<< Пред.           стр. 12 (из 16)           След. >>

Список литературы по разделу

  При наличии типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с
 |пер
 
 ГЛАВА IV. Организация работы с документами
 
 § 2. Текущее хранение документов
 
 
 
 учетом специфики формирования дел в данной организации. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной номенклатуры выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса.
  При объединении нескольких дел обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.
  Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы и т.п.
  Понятие "дело" "Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу". Например:
 "Личное дело Петрова Петра Петровича"
 или
  "Дело о поджоге зернохранилища в поселке Ивановское Петровского района".
  Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" (п. 2.1.20), употребляется термин "документы". В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например:
  "Документы о строительстве нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)".
 
 В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название. Например:
  "Переписка с фирмой "Софтоп" о поставке принтеров и расходных материалов".
  Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента. Например:
  "Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары".
  В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос. Например:
  "Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете".
  В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Например:
  "Переписка со школами Заречного района об участии в дне открытых дверей".
  Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:
  "Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за 1 семестр".
  В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например:
 "Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36".
  В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа указывается автор и год. Например:
 "Приказы директора банка за 2000 г.".
  В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, таких как: "Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Разная переписка", "Дела с отчетностью" и т.д.
 
 ГЛАВА IV. Организация работы с документами
 
 § 2. Текущее хранение документов
 
 
 
  При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения (с периодом хранения свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
  После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.
  Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка. Например:
 02-01 Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по
 металлургии по вопросам бухгалтерского учета и
 отчетности
 02-02 Положение о бухгалтерии и должностные инструкции
 сотрудников. Копии.
 02-03 Приказы директора предприятия по
 производственным вопросам. Копии.
 02-04 Приказы директора предприятия по личному
 составу. Копии.
 02-05 Штатное расписание
 02-06 Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.
 02-07 Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.
 02-08 Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные. При наличии однородных корреспондентов, заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку,
 
 вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий. Например:
 Переписка с фирмой "Аврора"
 Переписка с фирмой "Светлый путь"
 Переписка с фирмой "Факел"и т.д.
  Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные организации учреждения и органы, функционирующие на общественных началах, также составляют отдельные номенклатуры дел.
  На основе номенклатур дел структурных подразделений (в т.ч. общественных организаций и органов, действующих на общественных началах), делопроизводственная служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры, независимо от места в штатном расписании, ставится делопроизводственная служба (канцелярия). Последними разделами помещаются общественные организации и органы, действующие на общественных началах.
  Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, а индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре (01, 02, 03, 04,...).
  В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, следовательно, повторяется из года в год. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения.
 сох
 
 ГЛАВА IV. Организация работы с документами
 
 § 2. Текущее хранение документов
 
 
 
 Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет).
  Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного подразделения 02, то индекс данного дела будет 02-07.
  Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения (рис. 26).
 
 Название раздела Индекс дела Заголовок дела Кол-во
 дел (томов, частей) Срок хранения дела (томов, части)и № статьи по Перечню При-ме-ча-ния 01-03 Устав фирмы Пост, ст.37 01-04 Положение о структурных подразделениях Пост, ст.38 01-05 Штатное расписание Пост. ст.52 Рис. 26. Номенклатура дел
  В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных, не предусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
  Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья.
  В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если
 
 дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.
  Пятая графа "Примечания"заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т.п.
  Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
  Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел. Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.
  Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, то согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.
  Однако, не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами. Могут также уточняться сроки хранения отдельных дел.
  В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (рис. 27). При ее
 
 ГЛАВА IV. Организация работы с документами
 
 § 2. Текущее хранение документов
 
 
 
 составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 -количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.
 
 По срокам хранения Всего В том числе переходящих Постоянного 12 4 Временного (свыше 10 лет) 16 8 Временного (до 10 лет включительно) 39 Итого 67 12 Рис. 27. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных
 дел
  Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, и по нему можно быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ. Следует отметить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.
  Формирование дел. Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон.
  После окончания рабочего дня папки с конфиденциальными документами убирают в сейф, а неконфиденциальные - в шкаф или рабочий стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.
  После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года, секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведется централизованно, обычно в секретариате.
 
 Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность,
  Исполненных документов в учреждении или фирме накапливается много. Чтобы в них можно было легко разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.
  Формирование дела заключается в группировке исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключает его потерю.
  Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Государственная система документа-ционного обеспечения управления". Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству учреждения или фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения (фирмы), ответственные за формирование и хранение дел.
  Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства. В небольших учреждениях или фирмах дела централизовано формирует и хранит секретарь. В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.
  Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
  На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его.
 при
 
 ГЛАВА IV. Организация работы с документами
 
 § 2. Текущее хранение документов
 
 
 
 Например: ГорбачевФонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например: Бухгалтерия или Отдел кадров.
  Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.
  Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "хранить постоянно").
  В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
  Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть пометка). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. В соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов, поэтому перед подшивкой необходимо еще раз проверить наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.
  Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики и размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
  Толщина каждого дела не должна превышать 30 мм., что составляет около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.
  При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но
 
 связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и завершения работы дела пере формируются.
  Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела, судебные дела, а также личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, и дела выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Некоторые особенности в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, рукописи, истории болезни и ряд других.
  Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако, в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома. Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 2000 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 2000 г." - второе. Также часто формируют протоколы и документы к ним.
  Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1998 год будет составлен в 1999 году, но помещается в дело за 1998 год. И наоборот, план на 1999 г. составляется в 1998 году, а помещается в дело 1999 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.
  Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.
  Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику.
 
 ГЛАВА IV. Организация работы с документами
 
 § 2. Текущее хранение документов
 
 
 
  Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов в хронологическом порядке. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
 Документы коллегий группируются в два дела:
 - протоколы и решения коллегии;
 - документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады,
 справки, заключения, проекты решений и т.д.).
  Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.
  Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов. В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в "Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете" до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)". Кассовая книга форм КО-4 и 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним формы Т-9, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью. Количество листов в формах КО-4 и 440 заверяется подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера, а в форме Т-9 - руководителем учреждения.
  Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.
  При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений -корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов. Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.
  Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация.
 
 Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.
  Изъятие документов организации может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.
  С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.
  В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
  Хранение дел. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
  Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа
 |рас
 ten
 
 ГЛАВА IV. Организация работы с документами
 
 § 2. Текущее хранение документов
 
 
 
 прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
  Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.
  Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись (рис. 28), в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа.
 
 ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
 Документ № от .... , поступивший
  ниаменование корреспондента
 по вопросу
 Выдан
 
 
 ата
 кому Дата выдачи Кол-во листов Кому выдано Расписка получателя Дата возврата Расписка о приемке Выдал Получил Внутренняя опись документов дела № №п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов Примечание / 2 3 4 5 6 Рис. 28. Внутренняя опись документов дела Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только лицами, ответственным за формирование и хранение дел. При этом на место изъятых документов закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ (рис. 29). Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов (рис. 30). Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Рис. 29. Лист-заместитель КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ 2000 г. Дело № Структурное подразделение Рис. 30. Карта-заместитель Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
 ому
  Дата выдачи Кол-во листов Кому выдано Расписка получателя Дата возврата Расписка о приемке Выдал Получил Внутренняя опись документов дела № №п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов Примечание / 2 3 4 5 6 Рис. 28. Внутренняя опись документов дела Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только лицами, ответственным за формирование и хранение дел. При этом на место изъятых документов закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ (рис. 29). Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов (рис. 30). Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Рис. 29. Лист-заместитель КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ 2000 г. Дело № Структурное подразделение Рис. 30. Карта-заместитель Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
 Дата выдачи Кол-во листов Кому выдано Расписка получателя Дата возврата Расписка о приемке Выдал Получил Внутренняя опись документов дела № №п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов Примечание / 2 3 4 5 6 Рис. 28. Внутренняя опись документов дела Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только лицами, ответственным за формирование и хранение дел. При этом на место изъятых документов закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ (рис. 29). Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов (рис. 30). Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Рис. 29. Лист-заместитель КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ 2000 г. Дело № Структурное подразделение Рис. 30. Карта-заместитель Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
 ата выдачи
 ол-во листов
 ому выдано
 Расписка получателя
 ата возврата
 асписка о приемке
  Выдал Получил Внутренняя опись документов дела № №п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов Примечание / 2 3 4 5 6 Рис. 28. Внутренняя опись документов дела Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только лицами, ответственным за формирование и хранение дел. При этом на место изъятых документов закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ (рис. 29). Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов (рис. 30). Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Рис. 29. Лист-заместитель КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ 2000 г. Дело № Структурное подразделение Рис. 30. Карта-заместитель Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
  Выдал Получил Внутренняя опись документов дела № №п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов Примечание / 2 3 4 5 6

<< Пред.           стр. 12 (из 16)           След. >>

Список литературы по разделу