<< Пред. стр. 11 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу
установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.
4. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии
завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о
результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных
материалов. На заседании было принято постановление об
утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет
заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в
сумме 365 тыс руб., а также зачитаны сличительная ведомость по
складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом.
Остальные данные определите по своему усмотрению.
5. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П.
главному бухгалтеру фирмы "Рубин" Бабичеву Н.П. от 15.09.99 о
произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа
директора фирмы № 92 от 12.09.99 "О состоянии бухгалтерского
учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря". В
приказе должны быть указаны конкретные сроки ликвидации
остатков, обнаруженных в январе 1999 года. В докладной записке
должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за
исключением пункта об организации равномерной ежедневной сдачи
рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 1999 года
было сдано только 35,2% нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта.
По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц
установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные
укажите самостоятельно.
6. Составьте докладную записку главного бухгалтера
руководителю предприятия о необходимости централизации
расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных
работников цехов должно входить оформление первичных
документов по учету выработки. В докладной записке необходимо
подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в
цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов
не менее чем на 20%.
7. Составьте письмо-приглашение объединения "Экспоцентр" с
предложением принять участие в российской выставке на
международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция),
которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 1999 г. в тексте
надо указать, что Измирская ярмарка является одним из крупнейших
торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока, участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.
8. Найдите ошибки в оформлении и текстах приведенных ниже писем и напишите их в соответствии с требованиями ГОСТа.
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
Администрация Новосибирского района Новосибирской области
Управление сельского хозяйства
Совхоз "Кировец"
Адрес: 630032, г. Новосибирск, 12
ул. Планировочная, 16-а Телефон 46-28-55
Совхоз "Кировец" 46-28-44
05.02.98 № 136 На № от
Генеральному директору "Энергонадзора" Кузичеву М.В.
Копия: Мэру г. Новосибирска Толокопскому В.А.
Генеральному директору "Новосибирскэнерго" Томилову В.Г
Уважаемый Михаил Васильевич!
Энергонадзором установлен срок 11.07.99 г. ограничения подачи электроэнергии (ТП-507), что приведет к гибели растений на площади 5 га закрытого грунта. Город недополучит 300 тонн свежих овощей. Убытки составят 636 тыс рублей.
Совхозом принимаются все меры по погашению задолженности "Энергонадзору".
Оплата за тепловую и электрическую энергию производится по мере поступления средств на счет совхоза в безакцептном порядке, за исключением отчисления в бюджет.
Просим с пониманием отнестись к озабоченности коллектива совхоза и оказать содействие в сложившейся ситуации.
Директор совхоза "Кировец" Подпись В.И.Пичиков
Исп. Огородников ГП.
тел.46-26-43
Задания к практическимм занятиям
Задания к практическимм занятиям
Герб Р Ф
Администрация Главе Администрации
Карасукского района области
Новосибирской области Фамилия, инициалы
632810, НСО,
г. Карасук, ул. Октябрьская, 39
ДОМ СОВЕТОВ
27.06.97 № 69 На №2821/11 от 14.05.97
Карасукская районная Администрация, в целях безусловного выполнения постановления ГА. области, учитывая многочисленные депутатские обсуждения Советов всех уровней и решение малого Совета Карасукского районного Совета народных депутатов, учитывая все возможные мнения жителей района и отсутствие финансирования на содержание заказников районного масштаба, а главное, в принятии мер для ее хранения и приумножения животного и растительного мира района, решения конфликтных вопросов в ловле, отстреле в заказнике "Южный" считает целесообразным предложить Администрации области:
1. Заказник "Южный" общей площадью 2820 га в границах болото
Надыр с прибрежной зоной, часть островов Жанажол преобразовать в
заповедник направленного режима или заповедник-сепортер.
2. Организовать биологический заказник "Южный" в границах:
русло р. Карасук, республиканская автомобильная дорога Карасук-
Новосибирск граница Краснозерского района площадью 20 тыс.
гектар.
Глава Администрации
Карасукского района И.И.Сидоров
Герб Р Ф Администрация
области
Заместителю главы областной Администрации Мамонтову ГЛ.
района
Глава Администрации
№4 от 12.01.97 На № от
На территории нашей Администрации имеется село Мамон, где имеется начальная школа, медицинский пункт, детский сад и два отапливаемых жилых дома. В настоящее время вся социальная сфера этого села находится в крайне тяжелом положении.
В котельной разрушилась шлаколитная стена, пришла в негодность крыша, необходим ремонт и замена насосного и запорного оборудования, пришла в негодность теплотрасса, надо заменить стальные водопроводные трубы, питающие котельную. Для приобретения необходимых материалов, их доставки и производства вышеперечисленных работ нам необходимо 250 млн рублей. В районной Администрации мне сказали, что таких денег нет, а значит, и сохранение всей социальной сферы этого села остается проблематичным.
Просим Вас оказать нам финансовую помощь.
Иванов А.В.
Глава Администрации
шШ
ГЛАВА IV. Организация работы с документами
гневе iv.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ с
?ГОКУ(ИЕНТй(ИИ
§ 1. Порядок движения документов в организации
Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.
Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов всегда уделяется большое внимание.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение называется документооборотом. Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свои особенности в составе, количестве, обработке и движении.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов и их отправка.
§ 1. Порядок движения документов в организации
Прием и первичная обработка документов имеет в основном технический характер. Она проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших - секретарем-референтом. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если в учреждении принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память компьютера, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путем сканирования).
При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно" на них проставляется время получения. Документы, полученные работниками во время нахождения в командировках в других организациях и от посетителей должны также передаваться в группу первичной обработки.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса так же проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Если документы поступили по почте, то вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением частных писем граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.
1 ГО
¦ЕЯ
ГЛАВА IV. Организация работы с документами
На всех входящих документах должен быть проставлен регистрационный штамп о поступлении документа в организацию. Он включает дату получения и учетный порядковый номер. Кроме того, в нем может быть указано сокращенное название учреждения-получателя и количество листов документа. Отметка о поступлении обычно проставляется на первом листе документа в правом нижнем углу. При отсутствии штампа от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.
Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, а телеграмм, при их большом количестве, - в течение месяца. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.
Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс как правило выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксерокопию.
В последнее время получили распространение факсимильные аппараты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и следовательно не нуждающиеся в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом и последующей, при необходимости, распечаткой факсов на обычном принтере.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме - секретарь-референт.
Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных
§ 1. Порядок движения документов в организации подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении должен быть разработан примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством, а также классификатор основных направлений деятельности учреждения с указанием ответственных исполнителей по каждому из них. Задача секретаря-референта на данном этапе заключается в том, чтобы освободить руководителя от излишнего потока документов и рассмотрения второстепенных вопросов.
К руководителю должны поступать на рассмотрение только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов -немедленно. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".1 Как следует из этого определения, регистрация придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, он не оформлен и как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).
ГОСТ Р51141- Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984, с. 4.
ГЛАВА IV. Организация работы с документами
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы централизованно регистрирует секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
- дата получения;
- входящий № (индекс);
- дата и индекс документа, являющиеся его основными
поисковыми признаками;
- регистрационный номер документа;
- автор (корреспондент) - от кого поступил этот документ;
- заголовок - о чем этот документ;
- резолюция;
- срок исполнения;
- исполнитель (кто с ним работает);
- ход исполнения - фиксируются все передачи документа и как он
исполнен;
- номер дела (куда документ помещен после исполнения).
При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
§ 1. Порядок движения документов в организации
Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов предотвращает претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации (например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков). Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела1, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Вычертив (разработав на компьютере) на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе или средствами оперативной полиграфии, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется и эти сведения вносятся в нее. При четком взаимодействии с руководителем, можно сначала представить полученные документы ему на просмотр, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.
При регистрации на ПЭВМ данные о документе могут быть использованы в программах по автоматизированному контролю и в
1 Журнальная система регистрации была введена в России в 1720 г. Генеральным регламентом Петра I.
ГЛАВА IV. Организация работы с документами
справочной работе. В этом случае поиск можно вести по любому из введенных показателей.
Контроль за исполнением документов. Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения или решения вопроса осуществляет руководитель учреждения или отдела, или же специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, полно и в срок решен данный вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме -секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (например, для рассмотрения жалоб, исполнения обращений граждан). В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть традиционная ручная сроковая картотека, однако в настоящее время все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам
§ 1. Порядок движения документов в организации нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, какой документ к какому дню должен быть исполнен.
Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (а в небольшой организации или фирме - секретаря), заключается в том, чтобы в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и выяснить у исполнителей при личной встрече или по телефону будут ли соответствующие документы исполнены вовремя.
Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.
Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно надо будет отчитаться в срок. Кроме того сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.
Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен ответ. Документ считается исполненным когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
После снятия документа с контроля соответствующая ему карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как эта картотека содержит более полные сведения
|спр
¦ЕЛ
ГЛАВА IV. Организация работы с документами
о ходе исполнения документа. Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и в дальнейшем при необходимости может использоваться в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.
Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается количество взятых на контроль документов, сколько из них не выполнено в срок и по каким (уважительным или неуважительным) причинам.
В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который осуществляется на ПЭВМ с помощью специальных контролирующих программ. Такие программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям, что помогает определять загруженность и эффективность работы каждого сотрудника. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием и иными поощрениями сотрудников.
При использовании в учреждении локальных сетей компьютер в любой момент может выдать списки документов, которые своевременно не исполнены, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем. При этом программа автоматически осуществляет сортировку по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.
Информационно-справочная работа. Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Служба делопроизводства или секретарь-референт (в маленькой организации) на основе этого банка данных обязаны в несколько минут ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии
§ 1. Порядок движения документов в организации работы находится любой документ и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документацион-ных ресурсов - главнейшая задача службы делопроизводства, для выполнения которой в регистрационные формы записываются все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности учреждения. Внутри этих разделов удобнее всего размещать по алфавиту карточки корреспондентов или направлений деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.
В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки, как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки, которая применяется для поиска документов по другому поисковому признаку. Например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной картотеке карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов.
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек составляет 3 года. В
ГЛАВА IV. Организация работы с документами
картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширились в связи с введением автоматизированной системы регистрации документов. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться по следующим параметрам:
- по конкретному документу - где находится, стадия подготовки,
результат исполнения, место хранения;
- по теме (содержанию) - конкретный документ, группа документов;
- по корреспонденту или автору - конкретный документ, все
документы автора, все документы автора по определенному
вопросу, все документы автора за указанный период;
- по региону - стране, области, городу.
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может
вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем
группам документов);
- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате
поступления, а для внутренних - по дате подписания документа,
от какой даты и по какой срок);
- регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- организация (корреспондент или адресат);
- содержание (тема).
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его индекс (учетный номер). При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
§ 1. Порядок движения документов в организации
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Исполнение документов. В день регистрации документа или на следующий день исполнитель получает его в соответствии с указанием руководителя подразделения. При назначении ответственного исполнителя руководитель учитывает его квалификацию, функциональные обязанности, компетентность в решаемом вопросе и реальную загрузку работой. Поэтому руководителям учреждений и сотрудникам службы делопроизводства не рекомендуется передавать документы непосредственным исполнителям без ведома руководителя их структурного подразделения.
Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов со сроками исполнения более 6 месяцев он намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщает эти данные службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:
Вопрос решен по телефону 22-33-44 с нач. отдела стандартизации Сидоровым Н.И. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Андреев Н.Д.
23.02.2000
Подпись.
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. После согласования проект передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.
По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ, и проставляет отметку о
KOTi
¦ЕЯ
ГЛАВА IV. Организация работы с документами
§ 2. Текущее хранение документов
направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
Отправка документов. Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно секретарем или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке проверяют правильность его оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если она отсутствует на отправляемом документе,
ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, то
проверяют наличие и точность адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа
как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее.
Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил. Однако, в последние годы в связи с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на отправление и получение информации, а также повышает надежность доставки и снижает почтовые расходы.
Вместе с тем следует иметь в виду, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы "электронной подписи" и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
§ 2. Текущее хранение документов
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".1 Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел - это "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке".2 Иначе говоря, номенклатура дел представляет собой простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае необходимости.
Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и, таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении.
Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.
1 ГОСТ Р51141- Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984, с.4. 1 Там же, с. 4.
ГЛАВА IV. Организация работы с документами
§ 2. Текущее хранение документов
Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно. При этом она служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Кроме этого, номенклатура дел имеет и справочное значение, т.к. она используется при изучении структуры учреждения.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Архивными учреждениями разработаны специальные методические пособия по составлению номенклатур дел.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии или фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть создана для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура, как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.
Основные правила работы ведомственных архивов в п. 2.1.3 указывают, что "Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер".
Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо ответственное за делопроизводство и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На основе их рекомендаций работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.
<< Пред. стр. 11 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу