УПРАВЛEНИE ПРОИЗВОДСТВEННЫМ ПРEДПРИЯТИEМ М 2004 133 С 8

Все события, требующие напоминания, периодически (с заданным интервалом времени) сканируются. Для каждого пользователя в системе устанавливается:
• необходимость использования напоминаний;
• интервал напоминания до начала события (в минутах).
В момент, когда система показывает пользователю напоминания о каких-либо событиях, можно посмотреть суть каждого события, о котором напоминает система, открыть документ-регистратор события, и либо прекратить действие напоминания о нем, либо указать время повторного напоминания.
Календарь пользователя
Для принятия менеджером оперативных решений, которые помогут ему грамотно выстроить систему отношений с клиентами, необходимо оперативно представить информацию о сути предстоящих запланированных событий. Помимо предопределенных событий (см. предыдущий пункт), пользователь может сам создать список событий, которые ему надо запланировать. Это могут быть телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени. Для возможности отбора событий все события делятся по своему назначению на группы:
• телефонный звонок;
• личная встреча;
• электронное письмо;
• почтовое письмо;
• прочее.
Событие каждой группы дополнительно рассматривается как входящее или как исходящее. Исходящие события - это события, определяющие действия менеджера, которые он сам должен провести, например, написать письмо, позвонить, организовать встречу. Входящие события - это события, которые со стороны менеджера требуют простого контроля, например, проверить, что пришло письмо по электронной почте, проверить что клиент, обещавший перезвонить, действительно перезвонил.
В событии следует указать, с какой категорией объектов оно будет связано, - с контрагентами, прочими контактными лицами или кандидатами для приема на работу. Данные об объекте событий необязательны для ввода.
Если событие связано с контрагентом, который не зарегистрирован в справочнике контрагентов, то данные о контрагенте (контактные данные, организация, данные основного контактного лица) можно ввести непосредственно в документ "Событие". При необходимости регистрация данных такого контрагента и сведений с ним связанных может быть проведена позднее.
Для каждого события можно указать тему, суть события, интервал времени, отведенный на него, ответственного пользователя за проведение события. События можно классифицировать по трем категориям:
• событие запланировано;
• событие завершено;
• событие отменено.
Такая классификация ведется пользователем вручную.
Событию можно назначить уровень важности: высокий, средний, низкий.
Если речь идет о запланированных встречах - можно пометить, в каком помещении и на какой территории запланировано событие. Эта информация нужна для анализа загрузки помещений, доступность помещения в заданный интервал времени может автоматически контролироваться системой.
Есть возможность строить рабочий календарь пользователя по запланированным событиям. В календаре наглядно отражаются все запланированные события. Информация может быть выведена списком или представлена в виде календаря. Есть все необходимые механизмы для настройки фильтров информации. При построении календаря в режиме списка системой отражаются только запланированные события и не законченные заказы. Заказы системой анализируются отдельно с точки зрения оплаты и отдельно с точки зрения отгрузки. Каждый заказ, по которому не завершена отгрузка или не полностью получена (передана) оплата, отражаются в календаре пользователя. То есть в общем случае заказ может отражаться в системе двумя строчками: если по нему не закончена отгрузка и если не дополучена оплата. По каждому заказу покупателя и заказу поставщику можно сформировать отчет "Анализ заказа", где отображаются текущие состояния отгрузки, поставки и оплаты заказа.
Заказы, по которым полностью завершена отгрузка, но недополучена оплата, заказы, по которым полностью получена оплата, но незакончена отгрузка выделены цветом.
Из календаря менеджер может быстро получить информацию о взаиморасчетах, о текущем состоянии сделок, о первичных документах.
Для работы с событиями (создание новых, изменение существующих и пр.) реализованы специальные режимы календаря пользователя (день, неделя). В этих режимах работа с событиями выполняется с использованием технологии drag&drop.

ABC-анализ и анализ стадий взаимоотношений с покупателями
ABC - анализ. Описание метода
ABC-анализ в общем случае предназначен для оценки доли вклада некоторого параметра деятельности предприятия в общее значение. С помощью этого метода можно строить рейтинги товаров, которые будут показывать, например, валидность того или иного товара по некоторому выбранному для оценки параметру (доход, приносимый товаром, доля участия товара в товарообороте). Стратегия оценки может быть применена не только к оценке товарооборота, но и к оценке клиентской базы. Можно оценить вклад групп покупателей в объем выручки от продаж, в получении прибыли. То есть независимо от сути объектов результатом ABC-анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.
Идея метода ABC-анализа строится на принципе Парето: "за большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин", в настоящий момент более известном как "правило 20 на 80".
Применение метода состоит из нескольких шагов:
a) Определение объектов анализа: анализ по товарам, поку
пателям, менеджерам продаж и т.д.
b) Определение параметра, по которому будет производиться
анализ и классифицироваться результаты: прибыль, вы
ручка, стоимость продажи, и др.
c) Определение заданного параметра для каждого объекта
анализа, сортировка объектов по значению параметра в
порядке убывания значений.
d) Определение условий принадлежности объектов к классам.
Условия задаются в процентном соотношении доли объек
та к общей сумме параметра. Например, для А-класса это
объекты, сумма долей с накопительным итогом которых
составляет первые 50% от общей суммы параметров; для группы В - от 50% до 80%; для С - от 80% до 100%.
Выбранный параметр анализируется за некоторый, выбранный пользователем период свершения хозяйственных операций.
В системе ABC-анализ можно строить за произвольный период времени. Причем, в ряде случаев значения результатов по АВС-анализу можно сохранять, и получать, таким образом, динамику принадлежности объектов к АВС-классам.
ABC-классификация покупателей
В системе для ABC-анализа покупателей могут быть использованы следующие параметры оценки:
• сумма выручки;
• сумма валовой прибыли.
Важно! При анализе этих параметров рассматриваются все торговые операции, произведенные в указанный период.
Это продажа продукции, реализация, оказание услуг, выполнение работ. Сумма выручки берется равной общей сумме продажи, включая все начисленные налоги. Валовая прибыль исчисляется как сумма продажи минус себестоимость, которая сложилась у партии на момент продажи. Это означает, что если строить АВС-анализ по продажам в течение месяца, то использовать параметр валовой прибыли для анализа некорректно, так как для ряда партий продукции себестоимость будет рассчитана только в конце месяца.
В системе для ABC-анализа покупателей можно зафиксировать параметр (сумма выручки или сумма валовой прибыли), по которому ABC-анализ можно строить с сохранением результатов распределения по классам. Для этого в конфигурации есть специальный документ, позволяющий зарегистрировать отнесение покупателей к разным классам.
Для этого нужно:
• определить анализируемый период;
• определить границы вхождения параметра в классы;
• определить список покупателей, для которых требуется произ
вести анализ;
• рассчитать соответствующий параметр и определить ABC -
класс для каждого покупателя;
• записать результаты.
В дальнейшем можно будет для каждого покупателя проанализировать в какие периоды времени к каким классам он принадлежал.
ABC-анализ продаж
Если сохранять результаты по ABC-анализу и видеть динамику изменения принадлежности к классам покупателей не требуется, то ABC-анализ по продажам можно использовать для следующего вида объектов:
• покупателей;
• номенклатуры проданных товаров;
• менеджеров, если клиентская база поделена между менедже
рами, и для каждого покупателя указан основной менеджер.
Анализу подлежат все торговые операции (продажа товаров, продукции, оказание услуг). ABC-анализ можно строить за любой период по следующим параметрам:
• сумма продаж;
• себестоимость продаж;
• количество проданных товаров.
Использование параметра -"количество проданных товаров" имеет смысл только в том случае, если продаются группы однородной продукции, для которых хотя бы единица хранения складских остатков совпадает.
При построении ABC - анализа есть возможность помимо определений классов по некоторому параметру (например, по себестоимости) увидеть значение других параметров (сумма продаж и количество товаров). Дополнительно можно сопоставить данные ABC-анализа с данными о стадии взаимоотношений с покупателями, если объектом ABC-анализа были покупатели.
Анализ стадий взаимоотношений с покупателями
Взаимоотношения с покупателями, с точки зрения объема продаж, можно классифицировать на стадии. Стадии могут быть следующие:
• потенциальный покупатель;
• разовый покупатель;
• постоянный покупатель;
• потерянный покупатель.

присвоение стадии взаимоотношениям с покупателями зависит от:
• анализа результатов взаимоотношений за некоторый период;
• стадии взаимоотношений, которая была зафиксирована на на
чало анализируемого периода.
Стрелками на схеме показаны возможные направления переходов из одного состояния в другое.
Стадия "Потенциальный покупатель" присваивается покупателю в самом начале работы с ним, когда никакой предварительной истории взаимоотношений с ним не было.
В стадию "Разовый покупатель" можно перейти только из стадии "Потенциальный покупатель" при условии, что количество произведенных им закупок за анализируемый период будет удовле-
творять заданному для этой стадии диапазону значений. Например, от 3 до 10 закупок.
Важно! Стадию "Разовый покупатель" можно миновать, если по данным финансового показателя продаж мы прошли порог вхо-димости в стадию "Постоянный покупатель". Если же ни в одну из стадий перейти не удалось покупатель остается в прежнем статусе.
Фактически, анализ превышения нижнего предела количества покупок нужен для того, чтобы проанализировать возможность перехода из стадии "Потенциальный покупатель" в состояние "Разовый покупатель", а анализ превышения верхнего предела -для возможности перехода из состояния "Разовый покупатель" в состояние "Постоянный покупатель".
Стадия "Постоянный покупатель" характеризуется не количеством произведенных покупок, а более сложными условиями. Для покупателей стадии "Постоянный покупатель" применяется более детальная классификация по методу XYZ-анализа. Соответственно, необходимым (но не всегда достаточным) условием для перехода в эту стадию является принадлежность параметра XYZ-анализа одному из классов.
Получив статус постоянного покупателя, клиент может, оставаясь в этой стадии, переходить из класса в класс XYZ-классификации в зависимости от значения параметра распределения. Например, если покупки постоянного покупателя упали до значений покупок разового покупателя, то стадия взаимоотношений может перейти в состояние Z-класса постоянного покупателя, которое по смыслу можно определить как покупатель на стадии прекращения взаимоотношений.
В стадию "Потерянный покупатель" клиент может перейти либо если показатель XYZ-анализа не удовлетворяет ни одному из классов, либо за весь период не было ни одной покупки.
Полный набор условий перехода из одного состояния в другое приведен в следующей таблице:

Лимиты покупок для разо- вого поку- № Предыдущая стадия покупателя пателя п - число покупок Показатель XYZ-анализа Результат перехода а - ниж- ний предел b - верх- ний предел 1 потенциальный п<а не важно потенциальный 2 потенциальный n>b удовлетворяет постоянный 3 потенциальный n>b не удовлетво- разовый ряет 4 потенциальный а, <-п<=Ь не важно разовый 5 разовый п<а не важно разовый 6 разовый n>b удовлетворяет постоянный 7 разовый п>Ь не удовлетво- разовый ряет 8 разовый а<=п<=Ь не важно разовый 9 постоянный п<>0 не важно постоянный 10 постоянный п=0 не важно потерянный 11 потерянный п=0 не важно потерянный 12 потерянный п<Х) удовлетворяет постоянный 13 потерянный п<>0 не удовлетво- потерянный ряет ХУZ-анализ. Описание метода
Основная идея XYZ-анализа состоит в группировании объектов анализа по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту вариации). Таким способом можно оценить, например, надежность клиента, равномерность покупок, стабильность.
Формула для расчета коэффициента вариации:

,где
Xf - значение параметра по оцениваемому объекту за i-тый период,
х - среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа,
и - число периодов.
Значение квадратного корня есть не что иное, как стандартное отклонение вариационного ряда. Чем больше значение стандартного отклонения, тем дальше от среднеарифметического значения находятся анализируемые значения. Стандартное отклонение - это абсолютная мера рассеивания вариантов ряда. Если стандартное отклонение равно 20, то при среднеарифметических значениях 100 и 100 000 это будет иметь совершенно разный смысл. Поэтому при сравнении вариационных рядов между собой используют коэффициент вариации.
Применение метода состоит из нескольких шагов:
• Определение объектов анализа. В данном случае XYZ-анализ
применяется только к покупателям.
• Определение параметров для анализа. Возможные варианты
параметров в системе для этого:
a. сумма выручки;
b. сумма валовой прибыли;
c. количество продаж (определяется по количеству
выписанных документов продаж);
d. количество проданных товаров;
e. интервал между продажами.
• Определение периода и количества периодов, по которым бу
дет проводиться анализ. Данный метод анализа имеет смысл,
если количество анализируемых периодов больше трех, - чем
больше количество периодов, тем более показательными будут
результаты. При этом сам период должен быть не меньше, чем
горизонт планирования продаж.
• Определение коэффициент вариации для каждого объекта
анализа, сортировка объектов анализа по возрастанию значе
ния коэффициента вариации. Присвоение объектам классов
согласно значениям по XYZ-классификации.
Также как и для АВС-анализа, данные XYZ-анализа и определение стадий взаимоотношений с покупателями можно сохранять и анализировать динамику изменений. При этом XYZ-анализ нужно проводить по одному, выбранному методу. Распределение фиксируется документально. Однако можно построить и отчет за некоторый период времени и не сохранять результаты анализа.
Показатели работы менеджера
Для оценки работы менеджеров продаж в системе есть возможность построить отчет по анализу взаимоотношений менеджеров с клиентами.
Предусмотрены следующие критерии оценки работы менеджеров:
• полнота заполнения базы данных контактной информации;
• анализ изменений стадий взаимоотношений с клиентами;
• коэффициент удержания покупателей;
• количество контактов с покупателями;
• суммы закрытия заказов покупателей;
• выполнение заказов покупателей;
• сумма выручки;
• сумма прибыли;
• сумма оплаты.
Анализ эффективности может быть проведен только в том случае, если клиентская база покупателей поделена среди менеджеров продаж. То есть анализ будет проводиться только для тех менеджеров, которые указаны в карточке покупателя как основной менеджер.
Все показатели выводятся как в относительном, так и в абсолютном выражении. Детализация параметра настраивается в отчете.
Рассмотрим способы получения показателей эффективности.
Полнота заполнения базы данных контактной информации
Для каждого покупателя и списка контактных лиц покупателя анализируется уровень заполнения базы контактной информации. Анализируются только те записи контактной информации, вид которых определен как общий. Показателем является отношение количества заполненных видов контактной информации к общему количеству видов общей информации, определенной для данной категории объектов. Показатель выводится как в абсолютном, так и в относительном выражении. Детализация показателя может быть до контрагента (или контактного лица контрагента), менеджера продаж.
Пример. Для покупателей определены следующие общие виды контактной информации:
• юридический адрес;
• физический адрес;
• сайт;
• официальный номер телефона;
• почтовый адрес;
• схема проезда.
Всего 6 видов.
Допустим, заполнено только 2 вида, тогда показателем будет 2*100%/6=33,33% (2/6-0,33 в абсолютном выражении).
Анализ изменений стадий взаимоотношений с клиентами
Анализируется количество клиентов, которые за период отчета:
• повысили свой статус;
• понизили свой статус;
• не изменили своего статуса.
Коэффициент удержания покупателей
Отношение количества потерянных клиентов за период отчета к общему количеству клиентов на дату начала отчета.
Количество контактов с покупателями
Общее количество документов "Контакт", зарегистрированных за период отчета, как входящих, так и исходящих.
Суммы закрытия заказов покупателей
Суммы закрытых заказов в валюте управленческого учета по двум категориям: общие суммы по закрытым заказам и суммы по заказам, которые были закрыты с указанием причины.
Выполнение заказов покупателей
Выполнимость заказов анализируется по данным взаиморасчетов и данным отгрузок. Соответственно, в расчет берутся только те заказы покупателей, по которым ведутся взаиморасчеты, то есть в договоре указан признак "вести взаиморасчеты в разрезе заказов/счетов".
Параметрами выполнения заказов являются:
• общее количество таких заказов;
• сумма по заказам;
• сумма отгрузки по заказам;
• сумма оплаты по заказам.
Сумма выручки
Общая сумма выручки по отгрузке, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менеджера.
Сумма прибыли
Общая сумма прибыли, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менеджера.
Сумма оплаты
Общая сумма оплаты, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менеджера.
Способы получения показателей эффективности следующие:

Показатель Способ получения полнота заполнения базы данных контактной информации Для каждого покупателя и списка контактных лиц покупателя анализируется уровень заполнения базы контактной информации. Анализируются только те записи контактной информации, вид которых определен как общий. Показателем является отношение количества заполненных видов контактной информации к общему количеству видов общей информации, определенной для данной категории объектов. Показатель выводится как в абсолютном, так и в относительном выражении. Детализация показателя может быть до контрагента (или контактного лица контрагента), менеджера продаж. Пример. Для покупателей определены следующие общие виды контактной информации: • юридический адрес; • физический адрес; • сайт; Показатель Способ получения • официальный номер телефона; • почтовый адрес; • схема проезда. Всего 6 видов. Допустим, заполнено только 2 вида, тогда показателем будет 2*100%/6=33,33% (2/6=0,33 в абсолютном выражении) анализ изменений стадий взаимоотношений с клиентами анализируется количество клиентов, которые за период отчета: повысили свой статус понизили свой статус не изменили коэффициент удержания покупателей Отношение количества потерянных клиентов за период отчета к общему количеству клиентов на дату начала отчета количество контактов с покупателями Общее количество документов "Контакт", зарегистрированных за период отчета (входящие, исходящие) выполнение заказов покупателей Выполнимость заказов анализируется по данным взаиморасчетов и данным отгрузок. Соответственно в расчет берутся только те заказы покупателей, по которым ведутся взаиморасчеты, т.е. в договоре указан признак вести взаиморасчеты в разрезе заказов/счетов. Параметрами выполнения заказов являются: общее количество таких заказов; сумма по заказам; сумма отгрузки по заказам; сумма оплаты по заказам. сумма выручки Общая сумма выручки по отгрузке, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менеджера сумма прибыли Общая сумма прибыли, полученная при Показатель Способ получения проведении торговых операций с клиентами данного менеджера сумма оплаты Общая сумма оплаты, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менеджера Все показатели выводятся как в относительном, так и в абсолютном выражении. Детализация параметра настраивается в отчете.

Глава 15. Планирование продаж, производства, закупок
Общность концепции для разных видов планов
Подсистема планирования в рассматриваемой конфигурации объединяет в себе несколько направлений: планирование продаж, планирование производства, планирование закупок. Несмотря на то, что технология планирования для этих трех направлений разная, разные требования и ограничения, сама концепция планирования, общие подходы и механизмы для них едины.
В рамках этой концепции все планы (продаж, производства и закупок) можно формально разделить на укрупненные и уточненные (детализированные). Эти категории планов различаются по:
• объектам планирования;
• горизонту планирования.
Горизонтом планирования является интервал времени, на который имеет смысл планировать деятельность. Это период времени, на который необходимо устанавливать ключевые параметры деятельности предприятия, чтобы в дальнейшем по этим параметрам давать оценку эффективности деятельности предприятия. Для этого периода в дальнейшем будет строиться анализ отклонений фактических показателей хозяйственной деятельности предприятия от плановых, будет осуществляться управление выявленными отклонениями.
Горизонт планирования определяется задачами планирования (динамикой рынка и конкуренции, производственными возможностями, состоянием ресурсообеспечения). В условиях постоянного спроса и отсутствия конкуренции продажи будут более прогнозируемы, горизонт планирования продаж может быть довольно большим, а в случаях нестабильного спроса, когда продажи трудно прогнозировать горизонт планирования резко сокращается. Чем более прогнозируемо развитие предприятия, чем более управляемыми становятся бизнес-процессы, тем больше может быть горизонт планирования.
Деление планов по горизонту планирования и периоду
Для повышения контроля над исполнением планов весь горизонт планирования делится на периоды планирования и, соответственно, планы детализируются по периодам. Период - минимальный интервал времени в системе планирования
Используя планы с различными периодами, можно реализовы-вать стратегию долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования.
Укрупненные планы в большей степени предназначены для отражения долгосрочных и среднесрочных стратегий. При составлении таких планов, как правило, неизвестны многие детали плана, по некоторым параметрам планирования могут быть даны только приблизительные прогнозные оценки. Например, при составлении плана продаж на год, еще нет данных о том, какие заказы поступят от покупателей, соответственно, невозможно точно указать, какие товары в каком количестве будут продаваться. При составлении таких планов можно ориентироваться только на приближенные оценки исходя, например, из статистики за прошлый год.
Уточненные планы в основном являются краткосрочными. Для уточненных планов данные носят уже менее вероятностный характер, в этих данных меньше неопределенности. Такие планы могут быть обоснованы и подкреплены фактами. Например, план продаж на ближайшую неделю может быть полностью составлен по данным фактически принятых заказов от покупателей. Отличия данных фактически произведенных продаж за эту неделю от плановых должны быть минимальными.
Такое деление планов по временному признаку весьма условно. Для одних предприятий планирование на год может быть долго-
срочным, а для других горизонт планирования может составлять 5 лет и планирование на год станет среднесрочным. Возможна ситуация, когда долгосрочный план продаж строится на два года, а долгосрочный план производства на год.
Среднесрочный план производства формируется на основе долгосрочного плана, задающего базовые условия среднесрочного планирования и, по сути, устанавливающего основные ограничения, которые необходимо учитывать.
В контексте системы понятия долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов являются методологическими понятиями, практическое деление планов производится только на укрупненные и уточненные (детализированные).
В системе варианты периодов планирования, которые можно выбрать в документах формирования планов, жестко заданы:
• год;
• квартал;
• месяц;
• неделя;
• день.
Ввод данных в систему производится документами-регистраторами. Каждый документ-регистратор может формировать данные планирования только за один период.
Если необходимо задать план на полгода, то это можно сделать, например, вводом двух документов-регистраторов с периодом планирования в квартал.
Начало периода планирования привязано к календарным датам. Это означает, что под периодом планирования "месяц" понимается именно календарный месяц, т.е. с 1 числа по 30 или 31, а не период времени в 30 дней с любого числа. Нельзя за один раз сформировать план, например, с 12 мая по 17 июня. Аналогично, начало любого годового плана привязывается к 01 января, начало недельного плана - к дате понедельника соответствующей недели.
Деление планов по объектам планирования
Объектами планирования, в контексте текущей автоматизированной системы, являются номенклатурные объекты. Для плана продаж это - произведенная продукция и купленные для перепродажи товары, для плана производства - продукция и полуфабрикаты, для плана закупок - материалы и товары, и так далее. В любом случае, речь идет о планировании номенклатурных объектов в количественном и/или суммовом выражении.
Планирование можно вести с разной степенью детализации, для описания детализации служат следующие объекты:
• номенклатурная группа;
• номенклатура;
• характеристика номенклатуры.
То есть если неизвестны позиции номенклатуры, то планирование можно вести укрупнено по номенклатурным группам.
Номенклатурной группой является объединение однородных номенклатурных объектов. Такое объединение может быть проведено по разным признакам. Пример:
• виды продукции: конфеты, мебель, гвозди и тд;
• регионы сбыта: Центральный, Сибирь и тд;
• оборачиваемость товаров: ходовые, неликвиды и т.д.
Для каждого объекта номенклатуры можно указать только одну группу принадлежности. Для разных видов планов нельзя использовать разные способы группировки номенклатуры, т.е. отнесение номенклатуры к номенклатурным группам едино для всех видов планов. Привязка номенклатуры к номенклатурной группе жестко фиксируется в системе.
Степень детализации объектов планирования зависит от типа плана: укрупненный это план или детализированный.
Для укрупненного плана в качестве объектов планирования используются номенклатурные группы. Для уточненного плана де-

Деление планов по объектам планирования
Объектами планирования, в контексте текущей автоматизированной системы, являются номенклатурные объекты. Для плана продаж это - произведенная продукция и купленные для перепродажи товары, для плана производства - продукция и полуфабрикаты, для плана закупок - материалы и товары, и так далее. В любом случае, речь идет о планировании номенклатурных объектов в количественном и/или суммовом выражении.
Планирование можно вести с разной степенью детализации, для описания детализации служат следующие объекты:
• номенклатурная группа;
• номенклатура;
• характеристика номенклатуры.
То есть если неизвестны позиции номенклатуры, то планирование можно вести укрупнено по номенклатурным группам.
Номенклатурной группой является объединение однородных номенклатурных объектов. Такое объединение может быть проведено по разным признакам. Пример:
• виды продукции: конфеты, мебель, гвозди и тд;
• регионы сбыта: Центральный, Сибирь и т.д;
• оборачиваемость товаров: ходовые, неликвиды и т.д.
Для каждого объекта номенклатуры можно указать только одну группу принадлежности. Для разных видов планов нельзя использовать разные способы группировки номенклатуры, т.е. отнесение номенклатуры к номенклатурным группам едино для всех видов планов. Привязка номенклатуры к номенклатурной группе жестко фиксируется в системе.
Степень детализации объектов планирования зависит от типа плана: укрупненный это план или детализированный.
Для укрупненного плана в качестве объектов планирования используются номенклатурные группы. Для уточненного плана детализация будет проводиться до объектов номенклатуры, при этом характеристики номенклатуры для уточненного плана могут быть не указаны.
Неполное указание детализации при формировании планов означает неопределенность в принятии решения, которая может трактоваться как:
• информация, требующая уточнения, но это уточнение мы пока
не готовы дать (например, запланировано 50 столов, но какого
они должны быть цвета - мы еще не определились, эта ин
формация будет уточняться);
• дополнительная детализация не требуется, нас устроит любой
подходящий объект (например, запланировано 50 столов все
равно какого цвета).
Выбор той или иной трактовки зависит от конкретной ситуации и определяется для каждого случая.
Долгосрочные планы обычно составляются в отношении номенклатурных групп, когда информации для уточнения данных до номенклатуры просто нет.
Краткосрочные планы - это уже план не о намерениях, а руководство к действию. Для краткосрочных планов должна быть вся информация с детализацией до номенклатуры и ее характеристик.
Количественно-суммовое планирование
Для каждого плана оценку планируемого объема можно вести в количественном и/или суммовом варианте.
Планирование по суммам бывает удобно, когда объемы отгружаемой продукции планируются, например, исходя из заданного плана поступления денежных средств, а продажи ориентированы не на сбыт определенной продукции, а на получение прибыли не важно за счет какой продукции. Исключается только вариант частичного ведения по сумме и по количеству, т. е. если для некоторого плана определен способ ведения и по суммам, и по количеству, то указание сумм и количества желательно для каждой планируемой позиции.
Суммовое планирование ведется с выделением сумм по НДС. Это позволяет, с одной стороны, оценить общий объем планируемых платежей, с другой стороны - оценить объем планируемых налогов. Такие оценки используются в системе бюджетирования.
Суммы в планах указываются в валюте управленческого учета.
Дополнительные разрезы планирования
Сценарии
Сценарии для системы планирования являются неким разделителем и могут использоваться с точки зрения методологии для следующих задач:
• учет вариантов одного плана;
С этой точки зрения, один вариант плана можно формировать исходя, например, из оптимистичных оценок, другой вариант -исходя из пессимистичных оценок. При этом структура планируемых объектов может совпадать, а различие будет в количественно-суммовой оценке. Сценарии как варианты могут применяться при корректировках планов, когда важно сохранить всю историю изменения плановых данных. В этом случае план копируется и ему присваивается новый сценарий.
• учет разных версий одного плана;
В этом случае стратегия построения плана одна, а разница между версиями будет заключаться в различной степени уточнения плановых данных.
• сценарности планирования.
Когда у нас есть разные стратегии планирования. Например, планирование производства ориентированное на поддержание определенного уровня запасов или планирование производства ориентированное на снижение уровня запасов на каждой стадии производства.
Сценарий имеет ряд параметров, которые накладывают условия на формирование планов. Такими параметрами являются:
• периодичность. Этот параметр указывает на то, с каким типом
периода (месяц, год, квартал, день) можно будет формировать
план по этому сценарию;
• детализация планирования. Определяет, укрупненные или
уточненные планы можно формировать по данному сценарию;
• возможность ведения количественного и/или суммового учета.
Указание сценария для документов планирования является обязательным.
Подразделения
Данные о структурном подразделении могут трактоваться по-разному в зависимости от вида плана, в котором они используются.
Для планов продаж подразделение может означать структуру организации, от которой будут осуществляться продажи. Если продажи проводят несколько структур, а планирование ведется агрегировано по всем структурам, то в качестве подразделения можно указывать, например, "Администрация" или ничего не указывать. Информация о подразделении является необязательной информацией в подсистеме планирования.
Проекты
Дополнительный разделитель в системе планирования, предназначенный для того, чтобы указывать, для каких проектов ведется планирование. Например, планирование может вестись для проекта расширения ассортиментного набора продукции, или для проекта, связанного с длительным выполнением какого-либо заказа. Это некий неформальный термин, позволяющий при необходимости увеличить степень детализации планирования, например, для разделения плановых данных, скажем, по темам.
Итоги
Все виды планов (продаж, производства и закупок) имеют одинаковую структуру. Исходя из размеров периода планирования и объектов планирования планы разделяются на укрупненные и уточненные. Размер периода жестко не задается для укрупненного или уточненного планирования, это, скорее, понятие методологии. Различие между этими видами планов заключается в детализации объектов планирования. Для укрупненных планов объектами являются номенклатурные группы, а для уточненных - номенклатура и характеристики.
Планы можно задавать в количественном и/или суммовом выражении. Способ задания жестко привязан к сценарию, в рамках которого ведется планирование. Сценарий определяет периодичность планирования, является обязательным разрезом плана. Помимо сценариев планирование может вестись в разрезе подразделений и проектов.
Способы занесения данных в планы
Профили распределения
Для всех видов планов действует следующий способ заполнения данными: формирование уточненных планов по данным укрупненных и наоборот. В описании указанных механизмов фигурирует такое понятие, как профиль. Профиль - это функция, которая описывает изменение некоторого показателя от времени. В нашем случае ось времени рассматривается как дискретная, состоящая из периодов. В рамках одного периода значение функции не меняется. Профиль, в свою очередь, действует на ограниченном интервале времени. Поэтому о профиле имеет смысл говорить как о функции распределения периода А по подпериодам Б, например: профиль распределения года по месяцам, профиль распределения квартала по неделям и т.д. Виды периодов А и Б в системе жестко заданы: год, месяц, квартал, неделя, день. Естественно, что период Б должен быть всегда короче периода А.
Назовем интервалы, на которые разбивается весь период профиля, подпериодами. Для каждого подпериода необходимо указать вес, согласно которому будет отнесено значение распределяемого параметра на соответствующий подпериод.
Например, необходимо распределить значение некоторого параметра, равное 40, по профилю, в котором два подпериода: для первого подпериода задан вес 3, для второго - 5. Это означает, что для первого подпериода значение параметра отнесется как 40*3/(3+5)=15, для второго - 25. То есть, веса в описании профиля задают базу распределения параметра.
Важно заметить, что профили привязаны к относительной оси времени, они не привязаны к датам. Профиль распределения года по кварталам - это база для распределения данных любого абстрактного года по кварталам.

Для того чтобы задать профиль, необходимо выбрать:
• вид периода, для которого будет задаваться распределение;
• вид подпериодов;
• список подпериодов с порядковыми номерами следования;
• веса для каждого подпериода.
В отношении количества подпериодов в системе есть жесткое ограничение:
• для профиля годового распределения по месяцам необходимо
указывать не более 12 подпериодов;
• для профиля годового распределения по кварталам необходи
мо указывать не более 4 подпериодов;
• для профиля квартального распределения по месяцам необхо
димо указывать не более 3 подпериодов.
Формулировка "указывать не более" означает, что, если число периодов будет меньше, то для неуказанных периодов при распределении будут автоматически использоваться нулевые веса.
Формирование профилей, задающих распределение некоторых периодов по неделям, производится по следующему правилу: число периодов, указанных в профиле, должно соответствовать числу полных недель этого периода.
Неделя называется неполной, если число дней в этой неделе, принадлежащих одному месяцу, меньше 7. Такие недели получаются, если дата начала месяца не является понедельником или конец месяца не является воскресеньем. Например, для месяца число полных недель может быть 3 или 4. Это правило будет применяться в дальнейшем при увязке периода профиля с датами распределяемого интервала.
Поскольку количество видов периодов и подпериодов для задания профилей ограничено (год, квартал, месяц, неделя, день), то и количество различных комбинаций видов периодов и подпериодов также ограничено. Например, для задания профиля распределения планов сроком в два года может потребоваться комбинация из двух профилей годового распределения или последовательное применение одного профиля годового распределения к каждому плановому году.

<< Пред. стр. 8 (из 12) След. >>

Список литературы по разделу