3.5.1. Понятие и виды управленческого контроля

  Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
  Целью контроля, с одной стороны, является выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения; с другой стороны, обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.
  Объектом контроля являются средства и предметы труда, персонал, производственные и управленческие процессы.
  Для осуществления контроля необходимо:
  1. наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;
  2. наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы; в сложной ситуации находится тот руководитель, который знает, что в его организации или подразделении что-то происходит не так, как должно быть, но не знает, кто несет за это ответственность. Основными требованиями, предъявляемыми к системам контроля, являются:
  1. соответствие планам - система контроля должна соответствовать деятельности, которую она контролирует;
  2. соответствие уровню руководителя - контроль, осуществляемый руководителем высшего уровня, будет отличаться от контроля, осуществляемого руководителем более низкого уровня;
  3. эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации именно об отклонениях в контролируемом процессе;
  4. объективность, достигаемая за счет того, что контроль опирается на измеримые критерии и нормативы;
  5. гибкость - система контроля не должна давать сбои при изменении планов и нормативов;
  6. экономичность - контроль должен окупать затраты на него.
  Эффективность и экономичность системы контроля достигаются за счет определения и контроля критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой либо ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов, либо параметры, лучше других отражающие ход выполнения плана.
  Руководители осуществляют функцию контроля с момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Любая организация обязана вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они станут на пути достижения целей организации.
  Выделяют три вида управленческого контроля.
  1. Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей и планов. Целью предварительного контроля является определение оптимальности (т.е. наиболее благоприятных, наилучших) разработанных планов посредством моделирования будущей деятельности.
  В организациях предварительный контроль используется в трех областях: по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
  Предварительный контроль в области трудовых ресурсов осуществляется посредством анализа профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения определенных должностных обязанностей и отбора высококвалифицированных специалистов. Промышленные организации проводят обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов.
  При помощи бюджета (т.е. текущего финансового плана) осуществляется предварительный контроль финансовых ресурсов организации.
  2. Текущий контроль осуществляется от начала деятельности до момента получения результата (непосредственно в ходе проведения работ). Его цель - вовремя обнаружить отклонения от намеченных штанов и нормативов.
  Объектом текущего контроля являются подчиненные. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь. Например, руководитель сообщает своим подчиненным, что их работа неудовлетворительна. При выявлении проблем, руководитель может скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.
  3. Заключительный контроль осуществляется после выполнения какой-либо программы. Его цель - получение информации о деятельности работников, которых необходимо поощрить за достижение результатов труда.
  Заключительный контроль имеет 2 важные функции:
  1) заключительный контроль дает руководству информацию, которая может пригодиться в будущем при сходной ситуации;
  2) заключительный контроль способствует мотивации - в том случае, когда руководитель связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.