<< Пред. стр. 8 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу
УТВЕРЖДАЮ
Директор
Подпись Г.К.Белозеров
ОАО"ИНФАКАП" АКТ
21.12.99 приема-сдачи работ
Во исполнение договора от 12.01.99 №
Исполнитель (Фамилия, инициалы)
сдает, а ОАО "Инфакап" в лице Полномочного представителя
(должность, фамилия, инициалы)
принимает следующие работы (услуги, продукцию):_
1. Качество работ (услуг, продукции) проверено Полномочным
представителем в присутствии Исполнителя и соответствует
требованиям
2. Работы (услуги, продукция) надлежащим образом оформлены
и приняты (сданы) комплектно.
3. При выполнении работ Исполнителем произведены следующие
затраты:
№№
п/п
Виды затрат
Кол-во
Цена
Сумма
ОАО "Инфакап" оплачивает произведенные Исполнителем
затраты при выполнении работ в размере руб.
ОАО "Инфакап"устанавливает надбавку (скидку) за
к установленной в оплате в размере руб.
ОАО "Инфакап" оплачивает выполненные Исполнителем затраты
(оказанные услуги, произведенную продукцию) с учетом
надбавки (скидки) в размере руб.
Принял:
Должность Подпись И.О.Фамилия (Полномочный представитель)
Рис. 9. Акт
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
|гру
Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТа и заверяется печатью.
С актами ревизий и проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка ("С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты").
Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Докладные и объяснительные записки, справки
Докладная записка - документ, адресованный руководителю пред-
приятия (реже - вышестоящему органу4), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. рис. 10). Она
Директору предприятия Гущину А.В.
ОАО "КОЛОРИТ" Отдел рекламы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Резолюция руководителя
07.04.99
О дополнительном финансировании
заказа № 174/15
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале 1999 г. и изменением сметы затрат прошу выделить
дополнительно тысяч руб. для завершения
работ по заказу № 174/15.
Подпись И.Р.Логинов
Начальник отдела Отметка об исполнении
Рис. 10. Докладная записка.
составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.). Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководителя о ходе работ, могут представляться регулярно.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий се содержание. Заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, например: "О результатах исследования", "О подготовке к проверке" и т.п.
В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Текст докладной записки не следует начинать словами "Довожу до вашего сведения", а лучше начать таким образом: "По вашему поручению мною проведена...". Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки оформляются на листе бумаги формата А4 и подписываются составителем (автором), а внешние (направляемые в вышестоящие органы) оформляются на общем бланке и подписываются руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения". -М., 1989).
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта
и т.д.'I или объясняющий ПРИЧИНЫ какого-либо события. Факта-
поступка (см. рис. 11).
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровожда-
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
Вице-президенту АО Яблокову О.Ф.
Бухгалтерия Объяснительная записка
22.05.97 Москва
20.05.97 не выплачена зарплата работникам АО. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам АО 22.05.99. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям. Приняты меры по усилению контроля за деятельностью работников бухгалтерии.
В.В.Сивков
Подпись
Главный бухгалтер
период с 01.01.1999 по 01.01.1999". При необходимости текст служебной справки может заверяться печатью. Личная справка содержит реквизиты: наименование организаиии. выдавшей справку. адресат. название вида документа. дату и регистраиионный индекс, место составления, текст, подпись, печать. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая", "действительно работает", "дана в том".
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗоТ РФ). Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст (см. рис. 12).
Рис. 11. Объяснительная записка
ющие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Справка - это документ информационного характера, содержащий константацию каких-то фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о трудовом стаже и др.)
Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки. Ее текст может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По состоянию 01.06.1998", "За
Эмблема ОАО ОАО "КОНТУР" Адрес, телефон
Школа №12
СПРАВКА
00.00.00 №
Орлов Игорь ламы ОАО "Контур
Николаевич работает дизайнером отдела рек-' с окладом 1200 рублей.
Директор Главный бухгалтер
М.П. Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Рис. 12. Справка о зарплате работника
Справки о зарплате начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например, 128 отделение милиции; школа № 21.
На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй -подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Деловые письма
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса - освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие необходимость составления письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
"В связи с тем, что при получении груза 26.01.98 по накладной №238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.98 № 247)...".
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет". В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем. Из множества форм обращения к адресату, таких как "дамы", "господа", "судари", "сударыни", "товарищи" и др. среди деловых людей снова укореняется обращение "господа" ("господин", "госпожа"). Это явление исторически обосновано: слово "господин" в своем значении как "форма вежливого обращения и упоминания"1 использовалось в дореволюционной России перед фамилией при непосредственном общении и в переписке.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
"Уважаемый Игорь Леонидович!";
"Господин Зорин!";
"Игорь Леонидович!";
"Уважаемый г-н Зорин!";
"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
Большинство писем продолжаются далее словами:
"В связи с. . ." ;
"Согласно контракту от.. . №...";
"Нами рассмотрены Ваши предложения";
"В соответствии с Вашей просьбой. .." и т.д.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
1 СИ. Ожегов "Словарь русского языка", Москва, "Русский язык", 1987.
щЩ!\
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("направляем на
согласование", "просим рассмотреть");
- от первого лица единственного числа ("прошу перечислить",
"считаю необходимым");
- от третьего лица единственного числа ("банк не может
согласиться", "компания не возражает").
В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:
Отправка груза, документа Напоминание
1. Отправляем Вам... 1. Напоминаем Вам, что...
2. Направляю Вам... 2. По истечении ... срока
3. Высылаем Вам. предложение нашей фирмы
теряет силу.
Извещение
1. Сообщаем Вам, что...
2. Ставлю Вас в извест
ность, что...
3. Извещаем Вас, что...
Подтверждение
1. Концерн... подтверждает
получение...
2. Подтверждаю, что партия ТНП
получена...
Наиболее распространенными ошибками при составлении писем является использование следующих оборотов:
в апреле месяце;
польза, от использования;
следует учитывать следующие факторы;
данное явление проявилось;
настоящим сообщаем;
потребное количество товара;
приложение: упомянутое на 3 листах.
Письма могут заканчиваться фразами: "Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной";
"Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";
"Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей";
"С уважением"и т. п.
По содержанию и назначению письма могут быть: служебные, сопроводительные, инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Этим объясняется большое разнообразие видов писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме, можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например:
"Просим выделить 15 компьютеров для конкурса опера торов ЭВМ".
Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл вопроса, просьбы или предложения. Следует помнить, что многословие мешает выделить суть документа. Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, которое уже имеется в самом бланке.
Приводимые факты должны быть объективны, а обязательно проверенные цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным. Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: "Внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания... ".
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить",
"направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым",
"прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не
возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии..." и т.п. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руковод-ствуясь"и т. д.
Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). Если
письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы -инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.
Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.
Сопроводительное письмо составляется также, если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов), или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем". "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, помещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:
Направляем Вам на рецензирование рукопись "Программа курса "Организация информационного обеспечения управления". Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации "менеджмент" или "организация управления". Отзыв просим прислать до 12 сентября 2000г.
Приложение: на 24л. в 1 экз.
Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами "Приглашаем Вас" или "Просим Вас принять
нач
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
участие". В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Например:
02 марта 1998 г. Финансовая академия при Правительстве Российской Федерации проводит международный симпозиум "Автоматизированные системы тестирования и их роль в учебном процессе" . Для участия в симпозиуме необходимо перечислить 800 руб. за каждого участника на расч. счет №... в Финансист-банке и выслать копию платежного поручения со списком участников в наш адрес до 25.02.98.
Первый проректор Подпись Д.И.Фурманов
Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например:
Центр культуры Международного фонда социально-экономических и политологических исследований сообщает о выходе первого номера международного журнала культурного общения "Regia", издаваемого совместно с европейским центром культуры в Тюрингии.
Приобрести журнал Вы можете по адресу:
Ленинградский просп., д.49. Справки по тел.: 943-94-50
Рекламное письмо - разновидность информационного письма, которое направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Этот вид писем получил распространение в связи с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку
товара, а также ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.
В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается письмо-извещение словами "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность " и т.п., и далее в нем излагаются какие-либо факты.
Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается. Например:
Генеральному директору АО "ЭКО"Петрову В.П.
Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.99 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2000 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.
Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Например:
Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-32 6 от 15.03.99. Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее 12.04.99 и сообщено Вам.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напоминаем ". Например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24/16 от 16.03.99 Вы должны завершитв разработку проекта до 16.06.99. Просим Вас сообщитв состояние работы.
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста в них должно быть предельно четким и ясным. Например:
Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета №... в Мосбизнесбанке.
Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.
Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Например:
Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных изделий для жителей муниципального округа "Ясенево "с 1 до 5 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. м.
Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо
факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.
Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Например:
На № 07/64-25 от 28.02.97
О качестве продукции
Предлагаемая Вам магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию в Государственном сертификационном центре и признана соответствующей всем требованиям.
Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия.
Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.
Телеграмма, телефонограмма, факс
Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.
Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов.
В телеграмме дается точный адрес (перед ним обязательно проставляется номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресат), наименование учреждения, если известно - наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для
| дол
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: "СТРЕЛА" "СОСНА", "СОКОЛ", "УТЕС" и т.д. Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. Например:
"САРАТОВ ГРАНИТ СУЛТАНОВУ",
"ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ БЛОНДИНСКОМУ".
В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:
СМОЛЕНСК МЭРИЯ
КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами.
Текст телеграммы печатается через два интервала прописными буквами на одной стороне чистого листа бумаги. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются.
Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагать текст надо предельно сжато, избегая союзов и предлогов, сокращений, переноса слов, исправлений. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство. Пример оформления телеграммы представлен на рис. 13.
КАЗАНЬ УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ПОЛИТОЛОГИИ
ПРОШУ ПРЕДСТАВИТЬ 20 МАЯ СПИСОК УЧАСТНИКОВ
КОНФЕРЕНЦИИ ПОЛИТОЛОГОВ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ ТЧК
8-264
НАЧ УПРАВЛЕНИЯ СИДОРОВ
125445 Госкомобразование Нач. управления Сидоров B.C. 04.04.99
Рис. 13. Телеграмма
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, номер - нр.
Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки как № - номер (можно нр.), "-" минус, "+" - плюс, ! -восклицательный знак, ? - вопросительный знак, % - проценты, : -деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97.
Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.
<< Пред. стр. 8 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу