лишь 20-30% рабочего времени.
 Разумеется, такое положение дел - достаточно серьезный повод пересмотреть стиль работы. Однако методичный расчет временных затрат - лишь малый шаг на пути к грамотному тайм-менеджменту. Чтобы научиться планировать время, можно, конечно, отправиться на курсы тайм-менеджмента. Правда, это не дешевое удовольствие.
 Двухдневное обучение на приличных курсах стоит от 200 долларов США. За эти деньги вам расскажут, например, о том, что неплохо вести картотеку, где дела должны быть классифицированы по степени важности. Или о том, как правильно пользоваться органайзером (попутно выяснится, что это - целая наука).
 Однако вы можете справиться со своими проблемами самостоятельно - безо всяких курсов. В этом, кстати, вам помогут и многочисленные издания, посвященные вопросам планирования. Из них вы почерпнете сведения о том, как организовывать свое время, составлять годовой план, разбивать его на месячный, недельный и ежедневный. Среди книг по планированию есть и научная, популярная и даже художественная.
 На что должно уходить рабочее время? Ответ на этот вопрос зависит от того, какие дела вы считаете приоритетными. Западные специалисты по тайм-менеджменту дают лишь примерные рекомендации. Так, 60% рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами. Таким образом - 3/5 времени рекомендуется уделять так называемой запланированной активности. Из них не больше 15% отводится на телефонные переговоры. Оставшиеся 40% распределяются следующим образом: 20% времени должна занимать спонтанная активность (самостоятельная аналитическая работа, управленческая деятельность и т.п.), и 20% - непредвиденная активность, в том числе потери времени на дорогу, ожидания в приемной и т.д.
 Есть и более конкретные указания. Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера должен отнимать три минуты, если вы хотите решить важный вопрос - пять минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер - не более 20 минут.
 Утро вечера мудренее
 Как же добиться того, чтобы ваше рабочее время планировалось в соответствии с современными подходами? Здесь существует несколько рекомендаций.
 Прежде всего, стоит обзавестись одной полезной привычкой. Попробуйте каждый вечер уделить несколько минут тому, чтобы записать все дела, запланированные на завтра. При этом фиксируйте в вашем плане результаты и цели, а не отвлеченные действия. Например: "согласовать тарифы с Ивановым", а не "позвонить Иванову".
 Затем пронумеруйте намеченные дела в порядке важности. Не бойтесь показаться наивным - множество успешных людей пользуются этой и только этой системой для управления собственным временем. Уделите внимание тому, чтобы вдумчиво и обоснованно выделить приоритеты. Для этого мы советуем прибегнуть к следующей несложной методике.
 Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый занесите важные и срочные дела, во второй - важные, но несрочные, в третий - неважные, но срочные, в четвертый - неважные и несрочные. Когда приоритеты расставлены, определите, сколько времени должно отнять у вас каждое конкретное дело, после чего просуммируйте общее время, которое вы запланировали потратить.
 Если вы обнаружите, что зарезервировали более 60% своего времени, следует безжалостно сократить список. При этом учитывайте собственную нумерацию наиболее значимых дел и реальную действительность. Не планируйте невозможного. Продумайте, какие из запланированных дел можно перепоручить, а какие требуют сокращения отпущенного времени.
 Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям, срочными и неважными пусть займется ваш секретарь, а неважные и несрочные отбросьте совсем или отложите до лучших времен. Конечно, секретарь и подчиненные есть далеко не у всех, но задуматься над тем, как оптимизировать работу и распределить обязанности все равно необходимо. В конце концов, именно планирование помогает многим из разряда подчиненных перейти в разряд руководителей.
 Если эта несложная процедура выполняется вами изо дня в день, то кроме текущего планирования необходимо уделить немного времени анализу предыдущих результатов. Проанализировав записи, вы наверняка обнаружите, что некоторые дела перетекают из одного плана в другой, так и оставаясь на бумаге. Попытайтесь понять, почему это происходит, не забывая при этом простое правило: если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени, скорее всего, оно для вас не так уж и важно.
 Возможно, у наших читателей возникнет вопрос, стоит ли вообще тратить время на составление подобных списков. К тому же, какой смысл делать это не днем, на работе, а вечером и к тому же дома. Дело в том, что специалисты советуют уделять внимание планированию именно вечером, незадолго до сна. Оказывается, в этом случае вам удастся задействовать свое подсознание.
 Во время сна вы неосознанно будете работать над тем, чтобы решить свои проблемы и добиться поставленных целей. Но чтобы подсознание заработало, необходима отправная точка. И эта точка - составленный вами список. Известно, что решение даже самых сложных задач часто приходит к человеку именно во сне. Поэтому, составив вечером стратегический план, вы можете проснуться со свежими мыслями о том, как реализовать его наилучшим образом. Если вы решились на составление плана, попробуйте оценить, насколько вам удалось справиться с задачей.
 Характеристики качественно составленного плана
 Качественно составленный план обладает специфическими характеристиками, отличающими его от менее качественного продукта интеллектуального труда. Попробуйте оценить составленный вами план по следующим критериям. Вы должны:
 * Задать цель.
 * Четко выделить этапы работы.
 * Определить результат каждого этапа.
 * Просчитать время, необходимое для реализации каждого из выделенных этапов.
 * Проанализировать параллельные и последовательные рабочие процессы. Если часть процессов может реализовываться параллельно, следует составить сетевой график.
 * Определить необходимые ресурсы для каждого из этапов и составить их полный список.
 * Создать план обеспечения недостающими ресурсами.
 * Указать всех вовлеченных лиц и предусмотреть, сколько времени им следует уделить.
 * Проанализировать потенциальные барьеры и наметить способы их преодоления.
 * Предусмотреть альтернативные элементы плана в неясных и проблемных точках.
 
 
 24. В Ваших силах - управлять своим временем.
 
  Часто ли вы задумываетесь о силе тяжести? Какой нелепый вопрос! Да я о ней со школы (института) ни разу о ней не вспоминала! Вы спросите, причем здесь сила тяжести? Да притом, что она работает, каждую секунду вашей жизни, притягивая вас к Земле, к стулу, дивану и многим другим вещам и предметам. Иногда нам это нравится, а иногда - нет, но силе тяжести все равно, она просто работает.
 
  Что же такое время, и почему я начала эту статью с силы тяжести? Мы живем в сложном мире, который пытаемся описать с помощью различных слов, методик, законов и уравнений. Иногда это происходит на бессознательном уровне, на уровне "Здравого смысла".
 
  Время похоже на силу тяжести тем, что мы давно привыкли к нему, считаем, что мы все о нем знаем, и, по большому счету, считаем, что это нечто само собой разумеющееся.
 
  Когда люди задумываются о времени? Как ни странно, в двух случаях. Первый - когда его слишком мало. Второй - когда его слишком много. Первый встречается гораздо чаще.
 
  Обычные симптомы такого состояния: "Загнанных лошадей пристреливают, добейте меня, чтобы я не мучался", "Я кручусь как белка в колесе, а толка от этого все нет", "Моя жизнь беспросветна, я ничего не успеваю, все валится из рук".
 
  Как вы думаете, если человек в такой ситуации не предпримет срочных решительных действий по ее изменению, что его ожидает? Догадались? Скорее всего, визиты к врачам. А вот люди об этом почему-то предпочитают не догадываться. И пытаются отложить решение проблемы на завтра, послезавтра, выходные, отпуск и т.д. Еще одно задание, еще одна зарплата, еще один год работы...
 
  Вам это что-нибудь или кого-нибудь напоминает? Второй случай кажется избавлением от первого: у меня так много времени, что я не знаю, куда его деть. Если вы найдете таких людей вокруг себя (а они есть), и познакомитесь поближе с их проблемой, то узнаете много интересного. Часть этих людей, не найдя выхода своим стремлениям нормальным и интересным способом, пытается глушить чувство неудовлетворенности с помощью алкоголя, наркотиков, азартных игр, любовных интриг и т.д.
 
  Другие убеждают себя в невозможности избавиться от свалившегося на них ощущения безысходности, беспомощности, разочарования. Часть людей, у которых много лишнего свободного времени, находит ему достойное применение, и благодаря этому растет в духовном, материальном, социальном и других отношениях. Эти два случая с недостатком и переизбытком времени - крайности, между которыми много вариаций.
 
  К счастью, есть еще и третий случай. Это когда у человека все вроде бы хорошо, но он хочет добиться большего. "А как же первые два, можно ли им помочь?" - спросите вы. Можно, но при условии, что люди тоже этого хотят. "Насильно мил не будешь" и "Благими намерениями вымощена дорога в Ад" - вот две поговорки, которыми можно руководствоваться, когда очень хочется кого-нибудь изменить в лучшую сторону.
 
  Если показать человеку, которому надоело стучаться головой в стену в поисках выхода, которого там нет, что рядом в этой же стене расположена открытая дверь, сбоку находится удобная лестница, а если отойти чуть в сторону, становится очевидно, что эта стена - всего лишь часть дома, а не Великая Китайская Стена, то, скорее всего, он и сам сможет выбрать правильное направление и побежать вприпрыжку (САМОСТОЯТЕЛЬНО и с УДОВОЛЬСТВИЕМ!!!) туда, куда сам решит.
 
  Так как же увидеть ВЫХОД? Есть множество способов. Один известен нам с детства. Спросить кого-нибудь. Беда только в том, что многие сами крутятся в своих колесах или лабиринтах, и так к этому привыкли, что бурчат на бегу: "Мне некогда. Видишь, я занимаюсь важным делом?" и бегут дальше и дальше, не замечая, как проходят годы и уплывают вдаль возможности.
 
  Можно прочитать кучу книг и решить с понедельника начать новую жизнь. Вы когда-нибудь читали книги с полезными советами на житейские темы? Мои наблюдения подсказывают, что самая распространенная ошибка читателей состоит, к сожалению, в желании делать все и сразу.
 
  Книги прекрасно работают, если вдумчиво составить план действий, с чего начинать, к чему переходить потом, как это все связано между собой, что важно, а что - неважно. К сожалению, книги мы тоже часто читаем второпях. Существуют даже курсы скорочтения. Я ничего не имею против скорочтения, очень, кстати, полезный навык, вот только пользоваться им нужно разумно. Например, вот так:
  Техника анализа своих стремлений, целей и дел
  Сначала можно прочитать одну или даже несколько книг о тайм-менеджменте, вспомнить все, что вы об этом знаете или воспользоваться другими способами получения информации. Потом составить общее представление о своих желаниях, мечтах и целях, после этого двигаться сверху вниз, разукрупняя большие цели, лежащие, например, в личной области, в области финансов, карьеры и т.д. и учитывая, как они связаны между собой.
 
  Постепенно вы дойдете до мельчайших дел, вот тут-то можно повернуться и посмотреть обратно. А эта куча маленьких дел, которую я собрала, действительно ли нужна мне? Может быть, что-то стоит объединить, сгруппировать? Может быть, часть дел прекрасно дополняет друг друга и их можно делать одновременно? Могу ли я вместе с любимым человеком одновременно отдыхать, учиться чему-то новому, вносить вклад в развитие своей карьеры и одновременно получать удовольствие?
 
  Я могу и знаю, как это сделать. А вы? А, может быть, часть дел можно перепоручить кому-то или купить за небольшую разумную плату готовый результат чужого труда вместо того, чтобы работать самостоятельно и непродуктивно? Пройдя несколько раз вверх-вниз и утряся дела между собой, можно сэкономить значительное количество времени, денег и усилий.
 
  Стоит ли овчинка выделки? Или вы хотите скорее начать делать что-нибудь, неважно что, лишь бы делать? Подумайте, к чему самому лучшему вы хотите прийти через несколько лет. Может быть, вы еще раз захотите что-нибудь изменить? Какие препятствия могут встретиться на вашем пути? У вас уже есть карта, запаситесь желанием и в добрый путь!
 
  Какие еще существуют варианты обучения управлению временем, чтобы увеличивать свою эффективность? Конечно же, тренинг по управлению временем. А в чем отличие такого тренинга от чтения книг и разговоров с друзьями и знакомыми? Конечно же, в эффективности. Тренинг, который обучает эффективно использовать время, по моему мнению, просто обязан на собственном примере демонстрировать эффективность.
 
  Иначе получим вариант "сапожник без сапог". За счет чего же эта эффективность достигается? В первую очередь, за счет того, что большую часть необходимых ответов участники находят для себя сами в ходе выполнения разнообразных упражнений. Это не список высказываний великих людей по вопросам тайм-менеджмента. Хотя и в списке можно найти такие высказывания, которые заденут за живое и заставят задуматься.
 
  Иногда мы так сильно не хотим чего-то знать, что даже не видим этого, когда читаем, не слышим, когда нам об этом говорят и отказываемся верить, когда мы лоб в лоб с этим сталкиваемся. Хотите ли вы идти по своей жизни как слепые котята, плыть как щепка в бурлящем потоке или лететь свободно, как птица в небе? От кого это зависит? Каждый из нас может при желании почувствовать себя рожденным ползать, который летать не может. А помогают ли такие чувства в жизни? Если нет - забудьте о них.
 
  Подумайте о том, что вам помогает. Если что-то помогает кому-то, значит, это кому-нибудь нужно? Иногда на тренинге можно узнать совершенно невероятные вещи. Например, вы работаете в паре с кем-то. В какой-то момент этот человек говорит что-то, что вызывает у вас бурю протеста. Иногда стоит задуматься, почему?
 
  Часто нас раздражают в других людях наши же собственные недостатки. К сожалению или к счастью, но избавиться от недостатков можно. Первое, что необходимо для этого - увидеть эти недостатки. Только тогда, когда мы знаем, над чем работать, мы можем начать что-то предпринимать в этом направлении. Иначе можно посвятить всю жизнь тому, чтобы менять себя к лучшему, и не замечать простейшие, легко устранимые недостатки, которые сводят всю нашу эффективность к нулю.
 
  Например, если носить воду дырявым ведром, можно сколько угодно совершенствовать маршрут, состояние того, кто эту воду переносит, его диету и многое другое, но, если вода все равно выливается до последней капли по дороге, может быть, лучше заклеить ведро? Тогда все остальное тоже начнет помогать.
 
  Управление временем позволяет заклеить дыры, в которое наше время утекает, и пустить его потоком туда, где оно приносит нам радость, например, на отдых, общение с близкими, получение удовольствия от жизни, реализацию наших мечтаний и на многое-многое другое. И вот тогда вы сможете испытывать чувство легкости и беззаботности так долго, как вы этого хотите.
 
 
 
 25. Пожиратели времени
 
 Посмотрим, что отвлекает нас от дела, какие привычки и пристрастия съедают много рабочего времени, что тормозит нашу активность и желание работать. Словом, разберемся, как мы сами мешаем себе. Первая и самая вредная привычка - откладывать дела в долгий ящик.
 Не откладывайте на потом трудные дела
 Привычка "волокитить" решение того или иного вопроса съедает наше время двояко: откладывается решение и тем самым оттягивается и начало самой работы по этой проблеме. Время уходит, а ничего не делается. Представим себе такую ситуацию. Вы руководите группой людей, и один из специалистов работает из рук вон плохо. Существует три решения этой проблемы: первое - смириться с таким положением вещей; второе - постараться убедить человека изменить свое отношение к работе; третье - уволить этого работника.
 Вначале постараемся выяснить, почему специалист работает плохо. Вполне возможно, все потому же: дело трудное, и он его постоянно откладывает на потом. Впрочем, и нам самим непросто заставить себя взяться за эту проверку. Так время и идет, и ничего не меняется. Наконец вы собрались с духом и решили, что единственный выход в данной ситуации - уволить нерадивого работника. Процедура сама по себе весьма болезненная: всегда трудно объявить человеку, что в его услугах больше не нуждаются. И вы снова ловите себя на мысли, что хотите повременить с окончательным расставанием. А вдруг все образуется, наладится само собой?
 Скажите честно, сколько раз и по каким поводам вам на ум приходила эта спасительная мысль? Часто, ответите вы, а мы добавим, что, пожалуй, самое печальное в нашей жизни то, что ничего не решается само собой, и трудные проблемы не становятся легче оттого, что их откладывают на потом. Наоборот, то, что было просто сложным, со временем обрастает такими трудностями, что кажется уже неподъемным, и мы не только не хотим, а уже страшимся браться за это дело.
 Подумайте над только что приведенным примером. Человек работает плохо, а мы терпим. Во что это обходится фирме, коллективу, делу? Все это можно и оценить, и проверить. Скажем, специалист, о котором шла речь, - продавец. Плохой продавец - значит, ухудшается реализация товаров, уменьшается число покупателей, а это уже ведет и к долгосрочным потерям.
 Отсюда вывод: не откладывайте решение трудных проблем, какими бы трудными они ни были. Конечно, прежде чем браться за любое сложное дело, все следует тщательно взвесить, оценить, продумать. Но, если решили, уже не отступайте. Начинайте действовать. Боритесь нещадно с желанием отложить, поволынить, пустить все на самотек, довериться "авось" и обстоятельствам. Расставшись с ион вредной привычкой, вы сбережете не только время, но и нервы.
 Не тяните с нелюбимой работой
 Есть принципиальное различие между вещами, которые кажутся вам трудными, и теми, которые вы просто не любите. Но на работе это отношение сказывается одинаково: она откладывается, хотя и по разным причинам. Не стану повторять пример с плохим работником. Мотивация вашего нежелания окончательно разобраться с ним в данном случае будет уже иная.
 Причин, по которым мы не любим делать то или иное, тьма. Например, вам не нравится выезжать в региональные филиалы, ибо такие поездки, помимо сопряженных с ними неудобств, отнимают еще и очень много времени. А может быть, ваша нелюбовь имеет и более глубокие причины, ссылка же на время - это всего лишь предлог. Просто вам не нравится тамошнее руководство, и вы всячески стараетесь избегать лишних контактов с ним.
 В решении таких проблем помощи ждать неоткуда. Только самодисциплина и самоконтроль. Это должно быть сделано, потому что должно быть сделано. Именно сегодня, сейчас, и ни минутой позже. Если вам поможет такой психологический прием, то подчеркните в своем плане этот нелюбимый пункт красным карандашом, запишите его на отдельный листок бумаги. Словом, делайте все, чтобы заставить себя начать работать.
 Недооценка таких моментов может повлечь за собой большие неприятности, не говоря уже о потерях времени. И опять же, вам это может показаться банальностью, а на самом деле все гораздо сложнее и ответственнее.
 Любимые дела
 Всячески избегайте двух вещей: откладывать нелюбимое дело до бесконечности и с утра до вечера заниматься только тем, что вам нравится. Естественно, человек всегда будет охотно заниматься тем, что ему по душе. Более того, такое дело спорится, работа приносит удовлетворение, результаты превосходные, птички поют и все прекрасно. Конечно, удовлетворение в работе - это дело хорошее, но опасность кроется в другом: как бы вы не перестарались и не перегнули палку уже в другую сторону. Понятно ваше стремление довести любимое дело до высот совершенства, и в результате вы тратите вдвое больше времени на шлифовку всех мелочей.
 Впрочем, такую увлеченность можно объяснить и другими причинами:
 • любимое занятие - просто веский предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно, слишком сложных или неприятных для вас. Вот почему вы уверяете и себя, и остальных, что пока слишком заняты, что у вас сейчас нет времени и прочее;
 • вы боитесь передоверить дело кому-то другому, а потому продолжаете биться над ним сами, хотя и без видимых результатов;
 • вам нравятся условия работы или далее сам ее процесс. Например, работа не требует большой ответственности или сопряжена с поездками в какой-то интересный город или в те места, где вы еще ни разу не были;
 • вам просто нравится работать с чем-то, например, с компьютерами, и вы готовы часами просиживать у монитора, рисуя никому не нужные графики и схемы;
 • вы не умеете делать ничего другого, а потому беретесь только за те дела, которые вам знакомы и привычны, а остальные либо "спихиваете" на других, либо откладываете на потом.
 Любая из этих причин может породить множество других проблем. Тем более, что каждый из нас не станет отрицать, что и сам не раз использовал тот или иной предлог для оправдания своих действий. Поэтому еще раз посмотрим критическим взглядом на список наших дел и постараемся беспристрастно оценить их с точки зрения сложности, важности, первоочередности. И снова важнейшим аргументом становится ваш рабочий план: в нем все расписано, там нет места любви или неприязни.
 Дело важное, и, следовательно, хочешь - не хочешь, а его надо выполнять незамедлительно. И не будьте слепы в своих пристрастиях: помните, любимые дела съедают не меньше рабочего времени, чем те, которые вам кажутся трудными или неприятными. Ведь так просто убедить себя словами типа: "Я не хочу этого делать" или "Но я не смогу это сделать". Уравняйте в правах дела любимые и нелюбимые, и времени у вас сразу же прибавится. Тогда, вполне возможно, уже завтра у вас появятся новые любимые дела из числа тех, которые казались вам скучными, трудными и недоступными.
 Резюмируя вышесказанное, берусь утверждать: никто не мешает нам так, как мы сами. Так вот, прежде чем бороться с внешними пожирателями времени, победите этого дракона в себе самом. Тогда проще станет бороться и с внешним неприятелем.
 Как бороться с теми, кто мешает работать
 Любое дело осуществляется людьми. И бывает жаль, что у руководителя остается мало времени именно на людей, на общение с ними. Но, с другой стороны, все мы хотим иметь больше времени для продуктивной работы. Конечно, вы не можете запереться в кабинете на ключ или запретить ходить к вам, но постарайтесь как-то контролировать поток посетителей. Найдите способ превратить его в тонкий ручеек. Вот картина, типичная для любой конторы. Приоткрывается дверь кабинета, в щель просовывается голова, и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: "У вас найдется одна минутка?"
 Первое, что вы должны помнить всегда и везде: одной минуткой такие вторжения, как правило, никогда не ограничиваются, а превращаются как минимум в "десятиминутки". А если таких вторжений будет тоже десять на дню? И после каждого из них еще уйдет минут пять, чтобы сконцентрироваться на прерванной работе. Вот и судите сами, во что обходится ваша излишняя мягкотелость и слабохарактерность. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой уходят до 25 % полезного рабочего времени.
 Безусловно, с пустыми проблемами приходят не все визитеры. Некоторые из них даже очень кстати. А порой человек высказывает очень интересную свежую идею. Впрочем, это уже хуже: ведь идею грех не обсудить, и, естественно, прямо сейчас. Снова мы откладываем в сторону то дело, которым занимались только что. Так как же нам бороться со всем этим?
 Есть четыре основных способа:
 1. Отказывать всем подряд, просто говорить "нет" и отправлять визитера восвояси. Такое проще проделывать со своими подчиненными, труднее - с коллегами и практически невозможно, когда на пороге стоит ваш шеф. Впрочем, и здесь можно попытаться побороться за принцип уважения чужого времени. Одним словом, говорить "нет" - и просто, и очень сложно одновременно. Особенно трудно сказать "нет" в первый раз, когда еще нет прецедента и у людей не выработался новый стереотип контактов с вами.
 2. Попросить подождать. Сказать, что вы не можете принять человека прямо сейчас, но готовы ему назначить другое время, если у него есть что обсудить по существу. Удивительно, до чего чудодействен этот последний аргумент. Очень многие из ваших визитеров поспешат ретироваться со словами: "Да так, ничего серьезного". И самое поразительное, что некоторые из них уже никогда не станут вам надоедать.
 3. Свести разговор к минимуму, предупредив с самого начала: "У меня не более десяти минут для разговора с вами". Самое главное в этом случае - строго придерживаться означенного времени, и по истечении десяти минут дать понять, что разговор окончен. Ваши сотрудники и подчиненные поймут, что они действительно имеют дело с человеком, умеющим ценить время. Поверьте, их уважение к вам от этого только возрастет.
 4. Предотвращать попытки проникнуть к вам, то есть построить свой рабочий день таким образом, чтобы у вас был гарантированный от вторжений промежуток времени, когда никто из посетителей не имеет права входить к вам. Если у вас есть секретарь, то это ее прямая обязанность стоять на страже вашего кабинета, отсекая поток желающих проникнуть к вам. Но даже обычная табличка с надписью "ПРОСЬБА НЕ БЕСПОКОИТЬ" может оказаться очень действенным средством, отпугивая непрошеных посетителей своим официальным тоном. Впрочем, не перестарайтесь. Слишком недоступный шеф - это тоже плохо. Если вы станете чересчур неуловимым для своих подчиненных и сослуживцев, то рискуете стать и ненужным им. Многое на фирме начнет происходить, минуя вас, и потом не удивляйтесь, когда обнаружите, что в делах наметился спад.
 Есть еще один прием, дающий возможность спокойно поработать, без опасения, что вам помешают. Можно уйти в другое место, пересесть в другой кабинет или что-нибудь в этом роде. Например, вам надо срочно подготовить доклад - вот и задержитесь дома на пару часов и поработайте над ним в тишине и спокойствии. Если у вас есть возможность уединиться в библиотеке, воспользуйтесь ею. Словом, кто ищет, тот всегда находит. Согласитесь, что есть сотни мест, где нам никто не помешает работать.
 
 26. О ПОЛЬЗЕ ПЕДАНТИЗМА, ИЛИ КАК СДЕЛАТЬ СВОЮ РАБОТУ ЭФФЕКТИВНОЙ
 Как часто мы с презрением называем педантами тех, кто скрупулезно записывает план своей работы на ближайшее время, методично раскладывает свои дела по полочкам и, не жалея полиэтиленовых файлов, подшивает каждую нужную бумаженцию, оставляя рабочий стол подозрительно чистым. Причем у таких людей остается время на кофе! Может, они загружены меньше и от безделья только тем и занимаются, что перекладывают документы, дабы изобразить хоть какую-то деятельность? Но, если присмотреться, работы у них хватает, только находят они нужные бумаги гораздо быстрее, да и с делами не мешкают, решают их быстро и эффективно. В то время, как вы, бедный, мечетесь, словно Труффальдино из Бергамо, и нет ни конца ни края вашим хлопотам...
 Вам не надоело быть вечным "пожарником" на своем рабочем месте? Хвататься то за одно, то за другое и замечать, что дела не убавляются, а только прибывают? Для того чтобы подшить в папку важную бумагу, нужно всего полминуты, но как часто мы просто кладем документы на стол в надежде, что потом как-нибудь разберем всю стопку сразу. Так бумаги копятся на столе, так копятся и якобы второстепенные дела, ожидая своей очереди. Время идет, второстепенные дела перерастают в первоочередные, нужный документ найти уже невозможно, потому что он завален другими, и вот уже глаза лезут из орбит, вы беретесь за голову со словами "Так работать больше нельзя!"
 Начните с головы
 Вы беретесь за голову? Правильно: именно с нее надо начать, чтобы навести порядок в вашем рабочем процессе. Прежде всего отделите зерна от плевел, как говорили древние. В самую первую очередь в работе необходимо вычленить основное. Что вы на данном этапе считаете главным? Если вы не можете ответить на этот вопрос, просмотрите свои должностные инструкции, переговорите с руководством. Пусть подумают, что с вами творится что-то не то или с головой у вас что-то не так, вам важен результат - конкретное выяснение ваших первейших, четко поставленных трудовых задач.
 Например, вы web-дизайнер, работаете над сайтом своей компании. Проблемы, связанные с разгрузкой канцелярских товаров, вас не касаются - точно так же, как и составление объявлений для менеджеров. Вы можете помочь, но только в порядке исключения, а не нормы, причем лишь с разрешения руководства. Да, вы зануда и педант, но ведь по новостному наполнению сайта и его дизайну к вам претензий нет!
 Бывает, что в повседневной суете вы забываете о своих судьбоносных обязанностях, так как уже давно выполняете функции уволившегося сотрудника либо тащите на себе несколько программ или проектов. Объем работы увеличился вчетверо с момента вашего поступления, а помощника вам не берут. Везете на себе все - и ладно, только эффективности от такой упряжки, к сожалению, никакой. Шишки-то тоже за четверых получаете. В любом случае (даже если вы зашиваетесь по полной программе) определить первоочередные на сегодняшний день задачи надо безотлагательно. Определите приоритеты, поскольку срочное часто путают с важным.
 У вас должно сложиться четкое представление о собственном трудовом процессе. Ничего особенно трудного здесь нет. Алгоритм таков: выяснить свои цели - поставить вполне реальные и достижимые задачи - наметить время для их осуществления - выполнить действия самостоятельно или скоординировать усилия подчиненных по их выполнению - проконт-ролировать себя и других - если необходимо, перераспределить работу - подвести итоги и сделать соответствующие выводы.
 Время - деньги
 Римский философ Сенека сказал: "Нет человека, желающего разделить с другими деньги, а скольким раздает каждый свою жизнь!" Посмотрите, как нерационально вы используете свое время: вам дали важное задание, но в этот момент пришел сотрудник из соседнего отдела со срочным для него вопросом, одновременно позвонили из бухгалтерии: через три минуты все собираются у заместителя главного, чтобы поздравить его с юбилеем, и так далее. Знакомая картина? А поручение ваше не только важное, но и довольно-таки трудоемкое, и вы, согласитесь, втайне рады, что вас отвлекают. Помимо этого у вас есть другие дела, неотложные и довольно трудоемкие. Конечно, интереснее пойти на юбилей!
 Существует одно неписаное правило, придуманное неким успешным юристом еще в ХVIII веке: "Если необходимо сделать несколько неприятных дел, начните с самого неприятного". Один мудрый дедушка потчевал внука кашей: "Если тебе не нравится - съешь быстрее!" Так и здесь: самое занудное, но необходимое задание выполните в первую очередь и по возможности сразу хорошо, чтобы к нему больше не возвращаться. Выберите для себя оптимальный темп и определенную последовательность. Сразу проведите разграничение первостепенных и второстепенных дел (но не откладывайте последние в долгий ящик!). Еще один совет, приписываемый воинствующему педанту: "Самый быстрый способ сделать несколько дел - не делать больше одного дела одновременно".
 Экономия времени требует времени
 Для того чтобы правильно и рационально использовать свое рабочее время, планируйте его заранее. Здесь есть два "но" - форсмажор и чрезмерное стремление к совершенству, что делает нереальным выполнение поставленных задач. Поэтому ставьте в своем плане реальные задачи в реальном времени. Станете опережать график - честь вам и хвала, значит, вы себя недооценили! Глобальную задачу разделите на несколько подзадач и расправляйтесь с ней поэтапно. Вскоре вы точно будете знать, сколько времени и на что у вас уходит. А составление плана на следующий день в конце предыдущего быст-ро войдет в привычку и совсем не отнимет драгоценных часов. Не обязательно быть педантом, чтобы догадаться, что каждый час, затраченный на планирование работы, сбережет вам три или даже четыре часа.
 Каждый работает над планом по-своему. Только избегайте записывать информацию где попало. Зная за собой такую слабость, одна работница делала заметки на самоклеящихся маленьких листочках и прикрепляла их к столу. Затем по мере выполнения снимала. Обычно используют специальные доски, ежедневники, планинги, календари. Безусловно, идеальными являются компьютерные персональные информационные системы (ПИС). В зависимости от того, как вы любите работать, выберите из десятка программ одну, подходящую именно вам. Ее можно даже бесплатно скачать из Интернета. Чего здесь только нет: график назначенных встреч с адресной книгой и ежедневным планировщиком, организованные по тематическим заголовкам списки того, что надо сделать, и многое другое.
 Если ваша работа связана с частым пребыванием в дороге, то удобнее карманные органайзеры и персональные цифровые помощники. В течение дня автору этих строк, например, удобнее писать на тему "Что нужно сделать?" в отдельный блокнот, к вечеру информацию можно проанализировать и занести в компьютер: задания и сроки, контакты и встречи, даже неплохие идеи, пришедшие невзначай в голову.
 Без бумажки ты...
 Это утверждение очень спорно. Есть такие бумаги, которые вам никогда не пригодятся: к вам не имеют отношения, ценности не представляют и даже не согреют, так как костер в офисном помещении не разведешь. Не захламляйте стол: место для подобных бумаг в специально отведенном месте - в мусорной корзине! Более важные немедленно обработайте, так как только быстрое изучение и оформление документов приносят удовлетворение и, кстати, снимают стресс. Cамый эффективный способ борьбы с бумажными завалами - создание тематического архива, который должен быть всегда под рукой - в компьютере или в шкафу.
 Если вы руководитель, не увлекайтесь циркулярными письмами. Используйте их лишь по необходимости. Воспитайте своего секретаря в демократическом духе принятия решений, касающихся входящей макулатуры. Без важной причины не занимайтесь бумагами своих сотрудников и не позволяйте им перекладывать на вас документы, с которыми они обычно справляются сами. Учитесь бегло просматривать входящую информацию, улавливать самую ее суть и сверху помечать документы (так называемое делегирование).
 Хочу вас разочаровать: бумагу, которую вы отложили для внимательного прочтения в будущем, вы не изучите никогда. Так что не обольщайтесь и сразу решайте судьбу документа. Конечно, умение работать быстро и эффективно приходит с опытом, но все-таки постарайтесь, чтобы папка с многозначительной пометой "?" или под непонятным грифом "Разное" не стала второй мусорной корзиной. Не стесняйтесь - педантично рвите бумажный хлам!
 Старайтесь запоминать суть полученной информации, особенно той, которая вам необходима в процессе трудовой деятельности. Не создавайте сами макулатурной перегруженности, даже размеры отчета о проделанной работе, как известно, обратно пропорциональны объему выполненного дела. Постарайтесь всеми возможными и невозможными способами отделаться от ненужной вам бумажной информации. Например, сократить объем бесполезной периодики, предупредить канцелярию, чтобы вам больше не приносили рекламные письма, и так далее.
 Офисный фэн-шуй
 Каждый педант непременно изучит информацию о расположении офисной мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности. Можно по-разному относится к фэн-шуй, но все-таки прислушаться к советам древнего восточного искусства стоит. А оно призывает тщательно обдумывать возможности использования офисного пространства. Так, следует избегать положения спиной к двери. Этот эффект известен еще со времен каменного века, когда человек садился в пещере лицом к выходу, дабы избежать нападок непрошеных гостей. Положение спиной к двери мешает сотруднику спокойно работать, вносит элемент нервозности. Если нельзя разместиться по-другому, следует заблокировать прямую линию преградой в виде ширмы или архивных шкафов.
 Черный письменный стол замедляет реакцию и притупляет внимание, деревянные столы светлых расцветок создают ощущение надежности, внушают уверенность в будущем профессиональном росте. Круглый или полукруглый стол больше подходит для людей творческих профессий. Отражающие поверхности на столах или зеркала в непосредственной близости от них как бы удваивают объем работы, которую нужно проделать. Фэн-шуй настаивает на сведении к минимуму количества бумаг на рабочем столе - на нем должны лежать только те документы, которыми вы заняты в настоящий момент. Кстати, эту мысль неоднократно высказывал незабвенный Дейл Карнеги! Избегайте источников света, расположенных прямо над головой, а также любых предметов, которые нависают над рабочим столом, даже полок.
 Сам же рабочий стол имеет девять тематических зон: левый верхний угол - богатство, под ним - семья (поставьте фотографию ребенка или жены), ниже - знания (книги, справочники и так далее), верх центральной части - слава (можно поместить фотографию своего кумира), центр (обычно здесь стоит компьютер), нижняя часть центра - карьера, правый верхний угол - партнеры (место для телефона), ниже - любовь и, наконец, в самом нижнем углу - помощники (например, калькулятор). Вот такие нехитрые знания, которые вы можете с успехом применять, преобразуя свое офисное пространство. Как говорил Джефф Джордан, "сперва приведи в порядок свою комнату и уж потом принимайся за остальной мир".
 
 
 
 
 
 27. Как организовать себя
 Я больше не могу, - жалуется Татьяна Н., старший менеджер одного из крупных московских торговых холдингов, - наверное, скоро подам заявление об уходе. Работаю на фирме восемь месяцев, все вроде бы устраивает. Зарплата приличная, от дома недалеко, коллектив хороший, никаких склок, есть перспективы... Но бесконечный аврал. Постоянная запарка. Начальству всегда нужно все "уже вчера". Я в таком ритме работать не могу. Не понимаю, как другие справляются? Вчерашний график могла бы максимум за 20 минут сделать, а провозилась почти час. Как только я слышу "Это надо срочно!", у меня руки начинают трястись, голова перестает соображать, все цифры разбегаются. Совершенно не умею концентрировать внимание.
 
 Организовать себя и свою работу многим людям бывает достаточно тяжело. Очень часто рабочий день строится совсем не так, как хотелось бы. Поэтому надо заранее планировать рабочее время таким образом, чтобы внезапно свалившиеся проблемы отнимали лишь часть времени и не превращали работу в непрерывный стресс. Оставьте в конце текущего рабочего дня несколько минут, чтобы подготовиться к завтрашнему. Вспомните о приоритетных проблемах, тех, что не терпят отлагательства. Но план должен быть реальным - те дела, которые вы ни при каких обстоятельствах выполнить не сможете, лучше перенести на более подходящее время. Случаются ведь иногда и менее напряженные дни. Иногда в такие спокойные периоды можно успеть сделать в десять раз больше и разгрести старые завалы.
 
 Работая в Германии, автор этих строк обратила внимание на то, как строит свой рабочий день в издательстве немецкая коллега. Она активно использовала компьютерную программу распорядка дня. Накануне вечером немка составляла план на завтра, учитывая все, вплоть до мельчайших подробностей. Даже пятиминутная пауза для чашки кофе не была забыта. Она расписывала запланированные встречи, задания, время редакционных совещаний, даты всевозможных мероприятий, сроки сдачи проектов и т. д. В ее компьютере без конца звякал колокольчик, напоминая о том, что она должна в настоящий момент сделать. Назойливый колокольчик продолжал брякать до тех пор, пока задание не было выполнено и удалено. Поначалу меня это бряканье-звяканье здорово раздражало, а потом я и сама пристрастилась к такому способу планирования рабочего дня. Очень помогало.
 
 Конечно, какой бы внутренней дисциплиной не обладал человек, все его усилия на рабочем месте будут напрасными, если на предприятии отсутствует правильная организация трудового процесса. Чаще всего это выражается в нечетком разделении труда между отделами или сотрудниками, отсутствии навыков профессионального управления у топ-менеджеров, когда границы ответственности совершенно не определены, служебные обязанности расплывчаты, механизм принятия решений не прописан и не ясен даже руководителям, цели фирмы и стратегии развития отсутствуют, нагрузка сотрудников неравномерна и как результат - низкая мотивация всего персонала и плохая самоорганизация некоторых специалистов.
 
 Чаще всего от полной неразберихи на фирме страдают работники среднего и низшего уровня. К сожалению, они не в состоянии повлиять на решения руководства и нормализацию трудового процесса. Рабочий день в такой компании проходит в лихорадке, коллектив на взводе, все носятся как угорелые... Но если посмотреть на результативность такого труда, то возникнет печальная картина - бег на месте, переходящий в ходьбу на месте и... все на месте. Беготни, переписки и перезвона много, в решении проблемы задействованы множество сотрудников, а практически ничего не сделано. В конце такого трудового дня работники чувствуют себя "выжатыми лимонами" или спущенными воздушными шариками. Энергии не осталось - батарейки сели. Целый день люди находились в стрессовой ситуации, которая в очередной раз ничем не разрешилась.
 
 К сведению: привычное нам понятие "стресс" ученые разделяют на хороший и плохой, полезный и вредный. Есть эустресс и дистресс. Эустресс, как правило, кратковременный и может идти на пользу человеку. Именно его использует шоковая терапия. При эустрессе организм мобилизует все свои функции для борьбы с неприятным воздействием. А вот дистресс - это как раз вредоносный стресс, в результате которого человек может долгое время пребывать в угнетенном состоянии.
 
 Следствием такого стресса или любых неприятных моментов на работе могут быть самые различные реакции, только кажущиеся ничего не значащими. Вдруг вспыхнувшее лицо, неожиданный провал в памяти, потеря нити разговора, задрожавшие руки или ноги, ком в горле, головокружение, тошнота. Эти проявления вовсе не так безобидны. Организм сигнализирует: со мной не все в порядке. Между тем мы должны во всех жизненных ситуациях оставаться как можно более бесстрастными. Инфаркты и инсульты не нужны никому ни на работе, ни дома. Научиться не принимать все близко к сердцу? Этот мудрый совет так и остается только советом уже многие века. Но когда тебя на работе разрывают на части, когда надо сделать одновременно миллион дел, когда бесчисленное количество деловых встреч, назначенных на один день, а времени совершенно нет... Любой стресс отнимает очень много энергии, которая срочно необходима в настоящий момент именно для работы. Поэтому надо стараться не то что не замечать стрессовых ситуаций, а просто умело обходить, не допускать их агрессивного воздействия на самочувствие.
 
 Вдох - выдох
 
 Итак, у вас срочное задание. Шеф уже четыре раза звонил: "Еще не готово?" Вы судорожно хватаетесь за все папки. Как всегда, не удается найти нужные документы, компьютер, как назло, соображает медленно, нужный файл куда-то подевался, в этот момент опять звонит телефон. Ваш коллега в противоположном углу комнаты орет не своим голосом, разговаривая с заказчиком. Ну совершенно невозможно сосредоточиться.
 
 Необходимое действие: вы глубоко вдыхаете. Попробуйте пока сконцентрироваться только на дыхании. Вы когда-нибудь пробовали дышать совершенно осознанно, сосредоточившись только на дыхании? Как правило, все дышат поверхностно, не наполняя легкие кислородом в нужном объеме. Вдыхайте и выдыхайте воздух медленно. Это не просто производственная гимнастика в самое неподходящее время. Кислород в нашем организме - носитель энергии. Подобное дыхание приведет к тому, что деятельность мозга, сердца, дыхательных органов и частота пульса нормализуются и вы получите возможность сконцентрироваться на задании.
 
 Усилие воли
 
 Легко сказать: "Усилием воли заставьте себя сконцентрироваться". А если нет никаких условий для концентрации? В последнее время, экономя на аренде помещений, отечественные работодатели идут по так называемому американскому пути, размещая рабочие места в офисах по образу и подобию полицейских участков в США. Совершенно разноплановые отделы собраны в одном большом зале, разделенном перегородками, которые лишают сотрудников не только света, но и воздуха. Звукоизоляции, соответственно, никакой. В общем, нахождение в течение трудового дня в таком помещении для сотрудников весьма мучительно. Руководители одного из крупных московских книжных издательств в огромном зале разместили десяток разных редакций, то есть примерно 80 сотрудников. Если учесть, что к редакторам ежедневно приходили авторы, художники, фотографы, то присутствующих в этом караван-сарае можно было смело умножать на три. Тут же пытались работать корректоры. Результата их труда долго ждать не пришлось. Прямо на титульном листе детской книжки, которую вычитывал опытнейший корректор, вскоре красовалось чудное название "КАЛАБОК". Пришлось корректоров отправить работать по домам.
 Между прочим, в советские времена заведующая корректорской одного книжного издательства, прошедшая суровую школу Политиздата и Воениздата, всем входящим в комнаты, где работали корректоры, запрещала с ними даже здороваться. "Вот вы отвлекли корректора на одну секунду - и тут же появилась ошибка в тексте", - объясняла она свое требование.
 
 А кому-то надо срочно сдавать баланс, у кого-то на столе сложные расчеты - всем нужна обстановка, в которой они могли бы сконцентрироваться.
 

<< Пред.           стр. 7 (из 34)           След. >>

Список литературы по разделу