<< Пред. стр. 5 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу
Начальник департамента
маркетинга 000 "Ява"
Подпись Е.Я.Бутко
12.03.99
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол Правления
АКБ "Империал"
от 10.02.99. № 5 или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ
10.02.99 № 01-4/270
Грифы согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования, который составляется в тех случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, например:
|орг Ш1\
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквизитов документов
Лист согласования
"Инструкции по расходованию средств.
СОГЛАСОВАНО Министр финансов РФ Подпись Н.Н.Пе тров 24.12.99
СОГЛАСОВАНО
РФ
Министр здравоохранения
Подпись А.А.Иванов
23.12.99
При этом на месте реквизита согласования в документе делается отметка:
Лист согласования прилагается. Подпись 23.12.99
23. Визы согласования документа необходимы для проверки специалистами целесообразности или своевременности его составления. Визирование (внутреннее согласование) проводится теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.
Например, в учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.
Визы согласования документа включают подписи визирующих, их расшифровку и дату визирования. При необходимости указывают и должность визирующего, например;
1. Юристконсульт
Подпись Н.И.Власов
09.02.99
2. Председатель комитета
по начальному профессиональному
образованию
Подпись Я. Я. Боргено
09.02.99
Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:
Замечания прилагаются
Подпись И.О.Громов
01.03.99
Визы проставляют в левом углу последней страницы (или на ее обороте) подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма), которая остается в деле организа-
ции. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр (подлинник). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита "Подпись".
Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти реквизиты в левом нижнем углу документа или на обороте.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству в учреждения. Работники секретариата должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. В учреждениях, как правило, имеется одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре имеется изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст.2 Федерального закона Российской Федерации "Об акционерных обществах": "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации".
Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и др.). Многие бухгалтерские документы также требуют проставления гербовой или приравненной к ней печати. Это гарантийные письма на выполнение работ и услуг, поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.д.), заявления (на аккре-
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
§ 1. Оформление реквезитов документов
дитив, об отказе от акцепта и т.д.), доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.
Простые печати бывают разной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится только название учреждения или его структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, дверей сейфов и т.д.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть подписи и наименования должности лица, подписавшего документ. Например:
Начальник управления М.П. Подпись Г.В.Сидоров
26.03.99
Как правило, документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют. Перечень документов, на которых проставляется печать, следует включить в инструкцию по документационному обеспечению управления организации.
25. Отметка о заверении копии документа ставится для придания ей юридической силы. При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.С.Смирнов
10.02.98
Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле, например:
Верно Подпись
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью, определяемой по усмотрению организации. Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, допускается только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
26. Отметка об исполнителе ставится на документах, исходящих
из крупных учреждений. Она включает фамилию исполнителя до
кумента и номер его телефона.
Эта отметка позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может оперативно решить проблемы, возникшие по содержанию документа. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только его фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Устинов
324 958 или
Устинов Николай Петрович
324 958
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого получателя. Например:
Семенова Елена Викторовна
539 666
Отп. 3 экз.
экз. № 1 - в адрес
экз. № 2 - в оргинспекторский отдел
экз. № 3 - в отдел комплектования
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в де
ло проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в
документе, или направления ответа. Она свидетельствует о том, что
работа над документом закончена. После проставления этой отметки
документ подшивается в дело.
шР\
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
Отметка об исполнении включает следующие данные:
- краткие сведения об исполнении, или, при наличии соот
ветствующего документа об исполнении, ссылку на его дату и но
мер;
- слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ,
и дата его направления;
- подпись непосредственного исполнителя или руководителя
структурного подразделения, в котором исполнен документ, и
дата исполнения.
Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева, например:
В дело 12-15.
Отправлен факс от 01.04.99 № 1297 Подпись 06.04.99 или
Рассмотрено на заседании коллегии.
Протокол коллегии от 12.08.99 № 31
В дело 04-14
Подпись 15.08.99
Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит сокращенное название организации, куда поступил документ, дату (а при необходимости - часы, минуты) получения и входящий учетный номер (индекс). Отметку о поступлении документа в организацию проставляют специальным штемпельным аппаратом, автоматическим нумератором, резиновым штемпелем или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:
АО "ИНФОРМИНВЕСТ" Вх.№ 00001 08.01.99
Дата и время получения является важным поисковым признаком и свидетельствует о начале срока исполнения поступившего
§ 2. Требования к оформлению текстов документов документа. С этого момента документ считается в работе учреждения и учреждение принимает ответственность за его исполнение.
Входящий учетный номер может служить для поиска документа в службе делопроизводства. Кроме того, он используется для подсчета количества поступивших документов за месяц, квартал, год.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
29. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код лица (оператора), вводившего документ, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации (дату, количество экземпляров, количество листов документа и т. п.). Например:
DOCN\RASP\2 004 98.DOC Такая отметка необходима для:
- исключения повторного ввода документа в компьютер;
- быстрого поиска документа по имени файла;
- установления лица, осуществившего ввод документа в компь
ютер.
Отметку располагают в границах нижнего поля документа.
§ 2. Требования к составлению и оформлению текстов документов
Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Поэтому, приступая к составлению документа, обычно руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняются целесообразность составления документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения рассматриваемых вопросов. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания разрабатывающего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.
Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных и нормативных актов по управленческой деятельности организаций различных форм собственности, нетрудно провести такую предварительную нормативно-правовую подготовку.
При составлении распорядительных документов (например, приказов, указаний) следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации. Это позволит исключить в создаваемом документе противоречия с ними и дублирование, а также поможет вернуться к нерешенным сторонам рассматриваемой проблемы и заострить на них внимание исполнителей.
Затем приступают к сбору информации по существу вопроса, который должен быть решен разрабатываемым документом. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, письма и другие документы.
Зная на основании законодательно-нормативных актов как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую справочную информацию составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.
Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап его составления заключается в окончательном оформлении в соответствии с требованиями ГОСТа и подписании документа.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван убедить адресата и побудить его к определенным действиям. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте изложенной в нем информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Под достоверностью информаиии понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.
Полнота информаиии предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в
§ 2. Требования к оформлению текстов документов
документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Точность, правильность информаиии. изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.
Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточное понимание смысла организационно-распорядительного документа может привести к нежелательным последствиям.
Краткость достигается отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок. Для лучшего восприятия текста используется прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный, порядок слов, например:
ПОВЫСИТЬ ДИСЦИПЛИНУ ПОМОГ переход на хозяйственный расчет.
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.
Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.99 № 401 "Об организации учета особо ценных документов. . . "
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.
В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические
| ми,
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
обороты, что помогает при переводе на другой язык. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем. Например: "В соответствии с достигнутой договоренностью..." или "Просим Вас изыскать возможность " или "Принимая во внимание, что... просим (предлагаем) " и т.д.
Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.
В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.1 Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.
Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по "Словарю сочетаемости слов русского языка".2 Примеры наиболее часто употребляемых в служебных документах конкретного учреждения стандартных фраз, выражений и словосочетаний рекомендуется дать в приложении к инструкции по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов этого учреждения.
Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляемой т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные письма, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).
В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).
1 Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. - М.: Главархив СССР, 1982, с.24-43
1 Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред.П.Н.Денисова, В.В.Морковкина. - М.: Русский язык, 1983.
§ 2. Требования к оформлению текстов документов
В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает... и предлагает).
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не рекомендуется употреблять эпитеты, гиперболы, метафоры. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д. Из речевого состава современных служебных документов также целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д.
Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты и гибкости, создают штампы и шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: "Поставить во главу угла..."; "Развернуть культмассовую работу..."; "В части удовлетворения запросов..."; "Имеет место рост производительности труда..." и т.д.
Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как "за счет", "по линии", "в части" ("по линии намеченных мероприятий", "за счет применения новой техники", "в части, касающейся..."и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика -обязательно резкая, поддержка - всегда горячая, размах - обычно широкий и т.д.
Не следует употреблять также слова, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. "pleonasmos"-многословие), например: своя автобиография (в слове "автобиография" уже заключено понятие "своя"); отступать назад; не нужны слова "месяц", "человек" в сочетаниях "в марте месяце", "8 человек рабочих" и т.д.). Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: "Следует отметить следующие недостатки..."; "В целях улучшения работы целесообразно...", "Объединить воедино...", "Хронометраж времени..." и т.д.
В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: утрировать - вместо преувеличивать, индифферентно -равнодушно, конвенция - условие, дефекты - недостатки и т.д.
Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.
Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель. При этом важную роль играют синонимы - слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: договор - условие, согласование; известие - извещение, сообщение, новость; взгляд - убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый - четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.
Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы - ВМС; отдел труда и зарплаты - ОТЗ; абсолютный - абс; страница - с; смотри - см. и т.д. Сокращения должны бытъ понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку, так как различные понятия могут иметь одинаковые сокращения, например: ОРД - организационно-распорядительная документация и оперативно-розыскная деятельность.
Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта1 и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений2 русского языка.
Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например: Башкирский государственный университет - БГУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз -высшее учебное заведение; роо - районный отдел образования.
1 ГОСТ Р 1.5 - Государственная система стандартизации Российской Федерации.
Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов,
п.4.12. Сокращения.
2 Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М.:
Русский язык, 1984.
§ 2. Требования к оформлению текстов документов
Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например: завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец., зам., зав., нач., пом. и т.д. В сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными, например: НИИхиммаш.
Употребляются и сокращения, принятые в планово-учетной документации (например: госбанк, квит. №, накл. №, техпромфинплан, расч. счет и т.д.), а также традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов.
Допускаются сокращения "и т.д." (так далее), "и т.п." (тому подобное), "и пр." (прочие), "и др." (другие). Разрешается сокращение союза "т.е." (то есть). После текстового сокращения всегда ставится точка.
Встречающиеся в документах сокращения "т.к." (так как), "т.о." (таким образом), "п.ч." (потому что), "т.н." (так называемый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны. Не допускается также сокращение слов через косую черту, например: н/заводе (на заводе) и т.п.
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь. Слово "город" сокращают до одной буквы - г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите "место издания или составления документа", в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова "город" во множественном числе ставят две буквы без точки между ними - гг.
В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1999 г., 19.12.1999, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г. Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: "... в начале 1991 года".
После нескольких дат пишут две буквы "г" с точкой после второго "г". При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991-1995 гг. Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово "год" в единственном числе, например: 1990/91 г.
199
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
Принятая форма обращения "господин" сокращается в начале и середине фразы, а также в реквизите "адресат" следующим образом: г-н. Слово "господа" сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго "г"). В начале и в конце фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова "господин" вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова "господин" даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: "Поручить сотрудникам Г.М.Ивановой и В.А.Смирновой..."
При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы, использовать прямой порядок слов, когда подлежащее предшествует сказуемому. При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение - после управляющего слова, обстоятельственные слова - ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) - в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.
При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:
В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы развития предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.
Просим принять участие и подготовить свои предложения.
Декан факультета И.А.Скокова
§ 2. Требования к оформлению текстов документов
В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:
Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.
Предполагается проведение с их помощью лабораторных занятий по составлению документов и редактированию текстов, созданию баз данных, организации справочной работы, контролю за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывется на обеспечение занятий одной группы студентов.
Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:
Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1.5 ставки с 15 августа 1998 года.
или:
УВОЛИТЬ
Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух -трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.
ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей.
Тексты сложных и больших по объему документов (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.
Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.
Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:
Господину "Фамилия И.О."
Уважаемый "Имя Отчество"
Ваше письмо с просьбой установить систему
сигнализации марки . . . получено и зарегистрировано
за №_ .
Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет ... в ... отделении Московского коммерческого банка ... руб.
Сигнализация будет установлена в двухдневный срок с момента поступления денег на наш счет.
Коммерческий директор
§ 2. Требования к оформлению текстов документов
Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения или фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.
Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением в управленческую деятельность персональных компьютеров. В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом "шаблон".
Опыт по разработке трафаретных документов позволяет наметить основные направления их разработки, создания и внедрения. Методика разработки трафаретных текстов такова:
- выявляются типовые управленческие задачи;
- собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе
их решения;
- составляется проект унифицированного текста документа,
отражающего выявленную типовую ситуацию;
- проект согласовывается со специалистами, составляющими эти
документы или работающими с ними (при этом особое внимание
следует обращать на употребление профессиональных терминов);
- проект окончательно редактируется и оформляется в
соответствии с требованиями ГОСТов.
- для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется
необходимая годовая потребность.
Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия подготовки черновика, уменьшается вероятность пропуска необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.
В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов
| док
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.
Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие документы фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения - получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определенной последовательности и удобной для обработки.
Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.
Записи в первичных бухгалтерских документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. При этом свободные строки прочеркиваются.
Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускается.
Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.
Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ведется на ПЭВМ с помощью программ типа "текстовый редактор". В настоящее время наиболее часто используется программа Microsoft Word, имеющая широкие возможности по оформлению различных видов документов. Довольно часто применяется и отечественная программа "Лексикон", обладающая функциональностью, достаточной для среднего пользователя и не требующая от компьютера больших аппаратных возможностей.
§ 2. Требования к оформлению текстов документов
В процессе подготовки документа текстовые редакторы позволяют проверять грамматику и орфографию, создавать таблицы, выравнивать текст, использовать различные шрифты для смыслового выделения, рисовать графики и диаграммы для облегчения восприятия содержания документа.
Текстовые редакторы позволяют использовать утвержденные унифицированные формы документов, а также разработанные в организации формы документов и трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Современное программное обеспечение позволяет использовать при составлении документов различные базы данных, содержащие законодательные и нормативные акты, адреса клиентов и поставщиков, номенклатуру продукции и т.д. Применение в делопроизводстве компьютеров значительно повысило информативность и качество оформления документов, существенно сократило время на их оформление.
Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных машин. Наряду с компьютерами в делопроизводстве до сих пор достаточно широко используются пишущие (печатные) машины. Их применение обусловлено невысокой ценой, обеспеченностью организаций такими устройствами, их надежностью и простотой в эксплуатации. Обычно печатные машины применяют небольшие подразделения, в которых нечасто возникает необходимость печатания документов.
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
ГЛАВА II. Правила оформления управленческих документов
Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Без смещения от левого поля документа (нулевое положение табулятора) печатают следующие реквизиты: "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "подпись", "гриф согласования" и в заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
Форматы бумаги. Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики (ведомости, планы и т.д.) оформляются на формате A3 (297x420). Эти форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы, в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.
Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата А1 (841x1189) равна квадратному метру, на таких листах ватмана обычно изготавливают технические чертежи. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, вследствие чего все полученные форматы геометрически подобны. Так, формат А2 (594x841), также используемый при изготовлении чертежей, равен половине основного формата А1.
Форматы ввели определенный порядок и закрепили ограничения размеров для изготовления бумаги и использования ее в делопроизводстве. Они обязательны при оформлении управленческой документации во всех учреждениях не только в нашей стране, но и в большинстве европейских стран, так как эти форматы приняты Международной организацией стандартизации (ISO). В США используются североамериканские форматы бумаг, где аналог А4 равен размеру 215,9x279,4 см (Letter 8 1/2x11 in.).
В компьютерных программах, даже локализованных (русифицированных), в качестве установок "по умолчанию" заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие российским
Вопросы к семинарским занятиям
стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги А4, принятый в нашей стране, в качестве используемого для всех создаваемых документов.
ВОПРОСЫ К СЕМИНАРСКИМ ЗАНЯТИЯМ
1. Как называются информационные элементы документа?
2. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ
Р 6.30-97.
3. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
4. Назовите реквизиты документов, придающие им юридическую
силу.
<< Пред. стр. 5 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу