<< Пред.           стр. 28 (из 33)           След. >>

Список литературы по разделу

  9. Уместны ли были вопросы Николаева главному инженеру?
 
  10. Пытался ли он расположить главного инженера к себе?
 
  11. Пытался ли переменить тему разговора?
 
  12. Сделал ли Николаев какие-нибудь выводы?
 
  13. Была ли полезна беседа для Николаева?
 
  14. В заключение следует дать общую оценку деловой беседе как методу управления.
 
 Подготовка к деловой игре
 
  Участники деловой игры должны предварительно изучить тему теоретического курса "Социально-психологические методы руководства", а также "Правила и приемы проведения индивидуальной беседы".
 
  Кроме того, необходимо предварительно ознакомиться с производственной ситуацией и постановкой задач игры, определить линию поведения. Подготовка к деловой игре предусматривает также распределение ролей участников, определение правил игры и порядок подведения ее итогов.
 
 Правила деловой игры
 
  Обоснованность и эффективность действий, аргументации анализа оцениваются руководителем игры баллами от 2 до 5.
 
 Матрица распределения ролей участников и подведение итогов деловой игры "Индивидуальная беседа"
 № п/п
 Наименование ролей Ф.И.О. исполнителей игры
 Оценка 1. Главный инженер И. С. Разумов
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  2. Мастер В. П. Николаев
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  3. Группа экспертов по айализу
 
 
  действий главного инженера
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  4. Группа экспертов по анализу
 
 
  действий мастера
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Правила и приемы проведения индивидуальной беседы (теоретический минимум)
 
  Практикуются следующие виды бесед: регламентированная беседа по определенному образцу, целенаправленная беседа со взаимным обменом информацией, свободная беседа.
 
  Организация деловой индивидуальной беседы предусматривает три этапа.
 
  Первый этап - подготовительный, включающий определение задач беседы и составление плана, установление времени и выбор места, где будет проводиться беседа.
 
  Второй этап - ознакомительный, в ходе которого преодолевается психологический барьер" и устанавливается "атмосфера доверия".
 
  Третий этап - основной, собственно деловая беседа.
 
  Структура беседы может быть изображена в виде схемы: вводная часть беседы (вопросы, возражения) - основная часть беседы (доказательства, слушание, выводы) - заключительная часть (решение).
 
  Планируя предстоящую беседу, необходимо проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, продумать, удобно ли назначаемое время для собеседника, поставить перед собой конкретные задачи, составить план беседы.
 
  Время и место проведения выбираются с учетом их влияния на результаты беседы. Назначая беседу, укажите время, место и цель ее проведения. Прежде чем начать беседу, нужно создать атмосферу взаимного доверия.
 
  Искусству установить деловые контакты с людьми можно научиться, но наряду с этим еще необходим доброжелательный интерес к собеседнику.
 
  Тон беседы должен быть дружелюбным и деловым. Это создает атмосферу взаимного доверия. Пунктуальность укрепляет эту атмосферу, причем пунктуальность обоих собеседников. Человек, прождавший 15-20 минут в приемной или коридоре, вряд ли будет настроен дружественно в начале беседы. Если время приема просрочено, постарайтесь предупредить ожидающего о непредвиденной задержке и попросите его подождать, указав время с небольшим запасом.
 
  Перед началом беседы рекомендуется предупреждать собеседника о времени, которым Вы располагаете для беседы.
 
  Затем Вам необходимо приступить к основному этапу - беседе.
 
  Здесь перед руководителем стоит достаточно трудная задача - понять, как его собеседник оценивает ситуацию и почему именно так, а не иначе. Поэтому Вы должны постараться представить полную картину события или обстановки, ориентируясь только на слова собеседника.
 
  Главным при этом является умение слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые должны помочь раскрыть мысли Вашего собеседника, и как итог - правильно определить его точку зрения.
 
  Первое слово должно быть за вашим собеседником.
 
  Внимательно слушая его, Вы поймете что он хочет или, наоборот не хочет, или не может сказать без Вашей помощи, свою или чужую точку зрения он излагает, полнее представите основные стремления и желания вашего собеседника и, мысленно обобщив начало беседы, взвесите свои права и возможности решения затронутой в беседе проблемы. Все вопросы должны быть предельно конкретны и тактичны, не содержать двойного смысла и быть обоснованными.
 
  Если беседа строится по заранее подготовленным вопросам (имеет "сценарий"), первый из них должен быть простым и интересным, но не дискуссионным. Чем больше человек хочет убедить, тем меньше он должен утверждать. Это позволяет снизить количество контрутверждений уже в начале беседы, личные вопросы и оговорки обычно приберегают к концу беседы, когда с собеседником установлены определенные контакты.
 
  Только после этого можно убедительно и подробно высказать свою точку зрения, причем так, чтобы собеседник увидел событие или обстановку как бы с другой стороны и критически пересмотрел свои взгляды, исходя из более полного знания обстановки. Это поможет и вам, и вашему собеседнику принять правильное решение.
 
  Каждый человек хочет видеть в своем собеседнике, независимо от его служебного положения, внимательного и доброжелательного слушателя, умеющего быть терпеливым и самокритичным, делающим замечания в необидной товарищеской форме, без нравоучений, убедительно и "не начальственно" аргументирующего свою точку зрения.
 
  Для беседы пагубна фраза: "не может быть двух мнений", она не только не убеждает, но и уничтожает доброжелательность собеседника.
 
  В процессе беседы всегда надо последовательно проводить основную мысль, что помогает выявить важные факты, прийти к определенным выводам и решениям.
 
  Старайтесь "слушать текст между словами", не подавая мысль, что ваш собеседник заблуждается, выбирать правильные моменты для замечаний и делать их в тактичной форме, ненавязчиво аргументировать свои установки, проявлять самокритичность при обоснованных встречных замечаниях, терпеливо выслушивать возражения собеседника, порой необдуманные и резкие.
 
  Отвечая на них, надо помнить, что возбужденный человек пытается сразу сделать три дела: подсчитать ущерб, нанесенный его идее, найти каверзный вопрос и задать его вам, получить удовольствие от неловкости собеседника, когда тот не может ответить на такой вопрос.
 
  Отвечая, дайте вашему собеседнику возможность ответить на собственные возражения и преодолеть их, но для этого надо не про-тиворечить открыто. Выслушав замечание, попытайтесь отвергнуть его косвенно, условно согласиться с тем или иным возражением, иногда отвечать в "наступательном тоне", стараться сразу выслушать несколько возражений, чтобы уловить главное и сразу ответить, резкие возражения следует повторить спокойным тоном, смягчая формулировку, а затем ответить на них.
 
  Свою реакцию на слова собеседника можно выразить кивком головы, "ожидающим" взглядом, короткими периодическими замечаниями ("хорошо", "понимаю", "интересно"), повторением последних слов, сказанных вашим собеседником, показывая, что вы поняли его мысль.
 
  Слушая собеседника, важно заставить себя забыть личные предубеждения и расположение, не торопиться с заключениями и строго проводить различие между фактом и мнением.
 
  Как быть в том случае, если ваш собеседник имеет ярко выраженное самомнение и склонность к спорам?
 
  Дайте ему "выговориться", поощряя его на это, затем вернитесь к этому вопросу или ждите, пока ваш собеседник крепко "оседлает" свою ошибочную идею и сам зайдет в тупик.
 
  В беседе решение всегда должно следовать за обсуждением, так как в ином случае ваш собеседник вместо изложения своих идей начнет критиковать вас или будет безучастно со всем соглашаться.
 
  В ходе беседы с подчиненным необходимо всегда оставаться самим собой, быть естественным и честным.
 
  В ходе беседы с подчиненным необходимо придерживаться основного направления, ведущего к намеченной цели.
 
  Следует выработать привычку внимательно слушать и четко выражать свои мысли:
 
  а) все, что требует пояснения, излагать в ясных и простых выражениях;
 
  б) вслушиваться в смысл слов собеседника;
 
  в) ставить вопросы так, чтобы получить в ответ свежие факты и идеи, а не затасканные истины, варьировать свои вопросы по мере достижения целей.
 
  Спрашивать нужно тактично. Излагать свои мысли так, чтобы поощрять людей к действию. Для этого говорить нужно просто и убедительно; привести собеседнику аргументы, чтобы убедить его, дать другим возможность соглашаться с вами.
 
  Держать себя необходимо таким образом, чтобы собеседник считал, что вас стоит слушать: охарактеризовать реальное положение дел, с начала и до конца излагать свою мысль, пользуясь яркими и энергичными выражениями.
 
  Цель беседы должна собеседнику быть ясной заранее. Руководитель должен знать и учитывать предубежденность своего собеседника, быть на высоте положения, быть твердым, если необходимо, но всегда быть справедливым.
 
  Полезно зафиксировать получаемую информацию в пригодной для дальнейшего использования форме.
 
  Прекращать беседу следует сразу же после достижения намеченной цели. Кратко объясните, как Вы собираетесь поступить с полученной информацией, и сделайте движение, показывающее, что Вы собираетесь использовать ее немедленно.
 
  После беседы необходимо сделать критический разбор своего поведения.
 
 
 11.2. ДЕЛОВАЯ ИГРА "ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ"
 
  Цель деловой игры - приобретение навыков в организации подготовки и проведения деловых совещаний с максимальной эффективностью.
 
 Порядок проведения деловой игры
 
  При проведении деловой игры распределение ролей не производится, а участниками являются все присутствующие на занятии. Руководитель игры, выполняющий роль тренера-консультанта напоминает участникам основные теоретические положения по подготовке деловых совещаний, включающие следующие основные группы действий: планирование совещания; формирование повестки дня; определение состава участников; подготовка участников к совещанию; подготовка к совещанию руководителя; подготовка помещения; непосредственное проведение совещания.
 
  Все перечисленные действия тесно взаимосвязаны друг с другом и непосредственно влияют на эффективность деловых совещаний. В связи с тем, что игра не ролевая, для самооценки отношения участников к основным положениям подготовки деловых совещаний используется метод активного социологического тестированного анализа и контроля - "МАСТАК". Смысл метода описан в разделе 1 "Общие методические положения по проведению деловых игр".
 
  Критерии и характеристики, описывающие процедуру организации совещаний сформулированы на основе опроса экспертов, изучения отечественной и зарубежной литературы по данной проблеме, а также на базе собственных научных исследований авторов данного пособия. Предлагаемые критерии и характеристики процедуры организации совещания могут дополняться, уточняться, трансформироваться в зависимости от ситуации, сложившейся в ходе деловой игры.
 
  Участники игры самостоятельно дают оценку важности и исполнения критериев процедуры организации и проведения делового совещания. В ходе игры проводится ее обсуждение игры с выявлением причин резкого расхождения в оценках и принятие приемлемого общего решения.
 
 Характеристики и критерии оценки процедуры организации проведения делового совещания
 
 Подготовка делового совещания
 № Содержание критерия процедуры организации проведения делового совещания Оценки п/п
  В И 1. Решите вопрос: можно ли обойтись без совещания?
 
  2. Планирование совещаний способствует их упорядочению. В целях рационального планирования составляйте план-график совещаний.
 
 
 
  3. Проводите деловые совещания в определенные недели и в определенные часы рабочего дня. Избегайте внеплановых -совещаний.
 
 
 
  4. Количество присутствующих на совещании сокращайте до минимума.
 
  5. Используйте деловое совещание для рассмотрения наиболее актуальных и сложных вопросов, которые требуют коллективного решения. Не включайте в повестку дня мелкие вопросы.
 
 
 
  6. Количество рассматриваемых вопросов не должно превышать одного или двух, плюс несколько мелких вопросов в разделе "Разное".
 
 
 
  7. Участники совещания должны быть заранее ознакомлены с повесткой дня.
 
  8. Четко ограничьте время для обсуждения повестки дня. Определите количество времени, необходимое для решения каждого вопроса в повестке дня.
 
 
 
  9. При определении состава участников учитывайте компетенцию каждого участника в решении вопросов повестки дня, его заинтересованность, полномочия, предварительное ознакомление с материалами совещания.
 
 
 
  10. Не старайтесь присутствовать на всех совещаниях лично. Используйте работников, непосредственно занимающихся данной проблемой.
 
 
 
  11. При организации совещания, до его начала можно рекомендовать наиболее заинтересованным и компетентным участникам выступить на совещании по обсуждаемым вопросам. Рекомендация высказывается в форме личной просьбы.
 
 
 
  12. Список выступающих и проект решения готовятся заранее.
 
  13. Тщательно готовьте основной доклад с точки зрения принципиальности и объективности. Используйте основные положения теории и организации публичного выступления.
 
 
 
  14. Заранее готовьте иллюстративный материал. Шире используйте технические средства для наибольшей наглядности Ваших предложений.
 
 
 
  15. На совещании не всегда обязательно заслушивать полное содержание доклада. Размноженный текст заранее раздается участникам, а на совещании сразу приступайте к вопросам по докладу.
 
 
 
  16. Одним из элементов подготовки руководителя к совещанию является подбор секретаря совещания, состава комиссии по выработке проекта решения, готовность к работе технических средств.
 
 
 
  17. Особое значение для усиленной работы совещания имеет подготовка помещения, которое выбирается с учетом следующих параметров: звукоизоляция, температура воздуха, вентиляция, освещенность, наличие достаточного количества мебели.
 
 
 
  18. Обращайте внимание на соответствие объема помещения и количества участников. Зал должен быть заполнен не менее чем на 85-90%.
 
 
 
 
 Проведение делового совещания
 
 № Содержание критерия процедуры организации проведения делового совещания Оценки п/п
  В И 19. Определите регламент для доклада и выступлений в прениях. Соблюдайте регламент строжайшим образом. Нарушение регламента - серьезный служебный проступок.
 
 
 
  20. Останавливайте выступающего, если он нарушает регламент -или отклоняется от темы обсуждаемых вопросов. Регламентируйте продолжительность выступления.
 
 
 
  21. Регламентируйте продолжительность выступления. Рекомендуемая длительность оперативных совещаний 20-30 мин, проблемных - 1,5-2 ч. Рассмотрение одного вопроса должно укладываться в 40-45 мин.
 
 
 
  22. Обращайте внимание на психологическую обстановку совещания. Создавайте атмосферу искренности, откровенности, принципиальности и взаимного уважения.
 
 
 
  23. Участники совещания должны быть уверены, что не пострадают за свою искренность и откровенность, возражения против какого-либо мнения не должны превращаться в критику. Разрядить накалившуюся атмосферу на совещании лучше всего шуткой.
 
 
 
  24. Для сохранения работоспособности участников необходимы перерывы в ходе совещания. Не пытайтесь сэкономить время за счет отказа от перерывов. Перерыв необходим через 1,5 ч работы.
 
 
 
  25. Контролируйте свое поведение во время совещания, не допускайте реплик, задевающих чувство собственного достоинства выступающего.
 
 
 
  26. Своим поведением добейтесь подлинного мнения участников совещания по обсуждаемой проблеме, иначе оно потеряет смысл.
 
 
 
  27. Не допускайте на совещании посторонних разговоров, хождения по залу, реплик с мест.
 
  28. Обращайте внимание на качество, а не на количество предложений по обсуждаемым вопросам.
 
 
 
  29. При полемике с оппонентом, несмотря на раздражение, соблюдайте правила этики управленческого общения: подчеркните совпадение взглядов с оппонентом, покажите свою доброжелательность, умело ставьте вопросы, говорите медленно, негромко.
 
 
 
  30. Не навязывайте свою позицию остальным участникам совещания.
 
  31. Внимательно ознакомьтесь и проанализируйте все точки зрения по обсуждаемому вопросу. Проявляйте терпимость к чужому мнению.
 
 
 
  32. Не забывайте отражать ход проведения совещания в протоколе. Протокол - официальный документ и должен отражать фактическое состояние вопроса на день и час совещания.

<< Пред.           стр. 28 (из 33)           След. >>

Список литературы по разделу