<< Пред. стр. 6 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу
5. Раскройте основные требования к оформлению текста служебных
документов.
6. Расскажите о правилах оформления документов на печатной
машине.
ЗАДАНИЯ К ПРАКТИЧЕСКИМ ЗАНЯТИЯМ Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Оформите их правильно в своей тетради.
Задание /.
г. Новосибирск ИТК "Сибинтек"
ул. Ленина, 14 22-26-18
Главе администрации
Ф.И.О. Уважаемый
Сибирская инженерно-техническая компания "Сибинтек" (г.Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы "Сибинтек", генеральный директор ПОДПИСЬ Иноземцев В.Г.
Приложения:
1. Бизнес-план фирмы "Сибинтек", 3 л.
2. Заявление фирмы "Сибинтек" в Министерство
Задания к практическимм занятиям
экономики и финансов РФ о выделении квоты на экспорт на 1999 г.
3. Заявление фирмы "Сибинтек" в Комитет внешнеэкономических связей РФ с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 1990 г.
Задание В.
Герб
Наименование организации
Директору завода "Спецжелезобетон"
В.А.Борисову
копия: главе администрации К.К.Петрову
копия: начальнику ГНИ по Тагинскому району В.Ф.Антонову Текст
Генеральный директор подпись А.А.Петрунинков
печать
Задание 3.
Петрову Г.И.
Герб
Наименование организации
Адрес
№
Директор 000 "Индустриал"
Текст
ПОДПИСЬ Гусейнов Г.Г. Печать
Задание Ч.
Герб
Наименование организации
Адрес Директору предприятия "Ада"
№ Григорьеву Е.Н.
Текст
Генеральный директор
АО НЗХК ПОДПИСЬ А.И.Белосохов
Задания к практическимм занятиям
Задание 5.
Герб Адресат
В администрацию
Новосибирской области
Текст
Директор Доволенской ИПС Д.С.Мовчан
Задание Б.
Наименование организации
Адрес В администрацию
На 175/2 от 03.03.99 Новосибирской области
При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевременно. Текущая задолженность на время оформления документов 10.03.99 составляет 125 млн руб.
Директор И.А.Сидоров
Главный бухгалтер Е.А.Кривошеева
Задание 7.
Наименование организации
ПРИКАЗ
№
Об итогах работы комиссии
ПРИКАЗЫВАЮ:
1
2
3
Директор ПОДПИСЬ Григорьев П.П. Визы
Задания к практическимм занятиям
Задание в.
Герб
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
заседания комиссии по ...
Председатель - Смирнов С.С. Секретарь - Антонова М.И. Присутствовали: 5 человек
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции. Доклад Иванова П.И.
1. Слушали:
Иванова П.И. -текст доклада прилагается.
Выступили:
Петров Н.И. - я в своем выступлении ...
Задания к практическимм занятиям
Задание /п.
Герб
Наименование организации
АКТ 1. УТВЕРЖДЕНО
№ Должность Фамилия, инициалы
Заголовок акта ПОДПИСЬ
Составлен комиссией: ПОДПИСЬ
Председатель: ПОДПИСЬ
(Должность, фамилия, инициалы)
Текст
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр - в дело;
2-й экземпляр - ;
3-й экземпляр -
Председатель Секретарь
ПОДПИСЬ ПОДПИСЬ
С.С.Смирнов М.И.Антонова
Задание Ч.
Наименование организации
СПРАВКА
Дана Петрову Генадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей.
Директор Сидоров И.Н.
Подпись Смирнова И.Н. заверяю
Начальник секретариата Подпись Иванова И.В.
20.12.2000
Ш?\
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 1. Организационные документы
гневе т.
Составление а оформление организаисюнно-рапоряасггель-
ных документов
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
- организационные документы предприятия (устав, учредительный
договор, структура и штатная численность, штатное расписание,
должностные инструкции, правила внутреннего трудового
распорядка);
- распорядительные документы предприятия (приказы по основной
деятельности, распоряжения, решения, протоколы);
- информационно-справочные документы предприятия (акты,
письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки);
- документы по личному составу предприятия (приказы по л/с,
трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки
формы Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная
книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и
убытков, планы, отчеты, сметы, кассовые книги).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы государственных органов. В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями. В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по
формуляру-образцу. У внутренних и внешних документов предприятия отличаются только заголовочные части: во внешних документах обязательно указываются справочные данные об организации, тогда как на внутренних документах они не отражаются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия большей части организационно-распорядительной документации касаются только структуры и формы изложения текста.
§ 1. Организационные документы
Устав
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами акционеров и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях. В уставах должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министеу-
ства. наименование организаиии. вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия должно быть указано кем оно зарегистрировано). В реквизите "текст" необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство,
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 1. Организационные документы
взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация.
В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.
Положение
Положение - это нормативный акт, устанавливающий ПОРЯДОК
образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной инспекции, безопасности дорожного движения, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы).
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; положения о проведении конкурсов, смотров).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В зависимости от характера положения в его текст должны быть включены такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. В, (Ьоумуляу-обуазеи положения входят следующие реквизиты:
наименование министерства. ведомства. наименование оуганизаиии. наименование структурного подразделения, дата.
индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками. Положения и уставы учреждений (предприятий), входят в состав унифицированной системы организационно-
распорядительной документации и имеют установленную УСОРД структуру текста.
В организации должны быть положения о каждом структурном подразделении (см. рис. 5). Они также имеют установленную УСОРД структуру текста, оформляются на общем бланке предприятия, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации (фирмы).
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись О.А.Гатаулин
ЗАО "ВИЗАВИ"
ПОЛОЖЕНИЕ
12.01.99 Москва
О группе
инженерно-технической защиты информации
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Группа инженерно-технической защиты информации
является структурной единицей службы безопасности, непос
редственно подчиняющейся начальнику службы.
1.2. В своей деятельности группа руководствуется требованиями
"Инструкции по инженерно-технической защите".
2. ЗАДАЧИ
2.1. Обследование выделенных помещений с целью установления
потенциально возможных каналов утечки конфиденциальной инфор
мации через технические средства, конструкции зданий и
оборудование.
2.2. Выявление и оценка степени опасности технических каналов
утечки информации.
2.3. Разработка мероприятий по ликвидации (локализации)
установленных каналов утечки информации организационными и
техническими мерами с использованием для этого физических,
аппаратных, программных средств и криптографических методов
защиты.
2.4. Организация контроля (в том числе и инструментального) за
эффективностью принятых защитных мероприятий. Проведение обоб
щения и анализа результатов контроля и разработка предложений по
повышению надежности и эффективности мер защиты.
ш
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 1. Организационные документы
2.5. Обеспечение приобретения, установки, эксплуатации и контроля состояния технических средств защиты информации.
3. СТРУКТУРА
3.1. Структура и штатный состав группы инженерно-технической
защиты информации разрабатывается и утверждается руководством
службы исходя из конкретных условий и технической оснащенности
подразделений предприятия.
3.2. Состав группы:
- руководитель группы;
- старший инженер по компьютерным системам;
- техник группы по специзмерениям.
4. ФУНКЦИИ
4.1. Определение границ охраняемой (контролируемой)
территории (зоны) с учетом возможностей технических средств
наблюдения злоумышленников.
4.2. Определение технических средств, используемых для передачи,
приема и обработки конфиденциальной информации в пределах
охраняемой территории (зоны).
4.3. Определение опасных, с точки зрения возможности
образования каналов утечки информации, технических средств.
4.4. Локализация возможных каналов утечки конфиденциальной
информации организационными, организационно-техническими и
техническими средствами и мероприятиями.
4.5. Организация наблюдения за возможным неконтролируемым
излучением, возникающим вследствии побочных электромагнитных
излучений и наводок.
4.6. Организация контроля наличия и предотвращения проноса
каких либо предметов (устройств, средств, механизмов) в
контролируемую зону, которые могут использоваться в качестве средств
несанкционированного получения конфиденциальной информации.
5. ПРАВА
Группа инженерно-технической защиты информации имеет право:
- проверять наличие технических средств обеспечения производ
ственной деятельности в выделенных помещениях, измерять их пара
метры на соответствие требованиям безопасности;
- устанавливать технические средства защиты каналов утечки
информации через технические средства обеспечения производ
ственной деятельности;
- запрещать использование технических средств, не соответствующих требованиям безопасности информации.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Всю полноту ответственности за инженерно-техническую защиту информации несет руководитель группы.
Подпись
И.А.Иванов
Начальник службы безопасности Визы согласования
Рис. 5. Положение.
Инструкция
это правовой акт, издаваемый органом
управления
(или
утверждаемый
его
ИНСТРУКЦИЯ
государственного
руководителем) в целях установления правил, регулирующих
организационные. научно-технические. технологические-
финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,
организаций, предприятий (их подразделений и служб).
должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, "Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области", "Должностная инструкция инспектору по контролю...").
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуется использовать четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: "Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий,
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 1. Организационные документы
учреждении и организации должны систематически анализировать предложения, заявления, жалобы граждан..."), или в безличной форме (например: "Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс...").
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.
При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.
Должностная инструкция
В комплексе организационных документов предприятия (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции.
Должностная ИНСТРУКЦИЯ - это нормативный документ, в КОТОРОМ
определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.
Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия. Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Должностная инструкция обычно содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
<< Пред. стр. 6 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу