<< Пред. стр. 8 (из 34) След. >>
28. ОРГАНИЗОВАННОСТЬ И САМОДИСЦИПЛИНА
Вы чувствуете, как бездарно проходит время, и искренне стремитесь делать больше? Для этого требуется всего две вещи: организованность и самодисциплина. Существует ряд правил, которые помогут вам добиться желаемого.
* Определите точно свою цель. Не зная наверняка, к чему стремимся, очень трудно начать. Определите конечный "пункт назначения". Это поможет вам гораздо быстрее достичь его. Осознание конечной цели - решающее условие экономии времени.
* Выделите главное и сосредоточьтесь на нем. Запишите на листке в порядке важности самые срочные дела. Возьмитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем также поступите с делом № 2, потом с № 3 и т. д. На следующий день снова сосредоточьтесь на самом главном.
* Придумывайте себе стимулы и поощрения. Психологи считают, что лучше выполняется то, что нравится делать. Превратить свои занятия из "надо" в "хочется" можно только самостимулированием и самопоощрением. В качестве таковых могут быть поездки за город, встречи с друзьями после завершения работы, посещения театров, музеев, выставок и т. п. Продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
* Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством - назначить для выполнения дела конкретную дату. Но помните, что сроки должны быть реальными, иначе вам не удастся выполнить свои обязательства, вы остынете и откажетесь от самого дела. Обязательно твердо придерживайтесь намеченной даты. Не расслабляйтесь и не успокаивайте себя рассуждениями о том, что вы не сможете выполнить работу в срок, что его можно продлить. Наоборот, будьте непреклонны, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню и не сделал. В этом случае можно придумать себе какое-либо наказание, лишить себя того или иного удовольствия, например отказать себе в просмотре любимой телепередачи.
* Проявляйте решительность. Не откладывайте дело со дня на день. Говорят, что успех зависит от того, правильно ли вы поступаете в 51 проценте случаев. Поэтому, располагая определенными шансами, решайте и действуйте. И если вы что-то сделали, то не теряйте времени на восхваление принятого вами решения. Двигайтесь дальше.
* Научитесь говорить "нет". Если вы не будете следовать этому правилу, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Программа вашей самодисциплины и экономии времени должна включать умение отделять второстепенное от главного. Конечно, иногда полезно отвлечься от дел, размяться. Если такое желание проявляется очень сильно, то удовлетворите его: поиграйте в теннис или волейбол, сходите в бассейн или посидите над шахматной партией, займитесь домашними делами. Но избегайте бесцельных занятий, если в другом месте время можно провести полезней.
* Не "увязайте" в телефонных разговорах. Телефон - современное средство экономии времени, особенно когда надо выяснить недоразумение, отдать указание или условиться о встрече. Но нередко есть искушение просто поболтать по телефону. Остерегайтесь этого, заранее определяя, о чем и с кем вы собираетесь говорить. Ведите разговор на деловом уровне.
* Заведите записную книжку, еженедельник. Все запомнить нельзя. Не загружайте свою память - записывайте все предстоящие дела, яркие мысли, номера телефонов и т. д. Целесообразно оставлять записки для себя на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т. п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всех мелких дел.
* Позаботьтесь о своем окружении. Любящие поболтать друзья и товарищи по работе могут "провалить" самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Тактично дайте понять им, что вы в цейтноте. Если в ваш рабочий кабинет ходит много народу, попробуйте расположить свое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Можно перенести время обеденного перерыва и оставаться работать, когда товарищи уходят обедать.
* Учитесь слушать. Если с первого раза вы будете стремиться получать исчерпывающие указания и сведения, вы сможете избежать серьезных ошибок, повторений и переделок. Прежде чем что-то делать, уделите внимание инструктажу, уточните, где, когда, как, что, почему? Если что-нибудь остается неясным, сразу же спросите.
* Избегайте шаблона в работе. Многие из нас становятся жертвами штампованного, негибкого мышления. Работая всегда определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Но любую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Если сейчас вы делаете что-то в одной последовательности, попробуйте другой порядок. Может быть, получится быстрее. Подумайте о том, а не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли воспользоваться компьютером, чтобы сберечь время? Не следует ли поинтересоваться, как другие экономят время?
* Не упускайте из виду мелочи. Предупредить внезапные мелкие неполадки можно тогда, когда вы всегда будете иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в вашем быту, будь это какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности.
* Приступайте к делу сразу же. Некоторые люди прежде чем приняться за работу, начинают долго приводить в порядок свои столы, просматривают свежую прессу, чинят все карандаши, выпивают чашечку кофе, а потом удивляются, куда же девалось время!
* Полностью используйте время. У каждого из нас есть возможность увеличить свое производительное время, полнее использовать его. Это значит, что время вынужденного безделья (езда в транспорте, ожидание в очереди и т. п.) можно занять такими делами, как мысленное планирование своего завтрашнего или предстоящей дня, обдумывание решаемых задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
* Следите за тем, на что вы тратите свободное время. Если игра в волейбол или рыбалка с друзьями помогаю вам отдохнуть и освежиться, - прекрасно! Но не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают ваши друзья и товарищи по работе. Мы можем сберечь часы, если будем чуть разборчивей при выборе кинокартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналом которые читаем.
* Учитесь переключаться. Почти никогда наш организм не "выключается" сразу, как правило, устают лишь отдельные группы мышц. Переключаясь на другие занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. И свое время это экспериментально доказал И. М. Сеченов. Так, если несколько часов вы работали сидя и стали утомляться, переключитесь на работу, которую надо делать стоя или при которой надо двигаться. Если вы весь день на ногах, займитесь сидячей работой. Такая перемена даст вам возможность почувствовать себя бодрее.
* Начинайте раньше. Поднявшись утром всего на 15-20 минут раньше обычного, вы зададите тон всему дню, не будете излишне нервничать, боясь опоздать, сможете многое припомнить, что предстоит сегодня сделать и т. п.
* Воспитывайте уважение к своему времени. Старайтесь мысленно оценивать ваше время и вы станете по-новому относиться к нему. Помните - время невосполнимо!
Отнеситесь к этим правилам серьезно. И тогда время станет вашим союзником, а не противником.
29. Как разобраться в том, что на самом деле управляет нашим временем и жизнью
Тысячи лет люди составляли гороскопы, гадали на кофейной гуще и придумывали способы того, как классифицировать людей. Для чего? Для того, чтобы самим лучше понимать и других, и себя. Что может дать такое понимание, если правильно его использовать? Мощный инструмент для работы над собой, позволяющий использовать свои сильные стороны и корректировать слабые.
В НЛП фильтры, через которые люди воспринимают окружающий мир и, соответственно, ведут себя в этом мире, называются метапрограммами. Несмотря на это длинное и непонятное слово, метапрограммы очень практичны и просты в применении. Освоить их значительно легче, чем выучить наизусть все 12 знаков Зодиака со всеми характеристиками людей или овладеть методикой Майерс-Бриггс.
Как же применить эти метапрограммы на практике? Давайте вместе рассмотрим их на примере тайм-менеджмента и того, чем же различаются люди, и как научиться лучше понимать их.
Некоторые люди с готовностью расскажут и покажут Вам, что они делали сегодня с интервалом в 5 минут, некоторые смогут приблизительно вспомнить 5-7 основных событий дня, а для кого-то важно одно, но значительное событие. Эта метапрограмма называется "Размер разбивки". Он бывает мелкий, средний и крупный, как в примере.
Для людей с мелким размером разбивки характерно "залипание" на мелочах. Например, на рабочем столе такого человека может быть множество мелких предметов, которые он считает неотъемлемой частью рабочего процесса. Выбор органайзера для него может оказаться долгим и сложным делом, потому что он будет долго перебирать разные мелочи - то здесь не так, то там можно бы по-другому.
Противоположность - люди с крупным размером разбивки. Такой человек обычно ставит себе несколько больших целей и не любит вдаваться в детали. Его кабинет и рабочий стол, скорее всего, будут смотреться как единое целое, в расписании будут преобладать большие дела, возможно, одно-два самых важных на данный день. Люди со средним размером разбивки находятся где-то посередине.
Помните поговорку "Не видеть за лесом деревьев?" - это про людей с крупным размером разбивки. Им подавай проект, не меньше. Люди с мелким размером разбивки, наоборот, "За деревьями леса не замечают". Для них заполнение какой-то маленькой бумажки так же важно, как и все остальное. Именно они чаше всего с удивлением узнают, что дела, оказывается, можно делить по принципу важности и срочности. У них зачастую все едино - и вот перед нами список горящих дел из 121 пункта.
Если Вы вдруг в какой-то момент узнаете в одном из описаний себя, не огорчайтесь. Наличие у человека какой-либо из метапрограмм - не приговор, а лишь повод к действию. Если поставить себе задачу поменять метапрограмму, этого можно добиться, правда, придется "хватать" себя за руки и напоминать себе о своем же собственном желании попробовать жить по-другому.
Следующие 6 метапрограмм обычно называют вратами сортировки. Если мы просеиваем сквозь решето песок, то все, что крупнее, чем отверстия сетки, будет оставаться на ней, а все, что мельче - проходить сквозь сетку. Обычно информация поступает к нам из внешнего мира по тому же принципу, просто мы не обращаем внимания на то, что отсеиваем. Обычно метапрограммы сгруппированы по 2, которые являются "противоположными", поэтому у каждого одна из двух обычно развита больше, а вторая - меньше.
Человек с метапрограммой "Люди", рассказывая о чем угодно, обязательно обратит внимание на все, что связано с людьми. Кто там был, о ком говорили, кому это нужно, кто что думает по этому вопросу и т.д. В то же самое время человек с метапрограммой "Вещи", рассказывая Вам о том же событии, будет упоминать все, что касается вещей - во что были одеты люди, как было обставлено помещение, какие они используют органайзеры - электронные, настенные или в бумажном виде, какие приспособления можно сделать, чтобы помочь себе вести хронометраж и т.д.
Метапрограмма "Вещи" может вызывать у ее обладателя сильнейшее желание разложить все по полочкам, и, как в японской модели 5С, обвести по контуру, чтобы ни одна вещь не потерялась, потому что вещи для них очень важны. В то время как счастливые обладатели метапрограммы "Люди" скорее будут сосредоточены на своем любимом занятии - общении с другими людьми. Теперь вы понимаете, как забавно все устроено? Если у человека ведущая метапрограмма - "Люди", то любой пришедший или позвонивший человек автоматически получает приоритет по сравнению с какой-либо важной и срочной бумажной работой, независимо от того, что там написано в плане на день.
Метапрограмма "Время" вызывает у ее счастливого обладателя интерес ко всему, что связано со временем. Именно подобные люди всегда с готовностью скажут вам, который час, даже не глядя на часы, и при этом угадают с точностью до 5 минут. Любителей хронометража тоже смело можно отнести к данной категории. Подобным людям важно не только во сколько началось то или иное дело, но и сколько оно продолжалось, какой был день недели и т.д. Сами они обычно редко опаздывают и очень чувствительны к опозданиям других людей.
Метапрограмма "Место" противоположна "Времени". Для этих людей важнее, ГДЕ происходит то или иное мероприятие, чем во сколько. Рассказывая, например, о командировке, подобный человек может с точностью описать вам сложную систему поворотов в каком-нибудь здании, ни разу не ошибившись. "Для бешеной собаки 7 вёрст не крюк" - под таким девизом могут жить подобные люди.
Если подвернулась возможность съездить в город N - не важно, нужно это или нет, но такой шанс упускать никак нельзя. Стоит ли удивляться, что эти люди наизусть знают, что лежит у них на третьей полке справа, и могут с радостью рассказать Вам об этом в любое время дня или ночи. Чего точно не следует делать с подобными людьми - это менять что-либо из их вещей местами без их ведома.
Для людей с метапрограммой "Ценности" важен результат. Это может быть завершение какого-нибудь проекта, получение денег и т.д. - главное, что результат обязательно должен быть. Беда, если дело продолжается, а видимого результата все нет. Для них лучше 40 раз получить по маленькому результату, чем один большой результат потом - они могут просто не дождаться, когда же он наконец-то будет получен. Именно для них выдуманы методики "разрезать слона на маленькие кусочки, а пирамиду поделить на отдельные кирпичики".
Люди, ориентированные на процесс, наоборот, в результате почти не нуждаются. "Поручик Ржевский, Вы детей любите? - Нет, но вот процесс...". Сказано - копай отсюда и до заката - сделано. Поэтому у таких людей могут накапливаться горы незавершенных дел, или им кажется, что дела не завершены, потому что процесс-то идет.
Есть еще несколько забавных метапрограмм из той же серии, например, процедуры. Такие люди получают удовольствие от того, что процесс происходит в четко установленном порядке и никак иначе. Во-первых, проснулся, во-вторых пошел на работу, в-третьих, пообедал. Нарушение порядка запланированных дел ввергает их в пучину отчаянья.
Для людей, ориентированных на действия, все "упрощено, заформалено": побудка, пробежка - они рассматривают все как отдельные операции, не вникая вглубь, сказано зарядка - сделано, можно ставить галочку.
Наверно, мало найдется людей, которые хотя бы раз не слышали о том, что большинство из нас воспринимает окружающий мир одним из трех способов: глазами (визуалы), ушами (аудиалы) или на ощупь (кинестетики). Соответственно думают и действуют они с разными скоростями. Быстрее всего реагируют визуалы - им ничего не стоит мысленно представить себе любую картинку, затем идут аудиалы - им приходится перематывать мысленно пленку, пусть даже на ускоренной перемотке, кинестетики плетутся в хвосте - а куда им торопиться, ведь все нужно прочувствовать.
Не ждите, что кинестетик будет думать так же быстро, как визуал. Это ничего не говорит о его мыслительных стратегиях. А аудиалы на многое могут "не открывать" глаза, лишь бы звучало хорошо.
Все эти мелкие особенности приводят к тому, что эти люди живут по-разному, и временем управляют по-разному. Смешно слушать, как на некоторых тренингах пытаются всем "прописать" один и тот же органайзер или одну и ту же систему планирования времени. "Нам же помогает". А другим может и не помочь.
Самое лучшее, что можно сделать с этой статьей - проанализировать свои привычки и склонности, и учесть не только для тайм-менеджмента, но и вообще по жизни - в том, какие вещи покупать, как их хранить и т.д. И тогда ваша эффективность значительно повысится.
30. Как правильно выбрать органайзер
Есть множество различных видов органайзеров. Выбор ежедневника связан со спецификой работы. Классический ежедневник - есть дневник, планировщик на неделю, на месяц, цели, затраты, проекты, которые разбиты на полезные отделы, которые помогают вам думать, как лучше достигать своих целей.
В одной из книг я прочитала о женщине, которая носила свои цели в кармашке, чтобы все время сверяться. Часто в этом случае вы можете найти решение, которое будет выходить за рамки системы, и получать то, что вы хотите, с меньшими затратами. Если вы все время рассматриваете ваши цели, вы будете чаще получать такие решения.
Недостатки планировщика - иногда бывает сложно найти информацию, приходится листать много страниц, чтобы вспомнить, на какой странице она записана. Есть ежедневники, где дни расписаны по часам, вы сразу можете записывать дело в нужный временной диапазон.
Когда ваши дела возникают хаотично, и вы не можете заранее сказать, кто вам позвонит или придет, можно пользоваться недатированным ежедневником, записывая в него то, что происходит, и фломастером отмечая, когда позвонить человеку, чтобы вы могли пролистать несколько последних страниц и быстро отреагировать на свои заметки.
Если у вас не очень много дел, можно пользоваться ежедневником на неделю, когда у вас на развороте сразу вся неделя целиком. Дела можно укрупнять в блоки, например, телефонные звонки, совещания, работа с корреспонденцией и т.д. Это похоже на таблицу на плакате.
В этом ежедневнике сначала только адреса и телефоны, затем записная книжка. Вы можете брать липкие блоки и приклеивать, если у вас много дел и порядок их выполнения не важен. Когда я работала менеджером по продажам, я складывала бумаги под стекло. Сделала дело - выкинула.
У нас работали две девушки, которые повесили 2 доски. У одной на доске висели счета к оплате, у второй - оплаченные счета, которые необходимо доставлять.
Многие люди успешно пользуются КПК, ноутбуками, смартфонами. Из программ можно выделить Outlook и Project. Однако изучение программ требует времени, зато потом окупается за счет дополнительного удобства. В любом случае, имеет смысл сначала оценить свои потребности и склонности, а потом уже внедрять планировщик.
Часть работы над планом - оценка полученного результата. В конце недели выделите себе 15 минут и похвалите себя за то, что хорошо получилось.
Можете каждый вечер перепросматривать прожитый день и отмечать те моменты, которые получились хорошо, и те моменты, на которые вам следует продолжать обращать внимание. Обращайте внимание, как Вы избегали выполнения каких-либо важных дел и постарайтесь поставить их первыми. Продумайте, как Вы будете вознаграждать себя за успехи.
31. КАК СТАТЬ УМЕЛЫМ ХОЗЯИНОМ СВОЕГО ВРЕМЕНИ
Одним из величайших способов успешного умения управлять временем является способность мыслить на бумаге. Создание успешного предприятия подобно строительству дома. Вы мысленно вынашиваете идеи, переносите их на бумагу и затем, согласно этому, реализуете проект. В моей компании у нас есть поговорка: работать на основе документа, а не на основе идеи.
Планирование дня также требует изложения мыслей на бумаге. Это просто никуда не годится, когда человек встает утром и говорит:
"Посмотрим, что я должен сделать сегодня?" Это слишком поздно. Самое лучшее, что может сделать такой человек, это использовать остаток дня на то, чтобы начать планировать, как он проведет следующий, следующую неделю, следующий месяц.
Изложение мыслей на бумаге - это творческий процесс. Он предполагает намного больше различных вариантов, чем только составление перечня: "Что нужно сделать". Фактически есть четыре различных, но очень важных метода, которые Вы должны использовать при планировании Вашей жизни.
* Ваш дневник
На своих лекциях и интенсивных семинарах я отвожу много времени пропаганде ведения дневников. Я делаю это, так как глубоко убежден, что они являются бесценным средством для людей, серьезно изучающих вопрос, как добиться успеха в жизни.
Дневник - это то место, где собирается та информация и мудрые мысли, которые Вам встречаются на Вашем жизненном пути. Хорошие идеи могут высказаны почти любым человеком. Вы можете их услышать в особенно выразительной проповеди. Или Вам может попасться какой-то фрагмент информации, который Вы можете использовать. Великая идея может осенить Вас, даже когда Вы сидите за рулем.
Самое главное: не допускайте, чтобы хорошие идеи ускользали от вас.
Великая идея может изменить Вашу жизнь - если Вы уловите ее. Всегда имейте дневник при себе, независимо от того, где Вы находитесь.
* Сборник проектов
У такого честолюбивого и занятого человека, как Вы. Всегда есть много проектов, над которыми Вы работаете, и людей, с которыми Вы имеете дело. Занятые люди, такие как Вы, часто чувствуют себя в роли жонглеров, которые вынуждены одновременно вращать множество тарелок. А это нелегко.
Одним из самых лучших методов сохранить контроль за всем этим - это завести сборник проектов - папку-скоросшиватель. Если Вы работаете с людьми, то отведите отдельную секцию в Вашей папке для каждого отдельного человека. В секции, отведенной для каждого человека, поместите всю необходимую информацию в табличной форме. Отметьте характеристику человека, сведения о семье, его цели, сильные стороны, потребности или любую другую информацию, которую Вы сочтете нужной.
Как менеджеру, Вам может также потребоваться такая информация, как данные о продажах или графики исполнения работ. Таким образом, если Вам потребуется оценить ход работы, у Вас всегда будет конкретная и полезная информация.
Итак, в зависимости от специфики Вашего бизнеса или профессии Вам может потребоваться также иметь "таблицы" на каждый офис или управление. Или Вам может потребоваться классификация вопросов по проектам - вплоть до Вашего уровня. Самое главное здесь - сконцентрировать все данные, чтобы Вы могли сосредоточиться на них, не тратя впустую много времени на поиски информации в бесчисленных забытых файлах.
Эта концепция сборника проектов может также быть эффективной и для Ваших личных дел...
Например, Вы можете "завести таблицы" на каждого из Ваших детей. Собрать информацию на своих детей - звучит несколько казенно? Тогда позвольте мне спросить Вас, Вы помните последний табель Вашего ребенка? А если да, то чем он отличается от предыдущего? Какое мероприятие Ваш ребенок просит Вас посетить с ним? Вы записали его? Вы помните последний важный разговор один на один, который у Вас с ним был? Что больше всего беспокоит Вашего ребенка?
Вы знаете, что дети помнят все случаи, когда они что-то делают со своими родителями. К несчастью, мы - родители, часто слишком заняты и бываем невнимательны. Наличие отдельного раздела для каждого Вашего ребенка всегда напомнит Вам о самом главном.
Естественно, Ваши личные финансовые дела также выиграют от такой системы, так как она позволит Вам быстро навести справки относительно Ваших инвестиций, страховых полисов и так далее.
Итак, Вам действительно необходимо иметь дневник или сборник проектов при себе? Конечно, нет! Если все, что Вам нужно - это просто иметь при себе, то из этого реально ничего не выйдет. Но для тех из Вас, кто находится на пути к богатству и счастью, эти методики могут невероятно ускорит Ваш прогресс.
* Календарь
Другой способ, позволяющий организовать Ваши мысли на бумаге - это использование ежедневного календаря-ежедневника. В данном случае, когда я говорю о календаре, я имею в виду не тот тип календаря, в котором едва найдется место, чтобы вписать Ваши предстоящие встречи. Этот тип календаря, который я имею в виду, называется "Ежедневник" - "Day-Timer"("Day Timers" - это также название компании).
"Ежедневник"- это ежедневный журнал для записи Ваших встреч и планов. Но в нем есть место для многого другого. Здесь есть место, чтобы следить за расходами в Вашем бизнесе; есть место для результатов конференций. Для телефонных разговоров и списков того, что нужно сделать.
Ваш "Ежедневник" может быть также использован как место фиксации тех основных моментов дня и недели, которые Вы затем хотите занести в Ваш дневник или сборник проектов. Считайте его центральным местом, из которого Вы черпаете и обрабатываете всю информацию за день, неделю, месяц и даже год.
* План игры
План игры может все изменить в мире и определить то, как закончится Ваша игра жизни. Термин "план игры" является ироничным, поскольку даже если, как кажется, мы понимаем важность составления стратегии игры в футбол или баскетбол, то лишь немногие из нас уделяют время тому, чтобы составить план игры для своей собственной жизни.
Вот первое и наиболее важное правило для плана игры Вашей жизни: не начинайте ваш день до тех пор, пока вы не закончите его планирование. Поскольку каждый день - это бесценный фрагмент мозаики в стратегии Вашей жизни на пути обретения богатства и счастья, то всегда планируйте Ваш день, прежде чем начать его. И делайте это каждый день. Да, я знаю, вся эта писанина может быть утомительной. Но помните, что ценность - это плодотворный результат усилий, а не надежды.
Если Вы овладели искусством планировать Ваш день, каждый день, то Вы готовы к переходу на следующий уровень достижения более высокого успеха.
Следующий ключевой момент: не начинайте неделю до тех пор, пока не закончите ее планирование.
Планируйте Вашу неделю, прежде чем начать ее. Представьте себе, на что будет похожа Ваша жизнь, если в воскресенье вечером Вы будете сами себе задавать вопрос: "Что я должен сделать на этой неделе?" Да, я знаю, это связано с некоторым напряжением. Однако, если Вы научитесь планировать Ваши дни как часть Вашего общего плана игры на неделю, то все части будут подходить друг к другу гораздо лучше. В результате каждый день будет намного более эффективен.
Если Вы владеете искусством планирования на неделю, то Вы способны планировать вашу жизнь сразу на месяц. Поэтому следующая ключевая позиция гласит: не начинайте ваш месяц, пока вы не закончите его планирование.
Затем Вы научитесь координировать Ваши цели на день, на неделю и на месяц с Вашими целями на три месяца, на шесть месяцев и на год.
От Вас потребуется проявить высокую дисциплинированность. Но если Вы выполните это, то Вас можно будет назвать мастером-хозяином времени. Путь к искусству овладения временем может быть и "скоростной трассой", однако, я уверен, что Вы получите удовольствие и успеете насладиться и видом, и вкусом, и компанией других мастеров, похожих на Вас!
* Как подготовить план игры
Есть два аспекта, которые Вы должны понимать при составлении плана игры. Во-первых, план игры похож на таблицу, только вместо перечисления номеров в нем дан перечень деятельности.
Во-вторых, Вы можете использовать методику составления плана игры как для единичного проекта, так и для ряда действующих совместно проектов.
Теперь, как он делается.
На листе линованной бумаги сделайте вертикальные колонки по числу дней, которые включает этот план. Затем с левой стороны листа напишите заголовок "деятельность". И под этим заголовком перечислите все виды деятельности, которые предстоит осуществить в отведенных рамках времени.
Например, вы работаете над началом кампании по выходу на рынок нового продукта. Для каждого необходимого вида деятельности (конференции по продаже, рекламная поддержка, упаковка, исследование рынка) Вы устанавливаете предельный срок и отмечаете его в таблице. Затем подсчитываете число дней, которое потребуется для выполнения и отмечаете их на Вашей таблице плана игры. Окончательным результатом является четкая визуальная презентация задач, стоящих перед Вами.
Составление плана игры - задача очень трудоемкая. Вы можете разорвать несколько уже готовых вариантов, прежде чем создадите безупречный план. Но задача является трудоемкой только потому, что Вам трудно определить приоритеты для всех Ваших проектов. Но как только Ваш план игры будет готов, Вы испытаете огромное чувство удовлетворения.
Держите Ваш план игры там, где вы его можете видеть.
Повесьте его на стене вашего офиса или поместите его в Ваш сборник проектов. Он будет служить Вам постоянным напоминанием о предстоящих задачах.
План игры может оказывать как стимулирующее воздействие, так и вызывать неприятные эмоции. Он становится неприятным, поскольку постоянно напоминает Вам о необходимости придерживаться Ваших планов. Он становится неприятным, когда Вы отстаете от намеченных сроков. Но он также является стимулирующим, поскольку Вы видите чудо превращения ваших мечтаний и планов в реальность. Это безмерное вознаграждение. Чувство, которое Вы испытываете, сродни чувству, которое переживает великий художник, глядя на свое завершенное полотно. Это удивительное чувство собственной силы.
Хорошо спланированный день - с начала и до конца - с его целью и содержанием, с его яркими красками и характерной особенностью, с его ощущением и структурой - этот хорошо спланированный день занимает свое место среди многих и становится ценным воспоминанием и подлинным сокровищем. И по мере того, как один хорошо спланированный день переходит в другой, жизнь оказывается шедевром, справедливым сочетанием испытаний и духовности. Об этом кто-то однажды сказал: "В полночь прилетают крылатые вестники и собирают все эти отдельные фрагменты, и уносят с собой, чтобы где-то сложить их в мозаику. И конечно, один вестник скажет другому, по случаю: "Подожди, пока ты увидишь это однажды".
32. Личный опыт "Организации времени"
Я всегда тратил на работу 12-14 часов в сутки (кроме воскресенья). И мои ощущения по этому поводу очень схожи с ощущением большинства "до" ...Жизнь сводилась не более, чем к процессу выживания, проблемы в семье, общий стресс. Конечно, был рост бизнеса, рост количества зарабатываемых денег, но счастья это не прибавляло. Даже интересно, что рост бизнеса делал меня еще более загнанным, а проблемы в семье становились все ярче. Это несмотря на то, что мы с женой и познакомились на работе, и работали все время вместе, за исключением ее декретного отпуска.
И может быть все бы и продолжалось так, тем более, что для уровня Казани и близлежащих регионов, куда мы уже начали движение, уровень ведения нашего бизнеса был выше среднего. Но...
Но тут пришло время для экспансии, я бы сказал даже для "быстрого прорыва", московских сетей. "Евросеть", "Связной" так быстро взялись за дело, что уже через полгода имели 25 % рынка. Поначалу я, как и многие местные игроки, склонен был недооценивать ситуацию. Мол, одними деньгами нас не возьмешь. Но дело было не в деньгах, а совершенно другом уровне ведения бизнеса.
В результате крахи, банкротства, убийства, самоубийства, психушки ... Вашего покорного слугу сия доля тоже не миновала. Хотя держались мы года полтора, но, похоже, и держались-то совершенно напрасно. Следствием этой тяжелой ситуации стал раскол между мной и другой частью акционеров - и в конце мая 2005 года мой мир рухнул.
Интересное ощущение: люди разбежались, имущество частично разобрано, частично украдено, меня и членов моей семьи повсюду преследуют кредиторы. И самое главное для меня: потеря интереса к жизни. Я, конечно, сопротивлялся - пытался защитить семью, сохранить имущество, отбиться от кредиторов - но исключительно рефлекторно, по привычке. В основном же - я пил и думал о самоубийстве. Так прошел примерно месяц...
О книге
И тут, случайно зайдя в "Книжный Двор", я наткнулся на полку с незнакомым словом: "тайм-менеджмент". И как-то сама по себе в руки мне попала книга: "Организация времени", второе издание. И тут возник такой "скачок", какого со мной не было лет пять. Я сидел в магазине, читал, время шло. Потихоньку дело подошло и к закрытию магазина. На вопрос продавца магазина: "буду ли я ее брать", помню даже вздрогнул, резко попытался наскрести в кармане двести рублей, и - удача, я их наскреб. А надо сказать, что после того что произошло, деньгами я был небогат. Да и, к своему стыду, год уже, наверное, не покупал книг.
Сейчас, с высоты нескольких прошедших месяцев, это событие кажется мне еще более удивительным. Вроде как стечение обстоятельств. И понятно ведь, что все: и сила , и слабость в самом человеке, но ведь еще надо понять как это использовать.
Прочитав первую же фразу, почти наугад, я понял - это мое. Это мой мир, это мой язык...Что-то я такое, помню, говорил Платон: процесс получения знаний - это просто воспоминания о том, что ты знал всегда. И что самое для меня близкое: большинство литературы на экономические темы написано людьми с гуманитарным образованием. А жаль. Язык "Организации времени" для меня - это песня. Выверено каждое слово, полностью продумана логика построения, понятия близки, примеры наглядны и красивы. Раньше я такого не встречал. Позже я понял: книга - это не просто неожиданное озарение, а результат работы нескольких лет.
Такую книгу можно читать со скоростью 5 стр./час! Концентрация мысли очень высока (число мыслей/кол-во знаков). Я, кстати, до сих пор не прочитал ее до конца. Не прочитал, потому что применяю ее как учебник. Применяю по частям. Анализ - Осмысление - Экспериментирование - Действия. И я еще о-о-о-очень далек от того, к чему стремлюсь. Такой небыстрый способ дает возможность что-то немного улучшать и "затачивать" под себя.
О себе "после"...
Хронометраж я начал вести где-то с конца июля. На этом рубеже начала складываться и картина мира. Жаль, жена не поверила в меня. Но ей тоже было очень тяжело пережить всю эту ситуацию, она просто не выдержала. Следствием стал развод. Спасибо Архангельскому :), я был уже достаточно силен, чтобы это выдержать. И самое главное, я, как будто персонаж из "Конька-Горбунка", искупавшись в кипящем молоке, словно заново родился. У меня не было бизнеса, денег, квартиры, машины, семьи - одни долги и угрозы. Но, у меня был я.
Начался длительный процесс отстаивания своей личной свободы, имущества, права на жизнь. Я устал видеть унылое выражение лица бывших друзей, даже самых старых и самых близких. Но, у меня был я и правильная Организация времени. К счастью, осталось несколько человек, которых я считаю друзьями навсегда. И один из них сказал, что его руководитель заинтересован в совместном со мной развитии нового бизнеса. Тут у меня и появился шанс использовать то, что я знал, и то, что я узнал. Не знаю, сколько там небитых дают за битого, но я всегда считал, что ум - это правильно сделанные выводы из ошибок. Даже не сделанные, а делающиеся постоянно.
Брошенные дурные привычки: курение, алкоголь, телевизор, чужое влияние - это лишь верхняя часть айсберга. Главное - это постоянное познание и самосовершенствование. Таков мой нынешний путь. Таково мое древо жизни.
33. Расслабленный тайм-менеджмент
Весь сентябрь и начало октября я постоянно пребывал в стрессовом состоянии. Оно было вызвано огромным количеством задуманных проектов, отладыванием дел на потом и чувством, что я плохо управляю своим временем, а также тем, что я всё лето сфокусировался на одной цели, "ковал железо пока горячо", и мне было трудно вернуться в прежнее рабочее состояние.
В то же время, я пытался бороться с этим. Я читал статьи и книги, пытался применять разные методики, вёл расписание. Но новая версия BlogJet так и оставалась лежать на моём жёстком диске нетронутой рукой меня-программиста, новые статьи для SellMe.ru так и оставались лишь в голове меня-блоггера, новые проекты так и не запускались мной-маркетологом.
В октябре меня пригласили поучаствовать в тренинге "Креатив-практика", и там я пообщался на тему тайм-менеджмента с несколькими людьми, поняв следующее: никто не совершенен в управлении временем.
После тренинга я пришёл домой, открыл ноутбук и случайно наткнулся на свой квартальный план годичной давности. Это был единственный раз, когда я смог написать такой план (прочитав блог Стива Павлины). Я удивился. Тогда, когда я пытался выполнить этот план, я чувствовал, что у меня ничего не получалось. Но сейчас, когда я взглянул на него год спустя, я увидел, что практически все поставленные цели были выполнены, более того, финансовые цели были даже перевыполнены!
Я никогда не умел планировать, но то, что мне удалось это сделать в прошлом году, мотивировало меня написать такой же план на этот квартал. Забавно - получилось, что я сел писать нынешний план в тот же самый день, только год спустя. И я написал. Для чего?
Во-первых, я избавился от ненужных проектов, некоторые из которых ещё были только в моей голове. Я освободил свою голову от ненужных вещей, о которых постоянно думал и оставил только то, что действительно для меня важно - те цели, которые я смогу выполнить за квартал и хочу их выполнить.
Во-вторых, я поставил себе цели. Причём, сразу выяснил для себя, что их выполнение - не строгая задача, а всего лишь намётки на будущее. Как сочинение на пару абзацев в стиле "чего я хочу, чтобы было сделано мной до конца января 2006 года". Жизнь (вернее, мои действия) сама покажет, какие из выделенных мной главных целей действительно мне нужны. На примере плана прошлого года я понял, что некоторые из целей, которые там были и которые я не выполнил - ныне просто оказались obsolete. Соответственно, теперь я знал, что "болячка" сама отпадёт.
Но это было только начало. Сам план хоть и представлял большую ценность, всё равно не решал моих проблем. Я всё равно не смог "вернутся в нормальную жизнь".
Мне нужна была перезагрузка.
Когда вы запускаете на компьютере кучу программ, в некоторых из них есть утечки памяти и другие ошибки. Они набивают оперативную память ненужными данными, а процессор - бесполезной загрузкой. Ваш компьютер замедляется, переключение между окнами начинает занимать всё больше и больше времени, и вы, не стерпев, перезагружаете компьютер, чтобы всё начать "с чистого экрана"- с пустой панели задач.
Я чувствовал себя как такой компьютер и понял, что мне нужно перезагрузить себя. Если сон - некая ежедневная перезагрузка мозговой деятельности (вы забываете все ненужные мелочи прошедшего дня, ваш мозг выводит информацию из временной памяти в постоянную), то мне нужна была ежеквартальная, или, может быть, ежегодная перезагрузка (каковой, скорее всего, является Новый год).
И такой перезагрузкой стала... конференция ISDEF. Во-первых, я пообщался с людьми, которые делают замечательные и великие вещи. Эти люди оказались такими же людьми, как я. И совсем не роботами, у которых список дел расписан посекундно, которые чётко следуют каждой намеченной цели, которые не могут ошибаться. Во-вторых, я расслабился и попил пива с людьми, которые живут тем же, чем я. В-третьих, я был реально воодушевлён, когда доселе незнакомые люди подходили ко мне и говорили: "О, привет, я читаю твой блог." И когда Кристиан Блюм в своей презентации рассказал про BlogJet. Это было сильнее пинка со словами "давай работай". Это было так: "Wow! Людям нравится то, что я делаю, а я тут заморачиваюсь над ерундой. Продолжу-ка я то, что начал!".
В общем, я перезагрузился и теперь полон сил. Что я уяснил из этого всего?
Пожалуй, я назову это Relaxed Time-Management (расслабленный тайм-менеджмент) и попробую выделить несколько основных пунктов. Вот они:
Позвольте себе быть человеком.
Мы не компьютеры и не роботы. В этом наша слабость, но и в этом же наше преимущество.
Альберт Энштейн сказал: "Компьютеры невероятно быстры, точны и тупы. Люди невероятно медлительны, неточны и замечательны. Вместе они - невообразимая сила".
Так пускай компьютеры всё делают с точностью до секунды - у нас другая задача. Будьте человеком, примите то, что вы несовершенны и никогда им не будете. Пытайтесь стать лучше, но не испытывайте из-за этого боли.
Почти никто не умеет совершенно управлять собой.
Изучайте любые методики тайм-менеджмента и продуктивности, но не воспринимайте их как эталон. Иначе, если какая-то методика для вас не работает, вы будете думать, что вы настолько несовершенны, что у вас никогда ничего не будет получаться.
Все методики хороши тем, что они реально работают для некоторых людей. Но они не могут работать для всех. Каждый человек индивидуален: у кого-то что-то получается хорошо, у другого - плохо. Не стоит переживать из-за того, что у вас не получается. Придумайте свою методику. Или забейте на все методики просто живите свободно. Что вы выбираете: самую пакостную гадость на свете под названием СТРЕСС или самую вкусную штуку в мире - СЧАСТЬЕ?
Вы никому ничего не обязаны.
Вот и всё. Вы даже себе не обязаны. Вы не обязаны ничего делать. Хотите - валяйтесь целыми днями на диване.
Делайте то, что сами хотите.
А не то, чего хотят от вас другие.
Да, это всё очевидные вещи. И про них ни раз писали. Но как их легко забыть!
А причём тут тайм-менеджмент, спросите вы? А при том, что я считаю это базовым подходом к нему. Это то, на чём он должен основываться, это его фундамент. В будущих заметках я попробую развить тему relaxed time management, может быть, выработать какие-то методики. А пока - помните эти пунктики.
"Another turning point
A fork stuck in the road
Time grabs you by the wrist
Directs you where to go
So make the best of this test
And don't ask why
It's not a question
But a lesson learned in time
It's something unpredictable
But in the end is right
I hope you had the time of your life..."
Green Day - Good Riddance (Time Of Your Life)
34. Технологии выбора
Нам постоянно приходится расставлять приоритеты, определять среди нескольких возможностей наиболее предпочтительную. Часто выбор нужно делать из вариантов, каждый из которых не является однозначно наилучшим или наихудшим. В связи с этим позволю себе предложить несколько методик выбора, известных из теории многокритериальных оценок.
Метод попарного выбора
Этот метод подходит для небольшого количества (не более 10-12) объектов, относительно эквивалентных по характеристикам, когда однозначно определить приоритет каждого объекта не удается и принимается во внимание только одна характеристика объекта (как правило, важность или необходимость). Суть в том, что попарно сравниваются каждые два объекта и определяется первенство одного из них. На основании совокупности попарных сравнений строится окончательная иерархия выбора.
Например, есть свободные $300 и масса мест, куда деньги хочется (или нужно) потратить, причем сразу и не определишься. Допустим, альтернативы выбора: купить принтер (1), цифровой фотоаппарат (2), обновить компьютер (3), приобрести микроволновую печь (4), осуществить несрочный ремонт автомобиля (5), купить костюм (6), новый телевизор (7) или съездить отдохнуть (8).
1 2 3 4 5 6 7 8 Итого 1 принтер Х 1 3 1 1 6 1 8 4 2 фотоапп. Х 3 4 5 2 7 8 1 3 компьютер Х 3 3 3 7 3 6 4 микроволн. Х 5 6 7 8 1 5 ремонт авто Х 5 7 8 3 6 костюм Х 6 8 3 7 телевизор Х 8 4 8 отдохнуть Х 6
Сравниваем каждые два объекта попарно, начиная с принтера и фотоаппарата. В ячейку на пересечении номеров объектов ставим тот номер объекта, который является предпочтительным. Например, если принтер необходим больше, чем фотоаппарат, то в ячейку на пересечении 1 и 2 ставим 1 - номер принтера. После того, как сравнили необходимость принтера и отдыха, переходим к сравнению объекта 2 - фотоаппарата со всеми последующими. Естественно, что любые два объекта мы сравниваем только один раз, поэтому часть таблицы под диагональю не заполняется.
В столбце "итого" подчитывается количество "присутствий" соответствующего числа в таблице. Так, например, для объекта "3" результат определяется количеством троек в таблице (конкретно, в третьем столбце и третьей строке). Чем больше полученный результат, тем более приоритетным оказывается объект в попарном сравнении с другими объектами совокупности, а, следовательно, можно утверждать, что тем более приоритетным он является в совокупности в целом. Соответственно полученному результату производится "раздача наград": каждый объект получает порядковый номер, который и будет показывать его место в иерархии.
В нашем примере наибольший результат в сравнении получили обновление компьютера и поездка на отдых. Чуть меньше результат у принтера и нового телевизора. Выяснилось, что микроволновая печь и фотоаппарат в общем не сильно нужны. Для окончательно выбора между обновлением компьютера и отдыхом, каждый из которых получил 6 баллов, смотрим результат попарного сравнения между ними. Видим, что обновление компьютера предпочтительней.
В результате применения этого метода можно упорядочить:
* совокупность выполнения дел соответственно их важности;
* предпочтительность приобретения вещей соответственно желанию их купить;
* предпочтительность критериев для выбора (см. следующий метод).
Метод параметрического выбора
Подходит для небольшого количества объектов с разными характеристиками, каждая из которых оказывает влияние на выбор. При этом желательно, чтобы была возможность оценки всех характеристик. Далее возможны варианты:
А) все характеристики признаются равнозначными
Б) влияние характеристик на выбор неоднозначно, и тогда следует ввести поправочные коэффициенты. Во избежание усложнения можно ограничиться коэффициентами от 1 до 3. Соответственно 3 - характеристика является исключительно важной; 2- характеристика важная, но не определяющая; 1 - характеристика не самая важная.
В случае выбора варианта Б следует до проведения собственно параметрической оценки взвесить важность каждой характеристики, например описанным выше попарным выбором. При этом мы определяем важность характеристики как частное от деления итога в попарном сравнении на общее количество характеристик. Когда важность характеристики выше 75%, то она получает коэффициент 3, от 50% до 75% - коэффициент 2 и соответственно, все, что ниже, остается без коэффициента.
Далее следует оценить значение каждой характеристики для каждого объекта. Для простоты расчета максимально благоприятное состояние будет соответствовать максимальному значению оценки. При этом также возможны варианты:
А) оценка в баллах (предпочтительнее по 3, максимум 5- балльной шкале). Соответственно 0 - минимальная благоприятная характеристика, 5 - максимальная. Для неблагоприятных характеристик диапазон значений обратный.
Б) построение иерархии объектов по каждой характеристике. Максимум для 3-4 объектов. То же самое: наиболее предпочтительный объект получает максимум оценки.
Далее все абсолютно просто. Сумма значений (с учетом коэффициентов) по каждому объекту дает конечный результат. Наивысшее место занимает объект с максимальным результатом и далее по убывающей. В случае, если два объекта получили одинаковую оценку, то сравнивается сумма значений по приоритетным (имеющим наибольший коэффициент) характеристикам. Если характеристики признаются равнозначными, то достаточно провести попарное сравнение объектов. Методика тоже, в общем, не сложная, но позволяет сделать выбор между комплексными объектами с несколькими характеристиками, определяющими выбор.
Эту методику я использовал при покупке телевизора. Применять попарное сравнение для полусотни моделей и десятка марок довольно утомительно, в то же время искренне хотелось, чтобы выбор был достаточно обоснованным. Для себя определил, что меня радует, прежде всего, качество изображения, качество звука, цена, диагональ, меню на русском языке и приятные мелочи.
Далее мысленно оценив возможные модели, которые бы мне понравились, прикинул примерно такую таблицу оценок по трехбалльной шкале.
Критерий Sony LG Toshiba Качество изображения (2) 2*2=4 1*2=2 3*2=6 Качество звука (2) 2*2=4 2*2=4 3*2=6 Цена 2 3 1 Диагональ 2 3 2 Меню на русском языке 3 3 1 Приятные мелочи 3 1 2 Итого 18 16 18
Все критерии, кроме цены, являются положительными, то есть оценку "3" получает объект с максимальными характеристиками. Для цены оценки обратные: "3" получит наиболее дешевый телевизор.
Марки Sony и Toshiba получили одинаковую оценку, поэтому необходимо провести сравнение по приоритетным характеристикам, которое для Toshiba является большим. Собственно его я и купил, несмотря на наименее привлекательную цену, отсутствие меню на русском языке и приятных мелочей.
Выбор дел по связи со стратегическими целями
Следующий метод выбора приоритетов предназначен для выбора дел без построения их иерархии, и состоит в установлении связей между стратегическими целями и повседневными делами. Результат получает не тот, кто работает много, а тот, кто работает правильно. Как часто мы руководствуемся правилом: "не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня". И в результате получаем просто классическую ситуацию, когда срочные дела затеняют важные. А в большинстве случаев следует задавать другой вопрос: "А что будет, если это дело не сделать?". Если Армагеддона местного масштаба не предвидится и мир не рухнет (и вообще отрицательных последствий не ожидается), то может быть "ну его"? Важно ведь не только делать дела нужные, но и не делать дел ненужных. Если дело может подождать, то лучше за то же время сделать дополнительный шаг к стратегической цели. С другой стороны, если то, что планируем сделать, имеет связь со стратегической целью, то именно это и следует делать, причем не исключено, что в первую очередь.
А теперь о стратегических целях. Помимо самостоятельно устанавливаемых стратегических целей (очень рад за людей, которые это делают), следует упомянуть и о сферах жизни, которые заполняют наше время. Например, личностное саморазвитие, здоровье, личная жизнь, семья, дети, друзья, работа, карьера, деньги, отдых, вещи, и т.д. В этом случае очень подходит идея "камешков в стакане воды". Идея проста: в нашей жизни, как в стакане есть камни, большие и мелкие. Вначале стакан наполняется крупными камнями - и тогда его можно считать полным, но все равно остается место для менее крупных камней. Если же в нем только мелкие камни, то стакан нельзя считать полным. Так вот, если задача или дело не соответствует какому-либо "камню", какой-либо большой сфере жизни, то есть все основания задуматься о его необходимости. И другое: весьма неплохо, если совокупность целей гармонично охватывает все "камни", начиная с максимально крупных.
Выбор по совокупности важности и срочности
Часто бывает необходимо определить приоритеты в выполнении задач. Для этих целей можно воспользоваться методикой на основе матричной модификации пары критериев важно-срочно. Строится матрица 3*3 следующего вида. Цифры обозначают вероятную последовательность выполнения задач. Очередь "1" - самые важные и самые срочные, очередь "2" - очень важные но менее срочные и очень срочные но менее важные, и т.д., вплоть до пятой очереди - совсем неважных и совсем несрочных.
Важно 3 2 1 4 3 2 5 4 3 Срочно
Для каждой задачи определяется ее важность и срочность по трехбалльной шкале. Можно, например, определить следующие критерии. Для срочности: сделать сегодня - очень срочно; сделать в течение недели - срочно; все, что свыше недели - несрочно. Для важности: связь со стратегическими приоритетами - очень важно; окажет значительное влияние на жизнь - важно; все остальное - неважно.
Например, задача А получила оценки "важность - 3, срочность - 2". В матрице на пересечении этих оценок стоит "2", задача А имеет вторую очередь выполнения. Задача Б получила оценки "срочность - 3, важность - 3" - она будет отнесена к третьей очереди выполнения.
Эффективность методики обеспечивается при двух условиях: правильная оценка каждой задачи и сопоставимость задач, в частности все задачи должны требовать приблизительно сопоставимого времени для исполнения. Методику хорошо применять, когда имеется много задач, которые необходимо хотя бы первично раскидать и уже после этого определять приоритет их исполнения.
Кратко упомяну с использованием личного опыта, где можно применять описанные методики:
1. при приобретении как однородных, например как в случае с телевизорами (параметрический выбор), так и разнородных, как в выборе от принтера до поездки на отдых (попарное сравнение) благ,
2. при составлении иерархии задач на период, например, когда я решал, что и когда делать, выбирая между написанием этой заметки, составлением рабочего отчета и полудюжиной других задач (попарное сравнение, определение связей текущих задач со стратегическими целями, матричный метод),
3. при определении стратегических целей, например когда я после окончания университета выбирал, куда идти работать (попарное сравнение).
Достоинством всех приведенных методик является их простота и наглядность: их в течение 5-10 минут можно использовать на любом листе бумаги. В то же время, надо отметить и их существенный недостаток: все они не позволяют делать выбор среди принципиально различных по времени или масштабу объектов, например, между месячной стажировкой в другом городе, недельными курсами повышения квалификации и посещением 3-дневного семинара, которые исключают для участника друг друга по времени проведения. Хотя, безусловно, можно проранжировать ожидаемые "полезности" с использованием попарного выбора и оценить их для каждого варианта.
В заключение позволю себе отметить, что выбор приходится делать всегда, и если человек самостоятельно и осознанно не выбирает для себя расходование, в частности, времени, то за него это сделает кто-то другой. Выбор приоритета все равно будет сделан, вопрос только в том, будет ли он самостоятельным и осознанным.
35. Система сворачивающихся дневников
Введение
Я познакомлю вас с инструментом, который сам применяю довольно давно, и который считаю одним из важнейших в системе управления своей жизнью. Предназначение этого инструмента - последовательная стратегия анализа и обобщения собственного прожитого опыта - куда я движусь и что происходит вокруг меня? Сфера его применения ограничивается только вашей фантазией, так что возможно, он вас заинтересует. А если вы уже применяете нечто подобное, всегда интересно сверить часы и, возможно, что-то еще в нем улучшить.
О чем это?
Когда-то я вел дневник. Не каждый день, но по настроению делал какие-то записи. Формулировать мысли и впечатления на бумаге сильно помогает - разгружает голову, в том числе от чувств и переживаний. Потом я заметил, что когда дневник перечитываешь, рождаются новые мысли. Логично их тоже писать в тот же дневник, раз уж он под рукой. Следующий шаг - делать это регулярно и систематически. А там уже и рукой подать до системы сворачивающихся дневников.
Что же это такое? Система сворачивающихся дневников - это набор маленьких привычек. Номер один - привычка каждый день завершать записью о том, как день прошел. Успехи, неудачи, настроение, серьезные мысли, какие-то мелочи, которые пришли в голову. Хотя бы каждый из рабочих дней вечером, перед сном я делаю такую запись. Привычка номер два - в конце недели я "сворачиваю" (roll up) эти коротенькие заметки - пишу запись о том, как прошла неделя. По очереди перечитывая все 5-7 дневных заметок, выделяя то, что кажется заметным и важным на уровне недели, я постепенно формирую недельный отчет. Он о том, как прошла неделя, как оно было, чего удалось, что не получается. "Отработанные" дневные заметки не удаляются, но возвращаться к ним уже вряд ли придется - все самое важное уже осело в недельном отчете. Привычка номер три - вы уже догадались? - в конце месяца я создаю месячный отчет, "сворачивая" четыре недельных отчета. Самое важное из недельных отчетов оседает теперь в месячном. Каков был месяц, что я добился, что мешает? Наконец, на основе 4 или 6 месячных отчетов (как вам нравится) формируется квартальный или полугодовой отчет.
Для любителей точности дам определение. Система сворачивающихся дневников - это способ ведения дневника, при котором записи делаются регулярно в конце периода (дня, недели, месяца, квартала) и запись (отчет) более крупного периода в основном делается на основе анализа записей предыдущих, более мелких периодов.
Что, уже скучно? Запахло бухгалтерией - "квартальный отчет"? Сейчас мы вас расшевелим. Не бойтесь, это не инструмент для математиков. Здесь столько же места чувствам и переживаниям, сколько и цифрам - все зависит от вас.
Зачем это нужно
Итак, зачем вообще тратить свое драгоценное время на какие-то нелепые записи да еще и перечитывать потом собственную писанину?
Во-первых, сворачивающиеся дневники позволят вам увидеть происходящие с вами события и ваше собственное поведение немного со стороны. Как любая рефлексия, это крайне полезная точка зрения для того, чтобы увидеть, что что-то не так, и это "что-то" поправить.
Вот условный пример. Дневная запись: "...И вот я сижу дома, плачу, и не знаю что мне делать, а он все не звонит и не звонит. Сейчас, когда я пишу эти строки, он наверное, уже спит, и не знает, что я сижу здесь и думаю о нем..." Через несколько дней, в конце недели вы вовращаетесь к этой записи, перечитываете ее, задумываетесь и пишете в недельном отчете: "Я слишком зацикливаюсь на нем. Оно мне надо?"
Во-вторых, в момент, когда вы сворачиваете, например, дневные записи за пять дней, вы видите сразу все события, которые присходили с вами в эти дни. Это очень подходящий момент чтобы уловить некоторый тренд, тенденцию в том, что происходит - которая иначе осталась бы незамеченной, потому что мы живем во всем этом.
Вот другой условный пример - предположим, вы видите следующую картину в ваших дневных записях:
Пн - "... Сегодня ругался с Оксаной, опять поломала принтер..."
Вт - "... Пробегал мимо Иванова И.И. Он уже неделю не может отдать папку с желтыми тесемками. Где его тайм-менеджемент?!..."
Ср - "..."
Чт - "... Надоело стоять в очереди в столовую, плюнул, развернулся, уехал в типографию..."
Пт - "... Как меня бесят эти кровопийцы из бухгалтерии... "
Возможно, в недельном отчете вы могли бы написать: "Люди раздражают. Срываюсь по поводу и без - просто устал, скорее всего. Надо взять тайм-аут на пару дней"
В-третьих, многое из того, что вы увидите таким образом и опишете, например, в недельном отчете, станет очень серьезной основой для ваших планов на следующую неделю. Сворачивающиеся дневники - это инструмент обратной связи, позволяющий вам увидеть, туда ли вы движетесь, и не стоит ли предпринять какие-либо перемены курса. Как самые важные инструменты тайм-менеджмента для себя я выделяю две вещи - это составление списка дел на ближайший период (день, неделя, месяц, год) и сворачивающиеся дневники по тем же периодам для обратной связи. Всякий раз, планируя список дел, скажем, на следующий месяц, я обязательно перечитываю отчет за предыдущий месяц и пару последних недельных отчетов.
Пример:
Неделя - "...В начале недели еще выполнял цель каждого дня, но потом случился аврал и весь тайм-менеджмент пошел прахом. Что делать?! Надо попробовать фиксировать факт выполнения или невыполнения цели дня в отчете за день, может поможет..."
Еще пример.
Месяц - "... По результатам последних уже трех(!) недель возникли сомнения в эффективности такого стиля управления. Нужно занять более жесткую позицию и требовать доставку в срок"
<< Пред. стр. 8 (из 34) След. >>