<< Пред. стр. 9 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу
С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре на специально
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
разработанных бланках или на листах бумаги формата А5. При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:
- текст телефонограммы должен быть лаконичным (обычно - не
более 50 слов), без труднопроизносимых слов;
- после составления телефонограмма должна быть проверена и
подписана руководителем предприятия;
- диктуют текст не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно
его записать;
- во избежание ошибок следует четко произносить даты, время,
суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т.п.;
- фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с
разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются;
- после передачи телефонограммы принявший ее должен повторно
прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи;
- если телефонограмма передается нескольким организациям, то к
ней прилагается их список с соответствующими номерами
телефонов;
- после передачи текста в телефонограмму вносятся должность,
инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, а также
время передачи.
При приеме телефонограммы необходимо записать:
- название передающей организации и номер ее телефона;
- текст телефонограммы;
- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего
телефонограмму, а также лица, ее передавшего;
- дату и время приема.
Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.
Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется следующими реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Телефонограмма имеет следующий типовой формуляр (рис. 14).
Наименование учреждения-автора
Адресат
Должность, инициалы,
Должность, инициалы,
фамилия лица,
фамилия лица,
передавшего телефонограмму,
принявшего телефонограмму
номер его телефона
номер его телефона
время приема телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА
дата №
место создания
Текст телефонограммы (не более 50
слов)
Должность лица, подписавшего телефонограмму или от имени ко-
торого телефонограмма передается
Подпись
Рис. 14. Типовой формуляр телефонограммы Пример составления телефонограммы представлен на рис. 15.
Руководителям служб
движения Приняла секретарь И.П.Иванова,
тел. 422 03 15 18 ч. 20 мин.
Управление пассажирского транспорта
Передала секретарь А.И.Петрова, тел. 432 12 12
ТЕЛЕФОНОГРАММА
№43
18.05.98 г. Пенза
19 мая с 13 до 16 ч. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта.
М.В.Мухмедов
Зам. начальника городского управления пассажирского транспорта
Рис. 15. Телефонограмма
Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде Факсимильной копии по
кш
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 3. Информационно-справочные документы
каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового) письма, только в реквизите "адресат" указывается номер телефакса получателя письма (см. рис. 16).
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) у верхней кромки листа, являются: дата и время передачи; ее длительность; (код) отправителя; № телефакса, с которого передана информация; № телефакса получателя; количество страниц.
Многие факсимильные аппараты подтверждают получение сообщения и количество его страниц или указывают причины, по которым сообщение не прошло. Вся эта информация отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который после 20 передач или приемов документов распечатывается аппаратом. Листы этого журнала подшиваются, используются в справочно-информационной работе и при необходимости могут быть представлены клиенту или контрагенту в спорных ситуациях.
Отправитель факса может получить подтверждение (CONFIRMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя, в котором указываются: код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа "RESULTS", в которой ставится "OK" (o'key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (негатив),
01-09-1998 10:17 0:12 FROM:INEX 2480421 ТО:2381529 Р01/01
ЗАО "ИНЕКС"
01.09.98 №127/ОР.03
На № _ от
О размещении рекламы
Генеральному директору газеты "Лидер" г-ну Колесову А.И.
факс (095)238 1529
Господин директор!
Мы рады предложить Вашей газете для опубликования следующую рекламу:
ЗАО "ИНЕКС "производит осеннюю распродажу товаров из Чехии, Словакии, Югославии со складов в Москве со скидкой от 20% до 40%. Вам предлагаются шоколадные изделия, вина, прохладительные напитки, мужская и женская обувь, хрустальные светильники, бытовая электротехника.
Наш адрес: Москва, Колодезный пер., д. 23.
Телефон для оптовых покупателей: (095) 964 3195.
Факс (095) 964 3215.
Подпись
Миран Памул
Генеральный директор
114207, Москва, Кутузовский проспект, 17/4, корп. 6, тел.: 243 0404, факс: 248 0421
Рис. 16. Факс
если имелись сбои во время получения факса. При этом некоторые современные модели телефаксов указывают код ошибки и страницу, на которой произошел сбой при приеме.
Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, т.к. факсовая бумага (термобумага) недолговечна. При использовании в факсимильных аппаратах обычной бумаги копирование не обязательно.
Большая часть коммерческой переписки (письма и факсы) хранится 3 года (статья 74 "Перечня документов с указанием сроков хранения") и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт, гарантии и т.п.) хранится 10 лет (статья 83 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 4. Документы по личному составу
§ 4. Документы по личному составу
Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с
работником;
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе
сотрудника);
- трудовые книжки;
- личные карточки формы Т-2;
- личные дела;
- лицевые счета по заработной плате.
С 1 января 1998 года введены новые унифицированные формы документов:
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);
- личная карточка (ф. Т-2);
- учетная карточка научного работника (ф. Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении с работником трудового
договора (ф. Т-8).
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 относит к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме (см. рис. 17).
Рис. 17. Схема документирования при приеме работника
Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника на работу.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Увольнение работника производится по следующей схеме (см. рис. 18). Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 КЗоТ РФ). Руководитель учреждения издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
§ 4. Документы по личному составу
Рис. 19. Схема документирования при переводе работника
Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Резюме
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу в негосударственные предприятия (см. рис. 20). Особенностью резюме является изложение сведений об
образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.
РЕЗЮМЕ
Орлов Игорь Иванович 11.03.60 г.р.
АДРЕС: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д.7, кв.11. ТЕЛ.: 210 3318 (Р), 972 7611 (Д) СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь ЦЕЛЬ: Получение должности начальника отдела информационного обеспечения.
ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: От 4 до 6 тысяч руб. в месяц. ОБРАЗОВАНИЕ: 1977- Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присво ением квалификации ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.
1967- средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: С 1992 г. - до настоящего времени начальник отдела информатики в финансовой компании "ФИН-ТРАСТ"(обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники). С 1982 по 1992 г. - инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы). С 1980 по 1982 г. - старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ),
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом. Имею ряд публикаций в специальном журнале "Домашний компьютер".
Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем). По требованию могу представить необходимые рекомендации.
Подпись
Рис. 20. Резюме
И.И.Орлов
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 4. Документы по личному составу
Трудовые контракты
Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).
В соответствии со статьей 18 КЗоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.
При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
- место работы (наименование предприятия, куда принимается
работник, его адрес);
- конкретную работу в соответствии с квалификацией по
определенной профессии или должности, которую должен
выполнять работник;
- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный
трудовой контракт;
- оплату труда;
- обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Контракт может содержать и дополнительные условия,
конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий (должностей), повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:
- на постоянных работников;
- на временных работников;
- работающих на основном месте работы;
- работающих по совместительству.
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка па соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия. Согласно КЗоТу РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за
профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации. Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрений, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т.п. При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:
- основания увольнения работника;
- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодатель
ством;
- введение для работников полной материальной ответственности,
кроме случаев, предусмотренных статьей 121 КЗоТ РФ.
Контракт, примерная форма которого приведена на рис. 21,
составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй - у работника.
Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся срок, равный 75 лет минус возраст работника.
Обязательства, соглашения
В некоторых случаях вместе с трудовым контрактом работник подписывает обязательство (соглашение) об особых условиях его деятельности. Наиболее часто этот документ представляет собой соглашение кандидата с особыми требованиями, предъявляемыми к работникам предприятия ввиду специфики их будущей деятельности или обязательство не разглашать доверенные ему сведения конфиденциального характера, составляющие государственную, служебную, профессиональную, коммерческую или банковскую тайну (см. рис. 22, 23).
¦БЕ1
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 4. Документы по личному составу
ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ
00.00.00 Москва №
Открытое акционерное общество (организация)
(наименование)
в лице
(должность, Ф.И.О.)
именуемое в дальнейшем ОАО, и
(Ф.И.О.)
именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий конт ракт о нижеследующем:
1. Работник
(Ф.И.О.)
принимается на работу
(наименование структурного подразделения)
по профессии, должности
(полное наименование профессии, должности)
квалификации
(разряд, квалификационная категория)
2. Контракт является: договором по основной работе
договором по совместительству
3. Вид контракта:
- на неопределенный срок (бессрочный)
- на определенный срок
(указать причину заключения срочного контракта)
- на время выполнения определенной работы
(указать какой)
4. Срок действия контракта. Начало работы
Окончание работы_
5. Срок испытания: а) без испытания
б)
(продолжительность испытательного срока) 6. Работник должен выполнять следующие обязанности: Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операции дается перечень этих работ и их объемы.
7. ОАО обязано организовать труд работника, создать условия
для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в
соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности,
своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную
плату.
Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.
8. Обязанности ОАО по обеспечению условий работы на ра
бочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций
и льгот работнику за работы тяжелые, особо тяжелые, с вредными,
особо вредными или опасными условиями труда.
9. Особенности режима рабочего времени:
- неполный рабочий день
- неполная рабочая неделя
- почасовая работа
руб. в месяц
руб. за 1 час работы;
10. Работнику устанавливается:
- должностной оклад (тарифная ставка)
или
- надбавка (доплата и другие выплаты) _
_руб (в % к ставке, окладу).
(указать вид доплат, надбавок)
11. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжи
тельностью:
- основной рабочих дней
- дополнительный рабочих дней
12. Другие условия контракта, связанные со спецификой
труда
13. Юридические адреса и подписи сторон
ОАО Работник
Адрес
паспортные данные
Телефон
Должность Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия М.П.
Рис. 21. Форма трудового контракта
ГЛАВА III.Составление и оформление ОРД
§ 4. Документы по личному составу
СОГЛАШЕНИЕ О СОХРАНЕНИИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
ОАО "БАСТИОН"
Я, ,
(фамилия, имя, отчество) как сотрудник (ца) предприятия ОАО "БАСТИОН", нанятый (ая)
на должность ,
буду иметь возможность доступа к частной деловой информации предприятия, являющейся коммерческой тайной или конфиденциальной информацией.
Я обязуюсь, что ни во время моей работы на предприятии, ни после увольнения не буду обсуждать с кем-либо или раскрывать (за исключением случаев выполнения моих обязанностей в качестве сотрудника (цы) предприятия) какую-либо информацию о деятельности предприятия, разглашение которой может нанести экономический или престижный ущерб предприятию.
Я предупрежден (а) о том, что проверки государственных контролирующих и правоохранительных органов, изъятие имущества и документов предприятия, являющихся коммерческой тайной, могут производиться только в порядке, согласованном с руководством предприятия, с санкции прокурора в соответствии с уголовно-процессуальным кодексом.
Я не буду сам (а) и не позволю никому делать копии, выдержки или аннотации на закрытые и конфиденциальные документы предприятия.
Обязуюсь подчиняться правилам, установленным на предприятии для защиты его коммерческой тайны.
Я подтверждаю, что не имею никаких обязательств перед каким либо лицом или организацией, которые ограничивают мою деятельность на стороне предприятия.
Обязуюсь в период работы на предприятии не участвовать без предварительного письменного согласия руководителя в какой-либо работе и деятельности в чьих либо интересах, относящихся к той сфере бизнеса, в которой задействовано предприятие.
Я заверяю, что в случае увольнения я верну все документы и оборудование, которыми буду пользоваться во время работы на предприятии, а также в том, что буду соблюдать все условия настоящего соглашения о сохранении коммерческой тайны, принадлежащей предприятию.
С обязательствами ознакомлен и подтверждаю согласие.
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
работника банка
Я,
(фамилия, имя, отчество)
ОБЯЗУЮСЬ
1. Соблюдать требования приказов, указаний, положений и инструкций по
обеспечению сохранности банковской (коммерческой) тайны.
2. Не разглашать доверенные или ставшие известными мне по работе
(службе) сведения, составляющие банковскую тайну, посторонним лицам, а
также сотрудникам банка, не имеющим отношения по своим должностным
(трудовым, служебным) обязанностям к этим сведениям.
3. Без соответствующего разрешения не раскрывать публично и не пере
давать каким-либо частным лицам, а также сотрудникам других организаций,
учреждений, предприятий, не входящих в структуру банка ,
информацию, содержащую банковскую тайну.
<< Пред. стр. 9 (из 16) След. >>
Список литературы по разделу