<< Пред. стр. 4 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу
WWW: http://www.dialog.ru
Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади*), затем название города, штата или округа-почтовый индекс и в конце название страны. С 1 января 1998 г. наша страна также переходит на международную систему написания адреса.
08. Наименование вида документа, составленного или изданно
го организацией, регламентируется уставом (положением об органи
зации) и должно соответствовать видам документов, предусмотрен
ных Унифицированной системой организационно-распорядительной
документации. Название вида документа должно соответствовать со-
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
держанию документируемого управленческого действия, оно пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ и т.п.
09. Дата документа - дата его подписания или утверждения,
отправления или получения, для протокола - дата проведения засе
дания или принятия решения, для акта - дата события. Если авторами
являются несколько организаций, то датой документа является
наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год. Например: 26.11.99
Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, например, 03.04.99. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. При этом год можно писать и полностью, тогда дата выглядит так: 03.04.1999.
Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 99.01.29 или 1998.03.08.
В документах и текстах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек), например: 30 января 1997 г.
Дата оформляется без кавычек. При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.
Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
В служебных отметках, а также при датировании утверждения или подписания документа следует применять только цифровой способ. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
10. Регистрационный номер документа - это условное обозна
чение документа, под которым он введен в информационно-
поисковую систему организации. Этот реквизит состоит из
порядкового номера с начала календарного года (приказ № 1,
протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами применяемых классификаторов:
- дела по номенклатуре;
- структурных подразделений или направлений деятельности;
- должностных лиц - авторов документа;
- корреспондентов или исполнителей;
- наименований видов документов и т.п.
Например:
> № 1-3/115, где 1 - номер структурного подразделения, 3 - номер
дела по номенклатуре, 115 - порядковый номер документа.
> № ОМ-3/115, где ОМ - отдел маркетинга, 3 - номер дела, 115 -
порядковый номер документа.
^ № 115/ЮЛ-З, где 115 - порядковый номер документа, ЮЛ - Юрий
Лужков, 3 - номер дела.
На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер: 01-20-105/11921, где 01-20-105 номер, присваиваемый Центробанком, а 11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ.
Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов
- обычно в структурных подразделениях, где они создаются и
оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются
в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии
или секретариате, по кадрам - в отделе кадров.
Обязательным элементом этого реквизита является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.
Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы "к" (кадры) или "л/с" (личный состав). Например: приказ № 138к или приказ №23 л/с.
При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например: В-174, Д-123, К-14.
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
11. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего
документа проставляется только на ответных письмах. Данная
ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти
копию инициативного письма. Она оформляется следующим
образом: на№ 1-3/115 от 17.03.99.
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа. Он появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: "На Ваше письмо от 12 апреля 1967 г. за № 098.67 сообщаем...". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ. Он включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного письма, на которое пришел ответ, приложить его к полученному ответу и только вместе передать их на рассмотрение руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация о том, что запрашивали в инициативном письме и полностью ли учтена просьба или предложение.
12. Место составления или издания документа. На всех доку
ментах, кроме служебного письма, указывается местонахождение
предприятия, которое создает документ. Например: г. Новосибирск,
или: Новосибирская область, с. Вольное.
Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург, а также при написании названий, оканчивающихся на "град" и "город" буква "г." не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д.
В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 место составления или издания документа указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Так, например, этот реквизит не указывается, если место составления документа фигурирует в названии организации-автора, например: Уфимский юридический институт МВД РФ.
13. Гриф ограничения доступа к документу проставляется без
кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа.
Если указан гриф "Для служебного пользования", этим документом можно пользоваться только на работе. Учет таких документов
ведется отдельно от других.
Если указан гриф "Секретно", "Совершенно секретно" и "Особой важности", то с этими документами может работать только определенный круг работников, имеющих специальный допуск к сведениям, составляющим государственную тайну. Работа с такими документами ведется по отдельной инструкции, с которой знакомы все работники, имеющие допуск к работе с этой группой документов.
С документами, имеющими гриф "Конфиденциально", "Строго конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. имеют право работать только лица, допущенные к ним приказом руководителя предприятия.
Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему. Например:
Коммерческая тайна
Экз. № 3
14. Адресат указывается на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, на представляемых руководству заявлениях, докладных и объяснительных записках, а также на передаваемых в структурные подразделения распоряжениях и указаниях. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа минуя лишние инстанции, скорость его доставки непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и, соответственно, быстрота решения поставленных в документе проблем.
Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке (конверте). В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство культуры Российской Федерации Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство общего и профессионального образования
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту Петрову А.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору объединения "Агропром" Иванову И. И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:
Главам райгорадминистраций области или
Руководителям предприятий г. Уфы Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставят.
Реквизит "Адресат" печатается через полтора интервала в правой верхней части листа документа в пределах ограничительных знаков -уголков бланка. Длина максимальной строки не должна превышать 9 см и ограничивается правой границей текстового поля.
Адресат печатают без знаков препинания (точек и запятых) строчными буквами (кроме заглавной), указав перед фамилией сокращенное обращение "г-ну" ("господину"). В адресатах инициалы указываются после фамилии, так как перед ней стоит данное обращение. В реквизите "адресат" обращение "г-ну" может и не указываться.
Форма вежливого обращения для письменной официальной речи устанавливается законодательно. Использование перед фамилией сокращения типа "т.", "г-н" и др. считается некорректным. Как отмечается в Методических рекомендациях ВНИИДАД, форма обращения "товарищ" уже устарела, а обращение "господин" еще не является общепринятым. Поэтому, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97,
обращаясь к должностному лицу в официальных документах указывают только его фамилию и инициалы.
Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:
> наименование организации;
> структурное подразделение;
^ должность, фамилия и инициалы;
> почтовый адрес.
Состав этого реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:
Директору школы Иванову И.А.
Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, они приводятся в полном или сокращенном виде непосредственно перед фамилией, например:
Президенту Академии военных наук Российской Федерации профессору
доктору исторических наук генералу армии Гарееву М.А.
В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается их почтовый адрес. Например:
Петровой А.В. 450009, г. Уфа, ул. Комсомольская д. 17, корп. 2, кв. 7 7
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:
Редакция журнала "Новый мир" Начальнику отдела кадров Иванову В.И.
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
103806, ГСП, г. Москва. К-6, Путинковский пер., д. 1/2
Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:
Директору ЗАО "Эра" г-ну Рудневу И.В. 450009, г. Уфа ул. Первомайская, 17 стр. 4, офис 37
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, устанавливаемой "Правилами почтовых отправлений РФ". В сентябре 1997 г. постановлением Правительства РФ были утверждены новые правила оказания услуг почтовой связи, в соответствии с которыми установлен следующий порядок написания почтовых адресов:
- наименование адресата (фамилия, имя и отчество для физических
лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название области, края, автономного округа, области, республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Таким образом, при адресовании документа в организацию почтовый адрес в соответствии с новыми правилами должен обозначаться следующим образом:
Директору 000 "Янтарь"
Петрову О.Н.
ул. Мира, д. 37
г. Пермь, 413325
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем номер дома, номер квартиры, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:
Р.Lunin 32-17 Ordinka Moscow 119215 Russia
Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:
Директору ЗАО "Развитие" Федорову И.А. ф. (095)235-34-34
При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
630102, г. Новосибирск, ул. Мира, 11, кв. 12 Гуляеву А.Н.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы.
15. Гриф утверждения документа. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания. Оно санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.
Утверждение документа производится двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: грифом утверждения должностным лицом или изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа, иногда протокола). Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.
Реквизит "гриф утверждения документа" проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор 000 "Авегат" Подпись А.А.Иванов 25 января 2000 г.
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр здравоохранения Российской Федерации Подпись В.Г.Дякин
25.01.99
щщ
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом или другим распорядительным документом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО Протокол Совета директоров АО "Газппром" от 20.02.99 № 34 или
УТВЕРЖДЕНО Приказ директора ЗАО "Экое" от 16.03.99 № 3
16. Резолюция. После первичной обработки и регистрации поступившего документа он направляется руководителю организации или структурного подразделения для рассмотрения, результат которого отражается в резолюции. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе.
От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя и данных ему указаний зависит качество и своевременность выполнения задания. Поэтому к резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.
В резолюции даются указания непосредственного руководителя по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание указаний, срок исполнения, подпись и дата подписания.
Указания могут носить общий или конкретный характер. Общие указания выражаются следующими фразами: "К руководству", "К исполнению", "К сведению". Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например: "Срочно примите меры по обеспечению...", "Немедленно подготовить письмо...".
Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение руководителя о состоянии дел. Содержание резолюции должно быть сжатым, но
достаточно ясным и четким. Недопустим, например, такой текст резолюции: "Решите, как условились...", "Мы уже говорили по этому вопросу..." и т.д.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:
Васильеву Н.И. Отправить факс о согласии до 04.04.99 Подпись руководителя
или
Соловьеву А.В., Иванову Р.И. Подготовить проект контракта до 01.05.99 Подпись руководителя
Резолюция располагается между адресатом и текстом в правом верхнем углу листа документа или на любой свободной от текста площади, но не на полях. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки. В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7, который приклеивается к документу.
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
17. Заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Этот реквизит необходим для эффективного поиска и регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) об увольнении Иванова И.И.; протокол (чего?) заседания педагогического совета; письмо (о чем?) о сроках поставки продукции; акт (чего?) списания продукции;
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
протокол (чего?) общего собрания акционеров; правила (чего?) техники безопасности.
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5, например, в сопроводительных письмах.
18. Отметка о контроле ставится должностным лицом или под
разделением, осуществляющим контроль исполнения документов.
Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с
заголовком буквой "К" или словом "КОНТРОЛЬ". Эта отметка может
наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки
ярким красным, синим, зеленым карандашом или фломастером. Ее
цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок исполнения контрольного документа определяется в один месяц или как указано в тексте документа.
19. Текст документа является основным элементом любого до
кумента. Тексты могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это
может быть свободный текст, а также комбинация разных форм.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Как правило связный текст состоит из двух частей. В первой (константирующей, поясняющей) части указываются причины, основания, цели составления документа, а во второй (заключительной, распорядительной) - выводы, просьбы, распоряжения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть без константирующей. Например, приказы могут содержать только распорядительную часть, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - только выводы.
В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, а вторая - просьбу, решение или распоряжение. Например:
Для улучшения информационно-правового обеспечения юридического отдела прошу установить базу данных "Консультант-Плюс".
Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.
В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:
В соответствии с постановлением прави-
телвства Москвы от 21.02.99. № 1234-П "О введении новых тарифов..."
В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
ПОСТАНОВЛЯЮ:
Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
РЕШИЛ:
В совместных распорядительных документах текст составляется от первого лица множественного числа, например:
РЕШИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
ПРИКАЗЫВАЕМ:
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
В протоколах совещаний и заседаний содержание выступлений оформляется от третьего лица единственного числа, например: Начальник отдела указал на недопустимое состояние ...
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа, например:
"департамент осуществляет функции...", "в состав акционерного общества входит...", "комиссия установила...".
си;
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить"), от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "комитет по экономике считает возможным").
Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов, предложений и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
2.1.4. Предложения по совершенствованию...
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Только на русском языке составляют документы при направлении их:
- в федеральные органы государственной власти, органы госу
дарственной власти Российской Федерации;
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся
в ведении данного субъекта Российской Федерации.
20. Отметка о наличии приложения. Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Если в тексте документа имеется полное название приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно: Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов (для сброшюрованных приложений количество листов не указывается) и экземпляров каждого. Например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Контракт от 14.01.99 № 21/3 на 5 л. в 4 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: гарантийное письмо 000 "Луч" от 09.09.99 №1234 и приложение к нему, всего на 4 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывается в тексте, например: (см. Приложение 1). Приложение к
распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку "Приложение" с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 1
к приказу директора ОАО "Эра" от 10.01.99 № 30
21. Подпись является одним из основных способов удостоверения документов. Она включает наименование должности лица, подписывающего документ (полное, с указанием названия предприятия, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личную подпись и ее расшифровку. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией, она не заключается в скобки и пишется на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности в реквизите "подпись" пишется строчными буквами, кроме заглавных.
Подпись располагается ниже реквизита "текст", не отступая от границы левого поля документа. Например: Директор проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления Подпись Н.А.Серв
В научных учреждениях, вузах и учреждениях культуры в должностях указываются ученая степень и звание. Например:
Зав. кафедрой документационного
обеспечения управления
профессор,д-р социолог, наук Подпись И.А.Иванов
В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:
Директор института ПОДПИСЬ Н.А.Сергеев
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите "подпись" не указывается. Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:
Мэр Подпись Ю.Лужков
Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. Например:
Генеральный директор Подпись В.В. Волков Главный бухгалтер Подпись В.М. Семенова При подписании документа несколькими лицами равных должностей, не соподчиненных по службе, или представителями различных организаций их подписи располагают на одном уровне. Например:
Генеральный директор Президент фонда
завода "Энергия" социальной защиты
Подпись И.П.Трушин Подпись И.А.Иванов
В случае отсутствия должностного лица, фамилия которого указана в реквизите "Подпись", если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается путем внесения изменений фактическая должность подписавшего документ (допечатывается "зам" или "И.О."), его инициалы и фамилия. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии Подпись А.С.Долгов
Члены комиссии Подпись Л.И.Антонов
Подпись О.Р.Трошев
Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации":
"2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуника-
ционных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации".
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой документа. Согласование осуществляется внутри учреждения и вне его. Внешнее согласование оформляется грифом, а внутреннее - визой согласования.
22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
<< Пред. стр. 4 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу