<< Пред. стр. 7 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.
В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной документации и др.
Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое его разрабатывало. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем указывается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Примерная должностная инструкция инспектора сектора режима по работе с персоналом, допущенным к материалам с грифом "Коммерческая тайна"приведена на рис. 6. По такой же схеме строятся должностные инструкции и для других специалистов предприятия.
ШШ
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 1. Организационные документы
ЗАО "ВИЗАВИ" УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор
12.01.99 Подпись О.А.Гатаулин
Москва
ИНСПЕКТОРА СЕКТОРА РЕЖИМА
ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ,
ДОПУЩЕННЫМ К МАТЕРИАЛАМ
С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Инспектор по работе с персоналом, допущенным к сведениям, составляющим коммерческую тайну, непосредственно подчиняется заведующему сектором режима в части специальной работы, а по общим кадровым вопросам выполняет требования отдела кадров.
2. ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Проводить беседы с поступающими на работу в подразделения,
в которых обрабатываются сведения, составляющие коммерческую
тайну.
2.2. Изучать поступающего на работу сотрудника и отзывы о его
прошлой трудовой деятельности, поведении в быту, компетентности в
вопросах, которые ему придется решать по должности, умении хранить
доверенную тайну.
2.3. Оформлять обязательства о неразглашении сведений,
составляющих коммерческую тайну.
2.4. Анализировать служебную осведомленность сотрудников,
работающих со сведениями, составляющими коммерческую тайну.
2.5. Изучать состояние трудовой удовлетворенности сотрудников,
допущенных к работе с конфиденциальной информацией, с целью
предупреждения их увольнения.
2.6. Вести досье на сотрудников, допущенных к документам,
содержащим коммерческую тайну.
2.7. Участвовать в обучении сотрудников по вопросам защиты
коммерческой тайны.
2.8. Вести беседы с увольняющимися и оформлять контракты
(обязательства) о неразглашении коммерческих секретов до и после
увольнения.
2.9. Участвовать в разработке планов комплектования кадрами
подразделений, работающих с конфиденциальными документами.
2.10. Оформлять прием, перевод и увольнение сотрудников,
допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну.
2.11. Готовить материалы для представления сотрудников к поощрениям и должностным перемещениям.
3. ПРАВА
3.1. Проводить беседы с поступающими на работу и
увольняющимися, оформлять обязательства о неразглашении сведений,
составляющих коммерческую тайну.
3.2. Требовать от сотрудников письменных объяснений по фактам
нарушения требований сохранности конфиденциальной информации.
3.3. Возбуждать ходатайство перед руководством о привлечении к
дисциплинарной ответственности лиц, допускающих нарушения
режима.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Несет всю полноту ответственности за подбор и расстановку кадров в части данной должностной инструкции.
5. ВЗАИМОСВЯЗИ
Инспектор сектора режима по работе с персоналом, допущенным к материалам с грифом "коммерческая тайна", взаимодействует:
- со структурными подразделениями по вопросам получения
необходимой информации и совместной подготовки документов;
- с вышестоящими организациями, со сторонними организациями,
органами власти и управления по вопросам защиты информации;
- с юридической службой и отделом кадров по вопросам согласования
проектов распорядительных документов.
И.А.Иванов
Подпись
Начальник отдела безопасности
Подпись П.Р.Петров
С инструкцией ознакомлен Инспектор сектора режима по работе с персоналом, допущенным к материалам с грифом "коммерческая тайна" 14.01.99
Рис. 6. Должностная инструкция
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 2. Распорядительные документы
§ 2. Распорядительные документы
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий заключается в разработке и издании распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организации - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным административно-хозяйственным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Решение, как распорядительный документ коллегиального органа, является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом, общим собранием, советом директоров и т.д.
Распоряжение - это акт государственного управления, изданный в рамках компетенции, присвоенной должностному лицу или государственному органу, имеющий властный характер и обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.
Указание - это распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов,
инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.
Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком разработки приказов. Распорядительная часть указания начинается словами "Предлагаю" или "Обязываю". Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения и увольнения работников.
Посредством приказа руководитель ставит перед подчиненными основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих действующему законодательству. Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в другой инструкции, устанавливающей порядок работы с документами. Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:
- изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;
- обсуждение и принятие постановлений, решений на заседании
коллегиального органа;
согласование документа и его подписание.
¦пя
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 2. Распорядительные документы
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы.
Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, заключается в достаточной компетентности лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем более высокие требования предъявляются к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли).
Юридическим основанием для разработки распорядительного документа могут быть издание нормативно-правового документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.
Основное внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.
Распорядительный документ должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "о" ("об") и формируется при помощи отглагольных существительных (например "О назначении..."; "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах...").
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты,
события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер, дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ("решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
Слова "постановляет" ("постановил"), "решает" ("решил"), "предлагаю", "приказываю" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от левого поля. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает"указывается название коллегиального органа, например: Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 2. Распорядительные документы
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствующим объему предполагаемых работ. При этом следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.
Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях и распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, при этом реквизит "приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий. Эти формы являются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а. При оформлении таких приказов фактически только заполняются предложенные формы.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят Герб или эмблема организации, наименование ведомства, наименование учреждения-автора, название документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений -обсуждаются и принимаются на заседаниях и собраниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения.
обе
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 2. Распорядительные документы
Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
Приказы по основной деятельности
Приказы являются одними из важнейших документов, издаваемых руководителем органа управления. Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия4).
Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности (см. рис. 7). Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).
ЗАО "АКРУС" ПРИКАЗ
09.01.98 №1
Об изменении графика работы
В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.98
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать
работу отдела в субботние дни в период с 10.01.98 по 10.02.98.
2. Гл. бухгалтеру Словину О.В. подготовить предложения по оплате
сверхурочных дней до 15.01.98.
3. Гл. инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполне
нием приказа.
Г.К.Литвинов
Подпись
Генеральный директор
Рис. 7. Приказ по основной деятельности предприятия
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: "Приказ по предприятию" или "Приказ генерального директора".
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:
- нормативные документы государственных, муниципальных
органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
- решения совета директоров, общих собраний акционеров;
- производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина его издания очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй, распорядительной части приказа, начинающейся со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", пишут "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 2. Распорядительные документы
исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Если поручений несколько, то текст приказа делится на пункты, каждый из которых пишется с красной строки. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя - структурного подразделения или должностною лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке). В табличной форме исполнитель указывается в именительном падеже. Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия и сроки.
В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится: "Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.98 № 7".
После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату
ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы. Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
Протоколы
Одним из распространенных организационно-распорядительных документов является протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения ВОПРОСОВ и ПРИНЯТИЯ решений на собраниях.
совещаниях. заседаниях. На коммерческом предприятии
составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.
Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия (см. рис. 8). Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года. В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель - фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.
Если количество членов коллегиальною органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках - "регистрационный лист прилагается" или "список прилагается". В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.
шн
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 2. Распорядительные документы
ОАО "РЕАЛ-КОНТРАКТ"
ПРОТОКОЛ
№123
19.01.98
общего собрания акционеров
Председатель: Серов А.Р. Секретарь: Розова И.В.
Присутствовали: акционеры ОАО "Реал-контракт" (72 чел., что составляет 95% голосов, см. приложение "Список присутствующих акционеров").
Повестка дня:
Об увеличении уставного капитала ОАО "Реал-контракт".
Докладчик - Президент ОАО Александров И.В.
СЛУШАЛИ:
Александрова И.В. - краткое изложение содержания выступления
ВЫСТУПИЛИ:
Яров М.А. - предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после проведения аудиторской проверки.
Караев И.С. - поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.
РЕШИЛИ:
1. Увеличить уставной капитал общества на 240 000 (Двести сорок
тысяч) рублей.
2. Утвердить представленный Правлением общества проспект
эмиссии акций.
3. Внести изменения в Устав ОАО "Реал-контракт" в части увели
чения уставного капитала до 680 000 (Шестисот восьмидесяти тысяч)
руб. (Отв. Шувалов М.И.).
4. Годовое собрание акционеров проводить в первых числах
февраля после аудиторской проверки. (Отв. Цой И.В.).
В голосовании приняли участие 72 акционера. Решения приняты единогласно.
Приложение: на 1 л.
А.Р. Серов И.В. Розова
Подпись Подпись
Рис. 8. Протокол
Председатель Секретарь
На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: "Присутствовали - 80 человек". На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.
Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы и фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации. Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.
В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов (отчетов, сообщений, информации), наименование должности докладчика, его инициалы, фамилия (в родительном падеже). Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2000 г.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткий пересказ выступления (доклада, сообщения, информации, отчета), изложенный в первом лице (без местоимения "Я", без "слов-паразитов" "так сказать", "значит" и т.д.). При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки. В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его текста после тире с прописной буквы пишется: "Текст доклада прилагается".
Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме, вместо слов "Вопрос", "Ответ" пишутся фамилии и инициалы выступавших.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих по
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
принципу единоначалия, проводятся в жизнь приказами. Постановление (решение) собрания указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.
Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать и т.д.) и строится по схеме: действие-исполнитель-срок.
Если постановление по какому-либо вопросу повестки содержит различные по характеру аспекты решаемой проблемы, оно делится на пункты (первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части). Текст постановления не делится на подпункты, если оно содержит однородный по характеру вопрос.
Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.
Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно такие реквизиты, как грифы утверждения и согласования. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола. Протоколы относятся к числу наиболее важных документов предприятия, поэтому они хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
§ 3. Информационно-справочные документы
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по
отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от них, не являются обязательными к исполнению.
Акты
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией или специально выделенными должностными лицами4) и
подтверждающий Факты, события, действия. Акты составляются
комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций), приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.), приема объектов, проведения испытаний, уничтожения дел, списания, инвентаризации, ревизии, расследования аварий или утраты конфиденциальных документов и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.
Прежде всего лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, если в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан, то члены комиссии должны ознакомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок их регистрации и хранения, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Главное при составлении акта -установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе. Акты оформляются на общем бланке (если они являются внутренними документами предприятия). Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
акт;
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
Сдал:
Должность Подпись И.О.Фамилия (Исполнитель)
В случае частого составления актов с повторяющейся информацией следует разработать и применять бланки с трафаретным текстом. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков. Например, Госкомстатом 30.10.97 утвержден ряд унифицированных форм актов по учету основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Введение во всех актах формализовано. Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное с помощью отглагольного существительного, например: "О списании малоценного инвентаря", "Об уничтожении документов". Во вводной части акта указывается основание его составления: это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке. При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название представляемого ими учреждения.
В константирующей части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму (см. рис. 9).
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и константацией фактов.
После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. Эта часть акта также не обязательна.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.
<< Пред. стр. 7 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу